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ARCHIVO

Son aquellos archivos cuyos registros sufren pocas o ninguna variacin a lo largo del tiempo.

Objetivo

Reunir datos de naturaleza histrica o continua relativos a la auditoria. Proporciona una fuente
conveniente de informacin sobre la auditoria que es de inters continuo de un ao a otro.

Documentacin que integran un archivo

- Documentos legales y contratos importantes.


- La descripcin de la empresa y su actividad,.
- Un organigrama con la estructura de la direccin y la distribucin de las principales
funciones.
- Un cuestionario detallado de control interno o cualquier otro medio que permita
apreciar la fiabilidad.
- La descripcin y justificacin del procedimiento de auditoria seguido.

Archivos de Auditoria

Es un conjunto de documentos importantes que rene el auditor y que han sido elaborados
por la Comisin de Auditoria durante el examen.

- Archivo Corriente u ordinario


- Archivo Permanente

Archivo Corriente u ordinario (A/C)

Contiene toda la informacin recopilada durante el desarrollo del trabajo de campo: las
pruebas, los anlisis, grficos de variaciones.

Archivo Permanente (A/P)

El archivo permanente de auditoria contiene aquellos papeles de trabajo que conservan su


importancia por un periodo de tiempo ms o menos largo y hacen referencia a la informacin
general necesaria para el conocimiento de la entidad auditada.

El objetivo principal de preparar un archivo permanente es el de tener disponible la


informacin que se necesita en forma continua sin tener que reproducir la informacin de
cada ao.

Documentar la auditoria en un Archivo Permanente sirve para:

- Planear y desempear la auditoria


- Dirigirla y supervisarla
- Tener registro de los asuntos importantes para futuras auditorias
- Facilitar revisiones e inspecciones de control de calidad
- Facilitar las inspecciones externas

Contenido del Archivo Permanente

- Informacin y evidencia relativa al periodo contable actualmente en revisin, cuyo


objetivo es soportar las opiniones y declaraciones incluidas en el reporte de auditoria.
- Informacin de importancia continua que puede ser actualizada en cada auditoria.
- Informacin que normalmente no cambia de un ao a otro y que por lo tanto, no
requiere ser duplicada.

Objetivos que Cumple El Archivo Permanente

- Refrescar la memoria del auditor acerca de partidas aplicables en un periodo de varios


aos.
- Proporcionar a los nuevos miembros del cuerpo de auditores, un breve sumario de las
polticas y de la organizacin del cliente
- Conservar los papeles de trabajo correspondiente a partidas que muestren
relativamente poco o ningn cambio, eliminando consecuentemente, la necesidad de
preparacin ao tras ao

Informacin Contenida en El Archivo Permanente

- Catlogo de cuentas
- Extracto del acta constitutiva de la empresa
- Manuales de procedimiento y polticas contables establecidas o Contratos de
arredramientos
- Participacin de utilidades y bonificaciones
- Graficas de organizacin y alcance de la autoridad y responsabilidad de los
funcionarios.
- Extracto del acta de la asamblea de accionistas
- Anlisis de cuentas (terrenos, capital social, pasivo a largo plazo)

Toda esta informacin deber ser cuidadosamente conservada por el auditor en el archivo
permanente, de tal manera que pueda evitar una innecesaria repeticin de trabajo durante
auditorias subsecuentes.
Para que el archivo permanente cumpla con su objetivo, debe ser actualizado durante cada
auditoria, se deber tener un ndice adecuado para permitir una rpida referencia.

El proceso de integracin del expediente contino de auditoria, al obtener informacin general


sobre las caractersticas de la organizacin, funciones, procesos, sistema legal, fiscal y de
informacin.

Adems de la informacin anterior, deben incorporarse tanto los objetivos de la auditoria


como el programa especfico de revisin, el marco conceptual y el cronograma de actividades.

Proceso de Integracin del Expediente Continuo de Auditoria


- Para la conservacin de los papeles de trabajo del archivo permanente conviene
utilizar una carpeta que permita su crecimiento, tanto en nmero de secciones como
en volumen.
- Al inicio de la carpeta debe existir una cedula que indique las distintas secciones que
comprende, cuya documentacin deber estar ordenada cronolgicamente.

Secciones del Expediente Continuo de Auditora o Archivo Permanente

I. Organizacin

- Actas
- Manuales de organizacin y procedimientos
- Organigrama
- Objetivos y funciones de la operacin
- Descripcin de puestos
- Procedimientos
- Antecedentes de la operacin
- Historia de la dependencia o entidad

II. Sistema de Informacin y control

- Formatos y reportes
- Estadsticas
- Anlisis FODA

III. Sistema Legal, Fiscal y Contable

- Rgimen Legal
- Rgimen Fiscal
- Sistema Contable

IV. Contratos (Copia o Extractos)

- Servicios
- Compra
- Arrendamiento
- Financiamiento
- Asistencia tcnica
- Comisin
- Concesin

V. Auditoria

- Objetivos
- Programa de Trabajo
- Cronograma de Actividades
- Informes de Resultados
- Seguimiento de Recomendaciones