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CONTABILIDAD FINANCIERA

UNIDAD 2. CAJA Y TESORERA

Contenido
INTRODUCCIN .................................................................................................... 3
1. CAJA GENERAL ................................................................................................. 4
1.1 DINMICA DE LA CUENTA .......................................................................... 4
1.2 CONTROL INTERNO DE LA CAJA ............................................................... 4
1.3 CAJA MENOR ............................................................................................... 5
1.3.1 Constitucin del Fondo de Caja Menor ................................................... 6
1.3.2 Reembolso de Caja Menor ...................................................................... 6
1.3.3 Reglamento de Caja Menor .................................................................... 7
1.3.4 Arqueo de Caja ....................................................................................... 7
1.4 LA CAJA BAJO NIIF ...................................................................................... 8
2. TESORERA........................................................................................................ 9
2.1 FLUJOS DE CAJA ......................................................................................... 9
2.2. GESTIN DE TESORERA DE LAS EMPRESAS ..................................... 10
2.2.1 La Gestin de Caja................................................................................ 11
2.2.2 Gestin de Cuentas Bancarias .............................................................. 11
2.2.3 Conciliacin Bancaria ............................................................................ 12
2.3 PREVISIONES DE TESORERA ................................................................. 14
2.3.1 Planificacin Financiera ........................................................................ 15
2.3.2 Previsin de Tesorera .......................................................................... 15
2.3.3 Posicin de Liquidez ............................................................................. 16
2.4 OPERACIONES DE GESTIN DE TESORERA ........................................ 16
2.5 LIBROS CONTABLES ................................................................................. 17
2.6 DOCUMENTOS DE CONTROL .................................................................. 17
2.7 LAS OPERACIONES DE TESORERA ....................................................... 21
2.8 OTRAS OPERACIONES CON ENTIDADES FINANCIERAS ...................... 22
2.8.1 Mercado Monetario ............................................................................... 22
2.8.2 Mercado de Divisas ............................................................................... 22
2.8.3 Mercado de Ttulos Valores .................................................................. 24
2.8.4 Mercado de Derivados .......................................................................... 25
2.9 REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES DE TESORERA ......... 25
BIBLIOGRAFA Y RECURSOS DIGITALES ......................................................... 26
INTRODUCCIN

En esta unidad, el estudiante realizar estudios sobre la temtica de Caja y


Tesorera. Las operaciones relacionadas con el registro contable de la caja general
y de la caja menor, reembolso de caja menor y los arqueos de caja menor, como
medio de control interno, con el fin de salvaguardar estos activos de la empresa.

Es muy importante para las Empresas, llevar a cabo una excelente Gestin de la
Tesorera, por cuanto del buen manejo de esta, garantiza la gestin de la liquidez
en cualquier poca, y ms cuando hay crisis de dinero. En la gestin de las cuentas
bancarias, surge el control a los recursos depositados en los bancos, el cual se
ejerce mediante las conciliaciones bancarias, que permiten comparar los saldos en
el banco y en los libros de la Empresa.

Se busca orientar al estudiante, sobre las diversas operaciones financieras, a las


cuales es posible acceder en el mercado colombiano, para lograr una excelente
gestin en las Tesoreras.

Conocimientos Previos Requeridos


Se requiere que a este nivel de formacin por ciclos propeduticos, el estudiante
tenga conceptos previos y haya aprobado materias en reas del conocimiento,
como Matemticas y Contabilidad Bsica.

Competencias
Al finalizar el estudio de la unidad 2, el estudiante estar en capacidad de:

Entender la importancia de la gestin de tesorera en el xito de la Empresa


Reconocer la conveniencia de la utilizacin de la tesorera en la toma de
decisiones gerenciales
Reconocer la importancia de la implementacin del sistema de control interno
dentro de la Empresa, para salvaguardar y proteger sus activos
Entender cmo debe ser el manejo de los recursos del fondo de caja menor
Tener claridad sobre la importancia de preparar la conciliacin bancaria y
conocer la forma de elaborarla
Conocer las diferentes operaciones que tiene el mercado financiero, y que
son de gran utilidad en el manejo de la Tesorera y su papel fundamental
dentro de las Empresas.
1. CAJA GENERAL

La Caja General, constituye todos los valores representativos en dinero que estn
disponibles en forma inmediata, los cuales deben ser consignados en uno de los
bancos de la Empresa.

1.1 DINMICA DE LA CUENTA

De acuerdo a lo establecido en el Decreto 2650 de 1993, el Plan nico de Cuentas,


establece que la caja:

Se debita:
Por las entradas de dinero en efectivo y los cheques recibidos por cualquier
concepto, tanto en moneda nacional, como en moneda extranjera
Por los sobrantes en caja al efectuar arqueos
Por el mayor valor resultante, al convertir las divisas a la tasa de cambio
representativa del mercado
Por el valor de constitucin o incremento del fondo de caja menor.

Se acredita:
Por el valor de las consignaciones diarias, en cuentas corrientes bancarias o
de ahorros
Por el valor de la negociacin de divisas
Por los faltantes en caja, al efectuar arqueos
Por el menor valor resultante, al convertir las divisas a la tasa de cambio
representativa del mercado
Por la reduccin o cancelacin del monto del fondo de caja menor
Por el valor de los pagos en efectivo, en los casos que por necesidades del
Ente econmico se requieran.

(Decreto 2649 de 1993, 1993)

1.2 CONTROL INTERNO DE LA CAJA

Est relacionado con el plan de organizacin, entre el sistema de contabilidad,


funciones de empleos y procedimientos coordinados, que tiene por objeto, obtener
informacin segura, salvaguardar el efectivo en caja y bancos, as como fomentar
la eficiencia de operaciones y adicin de la poltica administrativa de cualquier
Empresa.
Principios de Control Interno de Caja

Separacin de funciones de autorizacin, ejecucin, custodia y registro de


Caja y Bancos
En cada operacin de Caja y Bancos, deben intervenir por lo menos dos
personas
Ninguna persona que interviene en Caja y Bancos, debe tener acceso a los
registros contables que controlen su actividad
El trabajo de empleados de Caja y Bancos, ser de complemento, no de
revisin
La funcin de registro de operaciones de Caja y Bancos, ser exclusiva del
departamento de Contabilidad.

Objetivos del Control Interno de Caja

Evitar o prevenir fraudes de Caja y Bancos


Promover la eficiencia del personal de Caja y Bancos
Proteger y salvaguardar el efectivo en Caja y Bancos
Descubrir malversaciones
Ubicar errores de Caja y Bancos
Obtener informacin administrativa contable oportuna de Caja y Bancos
(Peralta, 2014)

Video de apoyo
46. Arqueo de Caja Ajuste Contable.
Elsa Mara Contable, 2013
https://www.youtube.com/embed/nQJvaa-tPr4

1.3 CAJA MENOR

La Caja Menor representa un fondo que se constituye en las empresas para manejar
pequeos pagos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

Al desarrollar el objeto social en todo tipo de negocio, se generan muchos pagos de


cuanta baja, que para manejarlos por bancos, se hace complejo y puede entorpecer
el desarrollo gil de las diversas actividades, por lo que la solucin es la constitucin
de un fondo de caja mejor, que se encargue de este tipo de pagos, as aquellas
compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este
fondo.

Para el manejo de fondo de Caja Menor, se requiere la implementacin de ciertas


polticas, como por ejemplo, que por este se harn pagos que no superen
determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben
realizar por Caja Menor.

(Gerencie.com, 2011)

1.3.1 Constitucin del Fondo de Caja Menor

Tabla 1. Constitucin del Fondo de caja menor

Cdigo Nombre de la cuenta Dbito Crdito


110510 Caja Menor 200.000
111005 Bancos Moneda Nacional 200.000

Fuente: elaboracin propia en base en mltiples fuentes

1.3.2 Reembolso de Caja Menor

Cuando el fondo de Caja Menor se agota, o llega a un determinado monto, se


procede a rembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de Caja Menor, hace entrega de los
soportes de los gastos incurridos, para que le sea rembolsado su valor, y as
recuperar el fondo de Caja Menor a su monto inicial.

El registro contable al momento en que se realiza el reembolso de Caja Menor, es


el siguiente:

Tabla 2. Registro contable reembolso Caja Menor

Cdigo Nombre de la cuenta Dbito Crdito


51 X X X X X Gastos de administracin 140.000
111005 Bancos nacionales 140.000

Fuente: elaboracin propia en base a mltiples fuentes

En los diferentes momentos que se han estudiado, se puede evidenciar que el


Fondo de Caja Menor se contabiliza solo al constituirlo, aumentarlo y disminuirlo o
cancelarlo.
Dentro de las polticas para el manejo del Fondo de Caja Menor, debe quedar
establecido que el reembolso de Caja Menor, se debe realizar por lo menos una vez
al mes, de manera que los gastos queden en el periodo en que se produjeron y se
emiti la factura.

En cuanto a los cambios que actualmente se vienen dando, a raz de la


implementacin de las normas de informacin financiera, en el registro de la Caja
Menor, no sufre cambios; en el siguiente video se hace suficiente claridad.

Video de apoyo
Cambios en el manejo de Caja Menor, y cambios en la implementacin de NIIF.
Edmundo Flrez, 2013
https://www.youtube.com/embed/yW3VEzA07ZA

1.3.3 Reglamento de Caja Menor

Es un documento escrito que recopila de manera clara y organizada, las polticas


que la empresa debe implementar para un correcto y adecuado manejo del Fondo
de Caja Menor, y bsicamente debe contener:

La Caja Menor debe ser creada mediante un documento o acta formalizada


y legalizada por la empresa, donde el responsable del fondo, acepte los
trminos all consignados
Cada Fondo de Caja Menor, debe tener un responsable; se refiere a que es
probable que en una empresa existan varios Fondos de Caja Menor, segn
las necesidades de cada rea
La cantidad del fondo, debe ser la necesaria para cubrir las necesidades
Todo desembolso que se realice, debe estar respaldado por su respectivo
documento soporte, que cumpla todos los requerimientos legales
Se debe establecer un monto mximo por cada desembolso, generalmente
hasta el 10% del fondo establecido
La Caja Menor no debe destinarse para cambio de cheques a empleados
La Caja Menor no debe destinarse para pagos a proveedores o compras de
activos, catalogados como propiedad, planta y equipo
Para el control de la Caja Menor, se deben realizar arqueos sorpresivos
Dentro de las normas de control interno, se debe establecer, en qu fechas
de deben practicar los arqueos.

1.3.4 Arqueo de Caja

Es una actividad que consiste en un anlisis que se hace de las transacciones del
efectivo, durante un periodo de tiempo determinado, y va encaminado a comprobar
si el saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra en efectivo
y en cheques, una vez se ha realizado el conteo. Permite adems, verificar si los
controles internos se estn aplicando de forma adecuada.

Al realizar el Arqueo de Caja, se pueden hallar diferencias: sobrantes, los cuales se


deben registrar en la cuenta 4295 del PUC, y los faltantes, a los cuales es necesario
conocer, cul ha sido la razn que lo justifique, para proceder a efectuar el ajuste
del caso; si no se encuentra una causa justificada, se debe registrar a la cuenta
responsabilidades, en deudores, cuentas por cobrar a trabajadores, a cargo del
cajero, quien es la persona responsable del manejo de estos dineros.

La importancia del Arqueo de Caja, radica en que al realizar este control de forma
peridica, se est trabajando para cumplir los objetivos del control interno, cual es
proteger y salvaguardar el efectivo en caja, y controlar la adecuada contabilizacin
de las partidas, verificar el cumplimiento de las polticas de la empresa, y el
desempeo eficiente de los empleados.

1.4 LA CAJA BAJO NIIF

Representa la existencia de fondos en dinero efectivo o en cheques y comprobantes


de pago, con tarjetas en moneda nacional o extranjera, administrados directamente
por la Tesorera de las empresas. Son recursos de muy alta liquidez. Forman parte
del grupo de Efectivo y Equivalentes de Efectivo.

Video de apoyo
Definicin de Efectivo segn la NIC 7
Edmundo Flrez, 2012
https://www.youtube.com/embed/DXOCnvYgLdM

Sitio web recomendado:


Portal Web Gerencie.com, 2013
http://www.gerencie.com/efectivo-y-equivalentes-al-efectivo.html
2. TESORERA

En cuanto al aspecto fsico, se define la Tesorera en las empresas, como el rea


que maneja los recursos de liquidez. En el aspecto financiero, la Tesorera se refiere
al conjunto de dinero del que la empresa puede disponer inmediatamente: dinero
en caja y el depositado en el Banco, que sea de libre e inmediata disposicin.

La Tesorera de una Empresa se puede estudiar desde dos perspectivas diferentes:

Estticamente: el estudio se centra en la cantidad de Tesorera en un


momento concreto del tiempo. Se calcula sumando los saldos de las cuentas
de Tesorera (caja y bancos)

Dinmicamente: el anlisis se centra en la variacin de la Tesorera durante


un periodo determinado de tiempo.

(Espinosa, 2011)

2.1 FLUJOS DE CAJA

Se definen como las diversas modificaciones en las entradas y salidas de dinero en


efectivo, durante un periodo determinado para una Empresa.

Estos flujos se originan por tres tipos de actividades que se pueden presentar en las
empresas:

a) Operaciones ordinarias: estn relacionadas con los cobros y pagos que la


empresa realiza al desarrollar su objeto social principal, y aquellas
actividades complementarias o no operacionales, las cuales se caracterizan
por ser peridicas: compras de mercancas o materias primas, ventas, ya sea
de contado o a crdito, pago de nmina a empleados, pagos de impuestos,
pagos por concepto de otros gastos necesarios en la operacin.
b) Operaciones de financiamiento: son operaciones realizadas por la
empresa, al buscar recursos de terceros, principalmente el sector financiero,
los cuales sern usados para un proyecto especfico, para pagar compras de
materia prima a los proveedores, nmina de empleados.
c) El financiamiento permite a las empresas, planear, expandir su negocio, abrir
nuevas sedes y lograr crecer.
d) Operaciones de Inversin: estn asociadas con la adquisicin de activos a
largo plazo, conocidas como propiedades planta y equipo, y otras inversiones
tambin a largo plazo, no relacionadas con efectivo.
2.2. GESTIN DE TESORERA DE LAS EMPRESAS

Figura 1: Ciclo Gestin de Tesorera

Fuente: http://www.riesgoymorosidad.com/

La Gestin de Tesorera, tiene gran importancia en las empresas, en especial en


tiempos de crisis, cuando el crdito es escaso y caro. Una buena Gestin de
Tesorera, es en ese entorno, un elemento esencial de supervivencia. (Lpez, 2014)

La Gestin de Tesorera, debe entenderse como la gestin de la liquidez inmediata


constatable en caja o en cuentas bancarias.

Es conveniente afirmar que la Gestin de Tesorera, es el conjunto de actuaciones


que la Empresa lleva a cabo para organizar sus cobros y pagos, de tal modo que
siempre pueda hacer frente a sus obligaciones, y rentabilice al mximo sus
excedentes. Para lograr esta situacin, la Empresa intentar mantener un saldo
ptimo de tesorera, que responder a tres motivos:

a) Motivo de transaccin: para responder al pago de las operaciones


relacionadas con el objeto social, que constituyan su actividad
b) Motivo precaucin: se refiere a que la empresa debe mantener un nivel de
tesorera superior al necesitado para las transacciones, con objeto de hacer
frente a eventuales problemas de liquidez, motivados por imprevistos
c) Motivo especulacin: son los recursos que pueden ser usados, para
aprovechar aquellas inversiones que puedan surgir, no propias de su
actividad principal, pero con elevada rentabilidad. En cualquier caso, una
buena Gestin de Tesorera, exige un minucioso anlisis de la misma, desde
un punto de vista esttico y dinmico. Dentro de la Gestin de Tesorera, se
diferencia la gestin de caja y la gestin de las cuentas bancarias.

2.2.1 La Gestin de Caja

Como lo afirma Julio Pindado Garca, los flujos diarios de caja, son la piedra angular
para el estudio de la Gestin de la Tesorera en la empresa. Es as como la Gestin
de Caja consiste en disponer, en el lugar y en los momentos correctos, de la
cantidad adecuada de dinero para cubrir las obligaciones.

(Pindado Garca, 2001)

Una eficiente Gestin de Caja, implica los siguientes aspectos:

Designar a un responsable de las operaciones de caja, y a un sustituto del


mismo
Prever con tiempo suficiente, los cobros y los pagos que se van a efectuar
de forma diaria
Procurar que todos los cobros y pagos se encuentren debidamente
justificados a travs de documentos, con el lleno de los requisitos claramente
definidos
Efectuar diariamente, al trmino de la jornada, un recuento y un arqueo de
caja. El recuento de caja, consiste en inventariar el dinero existente en la caja
fsica, contando los billetes, monedas, cheques y obteniendo la suma total.
Por su parte, el arqueo consiste en comprobar que la suma total que arroja
el recuento, coincide con el saldo del libro registro de caja en contabilidad,
en el cual se han tenido en cuenta los recibos de entradas de pagos de
efectivo.

2.2.2 Gestin de Cuentas Bancarias

Por disposiciones legales y para una mayor seguridad de los dineros, las empresas
depositan sus recursos en efectivo en entidades financieras. De ese dinero,
solamente tiene la consideracin de Tesorera, el que se encuentra disponible en
cuentas corrientes y en cuentas de ahorro, ya que estas se caracterizan por su
disponibilidad inmediata.

Las empresas acostumbran llevar un libro registro voluntario por cada cuenta
bancaria, donde se van anotando los distintos movimientos (consignaciones,
cheques girados, notas dbito, rdenes de pago) que se refieran a la misma.
La Gestin de las Cuentas Corrientes (que son las ms utilizadas por las empresas)
requiere, entre otros aspectos:

Cumplir las recomendaciones de las entidades bancarias, a la hora de usar


los cheques
Comprobar que todos los cheques girados en el libro auxiliar de control,
corresponden a la totalidad de los cheques emitidos por el banco, a nombre
de la Empresa, ya sea en chequera, o en formularios debidamente
autorizados por la entidad financiera, y que han sido girados para cumplir
compromisos de las empresas
Registrar en el libro de bancos, a travs de la informacin suministrada en
los extractos bancarios, cualquier otra operacin hecha a travs de la cuenta
corriente o de ahorros: transferencias, notas dbito, etc.
Archivar los extractos bancarios por orden cronolgico
Efectuar conciliaciones bancarias de forma mensual
Prever con la suficiente antelacin, los posibles sobregiros que se puedan
producir en la cuenta corriente, para tomar las medidas necesarias.

2.2.3 Conciliacin Bancaria

La conciliacin Bancaria son un proceso que permite confrontar y conciliar los


valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con
los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Por lo general, el saldo del extracto bancario, nunca coincide con el saldo que la
empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las
diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.

El proceso de verificacin y confrontacin, es el que se conoce como conciliacin


bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos
registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario,
para determinar cul es la causa de la diferencia.

Entre las causas ms comunes que conllevan a que los valores de los libros
auxiliares y el extracto bancario no coincidan, se tienen:

Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el


beneficiario del cheque
Consignaciones registradas en los libros auxiliares, pero que el banco an
no las ha abonado a la cuenta de la empresa
Notas dbito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria, y que la empresa
no ha registrado en sus auxiliares.
Notas crdito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa, y que esta
an no las ha registrado en sus auxiliares
Errores de la empresa al momento de registrar los conceptos y valores en el
libro auxiliar
Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Para realizar la conciliacin, lo ms adecuado es iniciar tomando como base o punto


de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente
emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que
pueden ser ms confiables que los que tiene la empresa.
(gerencie.com, 2014)

La estructura de la conciliacin bancaria, la cual podra ser:

Fuente: Adecuacin propia con base en mltiples fuentes

Es conveniente recordar referente a las notas dbito, que representan un gasto para
la empresa, ya que una nota dbito reporta un ingreso para la entidad que la genera,
en esta oportunidad, el Banco, por los diversos servicios que presta como: las
comisiones, la cuota de manejo, chequeras, etc.

Las notas crdito representan un ingreso para la empresa, puesto que una nota
crdito significa un egreso para quien la emite, es decir, el banco, el cual la puede
emitir por pago de intereses, por ejemplo.

En cuanto a los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman
aquellos que suman en los auxiliares; de esta forma, partiendo del saldo del
extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.
Una vez se hayan identificado los conceptos y valores que causan la diferencia, se
procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las
inconsistencias y los errores encontrados.

Si el error es por causa del banco (algo que no es comn), se debe hacer la
respectiva reclamacin, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe
proceder a contabilizar esta reclamacin, que es un derecho a favor de la empresa,
y como tal, se debe contabilizar.

El objetivo de la conciliacin, no es buscar legalizar los errores; la conciliacin


bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para
luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.

(gerencie.com, 2014)

2.3 PREVISIONES DE TESORERA

Para que toda empresa logre un buen funcionamiento, y mejore en el mediano y


largo plazo, es importante, adems de obtener beneficios de manera constante,
disponer y administrar los fondos necesarios, y en las mejores condiciones posibles,
a fin de asegurar la liquidez y la continuidad de la empresa, y as tener garantas de
seguir funcionando en el futuro.

Existen diferentes tipos de previsin y planificacin de la empresa. Atendiendo al


horizonte temporal en que actan, se distinguen los siguientes:

a. Planificacin financiera: se refiere a la planificacin a largo plazo


b. Previsin de tesorera: es la previsin a medio y corto plazo.
c. Posicin de liquidez: es la previsin a muy corto plazo.

Las Previsiones de Tesorera indican: cundo, durante cunto tiempo, por cunto
importe y en qu entidad se producen los dficits y los excedentes. De esta
manera, el tesorero puede decidir: cmo financiar, con qu instrumento, y en qu
banco.

Debido a que las previsiones constituyen la base para la toma de decisiones, es


necesaria la obtencin de la informacin requerida. Es importante que esta
informacin se facilite de manera frecuente, coherente, automtica y puntual. En
ocasiones, disponer de esta informacin, puede resultar complicado.

(AFIGE Lnea Activa, 2014)


2.3.1 Planificacin Financiera

La Planificacin Financiera integra un plan o conjunto de previsiones, con la


finalidad de prever el futuro de la empresa a largo plazo, as como las acciones a
emprender para alcanzarlas.

La Planificacin Financiera se basa en el Plan Estratgico de la empresa,


normalmente elaborado por la Direccin Financiera, que expresa en trminos
cuantitativos, los objetivos de la empresa en un perodo determinado. Es as como
se debe definir claramente, qu es lo que se va a hacer, quin lo va a hacer, y qu
medios se van a utilizar. Se requiere de un modelo financiero, que muestre la
viabilidad del proyecto.
(AFIGE Linea Activa, 2014)

2.3.2 Previsin de Tesorera

La Previsin de Tesorera busca prever, cmo evolucionar la liquidez de la


empresa, tratando de identificar con la mxima antelacin posible, los dficits y
excedentes a corto plazo.

La Previsin de Tesorera es el corto plazo; pues se acta sobre datos y


posiciones, para establecer la liquidez esperada y proyectada, hasta un horizonte
temporal de hasta doce meses. Es importante efectuar revisiones de manera
semestral o trimestral.

La Previsin de Tesorera se basa en el presupuesto anual, y algunas de sus


caractersticas son:

Deben considerarse los medios disponibles a obtener


Los objetivos establecidos deben ser coherentes y realistas
Toda la organizacin debe estar involucrada. Es importante la implicacin y
compromiso de todos los departamentos de la empresa
La previsin de tesorera permite planificar, gestionar y controlar
Se debe tener en cuenta que el margen de actuacin para que se cumplan
las previsiones, es reducido, ya que, en numerosas ocasiones, las
desviaciones entre cobros y pagos, se deben a factores externos, ajenos a
la Tesorera de la empresa.

(AFIGE Lnea Activa, 2014)


2.3.3 Posicin de Liquidez

La Posicin de Liquidez tiene como objetivo, planificar la tesorera del prximo


ejercicio, para saber cundo y por cunto se debe negociar la obtencin de la
financiacin necesaria.

Para elaborar la Posicin de Liquidez, se parte de los flujos de cobros y pagos,


para de esta manera, prever y asegurar la liquidez diaria. Para la operativa del
da a da, se necesita un mayor detalle, desglosando el mes, en fechas valor.

Uno de los aspectos ms importantes de la Posicin de Liquidez, es la


distribucin del negocio bancario, ya que todas las operaciones se distribuyen a
travs de los diferentes bancos, con los que cuenta la empresa.

(AFIGE Lnea Activa, 2014)

2.4 OPERACIONES DE GESTIN DE TESORERA

Segn Abraham Perdomo Moreno, la funcin principal de la Gestin de la Tesorera,


consiste en planear y controlar eficientemente los flujos de entrada y salida de
efectivo, y establecer estrategias para contribuir a lograr la ptima productividad, en
el manejo de los recursos financieros de la organizacin.

Gestin de cobros: cobrar hoy en da, se ha convertido en algo crtico para


la supervivencia de muchas organizaciones, razn por la cual, en el momento
de la negociacin con los clientes, se debe dejar claridad en todas las
condiciones. En el mbito de la gestin de cobros, hay tres funciones bsicas:
negociacin, gestin propiamente dicha y control y supervisin.

Se debe negociar con los clientes, las condiciones de cobro que van a regir
las operaciones comerciales entre las empresas.

La gestin propiamente dicha, se refiere a que la informacin precisa y exacta


sobre la cartera, montos a recaudar, plazos y dems, recae directamente
sobre una persona, quien podr ser el director financiero o administrativo.

Gestin de pagos: es la que establece las condiciones de compra y plazos


convenientes para la Empresa. Es necesario considerar que una buena
poltica de proveedores, puede reducir los costos de financiamiento.

(Perdomo Moreno, 2002)


Sitio web recomendado:
Administracin de Tesorera
Katy Alejandra, 2012
https://www.clubensayos.com/Negocios/Administracion-De-Tesoreria/332978.html

2.5 LIBROS CONTABLES

La preparacin de los Libros Contables, debe atender a la normatividad establecida


dentro de las exigencias de la Contabilidad, como medio de prueba, y adems
porque son parte de la organizacin, para disponer de herramientas en la toma de
decisiones.

Los principales libros que se deben manejar en la Tesorera, para tener informacin
importante en la toma de decisiones, son:

Libro de caja: recoge todos los movimientos relacionados con el dinero en


efectivo y documentos de cobro y pago
Libro de bancos: registra todas las operaciones realizadas con una Entidad
Financiera: consignaciones, cheques girados, notas dbito y crdito, etc.
Libro de cuentas por cobrar: se registran las operaciones con los clientes,
los cargos por facturas y los abonos por la cancelacin de las mismas
Libro de cuentas por pagar a proveedores, a otros acreedores y otras
obligaciones con terceros, entre ellas las de tipo financiero.

2.6 DOCUMENTOS DE CONTROL

Control de Documentos Registro


En relacin con el manejo de la Gestin de la Tesorera, y para minimizar el riesgo
en la recuperacin de la cartera, se hace necesario la implementacin del uso de
los ttulos valores.

La Letra de Cambio

La Letra de Cambio, es uno de los ttulos valores que se extiende por una
persona (acreedor - librador), y recoge una obligacin de pago aceptada por
otra persona (deudor - librado), de una cantidad determinada en la fecha de
su vencimiento, y que se encuentra regulado por el Cdigo de Comercio
Colombiano, en sus artculos 691 a 708.

Los elementos de la Letra de Cambio son:


o Librador: persona que emite la letra de cambio (acreedor), dando la
orden de pago a otra persona (deudor)
o Librado: persona a la que va dirigida la orden de pago (deudor)
o Endosante: acreedor (original o posteriores), que transmite su derecho
de cobro
o Endosatario: persona (acreedor actual), a quien se ha transmitido el
derecho de cobro
o Tenedor: persona poseedora del ttulo en cada momento
o Avalista: persona que garantiza, en todo o parte, el pago.

(Cdigo de Comercio Repblica de Colombia, 1971)

El pagare

El pagar es un documento que contiene la obligacin incondicional de pago


por parte del emisor a una segunda persona (beneficiaria o tenedora. Es un
ttulo valor de contenido crediticio.

El obligado en un pagar es el suscriptor del mismo, llamado otorgante del


pagar, y quien se equipar al aceptante de una letra de cambio.

Fuera de la norma del cdigo de comercio que determina los requisitos


esenciales del ttulo, al pagar le son aplicables las disposiciones de la letra
de cambio, en lo conducente, es decir, en cuanto no atenten contra su
naturaleza de ser una promesa incondicional de pago.

El pagar debe contener: la mencin de pagar una suma determinada de


dinero como promesa incondicional, el nombre de la persona a quien deba
hacerse el pago (beneficiario-acreedor), la indicacin de ser pagadero a la
orden o al portador, la forma de vencimiento, y la firma del suscriptor, es decir,
del otorgante.

La aceptacin no se requiere en el pagar porque es una promesa


incondicional de pago, y no una orden de pago como en la letra.

En Colombia el pagare es el ttulo valor que tienen mayor uso; los


pagars en los bancos, y en el comercio o la industria el pagar, la factura
cambiaria, y la letra de cambio.

En la prctica bancaria colombiana ms que los ttulos valores con espacio


en blanco, se usan los documentos firmados en blanco para convertir en
pagar de acuerdo con las instrucciones suscritas por el mismo obligado u
otorgante. No debe olvidarse que como requisito mnimo de la esencia del
pagar est la mencin del derecho incorporado y la firma del suscriptor.

(Jaimes Abogados Asociados, 2016)

El cheque

Es un ttulo valor por medio del cual una persona llamada girador (quien
posee una cuenta corriente bancaria) ordena a un banco llamado girado, que
pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado
beneficiario.

o Librador o Girador: Es la persona que emite el cheque y ordena su


pago al banco.
o Librado o Girado: Es el banco o entidad de crdito a la que se le
ordena pagar el cheque con los fondos que el librador tiene.
o Tenedor, Tomador o Beneficiario: Es la persona que posee el
cheque (Tomador es el primer tenedor). Como queda dicho el cheque
es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del
pagar; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la
presentacin del documento con las modalidades particulares
establecidas para cada tipo de cheque.

(Gerencie.com, 2012)
Factura cambiaria de compraventa

La factura cambiaria de compraventa es otra clase de ttulo valor, la cual es


expedida por el vendedor o prestador de un servicio, al comprador o
beneficiario del servicio, en la cual est estipulado el valor que el comprador
debe pagar al vendedor y plazo para realizar dicho pago.

La factura cambiaria debe contener los siguientes requisitos segn lo


establecido en el artculo 774 del cdigo de comercio:

o Fecha de vencimiento, si se omite este requisito, el cdigo de


comercio llena este vaco diciendo que se entender que debe ser
pagada dentro de los treinta (30) das siguientes a los de sus
emisiones.
o Fecha de recibo de la factura, tambin debe indicarse el nombre,
identificacin o firma de quien sea el indicado de recibirla.
o El vendedor debe dejar constancia en el original de la factura, el precio
del servicio prestado y las condiciones de pago.
o La factura cambiaria adems de los requisitos generales que debe
contener todo ttulo valor, y de los requisitos particulares
anteriormente mencionados, tambin debe contener los contemplados
en el artculo 617 del Estatuto Tributario:

(Zambrano Mutis, 2012)

Requisitos de la factura de venta.

Para efectos tributarios, la expedicin de factura a que se refiere el artculo


615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes
requisitos:

a) Estar denominada expresamente como factura de venta.


b) Apellidos y nombre o razn y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio.
c) Apellidos y nombre o razn social y NIT del adquirente de los bienes
o servicios, junto con la discriminacin del IVA pagado.
d) Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin
consecutiva de facturas de venta.
e) Fecha de su expedicin.
f) Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios
prestados.
g) Valor total de la operacin.
h) El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura.
i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
j) <Literal inexequible>

Al momento de la expedicin de la factura los requisitos de los literales a), b),


d) y h), debern estar previamente impresos a travs de medios litogrficos,
tipogrficos o de tcnicas industriales de carcter similar. Cuando el
contribuyente utilice un sistema de facturacin por computador o mquinas
registradoras, con la impresin efectuada por tales medios se entienden
cumplidos los requisitos de impresin previa. El sistema de facturacin
deber numerar en forma consecutiva las facturas y se debern proveer los
medios necesarios para su verificacin y auditora.

Pargrafo. En el caso de las Empresas que venden tiquetes de transporte


no ser obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, ser suficiente
entregar copia de la misma.

Pargrafo. Para el caso de facturacin por mquinas registradoras ser


admisible la utilizacin de numeracin diaria o peridica, siempre y cuando
corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir
de manera inequvoca cada operacin facturada, ya sea mediante prefijos
numricos, alfabticos o alfanumricos o mecanismos similares.

Video de apoyo
Ttulos valores
Martha Nubia Beltran Camacho, 2015
https://www.youtube.com/embed/CI8EFYk4AYI

2.7 LAS OPERACIONES DE TESORERA

Las operaciones bsicas que se dan en la Tesorera, tienen que ver con el cobro de
las cuentas de clientes por ventas, tambin conocida como cobranza, y bsicamente
consiste en recibir el dinero que los clientes cancelan por sus deudas adquiridas, en
la compra que han realizado en periodos anteriores, y que estaban pendientes de
pago.

Es oportuno recalcar, que dentro del proceso de recaudo, se hace necesario


reclamar lo adeudado, recibir el dinero, registrar el cobro, y realizar el seguimiento
de las cobranzas.

Otra de las operaciones es el pago a terceros, por diferentes operaciones que se


realizan en la Empresa, en desarrollo del objeto social, como: compras de
mercancas a proveedores realizadas a crdito, pagos de nmina a empleados,
pago por diferentes servicios, arrendamientos y todas las erogaciones necesarias
para que la gestin sea favorable a la administracin.

2.8 OTRAS OPERACIONES CON ENTIDADES FINANCIERAS

Las Tesoreras modernas, cumplen un papel fundamental en los resultados de las


empresas, tanto del sector real, como del financiero. Y son cada vez ms los
instrumentos con los que cuenta el gerente financiero, para optimizar el uso de los
recursos monetarios. Es por esta razn, que se pretende orientar al estudiante en
el tema de las diferentes operaciones financieras, a las cuales es posible acceder
en el mercado colombiano, para lograr una excelente gestin en las Tesoreras.

2.8.1 Mercado Monetario

Tambin llamado Mercado de Dinero; el Mercado Monetario, es una parte o


submercado del Mercado Financiero, en el que se realizan operaciones de crdito
o negocian activos financieros a corto plazo. Comprende el mercado interbancario,
el de los certificados de depsito, el de los bonos y pagars del Tesoro, el mercado
de letras de cambio y, en general, el mercado de todo activo financiero a corto plazo.

2.8.2 Mercado de Divisas

El Mercado de Divisas, cumple dos funciones principales: la primera es convertir la


moneda de un pas en la moneda de otro; la segunda, es la de ofrecer un poco de
seguridad contra el riesgo cambiario, que consiste en la proteccin a ciertos
movimientos impredecibles en el tipo de cambio.

El Mercado Cambiario, tambin sirve para que las empresas internacionales,


realicen pagos a compaas extranjeras en otras monedas, para que estas puedan
invertir sus excedentes de efectivo a corto plazo en mercados de dinero, y para que
se realice especulacin de divisas, que consiste en el movimiento a corto plazo de
fondos de una moneda a otra, con la esperanza de obtener una utilidad de los
movimientos del tipo de cambio.

La segunda funcin del Mercado Cambiario, es la de proveer seguridad ante los


riesgos cambiarios, que son la posibilidad que las fluctuaciones imprevistas del tipo
de cambio, tengan consecuencias adversas para una empresa.

El Mercado de Divisas, son unas redes mundiales de bancos, corredores y casas


de cambio conectadas a travs de sistemas electrnicos de comunicacin. Cuando
las empresas desean convertir divisas, acuden a sus bancos en lugar de ir
directamente al mercado; este crece a un ritmo acelerado, como consecuencia del
aumento general del volumen del comercio y de las inversiones internacionales.

Los centros cambiarios ms importantes del mundo son: Londres con el 31% del
total de las actividades, Nueva York con el 19%, Tokio con el 8% y Singapur con el
5%. Los principales centros secundarios, son: Zrich, Frncfort, Paris, Hong Kong
y Sidney.

El Mercado Cambiario, tiene varias caractersticas que lo destacan: la primera es


que nunca duerme; la segunda es que est integrado con varios centros
comerciales, que significa que no hay una diferencia importante entre los tipos de
cambio cotizados en ellos, y la tercera es que el dlar estadounidense, desempea
una importante funcin, ya que la mayora de las transacciones tienen de un lado al
dlar.

Los tipos de cambio se determinan por la demanda y la oferta de una moneda, en


relacin con la demanda y la oferta de otra. Al entender cmo se determinan los
tipos de cambio, se pueden pronosticar sus movimientos. Como las variaciones a
futuro de los tipos de cambio, influyen en las oportunidades de exportacin, la
rentabilidad de los tratos internacionales de comercio e inversin, y la competitividad
en el precio de las importaciones, es informacin valiosa para una empresa
multinacional.

Generalmente, las teoras econmicas de los movimientos del tipo de cambio,


concuerdan en que existen tres factores significativos en los movimientos futuros de
una moneda: la inflacin de un pas, las tasas de inters y la psicologa del mercado.
Para entender la relacin entre los precios y los movimientos del tipo de cambio, se
debe explicar la Ley del Precio nico, que afirma que en los mercados competitivos,
sin costos de transporte ni barreras al comercio, los productos idnticos vendidos
en pases distintos, deben ofrecerse al mismo precio, si este se expresa en la misma
moneda.
Las operaciones de divisas que se manejan son: operaciones al contado o spot
market. Las operaciones al contado, son aquellas que se realizan al momento,
aunque la entrega y el cambio definitivo se realizan en dos das (o al da siguiente
entre las operaciones realizadas con algunas monedas; las operaciones a
plazo o forward market, son operaciones que se acuerdan ahora, pero no se
realizan hasta la fecha acordada entre las partes.

En el Mercado de Divisas, tambin hay otras operaciones como swaps (intercambio


de divisas a un precio y acuerdo de recompra al precio pactado, al pasar un tiempo
determinado), contratos de futuros u opciones (en las que se adquiere el derecho
de no obligacin, de comprar una cantidad de divisas, a un precio en un momento
determinado).

(encolombia.com, (s.f.)

2.8.3 Mercado de Ttulos Valores

Es el conjunto de mecanismos que permiten realizar la emisin, colocacin y


distribucin de valores, que sean objeto de oferta pblica o de intermediacin. La
clasificacin de estos es:

Mercado Primario: su funcin es permitir le emisin y distribucin de valores


recin emitidos, que contribuyen a la captacin de recursos
Mercado Secundario: transacciones que corresponden a Valores ya
emitidos, que se encuentran en circulacin, en manos del pblico
inversionista. Estas operaciones no aportan recursos financieros nuevos a
las empresas; solamente constituyen un cambio de mano en los valores.
Mercado de Instrumentos de Deuda o de Renta Fija: operan los valores,
cuyo rendimiento es predeterminado a un plazo dado: Valores de deuda
pblica, Bonos, Papeles Comerciales, Certificados de Depsito a
Trmino, Aceptaciones Bancarias
Mercado de Renta Variable o de Instrumentos representativos de
participacin en el Capital: es el mercado donde operan los valores, cuyos
rendimientos dependen de los resultados de las empresas que los emiten:
Acciones, Valores emitidos en desarrollo de procesos de titularizacin,
Derechos representativos de capital de riesgo.

Los valores emitidos en desarrollo de procesos de titularizacin: en este caso, la


titularizacin consiste en la entrega de un activo que un sujeto denominado
originador, realiza a una entidad administradora, de un patrimonio autnomo, para
que esta emita valores que representan derechos sobre dichos activos.
Derechos representativos de capital de riesgo: se refieren a los Fondos de Capital
de Riesgo o Venture Capital Funds; son un tipo de cartera colectiva que invierte en
empresas que estn en etapas iniciales de formacin.

2.8.4 Mercado de Derivados

Los Derivados son un tipo de activos financieros o instrumentos financieros, cuya


principal cualidad, es que su valor de cotizacin, se basa en el precio de otro activo.
Hay gran cantidad de Derivados financieros, dependiendo de el ndice valor inicial
del que se deriven; pueden ser: acciones, renta fija, renta variable, ndices
burstiles, bonos de deuda privada, tasas de inters, ndices burstiles y tambin
commodities, como energa elctrica, petrleo, gas natural, carbn, entre otros.

Los Derivados financieros suelen ser algunos de los productos financieros ms


interesantes, aunque habitualmente no son tan conocidos como el resto. Algunas
de sus principales caractersticas son:

Normalmente cotizan en mercados de valores, aunque tambin pueden no


hacerlo
El precio de los derivados, vara con respecto siempre al del llamado activo
subyacente, el valor al que est ligado dicho derivado
Tambin puede ser referido a productos no financieros ni econmicos, como
las materias primas. Algunos de los ejemplos ms conocidos, son el oro, el
trigo o el arroz
Normalmente la inversin que debe realizar, es muy inferior a si comprara
una accin o una parte del valor subyacente, por el que desee apostar.

Los Derivados financieros, tienen que cumplir una cualidad indispensable, y es que
siempre se liquidan de forma futura.

(Valores Bancolombia Comisionista de Bolsa, (s.f.), pg. 27)

2.9 REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES DE TESORERA

Para el Registro Contable de las diferentes operaciones de Tesorera, el plan nico


de cuentas establecido a travs del decreto 2650 de 1993, maneja un cdigo
contable para cada tipo de operacin:

En la cuenta 12 Inversiones, se pueden registrar las realizadas en acciones, cuotas


o partes de inters social, ttulos valores, papeles comerciales o cualquier otro
documento negociable, adquirido por el ente econmico, con carcter temporal o
permanente, con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez,
establecer relaciones econmicas con otras entidades, o para cumplir con
disposiciones legales o reglamentarias.

(Instituto Nacional de Contadores Pblicos de Colombia (Incpcol), 2012, pg. 79)

BIBLIOGRAFA Y RECURSOS DIGITALES

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Financiera. Obtenido de http://aulavirtual.afige.es/webafige/informacion-
sobre-previsiones-de-tesoreria
AFIGE Lnea Activa. (1 de Abril de 2014). Previsiones de Tesorera - 3 Previsin de
tesorera. Obtenido de http://aulavirtual.afige.es/webafige/informacion-sobre-
previsiones-de-tesoreria
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consiste-la-factura-cambiaria-de-compraventa.html
VERSIN: 1.0 FECHA EDICIN: 07/16
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Autor / compilador: Lucila Parra Suarez

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