1.

OBJETIVOS

Proponer una metodologa para el clculo y sustento adecuado de las valorizaciones al Cliente,
incluyendo la correcta gestin de los trabajos adicionales ejecutados.

2. DESARROLLO

La valorizacin es el documento contractual que sustenta y certifica el pago de los avances del
Proyecto ejecutados por ALY y reconocidos por el Cliente. Los mecanismos e instancias de
generacin y aprobacin de las valorizaciones, as como la frecuencia con la que se emiten, deben
estar definidos por el Contrato. En caso no sea as, el Proyecto en coordinacin con el Cliente
acordarn de manera formal los mecanismos faltantes.

2.1. Proceso de Valorizacin:

El presente numeral trata del manejo tcnico y contractual de las valorizaciones con el
Cliente. La gestin de cobranza de las valorizaciones es desarrollada en el documento
ALY.SGP.PG.48 Control Financiero.

De manera general, el proceso de generacin y aprobacin de las valorizaciones puede graficarse

mediante el flujo siguiente:

Figura 01 flujo de generacin y aprobacin de valorizaciones

El responsable del proceso de valorizacin es el Jefe de Oficina Tcnica, quien estimar cunto
tiempo se requiere en cada paso, de tal manera que se cumpla con las fechas definidas con el
Cliente y la Oficina Principal. Con base en estas estimaciones, el Gerente de Proyecto acordar con
el Cliente un cronograma de cobros para cada mes, donde se deben definir las fechas y/o plazos
para la presentacin de los documentos de la valorizacin y obtener su aprobacin1. Con base en las
fechas y plazos acordados con el Cliente, el equipo de Proyecto establecer las responsabilidades y
compromisos para el cumplimiento del flujo definido.

A. Recoleccin de informacin: En la medida de lo posible, la informacin de los avances de los

tems de pago2 debe ser alimentada directamente por los procesos de Control de Avance3, a fin
de evitar duplicidad de informacin y esfuerzos. El proceso de recoleccin de informacin ser
definido por el Jefe de Oficina Tcnica y validado por el Gerente de Proyecto.

B. Elaboracin de la valorizacin: Es liderada por el Jefe de Oficina Tcnica, quien podr contar
con la participacin de las dems reas del Proyecto segn las necesidades del mismo. Deber
tener claro los siguientes puntos:

- Documentos de sustento requeridos por el Cliente.

- Alcance de los tems de pago a valorizar.
1 Ver procedimiento ALY.SGP.PG.48 Control Financiero
2 Ver procedimiento ALY.SGP.PG.11 Estructuras de Control
3 Ver procedimiento ALY.SGP.PG.23 Control de Avance
 - Adicionales generados.
- Posibles puntos de controversia.

Junto con la definicin del cronograma de fechas de valorizacin, se definir tambin los
formatos y la documentacin de sustento requerida por el Cliente. En el nume ral 2.2. del
presente documento se desarrolla en detalle el manejo de los adicionales generados.

C. Revisin inicial y ajustes: Si lo considera necesario, el Gerente de Proyecto revisar la

valorizacin en conjunto con el Jefe de Oficina Tcnica.

D. Envo de documentacin: Luego de las correcciones, la valorizacin ser enviada al Cliente

por medio del canal de comunicacin establecido por el Contrato para tal fin. En general,
deber tratarse de un documento firmado donde quede constancia de la fecha de entrega.

E. Revisin con el Cliente: El propietario deber aprobar la valorizacin dentro de la fecha

acordada mes a mes, respetando las fechas establecidas al inicio del Proyecto. Debe respetarse
asimismo el plazo establecido para las revisiones y consultas del Cliente, en funcin de los
mecanismos de revisin, conciliacin y aprobacin acordados previamente, los cuales pueden
incluir reuniones y sesiones de trabajo, levantamientos topogrficos y mediciones realizadas en
conjunto, etc.

En caso exista un punto de controversia no resuelta, y por consiguiente el Cliente no acepte

pagar una porcin de la valorizacin presentada, deber definirse claramente los motivos de la
controversia, los trabajos relacionados y el monto asociado. En funcin a ello y a lo establecido
en el Contrato, el Gerente de Proyecto decidir si:

- La posicin del Cliente respecto de la controversia es correcta, en cuyo caso se retirar el

monto en disputa de la valorizacin.
- La posicin de ALY respecto de la controversia es correcta y sta podr ser resuelta
posteriormente, en cuyo caso se retirar transitoriamente el monto en disputa de la
valorizacin, con el fin de no detener el proceso de valorizacin y la cobranza del monto
aprobado.
- La posicin de ALY respecto de la controversia es correcta y sta deber ser resuelta en ese
momento, en cuyo caso se detiene el proceso de valorizacin.

En funcin de los montos y trminos involucrados, el Gerente de Proyecto podr tomar esta
decisin en coordinacin con la Gerencia de Divisin. Puede adems solicitar ayuda a las reas
de soporte de la Oficina Principal en temas tcnicos, comerciales y/o legales, a fin de resolver
la controversia de manera favorable a ALY. Independientemente de la decisin tomada por el
Gerente de Proyecto, el tratamiento contable de la venta del mes se manejar con una
provisin
de valorizacin4.

F. Aprobacin por el Cliente: Luego de las correcciones, la valorizacin ser devuelta por el
Cliente por medio del canal de comunicacin establecido por el Contrato para tal fin. En general,
deber tratarse de un documento firmado donde quede constancia de la fecha de entrega. La
valorizacin deber incluir las firmas autorizadas de las instancias previstas por el Contrato que
certifican que las cantidades, precios y montos valorizados son correctos y aceptados por las
partes.

G. Emisin de Solicitud de Cobranza: El Jefe de Oficina Tcnica enva los montos a facturar
al Administrador, en funcin al monto aprobado y firmado por el cliente. El Administrador del
Proyecto ser el encargado de hacerle seguimiento al pago.

2.2. Generacin de Adicionales:

 El presente numeral trata sobre el manejo tcnico de los adicionales con el Cliente. El manejo
contractual de los adicionales es desarrollado en el documento ALY.SGP.PG.41 Gestin
Contractual con el Cliente.

4 Ver procedimientos ALY.SGP.PG.30 Cierre Contable y ALY.SGP.PG.31 Control de Costos

 Un adicional se genera cuando se produce un cambio en el alcance contratado que produce un
impacto que puede ser cuantificado en trminos monetarios y est asociado a un reconocimiento
econmico por parte del Cliente. Cuando el sustento contractual es ambiguo e/o insuficiente y por lo
tanto el Cliente no acepte el reconocimiento econmico del adicional, se genera un reclamo.

La generacin de los adicionales consiste en detectar oportunamente estas variaciones en el alcance

y obtener su reconocimiento por parte del Cliente5. A veces, las variaciones son generadas por
requerimiento del Cliente y se seguirn los mecanismos contractuales para acordar el monto del
adicional previamente a su ejecucin. En otras ocasiones las variaciones no sern evidentes y es
posible que se haya incurrido en costos cuyo reconocimiento deba ser negociado. En general, es
deseable poder obtener el reconocimiento econmico por parte del Cliente antes de la ejecucin del
adicional, de manera de poder incluirlo en la valorizacin y realizar el cobro respectivo.

Podemos enumerar, de manera no limitativa, las siguientes causas de generacin de

adicionales:

- Trabajos adicionales al alcance contractual solicitados por el Cliente.

- Cambios en el alcance contractual solicitados por el Cliente, incluyendo variaciones en el plazo.
- Trabajos no incluidos en el alcance contractual, pero necesarios para su ejecucin.
- Variaciones inevitables en las condiciones contractuales de ejecucin del alcance.

El monto original del contrato puede tambin variar por los siguientes motivos:

- Variacin de las cantidades previstas en el contrato.

- Mecanismos de variacin de precios unitarios asociados al punto anterior.
- Frmulas de reajuste.
- Bonos y penalidades.

Las variaciones en el monto contractual generadas por estos motivos no se consideran adicionales,
ya que estn previstas por el Contrato. Sin embargo, tambin forman ser parte de la gestin de
valorizaciones del Jefe de Oficina Tcnica.

2.3. Formato de valorizacin:

De manera general, se usar el formato previsto por el Contrato o el que entregue el Cliente. En
caso que el Proyecto deba generar su propio formato de valorizacin, ste deber incluir los campos
necesarios para los siguientes conceptos. La lista es referencial y no es limitativa:

- Datos generales: proyecto, periodo, nmero de contrato, contratista, etc.

- tems de pago contractuales, incluyendo cdigo, descripcin y precio unitario.
- Cantidades originales contratadas.
- Mayores / menores cantidades ejecutadas / previstas.
- Avances y montos acumulados al periodo anterior, del periodo actual y acumulado al periodo
actual.
- Adicionales aprobados.
- Reajustes.
- Adelantos y amortizaciones.
- Retenciones.
- Firmas autorizadas.

Se adjunta un ejemplo al final del presente procedimiento.

5 Ver procedimiento ALY.SGP.PG.41 Gestin Contractual con el Cliente

2.4. Matriz de Responsabilidades

GP: Gerente de Proyecto

OT: Oficina Tcnica
AD: Administracin

3. REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Buenas Prcticas

- Se recomienda calcular los avances acumulados para cada tem de pago en cada valorizacin.
Con esto se evitan y/o corrigen los errores que podran generarse por la suma de cantidades
parciales que puedan contener algn error y minimiza las contingencias por revisiones
posteriores del Cliente (ver punto siguiente).

- Salvo indicacin expresa del Contrato, las valorizaciones representan pagos a cuenta por los
trabajos en ejecucin, por lo que las cantidades acordadas siempre podrn ser sujeto de una
revisin posterior por parte del Cliente. De hecho, es una prctica comn realizar una revisin
final de las cantidades ejecutadas para cerrar el monto final del Contrato.

- La notificacin al Cliente de las variaciones en el alcance con potencial de generar adicionales

y/o reclamos debe ser sustentada de manera consistente y oportuna. Se recomienda el uso de
canales de comunicacin informales previamente al uso de los canales formales establecidos por
el Contrato, a fin de ir obteniendo un consenso sobre el tratamiento del adicional.

3.2. Documentos Relacionados

- ALY.SGP.PG.30 Cierre Contable

- ALY.SGP.PG.31 Control de Costos
- ALY.SGP.PG.41 Gestin Contractual con el Cliente
- ALY.SGP.PG.48 Control Financiero

3.3. Anexos

- ALY.SGP.PG.42-A01 Valorizacin (ejemplo)