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Consultora para el Diseo, Capacitacin e

Implementacin de Herramientas de Gestin de


Riesgo Administrativo y Financiero del Sector
Cooperativo de Ahorro y Crdito Honduras

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS:

MANUAL DE PROCESOS
OPERATIVOS

Tegucigalpa, Septiembre 2006

Proyecto de Fortalecimiento Institucional de las Cooperativas de Ahorro y Crdito


de Honduras BID / FACACH ATN/ME-8545-HO
COOPERATIVA..

MANUAL DE PROCESOS
OPERATIVOS

CAJAS

Este documento es un producto de la Consultora para el Diseo, Capacitacin e Implementacin


de Herramientas de Gestin de Riesgo Administrativo y Financiero del Sector Cooperativo de
Ahorro y Crdito Honduras en el marco del Proyecto de Fortalecimiento Institucional de las
Cooperativas de Ahorro y Crdito de Honduras BID / FACACH ATN/ME-8545-HO.
Esta prohibida su circulacin y/o reproduccin para fines ajenos al contrato sin previo
consentimiento escrito de la FACACH y de Fit & Proper LLC.
Manual de Procesos Operativos Cajas

INDICE

03 CAJA .......................................................................................................................................... 2
03.01 - OBJETIVO ............................................................................................................................ 2
03.02 - ALCANCE ............................................................................................................................ 3
03.03 - ASPECTOS NORMATIVOS..................................................................................................... 4
03.04 - PROCEDIMIENTOS................................................................................................................ 5
03.04.01 Fondo de Cambio ..................................................................................................... 5
03.04.01.01 Creacin y Asignacin del Fondo de Cambio ................................................. 5
03.04.01.02 Manejo Inicial del Fondo de Cambio .............................................................. 6
03.04.02 Reposicin del Fondo de Cambio al Cierre del Da ................................................ 8
03.04.02.01 Reposicin del Nivel de Efectivo .................................................................... 8
03.04.03 Reposicin del Fondo de Cambio Durante Operatoria del Da ............................. 10
03.04.03.01 Solicitud de Reposicin de Caja.................................................................... 10
03.04.03.02 Autorizacin y Obtencin de Reposicin de Caja......................................... 11
03.04.04 Cierre del Da ......................................................................................................... 13
03.04.04.01 Control del Efectivo ...................................................................................... 13
03.04.04.02 Control y Registro de Diferencias de Caja .................................................... 14
03.04.05 Operatoria de Ventanillas ...................................................................................... 15
03.04.05.01 Registro de Operatoria de Ventanillas........................................................... 15
03.04.06 Caso de Asalto ........................................................................................................ 17
03.04.06.01 Notificacin a la DGIC ................................................................................. 17
03.04.06.02 Toma y Firma de Denuncia ........................................................................... 18
03.04.06.03 Contabilizacin del faltante de Caja .............................................................. 19
03.04.06.04 Levantamiento de Acta y Notificacin a la Ca. de Seguro .......................... 20
03.04.07 Fondo de Caja Chica .............................................................................................. 21
03.04.07.01 Creacin y Asignacin del Fondo de Caja Chica .......................................... 21
03.04.07.02 Manejo Inicial del Fondo de Caja Chica ....................................................... 23
03.04.07.03 Reposicin del Fondo de Caja Chica ............................................................ 26
03.05 DIAGRAMA DE FLUJOS ..................................................................................................... 27
03.06 - ASPECTOS IMPOSITIVOS .................................................................................................... 35
03.07 - ASPECTOS CONTABLES ..................................................................................................... 36
03.08- FORMULARIOS Y LISTADOS ............................................................................................... 38
03.08.01 - Fondo de Cambio .................................................................................................... 38
03.08.01.01 - Comprobante de Entrega o Recibo de Valores de la Caja de Reserva........... 38
03.08.01.02 - Comprobante de Pase de Valores entre Cajas ................................................ 39
03.08.02 - Fondo de Caja Chica .............................................................................................. 40
03.08.02.01 - Vale de Caja Chica......................................................................................... 40
03.09- NIVELES DE AUTORIZACIN .............................................................................................. 41
03.10 GLOSARIO ......................................................................................................................... 42
03.11 - MODIFICACIONES .............................................................................................................. 43

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Manual de Procesos Operativos Cajas

03 Caja

03.01 - Objetivo

Detallar los procedimientos a efectuar por las diferentes reas de la organizacin


involucradas en la operatoria de manejo de fondos para el desarrollo de la actividad diaria
de la Cooperativa, identificando las actividades de control y resguardo de los recursos
econmicos, con el objetivo de minimizar los riesgos operacionales y financieros, adems
de cumplir con las disposiciones legales en la materia y las polticas de sana y fluida
administracin de los recursos financieros de la Cooperativa.

2
Manual de Procesos Operativos Cajas

03.02 - Alcance

El presente manual expondr de manera detallada, en forma escrita y grfica, los


procedimientos a realizar por las diferentes reas de la Cooperativa para:

Creacin del Fondo de Cambio


Reposicin del Fondo de Cambio al cierre del da
Reposicin del Fondo de Cambio durante la operatoria diaria
Cierre diario de Caja
Operatoria de Ventanillas
Creacin del Fondo de Caja Chica
Reposicin del Fondo de Caja Chica

Adicionalmente se mencionar:

La normativa interna y externa relacionada con los procesos detallados.


Los esquemas de autorizacin aplicables.
Los formularios y listados a utilizar.
Los esquemas contables a aplicar.

3
Manual de Procesos Operativos Cajas

03.03 - Aspectos Normativos

Ser de aplicacin para los procesos descriptos la siguiente normativa:

Reglamentos y Resoluciones del Banco Central de Honduras (BCH) y de la


Comisin Nacional de Bancos y Seguros (CNBS)
Ley Monetaria
Ley del Banco Central de Honduras
Reglamento para la Prevencin y Deteccin del Uso Indebido de los Servicios y
Productos Financieros en el Lavado de Activos.
Estatuto constitutivo de la Cooperativa
Reglamento de Caja
Otras Leyes y Normativas aplicables

4
Manual de Procesos Operativos Cajas

03.04 - Procedimientos
03.04.01 Fondo de Cambio

03.04.01.01 Creacin y Asignacin del Fondo de Cambio

Sector: Junta Directiva


Responsable: Junta Directiva

Mediante resolucin especial, la Junta Directiva autoriza los montos de los Fondos
de Cambio que manejar cada Oficina.
La Cooperativa difunde la resolucin especial a los Gerentes y Jefes involucrados
en el manejo de fondos.

Sector: Gerencia General / Filial


Responsable: Gerente General / Gerente de Filial

Recibe la resolucin especial que determina los montos que corresponden a cada
Oficina en concepto de Fondo de Cambio (Fondo) y se encarga de hacer contratar
con una Compaa Aseguradora, la pliza por la totalidad del Fondo.
Procede a situar el Fondo, para lo cual ordena emitir nota (por duplicado) que firma,
sella y remite:
- El original, al Cajero que tendr a su cargo el manejo del mismo,
indicndole tal hecho e instruyndolo sobre la firma de un pagar o letra de
cambio -en calidad de fianza de fidelidad o caucin- por el importe del
dinero asignado. Adjunta Reglamento de Caja en el cual encontrar la
normativa que deber cumplir, respecto del manejo del Fondo de Cambio y
del cual no podr alegar desconocimiento.
- El duplicado, al Cajero General que tiene a su cargo a la persona que se
encargar del manejo del Fondo.
En oportunidad de recibir la fianza o caucin, obtiene dos copias que firma y sella al
dorso (en seal de haber recibido el original) remitiendo una copia al Cajero
General que tiene a su cargo a la persona que se encargar del manejo del Fondo y
la otra ordena remitirla a la Compaa Aseguradora para efectos del rendimiento de
la caucin.
Resguarda la fianza o caucin original en un archivo de acceso restringido, creado
al efecto.
Emite formulario de solicitud del Fondo de Cambio, lo firma, sella y remite al
Cajero General indicado, para que solicite cheque a Contabilidad, lo enve al cobro
y posteriormente entregue el efectivo al Cajero a su cargo.

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Manual de Procesos Operativos Cajas

03.04.01.02 Manejo Inicial del Fondo de Cambio

Sector: Cajas
Responsable: Cajero

Recibe nota informando la asignacin del Fondo de Cambio, las instrucciones para
la firma de la fianza de fidelidad correspondiente y el Reglamento de Caja.
Procede segn lo indicado, entregando la fianza al Gerente General/Filial.
Al momento de apertura de caja, recibe del Cajero General, el importe del dinero
asignado para la operatoria diaria, integra formulario de reposicin de caja,
indicando el importe que recibe, en nmeros y letras, lo firma y sella y lo entrega al
Cajero General.

Sector: Cajas
Responsable: Cajero General

Recibe copia de la nota de asignacin del Fondo de Cambio al Cajero bajo su


mando y la fotocopia de la fianza firmada por ste con el sello y firma del Gerente
General/Filial al dorso de la misma.
Registra en una planilla fecha de recepcin de la nota, Nombre y Nmero del Cajero
y el importe del Fondo de Cambio asignado al mismo.
Archiva la documentacin recibida en un flder organizado por Nmero de Cajero.
Recibe formulario de solicitud del Fondo de Cambio autorizado por el Gerente
General y lo remite a Contabilidad, solicitando el cheque correspondiente.
Recibe cheque, lo ingresa al sistema contable como recibido y enviado al cobro.
Recibe el efectivo contra entrega del recibo del cheque, firmado por el Banco.
Ingresa al sistema y contabiliza la operacin de recepcin de efectivo.
Al momento de apertura de cajas, entrega al Cajero el importe del dinero asignado
para la operatoria diaria, recibiendo el formulario de reposicin de caja, integrado y
firmado por ste el cual firma y sella.
Archiva el comprobante con la documentacin de caja para control.

Sector: Contabilidad
Responsable: Jefe Contable

Recibe formulario de solicitud de Fondo de Cambio, controla monto y la


correspondiente autorizacin del Gerente General/Filial.
Si encuentra todo correcto, autoriza con firma y sello sobre el original y copia,
confecciona cheque por el monto de la reposicin y remite al Cajero General junto
con el formulario de reposicin autorizado.
Registra contablemente la operacin.

6
Manual de Procesos Operativos Cajas

Si encuentra anomalas remite la documentacin indicando las falencias encontradas


para su regularizacin y reenvo.

7
Manual de Procesos Operativos Cajas

03.04.02 Reposicin del Fondo de Cambio al Cierre del Da

03.04.02.01 Reposicin del Nivel de Efectivo

Sector: Caja
Responsable: Cajero General

Al cierre del da, controla el nivel de efectivo en posesin de la Oficina Principal o


Filial.
Verifica si los fondos son suficientes para la operatoria diaria del da siguiente.
Segn el resultado obtenido de la verificacin, efecta las siguientes acciones:
- Si son insuficientes y no superan al monto autorizado, confecciona
formulario de reposicin de fondo de cambio en original y dos copias,
remitindolo al Gerente General/Filial para su autorizacin, obtenida la cual,
enva a Contabilidad original y la primera copia, reserva la segunda en
espera de autorizacin.
- Si son insuficientes, pero superiores al monto autorizado, Confecciona
formulario de reposicin de Fondo de Cambio con dos copias- indicando
los motivos del incremento de los fondos y remite original y copia al
Gerente General para su autorizacin.
- Si son suficientes y superan al monto autorizado, confecciona boleta de
depsito por el importe que excede al permitido.
- Si son suficientes y no superan al monto autorizado, da por finalizado el
control sin ninguna accin adicional.
En oportunidad de presentarse el Camin de Caudales (Banco), segn la accin
realizada, como resultado de la verificacin de fondos indicada:
- Si fueron fondos insuficientes y no superaron el monto autorizado, procede a
entregar cheque emitido por Contabilidad, a cambio del cual le hacen
entrega del dinero equivalente junto con el recibo del cheque. Cuenta el
dinero.
- Si fueron fondos suficientes pero superiores a los autorizados, procede a
entregar boleta de depsito y copia de la misma con el dinero excedente,
recibiendo dicha copia firmada.
Ingresa al sistema y contabiliza segn la accin efectuada.
Remite copia de la documentacin (copia de boleta de depsito firmada o recibo de
cheque, segn corresponda) a Contabilidad para control.
Archiva copia del formulario correspondiente, firmada por el Banco, con la
documentacin de caja para control.

Sector: Contabilidad
Responsable: Jefe Contable

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Manual de Procesos Operativos Cajas

Recibe formulario de reposicin de Fondo de Cambio, controla monto y la


correspondiente autorizacin del Gerente General/Filial.
Si encuentra todo correcto, autoriza con firma y sello sobre el original y copia,
confecciona cheque por el monto de la reposicin y remite al Cajero General junto
con el formulario de reposicin autorizado.
Registra contablemente la operacin.
Archiva copia del formulario de solicitud.
Si encuentra anomalas remite la documentacin indicando las falencias encontradas
para su regularizacin y reenvo.

Sector: Gerencia General/Filial


Responsable: Gerente General/Filial

Recibe formulario de reposicin y/o incremento de Fondo de Cambio, firmado por


el Cajero General. Controla la solicitud y, si encuentra todo conforme, firma y sella
original y copia y lo remite a Contabilidad.
En caso de considerarlo necesario, solicita explicaciones sobre el contenido de la
solicitud.

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Manual de Procesos Operativos Cajas

03.04.03 Reposicin del Fondo de Cambio Durante Operatoria del Da

03.04.03.01 Solicitud de Reposicin de Caja

Sector: Caja
Responsable: Cajero con insuficiencia de fondos

Durante el desarrollo de las operaciones del da, detecta que los fondos son
insuficientes para seguir operando.
Solicita al Cajero General, reposicin de caja.
Si los fondos que recibe en reposicin, provienen del margen de seguridad de la
Oficina Principal o Filial para suplir insuficiencias de las cantidades asignadas a los
cajeros o, en ausencia de este margen, provienen de una reposicin de Fondo de
Cambio originada en un cheque emitido por Contabilidad por el cual se recibe
efectivo, recibe formulario de reposicin de caja por duplicado, firmado por el
Cajero General, verifica fecha, Nombre y Nmero de Cajero, importe en nmeros y
letras y tipo de moneda, firma y sella original y lo entrega al Cajero General a
cambio del dinero equivalente, el cual cuenta y guarda. Recibe copia firmada del
formulario y lo archiva con la documentacin de caja para control.
Si los fondos que recibe en reposicin, provienen de otro Cajero, recibe formulario
de Pase de Caja por duplicado, autorizado por el Cajero General, verifica fecha,
Nombre y Nmero de Cajero, importe indicado en nmeros y letras, tipo de moneda
que recibe, lo firma, sella y entrega original al Cajero General, recibiendo de ste el
dinero, el cual cuenta y guarda.
Archiva la copia con documentacin de caja para control.
Si no hay existencia de fondos en el margen de seguridad para cubrir insuficiencias
de efectivo y, otros Cajeros no tienen dinero disponible para efectuar un pase de
caja, recibe instruccin del Cajero General de efectuar los pagos que se presenten
mediante cheques, hasta tanto reciba la reposicin de Fondo de Cambio.

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Manual de Procesos Operativos Cajas

03.04.03.02 Autorizacin y Obtencin de Reposicin de Caja

Sector: Caja
Responsable: Cajero General

Recibe solicitud de reposicin de caja de un Cajero.


Verifica si hay fondos del margen de seguridad, reservado para suplir insuficiencias
de las cantidades asignadas a los cajeros.
Si hay fondos, integra en original y copia formulario de reposicin de caja, lo firma,
sella y entrega, junto con el dinero equivalente, al Cajero recibiendo a cambio,
original firmado por ste.
Archiva el formulario firmado con la documentacin de caja para control.
Si no hay fondos en dicho margen, consulta con los restantes Cajeros si disponen de
fondos para transferir.
Si algn Cajero dispone de fondos, confecciona formulario de Pase de Caja por
duplicado, marcando la opcin He Entregado, indicando fecha, Nombre y
Nmero del Cajero, importe -en nmeros y letras- y tipo de moneda que dicho
Cajero transfiere, lo firma, sella.
Confecciona otro formulario de Pase de Caja por duplicado, marcando la opcin
He Recibido, indicando fecha, Nombre y Nmero del Cajero que recibir la
transferencia de efectivo, importe -en nmeros y letras- y tipo de moneda, lo firma y
sella.
Entrega el formulario de pase con la opcin marcada He Entregado y Retira el
efectivo del Cajero con disponibilidad de fondos, junto con el original del
formulario firmado por ste, entregndole a cambio el duplicado del mismo.
Entrega el formulario de pase con la opcin marcada He Recibido y entrega el
efectivo al Cajero con insuficiencia de fondos junto con el duplicado del formulario
de pase, recibiendo el original firmado por ste.
Archiva los originales de los formularios de pase de caja con la documentacin de
caja para control.
Si no hay existencia de fondos en toda la Oficina Principal o Filial para cubrir
insuficiencia de efectivo, procede a solicitar reposicin de Fondo de Cambio
mediante el formulario correspondiente (ver punto 03.04.20.01 Reposicin del
Nivel de Efectivo).
Instruye al Cajero sin fondos disponibles, efectuar los pagos que se presenten,
mediante cheques hasta tanto se reciba el cheque de Contabilidad y se obtenga el
efectivo equivalente, oportunidad en que se le repondr el efectivo faltante.

Sector: Caja
Responsable: Cajero con disponibilidad de fondos

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Manual de Procesos Operativos Cajas

Recibe consulta del Cajero General sobre si posee disponibilidad de fondos para
efectuar un pase de los mismos a otro Cajero a lo cual responde en forma positiva.
Entrega el dinero al Cajero General, recibe formulario firma de Pase de Caja con
la opcin He Entregado marcada, verifica fecha, Nombre y Nmero de Cajero,
importe en nmeros y letras- y tipo de moneda que transfiere, firma, sella y entrega
original, conserva copia del mismo firmada.
La archiva con documentacin de caja para control.

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Manual de Procesos Operativos Cajas

03.04.04 Cierre del Da

03.04.04.01 Control del Efectivo

Sector: Cajas
Responsable: Cajero

Transcurrida la operatoria del da, emite los reportes de las transacciones efectuadas
por Caja.
Realiza recuento de efectivo y controla con el saldo que arroja el reporte del sistema
(Hoja de Colecta).
Si no existe diferencia, remite comprobantes y reportes conciliados al Cajero
General para su control.
Si existe diferencia de Caja, confecciona formulario -por duplicado- con detalle del
faltante o sobrante, lo firma, sella y enva junto con los comprobantes y reportes
emitidos, al Cajero General para su control.
Solicita firma del duplicado al Cajero General y lo guarda como comprobante
personal.

Sector: Cajas
Responsable: Cajero General

Recibe reportes emitidos por el sistema, comprobantes y, de existir, formularios con


detalle de faltantes o sobrantes, en original y copia.
Firma copia del formulario y lo remite al Cajero que origin la diferencia.
Controla reportes con comprobantes.
Si existen diferencias, remite reportes y comprobantes al Cajero que origin las
mismas para que confeccione el correspondiente formulario, lo firme, selle y se lo
remita con toda la documentacin.
Si no existen diferencias, confecciona boleta de depsito por duplicado.
Confecciona boleta de depsito en original y dos copias. Entrega efectivo con boleta
de depsito original al camin de caudales del Banco y recibe las dos copias
selladas y firmadas. Archiva segunda copia.
Si existe diferencia de Caja, confecciona comprobante de partidas por duplicado,
con los importes de los faltantes o sobrantes, segn corresponda, lo firma, sella y lo
registra contablemente.
Archiva duplicado.
Remite a Contabilidad el comprobante de partidas, primera copia de la boleta de
depsito, reportes y dems comprobantes para su control y archivo.

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Manual de Procesos Operativos Cajas

03.04.04.02 Control y Registro de Diferencias de Caja

Sector: Contabilidad
Responsable: Auxiliar Contable

Recibe y controla comprobantes con reportes del sistema contra los movimientos y
saldos contables.
Si verifica diferencias, solicita al Cajero General la inmediata regularizacin.
Archiva documentacin.

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Manual de Procesos Operativos Cajas

03.04.05 Operatoria de Ventanillas

03.04.05.01 Registro de Operatoria de Ventanillas

Sector: Caja
Responsable: Responsable de Ventanilla

Rene toda la documentacin generada en la operatoria diaria de ventanilla y la remite a


la Oficina de la cual depende, para su registro.
Si recibe reclamos por diferencias detectadas, verifica si se originan por documentacin
no remitida, en cuyo caso la remite al Sector Caja de la Oficina Principal.
Si se producen por operaciones errneas que dieron lugar a faltantes o sobrantes de
caja, elabora un comprobante de partidas por la diferencia, lo firma, sella y remite al
Sector Caja de la Oficina de la cual depende.

Sector: Caja
Responsable: Cajero General

Recibe diariamente la documentacin remitida por las ventanillas. Verifica las hojas de
colecta con la documentacin de respaldo y el dinero restante en caja. Si surgiera algn
faltante de documentacin o error en la hoja de colecta, reclama a la ventanilla
correspondiente hasta recibir solucin.
Efecta los registros correspondientes en el sistema contable.
Remite la documentacin a Contabilidad para control.
Si recibe notificacin de diferencias detectadas por parte de Contabilidad verifica si las
mismas tienen origen en:
- Sistemas por problemas de parametrizacin: en este caso solicita
modificaciones a Sistemas solicitando fecha de solucin.
- Documentacin faltante: en este caso remite a Contabilidad la
documentacin que fuera omitida en el envo.
- Diferencia de caja (faltante o sobrante), por la cual solicitar comprobante
de partidas al Encargado de Ventanilla, por el importe del sobrante o faltante
de caja, segn corresponda, el cual una vez recibido y verificado, ingresa al
sistema contable y remite a Contabilidad para su control y archivo.

Sector: Contabilidad
Responsable: Auxiliar Contable

Recibe la documentacin y verifica que la operatoria de ventanilla registrada


contablemente se corresponda con la documentacin de respaldo.
Si existen diferencias, solicita regularizacin al Sector Caja.

15
Manual de Procesos Operativos Cajas

Si no existen diferencias, archiva conciliacin.

16
Manual de Procesos Operativos Cajas

03.04.06 Caso de Asalto

03.04.06.01 Notificacin a la DGIC

Sector: Seguridad
Responsable: Personal de Seguridad

Se produce un asalto a las cajas de la Cooperativa durante el desarrollo de sus


actividades, dndose a la fuga los autores del hecho.
Inmediatamente procede a cerrar la Cooperativa para evitar el ingreso o egreso de
personas a la misma, solicitando a las presentes que permanezcan hasta la llegada
del personal policial, a los efectos de efectuar la denuncia correspondiente.
Instruye que no se modifique la escena del robo, indicando no tocar los elementos
que se encuentren en el lugar de la misma.
Realiza llamado telefnico o por otro medio -en caso de inoperancia de aqul- a la
Direccin General de Investigacin Criminal (DGIC), notificando el hecho
delictivo.

Sector: Gerencia General/Filial


Responsable: Gerente General/Filial

Convoca en forma inmediata al Presidente de la Junta Directiva y a la Junta de


Vigilancia y al Auditor Interno, para que estn presentes en el momento de efectuar
la denuncia correspondiente.

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Manual de Procesos Operativos Cajas

03.04.06.02 Toma y Firma de Denuncia

Sector: Junta Directiva


Responsable: Presidente de la Junta Directiva

La DGIC procede a efectuar un arqueo para determinar el faltante y otras prdidas.


Toma la denuncia de la Cooperativa, en presencia del Presidente de la Junta
Directiva y de la Junta de Vigilancia o Auditor Interno.
Toma denuncia del personal, de los afiliados y dems personas damnificadas por el
hecho.
Obtiene copia de identidad de todos los testigos y damnificados.
La DGIC presenta la denuncia que tomara de la Cooperativa, en la cual consta la
determinacin del faltante de efectivo y dems prdidas, redactada por duplicado,
para la firma del Presidente de la Junta Directiva.
La lee y si est conforme la firma y sella en original y duplicado, conservando este
ltimo firmado por personal actuante de la DGIC.
Si lo considera necesario solicita aclaraciones a quien corresponda, sobre
situaciones u otros elementos vertidos en la denuncia bajo su firma.

18
Manual de Procesos Operativos Cajas

03.04.06.03 Contabilizacin del faltante de Caja

Sector: Caja
Responsable: Cajero General

Obtiene fotocopia del duplicado de la denuncia y confecciona un comprobante de


partidas por el importe del efectivo faltante que figura en la misma, lo firma, sella y
enva a la firma del Gerente General y/o Junta Directiva, segn el monto del cual se
trate, adjuntndole fotocopia de documentacin de respaldo con recibo en original y
copia, guardando la segunda copia de ste en espera de conformidad.
Confecciona requerimiento de cheque a Contabilidad para reposicin del Fondo de
Cambio faltante, lo firma, sella y remite al Gerente General con recibo en original y
copia, guardando la segunda copia de ste en espera de conformidad.
Recibe comprobante de partidas firmado, lo ingresa al sistema contable.
Recibe cheque de Contabilidad, firma copia del recibo.
Enva comprobante de partidas con documentacin de respaldo a Contabilidad para
su control y archivo, juntamente con la copia del recibo del cheque.
Remite fotocopia del cheque a la Junta de Vigilancia.

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Manual de Procesos Operativos Cajas

03.04.06.04 Levantamiento de Acta y Notificacin a la Ca. de Seguro

Sector: Junta de Vigilancia


Responsable: Auditor Interno

Obtiene el duplicado de la denuncia firmada por el Presidente de la Junta


Directiva y la DGIC y fotocopia de la misma. Levanta un acta detallando en la
misma el hecho producido, los faltantes en dinero y otras prdidas ocasionadas
utilizando como fuente de informacin la denuncia indicada.
La firma y remite a la firma de la Junta Directiva con fotocopia del duplicado de
la denuncia.
Recibe fotocopia del cheque solicitado por el Cajero General a Contabilidad por
reposicin del Fondo de Cambio robado.
Confecciona el formulario correspondiente, en original y copia, para notificar a
la Compaa de Seguro, adjuntando a la misma fotocopia de la denuncia y copia
del cheque emitido oportunamente por Contabilidad para reposicin del Fondo
de Cambio faltante como consecuencia del asalto, indicando en caso que la
pliza cubra otras prdidas- que se notificar a la brevedad, la valuacin de las
otras prdidas sufridas.
Archiva el original del duplicado de la denuncia y copia del formulario enviado
a la Compaa de Seguro.

20
Manual de Procesos Operativos Cajas

03.04.07 Fondo de Caja Chica

03.04.07.01 Creacin y Asignacin del Fondo de Caja Chica

Sector: Junta Directiva


Responsable: Junta Directiva

Mediante resolucin especial, la Junta Directiva autoriza los montos de los Fondos
de Caja Chica.
La Cooperativa difunde la resolucin especial a los Gerentes y Jefes involucrados.

Sector: Gerencia General / Filial


Responsable: Gerente General / Gerente de Filial

Recibe la resolucin especial que determina los montos que corresponden en


concepto de Fondo de Caja Chica.
Procede a situar el Fondo, para lo cual ordena emitir nota (por duplicado) que firma,
sella y remite al empleado de la Cooperativa que tendr a su cargo el manejo del
mismo, indicando en la misma que se proceder a situar el Fondo a su favor, e
instruyndolo sobre la firma de un pagar en calidad de fianza por el importe del
dinero asignado. Asimismo, adjunta Reglamento de Caja, en donde el destinatario
encontrar la normativa que deber cumplir respecto del Fondo de Caja Chica, y de
la cual no podr alegar desconocimiento a partir del momento en que reciba el
dinero del Fondo.
Hace archivar el duplicado de la nota enviada.
Ordena emitir nota a Contabilidad, con duplicado, solicitando emisin del cheque
dentro de los lmites de montos establecidos en el Reglamento de Caja o resolucin
especial emitida por la Junta Directiva, que lo complemente. Asimismo indica el
nombre de la persona responsable del Fondo.
Hace archivar copia.
En oportunidad de recibir el cheque de Contabilidad, devuelve el recibo firmado
con su conformidad.
Presenta el cheque en Caja y percibe el efectivo.
Recibe el efectivo que entrega al Encargado del Fondo de Caja Chica contra recibo
firmado por parte de ste, juntamente con el pagar firmado a modo de fianza.
Ordena guardar en archivo restringido la fianza y el recibo.

Sector: Contabilidad
Responsable: Jefe Contable

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Manual de Procesos Operativos Cajas

Recibe la solicitud de emisin del cheque firmada por el Gerente General/Filial.


Controla nombre de la persona responsable del Fondo de Caja Chica, concepto y
monto, asignando el mismo en funcin del preestablecido en el Reglamento de Caja
para la Filial de que se trate.
Emite el cheque y lo enva con recibo, por duplicado, para obtener conformidad.
Registra contablemente la operacin.
Recibe y archiva recibo conformado.

22
Manual de Procesos Operativos Cajas

03.04.07.02 Manejo Inicial del Fondo de Caja Chica

Sector: reas Operativas


Responsable: Administrador o Encargado de Caja Chica

Recibe nota informando la asignacin del Fondo de Caja Chica, las instrucciones
para la firma de la fianza correspondiente y el Reglamento de Caja.
Procede segn lo indicado, entrega la fianza al Gerente General/Filial, recibe el
dinero asignado, por el cual firma un recibo que entrega al Gerente y una caja de
seguridad metlica bajo llave en la cual introduce el dinero recibido.
Recibe requerimiento de efectivo del rea Operativa, para la compra de un
suministro de oficina.
Verifica que el importe solicitado no supere al permitido por cada transaccin- por
el Reglamento de Caja.
Si supera el importe permitido por cada transaccin, solicita que el requerimiento
sea autorizado por el Gerente General, obtenido el cual solicita emisin de cheque
por dicho importe a Contabilidad.
Si no supera el importe permitido por cada transaccin o habindolo superado, se
recibi cheque, emite Vale de Caja Chica en el cual coloca fecha, nombre y
Sector de la persona que lo retira, importe en nmeros y letras y nmero de cheque,
si este ltimo correspondiera.
Lo entrega a la persona solicitante (la cual debe tener firma autorizada) para que
firme el mismo contra entrega del efectivo o cheque, segn corresponda y le indica
a sta, que debe presentar el correspondiente comprobante respaldatorio del gasto
antes de transcurridos dos das hbiles, contados a partir de la fecha de la emisin
del Vale de Caja Chica.
Archiva el Vale de Caja Chica firmado en caja metlica bajo llave.
Diariamente verifica que los Vales de Caja Chica no tengan una antigedad
superior a dos das hbiles contados desde su emisin.
Si encuentra vales no rendidos, habiendo transcurrido el plazo indicado, efecta el
reclamo a la persona que firm el vale que presenta atraso de rendicin, para que
proceda a efectuar la misma.
Si no obtiene la rendicin despus de transcurrido igual plazo desde el primer
reclamo, confecciona nota -con dos copias- al Gerente General, informando el
hecho y queda a la espera de una resolucin de su parte. Archiva segunda copia en
espera de la primera firmada como acuse de recibo.
En oportunidad de recibir los comprobantes que dan lugar a la liquidacin del Vale
de Caja Chica, verifica que los mismos se refieran a compras efectuadas dentro de
los fines especficos establecidos en el Reglamento de Caja para lo relativo al Fondo
de Caja Chica y procede a colocarles el sello PAGADO.
Si el gasto realizado no est dentro de los objetos indicados en el Reglamento de
Caja, reclama la restitucin del efectivo a la persona que firm el Vale de Caja
Chica, obtenido el cual, procede a la destruccin de aqul.

23
Manual de Procesos Operativos Cajas

Si se encuentra dentro de los fines especficos establecidos en el Reglamento de


Caja, en presencia de la persona que efecta la rendicin- completa el Vale de
Caja Chica con los datos del comprobante que recibe, lo firma y archiva en un
flder habilitado al efecto, el cual conservar por el tiempo indicado en el
Reglamento de Caja.
Si el gasto efectuado fuera por un importe inferior al que se indic en el Vale, recibe
la diferencia de efectivo y la guarda en caja metlica bajo llave.
Si el gasto efectuado fuera superior al importe indicado en el Vale, sin superar el
lmite admitido por cada transaccin, entrega la diferencia en efectivo a la persona
que presenta el comprobante.
Si el gasto efectuado fuera superior al importe indicado en el Vale y supera el lmite
admitido por cada transaccin, solicita a la persona que llev el efectivo,
confeccione requerimiento solicitando autorizacin del gasto al Gerente General.
Obtenida la misma, acusa recibo de la copia y solicita cheque a Contabilidad por el
total del importe del gasto excedido, adjuntado el original del requerimiento
autorizado por el Gerente General.
Recibe cheque y lo cobra en la Caja. Una vez que recibe el efectivo, completa y
firma el Vale de Caja Chica -segn se indic- y entrega la diferencia del efectivo
a la persona que presenta el comprobante del gasto, a cambio del mismo.
Remite copia firmada del recibo que hubiera recibido de Contabilidad.
Guarda los comprobantes de la liquidacin en caja metlica bajo llave.

Sector: Contabilidad
Responsable: Jefe Contable

Recibe la solicitud de emisin del cheque con autorizacin adjunta, firmada por el
Gerente General/Filial.
Emite el cheque y lo enva con recibo, por duplicado, para obtener conformidad del
Administrador del Fondo de Caja Chica.
Registra contablemente la operacin.
Recibe y archiva recibo conformado.

Sector: reas Operativas


Responsable: Jefe de rea Operativa

Confecciona requerimiento, en original y copia, para la compra de suministro de


Oficina, cuyo costo es superior al admitido por el Reglamento de Caja, por cada
transaccin efectuada con el Fondo de Caja Chica. Lo firma, sella y remite al
Gerente General.
Recibe requerimiento autorizado por el Gerente General y lo entrega al Encargado
del Fondo de Caja Chica para su envo a Contabilidad solicitando cheque. Recibe
copia firmada como acuse de recibo.
Entrega al Encargado del Fondo de Caja Chica, comprobante del gasto efectuado,
recibiendo si correspondiera- diferencia de efectivo si el gasto efectuado fuera

24
Manual de Procesos Operativos Cajas

mayor, dentro de los lmites admitidos, al importe que figuraba en el Vale de Caja
Chica.
Verifica que el Encargado del Fondo de Caja Chica complete el Vale con los datos
del comprobante y que lo firme en seal de conformidad.

Sector: Gerencia General / Filial


Responsable: Gerente General / Gerente de Filial

Recibe requerimiento por gasto superior al lmite admitido por el Reglamento de


Caja por cada transaccin. Verifica, firma y sella, remitindolo al rea Operativa
solicitante.
En caso de considerarlo necesario, solicita detalles o aclaraciones al Jefe del rea
solicitante, sobre el gasto objeto de autorizacin.

25
Manual de Procesos Operativos Cajas

03.04.07.03 Reposicin del Fondo de Caja Chica

Sector: reas Operativas


Responsable: Administrador o Encargado de Caja Chica

Detecta la necesidad de reembolso del fondo de caja chica, por agotamiento del mismo
en el porcentaje indicado en el Reglamento de Caja. Controla comprobantes para enviar
a Contabilidad.
Emite solicitud de reembolso del fondo de caja chica, en original y dos copias, en la
misma detalla los comprobantes que adjunta (nmero de factura, recibo, ticket, fecha
de emisin, concepto e importe), firma y enva original y primera copia al Gerente
General para su autorizacin y remisin a Contabilidad y archiva la segunda copia en
espera de la primera firmada como acuse de recibo.
Recibe copia firmada, cheque y nota de envo la cual firma y remite a Contabilidad.
Cobra el cheque en la Caja.
Guarda el efectivo del cheque cobrado, en caja metlica bajo llave.

Sector: Contabilidad
Responsable: Jefe Contable

Recibe solicitud de reembolso del fondo de caja chica, firma copia y remite al rea
solicitante.
Controla que todos los comprobantes que amparan cada reembolso contengan los datos
de identificacin y autorizacin requeridos como as tambin el monto y tipo de gasto
del cual se solicita reembolso, verificando que todo se encuentre conforme con el
Reglamento de Caja.
Si detecta anomalas, realiza el reclamo correspondiente al Encargado de Caja Chica.
Encontrado todo conforme, emite cheque a nombre del Encargado del Fondo y lo
remite con recibo para obtener conformidad. Archiva copia del mismo en espera del
original firmado.
Registra contablemente la operacin.
Recibe original del recibo firmado, el cual archiva.

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Manual de Procesos Operativos Cajas

03.05 Diagrama de Flujos

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Manual de Procesos Operativos Cajas

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Manual de Procesos Operativos Cajas

Ciclo Caja Cierre del Da

Cajero General Contabilidad Multisector Descripcin


Cajeros

1
1-Inicio de Proceso

2-Proceso no representado: Operatoria


del Da
2

3-Emisin de reportes de transacciones


3 por caja.

4
4- Cuenta efectivo y controla con el
saldo que arroja el reporte de sistemas
(hoja de colecta)
no
5

si 8

5-Existe diferencia de Caja?


6
6-Confecciona formulario por duplicado
si con detalle de faltante o sobrante y
9 envia conjuntamente con todos los
comprobantes y reportes emitidos.
no
7- Se hace firmar el duplicado como
comprobante personal. Proceso no
10 respresentado

8-Controla reportes con comprobantes,

7 9-Existen diferencias?
10-Confecciona boleta de depsito en
original y dos copias. Entrega efectivo
con boleta original al camin de
caudales del Banco y hace sellar y
11 firmar las dos copias. Enva reportes y
comprobantes a Contadura.
Archiva copia de boleta de depsito.
11-Controla comprobantes con
no reportes del sistema.
12
12- Existen diferencias?

si 13- Solicita regularizacin al Cajero


General.
14- Analiza y confecciona
14 13
comprobante de partidas por la
diferencia de Caja, lo firma, sella y
registra en la contabilidad.
Archiva copia de comprobante.
15 16
15- Remite comprobante de partidas
con documentacin de respaldo a
Contabildad para su control y archivo.

17 16-Archiva documentacin
17-Fin de proceso.

29
Manual de Procesos Operativos Cajas

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Manual de Procesos Operativos Cajas

Ciclo Caja Caso de Asalto

Junta
Entidades Personal de Junta de Gerente Cajero
Externas Seguridad
Directiva
Vigilancia General/Filial General
Multisector Descripcin
(Presidente)

1 1 Inicio de Proceso

2 Se produce un asalto a las cajas de la


Cooperativa.
2

3 Cierra la Cooperativa para evitar el


3 ingreso o egreso de personas. Solicita a
las presentes permanezcan hasta la
llegada de personal policial quien tomar
las denuncias correspondientes.

4 4 Instruye no modificar la escena del


robo ni tocar los elementos que se
encuentren en el lugar de la misma.

5 5 Realiza llamado telefnico o por otro


medio, notificando el hecho delictivo a la
DGIC.

6 Convoca en forma inmediata al


7 6 Presidente de la Junta Directiva
(Presidente) y a la Junta de Vigilancia o
Auditor Interno en ausencia de esta ltima,
a los efectos de que presencien la
8 denuncia que corresponde por parte de la
Cooperativa.

7 Constituida la DGIC en el lugar,


Dup.. efecta un arqueo para determinar el
Dcia. faltante y otras prdidas. Toma la
(DD) Dcia. denuncia de la Cooperativa, en presencia
Orig. 9 del Presidente y del Auditor Interno.
Toma denuncia de todos los damnificados
(personal, afiliados y dems personas).
Obtiene copia de identidad de los testigos
NO y damnificados.
10

SI 8 Presenta denuncia que tomara de la


Cooperativa redactada por duplicado para
la firma del Presidente.
11
9 La lee.

10 Necesita aclaraciones?
12
11 Si lo considera necesario efecta
consultas sobre el contenido de la misma.

Dup.. 12 Firma y sella original y duplicado y lo


Dcia.
13 Dcia. entrega a la DGIC.
Orig.
(DD)
13 La DGIC firma y sella original y
duplicado de la denuncia (DD) y entrega
Dup..
este ltimo al Presidente.
Dcia. 14 15
(DD)
14.-.Recibe DD y lo entrega al Auditor
Interno.
Dup.. Dup.. Fot.
Dcia. Dcia. Dup.. 15 Recibe DD, obtiene fotocopia y la
(DD) (DD) Dcia. remite al Cajero General. Archiva DD.
(DD)

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Manual de Procesos Operativos Cajas

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Manual de Procesos Operativos Cajas

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Manual de Procesos Operativos Cajas

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Manual de Procesos Operativos Cajas

03.06 - Aspectos Impositivos

No es aplicable.

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Manual de Procesos Operativos Cajas

03.07 - Aspectos Contables

Fondo de Cambio:

Registros contables bsicos que se producen en relacin al Fondo de Cambio:

a) Con la emisin del cheque, para crear el Fondo:


D/H Cta. N Cta. Descripcin Observacin

D 101105.01 Cheques y Valores al Cobro


Por el monto del Fondo de
H 101102.0201 Cuenta de Cheques Cambio.

b) Con el cobro del cheque:


D/H Cta. N Cta. Descripcin Observacin

D 101101.01 Fondo de Cambio


Por el monto del Fondo de
H 101105.01 Cheques y Valores al Cobro Cambio.

c) Con la entrega de efectivo para depositar en bancos:


D/H Cta. N Cta. Descripcin Observacin

D 101102.0201 Cuenta de Cheques


Por el importe entregado para
H 101101.01 Fondo de Cambio depsito

d) Con la entrega de efectivo al Cajero General:


D/H Cta. N Cta. Descripcin Observacin

D 101101.02 Caja de Reserva


Por el importe entregado para
H 101101.01 Fondo de Cambio reserva

e) Con la recepcin de efectivo, desde la Caja de Reserva, para reposicin del Fondo:
D/H Cta. N Cta. Descripcin Observacin

D 101101.01 Fondo de Cambio


Por el importe recibido para

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Manual de Procesos Operativos Cajas

D/H Cta. N Cta. Descripcin Observacin

H 101101.02 Caja de Reserva reposicin del Fondo

Fondo de Caja Chica:

Registros contables bsicos que se producen en relacin al Fondo de Caja Chica:

a) Con la emisin del cheque, para crear el Fondo:


D/H Cta. N Cta. Descripcin Observacin

D 101105.01 Cheques y Valores al Cobro


Por el monto del Fondo de
H 101102.0201 Cuenta de Cheques Caja Chica

b) Con el cobro del cheque:


D/H Cta. N Cta. Descripcin Observacin

D 104102.01 Caja Chica


Por el monto del Fondo de
H 101105.01 Cheques y Valores al Cobro Caja Chica

c) Con el reembolso por la rendicin de gastos:


D/H Cta. N Cta. Descripcin Observacin

D 5021XX.XX Gastos de Administracin


relativos a papelera y tiles
de oficina, artculos de aseo,
gastos de transporte y de
alimentacin. Por el monto de los gastos
D 101105.01 Cheques y Valores al Cobro rendidos con los
correspondientes comprobantes
H 104102.01 Caja Chica

H 101102.0201 Cuenta de Cheques

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Manual de Procesos Operativos Cajas

03.08- Formularios y Listados


03.08.01 - Fondo de Cambio

03.08.01.01 - Comprobante de Entrega o Recibo de Valores de la Caja de Reserva

COOPERATIVA &&&&&&
COMPROBANTE DE ENTREGA O RECIBO DE VALORES
DE LA CAJA DE RESERVA

FECHA

OFICINA:

HE RECIBIDO
Firmo el presente como constancia de que en esta fecha:
HE ENTREGADO

BILLETES LEMPIRAS DOLARES

L 500,00 L ..................... UDS $ ..


L 100,00 L. Cambio L : ..
L 50,00 ... L TOTAL L : ..
L 20,00 L
L 10,00 L
L 5,00 L
L 2,00 L
L 1,00 L
TOTAL L

Cantidad en letras..................................................
.

___________________________ _____________________________
Firma y Sello Cajero N . Firma Autorizada y Sello
Aclaracin de Firma:
.

38
Manual de Procesos Operativos Cajas

03.08.01.02 - Comprobante de Pase de Valores entre Cajas

COOPERATIVA &&&&&&
COMPROBANTE DE PASE DE VALORES ENTRE CAJAS

FECHA
OFICINA:

HE RECIBIDO
Firmo el presente como constancia de que en esta fecha:
HE ENTREGADO

BILLETES LEMPIRAS DOLARES

L 500,00 L ..................... UDS $ ..


L 100,00 L. Cambio L : ..
L 50,00 ... L TOTAL L : ..
L 20,00 L
L 10,00 L
L 5,00 L
L 2,00 L
L 1,00 L
TOTAL L

Cantidad en letras..................................................
.

___________________________ _____________________________
Firma y Sello Cajero N . Firma Autorizada y Sello
Aclaracin de Firma:
.

39
Manual de Procesos Operativos Cajas

03.08.02 - Fondo de Caja Chica

03.08.02.01 - Vale de Caja Chica

COOPERATIVA &&&&&&
VALE DE CAJA CHICA

Oficina: Fecha

En la fecha recib Lps. ............

Cantidad en letras ..

cuya rendicin me comprometo a efectuar, conforme a las condiciones y plazos


establecidos en el Reglamento de Caja de la Cooperativa.

Sector: _____________________

Nombre y Apellido:______________________________

Firma: __________________________________

El da recib los siguientes comprobantes de rendicin:

Factura/Recibo/ Importe Concepto


Ticket N:

TOTAL ............ _________________


Importe del Vale_________________
Diferencia (*) __________________
(*)Importe entregado/recibido por diferencia entre el total de comprobantes rendidos y el vale de
caja chica (tachar lo que no corresponda).

.. .
Firma del Encargado de Caja Chica Firma y sello de quien presenta rendicin

40
Manual de Procesos Operativos Cajas

03.09- Niveles de Autorizacin

Los fondos de cambio y de caja chica son autorizados por la Junta Directiva mediante
resolucin especial.

La Junta Directiva autoriza, por medio del Gerente General, los montos que maneja cada
Oficina.

Las transacciones efectuadas por Caja debern contar con las autorizaciones de los niveles
previstos en el Reglamento de Caja.

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Manual de Procesos Operativos Cajas

03.10 Glosario

Rendicin: presentacin de comprobantes respaldatorios de los gastos efectuados.

42
Manual de Procesos Operativos Cajas

03.11 - Modificaciones

Fecha de Acta de Junta Directiva Fecha Aprobacin Creacin/


Vigencia de Junta Directiva Modificacin /
Reemplazo
Creacin

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