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Procedimentos de tratamento técnico: Identificação de documentos

1- Registo e carimbagem
Livro de Assento
O livro de assento manual é substituído pela impressão de listagem no software Porbase5: 1. Pesquisar no Pacwin (pesquisa avançada) por números de registo. 2. Escolher modelo de visualização personalizado “Livro de Registo” e ordenar por número de registo. 3. Imprimir a listagem. 4. Depositar nos serviços administrativos: o Cada página será numerada sequencialmente com colocação de selo branco; o Arquivamento e regras de manipulação a cargo dos serviços administrativos.

Número de registo
Cada documento possui um número único de registo: • A numeração é crescente, contínua e iniciada em “1”. • A numeração é única independentemente do suporte do documento. • Um documento será abatido ao inventário 365 dias depois de confirmnado o seu desaparecimento, impossibilidade de recuperação por danos ou não retorno após empréstimo. • Um número de registo não poderá vira a ser utilizado por outro documento, mesmo após abatimento ao registo. • Os documentos desaparecidos ou abatidos serão como tal identificados no Porbase5: o Será adicionada nota, por carimbo próprio, no livro de assento anteriormente impresso; o A eliminação da ficha de registo no Porbase5 (ficha MFN) só se fará depois de individualmente exportada em formato ISO para arquivo de segurança. O ficheiro criado terá como nome o número de registo do documento abatido e arrumado em pastas diferenciadas por anos civis.

Marcas identificadoras
Aos documentos serão adicionadas marcas distintivas: carimbos e etiquetas. Carimbos: A - Carimbo ‘Oficial da instituição’ B - Carimbo de ‘Registo de Entrada’ C - Carimbo de ‘Identificação da instituição’ D - Carimbo de ‘Coordenação de trabalhos’ Etiquetas: E - Etiqueta de ‘Número de Registo’ F - Etiqueta de ‘Cota de lugar’ G - Etiqueta de ‘Código de barras’ Marcas especiais (audiovisuais) H – Etiqueta de ‘Identificação de disco’ I – Etiqueta de ‘Identificação de caixa’ J – Etiqueta de ‘Identificação de bolsa’
A localização destas marcas pode diferir por tipo de suporte

Colocação de marcas
Os documentos só podem sair do gabinete de biblioteca depois de terem sido colocados as seguintes marcas: • Para exibição em vitrina fechada: marcas A, B, C, E. • Para disponibilização ao público (não-audiovisual): marcas A, B, C, D, E, F, G. • Para disponibilização ao público (audiovisuais): marcas A, B, E, F, G, H, I, J. Nota: Provisoriamente é dispensada a marca ‘G’

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I – Carimbos
Tipo Dimensões Objectivo Conteúdo Notas

2- Tipos de carimbos e etiquetas

A - Oficial da instituição
Carimbo de tinta (cor) Circular: 35 mm diâmetro Identificação oficial da instituição Nome da escola Constitui marca de posse do documento

B - Registo de entrada
Tipo Dimensões Objectivo Conteúdo Notas Carimbo mecânico de tinta Rectangular:15 x 25 mm Identificar o registo de entrada na instituição “Datador” e “Numerador” crescente para indicação de data e número de entrada do documento Os suportes disco possuem marca adicional no disco para número de registo

C - Identificação da instituição
Tipo Dimensões Objectivo Conteúdo Notas Carimbo de tinta (cor) Rectangular: 0,6 x 20 mm Identificar a instituição nas páginas interiores dos livros Nome da escola - As dimensões reduzidas do carimbo em altura permitem evitar a sobreposição com texto. - Permite contrapova de posse caso a página de rosto venha a desaparecer

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D – Coordenação de trabalhos
Tipo Dimensões Objectivo Carimbo tinta (preto) Rectangular: 65 x 42 mm Identificação dos procedimentos efectuados pelos membros da equipa de tratamento técnico, registo de propostas de classificação e arrumação de documentos, controlo da informatização do fundo documental. Quatro linhas de informação: • 1ª e 3ª constituem cabeçalhos; • 2ª linha destinada a Cota e notações CDU; • 4ª linha para controlo de trabalho de tratamento documental informatizado (Porbase5) - Preenchimento manual (lápis) - Cota com formato igual a etiqueta de “cota de lugar” (marca C) - Extremidade direita sem contorno para permitir notações mais complexas. - Última linha (assinalar com X os trabalhos já realizados em Porbase5) - Legenda: ‘R’= Registo catalográfico padronizado; ‘I’ = Indexação; ‘V’= Validação e transposição dos elementos CDU e cota;

Conteúdo

Notas

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II – Etiquetas E – Número de registo
Tipo Dimensões Objectivo Conteúdo Notas Etiqueta pré-impressa Rectangular: 21 x 38 mm Controlar a numeração por carimbo e facilitar a leitura manual de número de registo no registo de empréstimo. Logotipo da biblioteca e número de registo préimpresso Fontes utilizadas: texto, Arial Narrow (14px); Dígitos, BankGothic Md BT (15px) • Impressão em papel autocolante pré-cortado, páginas A4 (marca Lorenz Bell, ref. LB36666-1) • Modelo: utilizar Report de Microsoft Access (Nome do documento: esateca_etiquetas.mdb)

F - Cota de lugar
Tipo Dimensões Objectivo Conteúdo Notas Etiqueta Rectangular: 15 x 45 mm Arrumação e localização do documento Cota de lugar e sigla da escola em etiqueta justaposta - Composta por duas etiquetas (zona branca e zona de cor) - Contém localização na biblioteca - Preenchida em computador de acordo com normas internas - Zona de cor identificadora da classe CDU e sigla da escola - Colada sobre base de papel contact transparente - Envolvida por capa de papel contact transparente - Fontes utilizadas • Texto: Arial Narrow (9px); • Sigla: BankGothic Md BT (10px)
Exemplo vazio Exemplo com preenchimento:

G - Código de barras
Tipo Dimensões Objectivo Conteúdo Notas Etiqueta pré-impressa Rectangular: 18 x 60 mm Leitura por código de barras Código de barras do documento - autocolante pré-impresso - Tipo EAN13

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III – Marcas especiais H – Identificação de disco
Tipo Dimensões Objectivo Conteúdo Notas Manuscrito Linear em arco: 07 mm de altura Identificação do disco. Número de registo e sigla da escola - Preenchimento com marcador de acetato, preto/ médio - Registo de dados na face de leitura do disco, [manuscrito] • Centro interior, arco superior o Escrever a sigla da Escola [ESA] • Centro interior, arco inferior o Escrever o número de registo - Caso seja necessário corrigir dados deve-se utilizar borracha para acetato (nunca utilizar produtos líquidos ou à base de álcool)

I – Identificação de caixa
Tipo Dimensões Objectivo Conteúdo Notas Autocolante pré-impresso • DVD e CD-ROM: Rectangular: 15 x 07 mm • Cassete VHS: Rectangular: 23 x 09 mm Identificação da instituição Logótipo da biblioteca/escola - Imprimir em papel autocolante, página A4 completa - Cortar em guilhotina

J – Identificação de bolsa
Tipo Dimensões Objectivo Conteúdo Formato Notas Manuscrito Rectangular: 07 x 115 mm Identificação do disco Número de registo, tipo e título do documento Número de registo (esquerda), tipo (centro) e título do documento (direita) - Aplica-se a discos. - Escrever na lâmina, maiúsculas, a partir da esquerda - Preenchimento com marcador de acetato, preto/ fino.
Bolsa de conservação:

Detalhe:

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3- Carimbos e etiquetas em documentos
Material livro e periódicos de arquivo
Marca A
‘Oficial da instituição’

Página de rosto • Canto superior direito, 5 mm de margens Primeira página direita • Centrada, 20 mm de margem superior Páginas nº 21 e 101 • Canto superior direito, 5 mm de margens Última página em branco • Canto superior esquerdo, 20 mm de margens (pode utilizar-se localização alternativa deixando espaço à direita) Página de rosto • Canto inferior direito, 5 mm de margens Lombada • Centrada, 10 mm de margem inferior Primeira página direita • Centrada, a 30 mm do final da marca A

Marca B
‘Registo de Entrada’

Marca C
‘identificação da instituição’

Marca D
‘Coordenação de trabalhos’

Marca E
‘Número de Registo’

Marca F
‘Cota de lugar’

Marca G
‘Código de barras’

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DVD e Cd-Rom
Marca A
‘Oficial da instituição’

Marca B
‘Registo de Entrada’

Na capa • Em lugar contrastável, preferência canto superior direito Interior de contra capa da caixa • Centrada, 10 mm do topo Não aplicável Interior de contra capa da caixa • Centrada, a 10 mm da base Contra capa da caixa • Canto inferior direito, 5 mm de margens Lombada • Inicia na extremidade inferior Contra capa da caixa • Canto inferior esquerdo, 5 mm de margens Face de leitura do disco, [manuscrito] • Centro interior, arco superior o Escrever a sigla da Escola [ESA] • Centro interior, arco inferior o Escrever o número de registo Lombada de caixa [logótipo] • Início na extremidade superior Bolsa de conservação [manuscrito] • Lâmina, a partir da esquerda • Indicar número, tipo e título do documento

Marca C
‘identificação da instituição’

Marca D
‘Coordenação de trabalhos’

Marca E
‘Número de Registo’

Marca F
‘Cota de lugar’

Marca G
‘Código de barras’

Marca H
‘identificação de disco’

Marca I
‘identificação de caixa’

Marca J
‘identificação de bolsa’

Notas: - etiquetas a colar no papel da capa das caixas - todos os documentos disco são disponibilizados ao público em embalagem protectora adequada: • Caixas DVD preta = cinema • Caixas DVD transparente = documentários • Caixas CD = CD-ROM e áudio

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Cassetes Vídeo
Marca A
‘Oficial da instituição’

Marca B
‘Registo de Entrada’

Marca C
‘identificação da instituição’

Na capa • em lugar contrastável, preferência canto superior direito 1- Interior de contra capa da caixa • Centrada, 10 mm do topo 2- No label da cassete (spine) • Preenchimento manuscrito Não aplicável Interior de contra capa da caixa • Centrada, a 10 mm da base Lombada • Inicia na extremidade inferior Contra capa da caixa • Canto inferior direito, 5 mm de margens Lombada • Inicia na extremidade inferior Contra capa da caixa • Canto inferior esquerdo, 5 mm de margens Não aplicável Lombada de caixa [logotipo] • Início na extremidade superior Não aplicável

Marca D
‘Coordenação de trabalhos’

Marca D
‘Cota de lugar’

Marca E
‘Número de Registo’

Marca F
‘Cota de lugar’

Marca G
‘Código de barras’

Marca H
‘identificação de disco’

Marca I
‘identificação de caixa’

Marca J
‘identificação de bolsa’

Notas: - etiquetas a colar no papel da capa das caixas - todos os documentos cassete são disponibilizados ao público em embalagem protectora adequada: • Caixa preta = filme cinema • Caixa transparente = documentários - Nas cassetes são coladas etiquetas próprias na lombada (spine) e frente com o título e duração temporal

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Mapas
Marca A
‘Oficial da instituição’

Frente • Canto superior direito, 0,5 mm de margens Verso (1ª marca) Canto superior direito, 2 cm de margens Frente • Canto superior direito, 0,5 mm de margens Não aplicável Verso (2ª marca) • Canto superior direito, 2 cm de margens Verso (3ª marca) • Canto superior direito, 2 cm de margens Não aplicável •

Marca B
‘Registo de Entrada’

Marca C
‘identificação da instituição’

Marca D
‘Coordenação de trabalhos’

Marca E
‘Número de Registo’

Marca F
‘Cota de lugar’

Marca G
‘Código de barras’

Periódicos e documentos informativos sem registo
Marca A
‘Oficial da instituição’

Página de rosto • Canto superior direito, 0,5 mm de margens Não aplicável Capa e topo do índice • Canto superior direito, 0,5 mm de margens Não aplicável Não aplicável Não aplicável Não aplicável

Marca B
‘Registo de Entrada’

Marca C
‘identificação da instituição’

Marca D
‘Coordenação de trabalhos’

Marca E
‘Número de Registo’

Marca F
‘Cota de lugar’

Marca G
‘Código de barras’

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