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Bios Software, S.A.

SMART PLANILLA

Manual de Usuario

Versión 2013 Plus

Manual de

U

Usuario

Co n figur a ció n Inici al

n

a

n

La prim era vez que

inicie el p rograma ap arecerá esta

pantalla, e n la cual de berá compl etar los

campos

de la siguien te manera:

Manual de U U suario Co n figur a ció n Inici al n a n

del c ampo “Base de datos” y

solo

1.

la

 

se leccione el

20 07 o superi or.

2.

 

ru ta donde

o

Smart Plus

DB). Si el

Seleccione e el provee dor “Smart

DB” si

Office

adquirió

SQL o

DB” si

Office

ad quirió la v ersión com patible con

20 03 o inferio r, “Microso ft SQL” si

versión co mpatible co n Microsoft

proveedor “ Smart Plus

ad quirió la v ersión com patible con

En el cam po “Base d e datos”, es criba la

se

ub ica

el

archivo

“P lanillaPlus. Smart” o “ PlanillaPlus .accdb” pulse el bo tón “…” qu e está a la derecha

proceda a ubicar el arc hivo en el

explorador d e Windows (válido proveedor e s “Microso ft SQL”

con los pro veedores S mart DB o

proce da a escribi r en el cam po “SERVI DOR” el no mbre del ser vidor SQL y en el cam po SQL

BD e scribir el no mbre de la

ase de dato s (PlanillaPl us).

  • 3. En el campo repo rtes ubique la carpeta q ue contiene los archivos

con extens ión “.rpt” (d e forma

prede terminada e sta ruta ser á x:\smartwi n\rpt, en do nde x: es la unidad del insta ó la aplicac ión.)

disco duro d onde se

  • 4. En la

sección in dicada con el título “C onexión Seg guridad” elij a el provee dor “Smart DB” si

adquirió la versión compatible con Office 2003 o inferior, “Microsof t SQL” si adquirió la versión
adquirió
la versión
compatible
con Office
2003 o
inferior,
“Microsof t SQL” si
adquirió la
versión
compati ble con M icrosoft SQ L o selecc ione el
proveed or “Smart P lus DB” si adquirió la versión
compati ble con Offi ce 2007 o s uperior.
5. En
el campo “ Base de dat os”, escriba
la ruta
donde s e ubica el ar chivo “Segu ridadPlus.S mart” o
“Seguri dadPlus.acc db” o pulse
está a l a derecha
del campo
el botón “ …” que
“Base de d atos” y
proceda
a ubicar e l archivo e n el explor ador de
Window s (válido s olo con los
proveedore s Smart
DB
o Smart Plu s DB). Si e l proveedor
es “Micros soft SQL” p roceda a es cribir en el
campo

“SER VIDOR” el nombre del servidor S

L.

  • 6. En l a sección d e impresora s, seleccion e una impr esora para c ada tipo de

reporte (C heques,

Repo rtes y espec ial).

  • 7. Una vez realizad o estos pas os, pulse el

botón acep tar. Deberá

aparecer e l siguiente

mensaje

confi rmando que la configur ación inicial se ha realiz ado con éxit to.

Manual de U U suario Co n figur a ció n Inici al n a n

IMP ORTANTE :

Smart Plani lla 2013 Plus

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Manual de Usuario

  • 1. Realizar estos pasos de forma incorrecta, evitará que el sistema funcione correctamente. Siga los pasos al pie de la letra.

  • 2. La instalación del sistema PlanillaPlus se realiza en la raíz del disco duro donde se encuentra la carpeta del sistema (carpeta Windows).

  • 3. La reinstalación del sistema reemplazará por completo todos los archivos, por lo tanto la base de datos de seguridad “SeguridadPlus.Smart” (la que contiene los permisos de los usuarios) y la base de datos de las empresas y colaborador es “PlanillaPlus.Smart” (La que contiene la información de todas las planillas procesadas), será reemplazada por la planilla vacía que se encuentra en el instalable. Bios Softwares, S.A. recomienda que realice copias de respaldo de estos archivos frecuentemente para prevenir pérdida de datos por reinstalaciones accidentales o cualquier otro inconveniente.

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Manual de

U

Usuario

Inic io de Sesi ó n

ó

Para ingr esar al siste ma por prim era vez util ice la cuent a de admini strador por defecto del Para real izar esta acc ión siga los siguientes p asos:

sistema.

Manual de U U suario Inic io de Sesi ó n ó Para ingr esar al

1.

Escriba en

el campo

Inm ediatament e termine

tot

lmente en

minúscula),

Usuario la

de escribir

palabra “pl anillas”.

la palabra

(escrita

se borrará e l contenido de este

cam po y

en n

su

lug ar

se

ha bilitará

el

botón

“A dministrado r” ubicado e n la parte in ferior derec ha de la

ven tana.

  • 2. Lueg o escriba nu evamente e n el campo Usuario la palabra “ad min” y en C ontraseña r epita la palab ra “admin”.

  • 3. Pulse el botón A dministrad or para ingr esar al siste ma con el pe rfil de admi nistrador.

Con esta operación

estará dentro

del sistem a y tendrá a cceso a toda s sus funcio nes. Dado

que esta

contrase ña es la cu enta de Ad ministración

del sistem a, deberá c ambiarla in mediatamen te para

poder m antener de fo rma segura la configura ción del mi smo.

Para cam biar la cue nta de admi nistrador de l sistema u bique la op ción “Admi nistración” elija la o pción “Cam biar Contras eña”

y luego

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Manual de

U

Usuario

Ma n teni m ien t o de E mp r esas

n

m

t

r

Manual de U U suario Ma n teni m ien t o de E mp r

En esta sección se realiza el m antenimient o de las

empres as. La pant alla está di vidida en 5

partes:

1. La

primera co ntiene el li stado de to das las

empres as utilizadas De for ma predeter minada, el si stema ya vi ene con la canti dad de emp resas solicit adas por el c liente y

solame nte tiene qu e modificarl as y configu rarlas.

2. La s egunda sec ción (Datos

generales)

tiene la

informa ación gener al de la em presa selec cionada del list ado de empr esas. Esta s ección cont iene los

siguiente s campos a conocer:

  • a. Insta ncia: Al m omento de

iniciar el si stema apar ece en una

lista desple gable las e mpresas

confi guradas en el programa . Este nomb re que apar ece en esa pantalla de acceso es lo

que se

cono ce como ins tancia, en p ocas palabra s no es más que el nom bre utilizad o para ident ificar la

empr esa en la cu al se va a tr abajar. Este debe ser un debe ser único y representati vo de la emp resa.

nombre co rto (no más de 20 carac teres) y

  • b. Nom bre Empre sa: En este c ampo se co loca el nom bre complet o de la empr esa.

  • c. Patr ono (Razón Social): Co loque aquí l a razón soci al de la emp resa.

d.

No

Correlativo : Si utiliza

la planilla

pre elabora da mecani zada (SIPE) , deberá in cluir el

núme ro correlati vo proporcio nado por la Caja de Seg uro Social.

  • e. No P atronal: Co loque el nú mero patron al en esta se cción.

  • f. Cedu la Natural: Coloque la cédula natu ral en esta s ección.

  • g. Cédu la Jurídica : Coloque la

cédula jurí dica en esta sección.

  • h. Acti vidad Come rcial: Colo que la activi dad comerci al en esta se cción.

  • i. Lice ncia Comer cial: Coloqu e la licenci

  • j. Telé fonos: Colo que el núme ro telefónico

comercial en esta secci ión.

en esta sec ción.

  • k. Repr esentante l egal: Coloq ue el represe ntante legal de la empre sa en esta s ección.

3. La ter cera sección (Configura ción 1) conti ene la sigui ente inform ación:

a. Activar M ensaje de V acaciones: Cuando se activa la c asilla de v erificación
a.
Activar M ensaje de V acaciones:
Cuando
se
activa la c asilla de v erificación
de esta
opc ión aparece rá, al inicio de cada ses ión, una
pan talla que m ostrará los
colaborador es a los
cua les les corr responde la s vacacione s en el
me s actual.
b.
Usar Siste ma Contabl e Local: Al
activar
esta a casilla se
inc luida en el
utiliza la
sistema de
estructura c ontable
planillas, co n el fin
de
poder asig nar cuenta s contables
a los
dife erentes depa rtamentos,
acreedores,
etc.; de
otra a manera
estru ctura del sis tema contab le SISCOO de Bios Sof tware, S.A.
se establec erá el uso
de la

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Manual de Usuario

  • c. Incluir fin de semana en cálculos: Esta opción se habilita para incluir o no en los cálculos proporcionales los días no laborables.

  • d. Imprimir nombre de empresa en los reportes: Habilita la impresión del Nombre de la empresa como encabezado de todos los reportes del sistema.

  • e. Activar tasa Administrativa (Opción válida solo para sistemas escolares): En algunos casos, el personal docente se rige por las formas de trabajo del Ministerio de Educación y no por las del Ministerio de Trabajo. Esta situación amerita una equiparación a una tasa por hora regular o “Administrativa”, la cual transforma el salario real del docente en una versión mensual.

  • f. Banco ACH: Seleccione el banco por medio del cual se realizarán los pagos a los colaboradores por medio del sistema clave o transferencias ACH. La opción de pago por ACH ya está habilitada de forma predeterminada.

  • g. Cuenta contable Pasivo: Como el sistema de Smart Planilla posee un pequeño sistema contable el cual permite agrupar por medio de ellas las cuentas de los acreedores. Estas cuentas, de forma predeterminada comienzan con el prefijo “200-02-”, sin embargo las mismas se pueden modificar. Dicha modificación debe ser realiza antes de crear las cuentas de los acreedores, de otro modo las cuentas creadas se borrarán al modificar el prefijo.

  • h. Cuenta bancaria de planilla: Es la cuenta de banco por la cual se asocian los pagos de cheque. Si la cuenta no existe, puede utilizar el botón “crear cuenta” y de esta manera inicializar una cuenta bancaria con la cual girar los cheques.

  • i. Configuración XIII Mes: Configure la manera en que se comportará el sistema al procesar el XIII mes y los diferentes cortes de fecha para cada una de las partidas. Las mismas están predefinidas con las fechas sugeridas por el Ministerio de Trabajo. i-1. Aproximado: Con esta opción, el XIII mes se calcula a partir del salario base de los colaboradores y contempla todos los periodos de la partida, sin importar si el colaborador laboró o no la totalidad de los periodos que contempla la partida. Es decir, para la partida de abril a agosto, si un colaborador que gana $200.00 mensuales no laboró los meses de abril, mayo y junio (por ejemplo), estos meses se incluirán dentro del cálculo del XIII mes, por lo tanto el acumulado resultante será de $800.00 (desde abril hasta agosto) y no de $300 (julio y agosto solamente) i-2. Exacto: Con esta opción, el XIII mes se calcula a partir del salario bruto de los colaboradores y contempla solamente los periodos laborados dentro de la partida. Es decir, para la partida de abril a agosto, si un colaborador que gana $200.00 mensuales no laboró los meses de abril, mayo y junio (por ejemplo), estos meses NO se incluirán dentro del cálculo del XIII mes, por lo tanto el acumulado resultante será de $300 (julio y agosto solamente) y no de $800.00 (desde abril hasta agosto). i-3. Mixto: Con esta opción, el XIII mes se calcula a partir del salario bruto de los colaboradores, contemplando los periodos laborados dentro de la partida y de los salarios base para aquellos periodos en donde no se laboró. Es decir, para la partida de abril a agosto, si un colaborador que gana $200.00 mensuales no laboró los meses de abril, mayo y junio (por ejemplo), estos meses no incluirán dentro del cálculo del XIII mes (salarios base), además de los salarios brutos de julio y agosto, por lo tanto el acumulado resultante será de $800.00 (desde abril hasta agosto) y no de $300 (julio y agosto solamente). Esta opción es similar a la primera, sin embargo, si el colaborador presenta horas extras, descuentos por tardanzas y ausencias, estas se tomarán en cuenta, pudiendo variar el acumulado del colaborador.

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Manual de Usuario
Manual de
Usuario

4. La

cuarta secc ión (Config uración 2) c ontiene

la sigu iente inform ación:

 

a. Seg uro Social:

Porcentaje

de seguro

social a

desco ntar para

los trabaja dores y p ara los

emple adores (Solo o para salari os regulares ).

b. Seg guro Social

(XIII): Po rcentaje de

seguro

social a descontar para los tra bajadores y para los emple adores (Solo o para el XII I mes).

c. Se guro Educ ativo: Por centaje de

seguro

Educa tivo a desc ontar para

los trabaja dores y

para

los

emple adores

(S olo

para

salarios

regula res).

 
  • d. Riesg o Profesion al: Porcenta je de Riesg o profesion al a descont ar para los trabajadore s y para los e mpleadores (Solo para s alarios regul ares).

  • e. Desc uento Máx imo permit ido: El por centaje que

se coloque

aquí influi rá en el má ximo

a

desco ntar en cal idad de obl igaciones c omerciales ( (pagos a m ueblerías, pr éstamos ba ncarios,

etc.).

  • f. Adel anto máxi mo permiti do: El porc entaje que

se coloque

en este ca mpo influir á en el

máxi mo a girar

a favor del colaborador

en calidad

de adelanto o del salario . Debido a que las

empr esas maneja n esta opció n de forma muy particu lar, la mism a se encuen tra desactiv ada con

el fin de poder aj ustarla a la necesidad re al de la em presa que so licite la fun cionabilidad de este módu lo.

  • g. XIII mes propor cional cont inuo: con e sta opción a ctivada, en c ada planilla se generará a favor del c olaborador

a parte pro porciona co rrespondient te al XIII m es de la pa rtida en cur so. Esto

signi fica que las partidas de l XIII como

tal no exis tirán en sus

fechas corr respondiente s, dado

que s e están paga ndo en toda s sus planill as complem entarias.

  • h. Activ ar descuen to lineal: c on esta opc ión activad a, los descu entos por a usencia y t ardanza

injus tificada no s erán descon tadas en fu nción de la tasa por ho ra del colab orador, sino

en una

tasa

fija determi nada por e l empleado r

y

la

cual

debe ser e stablecida

mediante la

opción

Con figurar des cuento line al”, aquí, p or ejemplo

se puede es tablecer que por 15 min utos de

tarda nza se descu entan $0.25 , ½ hora se descuentan

$0.50, etc.

Días

  • i. de

enferm edad: Se

establecen

los días d e enfermed ad máximo s a otorga r a los

colab oradores y

continuaci ón la fecha d e vencimie nto (en años ).

  • j. Avis os: El sistem a posee un módulo que indica al em mpleador cu ando sus col aboradores deberán ser li quidados po r motivo de

vencimien to de contra to, etc. Por lo tanto la cantidad de días de

antic pación con la cual se pu eden mostr ar estas alert as se puede n configurar en este apa rtado.

  • k. Conf . Cheque: C oloque aqu í el tamaño

de la letra co n la cual se imprimirán los cheques .

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Manual de

Usuario

Por últi mo,

tenemo s la sección

5 (Config uración 3),

la cual tie ne la sigui ente config uración:

a.

Manual de U suario Por últi mo, tenemo s la sección 5 (Confi g uración 3),

o periódic amente para indicar

A ctivar

dulo

de

asistencia:

Esta

o pción se us a para habil itar el cálcu lo de

la s horas extr as. Si la op ción se encu entra

d esactivada,

no

será

posible re alizar

p agos por

horas ex tras de f orma

s stematizada

y deberá

ser ingre sadas

d irectamente en la planil la en su mo do de

e dición. Una vez habilit ada la opció n del m odulo, pue de elegir u na configur ación

p ara la frecu encia de lo s pagos de

horas

e xtras y otr a opción pa ra la form a del

c álculo. FRE CUENCIA: Puede selec cionar entr e fin de mes

que el proceso de planillas in cluirá autom áticamente los cálculos de horas ex tras con

la fre cuencia indi cada. Cabe señalar que esta opción es solo váli da para la f orma de

 

proce so de planill as quincena les, ya que

de pr ocesar las

horas extras

(una vez

para el resto de las plan illas, la únic a forma habilitada l a opción “ Activar mó dulo de

asiste ncia”), es pe riódicament e.

Cálcu los: Selecci one la form a como el

sistema real lizará los cá lculos de la s horas

extras

de forma

general; po demos elegi r entre sist ematizado,

con el cua l Smart

Planil la Plus reali zará los cál

ulos de las horas extras (La horas s erán ingresa das por

el us uario) sigui endo las le yes y reglas s generales

establecida s por el có digo de

trabaj o (Artículo

33, 36,

46,

48

y

50).

Manual, c on el cual

Smart Plani lla Plus

proce sará el cálcu lo de horas extras de ac uerdo a las instruccione s del usuari o, quien

será l a que dete rminará la

cantidad de

horas y el l porcentaje

a pagar p or cada

fracci ón de hora

extra trabaja da por sus c olaboradore s. Reloj, co n la cual el sistema

realiz ará los cálcu los de hora s extras de f orma sistem atizada (si milar a la op ción 1),

cuyo

datos serán proporcion ados por un

reloj de m arcación di gital (El usu ario no

introd uce horas proce sos).

ni porcentaj es, sin emb argo puede

realizar m odificacione s a los

  • b. ódulo de r eloj utiliza do: Seleccio ne el format to de archiv o de reloj pr oporcionad o por su

M

s stema digit al de marca ción para q ue Smart P lanilla Plus

pueda lee r correctam ente los

d atos. NOTA : No todos los modelo s están regis trados en el

sistema, po r lo tanto,

consulte

d e su reloj r ealizarse).

digital (este

proceso de

modificaci ión puede

demorar 15

días labora bles en

  • c. inutos lím ite para tar danza: Co nfigure la ca ntidad de m inutos máx imos en la cual los

M

c olaboradore s podrán lle gar tarde pa ra que el si stema no le s procese la tardanza (d e forma

p redetermina da el valor

está coloca do en 0). C abe señalar

que esta o pción es so lamente

v álida para la s lecturas d e reloj. (Ver módulo de Horas extras s para más d etalles)

  • d. inutos lím ite para Ho ras extras:

M

Configure la cantidad de minutos mínimos en la cual

l

s colaborad ores comen zarán a mar car las hora s extras en sus cálculo s. Cabe señ alar que

e sta opción e s solamente válida para las lecturas de reloj. (V er módulo d e Horas ext ras para

m ás detalles)

  • e. inicia en:

L a semana

Seleccione

el

día

de

l a semana

e n

que

se i nician las j ornadas

s emanales la borables par a el cálculo de los reca rgos punitiv os. (De for ma predeter minada,

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Manual de Usuario

se establece el parámetro de lunes como inicio de semana y domingo como último día de la semana, de acuerdo a lo establecido por el Código de Trabajo)

  • f. Configuración Pre elaborada: Coloque en este espacio la cantidad de colaboradores por página que desea imprimir para su pre elaborada (de forma predeterminada se establece 25 colaboradores como el máximo a imprimir)

  • g. Configuración de Gastos de representación: Configure el porcentaje de ISR que se aplicará a los gastos de representación, así como también el porcentaje utilizado para el pago de las cuotas de Seguro Social.

  • h. Limpiar Comisiones: Con esta opción activada, cada vez que se procese una planilla, la lista de pagos de comisiones será establecida a 0 (cero), la lista de colaboradores se mantendrá, pero sus comisiones serán eliminadas (no se eliminarán de la planilla, solo de la pantalla de mantenimiento de comisiones)

  • i. Activar Horas fijas por colaborador: Si en su empresa se realizan pagos fijos de horas extras puede utilizar esta opción para no tener que realizar todos los días el pago de horas extras de forma manual.

  • j. Activar Horas de domingos automáticas: Si en su empresa se realizan pagos fijos de horas trabajadas en domingo, puede utilizar esta opción para no tener que realizar, todos los domingos, el pago de horas trabajadas en domingo.

  • k. Activar Módulo de construcción: Utilice esta opción para activar el uso del módulo de construcción con el cual podrá realizar pagos en concepto de trabajo bajo condiciones de lluvia, altura, profundidad, etc.

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Manual de

U

Usuario

Mó d ulo d e Ac reed o res

d

d

r

o

Manual de U U suario Mó d ulo d e Ac reed o res d d

En

esta

panta lla

(localiz ada

en

el

menú

Man ntenimiento)

se configu ran los acr eedores

que

serán utili zados para

la planilla

de

la

emp resa para la cual se está trabajando.

 

Al

cargar

la

pantalla ap arecerán to dos los

com ercios o acr eedores dis ponibles, so lamente

los

que

aparec en

en

el

listado pod rán ser

asig nados a los colaborador es, además de esto,

los

acreedores

deberán c ontener el

valor 1

(uno) en el campo a ctivo. Cuan do el campo activo está en 0 (cero), el acreedor podrá ser a signado a los col aboradores, pero este n o será proc esado para n ningún perio do, en tant o el valor a ctivo se manteng a en 0 (cero) .

El camp o cheque

p

or

otro lad o indica

si

el acreedor

emite cheq ue desde pl anilla, si el

campo

cheque

se encuentr a con el valo r 1 (uno), e l sistema ge nerará un ch eque al mis mo por el m onto de

las dedu cciones que

los colabo radores teng an con dic ho acreedor , si por el

contrario, el

campo

cheque

se encuentr a

con

el

v alor

0

(cero )

entonces

el sistema

no generar á cheque p ara este

acreedor .

Agrega r

Para agr

gar un acre edor siga los

siguientes pasos

 
  • 1. Pulsa r el botón a gregar.

  • 2. Selec cionar de la

lista la des cripción con table del ac reedor corr espondiente o escribir l a cuenta

conta ble. Cuand o se selecc ione de la

lista la d escripción d del acreedo r, automáti camente

apare cerá la cuen ta contable.

  • 3. De l a misma m anera cuan do se escri ba la cuent a contable,

aparecerá

la descripc ión que

corre sponda a es a cuenta co ntable, de n o existir la cuenta, ent onces se en tiende que s e desea agreg ar una nuev a, para lo c ual se neces itará entonc es escribir l a descripció n del acreed or en el camp o correspon diente.

  • 4. Agre gar cuentas

contables

que

no

exis ten en el si stema

solam

encu entre instal ado el siste ma de S mart Conta bilidad, de

mente es po sible cuand o no se otro mod o se podrá n crear,

modi ficar o elimi nar todas la s cuentas co ntables por medio del si stema de pl anillas.

  • 5. Ade más, todas l as cuentas

contables c orrespondie ntes a los

acreedores,

tendrán un

prefijo

prede terminado,

cada vez

que

se

escr iba

una

cu enta

que

n o

correspo nda con el

prefijo

estab lecido para el sistema, e l sistema em itirá un me nsaje indicá ndolo.

  • 6. Habi lite o deshab ilite la casil la “C” para indicar que el sistema l e emitirá un cheque al a creedor para cada uno de los periodo s establecid os.

  • 7. Habi lite o desha bilite la cas illa “A” par a indicar si proce sos periódi

os de deduc ciones.

el acreedor está activo o inactivo

para los

  • 8. Pulse el botón ac eptar para a gregar un nu evo acreedo r o cancelar para deten er el proceso .

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Manual de Usuario

Modificar

Para modificar un acreedor:

  • 1. Seleccione el acreedor a modificar

  • 2. Pulse el botón modificar.

  • 3. Modifique la descripción del acreedor (si lo amerita).

  • 4. Modifique el campo activo y el campo cheque (si lo amerita). No se podrá modificar la cuenta contable ni el nombre de la cuenta contable.

  • 5. Pulse el botón aceptar para guardar los cambios o cancelar para descartar el proceso de modificación

Inactivar

Para Inactivar un acreedor:

  • 1. Seleccione el acreedor a inactivar.

  • 2. Pulse el botón Inactivar, esta acción le pedirá una doble confirmación para inactivar el registro seleccionado. De aceptar las dos confirmaciones el acreedor será Inactivado automáticamente del sistema, de otro modo se cancelará el proceso de inactivación.

Tenga en cuenta que al inactivar un acreedor, no eliminará la cuenta contable del mismo, sino que impedirá que sea asignado a los colaboradores.

Impresión de informe

Para imprimir un informe de la información de los acreedores pulse el botón imprimir

IMPORTANTE:

  • 1. La creación de los acreedores debe realizarse antes de asignarle la deuda a un colaborador, de lo contrario no aparecerá en la lista de acreedores del colaborador.

  • 2. Cuando agregue un acreedor y por accidente o descuido deja el campo “Nombre” en blanco, el sistema asignará automáticamente el nombre de la cuenta al campo en mención.

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Manual de

U

Usuario

Mó d ulo d e De part a men t tos

d

d

a

Manual de U U suario Mó d ulo d e De part a men t tos

En

este

módulo

(localizad o

en

el

menú

Mantenim iento) se

van

a

crear

tod os

los

departame ntos o secc iones en qu e estará div idida la

empresa

y

en

la

cual

se

v an

a

ubi car

los

colaborad ores.

 

Su funcio namiento,

configuració n y aparie ncia es

muy simi lar

a

la

del

módulo de

acreedores

por lo

tanto su

manejo es

muy pareci do. Al car gar

esta

pantalla a parecerán t odos los d epartamento s de la empresa y a los cual es se pueden ubicar los c olaboradore es.

Agrega r

Para agr

gar un depa rtamento

  • 1. Pulse el botón A gregar.

  • 2. Selec cione la c uenta conta ble o la d escripción d e la cuent a a la cua l quiere as ociar el depa rtamento.

Cuando

se

seleccione

de

la

l ista

la

d escripción

auto máticamente aparecerá l a cuenta con table. De l a misma m anera cuan do se escri ba la cuent a contable,

aparecerá

del depart amento,

la descripc ión que

corre sponda a es a cuenta co ntable, de n o existir la cuenta, ent onces se en tiende que s e desea

agreg ar una nuev a, para lo c ual se neces itará entonc es escribir l a descripció n del depar tamento en el campo corr espondiente .

Agre gar cuentas

contables

que no exis ten en el si stema solam mente es po sible cuand o no se

encu entre instal ado el siste ma de S mart Conta bilidad, de

otro mod o

se

podrá n crear,

modi ficar o elimi nar todas la s cuentas co ntables por medio del si stema de pl anillas.

  • 3. Pulse el botón A ceptar.

Modifi car

  • 1. Selec cione el dep artamento a modificar

  • 2. Mod fique los da tos del nom bre del depa rtamento o

  • 3. Pulse el botón A ceptar.

a la cuenta c ontable que está asigna da.

Inactiv ar

  • 1. Selec cione el dep artamento a inactivar

  • 2. Pued e optar por

modificar

y luego pu lsar la casi lla de verif icación Act ivo o simp lemente

pulsa ndo el botó n inactivar ( si utiliza la p rimera opci ón pulse el botón guard ar).

Impri mir

Para imp rimir un inf orme de la i nformación de los depar tamentos pu lse el botón imprimir

IMPOR TANTE: L os departa mentos deb en agregar se antes d e crear cu alquier regi stro de

colabora dores. De o tra manera, colabora dor.

el sistema

generará un n error a la

hora de gu ardar los d atos del

Smart Plani lla 2013 Plus

5

Manual de

U

Usuario

Mó d ulo d e ca r gos y Sub c arg o s

d

d

r

y

c

o

Manual de U U suario Mó d ulo d e ca r gos y Sub c

En esta

pantalla

(localizad a

en

el

menú

Mantenim iento) se

agregan

y

modific an

las

posiciones

o cargos d e los colabo radores, la c olumna

de la izqu ierda reflej a los cargos los subcar gos.

y el de la derecha

Los cargo s y los subc argos no se e ncuentran relacionad os con ning ún departam ento en esp ecífico,

por lo tant o el mismo cargo puede ser asignad o a varios dep artamentos, ya que es al momento d e

asignarlo

a un colabor ador cuando

adquiere la

relación c on el depart amento.

Agrega r cargos o subcar gos

  • 1. Pulse el botón co rrespondien te (cargos o subcargos).

  • 2. Pulse el botón A gregar.

  • 3. Escri ba el nombr e del cargo o del subcar go en el cam po correspo ondiente.

  • 4. Pulse el botón A ceptar.

Modifi car cargo s o subca rgos

  • 1. Pulse el botón co rrespondien te (cargos o subcargos)

  • 2. Selec cione el car go o subcar go a modific ar.

  • 3. Pulse el botón m odificar.

  • 4. Cam bie la descri pción del ca rgo o subcar go.

  • 5. Pulse el botón ac eptar.

Elimin ar cargos o subcar gos

La funci ón de elimi nar cargos

o subcargos

solamente

se aplica pa ra aquellos

que no hay an sido

asignado s a los colab oradores, y a que si uno de ellos (ca rgos o subc argos) ha si do asignado a algún

empelad o, el sistema no permitir á la elimina ción del car go o subcarg o. Para elim inar un car go o subcarg o siga las si guientes ins trucciones.

  • 1. Pulse el botón co rrespondien te (cargos o subcargos)

  • 2. Selec cione el car go o subcar go a elimina r.

  • 3. Pulse el botón eli minar.

Impri mir

Para imp rimir un inf orme de la información

del cargo

o subcargo

(cargos o

subcargos) y posterior mente pulse el botón im primir.

pulse el bot ón

correspo ndiente

Smart Plani lla 2013 Plus

6

Manual de

Usuario

Mó d ulo d e co n figu ració n de H ora r ios

Manual de U suario Mó d ulo d e co n figu ració n de H

En el

módulo

de

horario s

(localiza ada

en

el

menú

Manten imiento) s e especifica n los dife rentes perio dos de

entrada

y salidas

de los co laboradores.

Los mism os son

asignad os a los col aboradores en el módul o de manten imiento

de cola boradores.

Agrega r

  • 1. Pulse el botón ag regar

  • 2. Reali ce la config uración de e ntrada, sali da y periodo perio dos descrito s en la pan talla (lunes

a viernes;

de almuerz o deseada p ara cada un o de los sábado o D omingo). C abe señalar que las

casill as de verifi cación al la do de cada d ía (excepto el lunes), r epiten la inf ormación ca pturada

para el día lunes, esto minim iza el proces o de captur a y manteni miento de lo s horarios

  • 3. Pulse el botón gu ardar.

Modifi car

  • 1. Selec cione el nú mero de regi stro corresp ondiente a u na configur ación de hor ario específ ica.

  • 2. Pulse el botón M odificar.

  • 3. Cam bie la config uración del horario a la forma desea da.

  • 4. Pulse el botón ac eptar.

Elimin ar

Para elim inar una co nfiguración de horario

es important e que el mi smo no se e ncuentre asi gnado a

ningún c olaborador ya que el si stema no ti ene permiso para elimin ar configur aciones de que infri njan esta res tricción.

horarios

Para elim inar una co nfiguración de horario localice el n úmero de r egistro del

horario a eli minar y

seguidam ente pulse

el botón elim inar.

Impri mir

Para imp rimir el deta lle de todos los horarios

de la empr esa pulse el botón impri mir.

IMPOR TANTE:

  • 1. D e forma p redetermina da el siste ma trae un

solo horari o creado.

Se pueden

agregar

c olaboradore s al sistem a y asigna r (si aplic a) el horar io existente

y posteri ormente

m

odificarlo.

  • 2. L os horarios son plantill as que pued en ser asign adas a cada empleado,

si un horario

difiere

a unque sea e n su hora d e almuerzo

para dos em pleados o m ás, entonce s se deberá crear la

c antidad de c ondición.

horarios ac orde

a

la c antidad

de

colaborado res que se

encuentren

en esa

Smart Plani lla 2013 Plus

2

Manual de

Usuario

Mó d ulo d e M a nten i mie n to d e

Col a

bora dore s

Manual de U suario Mó d ulo d e M a nten i mie n to

configur ación de cu entas banc arias para

El

mó dulo

de

mantenimie nto de

colabora dores (loca lizada en e l menú

Manteni miento o

por su ic ono de

acceso d irecto en la barra de ic onos de

Smart Pl anillas) es

donde se ag regan y

modifica n los dato s del cola borador

relaciona ado con

las ge nerales,

condicio nes labor ales (sala rio y

posición

o cargo),

configuraci ones de

horario

de entrada

y salida, i mpuesto

sobre

la

renta,

descuento s por

acreedor es u obliga ciones com erciales, pago por si stema clav e, configura ción del in icio de

labores,

vacaciones, acumulados y estadístic as sobre la r otación del personal y r egistro de au mentos

o ajustes salariales.

Al ejecu tar el módu lo se cargan , en primer a instancia,

todos los c olaboradores s que se enc uentran

activos e n el sistem a (si los ha y), los mism os serán m ostrados en

decida,

ya sea en o rden alfabé tico por ap ellido, orde n alfabético

el orden e n que el us uario lo por nombr e o por có digo de

colabora dor (NOTA : El orden a quí seleccio nado será e l mismo qu e se utilizar á para la im presión

de los to dos los rep ortes del si stema. Si de sea cambia r el orden

y la forma

en que se m uestran

dichos r eportes, ent onces deber á cambiar e l orden en

esta pantall a. La mism a se manten drá aún

después

de finalizad a la sesión y apagada

la máquina,

incluso si

computa dora). Al pr incipio de l a lista se m uestra la ca antidad total

ejecuta el p rograma de sde otra de colabor adores enco ntrados

bajo el e status selecc ionado y se pueden ubic ar varios tip os de estatu s a saber:

  • 1. A ctivo

  • 2. V acaciones

  • 3. L iquidado

  • 4. L icencia Méd ica

  • 5. L icencia de

Maternidad

  • 6. O tros

  • 7. L icencia sin

sueldo

  • 8. J ubilación.

La panta lla del módu lo de mante nimiento de

colaborado res está

dividida en las sigu ientes secci ones para m ayor orden amiento

de la inf

rmación:

  • 1. G enerales: E n esta secci ón se encue ntra la info rmación b ásica del co laborador c omo lo es el

nombre, la cédula,

e l seguro soc ial, el núme ro telefónic o, etc., cabe señalar

q ue

los

ca

pos

indica dos

en

na ranja

son

campos

Manual de U suario Mó d ulo d e M a nten i mie n to

r equeridos y por lo tanto el sistema

emitirá un m ensaje cada a vez que se intente gua rdar los

Smart Plani lla 2013 Plus

3

Manual de

Usuario

d atos

de

lo

i nformación

colaborad ores si sea inválida.

un o

de

estos

campos n o contenga

informació n o la

A lgunas de l as funcione s más desta cadas de es ta sección e es la genera ción de un nombre

c orto a partir de los nom bres y apell idos del col laborador co n el fin de generar rep ortes en

d onde la can tidad de inf ormación e s relevante

y por conte ner el nom bre del cola borador

d emasiado ex tenso se ve afectada la

función del r reporte.

O tra función o caracterís tica de la se cción es que

el formato de la cédula , al igual qu e el del

n úmero de Se guro Social es la exigid a por la CS S (Caja de S eguro Socia l) y el TE (T ribunal

E lectoral) y e l cambio de p or la CSS.

cédulas err adas se real iza con el f ormato y las reglas esta blecidas

2.

H orario/ISR : En esta s ección se m uestra la i nformación

relacionada

con el hor rario de

e ntrada y sali da del colab orador, así como de la configuraci ón del reloj de marcaci ón (si la

e mpresa pose e uno).

E l tipo de

horario rep resenta la

periodicidad

c on el cual el colaborado rlabora en l a empresa y

p uede

ser

de

tres

tipos:

a .

Regular:

Indica que

el colabora dor ejecuta

sus labor es tal y co mo lo señal

su horario

de traba jo. En e ste caso

el sistema

Manual de U suario d atos de lo i nformación colaborad ores si sea inválida. un

automátic amente le a signa el día de descanso correspon diente a la c onfiguració n de horario selecciona do. b . Rotativo : Indica q ue el colab orador lab ora en pe riodos irreg ulares y j ornadas

irregulare s, por esta r azón este ti po de horari o no está suj jeto a ningú n horario de trabajo

c .

y su día procesar.

libre se sel ecciona ma nualmente

dependiend o de la rota ción del pe riodo a

Por hora : Indica que el salario d el colaborad or va en fun ción única y

exclusivam ente de

las horas

trabajadas

y no está s ujeto a ning ún tipo de

horario de t rabajo ni a días de

descanso,

ya que

el

periodo

pu ede ser

de

un

solo

dí a

o varios

con

o

sin

días de

descanso s intermedio s

E l código de reloj: repre senta el nú mero de ide ntificación o d el sistema d e marcació n y dependi endo del tip o de reloj

número de colaborado r dentro y del tipo d e programa ción del

m ismo, el s istema Sma rt Planillas

puede ser

capaz de

interpretar

tr ansformarla

en datos ú tiles para al imentar las

planillas. E l sistema de

esa inform ación y Smart Pla nillas se

p uede ajusta r a cualqui er tipo de

reloj de ma rcación, sie mpre y cu ando este e mita la

i nformación

en un archiv o de texto

o en algún t ipo de base de datos co mpatible co n Smart

P lanilla.

N OTA: La f uncionalida d del Sistem a Smart Pl anillas, en

este aspecto , se regirá

bajo las

le yes y conf iguraciones

del reloj,

por

lo tanto

habrán po líticas de l a empresa

o reglas

e speciales q

e

no podr

n

ser

reali zadas por e l sistema,

ya que está n pueden

n

o

estar

i ncluidas en e l reloj de m arcaciones.

E l Impuesto sobre la re nta (ISR): está sujeto a las leyes t ributarias v igentes y se calcula a utomática o manualmen te dependie ndo de la co nfiguración que se le as igne al colab orador.

E l cálculo de ISR se real iza de forma

progresiva y tomando en cuenta lo s periodos p asados,

Smart Plani lla 2013 Plus

4

Manual de Usuario p or lo que al final del p eriodo fisca l no muestr
Manual de
Usuario
p or lo que al
final del p eriodo fisca l no muestr a un increm ento exorb itante en el
cálculo
p ara finales d e año.
3.
S alario: En
esta sección
c olaboradore s, ya sea
encontram os informac ión relacion ada con la forma de p ago del
cheque o
e fectivo, ade más de la p eriodicidad
y
configurac ión del pag o, como lo
s on:
a.
Paga r a fin de
mes: Con
esta
configur ación
al
colab orador se l e procesará
su p lanilla me nsualmente
(segú n los cortes
establ ecidos por
de fechas
el usuario)
y su
sueldo bruto
será aquel
que s e muestre en la casilla d e Salario po r Periodo.
b.
Paga r Semanalm
ente: Con
esta config uración al
colaborador
se
le proce sará su

planil la cada sem ana (según los cortes d e fechas es tablecidos p or el usuar io) y su

sueld o bruto será aquel que se

muestre en la casilla d e Salario po r Periodo.

  • c. Paga r Quincen almente: C on esta c onfiguración

se proce sa la plan illa del

colab orador en ca da quincena del mes (se gún los cort es de fechas

establecido s por el

usuar o) y el sue ldo bruto s erá la mitad

de la cant idad mostra da en la ca silla de

Salar io por Peri odo. Si el s alario no e s exactamen te divisible

por 2, ento nces la

mayo r cantidad se

cargará a l a segunda q uincena del mes.

  • d. Paga r Biseman almente: E s similar

a

los

per iodos quin cenales, c on esta

confi

uración se procesa la

planilla del

colaborado r cada dos

cortes

de fechas

establecidos

por el usu ario) y el s ueldo bruto

semanas (se gún los será la mita d de la

cantid ad mostrad a en la ca silla de Sa lario por

Periodo. S i

el salario

no

es

exact amente divi sible por 2,

entonces l a mayor ca ntidad se ca rgará a la

segunda

bisem ana del mes .

  • e. Form a de pago: Indica la m anera en qu e será remu nerado el co laborador, s e puede selecc ionar entre las siguiente s opciones ( (Cheque, AC CH y Efectiv o).

  • f. La se mana inici a en: Selecc ione de la l ista un día

de semana l a cual deter mina el

prime r día de la s emana del c olaborador (de esta man era se reali zará el cálcu lo de la

9º hor a semanal ( punitivo) en la sección d e horas extr as.

  • g. No p ertenece a l a planilla:

Active esta

opción si la persona qu e incluye de ntro del

sistem a no es un colaborador de la empr esa, de esta manera, los

pagos reali zados a

esta p ersona no r egistrarán n inguna dism minución rel acionados a l pago de S eguros,

descu entos e imp uestos.

P or otro lado la carga ho raria se refi ere al

p rocedimient o de

as ignar

a

cada

c olaborador

el o los dep artamentos

en el

c ual desemp eñará su fu nción, así m ismo

c omo las ho ras mensua les

(estipu ladas

p or el MI TRADEL),

en

las

c uales

d esempeñará

tal

funci ón,

el

m ódulo

Manual de Usuario p or lo que al final del p eriodo fisca l no muestr

Smart Plani lla 2013 Plus

2

Manual de

Usuario

c ontempla el proceso de cálculo aut omático de las horas m ensuales tra bajadas a p artir del h orario de tra bajo que se asigne, aun que este pue de ser modi ficado por e l usuario y a justarlo a horas por se mana, hora s diarias o h oras totales trabajadas.

L os tres cam pos que ap arecen en el

módulo se

calculan p or el métod o de ecuaci ones de

s egundo grad o con una in cógnita (me jor conocid a como regl a de tres), p or medio de l cual si

s e incluyen l as horas po r periodo y

la tasa po r hora, el s istema calc ulará el sal ario por

p eriodo; y si se introduce n los valore s para las h oras por peri iodo y el sal ario por per iodo, se c alculará ento nces la tasa por hora.

U n colaborad or podrá ser

asignado a más de un

departament o y su salari o bruto por periodo

s erá la sumat oria de los s alarios que devengue po r departame ento, para lo cual será n ecesario d istribuir las horas por p eriodo de f orma equita tiva entre l os departam entos invol ucrados p ara obtener el valor o s alario x peri odo acorde con lo requ erido (La di stribución d e horas e n este sentid o no está co ntemplado d e forma aut omática).

4.

D escuentos:

Esta

secc

ión

muestr a

las

obli gaciones

c omerciales

adquiridas

por el

c olaborador. Tiene la par ticularidad de impedir

el ingreso d e deudas cu ando este e xceda el

p orcentaje p ermitido p ara esto ( el cual es stá establec ido en u n 30% de

forma

p redetermina da), y siend o solamente el administ rador del si stema o la p ersona resp onsable

d e la adminis tración del

departament o de planilla

la autoriza da para mod ificar este v alor y/o

p ermitir un d escuento ma yor de este porcentaje p ara cada un o de los cola boradores.

A demás, el s istema per mite la exon eración de

descuentos

para el me s de diciem bre (tal

c omo lo c ontempla el código de tr abajo), así c omo tambié n le
c omo
lo
c ontempla
el código
de
tr abajo), así c omo tambié n le permit e al
u suario adve rtirle sobre
d e
una
deu da
o
la
el vencimie nto
administrac ión
a utomática d e la misma
con el
fin
de
d eshabilitarla
ll egue a su fi n.
o eliminar la cuando e sta
P or
otro
lad o
el
siste ma
permite
la
d evolución
de
dinero
por
causa
de
d escuentos q ue no debi eron hacers e o
p or
cualqui er
otra
ca usa.
Adem ás,
p ermite
qu e los des cuentos s ean
a plicado
a
u no
o vario s
periodos
(es

d ecir, se apli can en una q uincena y e n la otra no, o se aplican

en una sem ana y en la otra no,

e tc.). De esta manera se r ealizan las t areas de for ma más am migable y se ncilla.

A dicional, co ntiene la o pción de po der calcular

los descue ntos en bas e a porcent ajes, los

c uales se cal cularán en b ase al salari o bruto de l la planilla q ue se proce se en ese m omento.

E sta opción

es útil para generar des cuentos de

cuota sindi cal (el cual

2 %), seguro s colectivo s, etc. y c ualquier ot ro descuen to que se p orcentajes.

actualment e es del

trabaje en

base

a

Smart Plani lla 2013 Plus

3

Manual de

Usuario

  • 5. S istema Cla ve: Cuando l a empresa t enga activad o el pago d e salarios po r medio del sistema c lave, se hab ilita esta se cción para p ermitir al u suario in cluir dentro de los dato s del colabo rador los da tos de

la

cuenta ba ncaria. La c onfiguració n de esta s ección

e stá íntimam ente relacio nada con l a forma de

pago

(

heque o AC H).

  • 6. A cumulados : Esta secc ión informa

al usuario

sobre

l

s salarios a cumulados

anuales de

los colabora dores,

y

permite la

modificaci ón de esta

informació n (por

c ualquier raz ón), aunque solamente

está limitad a a los

Manual de U suario 5. S istema Cla ve : Cuando l a empresa t e

u suarios con perfil de a dministrado r. NOTA: L Los acumul ados deben

estar sincro nizados

ta nto en el m es en que pe rtenecen co mo también en la fecha de corte de la misma, y a que de

o tro modo p uede afecta r los cálcu los posterio res como l os del XII I Mes, vac aciones, li quidaciones etc., por ej emplo: Si un a planilla p erteneciente a la segund a quincena del mes

d e

agosto es

registrada

a parezca com o parte de

con fecha

del

15

de

agosto, est a quincena

probablem ente no

los cálculo s para el X III de dici embre puest o que las p lanillas

c onsideradas para este cá lculo rigen a partir del d e planillas p or este mód ulo.

16 de agosto . Tenga cui dado con el registro

  • 7. C ondiciones Laborales: Se refiere a la bores, la f echa de va caciones, el

la sección en donde se configura l a fecha de i nicio de

periodo

d e prueba

y

el registro

de las vac aciones se quiera a ñadir al

( correspondie ntes, pagad as y vencid as) y cualqu ier otra obse rvación que

e xpediente d

l colaborad or.

  • 8. R ecursos Hu manos: Po r último ten emos una se cción en do nde se regis tran los cam bios de d epartamento s y ajustes

salariales (c uando suced ieron, cuan to tiempo, y cuanto se d evengó

d urante esa p osición, entr e otros dato s).

Agrega r

Para agr

gar un cola borador nue vo siga las s iguientes in strucciones:

 

1.

Pulse el botón ag regar

 

2.

Llen e los campo

de la panta lla generale s (los marca dos en color naranja son

obligatorio

s).

3.

Pulse el botón A ceptar para h abilitar las secciones de

horarios y condiciones laborales.

4.

Llen e los campo s de las se cciones hab ilitadas (rec uerde que

los campos

indicados e n color

naran ja son de ca rácter oblig atorio).

 

5.

Pulse

nuevament e el botón A ceptar para Habilitar la

sección de salario y co nfigure el s alario y

la for ma de pago del colabor ador.

6.

Pulse

nuevamen te el botón

Aceptar pa ra guardar

en

la

base

de datos la

información

de las

gene rales del co laborador, a sí como las

condicione s de pago y

otros dato s adicionale s. Cabe

desat acar que en este punto l a opción A ceptar solo g guardará la i nformación en la base

de datos

siem pre y cuand o el usuari o se encue ntre en la p antalla de

salario; si p or cualquie r razón

camb ia a otra de las pantall as habilitada s, la pulsac ión del botó n aceptar s olamente re activará

las p antallas cor respondiente s a la secu encia mostra ada hasta es te punto. Po r ejemplo,

si se ha

comp letado la se cción de sa larios y se pulsa sobre

la sección

de horario

y se pulsa e l botón

Acep tar, el siste ma dirigirá e l flujo de la secuencia h acia la panta lla de salari o.

7.

Una

vez guarda da la infor mación del

expediente

del colabor ador, el sis tema mostr ará una

panta lla para con figurar el de partamento , sección o c argo del col laborador, a sí como tam bién las

horas

por period o trabajadas , la tasa por periodo y e l salario po r departame nto por peri odo del

Smart Plani lla 2013 Plus

2

Manual de Usuario

colaborador. En este punto la información debe ser ingresada obligatoriamente, ya que el sistema no permite que se salga del sistema hasta que se introduzca esta información. Si se termina el programa de forma anormal (falta de fluido eléctrico, inestabilidad del sistema operativo, etc.) entonces, en la próxima sesión del programa nuevamente se mostrará la pantalla (o las pantallas) de configuración de cargos de colaboradores, ya que el sistema (como se mencionó anteriormente), no permitirá que esta información haga falta. NOTA: Todos los colaboradores agregados al sistema son marcados como “Nuevos”, y por ende la primera planilla procesada mostrará un registro prorrateado o proporcional a los días trabajados dentro de esa planilla. Esto es siempre y cuando la fecha de ingreso registrada para el colaborador sea mayor o igual que la fecha de inicio de la planilla, de otro modo se registrará el valor base de ese periodo.

Modificar

Para modificar los datos de un colaborador siga las siguientes instrucciones:

  • 1. Seleccione el colaborador a modificar

  • 2. Pulse el botón modificar de la barra de acciones de la pantalla de colaboradores.

  • 3. Cambie los campos que desea (Aquellas secciones que contienen sus propios botones de acciones no necesitan la pulsación del botón de la barra de acciones de la pantalla de colaboradores, por ejemplo, la sub-sección de carga horaria ubicada en la sección de salario, la sección de descuentos y la sección de sistema clave, son ejemplos de esta particularidad.

  • 4. Pulse el botón Aceptar.

Eliminar

Para eliminar los datos de un colaborador siga las siguientes instrucciones:

  • 1. Seleccione el colaborador a modificar

  • 2. Pulse el botón Eliminar de la barra de acciones de la pantalla de colaboradores. Luego de esto aparecerán 2 (dos) ventanas de confirmación para eliminar del todo los registros del colaborador. Esta acción elimina no solamente las generales del colaborador, sino también todo el historial del mismo (planillas, descuentos, acumulados, etc.), por lo cual esta opción está habilitada solo para el administrador del sistema.

Imprimir

Existe una amplia gama de reportes que pueden imprimirse desde este módulo las cuales se habilitan dependiendo de la sección que se muestre. Por ejemplo, si el usuario está posicionado en la sección “generales” y pulsa el botón imprimir, se generará un reporte con los datos de esa sección, si por el contrario, se ubica la sección de “horarios” y se pulsa el botón imprimir, se generará un reporte de los horarios con los datos de esta sección. De esta manera el usuario podrá elegir que parte del módulo de mantenimiento de colaboradores desea mostrar en pantalla o imprimir.

Corrección de cédulas erradas

El sistema permite la corrección de cédulas erradas con el formato y las reglas establecidas por la CSS. Si la empresa lleva la impresión de la pre-elaborada desde el Smart Planilla, entonces la corrección de una cédula errada deberá realizarse de la siguiente manera:

  • 1. Seleccione el colaborador al cual desea realizar el cambio.

  • 2. Pulse el botón modificar de la barra de acciones de la pantalla de colaboradores.

  • 3. Pulse el botón Cédula (marcado en color naranja) en la sección “Generales”.

Smart Planilla 2013 Plus

3

Manual de Usuario

  • 4. En la ventana resultante escriba la nueva cédula del colaborador y luego pulse el botón Aceptar de la ventana.

  • 5. Pulse el botón Aceptar de la barra de acciones de la pantalla de colaboradores.

De esta manera el cambio se mostrará de forma correcta la próxima vez que se genere una planilla y se imprima una pre-elaborada y después de esto, la cédula será actualizada automáticamente en las generales del colaborador.

IMPORTANTE:

  • 1. Para ingresar el número de seguro social de formato 999-9999, solamente ingrese el carácter “c” ó “C” y automáticamente aparecerá 999-9999 en el campo.

  • 2. El cambio de cédula solamente se reflejará en la primera impresión de la preelaborada, luego de eso la cédula cambiada reemplazará la anterior y no se mostrará cómo cambio de cédula en las siguientes impresiones de la preelaborada.

Smart Planilla 2013 Plus

4

Manual de

U

Usuario

Mó d ulo d e Ma n teni m iento de d í as Fe riado s

d

n

m

o

í

s

Manual de U U suario Mó d ulo d e Ma n teni m iento de

El m ódulo de m antenimien to de días

feriados

debe

configurars e para cre ar o modif icar los

días

feriados de l año, a fin

de poder

generar

corre ctamente lo s recargos

por sobre ti empo y

pago s por trabaj ar en estos

días. Este

módulo

está

divido en do s partes. La

conti ene los días festivos y/o

primera (P lantilla) duelo naci onal del

año,

sin especific ar las fecha s en que su cederán

(esto en el caso

de los día m óviles com o lo son

martes d e carnaval y viernes san to), en la ot ra sección ( Días feriado s por año), s e muestran los días

específic os en que

caerán estos

días feriad os

para el

año selecci onado (fech as oficiales

y días

 

puentes

establecidos por el gobie rno).

De form a predeterm inada, los d ías festivos

vienen est ablecidos en

el sistema , de manera

que lo

único q

e el usuar io debe ha cer es crea r aquellos

establecidos

por algún

nuevo de creto,

y

generarl

s para cada año.

 

Agrega r a Plant illa

  • 1. S itúese en la sección de plantilla y p ulse el botó n nuevo y a s olicitados (D escripción del día, día, mes y/o fijo anual).

continuaci ón llene los campos

  • 2. P ulse el bot ón Aceptar

para guar dar el nuev o día festi vo o Cance lar para a nular la

o peración. A quellos días que no son

fijos anual es no se les

q ue para efe ctos de la p lantilla est o no es nec esario, los

asignará ni ngún día o mes, ya mismos deb erán ser as ignados

m anualmente para el año que se desi gne, en este caso se est ablecerá el d ía que el us uario le a signe.

Modifi car Plant illa

  • 1. S itúese en la sección de p lantilla.

  • 2. S eleccione el día feriado a modificar y pulse e bo tón modific ar.

  • 3. E dite los cam pos solicita dos (Descrip ción del día , día, mes y /o fijo anual ).

  • 4. P ulse el bot ón Aceptar o peración.

para

guar dar el

nuev o día

festi vo

o Cance lar

para a nular

la

Elimin ar plantil la

  • 1. S itúese en la sección de p lantilla.

  • 2. S eleccione el día feriado a modificar y pulse e bo tón elimina r.

  • 3. P ulse aceptar en los men sajes de con firmación pa ara eliminar completame nte el regist ro de la p lantilla y de los días feri ados por añ o.

Smart Plani lla 2013 Plus

5

Manual de Usuario

Agregar días feriados por año

  • 1. Sitúese en la sección de días feriados por año

  • 2. Seleccione el año para el cual quiere generar los días festivos

  • 3. Pulse el botón Agregar. Esto generará los días festivos para el año seleccionado. Aquellos que no son fijos se les asignará como fecha predeterminada el 31 de diciembre del año seleccionado, por lo que se deberán modificar los datos de estos días y asignarles su correspondiente según el año seleccionado. Si ya existen los días para el año seleccionado, entonces el sistema verificará si algún día de la plantilla no se ha generado para el año seleccionado y agregará ese día a los días feriados por año, sin afectar los demás.

Modificar días feriados por año

  • 1. Sitúese en la sección de días feriados por año

  • 2. Seleccione el año para el cual quiere generar los días festivos

  • 3. Pulse el botón modificar y a continuación modifique la fecha asignada para el día feriado o modifique el día puente (si lo amerita).

  • 4. Pulse el botón Aceptar para guardar los cambios o el botón cancelar para descartarlos. Cuando la opción “Fecha Puente” no está asignada entonces la fecha será establecida al 31 de diciembre del año seleccionado, independientemente de la fecha establecida en el campo “fecha puente asignada para el feriado”

Impresión de reportes

Pulse el botón de impresión para generar el listado de días feriados para el año seleccionado.

Smart Planilla 2013 Plus

6

Manual de

U

Usuario

Mó d ulo d e Co m ision es y o tros p agos

d

m

o

p

Manual de U U suario Mó d ulo d e Co m ision es y o

Este m ódulo se ut iliza para r egistrar el

pago de

comisi ones y

otros

pag

os,

tales

como

bonific aciones, ag uinaldos y

cualquier o tro tipo

de pag o que forme

parte o se a una exten sión del

salario.

El mismo

sirve tanto

para colabo radores

de

la

empresa

como

a

personas q ue no

pertene zcan a la m misma, en e ste último c aso los

pagos

no saldrán r eflejados en n las planill as, pero

si en l os cheques

o en efectiv o (No se p ermiten

realizar

pagos por sistema clav e para perso nas que

formen parte de la empresa.).

Agrega r Pagos

Para agr

gar siga los siguientes p asos:

  • 1. P ulse el botó n Agregar

  • 2. S eleccione si se trata de u n colaborad or o de otra s personas a jenas a la e mpresa.

    • a. Si se trata de un colaborador , seleccione de la lista regist rados en el s istema.

el nombre d e los colabo radores

  • b. Si se trata de otra persona aje na a la emp resa, escrib a el nombre de la perso na en el espac io correspon diente.

  • 3. S eleccione (d e ser requer ido) la opci ón de unir c on el chequ e de planilla s, el cual pr ocesará e l pago.

  • 4. E scriba el mo nto a pagar.

  • 5. S eleccione la periodicida d del pago

    • a. Mens ualmente, el cual puede ser configur rado para pa garse los dí as 15 de cad a mes o

a fin

de mes.

  • b. el

Perió dicamente,

cual se p rocesa con

cada planil la del cola borador (qu incenal,

mens ual o seman al)

  • 6. E scriba la cu enta contabl e para afect ar la cuenta del sistema de contabili dad.

  • 7. E scriba una d escripción d el pago.

  • 8. P ulse el botó n Aceptar p ara registrar los datos e n la base de datos o pul se el botón p ara no hacer efectivo lo s cambios.

cancelar

Modifi car Pago s

La modi ficación de l os registros se realiza d e forma simi lar al proce so de agrega r:

  • 1. P ulse el botó n Modificar.

  • 2. M odifique lo s valores de monto, peri odicidad, de scripción o cuenta cont able.

  • 3. P ulse el botó n Aceptar p ara registrar los datos e n la base de datos o pul se el botón

cancelar

p ara no hacer efectivo lo s cambios.

Nota : No se per mite la mod ificación de l colaborad or, salvo si

se trata de p ersonas aje nas a la

empr esa, en otras

circunstanc ias, elimine el registro

y vuelva a c rearlo.

Smart Plani lla 2013 Plus

7

Manual de Usuario

Eliminar Pagos

Para eliminar un registro, seleccione el registro y a continuación pulse el botón eliminar y apruebe las pantallas de confirmación para autorizar la eliminación, de lo contrario, pulse cancelar en cualquiera de las pantallas de confirmación para cancelar.

Smart Planilla 2013 Plus

8

Manual de

U

Usuario

Mó d ulo d e Pro c esar Plani l las

d

c

l

El módu lo de proce sar planilla s consta de

un asistent e (Wizard),

el cual lo

guiará a tra vés del

proceso

de las difere ntes planilla s que conte mpla el siste ma (mensua l, quincenal y semanal) .

Manual de U U suario Mó d ulo d e Pro c esar Plani l las

En este a sistente

se

mostrarán

las

difere ntes

opcio nes

para

p rocesar,

modificar, cerrar e imp rimir todo l o relacionad o con las pl anillas.

En primera

instancia s e tiene la op ción abrir, l la cual proc esa las plani llas por

primera ve z o se vuelv en a procesa r cuando as í lo requiere el usuario.

Se tiene la opción edit ar que corri ge una plan illa en parti cular y ofre ce total control sob re la planill a procesada.

La opción cerrar por su parte ofi cializa las p lanillas pro cesadas y l es da la

orden pa ra que pue dan ser im presos los c heques y d emás infor mes esencia les del pro ceso de

planillas

y por últim o están las

opciones d e informes

y cheques q ue se utiliz an para gen erar los

diferente s reportes d e las diferen tes planillas procesadas.

Abrir P lanilla

La opció n abrir des pliega la sig uiente vent ana, en la cual deb erá
La opció n abrir des pliega la sig uiente vent ana, en la
cual deb erá seguir l os siguiente s pasos para
una plan illa:
procesar
1.
Se el egirá en pri mer lugar e l tipo de pl anilla que
se d esea proce sar (1ª qui ncena, 2ª
quincena,
mens ual, bisema nal, semanal y XIII mes ).
1
2.
Una
vez
selecci onado el t ipo
de
la
planilla a
proce sar, entonc es se proce de a selecc ionar los
extre mos de la p lanilla, es d ecir, la fech a inicial y
2
la fe cha final.
inicial y s
Se seleccio na del cale ndario la
pulsa el b otón Inicio (1), luego
3
4
fecha
se se lecciona la
fecha final
y se pulsa
el botón Fi nal (2). El
campo “Pe rtenece al
mes de”
corre sponde al m es en que c ontiene el ra ngo de fech as, por lo cu al se debe t ener bien de finido a
que
mes perten ecerá una
determinad a planilla,
de otra ma anera
cálcu los como
el XIII,

vaca ciones, etc., podrían calc ularse de m anera incorr ecta.

  • 3. Poste rior a esto se seleccion an los rango s para las h oras extras y ausencias y

tardanzas. Si no se