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Manipulacin de Tablas en Excel

Ordenar
Autofiltros
Filtros
Subtotales
ORDENAR DATOS

Excel presenta diversas opciones de ordenar datos, como


Orden ascendente y Orden descendente.

Opciones de ordenacin de Excel

Puede ordenar los datos de una columna por texto, nmero, y


fecha y hora de una o ms columnas. Tambin puede ordenar por una lista
personalizada o por formatos como color de la celda, color de la fuente o conjunto
de iconos.

Orden ascendente. Puede usar la opcin Orden ascendente para ordenar las filas
de una hoja de clculo en orden ascendente.

Los nmeros se ordenan del nmero menor ms bajo al nmero.


.El texto alfanumrico se ordena de izquierda a derecha, carcter por carcter.
En los valores lFALSO se coloca antes que VERDADERO.
Las fechas se ordenan desde la fecha ms antigua a la fecha ms actual
Las celdas en blanco se ubican al ltimo lugar.

Orden descendente. Es lo contrario pero las celdas en blanco se ponen siempre


en ltimo lugar.

Opciones de ordenacin de Excel

Excel ofrece adems las siguientes opciones de ordenacin, que puede


utilizar para ordenar los datos:
Cuadro de dilogo Ordenar. Puede usar el cuadro de dilogo Ordenar
para ordenar las filas de una hoja de clculo por el contenido de ms de
una columna. En el cuadro de dilogo Ordenar, puede especificar los
criterios de ordenacin y, a continuacin, seleccionar el orden ascendente
o descendente. En este cuadro de dilogo tambin puede agregar, mover,
copiar y eliminar niveles de ordenacin.
Lista Personalizada. Puede usar una lista personalizada para ordenar las
filas en un orden definido por el usuario. Excel 2010 proporciona una
opcin de listas personalizadas con las listas integradas de da de la
semana y mes del ao. Adems, puede crear su propia lista
personalizada.

Ejemplo: Ordenando los datos por carrera y por nombre ascendentemente

1. Seleccionamos la tabla, luego ejecutamos el comando ORDENAR de la


ficha DATOS.

2. En el cuadro especificamos el campo por ordenar agregando un nivel


para el segundo campo de ALUMNO, no olvidando el criterio de
ordenacin.

El resultado es el siguiente:
FILTRAR DATOS

Para tomar las decisiones empresariales adecuadas,


a veces tiene que administrar grandes cantidades de
datos. A menudo, slo tiene que centrarse en una
parte de los datos, que es importante para una
decisin empresarial determinada. Puede utilizar los
filtros de Excel para ver nicamente los datos en los
debe centrarse. Excel proporciona varias
herramientas eficaces y flexibles, como Autofiltro, Autofiltro personalizado
y Autocalcular, que puede usar para filtrar los datos y realizar clculos con
los datos filtrados.

Identificar los filtros de Excel


Una hoja de clculo de Excel puede contener grandes cantidades de datos.
Sin embargo, podra interesarle no trabajar con todos los datos de una hoja
de clculo a la vez. Puede filtrar los datos de una hoja de clculo de Excel
2010 especificando ciertos criterios. Los datos filtrados muestran slo las
filas que cumplen los criterios especificados.
Tipo de Descripcin Grfico
filtro
Puede utilizar la funcin Autofiltro de
Excel para establecer un criterio y filtrar
los datos de una hoja de clculo. Excel
proporciona varias opciones de
Autofiltro, por ejemplo 10 mejores y Por
encima del promedio, que puede utilizar
para filtrar los datos de la hoja de
clculo. Por ejemplo, si desea ver el
valor mximo de una columna de
valores, puede crear un filtro 10 mejores
para la columna seleccionando la
Autofiltro opcin 10 mejores en Autofiltro.

Para crear un filtro, haga clic en una


celda para seleccionarla en el grupo de
datos que desea filtrar. En la ficha Inicio,
en el grupo Edicin, haga clic en
Ordenar y filtrar y, a continuacin, haga
clic en Filtro. Excelmuestra una flecha
de filtro en el borde derecho de la celda
superior de cada columna del rango
seleccionado. La flecha indica que la
funcin Autofiltro est activa.

Si hace clic en la flecha de cualquier


columna para la que ha creado un filtro,
Excel muestra una lista de opciones de
filtrado y ordenacin. Puede hacer clic
para seleccionar cualquiera de las
opciones de filtrado para filtrar los
datos. Puede filtrar los datos de una
lista en funcin de su valor o del color
de las celdas. Por ejemplo, en una lista
de datos, puede decidir ver slo las
celdas de color rojo.
Autofiltro Puede establecer ms de un criterio
personaliz para el filtro y filtrar los valores de una
ado lista de datos utilizando Filtro
personalizado. Los valores de la lista de
datos se filtran segn los criterios que
define. Por ejemplo, puede definir
criterios para ver todos los registros de
ventas entre 25000 y 30000 dlares.

Si hace clic en Filtro personalizado,


Excel muestra un cuadro de dilogo que
le ayuda a definir los criterios para el
filtro. Puede establecer dos criterios
diferentes, separados por los
operadores de comparacin Y u O. Para
filtrar una columna o una seleccin de
forma que los dos criterios sean
verdaderos, puede utilizar el operador
Y. El criterio "mayor que e igual a
25000" Y "menor que e igual a 30000"
le dar todos los registros de ventas
entre 25000 y 30000 dlares. Para filtrar
una columna o una seleccin de forma
que uno de los criterios sea verdadero,
puede utilizar el operador O.
FILTROS AVANZADOS

En los filtros avanzados se utilizan criterios lgicos para filtrar las filas
de una tabla, para ello se tiene que especificar en un conjunto de celdas
los criterios de la siguiente manera, segn el caso del representar una
Y o un O, veamos cmo se procede.

Ejemplo: Mostrar las filas de la tabla aplicando un filtro de carrera.

Pasos para generar un filtro avanzado.

1. De la tabla especificamos en una diferente celda el criterio de seleccin,


tomando en cuenta el encabezado de una columna de la tabla a la cual
pertenece el criterio de seleccin.
2. Seleccionando el rango de celdas del criterio, luego seleccionamos
FILTRO AVANZADO.

1
NOTA: Es importante tener en cuenta que en rango de criterio de seleccin debe escribirse
el encabezado como tambin el valor de criterio tal como se encuentre en la tabla origen
donde se desea obtener el conjunto de filas. Es decir, si se desea generar filtro en una tabla
donde el valor o texto estuviera con tilde, el valor del criterio en el rango tambin tiene que
estarlo, adems de tener mucho cuidado con los espacios en blanco que pudiera existir.

3. En la ventana de filtro avanzado, especificamos el rango de la lista, el rango de


criterios y donde deseamos copiar las filas a filtrar.

El resultado sera:
Cmo generar un filtro para ms de un criterio?

Cuando se trata de un operador lgico O, se debe establecer el rango de


criterios de la siguiente manera.

El resultado sera:
Cuando se trata de un operador lgico Y, se debe establecer el rango de
criterios de la siguiente manera.

El resultado sera:
SUBTOTALES

Subtotales en Excel te permite de forma automtica obtener de forma


resumida una serie de datos de tu tabla.
Los subtotales calculados pueden ser sumas, promedios, productos,
mximos, mnimos, entre otros; permitiendo en forma rpida obtener
clculos por agrupaciones.

Teniendo en cuenta la tabla anterior, podemos generar un subtotal


haciendo la suma de notas por carrera como ejemplo.

Pasos:

1. Seleccionamos la tabla por generar el resumen.


2. Ordenamos la tabla segn la agrupacin que queremos plantear.
(Esto es importante para obtener el resultado deseado de acuerdo
a la agrupacin) .
3. Hacer clic en la ficha DATOS.

Se presenta la siguiente ventana.


Especificamos el campo por agrupar y la funcin a efectuar, aceptamos para
que resulte lo siguiente:

Quitar subtotales

Para quitar los Subtotales, vas a Datos, Subtotales, Quitar todos.