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DESARROLLO DE STANDS,

FERIAS Y EXPOSICIONES.
[EXPO-CAF]

PROFESOR:

Arturo Sotelo Mendoza

ALUMNO:

Kevin Montoro
NDICE

Contenido
RESUMEN EJECUTIVO. ......................................................................................................................... 3
-Determinacin de la necesidad...................................................................................................... 3
-Objetivos ........................................................................................................................................ 3
ORGANIZACIN ................................................................................................................................... 3
-Organigrama .................................................................................................................................. 3
-Funciones del comit. .................................................................................................................... 4
PLANEACIN ....................................................................................................................................... 5
-Nombre: ......................................................................................................................................... 5
-Logotipo: ........................................................................................................................................ 5
-Mercado meta:............................................................................................................................... 5
-Expositores: .................................................................................................................................... 5
-Recinto ferial .................................................................................................................................. 6
-Lugar:.......................................................................................................................................... 6
-Ubicacin: .................................................................................................................................. 6
-Atractividad: ............................................................................................................................... 6
-Accesibilidad: ............................................................................................................................. 6
-Costo: ......................................................................................................................................... 6
-Plan de trabajo ................................................................................................................................... 7
-Formulario de reserva de stand. .................................................................................................... 9
-Lay out.............................................................................................................................................. 10
-Promocin y publicidad. .............................................................................................................. 10
-Boletn de prensa. ........................................................................................................................ 12
-Reglamento ferial. ........................................................................................................................ 13
OPERACIN DE LA FERIA. .................................................................................................................. 16
-Programa de inauguracin: .......................................................................................................... 16
-Invitados:...................................................................................................................................... 16
-Actividades de diversin en el evento: ........................................................................................ 17

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Horario. ..................................................................................................................................... 17
-Conferencias de emprendimiento. .............................................................................................. 17
-Conferencias el caf de Mxico. ............................................................................................... 17
-Conferencias exportacin de caf. ........................................................................................... 17
-Curso aprenda a catar caf. ...................................................................................................... 18
-Cursos selo usted mismo de cafeteras MARCA EAGLE........................................................... 18
-Talleres para baristas. .................................................................................................................. 18
-Formato de supervisin de actividades (formato):...................................................................... 18
-Cuestionario para visitantes y expositor:..................................................................................... 19
Cuestionario de satisfaccin. ........................................................................................................ 20
-Clausura: ...................................................................................................................................... 21
POST-FERIA. ....................................................................................................................................... 22
-Directorio de proveedores. .......................................................................................................... 22
-Horario de desmontaje. ............................................................................................................... 22

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RESUMEN EJECUTIVO.

La Expo-caf es un hbrido de feria y exposicin. Con el fin de reunir a el consumidor amante


del caf y a los principales actores de la industria cafetalera en Mxico en un mismo lugar.
Comenzando con productores, hasta restaurantes y cafeteras.

Determinacin de la necesidad.
La Expo-caf, se llevar acabo para crear lazos entre empresas productoras y distribuidores de
caf, con empresas que ofrecen servicios de alimentos y bebidas (cafeteras). Para as conseguir
insumos a mejor precio, mobiliario y capacitacin. Adems de reunir a los consumidores amantes
del caf con el fin de conocer ms de este segmento de mercado sobre sus gustos, preferencias,
hbitos; tambin presentarles nuevas marcas y productos.

Objetivos
Introducir nuevas marcas y productos en el mercado.
Captacin de nuevos clientes.
Cierre de negocios entre empresas.

ORGANIZACIN

Organigrama

Coordinacin
General

Comit de Comit de Comit de Comit de Comit de


cultura. Administracin finanzas. seguridad. formacin y
. capacitacin

Comit de Comit de Comit de Comit de


gastronoma. Marketing. logstica protocolo

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Funciones del comit.

Coordinacin general.

Comit encargado de la supervisin de todos los detalles de la Expo-caf, desde la concepcin,


hasta la entrega del recinto.

Comit de cultura.

Comit encargado de mostrar durante el evento la riqueza del caf mexicano.

Comit de Administracin.

Har el programa ferial. As como la supervisin del mismo.

Comit de finanzas.

Se encargar supervisar de los ingresos y egresos de la Expo-caf

Comit de seguridad.

Estar encargado de brindar seguridad a los expositores, proveedores y visitantes.

Comit de gastronoma.

Encargado de ofrecer alimentos y bebidas de calidad en el evento.

Comit de Marketing.

Encargado de la difusin del evento.

Comit de logstica.

Comit encargado del apoyo y la provisin de recursos a los dems comits para el cumplimiento
de las actividades.

Comit de protocolo

Comit encargado de confirmar asistencia de invitados. As como del cumplimiento de las normas
protocolarias de todo el evento.

Comit de formacin y capacitacin

Encargados de supervisin y contratacin de empleados.

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PLANEACIN

Nombre:
Expo-caf.

Logotipo:

El logo tipo de la Expo-caf, es uno de los conos ms reconocidos al hablar o referirse al


CAF. Buscamos que tanto consumidores, como empresarios y productores a la hora de ver una
taza de caf, recuerden la grata experiencia que fue Expo-caf gracias a nuestro logotipo.

Mercado meta:
Cafeteras, hoteles, restaurantes, tostadores y representantes del sector cafetalero, proveedores
de mobiliario, maquinaria e insumos y amantes del caf.

Expositores:

Caf sustentable MX.


Instituto del emprendedor.

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Recinto ferial

Lugar:

WTC World Trade Center Ciudad de Mxico

Ubicacin:

Montecito 38, Npoles, 03810 Ciudad de Mxico, CDMX

Atractividad:
Parque Mxico, plaza Telcel la condeza, hipdromo.

Accesibilidad:
Insurgentes sur. Calle filadelfia y Dakota.

Costo:
1, 600,000.00

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Plan de trabajo.
EXPO CAF
Personal
Tareas Septiembre
Octubre
Nov Dic Enero
Febrero
MarzoAbrilMayoJunio
Julio
Agosto
Sept
responsable
Comit de administracin
Planeacin del programa ferial Coordinador gral

Contratacin del recinto Segundo al mando

Seleccin de proveedores de servicios Coordinador gral


Plan de
Contratacin de los servicios Coordinador gral
trabajo
Determinar sistema de acceso Segundo al mando

Contratacin de personal Segundo al mando

Asignacin de espacios Segundo al mando

Registro de Stands Secretario


Entrega del recinto Coordinador gral
Comit de logstica
Investigacin de infraestructura de Segundo al mando
lugar sede
Planeacin del acceso de visitantes, Coordinador del rea
expositres e invitados.
Apoyo para instalacin del comit Segundo al mando
gastro.
Apoyo en la renta de mobiliario para Coordinador del rea
stands
Apoyo en actividades de RRPP Coordinador del rea
cultura.
Evaluacin del cumplimiento de Segundo al mando
actividades
Apoyo con hospedaje a visitantes Secretario

Apoyo en el desmontaje de stands Segundo al mando

Comit de marketing
Desarrollo de Pgina web Coordinador del rea

Actualizacin de Pgina web Segundo al mando

Elaboracin plan de mkt Coordinador del rea

Campaa telemkt Coordinador del rea

Desarrollo de info. promocional Segundo al mando

Lanzamiento de campaa Coordinador del rea


promocional
Evaluacin de resultados Coordinador gral

Comit de cultura
Planeacin de actividades Coordinador del rea

Planeacin de actividades artsticas Coordinador del rea

Planeacin de expo artesanal Coordinador del rea

Planeacin de Tour Coordinador del rea

Invitacin de posibles expositores


Secretario
artesanales
Planeacin de exposicin cultural Secretario

Planeacin y ejecucin de actividades Segundo al mando


de RRPP
Coordinar desmontaje Segundo al mando

Comit de Finanzas
Elaboracin de presupuestos Coordinador del rea

Asignacin de costo de renta del Coordinador del rea 7


stand
Obtencin de recursos Segundo al mando

Pago a proveedores Segundo al mando

Pago del recinto Coordinador del rea


Asignacin de costo de renta del Coordinador del rea
stand
Obtencin de recursos Segundo al mando

Pago a proveedores Segundo al mando

Pago del recinto Coordinador del rea

Evaluacin de resultados Coordinador gral

Comit de Procotolo
Planeacin y Org. De eventos Coordinador del rea

Elaboracin de documentos de info. Segundo al mando

Contratacin de edecantes, meseros, etc.Segundo al mando


Invitacin de expositore, invitados y Secretario
MASS MEDIA
Confirmacin de invitados Coordinador del rea

Comit de Gastronoma
Cotizacin de empresas banqueteras Coordinador gral

Planeacin del lugar de "Alimentos y Segundo al mando


bebidas".
Contratacin de empresas Segundo al mando

Coordinar desmontaje Coordinador del rea

Comit de Formacin y capacitacin


Elaboracin de perfil de personal Coordinador del rea

Planeacin de actividades generales Coordinador del rea

Elaboracin de stands de informacin Coordinador del rea

Planeacin de conferencias Segundo al mando

Planeacin de talleres Segundo al mando

Invitacin a expositores invitados Segundo al mando

Contratacin de personal Coordinador gral

Coordinar desmontaje Segundo al mando

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-Formulario de reserva de stand.

Formulario de reserva de stand "Expo-caf" 2017

Empresa/Organizacin
Representante legal/nombre
rea y cargo:
Direccin de la empresa
Telfonos
Ciudad: Pas Email:

Por favor indique la actividad de su empresa: Informacin tributaria de su empresa:


Productora de caf Rgimen comn y autoretenedor
Rgimen comn no autoretenedor
Comercial Gran contribuyente y autoretenedor
Gran contribuyente no autoretenedor
Servicios Rgimen simplificado
Persona natural Cual

M2 Precio Q Total
6 m2 15,000 M.N
9 m2 18,000 M.N
18 m2 28,050 M.N

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Lay out.

Promocin y publicidad.

Internet (instagram,youtube,facebook)

Radio (40 principales, radiolgico, grupo frmula, W radio)

Tv (Imagen tv, ADN 40)

Publicidad exterior (vayas, espectaculares, publicidad mvil, autobuses)

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Internet

Internet
Fecha sitio/app Forma/tipo Duracin/perioricidad Pblico meta Temporalidad
Instagram Historias Tres meses Jvenes 20- 35 aos 24h
Instagram Publicacin indefinida Empresarios indefinida
facebook Publicacin 6 meses Empresarios 7 das
youtube Publicidad 8 meses empresarios y jvenes 7 das

Publicidad exterior

Publicidad exterior (vayas) Publicidad exterior (espectaculares)


Fecha Temporalidad Lugar/ruta. Fecha Temporalidad Lugar/ruta.
3 meses Autopista MX-cuernavaca 8 meses Av. Insurgentes sur
3 meses Av. Insurgentes sur 8 meses Av. Morelos
3 meses Viaducto Tlalpan 8 meses Perifrico Sur.
3 meses Av. Morelos
Publicidad exterior (Publicidad mvil) Publicidad exterior (autobuses)
Fecha Temporalidad Lugar/ruta. Fecha Temporalidad Lugar/ruta.
3 semanas Perifrico Sur. 3 meses Viaducto Tlalpan
3 semanas Av. Morelos 3 meses Av. Insurgentes sur
3 semanas Viaducto Tlalpan 3 meses Perifrico Sur.
3 meses Av. Morelos

Radio y Tv

Programas de Tv/Radio
Fecha Televisora/radiodifusora Canal o estacin Programa Horario Duracin Entrevistado Cargo
Imagen tv Imagen tv Noticiero 14:00 15 min. Germn V. Director gral.
Los 40 principales Ya prate! 07:30 5 min. Aaron R. Director logistica
W radio As las cosas 15:20 8 min. Germn V. DIRECTOR GRAL.

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-Boletn de prensa.
Boletn de prensa EXPO-CAF

Contacto: Javier Vsquez

PARA PUBLICACIN INMEDIATA.

777 567 8951

puntadecielo@gmail.com

Punta de cielo sa de cv. Presenta el nuevo Sobre francs en la Expo-caf. World Trade
Center Ciudad de Mxico. Del 8 al 11 de Septiembre.

El Sobre francs, ser la nueva forma de preparar un exquisito caf de forma rpida y
artesanal al mismo tiempo. Consiste en un sobre de tipo malla (el cual acta como filtro)
con un sofisticado soporte de cartn ( el cual sostiene el sobre a la taza); permitiendo que
el caf se prepare como en una prensa francesa, o un sobre de t simplemente vertiendo
agua caliente, sin mayores complicaciones un caf de altura.

Gracias a el sobre francs, hacer caf de altura, est a unos cuantos minutos, desde
cualquier lugar.

Vistenos en Expo-caf, Stand 304. World Trade Center Ciudad de Mxico.

Expo-caf es patrocinado y producido por Wayak Events.

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Reglamento ferial.

REGLAMENTO PARA LA PARTICIPACIN EN LA EXPO CAF 2017

07 de Agosto del 2017

Cuernavaca Mor.

Wayak Sa de Cv.

Expo Caf.

World Trade Center Ciudad de Mxico.

Del 8 al 11 de Septiembre.

DISPOSICIONES GENERALES.

-Las autoridades de la Feria (el comit organizador) podrn, cuando lo consideren


conveniente para el mejor funcionamiento del evento, adoptar decisiones distintas de las
establecidas en el presente Reglamento, siendo estas de obligatorio cumplimiento para todos los
participantes, las mismas sern pensadas estrictamente para el beneficio de los expositores.

-El Organizador de la Feria es el coordinador y responsable general del cumplimiento del


presente Reglamento. As como le pertenece la responsabilidad para con expositores, de proveer
el servicio de seguridad general del recinto, limpieza general y asistencia mdica. Ser
responsabilidad del expositor contratar los servicios que considere necesarios (instalacin
elctrica, limpieza de su stand, internet, etc.).

-La participacin se formalizar directamente en las oficinas de Wayak sa de cv mediante la


suscripcin del modelo Solicitud-Contrato de Participacin, que incluye adems las condiciones
generales de participacin, la solicitud de mobiliario y servicios, la solicitud de credenciales, la
informacin para el Catlogo de Expositores y el presente reglamento. Igualmente se podr
formalizar cumplimentando el modelo Solicitud Contrato de Participacin va digital en los
trminos previstos por las autoridades de la feria.

-Los expositores debern completar todos los datos que se solicitan en el contrato y adjuntar el
esquema o diseo del stand y, cuando se trate de proyectos de diseos especiales aportarn,
adems, los documentos que establece este Reglamento.

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-De lo contrario, el Comit Organizador no ser responsable del incumplimiento de todos o
algunos de los requerimientos del expositor.

PRECIOS.

-Los precios estn dados dependiendo las medidas del stand.

-Contamos con diferentes medidas:

6 m2: $ 15,000 M.N

9 m2 $ 18,000 M.N

18 m2 $ 28,050 M.N

36 m2 $ 48,500 M.N

Condiciones de la participacin.

-Para la participacin en la feria, es imperativo cumplir con los requisitos emitidos por la
secretara de salud pblica en el reglamento de alimentos y bebidas.

-Para empresas que manejan productos industriales, o insumos, queda prohibida la venta con
entrega inmediata. Slo se podrn hacer entregas inmediatas, cuando se vende una unidad y su
peso es menor a 3kg.

-En caso de cancelacin del espacio, deber hacerse antes del 5 de Febrero del 2017, para poder
recibir el 50% del pago. En caso de llegar la fecha de montaje y no presentarse, sin previa
cancelacin, el comit de la feria podr decidir por el uso del espacio.

FORMAS DE PAGO.

-Los pagos sern realizados en la moneda oficial establecida (pesos mexicanos) y cuando se
trate de transferencias bancarias efectuadas desde el exterior, estas se ajustarn a la moneda y
tasa de cambio , el pago contendr el nombre del destinatario, banco y nmero de cuentas
que en todo caso coincidirn con la informacin reflejada en la solicitud contrato de
participacin.

-No se admitirn pagos en dlares estadounidenses, u otras monedas.

CONDICIONES DEL STAND.

-El stand deber respetar las medidas rentadas.

-Se prohbe la invasin de espacios con decoracin.

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EL MONTAJE.

-El montaje comenzar el martes 5 de septiembre a las 8:00am. Los horarios de instalacin sern
de 8:00 am a 7:00 pm.

-Los stands estarn en condiciones de ser ocupados por los expositores a contar de las 10:00
horas del da viernes 8 de Septiembre del 2017.

-Los EXPOSITORES deben tambin hacerse responsables de contar con las autorizaciones
sanitarias que correspondan y cumplir con todos los requerimientos de Servicio de Impuestos
Internos y permisos municipales.

-En caso de mantener alimentos en su espacio, EL EXPOSITOR ser responsable de


gestionar los permisos correspondientes con la Autoridad Sanitaria competente para la
manipulacin y venta de productos perecibles, as como para efectuar degustaciones de sus
productos.

-La autoridad sanitaria enva inspectores para fiscalizar el cumplimiento de sus normativas.

DESMONTAJE.

-El expositor se compromete a desmontar su stand al trmino de la feria (11 de septiembre), ya


que personal de la productora comienza inmediatamente el desmontaje de todos los
componentes de la feria.

-Se tendr como lmite el 13 de Septiembre. La autoridad organizadora no se hace responsable de


ningn stand, despus de esa fecha.

-Cualquier desperfecto ocasionado en el espacio, tendr que ser cubierto por el expositor, en el
montaje, durante la feria o en el desmontaje.

-En cuanto al stock del stand, est prohibido el ingreso de cualquier mercanca en el horario de la
feria. El punto slo ser vlido para la mercanca permitida para su entrega inmediata. El
reabastecimiento ser en horas de comida, con previa autorizacin.

-El expositor tiene la libertad de contratar el seguro que desee.

-Est de acuerdo con el reglamento previamente presentado, as como con la renta de espacio de
36m2 .

_____________________________ ______________________________

Juan Paco Pedro de la Mar. Kevin Montoro Morales.


Gerente de Mercadotecnia y ventas Coordinador general
Punta de cielo. Expo-caf.

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OPERACIN DE LA FERIA.

-Programa de inauguracin:

Programa de inauguracin

Horario Actividad Nombre de los participantes Cargo


09:30 a. m. Palabras de bienvenida Lic. Juan Vargas Pte. Comits
Pte. Cafs de
09:35 a.m. Palabras de inauguracin Lic. Raymundo Torres
Mxico
Comit de
09:40 a.m. Actividades artsticas Lic. Pedro Rodrguez
cultura.
Pte. Cafs de
10:00 a.m. Corte de listn. Lic. Raymundo Torres
Mxico

-Invitados:
Lic. Raymundo Torres- Pte. Cafs de Mxico.

Prof. Cruz Jos Argello Miceli - Coordinacin Ejecutiva AMECAFE. (Asociacin


Mexicana de la cadena productiva del caf).

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-Actividades de diversin en el evento:
Las actividades de atraccin y diversin en la Expo-caf, sern conferencias, cursos y talleres, los
cuales sern dirigidos a visitantes amantes del caf, baristas, y dueos de cafeteras.

Horario.

Da (s) Horarios Evento


8 al 11 3:00-4:00pm Conferencias de emprendimiento
11:30-
8 al 11 Conferencias "El caf de mxico"
12:50pm
8 al 11 3:00-4:00pm Conferencias "Exportacin de caf".
5:00pm-
10 y 11 Curso "Aprenda a catar caf".
6:00pm
11:30- Cursos "selo usted mismo"
9 y 10
12:50pm cafeteras Eagle.
5:00pm-
10 y 11 Taller para baristas.
6:00pm

-Conferencias de emprendimiento.
Las conferencias de emprendimiento, estn pensadas para cmo abrir tu cafetera?, desde cero
equipando con los conocimientos necesarios para realizar un plan de negocios. El curso estar
dado por el instituto del emprendedor. Dichas conferencias sern del 8 al 11 de Septiembre en
diferentes horarios.

-Conferencias el caf de Mxico.


Conferencias que realzarn al caf producido en Mxico. Las conferencias sern del 8 al 11 de
Septiembre en diferentes horarios.

-Conferencias exportacin de caf.


Durante la conferencia se dar un panorama general y concejos para la exportacin de caf. La
conferencia estar dada por: Raymundo Nolasco Enrquez de AMECAFE (Asociacin Mexicana
de la cadena productiva del caf). Los das 8 y 11 de septiembre.

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-Curso aprenda a catar caf.
Curso dado por Punta del Cielo. Consistir en aprender las caractersticas de las diferentes formas
de preparacin y de grano del caf para as disfrutar y saber diferenciar entre uno y otro. El curso
ser los das 10 y 11 de septiembre.

-Cursos selo usted mismo de cafeteras MARCA EAGLE.


Un curso dirigido a baristas, en el cual la marca de cafeteras, EAGLE ensear como usar sus
diferentes cafeteras a los participantes. Curso disponible 9 y 10 de Septiembre.

-Talleres para baristas.


El contenido de este curso ser el aprender a preparar diferentes bebidas O perfeccionarse con
tips respecto a la preparacin de las mismas. El curso ser los das 10 y 11 de septiembre.

-Formato de supervisin de actividades (formato):

Lista de actividades de supervisin diaria.

Das Cumplimiento
Actividad Responsable Comentario
1 2 3 4 5 6 S No Proceso
Secretario Comit
Aseo de stands de logstica

Secretario Comit
Apoyo en registro de talleres de logstica

Secretario
Volanteo.
Comit de MKT

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-Cuestionario para visitantes y expositor:

CUESTIONARIO DE SATISFACCIN.
EXPOSITOR.

Fecha:

1. Nombre de la empresa:

2. Lugar de origen:

3. Qu producto o servicio ofrece?

4. Vendi la cantidad estimada?

S_________ No:__________

5. Cuntos negocios realiz?

6. Volver a participar en Expo-caf?

7. Tiene alguna sugerencia para el organizador?

Telfono:
Correo electrnico:

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Cuestionario de satisfaccin.
VISITANTES.

Fecha:

1. Lugar de origen:

2. Del 1 al 10, cul sera su calificacin a la Expo-caf?

3. Tom algn curso, taller, conferencia? Cul?

4. Existi algo que no fuera de su agrado?, Qu fue?

Correo electrnico

Nombre (Opcional):

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-Clausura:

Programa de clausura

Horario Actividad Nombre de los participantes Cargo


Coordinacin
6:30 p.m Mensaje v Prof. Cruz Jos Argello Miceli Ejecutiva AMECAFE.

6:40 p.m Resultados Lic. Juan Vargas Pte. Comits

6:50 p.m Clausura Lic. Juan Vargas Pte. Comits

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POST-FERIA.

Directorio de proveedores.

Nombre Servicio Empresa Telfono Correo electrnico


Juan Gmes Esparza Internet izzi 777 859 8854 juango@izzi.net
Renta de
Pedro Pinta Roblez Rondn 777 585 9687 rondonrentas@gmail.com
vitrinas
Juan Santos Imprenta Adamax 777 565 4148 adamax@gmail.com
Seguridad
Romeo Segura Serugimex 777 585 4158 segurimex@gmail.com
privada
Limpieza
Juan mendel Limpieza 777 585 2587 limpivelo@gmail.com
veloz

-Horario de desmontaje.

Horario Da
18:00-23:00 11-sep
8:00-22:00 12-sep
8:00-22:00 13-sep

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