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TALLER: REALIZACIN DE LA AUDITORA INTERNA

Realice el taller Realizacin de la auditoria interna AA3 que se muestra a


continuacin:
Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, escoja
un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a la
asistencia de la reunin de apertura. Disee un formato para la corroboracin del
personal asistente, en ste mismo formato se debe plantear, adems de otros
aspectos (objetivo de la auditora, criterios de auditora, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunin de apertura y cierre de la auditora.
Reunin de Apertura
Memorando reunin de apertura auditoria
Para: Alta Gerencia
De: Responsable de la auditoria
Fecha: Fecha del memorando
Objetivo: Establecer mediante la auditora interna de la Compaa el estado actual
y la eficacia del sistema de gestin de calidad en el proceso de Gestin Humana,
y establecer las mejoras a las que haya lugar.
Alcance: Se revisaran si las actividades ejercidas en el proceso de Gestin
Humana van en concordancia con la norma y los procedimientos actualmente
documentados junto con los formatos empleados y polticas de la Compaa que
apliquen.
Criterios de Auditora:
- Sistema de Gestin de Calidad
- Poltica de Calidad
- Norma ISO 9001 de 2008
- Poltica Anticorrupcin de la Compaa
- Poltica de Contratacin de la Compaa
- Manual de Calidad
- Manual de Procedimientos
- Manual de Funciones
- Procedimientos Gestin Humana
- Formatos e Instructivos Gestin Humana
Oficializacin de Auditoria
Reunin de Apertura:
Fecha de la reunin de apertura
Hora de inicio de la reunin de apertura
De manera atenta nos permitimos dirigirnos a usted como responsable del
proceso de Gestin Humana a fin de informarle que de acuerdo con el
cronograma de auditoras establecido por el rea de Control Interno y aprobado
por la Alta Gerencia de la Compaa se debe llevar a cabo la auditoria a dicho
proceso en el siguiente mes a trascurrir, a fin de verificar el objetivo planteado en
el presente memorando, las visitas sern ejecutadas por los miembros del rea de
Auditora, as mismo y por tal motivo requerimos de su disposicin y la de su
equipo de trabajo en cuanto a tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es
necesario que para la reunin de apertura se cuente con la asistencia del personal
a cargo.
En dicha reunin se presentara el plan de auditora a ejecutar junto con la
documentacin y visitas inicialmente requeridas; sin embargo puede que segn el
criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o se solicite
informacin adicional.
Es de acotar que la informacin de la Auditoria y sus resultados sern manejados
bajo los estndares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere
compromiso de todos los funcionarios que intervienen en el proceso.
Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la Auditora no es otra
diferente a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de la
Compaa de la cual todos haces parte.
Cordialmente,
Control Interno de la Compaa.
Indicadores
- Indicador de Rotacin Personal
- Indicadores de Gestin
Procedimientos a Auditar
- Contratacin de Funcionarios
- Bienestar y Salud Ocupacional
- Formacin de Personal
- Liquidacin y Finalizacin de Contratos
- Afiliacin de Personal
Responsable de Auditar:
Nombres de los funcionarios designados por el rea de Control Interno para
realizar la Auditora
Asistencia
No. Nombre Cargo rea Firma
1 ___________ __________ __________ __________
2 ___________ __________ __________ __________
3 ___________ __________ __________ __________
4 ___________ __________ __________ __________
5 ___________ __________ __________ __________
6 ___________ __________ __________ __________
7 ___________ __________ ______
b- Revisin documental durante la realizacin de la auditora. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
Revisin Estndares ISO,
1 Poltica de Contratacin Actualizacin y posibles
oportunidades de mejora.
Evaluacin Conocimientos Comprensin y conocimiento de la
2
Poltica de Calidad y Objetivos poltica de calidad y objetivos.
Procedimiento de Contratacin Revisin de hojas de vida al azar y
3 (evidencias: hojas de vida de su debida estandarizacin de
funcionarios) calidad.
Procedimiento de bienestar y
Estandarizacin los de los
salud ocupacional (evidencias:
4 documentos y referenciados en los
Plan de bienestar, soportes de
procedimientos.
reuniones de brigadistas)
Procedimiento Formacin de
Personal (evidencias: formatos Estandarizacin los de los
5 de asistencia de documentos y referenciados en los
capacitaciones, plan de procedimientos.
formacin)
Revisin de formatos de retiro y
Liquidacin y Finalizacin de
6 hojas de vida al azar y su debida
Contratos
estandarizacin de calidad.

c- Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de


comunicacin que usar durante la auditora.
Esencial la presentacin del equipo auditoria debe ser de manera amena, que no
se vea como un ente que viene a juzgar, que se venda la idea al proceso auditado
que es un rea que busca establecer mejoras y optimizar el proceso a partir de los
hallazgos evidenciados
d- Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de
recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo: lista
de Chequeo).
Se debe establecer un formato a manera de check list en el que se tengan en
cuenta los puntos de la norma a revisar (si aplica al proceso) en el que se define si
se cumple a cabalidad y la respectiva observacin de lo evidenciado en la visita de
auditora.
Las tcnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una
verificacin ocular, verbal, documentaria, fsica y escrita.
e- Generacin de hallazgos de auditor.
Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditora Auditora Auditora
1 Procedimiento Poltica de Conocimiento y
de contratacin comprensin de
contratacin la poltica y X
objetivos de
calidad
2 Evaluacin Conocimiento y Se evidencia que
Conocimiento comprensin un 40% de los
s Poltica de de la poltica y funcionarios que
Calidad y objetivos de interactan en el
Objetivos calidad proceso n cuenta X
con el
conocimiento
requerido.
3 Procedimiento Estandarizaci Se evidencia la X
de bienestar y n los de los implementacin
salud documentos y de formatos que
ocupacional referenciados no se encuentran
en los estandarizados y
procedimientos. adicional no son
referenciados en
el procedimiento
matriz.
4 Procedimiento Estandarizaci El procedimiento
Formacin de n los de los se ejecuta de
Personal documentos y acuerdo con lo
referenciados documentado, y
en los sus documentos X
procedimientos. se encuentran
debidamente
estandarizados
5 Liquidacin y Revisin de Se evidencia que
Finalizacin formatos de no existe
de Contratos retiro y hojas formatos ni
de vida al azar entrevistas de
y su debida retiros de X
estandarizacin funcionarios de
de calidad. acuerdo con .el
procedimiento
6 Procedimiento Revisin de La afiliacin de
de afiliacin planillas de los funcionarios
de personal afiliacin de los se hace a tiempo X
ltimos tres y en los trminos
meses. requeridos.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditora.


Conclusiones de la Auditora:
Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de
actualizarlos cuando se requiera y en busca de mejoras y optimizacin del mismo.
Se requiere que el personal que el personal a cargo conozca y comprenda la
poltica de calidad y los objetivos.
Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de
acuerdo con la No Conformidad Mayor hallada.
Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la Compaa,
los formatos e instructivos empleados en el procedimiento de bienestar y salud
ocupacional.
Se requiere que el personal conozca el procedimiento de liquidacin y finalizacin
de contrato, as mismo que las actividades se ejecuten de acuerdo con lo
documentado.
Implementar Las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin de
subsanar las no conformidades resultado de la auditora.
g- Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la
ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).

Para el cierre de debe elaborar memorando citando a reunin de cierre de la


auditora en que mediante un informe de auditora de cierre estructurado en el que
se muestren los tems de acuerdo con la norma auditados en cada proceso con
sus respectivos datos (fecha de la visita, responsables a auditar y auditor, check
list con cada criterio ISO y su respectiva observacin) as mismo cada hallazgo
debe ser debidamente soportado.

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
CONCLUSIONES:
El inicio de la auditora debe ser un proceso debidamente estructurado y
sistemtico, el grupo auditor debe tener muy claro el conocimiento de que se va a
revisar en que cada proceso; de la misma manera se debe contar con las
herramientas y mtodos esenciales para que sean empleados en la misma y sean
efectivos.
Se debe estar muy atento a todos los posibles hallazgos que se puedan
evidenciar, se debe buscar que el dueo del proceso se encuentre los ms
disponible posible a entregar toda la informacin y que la auditora sea llevada por
el auditor y no por donde pretenda llevar el dueo del proceso para su propio
beneficio.
La revisin de los documentos debe ser minuciosa a fin de no dejar pasar ningn
detalle relevante que ante con los estndares de calidad previamente
establecidos.
Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:
Leer y analizar el material de formacin de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditora.
Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.

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