OFIMATICA II | ARQ.

VALERY OCHOA |AGOSTO 2017 1

Tablas dinmicas: Teora y ejercicios resueltos

Hoy da es frecuente trabajar con hojas de clculo que contienen cientos o incluso miles de datos
referentes a nuestro negocio. Disponemos, de hecho, de tantos datos que puede llegar a ser frustrante
intentar obtener conclusiones rpidas y fiables acerca de los mismos si no usamos las herramientas
adecuadas. Si te interesa saber cmo sacar el mximo partido a tus hojas de clculo no te pierdas el tutorial
de hoy. En l te explicamos LAS TABLAS DINMICAS: la herramienta de Excel para hacer anlisis completos
de datos con slo varios clics de ratn.

Las tablas dinmicas son, sin duda, la mejor herramienta de Excel para resumir, analizar y, por tanto, tomar
decisiones de manera rpida y precisa sobre los datos almacenados. Pero cmo creamos y usamos una
tabla dinmica? Al finalizar este tutorial sers capaz de

Crear una tabla dinmica en Excel 2007

Organizar la informacin en una tabla dinmica

Practicar con algunos ejercicios (con solucin paso a paso) de tablas dinmicas

En este tutorial partimos de un libro que almacena informacin sobre la venta de productos en diferentes
regiones.
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Paso 1: Disponer los datos de Excel en forma de tabla

Lo primero que debes tener en cuenta para analizar los datos con la herramienta de tabla dinmica es
que deben tener una cabecera que identifique qu atributo ests representando en cada columna. En
nuestro ejemplo se usan las cabeceras

PRODUCTO: Esta columna contiene el nombre del producto que se vende

REGIN: Contiene la regin donde se vende el producto

FECHA: La fecha en la que se vende el producto

Paso 2: Seleccionar los datos y convertirlos en tabla

El siguiente paso consiste en seleccionar todos los datos que se quieren analizar. No se pueden hacer
selecciones con filas de datos enteras en blanco.

Teniendo en mente que las tablas dinmicas se emplean para volmenes considerables de datos que se
van actualizando peridicamente, recomiendo convertir los datos en tabla para poder manipularlos
fcilmente siempre que lo deseemos.

Para ello, selecciona todos los datos y en la cinta de opciones, ve a la pestaa INSERTAR y pulsa sobre la
opcin TABLA. Acepta el cuadro de dilogo.

Los datos habrn tomado forma de tabla.

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Paso 3: Crear una tabla DINMICA

Nuestros datos ya tienen el formato adecuado y los hemos seleccionado. Ya slo nos falta crear la tabla
dinmica: Pulsa sobre cualquier celda que forme parte de la tabla y en la pestaa INSERTAR de la cinta
de opciones, elige TABLA DINMICA.

Aparecer un cuadro de dilogo denominado Crear tabla dinmica:

Acepta las opciones que vienen por defecto.

Paso 4: Organizar una tabla dinmica

Excel coloca la tabla dinmica en una nueva hoja de clculo y muestra la Lista de campos para que pueda
reorganizar los datos de la tabla dinmica segn sea necesario. Como ves, la lista de campos se
corresponde con cada una de las columnas de la tabla.

Junto a la lista de campos, aparecen cuatro reas que servirn para componer la tabla dinmica.
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Filtros de informe: permitir filtrar la tabla entera seleccionando uno o varios elementos de la lista del
filtro que se hayan aplicado.

Columnas: permitir organizar la informacin por columnas (se pueden seleccionar uno o varios
elementos de la coleccin)

Filas: permite organizar la informacin por filas (se pueden seleccionar uno o varios elementos de la
coleccin)

Valores: sern los valores de clculo. Se pueden visualizar los valores como suma, mximo, media,
contar valores
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Para poner en prctica la manera de usar estas reas vamos a resolver varios supuestos prcticos
(ejercicios paso a paso) a partir de nuestro ejemplo:

Ejercicio a: Saber cuntas veces se ha vendido cada producto

Si queremos calcular cuntas veces se ha vendido un producto no tenemos ms que pulsar sobre el campo
PRODUCTO y arrastrarlo sobre el rea de RTULO DE FILA. Eso permite listar los diferentes productos que
contiene la tabla.

La operacin que se desea hacer es contar el nmero de veces que se ha vendido cada producto. Por ello,
el rea VALORES contiene el campo fecha (cada vez que se realiza una venta se genera una fila de datos
con la fecha en la que se vende). Aade el campo FECHA pulsando y arrastrando, igual que has hecho con
el campo PRODUCTO.

Al tratarse de un campo tipo fecha Excel entiende que la operacin a realizar es la de contar. El resultado
que se obtiene es el siguiente:

Existe un total de 38 artculos. Se puede ver rpidamente que el producto ms vendido es el molde
desmontable de 20cm y el que se ha vendido menos es la picadora de carne.

Ejercicio b: Saber cuntas veces se ha vendido cada producto en cada regin

En este ejemplo, se aade un criterio ms a la hora de mostrar la informacin: la regin. Para ver cul
sera el resultado, aade a la tabla dinmica actual el campo REGIN en el rea de RTULOS DE
COLUMNA.

El resultado ser el siguiente:

Sigue habiendo 38 productos. Eso no cambia. Lo que sucede ahora es que la informacin est clasificada
tanto por nombre de producto como por regin en la que se vende. Se puede observar, por ejemplo, que
a la provincia de Teruel se han vendido todos los tipos de productos. Quizs habra que reforzar el
marketing en la zona de Mlaga, ya que es la provincia en la que se realiza menor nmero de ventas.
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Ves lo sencillo que es obtener informacin de los datos almacenados? Slo es cuestin de practicar un
poco y saber cul es el valor o valores que se desean calcular Quieres probarte e intentar resolver
algunos ejercicios de tablas dinmicas por ti mismo? Sigue leyendo.

EJERCICIOS PRCTICOS DE TABLAS DINMICAS

En los siguientes ejercicios aprenders a usar

Rtulos de fila

Rtulos de columna

Valores

Criterios de ordenacin

Funciones de agregacin

Filtros

Intenta leer el enunciado y llegar a la solucin por ti mismo/a. Si ves que te cuesta un poco, dispones de
un apartado con las respuestas.

Dado el siguiente libro, vamos a comprobar el funcionamiento de las tablas dinmicas.

Se pide

1. Obtener la suma de las ventas de cada vendedor para cada pas y el total de dichas sumas por
vendedor.
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2. Obtener la suma de las ventas realizadas a cada pas.

3. Obtener el listado de pases ordenado por ventas (en primer lugar el pas donde ms se ha
vendido)

4. Obtener, para cada pas, el ranking de vendedores. En primer lugar, el que ms vendi.

5. Obtener la venta menor que se ha hecho a cada pas.

6. Obtener las ventas a cada pas que ha hecho el Vendedor 3.

7. Mostrar los vendedores cuya suma de ventas sea superior a 1.000

Solucin ejercicio 1

En este caso se pide mostrar las ventas (sumadas) segn dos criterios: pas y vendedor. Elegimos colocar
el campo vendedor como Rtulos de columna (porque as se mostrarn los totales de cada vendedor en
la fila inferior). El campo Pas lo colocamos ir en Rtulos de fila. (Se podra intercambiar sin problema el
rtulo de fila por el de columna). Los datos con los que queremos operar, las ventas, debern ir Valores.

SLO se desean los totales por vendedor, as que de eliminamos los totales por pas:

Pulsa con el botn derecho sobre la cabecera de la columna Total General y selecciona Eliminar Total
General.

El resultado de la tabla dinmica debe quedar similar a ste

Solucin ejercicio 2

Seguimos practicando con las tablas dinmicas. En este caso las ventas slo se ven afectadas por un
criterio, el pas, por tanto escogemos mostrar el campo Pas como rtulo de fila, por ejemplo, y las
ventas como valores.

Como no nos pide la suma total de ventas, pulsamos con el botn secundario del ratn sobre la
celda Total General y lo eliminamos. El resultado de la tabla dinmica debe ser similar a ste

Solucin ejercicio 3
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Se nos pide mostrar de nuevo las ventas con el criterio del pas. Pero el resultado debe estar ordenado.
Es decir, el pas se debe ordenar segn la suma de las ventas, de modo que en primer lugar se muestre el
pas en el que ms se ha vendido. Sigue estos pasos para resolver el ejercicio propuesto:

Aade como Rtulo de fila el campo Pas, como Valores las ventas.

Ahora pulsa sobre el botn de ordenacin que hay en la cabecera de pas para ordenar los resultados.
Pulsa en Ms opciones de ordenacin. Como en primer lugar quieres mostrar el pas que ms vendi,
ordena descendentemente y en la lista desplegable, selecciona Suma de Ventas.

Si te aparece el Total General en el resultado, brralo. Tu tabla dinmica debe ser similar a sta.

Solucin ejercicio 4

Nos piden algo muy similar al ejercicio anterior pero hay que aadir el criterio pasantes de segmentar
por vendedor. Es decir, en primer lugar, aade al Rtulo de fila el pas, y a continuacin el vendedor.
En Valores aade las ventas.

Ordena de manera similar a como has hecho en el ejercicio anterior. Tu tabla dinmica debe mostrar los
siguientes resultados:

Solucin ejercicio 5

Ahora se pide cribar las ventas por pas pero no se desea hacer una suma de las ventas, sino mostrar el
valor mnimo que las ventas que ha habido en cada pas.
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Sigue estos pasos para resolver el ejercicio: Coloca Pas en el rtulo de filas y Ventas en Valores.
Configura el campo Suma de Ventas pulsando sobre l con el botn secundario y pulsando
sobre configuracin de de campo de valor Escoge la funcin Min en lugar de la actual (Suma). La tabla
dinmica debe tener una apariencia similar a sta.

Solucin ejercicio 6

Deseamos cribar las ventas por los campos Pas y vendedor, pero en este caso no deseamos mostrar
todos los vendedores. Cmo resolvemos este ejercicio? Tendremos que filtrar el resultado para que
slo nos muestre el 3. Los pasos a seguir son los siguientes:

Elegimos colocar el campo Vendedor como Rtulos de columna (porque as se mostrarn los totales de
cada vendedor en la fila inferior). El campo Pas lo colocamos en Rtulos de fila. (Se podra intercambiar
sin problema el rtulo de fila por el de columna). Las Ventas, en Valores.

Ahora cribamos usando el filtro. Desplegamos el botn de ordenacin de Rtulos de columna y pulsamos
slo el Vendedor 3. Tu tabla dinmica tendr un aspecto similar a ste:

Solucin ejercicio 7

En primer lugar, cribamos las ventas por Vendedor (Rtulo de columna-> Vendedor; Valores->Ventas). A
continuacin aadimos un filtro de columna que sea de tipo valor, cuyo criterio ser que sea superior a
1.000. El resultado debe ser similar a ste.

Conclusiones

Espero que este tutorial os haya servido para perderle el miedo a las tablas dinmicas. La intencin es
que a travs de los diferentes ejercicios resueltos hayais podido ir comprendiendo el uso que se le puede
dar a esta herramienta Excel tanto a nivel profesional como personal. Del mismo modo, espero que haya
sido til tambin para la gente que se prepara la parte informtica en oposiciones al cuerpo de auxiliares
administrativos, ya que este tipo de pruebas incluyen frecuentemente ejercicios en Excel.
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3 ejercicios sencillos de informes con tablas dinmicas

Uno de los recursos ms interesantes que nos ofrece la hoja de clculo Excel a la hora de trabajar con
datos es la creacin de tablas dinmicas.

En este artculo puedes empezar a aprender sobre ellas: Cmo hacer una tabla dinmica, en este otro
puedes mejorar tus destrezas en el uso de las mismas: Modifica fcil una tabla dinmica. Y en Cmo
hacer un grfico dinmico aprenders a realizar la representacin grfica de las mismas.

A continuacin te voy a mostrar 3 ejercicios sencillos como ejemplos de aplicaciones a la hora de realizar
tablas dinmicas. Puedes seleccionar, copiar y pegar las tablas a tu programa de hojas de clculo Excel u
otros para trasladar los datos.

1.-Listado de vendedores, productos vendidos e importes.

Nombre del vendedor Artculo vendido Importe

Juana Secador 50
Luis Lavadora 300
Paco Batidora 25
Mara Plancha 20
Ignacio Batidora 25
Jos Plancha 20
Luis Secador 50
Marcos Batidora 25
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En este caso puedes realizar la tabla dinmica siguiente: En las columnas los vendedores, en las filas los
productos y en el campo valor los importes vendidos. Una variacin de esta tabla sera en vez de mostrar
los importes mostrar la cuenta de las unidades vendidas.

2.- Listado de productos vendidos por fechas y cantidades.

Artculo Fecha Cantidad

Secador 02/01 5

Lavadora 05/01 2

Batidora 03/02 3

Plancha 06/02 6

Batidora 20/02 1

Plancha 03/03 2

Secador 10/03 3

Batidora 29/03 3

A continuacin confecciona la tabla dinmica siguiente: En las columnas los productos, en las filas las
fechas y en el campo valor las cantidades vendidas. Para perfeccionar puedes agrupar las fechas por
meses.

3.- Listado de gastos por mes, importes y departamento.

Gastos Mes Importe Departamento

Telfono Enero 25 A

Agua Enero 10 A

Alquiler Enero 100 A

Salarios Enero 1000 A

Aprovisionamientos Enero 25 A

Transporte Enero 20 A

Luz Enero 30 A

Material de oficina Enero 20 A

Telfono Enero 50 B
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Agua Enero 20 B

Alquiler Enero 200 B

Salarios Enero 1500 B

Aprovisionamientos Enero 25 B

Transporte Enero 20 B

Luz Enero 30 B

Material de oficina Enero 10 B

Telfono Febrero 20 A

Agua Febrero 15 A

Alquiler Febrero 90 A

Salarios Febrero 1000 A

Aprovisionamientos Febrero 20 A

Transporte Febrero 25 A

Luz Febrero 30 A

Material de oficina Febrero 20 A

Telfono Febrero 40 B

Agua Febrero 10 B

Alquiler Febrero 100 B

Salarios Febrero 1400 B

Aprovisionamientos Febrero 20 B

Transporte Febrero 30 B

Luz Febrero 10 B

Material de oficina Febrero 20 B

En este caso las opciones son ms amplias por ejemplo puedes realizar el informe de manera que
muestre el gasto total por departamento en cada mes. Otra opcin mostrarlos gastos por departamento.