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UNIVERSIDAD DE CUENCA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y
ADMINISTRATIVAS
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Integrantes:
Beltrán Beltrán Blanca Sofía
Guerrero Gordillo Johmara Michelle
Medina Guamán Martha Inés
Pizarro Romero Narcisa Paola

Docente:
Ing. Juan Carlos Aguirre Quezada

Asignatura:
Auditoría Gerencial II

Tema:
Primer Avance de Auditoría de
Gestión a la Empresa Hularuss Cía. Ltda.
Sobre la Planificación Preliminar

Curso:
AE 06-02

Periodo lectivo:
Marzo 2017-Agosto 2017

Cuenca-Ecuador

Auditoría de Gestión al Departamento
de Ventas y Distribución HULARUSS

Contenido
ARCHIVO PERMANENTE .................................................................................................... 3
NORMAS, REGLAMENTOS, LEYES............................................................................... 3
SOLICITUD A LA EMPRESA PARA REALIZAR AUDITORIA DE GESTIÓN ........... 6
CARTA COMPROMISO .................................................................................................... 7
ORDEN DE TRABAJO ....................................................................................................... 8
NOTIFICACIÓN DE INICIO ............................................................................................ 10
ARCHIVO CORRIENTE ...................................................................................................... 14
PROGRAMA DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR ...................................................... 15
ENTREVISTA AL JEFE DE VENTAS ................................................................................ 20
APLICACIÓN DEL COSO II................................................................................................ 30
MATRIZ DE RIESGOS......................................................................................................... 69
INFORME DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR ............................................................... 74
PLAN ESTRATÉGICO ........................................................................................................ 77
VALORES CORPORATIVOS .......................................................................................... 77
MISIÓN .............................................................................................................................. 78
VISIÓN .............................................................................................................................. 78
ANÁLISIS FODA .............................................................................................................. 79
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................................................. 79
BALANCE SCORD CARD............................................................................................... 80
INDICADORES DEL BALANCE SCORE CARD .......................................................... 81
INDICADORES FINANCIEROS ..................................................................................... 82
INDICADORES DE CLIENTES....................................................................................... 83
INDICADORES DE PROCESOS INTERNOS ................................................................ 85
INDICADORES DE FORMACION Y DESARROLLO .................................................. 86
INDICADORES DE LA EMPRESA ................................................................................. 88
PRINCIPALES ACTIVIDADES E INSTALACIONES ................................................... 89
CONDICIONES DE TRABAJO ....................................................................................... 90
PUNTOS DE INTERÉS DE LA AUDITORÍA:.................................................................... 91
CRITERIO DE SELECCIÓN DE MUESTRA:..................................................................... 91
EQUIPO DE TRABAJO Y ASIGNACIÓN DE COMPONENTES: .................................... 92
ANEXOS ................................................................................................................................ 93
VISITA A LA EMPRESA HULARUSS CÍA. LTDA ...................................................... 94

Auditoría de Gestión al Departamento
de Ventas y Distribución HULARUSS

ARCHIVO PERMANENTE
NORMAS, REGLAMENTOS, LEYES

COMPAÑIAS DE RESPONSABILIDAD LIMITADA
La Compañía de Responsabilidad Limitada, es la que se contrae con un mínimo de dos
personas, y pudiendo tener como máximo un número de quince. En ésta especie de compañías
sus socios responden únicamente por las obligaciones sociales hasta el monto de sus
aportaciones individuales, y hacen el comercio bajo su razón social o nombre de la empresa
acompañado siempre de una expresión peculiar para que no pueda confundiese con otra
compañía.

Requisitos:

El nombre. - En esta especie de compañías puede consistir en una razón social, una
denominación objetiva o de fantasía. Deberá ser aprobado por la Secretaría General de la
Oficina Matriz de la Superintendencia de Compañías, o por la Secretaría General de la
Intendencia de Compañías de Guayaquil, o por el funcionario que para el efecto fuere
designado en las intendencias de compañías.

Solicitud de aprobación. - La presentación al Superintendente de Compañías, se la hará con
tres copias certificadas de la escritura de constitución de la compañía, adjuntando la solicitud
correspondiente, la misma que tiene que ser elaborada por un abogado, pidiendo la aprobación
del contrato constitutivo.

Números mínimo y máximo de socios. - La compañía se constituirá con dos socios, como
mínimo y con un máximo de quince, y si durante su existencia jurídica llegare a exceder este
número deberá transformarse en otra clase de compañía o deberá disolverse. Cabe señalar que
ésta especie de compañías no puede subsistir con un solo socio.

Capital mínimo. - El capital mínimo con que ha de constituirse la compañía de
Responsabilidad Limitada, es de cuatrocientos dólares. El capital deberá suscribirse
íntegramente y pagarse al menos en el 50% del valor nominal de cada participación y su saldo
deberá cancelarse en un plazo no mayor a doce meses. Las aportaciones pueden consistir en
numerario (dinero) o en especies (bienes) muebles o inmuebles e intangibles, o incluso, en

deberá: ➢ Pagar la patente municipal ➢ Pedir el certificado de cumplimiento de obligaciones . 5. En el municipio de la ciudad donde se crea la empresa. Aprobar el estatuto: se lleva este reglamento para que la Superintendencia de Compañías lo revise y apruebe. En cualquier caso. 7. su valor. le corresponderá a la Superintendencia de Compañías establecer su afiliación de acuerdo a la primera actividad empresarial que aparezca en el mismo. Obtener los permisos municipales. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS dinero y especies a la vez. Abrir una “cuenta de integración de capital”: se lo realiza en cualquier banco del país y cuenta con algunos requisitos. el certificado de integración de capital y la minuta con los estatutos. NOTA: Cuando el objeto social de una compañía comprenda más de una finalidad. Elevar a escritura pública: Se realiza donde un notario público. Reservar un nombre: este trámite lo realiza en la Superintendencia de Compañías. La Superintendencia de Compañías entregará 4 copias de la resolución y un extracto para realizar una publicación en un diario de circulación nacional. Elaborar los estatutos: es el contrato o manual que regirá en la sociedad y es validado mediante la firma de un abogado. el bien. El socio que ingrese con bienes. la transferencia de dominio a favor de la compañía. Publicar en un diario. las especies deben corresponder a la actividad o actividades que integren el objeto de la compañía. 6. mismos que dependerán de cada banco: ➢ Capital mínimo: $400 para compañía limitada y $800 para compañía anónima (valores referenciales) ➢ Carta de socios en la que se detalla la participación de cada uno ➢ Copias de cédula y papeleta de votación de cada socio 4. Pasos para la constitución de una empresa 1. 3. y dichos bienes serán evaluados por los socios o por los peritos. se hará constar en la escritura de constitución. 2. se lleva la reserva del nombre.

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS 8. Arts. 287 ➢ Ley del Seguro Social: Capitulo Dos de los Asegurados Obligados. en la Superintendencia de Compañías se entregarán los documentos para abrir el RUC de la empresa. etc. se debe dirigir Registro Mercantil del cantón donde fue constituida la. 9. Obtener el RUC. 10. 91 ➢ Código de Trabajo: Arts. Con todos los documentos antes descritos. se debe inscribir el nombramiento del administrador de la empresa designado en la Junta de Accionistas. Con el RUC.). Esta primera reunión servirá para nombrar a los representantes de la empresa (presidente. con: ➢ El formulario correspondiente debidamente lleno ➢ Original y copia de la escritura de constitución ➢ Original y copia de los nombramientos ➢ Copias de cédula y papeleta de votación de los socios ➢ De ser el caso. Inscribir el nombramiento del representante. 11. para que puedas disponer del valor depositado. con su razón de aceptación. Obtener los documentos habilitantes. en la Superintendencia de Compañías se entregarán una carta dirigida al banco donde abriste la cuenta. Inscribir la compañía. . para inscribir la sociedad. 92. Nuevamente en el Registro Mercantil. El Registro Único de Contribuyentes (RUC) se obtiene en el Servicio de Rentas Internas (SRI). según se haya definido en los estatutos. 9. gerente. Obtener la carta para el banco. Esto debe suceder dentro de los 30 días posteriores a su designación. Con la inscripción en el Registro Mercantil. una carta de autorización del representante legal a favor de la persona que realizará el trámite 12. Luego de la constitución de la empresa para su normal funcionamiento debe cumplir con algunas leyes de los diferentes códigos: ➢ Ley de Compañías: Sección V Art. Arts. 9. 9.

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS SOLICITUD A LA EMPRESA PARA REALIZAR AUDITORIA DE GESTIÓN .

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS CARTA COMPROMISO .

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ORDEN DE TRABAJO .

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS .

NOTIFICACIÓN DE INICIO .

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS .

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS .

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS .

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ARCHIVO CORRIENTE AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA EMPRESA HULARUSS CÍA LTDA- DEPARTAMENTO DE VENTAS Y DISTRIBUCIÓN PLANIFICACIÓN PRELIMINAR .

PP 003 Sofía Beltrán 08/04/2017 Desarrollo de oficios y envió de los mismos para Sofía Beltrán 08/04/2017 3 realizar las entrevistas. Paola Pizarro 20/04/2017 5 PP 006 plan estratégico. etc. N. Procedimiento Referencia Responsable Fecha Martha Establecer el calendario de trabajo de acuerdo a Medina 04/04/2017 1 los objetivos planteados con la empresa. Todo el Observar y verificar los canales de información equipo de 08/04/2017 6 que tiene la empresa PP 007 trabajo Todo el Identificación de controles (hora de ingreso. inventarios. archivos corrientes de auditorías anteriores. 10 de abril del 2016 PROGRAMA DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR OBJETIVO: Conocer de la empresa y obtener información necesaria para la familiarización con la empresa. PP 002 Paola Pizarro 2 Definir el alcance y los objetivos de la auditoria.) PP 008 trabajo Evaluar el ambiente de control de la empresa Martha 22/04/2017 8 (Encuestas. código de ética. juego de Estados financieros e indicadores. de manera general) PP 009 Medina Johmara 9 Identificación y evaluación de riesgos 22/04/2017 PP 010 Guerrero Analizar los indicadores que cuenta la empresa y Todo el equipo de 22/04/2017 10 crear los indicadores que sean necesarios PP 011 trabajo Elaborado por: Sofía Beltrán Supervisado por: Johmara Guerrero Firma: …………………………… . equipo de 08/04/2017 7 salida. PP 004 Entrevista al Jefe de Ventas encargado de la Todo el sucursal en Cuenca para obtener información equipo de 22/04/2017 4 PP 005 primordial de la empresa trabajo Solicitar el Poa. normativa interna. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS PP-PT 001 Cuenca.

Johmara Guerrero.10 de Junio COMUNICACIÓN 12 . observación y analisis de documentos.24 de Junio MONITOREO 26 .4 de Mayo EJECUCIÓN 17 de Mayo . Programa de trabajo Entrega de avance II EJECUCION Aplicación de encuestas Hallazgos Entrega de avance III COMUNICACIÓN Comunicación de hallazgos al beneficiario Informe de auditoria MONITOREO Matriz de implementación de recomendaciones PRESENTACION DE AUDITORIA PLANIFICACIÓN PRELIMINAR 3-20 de Abril PLANIFICACIÓN ESPECIFICA 21 de abril . Paola Pizarro Paola Pizarro .8 Julio Total ELABORADO POR: APROBADO POR: Sofía Beltrán.AUDITORÍA DE GESTIÓN MESES ABRIL MAYO JUNIO JULIO SEMANAS 1 2 3 4 1 3 4 5 1 2 3 4 1 DIAS 3 4 5 6 7 # # # # # # # # # # # # # # 1 2 3 4 # # # # # # # # # # # # 1 2 5 6 7 8 9 # # # # # # # # # # # # # # # # # # 3 4 5 6 7 8 ACTIVIDADES Busqueda de la empresa Entrega oficio al gerente PLANIFICACION PRELIMINAR Visita a la empresa Notificacion de inicio de la auditoria Elaboracion del cuestionario de control interno Elaboración de cuestionario para entrevista al gerente Entrevista al gerente Elaboracion del memorandum de planificación preliminar Entrega de avance I PLANIFICACION ESPECIFICA Recoleccion de datos mediante entrevistas. PP-PT 002 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. Martha Medina.

c) Verificar el manejo del Talento Humano y el uso adecuado de los recursos de la empresa Control: a) Revisar e identificar la normativa interna y el reglamento interno de la empresa y su correcto funcionamiento. OBJETIVOS DE AUDITORIA DE GESTIÓN Productividad: a) Determinar la eficacia. c) Identificar el clima organizacional de la empresa. b) Determinar los métodos de supervisión que utilizan los directivos de la empresa para controlar a sus empleados. 8 de abril del 2017 Señor José Pizarro: JEFE DE VENTAS DE HULARUSS CIA. b) Verificar el cumplimiento de la normativa externa y los permisos para el funcionamiento de la empresa. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS PP-PT 003 Cuenca. Su despacho. b) Verificar que los objetivos planteados se hayan cumplido de manera correcta. eficiencia y economía con la que se desarrolla la empresa. LTDA. . Organización: a) Evaluar el sistema organizacional y la asignación de funciones. deseándole éxito en sus funciones me dirijo a Usted para darle a conocer los objetivos que se plantearon para la Auditoria de Gestión que se está llevando a cabo en su empresa de acuerdo a los términos que se establecieron con anterioridad. c) Verificar el cumplimiento de los procesos. - De mi consideración: Reciba un cordial saludo de parte del grupo de auditores de “BGMP”.

c) Verificar la mercadería antes de ser entrega para evitar futuros problemas con los clientes. Toma de Decisiones: a) Al finalizar la auditoria mejorar la estructura de la empresa y la calidad del servicio. Cambio: a) Determinar la apropiada organización de la empresa. Elaborado por: Sofía Beltrán Supervisado por: Johmara Guerrero Firma: …………………………. c) Determinar si se están llevando a cabo. Calidad: a) Determinar si la empresa da un servicio que cumple sus procesos. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS Servicio: a) Determinar el cumplimiento de la entrega de los productos a los clientes en el tiempo establecido. b) Verificar los estándares de calidad en los productos y atención al cliente. b) Conocer si los colaboradores y proveedores conocen el protocolo de la empresa. c) Establecer el nivel en el que se están cumpliendo las funciones que han sido asignadas a cada empleado. aquellos programas o actividades legalmente autorizados. b) Determinar los problemas y establecer las medidas correctivas para subsanar los mismos. c) Brindar una alternativa para manejar la administración y el uso de los recursos. b) Descubrir los errores y los correctivos necesarios para el mejoramiento empresarial. b) Verificar el cumplimiento de las normas y reglamentos de la empresa caso contrario buscar las medidas correctivas. Aprendizaje: a) Determinar y verificar la experiencia laboral y capacitación que tiene el personal. exclusivamente. .

20 abril de 2017 Señor José Pizarro JEFE DE VENTAS DE HULARUSS CIA LTDA Su despacho. A continuación. daré a conocer la respectiva de los encargados a realizar la entrevista: NOMBRE Y APELLIDO CARGO Paola Pizarro Jefe de Equipo Johmara Guerrero Supervisor de Auditoria Martha Medina Auditor 1 Sofía Beltrán Auditor 2 Sin nada más que agregar me despido deseándole éxitos en sus funciones diarias. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS PP-PT 004 Cuenca. - De mi consideración: Reciba un cordial y afectuoso saludo de parte del grupo de auditores de empresa “BGMP AUDITORA “el motivo de la presente es para notificarle de la entrevista que se llevará a cabo el día 22 de abril del presente año en las instalaciones de “HULARUSS CIA LTDA” a las 17h00 para poder conocer información para el desarrollo de la auditoria de gestión que se está practicando en su empresa. Elaborado por: Sofía Beltrán Supervisado por: Johmara Guerrero Firma: .

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS PP-PT 005 Cuenca. levantamiento de información. empresa en la cual se está llevando a cabo la auditoría de gestión. . ¿De qué manera visualizo la oportunidad para hacerse cargo de este negocio en Cuenca? La nueva de distribución de Frito lay surge hace 5 años de creo la empresa de INGNIUM. solo se dedica hacer encuestas. ENTREVISTA AL JEFE DE VENTAS HISTORIA DEL JEFE DE VENTAS Y SUS INICIOS ¿Cuáles son sus estudios y la experiencia laboral que tiene a su cargo? El Señor José Pizarro tiene segundo año de universidad en Ingeniería de Sistemas. ¿EL negocio tiene que ver con su trabajo anterior? Nos comentó que su trabajo lo viene desarrollando el canal o cobertura comercial desde hace ocho años atrás. Hace 5 años dueños los señores Miños optaron por crear la empresa con la primera distribución para lo cual tomaron empresa de Fideran que se dedicaba la distribución de snacks y cakes esa empresa la tuvieron por cuatro años pero por motivos de una multinacional la cerraron la empresa y vieron como primera negociación para desarrollo de mercado primer opción fue cuenca para ver si había la capacidad y conocimiento para poder desarrollar la marca para lo cual nos omento que se tomaron en cuenta algunos factores como que el producto era líder en el mercado. 22 abril de 2017 El siguiente documento corresponde a algunas preguntas que se realizaron en la entrevista que mantuvimos con el Señor José Pizarro “JEFE DE VENTAS EN HULARUSS CIA LTDA”. posesionado en el mercado para poder desarrollarlo y empezaron a trabajar en octubre del año anterior ¿Cuál fue su motivación para asumir la responsabilidad de esta empresa en Cuenca? Lo que le motivo para hacerse cargo fue que le gusta aceptar retos y responsabilidades en lo que se refiere a desarrollo de mercado es un producto que necesitaba bastante empuje.

9 ayudantes. y esta base con la que iniciaron fue de 3200 en Cuenca y actualmente son 4600. Machala. etc. ¿Todos los empleados son asegurados? Nos comentó que a lo que son la parte dicta de la empresa es decir vendedores supervisores administradores. 9 choferes. Mecanismos que utilizo para hacerse obtener los recursos de la empresa Los vendedores fueron los que quedaron de Fideran fueron quienes hacen parte de la empresa ahora al igual que la empresa de entrega que brinda el servicio de logística. Piñas. ¿Ha sido responsable de alguna sucursal o empresa antes? • Desarrollador de proyectos de Arca Continental • Supervisor de ventas en la ciudad de Huaquillas • Jefe de Agencia en Huaquillas. pero para los camiones se hace un contrato con una empresa transportista que se encarga de la distribución logística.. • Jefe de ventas regional en Cuenca • Los últimos cuatro años se ha dedicado hace r jefe regional. 9 camiones. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS Dígame algunos factores positivos que posibilitaron la creación de la empresa y algunas barreras que existieron Tenían la información bases y habían trabajado en grupo ingeniun haciendo levantamiento información y con la gente que están trabajando ya tenían experiencia en este mercado y empezaron acoplarse a las exigencias que imponen los productores. Al momento cuenta son 11 vendedores. han desplazado a la competencia debido a que hay muy poca . ¿Cómo obtuvo a sus primeros clientes y proveedores? Obtuvo a sus clientes y proveedores en base al levantamiento de información en grupo Ingenio. Número de empleados con los que inicio Comenzó con 14 empleados: 8 vendedores y 3 camiones. Cuenca. ha dado los resultados esperados. 4 personas en bodega con un administrador y jefe de bodega. Brindan servicio dentro de la zona rural y urbana en Cuenca ¿Cómo se ha ido desarrollando la empresa hasta ahora? La empresa se ha venido desarrollando de manera muy satisfactoria. forman parte de la nómina de empleados de Hularuss Cuenca.

en el año cinco meses no ha tenido bajas. combos para dar la facilidad al cliente que incremente su rentabilidad. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS Momentos transcendentales y críticos por los cuales ha atravesado la empresa No ha tenido todavía momentos críticos hasta el momento. Elaborad por: Sofía Beltrán Supervisado por: Johmara Guerrero Firma: ……………………………. como lo es la papa artesanal. ¿Se siente afectado por la competencia que existe en el mercado? Nos comentó también que la competentica no le afecta mucho porque están creciendo todos los meses. nuevas marcas promociones que trabajan con marketing y mercadeo. pero deben solucionarlos a tiempo ¿La distribución de producto se realiza a tiempo? La distribución se hace de acuerdo al horario de trabajo teniendo una efectividad del 99% de efectividad de entrega. Valores de la empresa Los valores que considera principales para la empresa son ser responsables. el trabajar. La acogida de Pepsico es muy satisfactorio por que los empleados como los clientes se sientes familiarizados con la empresa. proveedores y colaboradores? El señor José Pizarro esta consiente que siempre se suscitan inconvenientes. Trabajan bajo un sistema de pedido de 48 horas y tienen días específicos de órdenes de compra. descuentos. Estrategias que utilizo para la consecución de objetivos Utilizan promociones. . en el caso de que no tenga el producto Pepsico tiene 24 horas para producir y 24 para entregar el pedido. ¿Ha tendido algún con sus clientes. Pepsico si tiene en inventario envía el pedido dentro de las 48. Qué papel juegan los proveedores Para el Señor José Pizarro sus proveedores juegan un papel muy importante porque siempre están innovando como es la empresa de Frito lay que saca nuevas categorías cada dos tres meses. lo que si le afecta un poco son los meses como febrero o vacaciones que al tener menos días hay producto estancado y baja la rentabilidad hasta en un 40% por lo que deben tomar medidas para mejorar la situación. Hay productos y líneas que generan crecimiento. el asesorar. visitar a todos los clientes. la puntualidad. cumplir con el horario establecido.

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS PP-PT 006 .

LTDA. Atentamente Paola Pizarro Jefe de Trabajo . a la entidad. el motivo de la presente es para solicitarle LOS INDICADORES FINANCIEROS Y DE GESTIÓN que aplica la empresa. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS PP-PT 007 Cuenca. Sucursal CUENCA Su despacho. anticipo mis sinceros agradecimientos y deseándole éxito en sus funciones.auditora@gmail. para poder realizar la auditoria de gestión que. 13 de Abril 2017 Señor José Pizarro JEFE DE VENTAS EMPRESA HULARUSS CÍA.com Por su favorable acogida. el documento nos lo puede enviar a las oficinas de la empresa o al correo electrónico: bgmp. De mi consideración: Reciba un cordial saludo de quienes conformamos la empresa “BGMP AUDITORA” esperando que se encuentre bien.

LTDA. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS PP-PT 008 Cuenca. el motivo de la presente es para solicitarle EL MANUAL DE FUNCIONES que aplica la empresa. Sucursal CUENCA Su despacho. De mi consideración: Reciba un cordial saludo de quienes conformamos la empresa “BGMP AUDITORA” esperando que se encuentre bien. anticipo mis sinceros agradecimientos y deseándole éxito en sus funciones.com Por su favorable acogida. a la entidad. Atentamente Paola Pizarro Jefe de Trabajo .auditora@gmail. el documento nos lo puede enviar a las oficinas de la empresa o al correo electrónico: bgmp. 13 de Abril 2017 Señor José Pizarro JEFE DE VENTAS EMPRESA HULARUSS CÍA. para poder realizar la auditoria de gestión que.

Puerta de entrada de la entidad . como es el caso de presentar una identificación para poder acceder a la misma. 20 de abril del 2017 CANALES DE INFORMACIÓN Al realizar el recorrido por las instalaciones de la empresa. al dialogar con el administrador de la empresa nos supo manifestar que en realidad si cuentan con carteles de comunicación. el equipo auditor pudo observar que la empresa cuenta con un solo canal de comunicación en la puerta de la empresa. pero no están ubicados. puesto que el anterior no abastecía para una gran cantidad de mercadería. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS PP-PT 009 Cuenca. Ilustración 1 Cartel de comunicación correspondiente Hularuss. Por otro lado. en la entrevista realizada al Jefe de Ventas nos ha manifestado que las señaléticas no han sido ubicadas ya que recientemente se cambiaron de planta.

En lo que tiene que ver con productos caducados. En las instalaciones del local la recepción de mercadería se hace mediante la revisión del orden de pedido por parte del jefe y los auxiliares de la bodega. los pedidos y visualizar la lista de rutas correspondientes. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS PP-PT 010 Cuenca. la cantidad de inventarios por productos el cual les sirve de base para hacer una nueva orden de pedido. nos manifestó que la gestión para implementar un sistema de control de asistencia ya está aprobada. así mismo los vendedores envían una captura de la ubicación(GPS) y una foto del local en donde se encuentran. quienes son los encargados de revisar fechas de caducidad. ya que la demanda fluctúa entre un periodo y otro. Por otro lado. la cantidad solicitada y que los productos estén en buen estado. En un dialogo con el jefe de ventas nos supo manifestar: en cuanto a la parte administrativa ellos se reportan mediante WhatsApp en el horario de entrada. 20 de Abril de 2017 IDENTIFICACIÓN DE CONTROLES EXISTENTES El día que se realizó la visita a la empresa se pudo apreciar. y luego son ubicados de acuerdo a los códigos de recepción y el número de lote. que aún no ha sido implementado por descuido por parte del administrador. En cuanto a lo que es el manejo de inventarios. el vendedor hace la respectiva revisión en determinado local. pero. además por medio de este sistema son controladas las entregas de los productos desde el comienzo del día hasta el final. cabe resaltar que los pedidos se los realiza dependiendo de la temporada. que ellos no cuentan en si con un Sistema que controle lo que es la asistencia del personal que labora en la empresa. donde permite sacar los promedios de facturación. En lo que corresponde a la entrega de las diferentes rutas. para luego ser retirados con una Nota de Crédito en una fecha posterior. también. utilizan un sistema de inventarios. este les facilita verificar el estado de los inventarios de . cabe recalcar que la empresa tiene diferentes grupos en la aplicación antes mencionada donde cada empleado se reporta. los vendedores tienen incorporado en el teléfono un software llamado “bMobile” el cual les permite insertar información de las ventas.

para que los distribuidores no corran el riesgo de robo del dinero ellos pueden realizar depósitos. ya que la empresa tiene varias cuentas en diferentes instituciones financieras. estas son verificadas mediante la entrega de las papeletas de depósitos por cada vendedor y también por el sistema “bMobile”. El despacho de pedidos se lleva a cabo mediante las Notas de Entrega. el cobro de las ventas diarias lo realizan los distribuidores mediante efectivo. Ilustración 2Recepción de mercadería . Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS cada producto gracias a los reportes emitidos por parte de cada uno de los vendedores. Así también.

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS Ilustración 4 Ventas por Rutas .

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS APLICACIÓN DEL COSO II .

. Sucursal Cuenca PERÍODO: Enero a diciembre del 2016 RESPUESTA No. ¿La empresa cuenta con un pero no se sabe 2 x 10 10 manual de ética? el lugar en el que se encuentra ¿El código de ética ha sido difundido mediante talleres o 3 x 10 0 reuniones para explicar su contenido.Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS PP-PT 011 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO COSO II (ERM) NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: HULARUSS CÍA. ¿La empresa cuenta con un pero no se sabe 7 x 10 10 manual de funciones? el lugar en el que se encuentra TOTAL 70 60 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ¿Los objetivos de la empresa 8 contribuyen al cumplimiento x 10 10 de la misión de la empresa? . PREGUNTAS PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIONES SI NO N/A AMBIENTE DE CONTROL ¿En la Empresa Hularuss se Cada quien sabe 1 encuentra diseñado un x 10 10 qué lugar ocupa organigrama empresarial? en la empresa Existe en físico. metas x 10 10 (Matriz) y objetivos? ¿Existe personal suficiente para el desarrollo de las 6 x 10 10 funciones de cada una de las unidades organizacionales? Existe en físico.? ¿La empresa al tomar una 4 decisión. LTDA. visión. identifica beneficios x 10 10 y posibles riesgos? ¿En la empresa se encuentra Define Quito 5 definido: misión.

se ha analizado x 10 10 factores externos e internos? ¿El sistema informático que 17 se utiliza en la empresa está x 10 10 de acorde a sus necesidades? ¿Al ingresar a la empresa se le entregó el equipo de trabajo 18 adecuado para realizar sus x 10 10 funciones de manera cómoda y segura? ¿Se capacita usted en la 19 aplicación de nuevas x 10 10 tecnologías? . normas y procedimientos se actualizan 9 con frecuencia para el x 10 10 cumplimiento de los objetivos? ¿Se han formulado objetivos 10 específicos para los diferentes x 10 10 departamentos? ¿Al establecer los objetivos 11 empresariales se analizan x 10 10 factores externos e internos? ¿Existe exigencia de la 12 dirección para que se x 10 10 identifiquen y evalúen los riesgos que puedan perjudicar el logro de objetivos? ¿Existen mecanismos para que los niveles inferiores puedan 13 presentar propuestas o x 10 10 sugerencias que ayuden al logro de objetivos? ¿Se han establecido objetivos Se da a conocer 14 con periodicidad dentro las x 10 10 por medio de empresas? correos TOTAL 70 70 IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ¿La empresa analiza e Se analiza por identifica eventos potenciales 15 x 10 10 medio de que afecten el logro de los correos objetivos? ¿Cuándo se han identificado 16 eventos.Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿Las políticas.

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿Cuándo existen mala calidad en los productos o queja de 20 los clientes la empresa reporta x 10 10 a los proveedores sobre estos inconvenientes? ¿Existe una buena liquidez en 21 la empresa para la adquisición x 10 10 de los productos? TOTAL 70 70 EVALUACIÓN DE RIESGOS ¿Los riesgos positivos y 22 negativos son examinados x 10 10 individualmente? ¿En la evaluación de riesgos de los principales procesos 23 x 10 0 considera Ud. la posibilidad de fraude? ¿Los principales procesos cuenta con su respectiva 24 x 10 10 Matriz de Administración de riesgo? ¿Los principales procesos 25 cuentan con planes de x 10 10 recuperación de desastres? ¿Las instalaciones cuentan con 26 las áreas de salida en caso de x 10 10 emergencias? ¿En el desarrollo de sus actividades lo hace sin tener 27 x 10 10 accidentes o problemas de manera frecuente? ¿Se promueve una cultura de administración de riesgos a Solo una vez y 28 través de capacitaciones al x 10 0 depende de cada personal responsable de los persona. procesos? TOTAL 70 50 RESPUESTA AL RIESGO ¿La empresa tiene diseñado mecanismos para la toma de 29 decisiones y análisis de las x 10 10 alternativas para responder a los riesgos? .

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿Existe la participación de toda la administración para 30 x 10 10 analizar las alternativas de respuesta al riesgo? ¿La empresa tiene establecido 31 controles para determinar un x 10 10 nivel de riesgo residual? ¿La empresa tiene elaborado un plan de contingencias. ¿Se controla que los la empresa 39 empleados lleguen a tiempo a x 10 10 cuenta con una su lugar del trabajo? bitácora ¿Se ha llevado a cabo algún 40 cambio o avance tecnológico x 10 10 dentro de la empresa? . para afrontar 34 x 10 10 los riesgos en los principales procesos? ¿La empresa cuenta con algún tipo de aseguramiento como 35 x 10 0 Desconoce respuesta a cualquier evento inesperado? TOTAL 70 50 ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Se realizan constataciones físicas de los productos 36 x 10 10 Inventarios recibidos al momento que llega a la empresa? ¿Se controla que todos los 37 empleados cumplan con las x 10 10 metas establecidas? ¿Existe un estricto control 38 x 10 10 sobre el activo circulante? Por WhatsApp. para 32 x 10 0 afrontar los riesgos catastróficos? ¿Conoce las medidas legales y/o laborales para enfrentar 33 problemas que ameriten su x 10 10 uso dentro de su área de trabajo? ¿Tiene elaborado un plan de contingencias.

¿Existe oportunidades para dar a conocer las ideas de los trabajadores y así compartir 44 x 10 10 las mejores prácticas de conocimientos dentro del área de trabajo? ¿Los proveedores proporcionan información 45 x 10 10 oportuna acerca de sus productos? ¿En caso de que un empleado no cumpliera con sus 46 x 10 0 funciones se le notifica a la autoridad? ¿Dentro de su área de trabajo.Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿Se le proporciona información correcta y 41 suficiente al personal que le x 10 10 permita cumplir eficientemente sus funciones? ¿Se controla que los productos 42 sean distribuidos antes de la x 10 10 fecha de vencimiento? TOTAL 70 70 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Correos. 47 se le notifica de nuevas x 10 10 actividades que se realizarán? ¿Su Jefe Directo le ha explicado claramente las 48 x 10 10 funciones de su puesto y sus límites de responsabilidades? ¿El jefe de ventas comunica a la administración sobre 49 x 10 10 inconvenientes con los clientes? TOTAL 70 60 SUPERVISIÓN Y MONITOREO ¿Existe alguna persona que 50 supervise que se cumpla con x 10 10 los diferentes procesos? . oficios. ¿La comunicación dentro de la 43 x 10 10 llamadas. organización es formal? mensajes.

GENERAL 560 500 .Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿Se realiza la revisión de cada 51 x 10 10 lote que ingresa a la bodega? ¿Piensa usted que las 52 actividades que realiza son x 10 10 correctamente supervisadas? ¿Cree que el sistema de 53 x 10 10 supervisión es correcto? ¿Siente usted conformidad al 54 x 10 10 momento de ser supervisado? ¿Se revisa si los 55 inconvenientes que tienen los x 10 10 empleados sean resueltos? ¿Se da seguimiento a 56 empleados con mal x 10 10 desempeño? TOTAL 70 70 TOTAL.

? ¿La empresa al tomar una 4 decisión. PREGUNTAS PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIONES SI NO N/A AMBIENTE DE CONTROL ¿En la Empresa Hularuss se 1 encuentra diseñado un x 10 10 Mínimo organigrama empresarial? ¿La empresa cuenta con un 2 x 10 10 manual de ética? ¿El código de ética ha sido difundido mediante talleres o 3 x 10 0 reuniones para explicar su contenido. visión.Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS PP-PT 012 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO COSO II (ERM) NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: HULARUSS CÍA. normas y procedimientos se actualizan Se ha realizado 9 con frecuencia para el x 10 10 pero virtual cumplimiento de los objetivos? . identifica beneficios x 10 10 y posibles riesgos? ¿En la empresa se encuentra Personal con sus 5 definido: misión. metas x 10 10 subordinados y objetivos? ¿Existe personal suficiente para el desarrollo de las 6 x 10 0 funciones de cada una de las unidades organizacionales? ¿La empresa cuenta con un 7 x 10 10 manual de funciones? TOTAL 70 50 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ¿Los objetivos de la empresa 8 contribuyen al cumplimiento x 10 10 de la misión de la empresa? ¿Las políticas. Sucursal Cuenca PERÍODO: Enero a diciembre del 2016 RESPUESTA No. LTDA..

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿Se han formulado objetivos Es virtual. se ha analizado x 10 10 reuniones con factores externos e internos? los jefes ¿El sistema informático que Utilizan el B- 17 se utiliza en la empresa está x 10 10 Mobile de acorde a sus necesidades? ¿Al ingresar a la empresa se le entregó el equipo de trabajo 18 adecuado para realizar sus x 10 10 funciones de manera cómoda y segura? ¿Se capacita usted en la 19 aplicación de nuevas x 10 10 tecnologías? ¿Cuándo existen mala calidad en los productos o queja de Se comunica por 20 los clientes la empresa reporta x 10 10 medio de a los proveedores sobre estos correos y fotos inconvenientes? . por 10 específicos para los diferentes x 10 10 medio de departamentos? correos ¿Al establecer los objetivos Se realiza 11 empresariales se analizan x 10 10 reuniones de factores externos e internos? circulo ¿Existe exigencia de la 12 dirección para que se x 10 10 identifiquen y evalúen los riesgos que puedan perjudicar el logro de objetivos? ¿Existen mecanismos para que los niveles inferiores puedan 13 presentar propuestas o x 10 10 sugerencias que ayuden al logro de objetivos? ¿Se han establecido objetivos Para el equipo 14 con periodicidad dentro las x 10 10 de ventas empresas? TOTAL 70 70 IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ¿La empresa analiza e identifica eventos potenciales 15 x 10 10 que afecten el logro de los objetivos? ¿Cuándo se han identificado Mediante 16 eventos.

la posibilidad de fraude? ¿Los principales procesos cuenta con su respectiva 24 x 10 0 Desconoce Matriz de Administración de riesgo? ¿Los principales procesos 25 cuentan con planes de x 10 10 recuperación de desastres? ¿Las instalaciones cuentan con 26 las áreas de salida en caso de x 10 10 emergencias? ¿En el desarrollo de sus actividades lo hace sin tener 27 x 10 10 accidentes o problemas de manera frecuente? ¿Se promueve una cultura de administración de riesgos a Por medio de 28 través de capacitaciones al x 10 10 comunicación personal responsable de los informal procesos? TOTAL 70 60 RESPUESTA AL RIESGO ¿La empresa tiene diseñado mecanismos para la toma de 29 decisiones y análisis de las x 10 0 alternativas para responder a los riesgos? ¿Existe la participación de toda la administración para 30 x 10 10 analizar las alternativas de respuesta al riesgo? .Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿Existe una buena liquidez en Se da por medio 21 la empresa para la adquisición x 10 10 de transferencias de los productos? TOTAL 70 70 EVALUACIÓN DE RIESGOS Se realiza ¿Los riesgos positivos y mediante 22 negativos son examinados x 10 10 reuniones individualmente? analizando pros y contras ¿En la evaluación de riesgos de los principales procesos 23 x 10 10 considera Ud.

para afrontar 34 x 10 10 los riesgos en los principales procesos? ¿La empresa cuenta con algún tipo de aseguramiento como 35 x 10 0 respuesta a cualquier evento inesperado? TOTAL 70 20 ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Se realizan constataciones físicas de los productos por medio de 36 x 10 10 recibidos al momento que observaciones llega a la empresa? Semanalmente ¿Se controla que todos los mediante 37 empleados cumplan con las x 10 10 reportes de metas establecidas? cumplimiento ¿Existe un estricto control Cargo del 38 x 10 10 sobre el activo circulante? administrador ¿Se controla que los Si por medio de 39 empleados lleguen a tiempo a x 10 10 bitácora central su lugar del trabajo? ¿Se ha llevado a cabo algún 40 cambio o avance tecnológico x 10 10 dentro de la empresa? ¿Se le proporciona información correcta y 41 suficiente al personal que le x 10 10 permita cumplir eficientemente sus funciones? . para 32 x 10 0 afrontar los riesgos catastróficos? ¿Conoce las medidas legales y/o laborales para enfrentar 33 problemas que ameriten su x 10 0 uso dentro de su área de trabajo? ¿Tiene elaborado un plan de contingencias.Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿La empresa tiene establecido 31 controles para determinar un x 10 0 nivel de riesgo residual? ¿La empresa tiene elaborado un plan de contingencias.

oficios organización es formal? ¿Existe oportunidades para dar a conocer las ideas de los trabajadores y así compartir 44 x 10 10 las mejores prácticas de conocimientos dentro del área de trabajo? ¿Los proveedores proporcionan información Por medio de 45 x 10 10 oportuna acerca de sus correos y folletos productos? ¿En caso de que un empleado no cumpliera con sus Autoridad 46 x 10 10 funciones se le notifica a la directa autoridad? ¿Dentro de su área de trabajo. 47 se le notifica de nuevas x 10 10 actividades que se realizarán? ¿Su Jefe Directo le ha explicado claramente las 48 x 10 10 funciones de su puesto y sus límites de responsabilidades? ¿El jefe de ventas comunica a la administración sobre 49 x 10 10 inconvenientes con los clientes? TOTAL 70 70 SUPERVISIÓN Y MONITOREO ¿Existe alguna persona que 50 supervise que se cumpla con x 10 10 Jefe de agencia los diferentes procesos? ¿Se realiza la revisión de cada 51 x 10 10 lote que ingresa a la bodega? ¿Piensa usted que las 52 actividades que realiza son x 10 10 correctamente supervisadas? ¿Cree que el sistema de 53 x 10 10 supervisión es correcto? .Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿Se controla que los productos Revisión de lote 42 sean distribuidos antes de la x 10 10 y fecha de fecha de vencimiento? caducidad TOTAL 70 70 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿La comunicación dentro de la 43 x 10 10 Correos.

Auditoría de Gestión al Departamento
de Ventas y Distribución HULARUSS

¿Siente usted conformidad al
54 x 10 10
momento de ser supervisado?

¿Se revisa si los
55 inconvenientes que tienen los x 10 10
empleados sean resueltos?
¿Se da seguimiento a
56 empleados con mal x 10 10
desempeño?
TOTAL 70 70
TOTAL, GENERAL 560 480

Auditoría de Gestión al Departamento
de Ventas y Distribución HULARUSS

PP-PT 013

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO COSO II (ERM)

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: HULARUSS CÍA. LTDA. Sucursal Cuenca
PERÍODO: Enero a diciembre del 2016

RESPUESTA
No.- PREGUNTAS PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIONES
SI NO N/A
AMBIENTE DE CONTROL
¿En la Empresa Hularuss se
1 encuentra diseñado un x 10 10
organigrama empresarial?
¿La empresa cuenta con un
2 x 10 0 Desconoce
manual de ética?
¿El código de ética ha sido
difundido mediante talleres o
3 x 10 0
reuniones para explicar su
contenido.?

¿La empresa al tomar una
4 decisión, identifica beneficios x 10 10
y posibles riesgos?

¿En la empresa se encuentra
5 definido: misión, visión, metas x 10 0
y objetivos?
¿Existe personal suficiente
para el desarrollo de las
6 x 10 0
funciones de cada una de las
unidades organizacionales?
¿La empresa cuenta con un
7 x 10 0 Desconoce
manual de funciones?
TOTAL 70 20
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
¿Los objetivos de la empresa
8 contribuyen al cumplimiento x 10 10
de la misión de la empresa?
¿Las políticas, normas y
procedimientos se actualizan
9 con frecuencia para el x 10 10
cumplimiento de los
objetivos?

Auditoría de Gestión al Departamento
de Ventas y Distribución HULARUSS

¿Se han formulado objetivos
10 específicos para los diferentes x 10 0 Desconoce
departamentos?
¿Al establecer los objetivos
11 empresariales se analizan x 10 10
factores externos e internos?

¿Existe exigencia de la
12 dirección para que se x 10 0
identifiquen y evalúen los
riesgos que puedan perjudicar
el logro de objetivos?
¿Existen mecanismos para que
los niveles inferiores puedan
13 presentar propuestas o x 10 10
sugerencias que ayuden al
logro de objetivos?
¿Se han establecido objetivos
14 con periodicidad dentro las x 10 10
empresas?
TOTAL 70 50
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS
¿La empresa analiza e
identifica eventos potenciales
15 x 10 0
que afecten el logro de los
objetivos?
¿Cuándo se han identificado
16 eventos, se ha analizado x 10 10
factores externos e internos?

¿El sistema informático que
17 se utiliza en la empresa está x 10 10
de acorde a sus necesidades?

¿Al ingresar a la empresa se le
entregó el equipo de trabajo
18 adecuado para realizar sus x 10 10
funciones de manera cómoda
y segura?
¿Se capacita usted en la
19 aplicación de nuevas x 10 0
tecnologías?

¿Cuándo existen mala calidad
en los productos o queja de
20 los clientes la empresa reporta x 10 10
a los proveedores sobre estos
inconvenientes?

la posibilidad de fraude? ¿Los principales procesos cuenta con su respectiva 24 x 10 10 Matriz de Administración de riesgo? ¿Los principales procesos 25 cuentan con planes de x 10 10 recuperación de desastres? ¿Las instalaciones cuentan con 26 las áreas de salida en caso de x 10 10 emergencias? ¿En el desarrollo de sus actividades lo hace sin tener 27 x 10 10 accidentes o problemas de manera frecuente? ¿Se promueve una cultura de administración de riesgos a 28 través de capacitaciones al x 10 0 personal responsable de los procesos? TOTAL 70 40 RESPUESTA AL RIESGO ¿La empresa tiene diseñado mecanismos para la toma de 29 decisiones y análisis de las x 10 0 Desconoce alternativas para responder a los riesgos? ¿Existe la participación de toda la administración para 30 x 10 10 analizar las alternativas de respuesta al riesgo? ¿La empresa tiene establecido 31 controles para determinar un x 10 0 nivel de riesgo residual? .Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿Existe una buena liquidez en 21 la empresa para la adquisición x 10 10 de los productos? TOTAL 70 50 EVALUACIÓN DE RIESGOS ¿Los riesgos positivos y 22 negativos son examinados x 10 0 individualmente? ¿En la evaluación de riesgos de los principales procesos 23 x 10 0 considera Ud.

para afrontar 34 x 10 0 los riesgos en los principales procesos? ¿La empresa cuenta con algún tipo de aseguramiento como 35 x 10 10 respuesta a cualquier evento inesperado? TOTAL 70 20 ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Se realizan constataciones físicas de los productos 36 x 10 10 recibidos al momento que llega a la empresa? ¿Se controla que todos los 37 empleados cumplan con las x 10 10 metas establecidas? ¿Existe un estricto control 38 x 10 10 sobre el activo circulante? ¿Se controla que los 39 empleados lleguen a tiempo a x 10 10 su lugar del trabajo? ¿Se ha llevado a cabo algún 40 cambio o avance tecnológico x 10 10 dentro de la empresa? ¿Se le proporciona información correcta y 41 suficiente al personal que le x 10 10 permita cumplir eficientemente sus funciones? ¿Se controla que los productos 42 sean distribuidos antes de la x 10 10 fecha de vencimiento? TOTAL 70 70 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN . para 32 x 10 0 afrontar los riesgos catastróficos? ¿Conoce las medidas legales y/o laborales para enfrentar 33 problemas que ameriten su x 10 0 uso dentro de su área de trabajo? ¿Tiene elaborado un plan de contingencias.Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿La empresa tiene elaborado un plan de contingencias.

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿La comunicación dentro de la 43 x 10 10 organización es formal? ¿Existe oportunidades para dar a conocer las ideas de los trabajadores y así compartir 44 x 10 10 las mejores prácticas de conocimientos dentro del área de trabajo? ¿Los proveedores proporcionan información 45 x 10 10 oportuna acerca de sus productos? ¿En caso de que un empleado no cumpliera con sus 46 x 10 10 funciones se le notifica a la autoridad? ¿Dentro de su área de trabajo. 47 se le notifica de nuevas x 10 10 actividades que se realizarán? ¿Su Jefe Directo le ha explicado claramente las 48 x 10 10 funciones de su puesto y sus límites de responsabilidades? ¿El jefe de ventas comunica a la administración sobre 49 x 10 10 inconvenientes con los clientes? TOTAL 70 70 SUPERVISIÓN Y MONITOREO ¿Existe alguna persona que 50 supervise que se cumpla con x 10 10 los diferentes procesos? ¿Se realiza la revisión de cada 51 x 10 10 lote que ingresa a la bodega? ¿Piensa usted que las 52 actividades que realiza son x 10 10 correctamente supervisadas? ¿Cree que el sistema de 53 x 10 10 supervisión es correcto? ¿Siente usted conformidad al 54 x 10 10 momento de ser supervisado? ¿Se revisa si los 55 inconvenientes que tienen los x 10 10 empleados sean resueltos? .

GENERAL 560 380 .Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿Se da seguimiento a 56 empleados con mal x 10 0 Desconoce desempeño? TOTAL 70 60 TOTAL.

Sucursal Cuenca PERÍODO: Enero a diciembre del 2016 RESPUESTA No.. metas x 10 10 y objetivos? ¿Existe personal suficiente para el desarrollo de las 6 x 10 10 funciones de cada una de las unidades organizacionales? ¿La empresa cuenta con un 7 x 10 10 manual de funciones? TOTAL 70 50 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ¿Los objetivos de la empresa 8 contribuyen al cumplimiento x 10 10 de la misión de la empresa? ¿Las políticas.Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS PP-PT 014 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO COSO II (ERM) NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: HULARUSS CÍA. identifica beneficios x 10 10 y posibles riesgos? ¿En la empresa se encuentra 5 definido: misión. LTDA. normas y procedimientos se actualizan 9 con frecuencia para el x 10 10 cumplimiento de los objetivos? . PREGUNTAS PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIONES SI NO N/A AMBIENTE DE CONTROL ¿En la Empresa Hularuss se 1 encuentra diseñado un x 10 10 organigrama empresarial? ¿La empresa cuenta con un 2 x 10 0 manual de ética? ¿El código de ética ha sido difundido mediante talleres o 3 x 10 0 reuniones para explicar su contenido.? ¿La empresa al tomar una 4 decisión. visión.

se ha analizado x 10 10 factores externos e internos? ¿El sistema informático que 17 se utiliza en la empresa está x 10 10 de acorde a sus necesidades? ¿Al ingresar a la empresa se le entregó el equipo de trabajo 18 adecuado para realizar sus x 10 10 funciones de manera cómoda y segura? ¿Se capacita usted en la 19 aplicación de nuevas x 10 10 tecnologías? ¿Cuándo existen mala calidad en los productos o queja de 20 los clientes la empresa reporta x 10 10 a los proveedores sobre estos inconvenientes? .Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿Se han formulado objetivos 10 específicos para los diferentes x 10 10 departamentos? ¿Al establecer los objetivos 11 empresariales se analizan x 10 10 factores externos e internos? ¿Existe exigencia de la 12 dirección para que se x 10 0 identifiquen y evalúen los riesgos que puedan perjudicar el logro de objetivos? ¿Existen mecanismos para que los niveles inferiores puedan 13 presentar propuestas o x 10 10 sugerencias que ayuden al logro de objetivos? ¿Se han establecido objetivos 14 con periodicidad dentro las x 10 10 empresas? TOTAL 70 60 IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ¿La empresa analiza e identifica eventos potenciales 15 x 10 10 que afecten el logro de los objetivos? ¿Cuándo se han identificado 16 eventos.

la posibilidad de fraude? ¿Los principales procesos cuenta con su respectiva 24 x 10 10 Matriz de Administración de riesgo? ¿Los principales procesos 25 cuentan con planes de x 10 10 recuperación de desastres? ¿Las instalaciones cuentan con 26 las áreas de salida en caso de x 10 10 emergencias? ¿En el desarrollo de sus actividades lo hace sin tener 27 x 10 10 accidentes o problemas de manera frecuente? ¿Se promueve una cultura de administración de riesgos a 28 través de capacitaciones al x 10 10 personal responsable de los procesos? TOTAL 70 60 RESPUESTA AL RIESGO ¿La empresa tiene diseñado mecanismos para la toma de 29 decisiones y análisis de las x 10 10 alternativas para responder a los riesgos? ¿Existe la participación de toda la administración para 30 x 10 10 analizar las alternativas de respuesta al riesgo? ¿La empresa tiene establecido 31 controles para determinar un x 10 0 nivel de riesgo residual? .Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿Existe una buena liquidez en 21 la empresa para la adquisición x 10 10 de los productos? TOTAL 70 70 EVALUACIÓN DE RIESGOS ¿Los riesgos positivos y 22 negativos son examinados x 10 10 individualmente? ¿En la evaluación de riesgos de los principales procesos 23 x 10 0 considera Ud.

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿La empresa tiene elaborado un plan de contingencias. para 32 x 10 0 afrontar los riesgos catastróficos? ¿Conoce las medidas legales y/o laborales para enfrentar 33 problemas que ameriten su x 10 0 uso dentro de su área de trabajo? ¿Tiene elaborado un plan de contingencias. para afrontar 34 x 10 0 los riesgos en los principales procesos? ¿La empresa cuenta con algún tipo de aseguramiento como 35 x 10 10 respuesta a cualquier evento inesperado? TOTAL 70 30 ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Se realizan constataciones físicas de los productos 36 x 10 10 recibidos al momento que llega a la empresa? ¿Se controla que todos los 37 empleados cumplan con las x 10 10 metas establecidas? ¿Existe un estricto control 38 x 10 10 sobre el activo circulante? ¿Se controla que los 39 empleados lleguen a tiempo a x 10 10 su lugar del trabajo? ¿Se ha llevado a cabo algún 40 cambio o avance tecnológico x 10 10 dentro de la empresa? ¿Se le proporciona información correcta y 41 suficiente al personal que le x 10 10 permita cumplir eficientemente sus funciones? ¿Se controla que los productos 42 sean distribuidos antes de la x 10 10 fecha de vencimiento? TOTAL 70 70 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN .

47 se le notifica de nuevas x 10 10 actividades que se realizarán? ¿Su Jefe Directo le ha explicado claramente las 48 x 10 10 funciones de su puesto y sus límites de responsabilidades? ¿El jefe de ventas comunica a la administración sobre 49 x 10 10 inconvenientes con los clientes? TOTAL 70 70 SUPERVISIÓN Y MONITOREO ¿Existe alguna persona que 50 supervise que se cumpla con x 10 10 los diferentes procesos? ¿Se realiza la revisión de cada 51 x 10 10 lote que ingresa a la bodega? ¿Piensa usted que las 52 actividades que realiza son x 10 10 correctamente supervisadas? ¿Cree que el sistema de 53 x 10 10 supervisión es correcto? ¿Siente usted conformidad al 54 x 10 10 momento de ser supervisado? ¿Se revisa si los 55 inconvenientes que tienen los x 10 10 empleados sean resueltos? .Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿La comunicación dentro de la 43 x 10 10 organización es formal? ¿Existe oportunidades para dar a conocer las ideas de los trabajadores y así compartir 44 x 10 10 las mejores prácticas de conocimientos dentro del área de trabajo? ¿Los proveedores proporcionan información 45 x 10 10 oportuna acerca de sus productos? ¿En caso de que un empleado no cumpliera con sus 46 x 10 10 funciones se le notifica a la autoridad? ¿Dentro de su área de trabajo.

GENERAL 560 480 .Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿Se da seguimiento a 56 empleados con mal x 10 10 desempeño? TOTAL 70 70 TOTAL.

PREGUNTAS PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIONES SI NO N/A AMBIENTE DE CONTROL ¿En la Empresa Hularuss se 1 encuentra diseñado un x 10 10 organigrama empresarial? ¿La empresa cuenta con un 2 x 10 10 manual de ética? ¿El código de ética ha sido difundido mediante talleres o 3 x 10 0 reuniones para explicar su contenido. metas x 10 10 y objetivos? ¿Existe personal suficiente para el desarrollo de las 6 x 10 10 funciones de cada una de las unidades organizacionales? ¿La empresa cuenta con un Momento de 7 x 10 10 manual de funciones? ingresar (escrito) TOTAL 70 60 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ¿Los objetivos de la empresa 8 contribuyen al cumplimiento x 10 10 de la misión de la empresa? ¿Las políticas. normas y procedimientos se actualizan 9 con frecuencia para el x 10 10 cumplimiento de los objetivos? . identifica beneficios x 10 10 y posibles riesgos? ¿En la empresa se encuentra 5 definido: misión.? ¿La empresa al tomar una 4 decisión.. visión. LTDA. Sucursal Cuenca PERÍODO: Enero a diciembre del 2016 RESPUESTA No.Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS PP-PT 015 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO COSO II (ERM) NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: HULARUSS CÍA.

se ha analizado x 10 10 factores externos e internos? ¿El sistema informático que 17 se utiliza en la empresa está x 10 10 de acorde a sus necesidades? ¿Al ingresar a la empresa se le entregó el equipo de trabajo 18 adecuado para realizar sus x 10 10 funciones de manera cómoda y segura? ¿Se capacita usted en la 19 aplicación de nuevas x 10 10 tecnologías? ¿Cuándo existen mala calidad en los productos o queja de 20 los clientes la empresa reporta x 10 10 a los proveedores sobre estos inconvenientes? .Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿Se han formulado objetivos 10 específicos para los diferentes x 10 10 departamentos? ¿Al establecer los objetivos 11 empresariales se analizan x 10 10 factores externos e internos? ¿Existe exigencia de la 12 dirección para que se x 10 10 identifiquen y evalúen los riesgos que puedan perjudicar el logro de objetivos? ¿Existen mecanismos para que los niveles inferiores puedan 13 presentar propuestas o x 10 10 sugerencias que ayuden al logro de objetivos? ¿Se han establecido objetivos 14 con periodicidad dentro las x 10 10 empresas? TOTAL 70 70 IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ¿La empresa analiza e identifica eventos potenciales 15 x 10 10 que afecten el logro de los objetivos? ¿Cuándo se han identificado 16 eventos.

la posibilidad de fraude? ¿Los principales procesos cuenta con su respectiva 24 x 10 10 Matriz de Administración de riesgo? ¿Los principales procesos 25 cuentan con planes de x 10 10 recuperación de desastres? ¿Las instalaciones cuentan con 26 las áreas de salida en caso de x 10 10 emergencias? ¿En el desarrollo de sus actividades lo hace sin tener 27 x 10 10 accidentes o problemas de manera frecuente? ¿Se promueve una cultura de administración de riesgos a 28 través de capacitaciones al x 10 10 personal responsable de los procesos? TOTAL 70 50 RESPUESTA AL RIESGO ¿La empresa tiene diseñado mecanismos para la toma de 29 decisiones y análisis de las x 10 10 alternativas para responder a los riesgos? ¿Existe la participación de toda la administración para 30 x 10 10 analizar las alternativas de respuesta al riesgo? ¿La empresa tiene establecido 31 controles para determinar un x 10 10 nivel de riesgo residual? .Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿Existe una buena liquidez en 21 la empresa para la adquisición x 10 10 de los productos? TOTAL 70 70 EVALUACIÓN DE RIESGOS ¿Los riesgos positivos y 22 negativos son examinados x 10 0 individualmente? ¿En la evaluación de riesgos de los principales procesos 23 x 10 0 considera Ud.

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿La empresa tiene elaborado un plan de contingencias. para afrontar 34 x 10 10 los riesgos en los principales procesos? ¿La empresa cuenta con algún tipo de aseguramiento como 35 x 10 10 respuesta a cualquier evento inesperado? TOTAL 70 50 ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Se realizan constataciones físicas de los productos 36 x 10 10 recibidos al momento que llega a la empresa? ¿Se controla que todos los 37 empleados cumplan con las x 10 10 metas establecidas? ¿Existe un estricto control 38 x 10 10 sobre el activo circulante? ¿Se controla que los 39 empleados lleguen a tiempo a x 10 10 su lugar del trabajo? ¿Se ha llevado a cabo algún 40 cambio o avance tecnológico x 10 10 dentro de la empresa? ¿Se le proporciona información correcta y 41 suficiente al personal que le x 10 10 permita cumplir eficientemente sus funciones? ¿Se controla que los productos 42 sean distribuidos antes de la x 10 10 fecha de vencimiento? TOTAL 70 70 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN . para 32 x 10 0 afrontar los riesgos catastróficos? ¿Conoce las medidas legales y/o laborales para enfrentar 33 problemas que ameriten su x 10 0 uso dentro de su área de trabajo? ¿Tiene elaborado un plan de contingencias.

47 se le notifica de nuevas x 10 10 actividades que se realizarán? ¿Su Jefe Directo le ha explicado claramente las 48 x 10 10 funciones de su puesto y sus límites de responsabilidades? ¿El jefe de ventas comunica a la administración sobre 49 x 10 10 inconvenientes con los clientes? TOTAL 70 70 SUPERVISIÓN Y MONITOREO ¿Existe alguna persona que 50 supervise que se cumpla con x 10 10 los diferentes procesos? ¿Se realiza la revisión de cada 51 x 10 10 lote que ingresa a la bodega? ¿Piensa usted que las 52 actividades que realiza son x 10 10 correctamente supervisadas? ¿Cree que el sistema de 53 x 10 10 supervisión es correcto? ¿Siente usted conformidad al 54 x 10 10 momento de ser supervisado? ¿Se revisa si los 55 inconvenientes que tienen los x 10 10 empleados sean resueltos? .Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿La comunicación dentro de la 43 x 10 10 organización es formal? ¿Existe oportunidades para dar a conocer las ideas de los trabajadores y así compartir 44 x 10 10 las mejores prácticas de conocimientos dentro del área de trabajo? ¿Los proveedores proporcionan información 45 x 10 10 oportuna acerca de sus productos? ¿En caso de que un empleado no cumpliera con sus 46 x 10 10 funciones se le notifica a la autoridad? ¿Dentro de su área de trabajo.

GENERAL 560 510 .Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿Se da seguimiento a 56 empleados con mal x 10 10 desempeño? TOTAL 70 70 TOTAL.

PREGUNTAS PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIONES SI NO N/A AMBIENTE DE CONTROL ¿En la Empresa Hularuss se 1 encuentra diseñado un x 10 10 organigrama empresarial? ¿La empresa cuenta con un 2 x 10 10 Digital manual de ética? ¿El código de ética ha sido difundido mediante talleres o 3 x 10 0 reuniones para explicar su contenido.Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS PP-PT 016 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO COSO II (ERM) NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: HULARUSS CÍA.? ¿La empresa al tomar una 4 decisión. identifica beneficios x 10 10 y posibles riesgos? ¿En la empresa se encuentra 5 definido: misión. Sucursal Cuenca PERÍODO: Enero a diciembre del 2016 RESPUESTA No. metas x 10 10 y objetivos? ¿Existe personal suficiente para el desarrollo de las 6 x 10 10 funciones de cada una de las unidades organizacionales? ¿La empresa cuenta con un 7 x 10 0 manual de funciones? TOTAL 70 50 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ¿Los objetivos de la empresa 8 contribuyen al cumplimiento x 10 10 de la misión de la empresa? ¿Las políticas. normas y procedimientos se actualizan 9 con frecuencia para el x 10 0 cumplimiento de los objetivos? .. LTDA. visión.

se ha analizado x 10 10 factores externos e internos? ¿El sistema informático que 17 se utiliza en la empresa está x 10 10 de acorde a sus necesidades? ¿Al ingresar a la empresa se le entregó el equipo de trabajo 18 adecuado para realizar sus x 10 10 funciones de manera cómoda y segura? ¿Se capacita usted en la 19 aplicación de nuevas x 10 10 tecnologías? ¿Cuándo existen mala calidad en los productos o queja de 20 los clientes la empresa reporta x 10 10 a los proveedores sobre estos inconvenientes? .Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿Se han formulado objetivos 10 específicos para los diferentes x 10 10 departamentos? ¿Al establecer los objetivos 11 empresariales se analizan x 10 0 factores externos e internos? ¿Existe exigencia de la 12 dirección para que se x 10 10 identifiquen y evalúen los riesgos que puedan perjudicar el logro de objetivos? ¿Existen mecanismos para que los niveles inferiores puedan 13 presentar propuestas o x 10 10 sugerencias que ayuden al logro de objetivos? ¿Se han establecido objetivos 14 con periodicidad dentro las x 10 10 empresas? TOTAL 70 50 IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ¿La empresa analiza e identifica eventos potenciales 15 x 10 10 que afecten el logro de los objetivos? ¿Cuándo se han identificado 16 eventos.

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿Existe una buena liquidez en 21 la empresa para la adquisición x 10 10 de los productos? TOTAL 70 70 EVALUACIÓN DE RIESGOS ¿Los riesgos positivos y 22 negativos son examinados x 10 0 individualmente? ¿En la evaluación de riesgos de los principales procesos 23 x 10 0 considera Ud. la posibilidad de fraude? ¿Los principales procesos cuenta con su respectiva 24 x 10 0 Matriz de Administración de riesgo? ¿Los principales procesos 25 cuentan con planes de x 10 0 recuperación de desastres? ¿Las instalaciones cuentan con 26 las áreas de salida en caso de x 10 10 emergencia? ¿En el desarrollo de sus actividades lo hace sin tener 27 x 10 10 accidentes o problemas de manera frecuente? ¿Se promueve una cultura de administración de riesgos a 28 través de capacitaciones al x 10 0 personal responsable de los procesos? TOTAL 70 20 RESPUESTA AL RIESGO ¿La empresa tiene diseñado mecanismos para la toma de 29 decisiones y análisis de las x 10 0 alternativas para responder a los riesgos? ¿Existe la participación de toda la administración para 30 x 10 0 analizar las alternativas de respuesta al riesgo? ¿La empresa tiene establecido 31 controles para determinar un x 10 0 nivel de riesgo residual? .

afrontar los riesgos catastróficos? ¿Conoce las medidas legales y/o laborales para enfrentar 33 problemas que ameriten su x 10 10 uso dentro de su área de trabajo? ¿Tiene elaborado un plan de contingencias. para 32 x 10 0 Cada quien sabe. para afrontar 34 x 10 0 los riesgos en los principales procesos? ¿La empresa cuenta con algún tipo de aseguramiento como 35 x 10 10 respuesta a cualquier evento inesperado? TOTAL 70 20 ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Se realizan constataciones físicas de los productos 36 x 10 10 recibidos al momento que llega a la empresa? ¿Se controla que todos los 37 empleados cumplan con las x 10 10 metas establecidas? ¿Existe un estricto control 38 x 10 10 sobre el activo circulante? ¿Se controla que los 39 empleados lleguen a tiempo a x 10 10 su lugar del trabajo? ¿Se ha llevado a cabo algún 40 cambio o avance tecnológico x 10 10 dentro de la empresa? ¿Se le proporciona información correcta y 41 suficiente al personal que le x 10 10 permita cumplir eficientemente sus funciones? ¿Se controla que los productos 42 sean distribuidos antes de la x 10 10 fecha de vencimiento? TOTAL 70 70 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN .Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿La empresa tiene elaborado un plan de contingencias.

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿La comunicación dentro de la 43 x 10 10 organización es formal? ¿Existe oportunidades para dar a conocer las ideas de los trabajadores y así compartir 44 x 10 10 las mejores prácticas de conocimientos dentro del área de trabajo? ¿Los proveedores proporcionan información 45 x 10 10 oportuna acerca de sus productos? ¿En caso de que un empleado no cumpliera con sus 46 x 10 10 funciones se le notifica a la autoridad? ¿Dentro de su área de trabajo. 47 se le notifica de nuevas x 10 10 actividades que se realizarán? ¿Su Jefe Directo le ha explicado claramente las 48 x 10 10 funciones de su puesto y sus límites de responsabilidades? ¿El jefe de ventas comunica a la administración sobre 49 x 10 10 inconvenientes con los clientes? TOTAL 70 70 SUPERVISIÓN Y MONITOREO ¿Existe alguna persona que 50 supervise que se cumpla con x 10 10 los diferentes procesos? ¿Se realiza la revisión de cada 51 x 10 10 lote que ingresa a la bodega? ¿Piensa usted que las 52 actividades que realiza son x 10 10 correctamente supervisadas? ¿Cree que el sistema de 53 x 10 10 supervisión es correcto? ¿Siente usted conformidad al 54 x 10 10 momento de ser supervisado? .

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ¿Se revisa si los 55 inconvenientes que tienen los x 10 0 empleados sean resueltos? ¿Se da seguimiento a 56 empleados con mal x 10 10 desempeño? TOTAL 70 60 TOTAL. GENERAL 560 410 ENTREVISTADO: José Pizarro CARGO: jefe de ventas FECHA DE APLICACIÓN: 20/abril/2017 ELABORADO POR: JOHMARA GUERRERO .

Sucursal Cuenca PERÍODO: Enero a Diciembre del 2016 PONDERACIÓ CALIFICACI COMPONENTE Encuesta 1 Encuesta 2 Encuesta 3 Encuesta 4 Encuesta 5 Encuesta 6 TOTAL N ÓN TOTAL Ambiente de control 70 60 50 20 50 60 50 420 290 Establecimiento de objetivos 70 70 70 50 60 70 50 420 370 Identificación de eventos 70 70 70 50 70 70 70 420 400 Evaluación de riesgos 70 50 60 40 60 50 20 420 280 Respuesta de Riesgos 70 50 20 20 30 50 20 420 190 Actividades de control 70 70 70 70 70 70 70 420 420 Información y comunicación 70 60 70 70 70 70 70 420 410 Supervisión y monitoreo 70 70 70 60 70 70 60 420 400 TOTAL 3360 2760 NIVEL DE 82.14 CONFIANZA NIVEL DE 17.86 RIESGO CONFIANZA BAJO MEDIO ALTO 15% a 50% 51% a 75% 76% a 100% 50% a 85% 25% a 49% 5% a 24% ALTO MEDIO BAJO RIESGO . LTDA. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO COSO II (ERM) PONDERACIÓN DE DATOS NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: HULARUSS CÍA.

7 33.6 2.8 Alto Bajo .2 54.0 31.8 Bajo Alto Actividades de control 420 420 100.2 4.2 4.8 Alto Bajo Evaluación de riesgos 420 280 66.9 Alto Bajo Identificación de eventos 420 400 95.0 0. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS PONDERACIÓ CALIFICACIÓ NIVEL DE NIVEL DE NIVEL DE NIVEL DE COMPONENTE N TOTAL N TOTAL CONFIANZA RIESGO CONFIANZA RIESGO Ambiente de control 420 290 69.1 11.4 Alto Bajo Supervisión y monitoreo 420 400 95.0 Moderado Moderado Establecimiento de objetivos 420 370 88.0 Alto Bajo Información y comunicación 420 410 97.3 Moderado Moderado Respuesta de Riesgos 420 190 45.

diferentes manuales. La empresa no ha cuenta con un Entrevista con el Jefe Reglamentos y leyes Plan Estratégico de Ventas .0 En la empresa. Ambiente de control y funciones. la administración no tiene en sus Manual de ética y Revisión de los archivos los manuales de ética manual de cargos. LTDA.Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS PP-PT 017 MATRIZ DE RIESGOS NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: HULARUSS CÍA. Sucursal Cuenca Enero a Diciembre PERÍODO: del 2016 RIESGOS DE CONTROLES ENFOQUE COMPONENTES % CONTROL CLAVE CUMPLIMIENTO SUSTANTIVAS Moderado 31.

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS La empresa cuenta con un Revisión del Organigrama organigrama empresarial organigrama empresarial simple.3 La empresa no examina los Misión y visión. perjudicar el logro de objetivos. empresarial Bajo 11. Entrevista con el Jefe cuentan con un plan de Reglamentos y leyes de Ventas recuperación de riesgos. objetivos que está dirigido la los riesgos que puedan reglamentos y leyes evaluación de riesgos. .9 Exigencia de la dirección para Establecimiento de Revisar el enfoque al que se identifiquen y evalúen Misión y visión. Bajo 4. Entrevista con el Jefe riesgos positivos y negativos.8 La empresa exige que se les Documentos de Revisión de diferentes entreguen a los empleados el entrega de equipos documentos equipo de trabajo de trabajo Identificación de eventos La empresa exige el reporte a Revisión de los los proveedores por productos Reportes diferentes reportes. de mala calidad Moderado 33. Reglamentos y leyes de Ventas Evaluación de riesgos Los principales procesos no Misión y visión.

contingencia en caso de eventos de Ventas catastróficos La empresa no tiene establecido Respuesta de Riesgos Entrevista con el Jefe controles para determinar el Leyes y reglamentos. Bajo 2. Arqueo de administrador. a sus lugares de trabajo. documentos. ingresa por concepto de ventas caja.4 . notas de Realizar entrevistas al Revisión de diferentes estricto sobre el dinero que ventas. Alto 54. técnicas implantadas. Actividades de control La empresa exige el control Facturas.8 La empresa no tiene un elaborado un plan de Entrevista con el Jefe Leyes y reglamentos. inesperado Bajo 0 La empresa exige el control que los empleados lleguen a tiempo Bitácora Revisión de bitácoras. de Ventas riesgo residual La administración exige un tipo de aseguramiento para Contratos de Revisión de los respuesta de cualquier evento aseguramiento diferentes contratos. identificación de riesgos eficiencia de las Reglamentos y leyes potenciales.Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS Técnicas implantadas para la Identificar el nivel de Misión y visión.

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS La empresa toma en cuenta la opinión. decisiones. Exigencia de la administración Revisar los Documentos de de revisar las quejas de los documentos de quejas quejas y sugerencias. clientes. los altos mandos.8 La empresa no revisa que los Entrevista al Jefe y empleados de ventas y supervisor de ventas. Información y La administración exige la Realizar una comunicación Documentos de comunicación sobre entrevista al quejas y sugerencias. distribución conozcan las Manual de funciones al Supervisor de funciones de sus puestos de distribución y Jefe de Supervisión y monitoreo trabajo. ideas o sugerencias de Documentos de Realizar entrevistas a los trabajadores para la toma de quejas y sugerencias. y sugerencias. Entrevista al La empresa revisa que el Supervisor de ventas. Realizado por: JOHMARA GUERRERO . inconvenientes con los clientes supervisor. Bajo 4. supervisor cumpla sus Manual de funciones distribución y jefe de funciones ventas. bodega.

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS MEMORANDÚM .

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS PP-PT 019 INFORME DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR Cuenca. LTDA. . eficiencia y economía con la que se desarrolla la empresa. f) Verificar el manejo del Talento Humano y el uso adecuado de los recursos de la empresa Control: d) Revisar e identificar la normativa interna y el reglamento interno de la empresa y su correcto funcionamiento. Señor José Pizarro JEFE DE VENTAS EMPRESA HULARUSS CÍA. f) Identificar el clima organizacional de la empresa. e) Determinar los métodos de supervisión que utilizan los directivos de la empresa para controlar a sus empleados. 21 de Abril de 2017. Sucursal CUENCA Su despacho. OBJETIVOS DE AUDITORIA DE GESTIÓN Productividad: d) Determinar la eficacia. e) Verificar que los objetivos planteados se hayan cumplido de manera correcta. LTDA. Motivo: Evaluar el grado de efectividad en los procesos. actividades y operaciones que se realizan en el Departamento de Ventas y Distribución de la empresa HULARUSS CÍA.

Calidad: c) Determinar si la empresa da un servicio que cumple sus procesos. f) Verificar el cumplimiento de los procesos. e) Verificar el cumplimiento de la normativa externa y los permisos para el funcionamiento de la empresa. f) Brindar una alternativa para manejar la administración y el uso de los recursos. f) Determinar si se están llevando a cabo. f) Verificar la mercadería antes de ser entrega para evitar futuros problemas con los clientes. e) Descubrir los errores y los correctivos necesarios para el mejoramiento empresarial. exclusivamente. e) Determinar los problemas y establecer las medidas correctivas para subsanar los mismos. Servicio: d) Determinar el cumplimiento de la entrega de los productos a los clientes en el tiempo establecido. Alcance y delimitación: La presente auditoria pretende identificar las condiciones actuales y procesos que se llevan a cabo dentro de la organización con el fin de verificar el . e) Verificar los estándares de calidad en los productos y atención al cliente. d) Conocer si los colaboradores y proveedores conocen el protocolo de la empresa. Aprendizaje: d) Determinar y verificar la experiencia laboral y capacitación que tiene el personal. f) Establecer el nivel en el que se están cumpliendo las funciones que han sido asignadas a cada empleado. Toma de Decisiones: d) Al finalizar la auditoria mejorar la estructura de la empresa y la calidad del servicio. aquellos programas o actividades legalmente autorizados. e) Verificar el cumplimiento de las normas y reglamentos de la empresa caso contrario buscar las medidas correctivas. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS Organización: d) Evaluar el sistema organizacional y la asignación de funciones. Cambio: d) Determinar la apropiada organización de la empresa.

El POA del año 2016 y demás. Inventarios: El método de inventarios que se utiliza y la eficacia del mismo. encuestas y conversaciones realizadas a los empleados de la empresa. así como también conocer el rendimiento de los vendedores en el período a evaluar. por ello mediante visitas. procedimos a realizar el Plan Estratégico de la Empresa. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS cumplimiento de normas y la prestación del servicio para optimizar el uso de los recursos existentes y así mejorar el servicio a los usuarios. se pidió al Representante de la Empresa todos los documentos necesarios como: El Plan Estratégico. Dicha información se detalla a continuación y forma parte de nuestra Auditoría como Archivo Permanente. para tener conocimiento de la empresa. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA Para realizar la Auditoría de Gestión de la Empresa Hularuss Cía. Ltda. mediante correo y verbalmente que la empresa no cuenta con dichos documentos (VER ANEXO). pero obtuvimos como respuesta. al Departamento de Ventas y Distribución. Ventas: El proceso de ventas. . la única información que nos pudieron brindar fue el juego de indicadores y los manuales de funciones. el cual fue revisado y aprobado por el Jefe de Ventas ( Sr José Pizarro) representante de la empresa. Los puntos a evaluar serán los siguientes: De las instalaciones físicas se evaluará: Instalaciones de la organización. para saber cuál es la satisfacción de los clientes. instalación señaléticas y seguridad de acceso físico a las instalaciones.

siendo recíprocos con la confianza depositada en cada uno de nosotros.demostramos compromiso y respeto a los valores de la empresa. LTDA Es una distribuidora que se dedica a la comercialización de los productos de las marcas: ➢ PEPSICO como Ruffles. Machala y Riobamba. La Matriz se encuentra en la Ciudad de Quito y cuenta con una agencia que está ubicada en la Ciudad de Cuenca sector Parque industrial. la distribuidora cuenta con el servicio de 11 camiones. VALORES CORPORATIVOS  Lealtad.  Disciplina. Ambato. k-chitos. . Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS PLAN ESTRATÉGICO HULARUSS CÍA. Otras agencias en la ciudad de Loja. . Asumimos y reconocemos las consecuencias de nuestras acciones. Se encuentra en el mercado aproximadamente un año y cinco meses abasteciendo todos los centros comerciales y tiendas del sector rural y urbano de la ciudad de Cuenca. dentro de la autoridad asignada en HULARUSS CIA LTDA. Doritos. . etc. Calle Palmira y Vía Patamarca la que describiremos más adelante.es nuestra carta de presentación en el cumplimiento con la puntualidad de las funciones. a cada uno de ellos se les asigna diferentes rutas para la distribución de los productos. trabajamos en equipo.

Con productos innovadores que superen las expectativas de consumidores y clientes. en un tiempo aceptable.somos un equipo de colaboradores en dar ejemplo.  Toma de decisión. MISIÓN Somos una empresa líder en crecimiento y rentable en distribución de productos de impulso en América Latina en un marco de responsabilidad social con nuestra gente. llevando productos desde el fabricante hasta el canal de la mejor manera posible. .actuamos con sinceridad en nuestras acciones. comunidad y entorno. aportando positivamente en el trabajo de los demás. soporte de información. . tenemos la capacidad de dar solución y actuar frente a situaciones diversas. Con colaboradores integrados en un solo equipo motivado. VISIÓN HULARUSS CIA. Será reconocida por ser la organización rentable. comprometido y reconocido en la sociedad. siendo francos y transparentes con la organización y con uno mismo.  Liderazgo. . modelo de liderazgo en distribución que actúa con éxito en mercados competitivos.al presentarse eventos comerciales. LTDA. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS  Honestidad. Con inversión y tecnología óptima. generando un trabajo que produce resultados exitosos. .

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ANÁLISIS FODA FORTALEZAS DEBILIDADES Amplia lista de clientes en la ciudad Mucho tiempo en la carga a cada camión de Cuenca Responsabilidad en el trabajo No hay manejo de horarios en la mañana Mucho tiempo en la descarga del camión de Amplia gama de productos los proveedores Entrega de pedidos a tiempo Vehículos y mercadería asegurados OPORTUNIDADES AMENAZAS Expansión dentro de la ciudad Demandas de Consumidores Reconocimiento en el mercado Nueva competencia Crédito por parte de Proveedores Incremento de impuestos en los productos Inestabilidad económica ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Gerente Comercial Gerente Jefe de Administrativo Ventas Jefe de Administrador Jefe de Contabilidad Capital Vendedores Logística y de Bodega Distribución Financiera Humano Compras Jefe de Choferes de Bodega Entrega Ayudantes de Auxiliares Entrega .

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS BALANCE SCORD CARD FINANZAS BALANCE PROCESOS FORMACION Y INTERNOS SCORD DESARROLLO CARD CLIENTES .

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS INDICADORES DEL BALANCE SCORE CARD Evolucion de las Ventas por vendedor quejas Devoluciones de CLIENTES Costo de Ventas FINANZAS clientes % de Crecimiento en % de nuevos venta clientes por mes Rentabilidad por % de clientes Cliente retenidos Aumento de couta de Satisfaccion de mercado clientes Numero de pedidos al Horas de capacitacion mes por competencias FORMACION Y DESARROLLO PROCESOS INTERNOS % Mercaderia dañada o vencida Satisfaccion laboral Producto recibido en Recompensas al malas condiciones personal y motivaciones Reportes realizados sin novedades Numero de sugerencias por personal Faltantes en mercaderia Tasa de rotacion Accidentes de trabajo Tasa de ausentismo .

minimizar los costos de manera que la empresa tenga una mayor rentabilidad Media Se lo realizara en forma cuantitativa (dólares) 𝑐𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠 Formula 𝑥 100 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠 INDICADOR % DE CRECIMIENTO DE VENTAS Se busca conocer la cantidad de dinero que ingresa a la empresa sea por semana. Para de esta manera conocer los Objetivo pronósticos de ventas. mes o año. Media Se lo realizara en forma cuantitativa (dólares) 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑓𝑒𝑟𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎 Formula 𝑥 100 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜 𝑎𝑛𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑟 FINANCIERO INDICADOR RENTABILIDAD POR CLIENTE . cuotas por cada uno de los vendedores y la rentabilidad del negocio. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS INDICADORES FINANCIEROS FINANCIERO INDICADOR VENTAS POR VENDEDOR Se trata de conocer cuál es el vendedor que está cumpliendo con las cuotas asignadas o las ha sobrepasado para dar lugar a una Objetivo motivación y en el caso de no estar cumpliendo las cuotas averiguar a qué se debe dicho incumplimiento Media Se lo realizara en forma cuantitativa (dólares) 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑒𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑣𝑒𝑛𝑑𝑒𝑑𝑜𝑟 Formula 𝑥100 𝑐𝑢𝑜𝑡𝑎 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑎𝑠𝑖𝑔𝑛𝑎𝑑𝑎𝑠 INDICADOR COSTO DE VENTAS Determinar si la empresa está usando eficientemente los Objective recursos.

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS Se debe conocer cuáles son los principales clientes y cuál es el Objective ingreso que se recibe de ellos debido a que son a los que más cuidado y atención se les debe poner Se lo realizara en forma cuantitativa (dólares) y también se los Media puede realizar en número de pedidos por mes 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑧𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑎𝑙 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒 Formula 𝑥100 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠 INDICADOR AUMENTO DE CUOTA DE CLIENTES La empresa está enfocada en crecer constantemente y para cual Objective se debe ir teniendo una mayor participación del mercado. esta se la puede hacer anual o semestral. Media Se en total del costo de la mercadería devuelta por el cliente Formula 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑚𝑒𝑟𝑐𝑎𝑑𝑒𝑟𝑖𝑎 𝑑𝑒𝑣𝑢𝑒𝑙𝑡𝑎 𝑥 100 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑚𝑒𝑟𝑐𝑎𝑑𝑒𝑟𝑖𝑎 𝑣𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑎 . si al pasar los meses la queja ha disminuido que se entendería que los problemas de los clientes se han solucionado Media Se lo mide en cantidad de quejas del mes Formula 𝑞𝑢𝑒𝑗𝑎𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑠 𝑎𝑐𝑡𝑢𝑎𝑙 𝑥 100 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑠 𝑝𝑎𝑠𝑎𝑑𝑜 INDICADOR DEVOLUCIONES DE CLIENTES Objetivo Se trata de conocer. cuanta mercadería es devuelta por el cliente y de esta manera. si en el giro del negocio del total que se vende. saber si existe un problema que requiere solución. Se lo realizara en forma cuantitativa (dólares) y en volúmenes Media de compra de clientes 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑒𝑚𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎 Formula 𝑥100 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑟𝑐𝑎𝑑𝑜 INDICADORES DE CLIENTES CLIENTES INDICADOR EVOLUCION DE LAS QUEJAS Objectivo Se trata de conocer.

Media Se lo debe realzar mediante encuestas periódicos Formula 𝑆𝑎𝑡𝑖𝑠𝑓𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑎𝑐𝑡𝑢𝑎𝑙 𝑑𝑒𝑙 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒 𝑥 100 𝑆𝑎𝑡𝑖𝑠𝑓𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑢𝑙𝑡𝑖𝑚𝑎 𝑒𝑛𝑐𝑢𝑒𝑠𝑡𝑎 .Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS INDICADOR % DE NUEVOS CLIENTES Objetivo Uno de los objetivos de la empresa es seguir creciendo y la forma de lograrlo es captando nuevos clientes. que la empresa pueda crecer gracias al buen servicio que reciben tanto en atención al cliente como en la calidad del producto y con el tiempo adecuado. esto nos dará la idea de cómo debemos fidelizarlos Media Se lo mide en cantidad de clientes Formula 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑠 𝑥 100 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑠 𝑝𝑎𝑠𝑎𝑑𝑜 INDICADOR SATISFACCION AL CLIENTES Objetivo Va de la mano con el índice de las quejas de los clientes y son de gran importancia para. por tal razón se de tener el dato de cómo va creciendo cada mes Media Se lo mide en cantidad de nuevos clientes que se han agregado a la empresa Formula 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑎𝑔𝑟𝑒𝑔𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑠 𝑥 100 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 INDICADOR % DE CLIENTES RETENIDOS Objetivo De la misma manera se debe conservar los clientes actuales de manera que no se vayan con la competencia.

Media Se los medirá en número de pedidos que se han realizado cada mes y luego compararlo con el del mes pasado Formula 𝑃𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑠 𝑥100 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑠 𝑝𝑎𝑠𝑎𝑑𝑜 INDICADOR % DE MERCADERIA DAÑADA O VENCIDA Objetivo Para poder hacer un control de los productos y no tener costos innecesarios se debe saber del total de la mercadería cuanta ha llegado dañada o se ha vencido. Media Se lo mide en cantidad de lotes o cajas dañados o vencidos por semana y mes Formula 𝑀𝑒𝑟𝑐𝑎𝑑𝑒𝑟𝑖𝑎 𝑑𝑎ñ𝑎𝑑𝑎 𝑥 100 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑚𝑒𝑟𝑐𝑎𝑑𝑒𝑟𝑖𝑎 𝑒𝑛 𝑏𝑜𝑑𝑒𝑔𝑎 INDICADOR % DE MERCADERIA RECIBIDA EN MALAS CONDICIONES Objetivo Para poder hacer un control de los envíos de la bodega central en Quito se debe tener un dato de cuantos envíos ha llegado en malas condiciones de manera de mejorar este proceso Media Se lo mide en cantidad de lotes o cajas dañados o vencidos por semana y mes Formula 𝑀𝑒𝑟𝑐𝑎𝑑𝑒𝑟𝑖𝑎𝑟𝑒𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑎 𝑒𝑛 𝑚𝑎𝑙 𝑐𝑜𝑛𝑑𝑖𝑐𝑖𝑜 𝑥 100 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑚𝑒𝑟𝑐𝑎𝑑𝑒𝑟𝑖𝑎 𝑟𝑒𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑎 INDICADOR % DE REPORTES ENVIOS SIN NOVEDADES Objetivo Se realizan reportes diarios sobre los inventarios y chequeo de mercadería se debe saber que tan seguido se tiene novedades ya sea por falta de mercadería. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS INDICADORES DE PROCESOS INTERNOS PROCESOS INTERNOS INDICADOR % NUMERO DE PEDIDOS AL MES Objetivo Se debe saber los pedidos que realizan los clientes de modo de tenerlos planificados y hacer proyecciones de las mismas. daños u otras situaciones Media Se lo mide en cantidad de reportes al mes sin novedades Formula 𝑅𝑒𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒𝑠 𝑒𝑛𝑣𝑖𝑜𝑠 sin 𝑛𝑜𝑣𝑒𝑑𝑎𝑑 𝑥 100 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒𝑠 𝑒𝑛𝑣𝑖𝑎𝑑𝑜𝑠 .

Media Sera de carácter cualitativo mediante una encuesta periódica Formula 𝑃𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑙 𝑑𝑒𝑠𝑐𝑜𝑛𝑓𝑜𝑟𝑚𝑒 𝑒𝑛 𝑙𝑎 𝑒𝑚𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎 𝑥100 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑙 INDICADOR RECOMPENSAS AL PERSONAL . de manera que los trabajadores se sientan cómodos y cumplan satisfactoriamente con las actividades encomendadas. Buscando solucionar problemas o deficiencias que pueden existir y para las cuales el plan de capacitación es desarrollado Media Se los medirá en número de horas de las capacitaciones realizadas Formula ℎ𝑜𝑟𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑐𝑎𝑝𝑎𝑐𝑖𝑡𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑥100 ℎ𝑜𝑟𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑐𝑎𝑝𝑎𝑐𝑖𝑡𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑑𝑎𝑠 INDICADOR SATISFACION LABORAL Objetivo Mejorar el clima laboral entre los colaboradores de la empresa. así como el costo de esa mercadería Media Se lo mide en cantidad de dólares que cuesta ese faltante Formula 𝑀𝑒𝑟𝑐𝑎𝑑𝑒𝑟𝑖𝑎 𝑓𝑎𝑙𝑡𝑎𝑛𝑡𝑒 𝑥 100 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑚𝑒𝑟𝑐𝑎𝑑𝑒𝑟𝑖𝑎 INDICADOR ACCIDENTES DE TRABAJO Objetivo Para realizar acciones preventivas se debe conocer que frecuencia hay de accidentes de cualquier índole en la empresa Media Se lo mide en cantidad de accidentes al mes Formula Cantidad de accidentes al mes INDICADORES DE FORMACION Y DESARROLLO FORMACION Y DESARROLLO INDICADOR HORAS DE CAPACITACION POR COMPETENCIA Objetivo Se busca aumentar el conocimiento en las diferentes áreas de la empresa. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS INDICADOR FALTANTES DE MERCADERIA Objetivo Para conocer cuanta mercadería ha faltado en el control y saber la razón de este faltante.

Media Se lo medirá en número de veces que ha faltado el personal cada mes o año Formula 𝐷𝑖𝑎𝑠 𝑞𝑢𝑒 𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑙 𝑎 𝑓𝑎𝑙𝑡𝑎𝑑𝑜 𝑥100 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑑𝑖𝑎𝑠 𝑡𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑎ñ𝑜 . pero que las hagan ya nos dice que buscan mejorar los procesos de la empresa. es que sus sugerencias sean tomadas en cuenta.Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS Objetivo Una de las maneras de conocer si el personal está motivado es saber cuántos de ellos han realizado acciones que han sido motivo de una recompensa (monetaria o de reconocimiento público) Media Se los medirá en número de colaboradores recompensados Formula 𝐶𝑜𝑙𝑎𝑏𝑜𝑟𝑎𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠 𝑟𝑒𝑐𝑜𝑚𝑝𝑒𝑛𝑠𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑥100 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑙𝑎𝑏𝑜𝑟𝑎𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠 INDICADOR % NUMERO DE SUGERENCIAS POR PERSONAL Objetivo Una manera de saber que el personal está involucrado. ya que esto incide en costos adicionales. y problemas en el funcionamiento normal de la empresa. Media Se los medirá en número sugerencias realizadas por mes Formula 𝑆𝑢𝑔𝑒𝑟𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑐𝑜𝑙𝑎𝑏𝑜𝑟𝑎𝑑𝑜𝑟 𝑥100 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑙 INDICADOR TASA DE ROTACION Objetivo Si el personal está entrando y saliendo de la empresa constantemente significa que el clima laborar o algún aspecto necesita ser corregido y este índice nos dirá eso Media Se los medirá en número de persona que ha entrado y salido de la organización cada semestre o año Formula 𝑃𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑙 𝑞𝑢𝑒 𝑖𝑛𝑔𝑟𝑒𝑠𝑜 − 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑙 𝑞𝑢𝑒 𝑠𝑎𝑙𝑖𝑜 𝑥100 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑙 INDICADOR TASA DE AUSENTISMO Objetivo Se debe conocer qué porcentaje del personal falta y poder solucionar este problema. no necesariamente todas deben ser aplicadas.

Auditoría de Gestión al Departamento
de Ventas y Distribución HULARUSS

INDICADORES DE LA EMPRESA

INDICADOR Drop Size
DESCRIPCION Permite conocer el promedio de cajas entregadas a los clientes.
Cuanto mayor es el DS, mayor es la ganancia y productividad de
los equipos de ventas y de entrega.
FORMULA 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑎𝑗𝑎𝑠 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑑𝑎𝑠
𝐷𝑅𝑂𝑃 𝑆𝐼𝑍𝐸 =
# 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑠

INDICADOR Clientes Efectivos
DESCRIPCION Son los clientes reales que tiene la empresa, es decir, son aquellos
que en la actualidad están realizando compras o que lo hicieron
dentro de un periodo corto de tiempo.
FORMULA 𝐶𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑒𝑓𝑒𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 = 𝑇𝑜𝑡. 𝑑𝑒 𝐶𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 − 𝐶𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑎𝑡𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠
INDICADOR % de Efectividad de entrega
DESCRIPCION Cantidad de entregas realizadas del total de pedidos; para ver si los
vendedores tienen algún inconveniente en la entrega de la
mercadería.
FORMULA # 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠
% 𝐸𝑓𝑒𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎 =
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠
INDICADOR % Cumplimiento de ruta
DESCRIPCION Ayuda a constatar el número de rutas recorridas sobre el número
de rutas establecidas, para ver si tienen algún inconveniente al
momento de hacer el recorrido.
FORMULA % 𝐶𝑢𝑚𝑝𝑙𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑟𝑢𝑡𝑎
# 𝑑𝑒 𝑟𝑢𝑡𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑐𝑜𝑟𝑟𝑖𝑑𝑎𝑠
=
# 𝑑𝑒 𝑟𝑢𝑡𝑎𝑠 𝑒𝑠𝑡𝑎𝑏𝑙𝑒𝑐𝑖𝑑𝑎 𝑝𝑜𝑟 𝑣𝑒𝑛𝑑𝑒𝑑𝑜𝑟

INDICADOR % Devolución
DESCRIPCION Mercadería devuelta por parte de los clientes, por lo general lo
hacen cuando los productos estan defectuosas o en fechas
próximas a caducarse.
FORMULA # 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑜𝑠 𝑑𝑒𝑣𝑢𝑒𝑙𝑡𝑜𝑠
% 𝐷𝑒𝑣𝑜𝑙𝑢𝑐𝑖ó𝑛 =
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑑𝑢𝑐𝑡𝑜𝑠 𝑣𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠
INDICADOR % Retorno
DESCRIPCION Cantidad de mercadería que retorna a la empresa al final del día, y
es receptado por el jefe de bodega y los auxiliares.
FORMULA % 𝑅𝑒𝑡𝑜𝑟𝑛𝑜
𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑚𝑒𝑟𝑐𝑎𝑑𝑒𝑟𝑖𝑎 𝑠𝑜𝑏𝑟𝑎𝑛𝑡𝑒
=
𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑚𝑒𝑟𝑐𝑎𝑑𝑒𝑟𝑖𝑎 𝑠𝑎𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒 𝑎𝑙 𝑖𝑛𝑖𝑐𝑖𝑜 𝑑𝑒𝑙 𝑑𝑖𝑎

Auditoría de Gestión al Departamento
de Ventas y Distribución HULARUSS

PRINCIPALES ACTIVIDADES E INSTALACIONES
Departamento de ventas

Se encarga de la venta de los productos, control de los vendedores, determinar zonas de venta
y ruteros, efectuar presupuestos para cada uno de los vendedores, realizar promoción y
publicidad de la empresa, resolver problemas relacionados con los clientes.

Jefe de Ventas

El jefe de ventas es encargado de iniciar las operaciones, verificar el ingreso y salida de los
vendedores, así como también realizar visitas, recepción de preventas y enviar reportes de
cierre de operaciones al gerente comercial.

Funciones

ACTIVIDAD-TAREA-RESPONSABILIDAD
Verificar la llegada y el inicio de ruta de todos los vendedores y camiones de
entrega

Realizar la maestría en los 5 primeros clientes, acompañar hasta culminar el
EPV y realizar la retroalimentación estableciendo compromisos
Realizar la visita a clientes especiales para mantener una buena relación
cliente-vendedor
Enviar dos reportes diarios de comportamiento de ventas
Llegar a la agencia 4:30pm para revisión de información (cobro de cartera
vencida, indicadores de distribución, productos baja rotación, etc.)
Recepción de preventas y envió de la información una vez completa
Asegurar la llegada de los camiones a liquidar
Realizar un inventario aleatorio a los camiones
Enviar reporte de cierre diario de operaciones
Dar seguimiento a los ingresos y salida de los vendedores

Auditoría de Gestión al Departamento
de Ventas y Distribución HULARUSS

CONDICIONES DE TRABAJO

De pie ---------- ----------- -----------------

Sentado Liviano Oficina Rotativo

Caminando ---------- ----------- -----------------

Subiendo y Más o menos Aire libre Normal (en
bajando pesado oficina)

Levantando Pesado Bajo Más de 8
objetos Techo horas
Empujando Muy pesado Vehículo Diurno

Halando Estrés ------------- Nocturno

Área de bodega

La bodega es la encargada de llevar el control de inventarios a través del sistema bMOBILE,
se registra los ingresos y egresos de las mercaderías, como también el control de entrega y
recepción de cada vehículo de reparto. Maneja un inventario de 12 a 15 días dónde sacan los
promedios de inventarios que tienen y en base a ese promedio generan las órdenes de compra.
Al momento de realizar las cargas cada auxiliar de bodega tiene sus respectivas guías de
remisión para cada camión, y estas a su vez detallan la cantidad de productos que se necesitan
ser distribuidos

Sistema de Información:

La empresa se maneja con un sistema de arriba hacia abajo, es decir que los subordinados
están bajo el mando de directivos o supervisores, pero eso no excluye que se pueda también
realizar una comunicación horizontal, es decir que los empleados puedan opinar o sugerir
en algunas decisiones importantes. Hay que saber que la comunicación dentro de esta
empresa no solo se puede realizar de forma oral sino que en su mayoría todo es con
documento para tener un respaldo en casos de emergencia.

Para calcular la muestra se tendrá que realizar tres pasos básicos. el cual tiene un tamaño de la muestra medido estadísticamente coadyuva que determina el valor de confianza deseado. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS PUNTOS DE INTERÉS DE LA AUDITORÍA: Se pueden encontrar fallas no solo dentro de papeles sino también mediante visitas a la institución para determinar el estado actual de la organización. reducción de costos e incremento de la rapidez de la evaluación. además entrevistas con el administrador y usuarios para determinar la opinión frente al sistema de Ventas y Distribución de la empresa. CRITERIO DE SELECCIÓN DE MUESTRA: Se aplicará ahora el muestreo estadístico. entrevistas con administradores y usuarios de las redes para determinar posibles fallas. a saber: 1) Calcular la muestra sin ajustar Varianza de la muestra 𝑆 2 = 𝑝(1 − 𝑝) 2) Calcular la muestra ajustada 3) Calcular la muestra estratificada .

EQUIPO DE TRABAJO Y ASIGNACIÓN DE COMPONENTES: Formación Integrantes Trabajo a desarrollar Académica Todas las etapas de la AUDITORÍA Universidad Paola Pizarro de Cuenca Actividades compartidas de la AUDITORÍA Todas las etapas de la Universidad AUDITORÍA Johmara Guerrrero de Cuenca Actividades compartidas de la AUDITORÍA Todas las etapas de la Universidad AUDITORÍA Martha Medina de Cuenca Actividades compartidas de la AUDITORÍA Todas las etapas de la AUDITORÍA Universidad Sofía Beltran Actividades compartidas de de Cuenca la AUDITORÍA . se desarrollará en el período comprendido desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre de 2016. Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS Tiempo Estimado La auditoría en la empresa HULARUSS CI. dicho examen se realizará en un plazo máximo de 66 días a partir del día 8 de abril del 2017. LTDA.

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS ANEXOS EVIDENCIA .

LTDA Ilustración 5 HULARUSS-Fachada de la parte de adelante y entrada Ilustración 6 Parte interna de la empresa . Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS VISITA A LA EMPRESA HULARUSS CÍA.

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS Ilustración 7 Entrevistas .

Auditoría de Gestión al Departamento de Ventas y Distribución HULARUSS Ilustración 8 Recepción de Oficios Ilustración 9 Guías de Remisión.Sistema de Inventarios y ventas. bases de datos. .