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MANUAL
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Mayo, 2004
PRESUPUESTARIOS

CAPTULO III
Descripcin y flujogramas de accin de los Procedimientos Presupuestarios de
FUNDACITE

1.- Con relacin a la etapa de la Formulacin del Presupuesto


Planificar el Presupuesto Anual de la Fundacin.
Elaborar el Presupuesto Anual de la Fundacin.
2.- Con relacin a la etapa de Ejecucin del Presupuesto
Elaborar la Ejecucin Fsica del Presupuesto Anual de la Fundacin.
Elaborar la Ejecucin Financiera del Presupuesto de Ingresos de la
Fundacin.
Elaborar la Ejecucin Financiera del Presupuesto de gastos de la
Fundacin.
Solicitud de Modificacin Presupuestaria (Crdito Adicional).
Solicitud de Modificacin Presupuestaria ( Traslado de una partida a otra
del mismo programa mayor al 10%).
Solicitud de Modificacin Presupuestaria (Traslado de una partida a otra de
distintos programas mayor al 10%).
Solicitud de Modificacin Presupuestaria (Traslado de una partida a otra
del mismo programa menor al 10%).
Solicitud de Modificacin Presupuestaria (Traslado de una partida a otra de
distintos programas menor al 10%).
3.- Con relacin a la etapa del Control del Presupuesto
Controlar el Cumplimiento del Presupuesto Anual de la Fundacin.

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1. Procedimiento: Planificar el Presupuesto Anual de la Fundacin.

Objetivo: Vincular el Plan Operativo Anual de la fundacin con la elaboracin del


Presupuesto Anual de la Fundacin.

Normas Especficas: El presupuesto anual de la fundacin expresara los planes


nacionales, regionales y locales , elaborado dentro de las lneas generales del plan de
desarrollo econmico y social de la nacin, los lineamientos de desarrollo cientfico y
tecnolgico a nivel nacional, regional y local; y contendr las polticas, objetivos
estratgicos, productos e indicadores incluidos en el plan operativo anual.

Responsable Accin

Coordinacin de Presupuesto 1. Recibe de Presidencia el Plan Operativo Anual (POA)


definitivo de la fundacin aproximadamente en el mes
de agosto (ver en el Manual de Procedimientos
Administrativos de la fundacin el procedimiento
denominado: Programar el Plan Operativo Anual).
2. Clasifica la informacin del Plan Operativo Anual por
programa:
Programa 01: Direccin y Coordinacin Central
Programa 02: Fomento Cientfico
Programa 03: Tecnologa y Sistemas
Programa 04: Formacin de Recursos Humanos
3. Realiza la vinculacin del Plan Operativo Anual (POA)
con el Presupuesto Anual de la Fundacin; es decir,
asigna los crditos presupuestarios a las partidas
correspondientes para el cumplimiento de las metas
previstas; atendiendo a la codificacin del Plan Unico
de Cuentas elaborado por la Onapre.
4. Efecta una revisin de las consideraciones de
carcter legal para elaborar Presupuesto Anual de la
Fundacin.
5. Realiza un cronograma de planificacin
presupuestaria anual, donde se explica:
requerimientos, estrategias, fechas y consideraciones
de carcter legal.
6. Elabora el Presupuesto Anual de la Fundacin (ver
procedimiento denominado: Elaborar el Presupuesto
Anual de la Fundacin Pg. 27).

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2. Procedimiento: Elaborar el Presupuesto Anual de la Fundacin.

Objetivo: Preparar el Presupuesto Anual de la Fundacin en base al Plan operativo


Anual de la Fundacin, que permita establecer la relacin entre los objetivos y las
metas y los recursos para alcanzarlos.
Normas Especficas: El presupuesto debe formularse utilizando el momento de la
causacin de las transacciones como base contable, ordenado en programas,
subprogramas, proyectos, partidas, genricas, especficas, subespecficas; y reflejar
las metas a alcanzar por la fundacin.

Responsable Accin
Coordinacin de Presupuesto 1. Ubica los requerimientos, instructivos, leyes,
normativas y dems consideraciones de carcter
legal vigentes, establecidos en el cronograma para
elaborar el Presupuesto Anual de la Fundacin.
2. Analiza los requerimientos, instructivos y leyes
correspondientes.
3. Desarrolla las acciones y estrategias previstas en el
cronograma (se consideran los instructivos y
clasificadores necesarios para elaborar el
Presupuesto Anual de la Fundacin).
4. Recibe los aportes del ente de adscripcin, el
organismo controlador, y determina los ingresos
propios de la fundacin y otras fuentes de
financiamiento que se esperan obtener para el ao
presupuestado en coordinacin con el rea de
contabilidad y finanzas.
5. Realiza los clculos de las proyecciones de los
crditos presupuestarios para cada una de las
partidas (considerando el impacto inflacionario y los
clasificadores de sueldos de los funcionarios
pblicos), clasificndolas por grupos a conformar el
presupuesto:
4.01 Gastos de Personal, 4.02 Materiales y
Suministros, 4.03 Servicios no personales, 4.04
Activos Reales, 4.05 Activos Financieros, 4.06
Disminucin de Pasivos, 4.07 Transferencias y 4.08
Otros gastos institucionales descentralizados.
6. Revisa que las proyecciones realizadas sean las
correctas, si no son las correctas se ajustan.

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Responsable Accin

Coordinacin de Presupuesto 7. Estructura el proyecto de Presupuesto Anual de la


Fundacin, consolidando las proyecciones realizadas,
atendiendo a la normativa vigente.
8. Elabora los Estados Financieros Proyectados dentro
de un marco plurianual (Real Ao Anterior-Ultimo
estimado _ Ultimo Estimado del Ao Inmediatamente
Anterior _ Presupuesto de Gastos del Ao
Presupuestado): Balance General, Estado de
Resultados, Presupuesto de Caja, Relacin de
Deudas, Origen y Aplicacin de Fondos, Cuenta
Ahorro/Inversin.
9. Enva el proyecto de Presupuesto Anual de la
Fundacin a la Presidencia.
Presidencia 10. Analiza el contenido del proyecto de Presupuesto
Anual de la Fundacin conjuntamente con la Gerencia
de Gestin Interna.
11. Discute el contenido del proyecto de Presupuesto
Anual con la Gerencia de Gestin Interna y la
Coordinacin de Presupuesto.
12. Aprueba o desaprueba el Proyecto de Presupuesto
Anual de la Fundacin.
Presidencia 13. Si es aprobado por el Presidente, elabora un
memorando para remitir el proyecto de presupuesto al
ente de adscripcin y/o al organismo solicitante para
que revisen el proyecto de Presupuesto Anual de la
Fundacin; si no es aprobado por el Presidente,
establece las modificaciones que se deben realizar al
proyecto de Presupuesto Anual de la Fundacin, y
ordena a Coordinacin de Presupuesto corregir las
fallas existentes.
Presidencia 14. Enva al organismo adscripcin y/o al ente solicitante
el memorando junto con el proyecto de Presupuesto
Anual de la Fundacin para que lleven a cabo la
etapa de Discusin y Aprobacin del Presupuesto.
Organismo de Adscripcin 15. Enva toda la documentacin a la Onapre (Proyecto
de Presupuesto Anual de la Fundacin).
16. Remite a la Coordinacin de Presupuesto la
aprobacin o desaprobacin del proyecto de
Presupuesto Anual de la Fundacin dictada por la
Oficina Nacional de Presupuesto (Onapre).

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Coordinacin de Presupuesto 17. Si no es aprobado por la Onapre el proyecto de


Presupuesto Anual de la Fundacin, se recibe a
travs del ente de adscripcin el proyecto y las
modificaciones propuestas con lo cual se ajusta el
proyecto de Presupuesto de la Fundacin.
18. Remite el proyecto de Presupuesto Anual Ajustado de
la Fundacin al ente de adscripcin para que contine
con la gestin.
19. Recibe del Ente de adscripcin una resolucin
aprobando el Presupuesto Anual de la Fundacin
junto con la publicacin en Gaceta Oficial.
20. Ejecuta el Presupuesto Anual de la Fundacin (ver
procedimientos denominados: Elaborar la ejecucin
fsica del presupuesto anual de la fundacin Pg. 32
y Elaborar la ejecucin financiera del presupuesto de
gastos de la fundacin Pg. 36).

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3. Procedimiento: Elaborar la Ejecucin Fsica del Presupuesto Anual de la


Fundacin.

Objetivo: Implementar mecanismos de control de ejecucin fsica, con el fin de


verificar el grado de cumplimiento de la programacin fsica.
Normas Especficas: Los entes descentralizados sin fines empresariales estn
obligados a llevar registros de informacin acerca de la ejecucin fsica y financiera de
su presupuesto, as como, participar los resultados de dicha ejecucin a la Oficina
Nacional del Presupuesto (Onapre). Las coordinaciones y/o unidades ejecutoras de la
fundacin debern presentar mensualmente a la Coordinacin de Presupuesto, la
informacin correspondiente a las metas ejecutadas hasta el momento; y si existiera
alguna diferencia con lo programado justificar tal situacin.

Responsable Accin
Coordinacin de Presupuesto 1. Analiza los mecanismos de control de ejecucin para
que las actividades planificadas en el Presupuesto
Anual de la Fundacin se cumplan de forma eficiente.
2. Disea los formatos necesarios, para aplicar los
mecanismos de control de ejecucin de las
actividades planificadas en el Presupuesto Anual de
la Fundacin.
3. Determina la frecuencia con la que se requiere
evaluar a cada una de las actividades planificadas en
el Presupuesto Anual de la Fundacin, la cual puede
ser trimestral, bimensual o mensual dependiendo de
los requerimientos del ente de adscripcin, aunque
generalmente es trimestral.
4. Enva el formato correspondiente a la ejecucin fsica
mensual del presupuesto (metas) a cada
Coordinacin o Unidad.
Coordinaciones y/o unidades 5. Reciben el formato y llenan las casillas contenidas en
el formato, colocando las metas ejecutadas hasta el
momento y las notas explicativas del adelanto del
desarrollo de las metas asignadas.
6. Envan a la Coordinacin de Presupuesto, el formato
con las notas explicativas.
Coordinacin de Presupuesto 7. Revisa y clasifica la informacin recibida.
8. Elabora la ejecucin financiera del Presupuesto Anual
de la Fundacin (ver procedimiento denominado:
Elaborar la Ejecucin Financiera del Presupuesto de
Gastos de la Fundacin. Pg. 36).

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4. Procedimiento: Elaborar la Ejecucin Financiera del Presupuesto de Ingresos


de la Fundacin.

Objetivo: Documentar las acciones relacionadas con la obtencin y registro de los


ingresos previstos en la formulacin del presupuesto.

Normas Especficas: La liquidacin (el momento en el cual se devengan los


ingresos) y su recaudacin efectiva deben ser asentadas en registros de ejecucin
presupuestaria.

Responsable Accin
Coordinacin de Finanzas y 1. Ejecuta el presupuesto de ingresos de acuerdo con
Contabilidad las rdenes de pago abonadas por el ente de
adscripcin y el organismo controlador.
2. Recibe de las Casas de Ciencias las relaciones de
ingresos, donde se indican los depsitos realizados
por ingresos propios conjuntamente con los soportes
respectivos.
3. Registra los ingresos en la medida en que se van
materializando los recursos financieros (ver en el
Manual de Sistemas y Procedimientos Contables de
la Fundacin, el procedimiento denominado: Registro
de los ingresos derivados del cobro a la Tesorera del
Estado por concepto de transferencias del situado
constitucional de la Repblica Bolivariana de
Venezuela; Registro de los ingresos por
transferencias provenientes del Ministerios de Ciencia
y Tecnologa).

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5. Procedimiento: Elaborar la Ejecucin Financiera del Presupuesto de Gastos


de la Fundacin.

Objetivo: Documentar las acciones relacionadas con la utilizacin y manejo de los


crditos presupuestarios, y establecer comparaciones entre la ejecucin fsica y
financiera de las metas previstas en el Presupuesto Anual de la Fundacin, con el fin
de participar trimestralmente a la Oficina Nacional de Presupuesto (Onapre) mediante
el organismo de adscripcin los resultados de la mencionada comparacin.

Normas Especficas: Los entes descentralizados sin fines empresariales estn


obligados a preparar estados mensuales, trimestrales y anuales de ejecucin
presupuestaria en los trminos y lapsos que dicte la ley y la normativa vigente.
El informe de Ejecucin Trimestral del Presupuesto debe presentarse a la Onapre a
los diez das (10) siguientes al vencimiento de cada trimestre.
Cualquier gasto a efectuarse debe estar incluido en el presupuesto.
Un crdito se considera gastado cuando queda definitivamente afectado al causarse
un gasto, es decir, al originarse la obligacin de pago; todo gasto se considera como
pagado al cancelarse dicha obligacin.
Los gastos deben ser asentados en registros de ejecucin presupuestaria, desde el
momento en que se causen estos, detallando las etapas del compromiso y el pago, de
conformidad con las normas tcnicas correspondientes.

Responsable Accin

Coordinacin de Presupuesto 1. Efecta el compromiso presupuestario anual de las


partidas de nmina (4.01 Gastos de Personal)
2. Recibe de las coordinaciones y/o unidades de la
fundacin, una nota de pedido donde se explica:
requerimientos de bienes y servicios y cotizaciones de
proveedores.
3. Revisa las correspondientes notas de pedido.
4. Verifica que el concepto del gasto que se quiere
imputar este programado en el Presupuesto Anual de
la Fundacin.
5. Verifica si existe disponibilidad presupuestaria.
6. Si el gasto no se encuentra programado, efecta un
traslado interno entre partidas, esto dependiendo de
su cuanta (ver procedimientos de solicitud de
modificaciones presupuestarias en Pg. 39 a 48).

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Responsable Accin
Coordinacin de Presupuesto 7. Realiza la imputacin en la partida referida al
concepto de lo programado en el Presupuesto Anual
de la Fundacin, en el sistema administrativo
SIGESP.
8. Enva a la Unidad de Servicios Generales el
compromiso del gasto y la documentacin soporte
(actas y cotizaciones). (ver en el Manual de Normas y
procedimientos administrativos el Procedimiento
denominado: Elaboracin y Canalizacin de las
Ordenes de Compra, Reposicin de los fondos de
trabajo, entre otros.
9. Traslada al formato de ejecucin financiera la
totalidad de los compromisos, gastos causados y
pagos de cada mes emanados del sistema
administrativo SIGESP.
10. Compara la ejecucin fsica con la ejecucin
financiera de las metas.
11. Establece los resultados de la comparacin realizada.
12. Realiza el punto de cuenta con la Presidencia y la
Gerencia de Gestin Interna (ver procedimiento
denominado: Controlar el Cumplimiento del
Presupuesto Anual de la Fundacin Pg. 49).
13. Prepara la informacin comparada para la elaboracin
de informes de ejecucin del Presupuesto.
14. Realiza el informe de ejecucin presupuestaria segn
lo que establezcan los instructivos y leyes vigentes.
15. Enva el informe al ente de adscripcin y/o al
organismo solicitante en los lapsos que establece la
ley.

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6. Procedimiento: Solicitud de Modificacin Presupuestaria (Crdito Adicional).

Objetivo: Incrementar los crditos presupuestarios asignados a programas,


subprogramas, proyectos, obras, partidas, subpartidas; para atender gastos
necesarios no previstos (extraordinarios) o partidas que resulten insuficientes.

Normas Especficas: La solicitud de crditos adicionales ser aprobada por el


Presidente de la Repblica en Consejo de Ministros, y se decretara en Gaceta Oficial.

Responsable Accin

Coordinacin de Presupuesto 1. Analiza la ley, la normativa e instructivos vigente,


dependiendo de ese estudio elabora la solicitud.
2. Elabora un oficio dirigido al ente de adscripcin
solicitando la modificacin presupuestaria, este oficio
debe contener una exposicin de motivos y un
presupuesto contentivo de las partidas que se
afectarn con el crdito adicional.
3. Enva a Presidencia la solicitud.
Presidencia 4. Aprueba la solicitud.
5. Enva el oficio al ente de adscripcin con los
siguientes soportes: lo presupuestado por la
fundacin, lo ejecutado hasta el momento, en que
etapa se debe realizar la modificacin presupuestaria,
adems de otros requerimientos que la ley vigente
indique.
Coordinacin de Presupuesto 6. Toma nota de la publicacin del decreto de crdito
adicional, la cual indica la autorizacin de la solicitud
de modificacin presupuestaria.
7. Registra el decreto de crdito adicional publicado en
Gaceta Oficial.

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7. Procedimiento: Solicitud de Modificacin Presupuestaria (Traslado de una


partida a otra del mismo programa mayor al 10%).

Objetivo: Reasignar los crditos presupuestarios de una partida a otra del mismo
programa mayor al 10% de los respectivos crditos originales.

Normas Especficas: Los traspasos de crditos presupuestarios entre partidas de un


mismo o distintos programas, mayores al diez por ciento (10%) de los respectivos
crditos originales sern autorizados por el ente de adscripcin, previa opinin de la
Oficina Nacional del Presupuesto (Onapre).

Responsable Accin
Coordinacin de Presupuesto 1. Establece cul es la partida cedente, es decir, la que
cubrir el faltante y la receptora ( las partidas cedente
y receptora forman parte del mismo programa).
2. Prepara el formulario de solicitud de modificacin
presupuestaria correspondiente, donde se indican
detalles del tramite: Caractersticas del traslado,
Fecha, Partida Cedente, Partida Receptora, entre
otros.
3. Firma la solicitud de modificacin presupuestaria
conjuntamente con la Coordinacin o unidad
responsable del programa.
4. Enva la solicitud de traspaso presupuestario,
formularios y anexos a la Presidencia de la fundacin.
Presidencia 5. Revisa y Aprueba la solicitud.
6. Enva a la Coordinacin de Presupuesto la solicitud
junto con la notificacin de aprobacin.
Coordinacin de Presupuesto 7. Recibe la solicitud, formularios y anexos debidamente
firmados por el Presidente.
8. Enva la solicitud de traspaso presupuestario,
formularios y anexos al ente de adscripcin.
9. Recibe la autorizacin del ente de adscripcin.
10. Realiza el movimiento de partidas.

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8. Procedimiento: Solicitud de Modificacin Presupuestaria (Traslado de una


partida a otra de distintos programas mayor al 10%).

Objetivo: Reasignar los crditos presupuestarios de una partida a otra de distintos


programas mayor al 10%.

Normas Especficas: Los traspasos de crditos presupuestarios entre partidas de un


mismo o distintos programas, mayores al diez por ciento (10%) de los respectivos
crditos originales sern autorizados por el ente de adscripcin, previa opinin de la
Oficina Nacional del Presupuesto (Onapre).

Responsable Accin
Coordinacin de Presupuesto 1. Establece cul es la partida cedente, es decir, la que
cubrir el faltante y la receptora ( las partidas cedente
y receptora forman parte de distintos programas).
2. Prepara el formulario de solicitud de modificacin
presupuestaria correspondiente, donde se indican
detalles del tramite: Caractersticas del traslado,
Fecha, Partida Cedente, Partida Receptora, entre
otros.
3. Solicita aprobacin del Coordinador responsable del
programa que va a ceder los recursos.
4. Firma la solicitud de modificacin presupuestaria
conjuntamente con la Coordinacin o Unidad
responsable del programa de la partida receptora, y la
Coordinacin o Unidad responsable del programa que
va ceder los recursos.
5. Enva la solicitud de traspaso presupuestario,
formularios y anexos a la Presidencia de la fundacin.
Presidencia 6. Revisa y aprueba la solicitud.
7. Enva a la Coordinacin de Presupuesto la solicitud
junto con la notificacin de aprobacin.
Coordinacin de Presupuesto 8. Recibe la solicitud, formularios y anexos debidamente
firmados por el Presidente.
9. Enva la solicitud de traspaso presupuestario,
formularios y anexos al ente de adscripcin.
10. Recibe la autorizacin del ente de adscripcin.
11. Realiza el movimiento de partidas.

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9. Procedimiento: Solicitud de Modificacin Presupuestaria (Traslado de una


partida a otra del mismo programa menor al 10%).

Objetivo: Reasignar los crditos presupuestarios de una partida a otra del mismo
programa menor al 10%.

Normas Especficas: Los traspasos de crditos presupuestarios entre partidas de un


mismo o distintos programas, menores al diez por ciento (10%) de los respectivos
crditos originales sern autorizados por el Presidente de la fundacin, y ser
notificado el ente de adscripcin.

Responsable Accin
Coordinacin de Presupuesto 1. Establece cul es la partida cedente, es decir, la que
cubrir el faltante y la receptora ( las partidas cedente
y receptora forman parte del mismo programa).
2. Prepara el formulario de solicitud de modificacin
presupuestaria correspondiente, donde se indican
detalles del trmite: Caractersticas del traslado,
Fecha, Partida Cedente, Partida Receptora, entre
otros.
3. Firma la solicitud de modificacin presupuestaria
conjuntamente con la Coordinacin o Unidad
responsable del programa.
4. Enva la solicitud de traspaso presupuestario,
formularios y anexos a la Presidencia de la fundacin.
Presidencia 5. Revisa y autoriza la solicitud de modificacin
presupuestaria.
6. Enva a la Coordinacin de Presupuesto la solicitud
junto con la notificacin de aprobacin.
Coordinacin de Presupuesto 7. Recibe la solicitud, formularios y anexos debidamente
firmados por el Presidente.
8. Realiza el movimiento de partidas.

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10. Procedimiento: Solicitud de Modificacin Presupuestaria (Traslado de una


partida a otra de distintos programas menor al 10%).

Objetivo: Reasignar los crditos presupuestarios de una partida a otra de distintos


programas menor al 10%.

Normas Especficas: Los traspasos de crditos presupuestarios entre partidas de un


mismo o distintos programas, menores al diez por ciento (10%) de los respectivos
crditos originales sern autorizados por el Presidente de la fundacin, y ser
notificado el ente de adscripcin.

Responsable Accin
Coordinacin de Presupuesto 1. Establece cul es la partida cedente, es decir, la que
cubrir el faltante y la receptora ( las partidas cedente
y receptora forman parte de distintos programas).
2. Prepara el formulario de solicitud de modificacin
presupuestaria correspondiente, donde se indican
detalles del trmite: Caractersticas del traslado,
Fecha, Partida Cedente, Partida Receptora, entre
otros.
3. Solicita aprobacin del Coordinador responsable del
programa que va a ceder los recursos.
4. Firma la solicitud de modificacin presupuestaria
conjuntamente con la Coordinacin o Unidad
responsable del programa de la partida receptora y la
Coordinacin o Unidad responsable del programa que
va a ceder los recursos.
5. Enva la solicitud de traspaso presupuestario,
formularios y anexos a la Presidencia de la fundacin.
Presidencia 6. Revisa y autoriza la solicitud de modificacin
presupuestaria.
7. Enva a la Coordinacin de Presupuesto la solicitud
junto con la notificacin de aprobacin.
Coordinacin de Presupuesto 8. Recibe la solicitud, formularios y anexos debidamente
firmados por el Presidente.
9. Realiza el movimiento de partidas.

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11. Procedimiento: Controlar el Cumplimiento del Presupuesto Anual de la


Fundacin.

Objetivo: Controlar la ejecucin fsica y financiera del Presupuesto Anual de la


Fundacin, con el fin de verificar el cumplimiento de las actividades planificadas, el
grado de logros de los planes previstos a travs del presupuesto conforme a leyes,
reglamentos, normas y el manual de normas y procedimientos presupuestarios;
adems de analizar, explicar e implementar medidas correctivas a las variaciones
encontradas en el proceso si corresponde.

Normas Especficas: Deber existir un equilibrio presupuestario entre los recursos


utilizados y las metas ejecutadas hasta el momento.

Cualquier ingreso o gasto debe estar incluido en el presupuesto respectivo.

Responsable Accin
Coordinacin de Presupuesto 1. Genera el reporte mensual preliminar de ejecucin
fsica y financiera del presupuesto.
2. Presenta mensualmente puntos de cuenta a la
Presidencia.
Presidencia 3. Discute con la Gerencia de Gestin Interna y la
Coordinacin de Presupuesto el alcance de la
planificacin presupuestaria.
4. Si se encuentran fallas, problemas o variaciones,
implementa las medidas correctivas a que halla lugar;
si no es necesario se contina con la planificacin
anteriormente realizada.

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