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FACULTAD DE INGENIERIA CIVIL, DE SISTEMAS

Y ARQUITECTURA
ESCUELA DE INGENIERA CIVIL

TIEMPOS Y PROGRAMACION
Ms PROJECT

Ms. Ing RICARDO A. SOSA SANDOVAL

CHICLAYO - PERU
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CONTENIDO
Pgina
CONTENIDO 2
INTRODUCCION 3
CAPITULO I: GESTIN DE PROYECTOS 4
Proyecto 4
Desarrollo de las partes de un proyecto 5
Uso de las Herramientas de Gestin de Proyectos 5
CAPITULO II: EJECUCIN DEL PROGRAMA 8
Ambiente de Trabajo de Microsoft Project 8
Apertura y almacenamiento de un archivo de proyecto 9
Visualizacin del proyecto en vistas 9
Ajuste de la escala temporal 11
CAPITULO III: TAREAS: MANEJO Y DEPENDENCIAS 12
Inicio de la Programacin de un Proyecto 12
Introduccin de las tareas y Duraciones 13
Ejemplo de Aplicacin N 1 16
Creacin de un Esquema 16
Dependencias entre Tareas 18
Identificacin del Camino Crtico 21
Ejemplo de Aplicacin N 2 22
CAPITULO IV: PROGRAMACIN DE RECURSOS 23
Asignacin de Recursos 23
Asignacin de una Unidad de Recurso 24
Calendarios de Trabajo 25
Ejemplo de Aplicacin N 3 28
CAPITULO V: PROGRAMACIN DE LAS DELIMITACIONES DE TAREAS 29
Programacin de las Limitaciones de las Tareas 30
Divisin de Tareas 30
Ordenacin de Tareas y Recursos 31
CAPITULO VI: PERSONALIZACIN DE TABLAS E INFORMES 33
Creacin de una Tabla Personalizada 33
Creacin de un Informe Personalizado 34
CAPITULO VII: CONFIGURACIONES DEL ENTORNO DE PROJECT 36
Personalizacin del Diagrama Gantt 36
Imprimir el Proyecto de Programacin 37
ANEXOS 40
BIBLIOGRAFIA. 41

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INTRODUCCION

El desarrollo de esta publicacin se basa en los conocimientos adquiridos durante la

ejecucin de los trabajos de oficina en el rea de Proyectos y Licitaciones de la Empresa

MONTREALEX PERU S.A.C., por lo que considero facilitar la elaboracin de los Tiempos

y Programacin para cualquier tipo de obra de manera rpida y segura.

Estos apuntes no tiene la intencin de reemplazar a ningn texto de la materia, ms s,

mostrar de una manera fcil el manejo del software: Ms Project, de tal forma que se

adquieran los conocimientos bsicos y destrezas necesarias para la solucin de problemas

en la prctica diaria.

Para la elaboracin y consulta de la presente publicacin se han utilizado las referencias

bibliogrficas indicadas en la parte final.

A los profesores y alumnos universitarios que revisen este material agradecer se sirvan
hacerme llegar las omisiones que se pudieran encontrar, a este e-mail: rasosas@yahoo.es
para su correccin futura.

Ricardo A. Sosa Sandoval

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CAPITULO I

GESTIN DE PROYECTOS

Microsoft Project 2010 es una herramienta que ayuda a la planificacin y diseo de


proyectos, en cualquier mbito. Permite definir las tareas correspondientes del mismo,
estableciendo las relaciones y vnculos entre ellas, definir los recursos que participan en el
proyecto y asignarlos a las tareas correspondientes.
Una vez definida la planificacin, permite hacer un seguimiento de la evolucin del mismo,
ofreciendo capacidades de control de desviaciones de actividades y su relacin con los
costos, fechas, duraciones, etc.
Antes de ver cmo utilizar esta aplicacin vamos a aclarar algunos conceptos tericos que
nos ayudarn a una mejor comprensin del mismo.

PROYECTO:
El manual del PMBOK (Guide to the Project Management Body of Knowledge), define un
proyecto como "un esfuerzo temporal para la creacin de un producto o servicio nico".
Un proyecto es una secuencia de eventos, con un principio y un final establecidos, que
tiende a alcanzar un objetivo claro. A la hora de crear un proyecto hay que tener en
cuenta algunos aspectos antes, durante y al final del mismo:
Antes del proyecto:
Definir el proyecto, determinando cules son las tareas que hay que realizar para
conseguirlo.
Identificar quin se encargar de cada tarea.
Detallar cundo se va a comenzar cada una de esas tareas y cunto se va a tardar
en realizarlas.
Determinar el coste total del proyecto.
Durante el proyecto:
Anotar cundo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea.
Indicar qu problemas van surgiendo.
Realizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones inesperadas,
informando de los mismos a las personas implicadas en el proyecto.
Mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto.
Al finalizar el proyecto:
Evaluarlo para realizar proyectos ms efectivos en el futuro, teniendo en cuenta
las sugerencias de las personas participantes.

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DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO


Una vez que hemos definido nuestro proyecto slo nos queda decidir cmo y cundo se
alcanzar el objetivo previsto en el mismo. Un proyecto est formado por las partes
siguientes:
Tareas: Son las partes bsicas en la creacin de cualquier proyecto. Las tareas
describen el trabajo del proyecto en trminos de secuencia, duracin y requerimientos
de recursos. Al identificar las tareas hay que organizarlas jerrquicamente, en la
llamada "Estructura de descomposicin del trabajo". Algunas tareas se tienen que
llevar a cabo de forma secuencial, ya que hasta que no se hagan unas no se pueden
realizar otras superiores, pero otras se pueden realizar simultneamente o en paralelo.
Tambin tenemos que detallar la duracin, es decir, el tiempo necesario para realizar
una tarea. La duracin de una tarea en Microsoft Project puede oscilar entre minutos
y meses. Normalmente, para estimar la duracin de las tareas se tienen en cuenta
cuatro aspectos:
1. Informacin histrica recogida de otros proyectos anteriores que sean similares.
2. Estimacin de las personas que sern las encargadas de realizar las tareas.
3. El juicio experto de personas que hayan tratado proyectos similares.
4. Organizaciones o Profesionales que estn relacionados con proyectos similares al
suyo.
Hitos: Son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto (por
ejemplo, la finalizacin de una fase de trabajo: Concreto de entrepisos) o acompaan
al proyecto. Puesto que el hito en s normalmente no supone la realizacin de un
trabajo, los hitos estn representados como tareas con una duracin cero.
Recursos: Son las personas, material y equipo necesario para completar las tareas
del proyecto. Microsoft Project concentra su atencin en dos aspectos de los recursos:
su disponibilidad y sus costos.

USO DE LAS HERRAMIENTAS DE GESTIN DE PROYECTOS


Con Microsoft Project 2010 se pueden mantener bajo control todos los elementos
anteriormente mencionados.
Gracias a este software de gestin de proyectos podemos:
Ver cmo algn cambio en una parte del proyecto puede afectar al resto.
Informar a todos los participantes del mismo, acerca de lo que tienen que hacer y
cundo tienen que hacerlo.
Otras cosas que veremos a tratar ms adelante.
Para utilizar Project desde que se decide el objetivo del proyecto, debemos:

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Crear un plan realista del proyecto: Gracias a los Asistentes de Planificacin, una
vez que se han establecido las tareas (actividades) a desarrollar y los recursos
(insumos) con los que se cuenta, se puede aumentar la efectividad del proyecto
basndonos en sugerencias y procesos establecidos.
Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: Esto lleva consigo el
seguimiento de las tareas, si se van realizando como se esperaban, si hay algn
retraso en su finalizacin, y tambin se tiene en cuenta los imprevistos que puede
haber.
Comunicacin de los resultados del proyecto: Como generalmente son muchas
las personas que participan en un proyecto, stas tienen que estar informadas para
que puedan trabajar efectivamente. Mediante el uso de los informes, se puede
presentar la informacin necesaria en cada caso.
Evaluacin del proyecto: MS Project almacena toda la informacin relacionada con
las tareas, los costos, y esta informacin ayuda a realizar la evaluacin final del
proyecto. Tambin permite hacer sugerencias para proyectos futuros.
Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que nos pueden ayudar en
diversos momentos del planteamiento y la ejecucin de un proyecto, quizs las dos ms
tiles son el Diagrama de Gantt, que se encarga del tiempo en el que se programan las
tareas, y el Diagrama de red, que aclara la relacin entre las mismas. Veamos cada uno
de ellos ms ampliamente.

Diagrama de Gantt: En este diagrama cada tarea est representada por una barra
horizontal, y se sitan a lo largo de un perodo de tiempo llamado escala temporal, de
forma que la longitud de cada barra corresponde al tiempo que se tiene estimado
para cada tarea. Tambin a travs del diagrama de Gantt podemos ver la relacin
entre tareas, cuando varias barras horizontales se unen una a continuacin de la otra,
indican que una tarea es inmediatamente posterior a otra y se tiene que realizar
cuando haya terminado la anterior.

Diagrama de red: Este diagrama nos interesa en el caso de que queramos


comprobar las relaciones de las tareas y no tanto su duracin. En el diagrama de red
las tareas estn representadas por recuadros, que contienen informacin de las
mismas, y cuando varias tareas estn relacionadas, se unen por lneas.

A continuacin veremos los dos tipos de Diagramas de Ms Project.

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DIAGRAMA GANTT

DIAGRAMA DE RED

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CAPITULO II

EJECUCIN DEL PROGRAMA

Una vez aclarados aspectos tericos ejecutamos el programa MICROSOFT PROJECT 2010,
para ello:
1. Desplegamos el Botn INICIO.
2. Vamos hasta la opcin PROGRAMAS.
3. Seleccionamos MICROSOFT PROJECT.
4. O desde la opcin escritorio y haciendo clic sobre el icono

AMBIENTE DE TRABAJO DE MICROSOFT PROJECT


Microsoft Project 2010 presenta la informacin acerca del proyecto, con grficos y textos,
en distintos tipos de vista.
Al abrir Microsoft Project aparecer un documento nuevo en la vista del Diagrama de
Gantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco.
La ventana de Project presenta:
En la parte superior se encuentran la barra de ttulo, barra de menes y las barras de
herramientas.
A la izquierda se encuentra la tabla de tareas que se muestra como una tabla de Excel
donde cada columna tiene un nombre, y cada fila representa una tarea.
A la derecha de la lnea se encuentra el Grfico de Gantt con la Escala Temporal arriba
y las barras de desplazamiento a la derecha y a la izquierda del mismo.

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APERTURA Y ALMACENAMIENTO DE UN ARCHIVO DE PROYECTO


Cuando tenemos abierto el programa MICROSOFT PROJECT, si queremos abrir un archivo
existente, tenemos que desplegar el Men Archivo y elegir la opcin Abrir o pulsar el

icono de la barra de herramientas que me permite abrir los archivos.


Tras esto nos aparece la siguiente ventana:

En esta ventana elegiremos dnde est el archivo que queremos abrir, y despus
seleccionaremos el archivo en cuestin y pulsaremos el botn Abrir.
Al abrir un archivo podemos ver lo que ste contiene as como hacer cambios. Una vez
hechos los cambios pertinentes debemos guardar el archivo, y para ello tenemos dos
opciones:
a) Guardar los cambios hechos en el archivo usando el nombre existente. Para ello tan

slo tenemos que pulsar el botn Guardar de la barra de herramientas o


desplegar el Men Archivo y elegir la opcin Guardar.
b) Guardar los cambios hechos pero con un nombre distinto. Para esto debemos
desplegar el Men Archivo y elegir la opcin Guardar como, y dar el nuevo
nombre del archivo.

VISUALIZACIN DEL PROYECTO EN VISTAS


Cuando trabajamos en Project 2010, podemos elegir la forma en la que deseamos ver e
introducir informacin en nuestro proyecto. Por defecto la vista que siempre aparece es la
de Diagrama de Gantt, en la que a la izquierda se muestra la tabla de entrada de
informacin y a la derecha, el diagrama de Gantt, mencionado en la primera parte, que
organiza las tareas previstas en una escala temporal.
Todas las vistas se pueden mostrar en un formato individual (una nica hoja, diagrama,
grfico o formulario) o combinado (como es el caso del Diagrama Gantt, que combina la
tabla de entrada, que es una hoja, y el diagrama de Gantt).

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Podemos seleccionar 27 vistas que ofrece Project a travs del Men Ver y elegir esta
opcin haciendo Click . Algunas de las vistas ms utilizadas las detallamos a continuacin:
Calendario mensual que muestra las
Calendario tareas y sus duraciones.

Diagrama de Muestra todas las tareas y sus


red dependencias.
Uso de Muestra las tareas que estn
recursos agrupadas en cada recurso.

Diagrama de Lista de tareas e informacin


relacionada y un diagrama que
Gantt
muestra las tareas y sus duraciones.
La escala de tiempo est relacionada
Escala de con las tareas clave e hitos de la
tiempo programacin con fechas.
Permite editar los detalles sobre el
Formulario
recurso y ver que tareas estn
de recursos
asignadas al recurso.
Permitir programar automticamente
Formulario
para comenzar en la fecha de inicio del
de tareas
proyecto o en la fecha actual.
Permite comparar la programacin de
Gantt de
la lnea base con la programacin
seguimiento
actual.
Muestra la informacin de un recurso
Grfico de
individual o en grupo a lo largo del
recursos
tiempo.
Permite editar informacin sobre
Hoja de
recursos en un formato similar al de
recursos
una hoja de clculo.
Hoja de Muestra el listado de tareas para
Tareas actualizarlo.
Organizador Permite ver claramente el trabajo de
de equipo los recursos a lo largo del tiempo.
Uso de Lista de tareas y recursos para cada
tareas tarea.
Muestra una lista con todas las vistas
Ms vistas
disponibles (27).

En muchas ocasiones la vista elegida no nos permite ver la totalidad de la informacin


que sta tiene, por eso tenemos que movernos por las diferentes vistas. Para ello
tenemos barras de desplazamiento en la mayora de los casos, las teclas del cursor o la
tecla TAB permite desplazarnos entre los campos o cuadros de una vista, o utilizar los
botones anterior y siguiente para desplazarnos en la lista de recursos o tareas.

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AJUSTE DE LA ESCALA TEMPORAL


Como explicamos anteriormente en el apartado del Diagrama de Gantt, podemos ver la
duracin de las tareas y del proyecto en general en la escala temporal (principal y
secundaria) que aparece en el mismo.

Quizs en un momento determinado nos interese cambiar esta escala para ajustarla
mejor a nuestras necesidades. Para realizar esto podemos utilizar los botones Alejar y

Acercar del Men Vista y elegir la opcin Escala temporal

Dentro de los cambios que conseguimos, tenemos:


Si en la escala temporal principal aparece el primer da de una semana, y por tanto en
la escala temporal secundaria aparecen los das de la semana, al pulsar Acercar, en la
escala principal aparecen los das y en la secundaria incrementos de seis horas.
Si en la escala temporal principal aparece el primer da de una semana, y por tanto en
la escala temporal secundaria aparecen los das de la semana, al pulsar Alejar, en la
escala principal aparecen los meses y en la secundaria incrementos de tres das.
Si en el resultado de cada uno de los casos anteriores si pulsamos lo contrario
aparecer, la escala de partida.

ESCALA TEMPORAL PROGRAMADA EN MESES

ESCALA TEMPORAL PROGRAMADA EN MINUTOS

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CAPITULO III

TAREAS: MANEJO Y DEPENDENCIAS

INICIO DE LA PROGRAMACIN DE UN PROYECTO


Como ya hemos indicado en apartados anteriores, a la hora de programar un proyecto
con MS PROJECT 2010 tenemos que tener muy claro cules son las tareas (actividades) a
realizar, el tiempo de cada una de las tareas (Metrado/Rendimiento), y los recursos
(insumos) con los que contaremos. Opcionalmente podemos conocer el tiempo total del
proyecto.
Para iniciar un proyecto en MS PROJECT 2010, abrimos el programa y nos aparece un
archivo de proyecto en blanco en el que podemos empezar a introducir la informacin del
proyecto.

Para introducir la fecha de comienzo del proyecto slo tenemos que desplegar la flecha
que aparece en el cuadro de esa opcin y elegir del calendario que se abre, el mes, ao y
da. Si no introducimos ninguna fecha de comienzo o fin, Project utilizar
automticamente la fecha actual como fecha inicial de la programacin que se est
creando. La fecha de fin la calcular Project dependiendo de la informacin que
introduzcamos referente a las tareas y recursos.
Tambin podemos programar un proyecto basndonos en una fecha final creando lo que
se conoce como programacin hacia atrs. De esta forma a partir de la fecha final,

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conocida, se calcula la fecha en la que debe comenzar el proyecto para poder terminar en
la fecha establecida.
Otras forma de hacerlo es ingresando la informacin desde la opcin Archivo,
seleccionando Informacin y en la parte derecha cambiamos los datos, actualizndolos
con los de nuestro proyecto.

INTRODUCCIN DE LAS TAREAS Y DURACIONES

Tras haber determinado cul es el tiempo de inicio y algunas propiedades del proyecto ya
podemos comenzar a introducir las tareas a realizar y la duracin de las mismas.
Las tareas las introduciremos en la columna Nombre de Tarea de la tabla de entrada de la
vista Diagrama de Gantt. Cada una de las tareas est identificada por un nmero que se
va escribiendo automticamente a medida que vamos introduciendo las tareas. Tras
introducir una tarea pulsamos INTRO y podemos incluir una tarea nueva, as
sucesivamente hasta que hayamos escrito todas las tareas a realizar.
Las duraciones las vamos escribiendo en la columna duracin. Estas duraciones las
podemos especificar en perodo laborable (limitado por las horas del da y el nmero de
das en los que los recursos trabajan) o tiempo transcurrido (que incluye perodos
laborables y no laborables basados en un da de 24 horas y en una semana de 7 das).
Como duracin predeterminada aparece 1 da, si queremos modificarla simplemente
tenemos que introducir el nmero, referente a la cantidad de tiempo, y la unidad del
mismo siguiendo el siguiente esquema:
Si escribe esta Aparecer Que
abreviatura como esto significa
m mins minuto
h hrs hora
d das da
s sems semana
ms mss mes
mt minst minuto transcurrido
ht hrst hora transcurrida
di dast da transcurrido
st semst semana transcurrida
mst mest mes transcurrido
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As, si queremos indicar que la duracin es de 3 semanas, tendremos que escribir en


duracin 3s.
Para introducir un hito, tan slo debemos introducir la tarea y como duracin 0. En el
diagrama de Gantt, a la derecha de esta ventana, aparecer el hito representado con un
rombo ().

Para introducir sucesivamente cada tarea y su duracin podemos escribir la tarea, pulsar
TAB (tabulador) y escribir a continuacin la duracin de la misma.
Una vez detalladas una serie de tareas quizs tengamos que hacer modificaciones como:
introducir tareas nuevas, eliminar o desplazar algunas de las introducidas. Para ello
procederemos de la siguiente forma:
Introducir nuevas tareas: Teniendo que cuenta que la nueva fila en blanco para
introducir esta nueva tarea aparecer sobre la fila en la que estemos en el momento
de insertarla, debemos colocarnos en la fila adecuada y a continuacin desplegar el

Men tarea y elegir la opcin insertar y hacer click en tarea , tambin


con el botn derecho del mouse se puede insertar siguiendo la opcin insertar tarea.
Eliminacin de tareas: Para ello seleccionamos las tareas a eliminar en la tabla de
tareas. Una vez seleccionadas presionamos el botn derecho del mouse y elegimos la
opcin eliminar tarea. Cuando una tarea se elimina la lista de tareas es renumerada.
Desplazar tareas: Para mover una tarea a otra posicin pulsamos el identificador de
la tarea a mover y manteniendo el puntero del ratn sobre ste arrastramos hasta la
posicin nueva. Tambin se pueden utilizar los botones Cortar y Pegar de la barra de
herramientas.

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En ocasiones a la hora de preparar un proyecto tenemos que introducir tareas que se van
a repetir muchas veces a lo largo del mismo, como reuniones semanales, informes o
inspeccin del proyecto quincenal, esto es lo que en Project se conoce con el nombre de
Tareas peridicas o repetitivas. En estos casos no vamos a escribir una tarea todas las
veces que nos haga falta sino que vamos a utilizar las herramientas que tiene el programa
para este tipo de tareas.
Para introducir una tarea repetitiva nos situamos en el campo nombre de la ltima tarea
introducida, desplegamos el Men Insertar y elegimos Tarea peridica. En este momento
nos aparece una ventana como la que sigue:

En esta ventana indicaremos el nombre de la tarea, la duracin de la misma, cundo va a


tener lugar (diariamente, semanalmente, mensualmente, anualmente), qu da de la
semana y cuntas veces se tiene que repetir a partir del da en el que comience. Una vez
indicada toda esta informacin pulsamos ACEPTAR. Podemos comprobar que en la lista

de tareas ha aparecido una nueva que a su izquierda tiene un smbolo que indica
que es una tarea repetitiva.

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EJEMPLO DE APLICACIN 1

Realizar el siguiente Diagrama de Gantt, considere las tareas y su duracin. Considere los
siguientes datos en Excell:

CREACIN DE UN ESQUEMA
Un esquema organiza la lista de tareas en grupos, estando cada grupo encabezado por
una tarea de resumen que describe brevemente las subtareas que de ella parten. Cuando
una tarea se convierte en tarea de resumen, la duracin, fecha de comienzo y fin y la
programacin de costo cambian para resumir la informacin de las subtareas. Para crear
y mostrar un esquema se utilizan los botones de esquema que se encuentran en la barra

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de herramientas, lo que se visualiza en la Hoja de Tareas y vista de Diagrama de Gantt.


Estos botones son los que aparecen a continuacin:

Transforma una tarea en otra tarea de nivel


Anular Sangra
superior.
Transforma una tarea en subtarea, creando una
Aplicar Sangra
tarea de resumen por encima.
Mostrar Subtareas Muestra el contenido de la tarea resumen.

Ocultar Tareas Oculta el contenido de la tarea resumen.


Activa o desactiva las tareas seleccionadas para que
Activar/Desactivar
no afecten la programacin.
Para crear subtareas simplemente tenemos que seleccionar las tareas concretas a
transformar y pulsar el botn Aplicar Sangra. Lo mismo, pero con el botn Anular Sangra,
si queremos cambiarlas a un nivel superior.
Para mostrar y ocultar subtareas de una tarea resumen, seleccionamos la tarea resumen
en cuestin y pulsamos los botones Mostrar Subtareas y Ocultar Tareas respectivamente.
Nota: Cuando eliminamos una tarea resumen, se eliminan todas las subtareas que se
encuentran dentro de ella.
A medida que hemos ido introduciendo tareas, hemos visto que a la izquierda aparecan
unos nmeros de identificacin de las tareas, pues bien, al crear subtareas estos nmeros
tambin varan acoplndose al esquema creado y siguiendo el siguiente orden:

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DEPENDENCIAS ENTRE TAREAS


Cuando en un principio elaboramos la lista de tareas, stas se disponen de tal forma que
pueden indicar el orden de sucesin de las mismas, pero en cuanto al momento de
comenzar, todas estn, por defecto, preparadas para empezar al mismo tiempo.
MS PROJECT 2010 puede crear dependencias entre tareas de forma que se pueda
diferenciar si dos tareas comienzan al mismo tiempo o una comienza al finalizar otra. La
tarea que tiene que comenzar o terminar antes de que otra pueda comenzar se llama
predecesora y la tarea que depende de sta se llama sucesora.
La dependencia de tareas reduce o alarga la duracin de la planificacin del proyecto, los
cuatro tipos de dependencias son:
Dependencia Fin a comienzo: Es la ms utilizada. El final de una tarea marca el
principio de otra. Aumenta la duracin del proyecto.

A
B
Dependencia Comienzo a comienzo: Las tareas comienzan a la vez. Reduce la
duracin ya que las tareas se solapan.

B
Dependencia Fin a fin: Las tareas finalizan a la vez. Reducen la duracin.

B
Dependencia Comienzo a fin: Es la menos utilizada ya que el principio de una
tarea marca el final de otra. Programacin comenzando desde el fin del proyecto.

A
B
Para vincular tareas, seleccionamos las tareas a vincular y pulsamos el botn Vincular
tareas de la barra de herramientas.

En el caso que queramos vincular tareas no contiguas tenemos que seleccionarlas con la
tecla CONTROL pulsada a la vez.

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Para desvincular tareas,


seleccionamos las tareas
que queramos
desvincular y elegimos el
botn Desvincular
tareas que tambin lo
encontramos en la barra
de herramientas.

En el caso de que queramos


cambiar una dependencia por
otra de las arriba indicadas,
pulsamos dos veces en la lnea
de vnculo, de la dependencia
que queremos modificar, y nos
aparecer la ventana Dependencia entre tareas. En esta ventana indicaremos en el
cuadro Tipo el tipo de dependencia que nos interesa y pulsamos el botn ACEPTAR.
Una forma directa de realizar dependencias es seleccionar la tarea 1 y pulsando el botn
izquierdo del mouse desplazarlo hacia la tarea 2 vinculada.

Para la utilizacin del formulario de tareas vinculadas.


Presionar el botn derecho del mouse y seleccionar
mostrar divisin, y nuestra pantalla se presentar
dividida as:

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En la zona del formulario de tareas presionar click


derecho del mouse y seleccionar tareas solo
predecesoras y sucesoras.
Seleccionamos la tarea en la tabla de tareas (parte
superior) e indicamos en el formulario de tareas (parte
inferior) en el Id de las predecesoras, el identificador
de la tarea a vincular, luego el tipo de vnculo (FF, FC, CF,
CC) y despus el tiempo de postergacin de ser el caso entre las tareas vinculadas.

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IDENTIFICACIN DEL CAMINO CRTICO


El camino crtico lo forman las tareas que son crticas para la duracin del proyecto.
Tareas crticas son aquellas que no tienen margen de demora, es decir, que no pueden
sufrir ningn cambio en su fecha de inicio sin que tenga repercusin en la duracin total
del proyecto.
Para ver el camino crtico tenemos que formatear la programacin del proyecto, para ello
vamos a utilizar el Asistente para Diagramas de Gantt, que permite seleccionar diferentes
opciones de formato de este Diagrama.

Para ello, ir al Men Archivo y elegir Opciones seleccionando personalizar cinta de


opciones, colocar todas los comandos y escoger Asistente para Diagrama Gantt
agregndolo en las opciones personalizadas.

Una vez formateada la programacin, las tareas crticas aparecern en color rojo mientras
que las que no lo son lo harn en azul. A medida que hagamos modificaciones para
ajustar las duraciones de estas tareas, el camino crtico se ir actualizando.

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EJEMPLO DE APLICACIN 2
a). Realizar el siguiente Diagrama
de Gantt, mostrando las
dependencias y ruta crtica.
Considere los siguientes datos:
Inicio=0 das, tarea 1=6 das,
tarea 2= 10 das, tarea 3=4 das,
tarea 4=6 das y tarea 5=4 das.

b) Con los datos mostrados realizar la programacin Gantt,


considerando la vinculacin y postergaciones de ser el caso
indicado.
c) Realizar el siguiente Diagrama de Gantt, mostrando las
dependencias y ruta crtica. Considere los datos en excell
adjuntos.

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CAPITULO IV

PROGRAMACIN DE RECURSOS

Los recursos o insumos son las personas, material y equipamiento necesario para
completar las tareas del proyecto. Si no asigna recursos a las tareas, ser ms difcil
controlar la terminacin de las mismas y habr menos flexibilidad en la planificacin.

ASIGNACIN DE RECURSOS
Cada tarea de un proyecto necesita tener asignados todos los recursos necesarios para
llevarla a cabo. MS Project trabaja con dos tipos de recursos: los recursos de trabajo y los
recursos materiales. Los recursos de trabajo son las personas y el equipamiento que
realiza el trabajo del proyecto. Los recursos materiales son artculos de consumo que
sern agotados durante el progreso del proyecto.
Cuando se incorpora un recurso en un proyecto, se introduce por omisin una unidad o
100%, en el campo Capacidad Mxima del recurso; por omisin las unidades de recursos
se muestran como porcentajes; tambin puede mostrar las unidades de recursos en cifras
decimales.

Ir al Men Recurso y pulsar el botn Asignar recursos de la barra de


herramientas, nos aparecer la siguiente ventana:

Para introducir los recursos en la hoja de recursos, en la barra de men Vista, pulse la
opcin Hoja de recursos:

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Donde se aadirn todos los recursos del proyecto, quedando de la siguiente manera:

Ingresados todos los recursos en la Hoja de Recursos, se podrn agregar a cada tarea

segn su asignacin, pulsando el icono y de acuerdo al anlisis respectivo de la


tarea.

ASIGNACIN DE UNA UNIDAD DE RECURSO


Siguiendo los pasos anteriores, pulsando sobre el botn de la barra de herramientas
Asignar Recursos, donde podremos asignar cada unidad a cada recurso: Pulsando sobre
la columna de Unidades tendremos la opcin de asignar la unidad correspondiente, como
se ve en la siguiente figura:

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CALENDARIO DE TRABAJO
Usando los calendarios, se puede determinar cuando trabajan y cuando no lo hacen, y
con ello los recursos de un proyecto. Con esta herramienta podremos:
1. Cambiar el periodo laborable y no laborable en el calendario estndar.
2. Cambiar el periodo laborable y no laborable en el calendario de recursos.
3. Crear nuevos calendarios base.
4. Asignar calendarios base distintos a los recursos.
En MS Project se dispone de dos tipos de calendarios:
Calendarios base: Sirve como calendario para el proyecto completo (calendario del
proyecto) y sirve como calendario para las tareas (calendario de tareas).
Calendarios de recursos: Muestra el perodo laborable y no laborable de un recurso
individual. Los calendarios de recursos se actualizan automticamente al cambiar el
calendario base asignado al recurso.
Para ver estas opciones, en la barra de men Proyecto, click en cambiar tiempo de
trabajo.

En ella, podremos modificar el comienzo de la semana, de cuantas horas laborales consta


el da, la hora de entrada, etc. Para realizar cambios del horario local, ingresamos a
Cambiar Calendario Laboral

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En esta ventana podremos modificar el tipo de calendario, definir el horario laboral, los
das no laborables, e incluso las horas asignadas por da para cada proyecto.
Procedimiento Nuevo Calendario:
Ir a Men Proyecto y seleccionar cambiar tiempo de trabajo, crear un nuevo
calendario Crear Calendario, asignarle un nombre y marcar que es una copia del
estndar.

Ir a opciones, establecer que la semana comienza el lunes y definir que la hora de


comienzo y fin de jornada, las horas semanales, los das laborables del mes, tambin
establecer que las nuevas tareas creadas se programarn automticamente.

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Despus ir a semanas laborables y en Detalles seleccionar los das de la semana


laboral indicando los horarios predeterminados, realizar las modificaciones para el nuevo
horario. En excepciones establecer los das feriados, seleccionar el da y colocar el
nombre del feriado, como por ejemplo: 1 de mayo, da del trabajador; 29 de julio,
fiestas patrias, etc.

Luego ir a Informacin del Men Proyecto, e indicar el nuevo calendario establecido,


y finalmente ir a la escala temporal del Grfico Gantt y hacer click derecho del mouse y
en periodo no laborable de la escala temporal cambiar al nuevo calendario a usar.

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Para editar un calendario de recursos, tendremos primero que seleccionar el nombre del
recurso deseado; posteriormente haremos click con el botn derecho sobre dicho recurso,
donde le solicitamos Informacin de la Tarea y nos aparece la siguiente ventana:

En ella, se podrn hacer modificaciones sobre el nombre de la tarea, las fechas de


comienzo y fin, el tipo de prioridad, etc.

EJEMPLO DE APLICACIN 3
Realizar la programacin de Obra, mostrando las dependencias y ruta crtica. Considere la
asignacin de recursos y establezca una jornada laboral de 9 horas de lunes a viernes y el
sbado de 5 horas. El ingreso es desde las 7:00 a 12:00 y de 13:00 a 17:00 horas.
Nombre de tarea Duracin Nombre de tarea Duracin
CONSTRUCCCIONES PROVISIONALES 3 das CONCRETO EN ZAPATAS F'C= 175 KG/CM2 2 das
CARTEL DE IDENTIFICACION DE LA OBRA DE 3.60X2.40M 3 das ACERO ESTRUCTURAL GRADO 60 2 das
ALMACEN DE OBRA 2 das COLUMNAS 8 das
TRAZO, NIVELES Y REPLANTEO PRELIMINAR CON VALLAS AISLADAS 1 da CONCRETO EN COLUMNAS F'C=210 KG/CM2 4 das
MOVIMIENTO DE TIERRAS 5 das ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN COLUMNAS 4 das
EXCAVACION PARA CIMIENTOS HASTA 1.00 MT TERRENO NORMAL 4 das ACERO ESTRUCTURAL GRADO 60 7 das
RELLENO CON MATERIAL PROPIO SELECCIONADO 1 da VIGAS 10 das
ELIMINACION CON TRANSPORTE (CARGUIO A MANO) REN.=25 M3/DIA 4 das CONCRETO EN VIGAS F'C=210 KG/CM2 1 da
CONCRETO SIMPLE 5 das ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN VIGAS 4 das
SOLADO PARA ZAPATAS DE 2" MEZCLA 1:12 CEMENTO-HORMIGON 2 das ACERO ESTRUCTURAL GRADO 60 6 das
CIMIENTOS CORRIDOS F'C=140 KG/CM2 CEMENTO:HORMIGON+30% DE P.G. 2 das LOSAS ALIGERADAS 6 das
ENCOFRADO Y DESENCOFRADO SOBRECIMIENTO HASTA 0.70 MT. 2 das CONCRETO EN LOSAS ALIGERADAS F'C=210 KG/CM2 1 da
CONCRETO 1:8+25% P.M. PARA SOBRECIMIENTOS 1 da ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN LOSAS ALIGERADAS 5 das
CONCRETO ARMADO 13 das ACERO ESTRUCTURAL GRADO 60 5 das
ZAPATA 3 das LADRILLO HUECO/ARCILLA 15X30X30 P/TECHO ALIGERADO 2 das

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CAPITULO V

PROGRAMACIN DE LAS DELIMITACIONES DE TAREAS

Al asignar recursos a las tareas de un proyecto, pueden darse conflictos en los recursos.
Un conflicto de recursos se produce cuando un recurso esta programado para realizar
mas de un trabajo del que se puede llevar a cabo en el periodo laborable disponible.
Con Microsoft Project, podemos identificar rpidamente los conflictos de recursos
identificando la informacin del conflicto en rojo y mostrando un indicador de
redistribucin

Para visualizar tanto la vista Uso de Recursos como la vista Gantt de redistribucin,
pulsaremos el botn Vista Asignacin de recursos, como se puede apreciar en la imagen
de la pgina siguiente:

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PROGRAMACIN DE LAS DELIMITACIONES DE TAREAS


En el transcurso de un proyecto, pueden aparecer situaciones en las que es necesario
comenzar terminar tareas en una fecha exacta aproximada. Cuando se impone una
limitacin de una fecha de comienzo fin de una tarea, disminuye la capacidad de esa
tarea para adaptarse a cambios en la programacin.
Si un proyecto esta programado para una fecha de comienzo, al introducir una tarea, se
le asigna por omisin una delimitacin Lo antes posible (LAP). La tabla siguiente
describe los tipos de delimitaciones y cuando son flexibles:
Delimitacin Descripcin Es flexible
Lo antes posible La tarea comienza lo antes posible,
Todos los proyectos.
(LAP) basndose en otras delimitaciones.
Lo mas tarde La tarea comienza lo mas tarde
posible (LMTP) posible, basndose en otras Todos los proyectos.
delimitaciones.
No finalizar antes La tarea termina en la fecha Proyectos programados a partir
de (NFAD) introducida en una posterior. de una fecha de comienzo.
No comenzar antes La tarea comienza en la fecha Proyectos programados a partir
de (NCAD) introducida en una posterior. de una fecha de comienzo.
No finalizar despus La tarea termina en la fecha Proyectos programados a partir
de (NFDD) introducida una anterior de una fecha de fin.
No comenzar La tarea comienza en la fecha Proyectos programados a partir
despus de (NCDD) introducida una anterior. de una fecha de fin.

DIVISIN DE TAREAS.
Una tarea puede ser dividida reprogramada para interrumpir el trabajo y reanudar el
resto del mismo en un punto posterior de la programacin. Si se produce una interrupcin
una vez comenzada la tarea, puede ser dividida en el punto en que se interrumpe el
trabajo y el resto de la tarea puede ser reprogramado.
Una tarea puede ser dividida varias veces para crear huecos de cualquier duracin en el
trabajo; en el diagrama de Gantt, muestra un hueco, que representa la longitud de la
interrupcin del trabajo.
Para dividir una tarea, en el diagrama Gantt, se sita el puntero del mouse sobre la tarea

a dividir, hacer clic en el botn dividir del men tarea:

Seguidamente seleccionamos el da en que queremos partir la tarea, con el botn


izquierdo y aparecer la tarea dividida; tener cuidado de no producir conflictos con otras
tareas.

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ORDENACIN DE TAREAS Y RECURSOS.


En Microsoft Project, la ordenacin de datos, nos permiten mostrar informacin especfica
de la programacin de un proyecto. Project Incluye muchas caractersticas predefinidas,
como tareas en curso, trabajo con costo mayor del presupuestado, tareas pospuestas, etc.
Por omisin, las tareas y recursos se muestran en orden ascendente por su numero de
identificacin, de menor a mayor. La ordenacin crea una presentacin alternativa del
orden de las tareas recursos, basado en un campo especfico. Cuando la informacin del
campo de ordenacin esta duplicada, la ordenacin puede realizarse sobre varias claves.
Las claves son los campos por los que se ordena la
informacin. Por omisin, la ordenacin se realiza teniendo
en cuenta la estructura del esquema.
Pasos para la utilizacin de la funcin Ordenar:
1. En la Barra de Men Vistas, seleccione Hoja de
tareas.

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2. En la Hoja de tareas visualizaremos la siguiente ventana:

3. Procedemos a la ordenacin.

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CAPITULO VI

PERSONALIZACIN DE TABLAS E INFORMES

CREACION DE UNA TABLA PERSONALIZADA


Las tablas son columnas y filas de informacin de programacin; MS Project incluye 15
tablas predefinidas de tarea y 10 tablas de recurso que pueden ser mostradas en las
diferentes vistas. Si ninguna de las tablas predefinidas ofrece informacin necesaria,
puede crear una tabla personalizada para mostrar la informacin requerida.

Las tablas personalizadas pueden crearse a partir de cero, a partir de una modificacin de
una tabla existente (basndose en una tabla existente); se crean definiendo el nombre del
campo, la alineacin, el ancho de la columna y el ttulo de la columna.
Para crear una tabla personalizada, en la barra de men Vista, seleccionaremos la opcin
Tabla: Entrada, donde marcaremos la opcin Mas Tablas y luego crearemos nuestro
estilo.

Una vista organiza la informacin de programacin para su presentacin e introduccin.


Project nos ofrece vistas predefinidas.

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CREACION DE UN INFORME PERSONALIZADO


Project incorpora informes utilizados para imprimir informacin del proyecto en formatos
distintos para ofrecer informacin que no se muestra en una tabla vista predefinida.
Project incorpora informes predefinidos en cinco grupos de informes. Podemos crear los
informes a partir de cero, podemos modificar un informe existente, podemos crear un
informe nuevo basndose en un filtro de informe con ciertos parmetros.
Podemos crear nuevos informes a partir de cuatro plantillas de informe:
1. Plantilla de Tarea.
2. Plantilla de Recurso.
3. Plantilla de Calendario Mensual.
4. Plantilla General.
Para generar un informe, nos iremos a la barra de Men Proyecto, donde
seleccionaremos, la opcin Informes

Segn la opcin
seleccionada, nos
aparecer una nueva
ventana, en un ejemplo,
seleccionaremos la
opcin Costos,
haciendo doble click:
Seguidamente haremos
doble click sobre la
opcin Flujo de Caja, donde automticamente nos aparecer una vista previa del informe.

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As se imprimira nuestro informe de flujo de caja.

As se imprimira nuestro informe de tareas y recursos humanos.

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CAPITULO VII

CONFIGURACIONES DEL ENTORNO PROJECT

En Microsoft Project 2010, se puede hacer ms eficiente la creacin y gestin de la


programacin de un proyecto personalizando el aspecto de la aplicacin.
El diagrama Gantt es el grfico que representa la duracin de las tareas o recursos, de
igual forma tambin puede tener una serie de modificaciones para hacerlo ms
representativo. En la vista de diagrama de Gantt, puede personalizar las barras,
cambiando la informacin mostrada cambiando los colores para hacer destacar las
barras.
Tambin pueden crearse nuevas barras de Gantt para presentar informacin no
presentada por ninguna barra de Gantt predefinida. Se pueden crear barras de
herramientas predefinidas para mejorar la eficacia, mostrando botones que usemos
frecuentemente, mens, rdenes, etc.

PERSONALIZACIN DEL DIAGRAMA DE GANTT


Cada vista del Project tiene diversos elementos. Cada uno de estos elementos, como la
fuente de la letra, el color, la trama la presentacin, puede ser personalizada cambiando
la configuracin de la vista.
1. Cambio de color en la escala temporal: En la barra de
Men Vista, seleccionar la opcin Escala Temporal,
donde visualizaremos la siguiente ventana:
Ac personalizaremos nuestra escala de tiempo y en lel
recuadro Periodo no laborable, tendremos los cuadros
combinados de Calendario, Color, y trama, para realizar las
modificaciones necesarias sobre la barra de Gantt.

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2. Dar formato a las barras de Gantt: La barra de Gantt puede cambiarse aadiendo
texto a la izquierda en el interior de la misma. El formato aplicado a una barra
individual anula el formato aplicado a su categora. Para aplicar un formateo sobre
cualquier barra de Gantt, situando el puntero del mouse sobre cualquier barra, el
puntero se convierte en una flecha de cuatro puntas, y pulsaremos el botn derecho,
donde tendremos:

Ac podremos modificar la forma inicial de presentacin, color, tipo, texto, etc.

IMPRIMIR EL PROYECTO DE PROGRAMACION


Para imprimir su proyecto, deber estar seguro que se encuentra terminado, adems de
colocarle la informacin complementaria como un encabezado, pie de pgina o una
leyenda.
Los procedimientos siguientes se aplican en todos los casos, independientemente de si
est modificando un encabezado, un pie de pgina o una leyenda.
1. Haga clic en la pestaa Archivo, haga clic en Imprimir y a continuacin, en Configurar
pgina.
2. En la ficha Encabezado, Pie de pgina o Leyenda, haga clic en la pestaa Izquierda,
Centro o Derecha.
3. En el cuadro de texto, escriba o pegue el texto, agregue la informacin del documento
o proyecto, o inserte o pegue un logo o grfico.
4. Si queremos visualizar en nuestra programacin junto a la barras de Gantt: ruta crtica,
fechas, recursos, etc. Solo debemos hacer uso del Asistente de Gantt y
escoger lo que se desea presentar en el reporte.

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Otra forma de presentar informacin adicional de la tarea en los reportes es haciendo


doble click en la barra de Gantt y buscar en el texto de la barra del cuadro de dilogo
la informacin que se desea presentar, como: los costos de la tarea, horas extras, %
realizado de la tarea, fecha de comienzo, duracin, etc.
Puede crear encabezados, pies de pgina y leyendas de varias lneas. Al final de la
primera lnea de texto o informacin, presione la tecla ENTRAR. Para agregar lneas
despus de una imagen, haga clic en ella, coloque el cursor despus de la imagen y, a
continuacin, presione la tecla ENTRAR. Los encabezados pueden tener hasta cinco lneas
de informacin. Los pies de pgina y las leyendas pueden tener hasta tres lneas.
Para agregar nmeros de pgina al encabezado, pie de pgina o leyenda, haga clic en
Insertar nmeros de pgina, Insertar nmero total de pginas o en ambas.
Para agregar la fecha u hora actual al encabezado, pie de pgina o leyenda, haga clic en
Insertar fecha actual, Insertar hora actual o en ambas.
Para agregar un grfico al encabezado, pie de pgina o leyenda, haga clic en Insertar
imagen.
Para agregar informacin especfica del proyecto, haga clic en la informacin que desee
en los cuadros General y Campos del proyecto y, a continuacin, haga clic en Agregar
para cada entrada.
Una vez terminado de ingresar la informacin complementaria se proceder a imprimir el
proyecto conteniendo el Diagrama Gantt, el Diagrama de Red, o Reportes personalizados.

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ANEXOS
EJERCICIO RUTA CRITICA Y VINCULOS

EJERCICIO DE APLICACIN
Realizar la programacin de obra definiendo la dependencia de actividades, teniendo en
cuenta que:
a. Las actividades para la programacin debern ser para una vivienda de 2 niveles ms
azotea de 120 m2.
b. Para esta programacin deber generar un nuevo calendario laboral llamado
PLANTILLA y considerar jornadas de lunes a viernes de 8:00-13:00 y 14:00-18:00, y el
sbado de 8:00 a 12:00 horas (Das festivos: 01/01,28-29/03, 01/05, 29/06, 29/07, 30/08,
8/10, 1/11 y 25/12).
c. La programacin de obra deber contener 4 reportes:
Plazo de ejecucin y Vnculos entre tareas
Puntos de control y Ruta crtica
Cronograma de insumos
Cronograma de costos por actividad

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BIBLIOGRAFIA:
M.A. Ciro Samperio Le vinsn. MANUAL DE OFFICE PROJECT 2010.
Especialidad de Tecnologa Educativa de la Universidad Autnoma del Estado de
Hidalgo. Mxico 2012.
Carl S. Chatfield, Timothy Johnson. PROJECT 2010. Anaya Multimedia. Espaa
2011.

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