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QUE SIGNIFICA LA PALABRA SECRETARIA: La palabra secretaria se deriva del latn secretum, que

significa secreto. En los siglos pasados se us casi siempre en masculino, tal como hoy la usamos
al referirnos al secretario de Gobernacin y al secretario de educacin pblica.
2: DEBERES DE UNA SECRETARIA EN LA EMPRESA: Evoca de inmediato temas tales como los
tratados internacionales, los archivos privados, las reuniones de altos funcionarios, los tribunales
secretos, etc. Actualmente la palabra evoca otro mundo de cosas: se aplica ms bien a una dama
que redacta cartas, maneja el telfono, escribe a mquina, prepara actas, archiva documentos,
llena formatos, reserva boletos de avin y cuartos de hotel, organiza viajes, y otras tareas por el
estilo.
3:QUE ES LA SECRETARIA EN LA EMPRESA: No cabe duda, es un mundo nuevo, que ha ido
surgiendo en la sociedad industrializada. La secretaria es probablemente el smbolo ms
universal de la presencia de la mujer en este mundo de los negocios. Aporta a esa esfera
tradicionalmente masculina, el calor, la intuicin y la elegancia propias del sexo femenino,
contribuyendo para hacer de la empresa moderna una comunidad humanizada. Se involucra en
ella misma, el devenir histrico y participa muy de cerca en el desarrollo tecnolgico, econmico
y cultural de la sociedad moderna.

4: Ser secretaria es una profesin ms que un oficio: mucho ms que


un simple trampoln para acercarse a otro puesto, y muchsimo ms que un
pasatiempo. Es un cargo importante; no por nada los peridicos de todos los das y en
todas partes solicitan un buen nmero de secretarias altamente calificadas.
5: Todas las secretarias del momento presente dan forma a la imagen social de la
secretaria y les toca tambin construir su propio puesto, como quien dice, modelarlo y
animarlo. Si la gran mayora de las secretarias se desempean con inteligencia y con
responsabilidad, ellas mismas habrn dado categora social a su puesto.
6:LA IMPORTANCIA DE UNA SECRETARIA DENTRO DE UNA ORGANIZACIN: La funcin
de la Secretaria es bsica en la estructura de la Organizacin, ya que participa de manera muy
cercana en el desarrollo econmico, tecnolgico y cultural de la sociedad actual. La secretaria est
presente en todas los momentos del proceso empresarial; ya sea en presencia fsica, hacia le
interior y hacia el exterior, como en presencia escrita, telefnica, y todo el tiempo ejerce una
funcin primordial: materializar ideas plasmndolas en una hoja en blanco, recibir mensajes desde
los ms simples hasta los ms complejos, guardar territorios, secretos, ser consejera, dar
contencin a la ansiedad del jefe, a travs de concretar las herramientas bsicas con las que habr
de luchar en el campo organizacional. La secretaria es una ejecutiva, asistente cercana en el equipo
Secretaria-Jefe que pone en su trabajo no slo belleza femenina y personalidad agradable, sino su
talento activo en las grandes decisiones que habrn de definir los rumbos de la empresa, es por
esto que.
7:CARACTERISTICAS DESEABLES DE UNA SECRETARIA: 1. Experiencia2. Conocimiento del trabajo
que desempea
3. Habilidad en mecanografa, taquigrafa, dominio ortogrfico y de redaccin.4. Conocimiento
preciso de los procedimientos de la empresa.5. Conocimiento del vocabulario comercial.6.
Habilidad en el manejo del equipo de las mquinas de oficina y sistemas de archivo.7.
Conocimientos de prctica comercial.8. Conocimientos administrativos generales.
Las cualidades subjetivas generales son las siguientes:1. Discrecin.2. Lealtad.3. Comprensin.4.
Iniciativa.5. Motivacin.6. Creatividad.7. Paciencia.
8:CIALES SON LAS RESPNSABILIDADES DE UNA SECRETARIA: 1. Realizar un desempeo con calidad
cumpliendo los objetivos y metas instituciones mensuales y anuales del
cargo, de la Gerencia y el Instituto, con orientacin hacia la prestacin de un servicio integral
excelente al
cliente logrando satisfaccin y el mayor grado de lealtad en ellos y posicionando la buena imagen
de IDESAN.2. Dar cumplimiento a los objetivos y metas mensuales y anuales institucionales de la
Gerencia y del cargo,
alineados con el Plan estratgico y focalizados con la Visin y Misin de IDESAN.3. Planear
diariamente su trabajo ejerciendo autocontrol en la ejecucin del mismo.4. Manejar la agenda del
Gerente.5. Manejar actos de confianza de la Gerencia.6. Manejar la caja menor.7. Atender los
visitantes y contactos telefnicos con actitud proactiva y auto motivada, de orientacin al cliente,
aplicand la estrategia de servicio integral con calidad, excelencia y efectividad proyectando la
buena imagen corporativadel Instituto en cumplimiento de las metas institucionales.8.
Recepcionar, clasificar y distribuir la correspondencia y comunicaciones dirigidas al Gerente, en
lasdependencias que corresponda, de acuerdo a la funciones de su cargo.9. Mantener actualizados
los archivos de la Gerencia, siguiendo las normas tcnicas y procedimientos establecidos y atender
las llamadas telefnicas, tomar nota de los mensajes en ausencia del superior inmediato
ycomunicarlo oportunamente.10. Enviar a las dependencias, oficinas o instituciones respectivas los
documentos remitidos por elGerentey velar por la entrega oportuna de stos y responder por los
documentos y elementos a su cargo. Yefectuarle el seguimiento respectivo11. Suministrar la
informacin u orientacin personal o telefnicamente, segn lo requieran los funcionarios/o
pblico que se presenten en la Gerencia.12. Velar por el adecuado funcionamiento de la
Gerencia.13. Participar activamenteenlosprogramas de induccin, entrenamiento y capacitacin
establecidos por elInstituto. GOOD MORNING LADIES COMPANIONS TODAY I AM COMING TO
EXPOSE YOU ABOUT THE ROLE OF A SECRETARY IN A COMPANY AND THE RESPONSIBILITY YOU
SHOULD ACQUIRE