PLANIFICACIN DE ESTRUCTURA

Planificar la estructura de la organizacin ayuda a determinar las necesidades futuras de

personal y los programas de capacitacin requeridos: si una empresa no sabe qu tipo de
personal administrativo necesitar y qu experiencia le exigir, no lo podr reclutar ni
capacitar con xito. Adems, planear la organizacin puede revelar debilidades: la duplicacin
de esfuerzos, las lneas de autoridad poco claras, las lneas de comunicacin demasiado lar-
gas, el excesivo papeleo burocrtico y las prcticas obsoletas se observan mejor cuando se
comparan las estructuras deseables con las reales.

Planificar la estructura de la organizacin ayuda a determinar las necesidades futuras de

personal y los programas de capacitacin requeridos.

INTRODUCCIN

Muchas empresas trabajan con una filosofa muy difcil de cambiar. Las personas que trabajan
en ella son parte activa del proceso de crecimiento, decadencia y reactivacin, situacin que
refleja fielmente su energa vital. En este tema consideramos algunos de los principios
preliminares que contribuyen a:

La comunicacin fluida entre personas y grupos.

Control efectivo sobre las actividades de los mismos.
Cmo lograr los resultados previstos.
Cmo evitar la dispersin o mal aprovechamiento de los recursos.

CONCEPTOS DE ORGANIZACIN

Existen muchas formas para definir lo que queremos decir con el trmino "organizacin". Si
reflexionamos sobre el mundo que nos rodea, veremos que la mayora de los seres vivos se
encuentran agrupados, realizando cada uno de ellos sus actividades cotidianas para su
supervivencia. Si observamos detenidamente a las hormigas veremos un modelo de
comportamiento cooperativo con una clara definicin de las funciones: parte de la poblacin
se dedica a construir y reparar el hormiguero; otras recogen materiales y otras protegen al
resto. Cuando se trata de trasladar una carga pesada o difcil las hormigas trabajan en equipo y
cada una de ellas presta la fuerza necesaria. Al contrario de los seres humanos, las hormigas
poseen un fuerte instinto colectivo para sobrevivir. Si las personas actan con un cierto grado
de cooperacin hacia una meta comn, precisarn que alguien les dirija.

CARACTERISTICAS DE UNA ORGANIZACIN HUMANA

Son grupos o combinacin de grupos de personas, especficamente diseados y

ejercitados para conseguir una serie de objetivos.
Generalmente los objetivos de la organizacin lo conocen todos los componentes de la
misma.
Los criterios bsicos de una organizacin son las ideas del conjunto y no las
individualidades; la organizacin dispone de un mayor grado de continuidad. Esto
significa que cuando alguien se marcha, y entra otra nueva, los trabajos siguen siendo
prcticamente los mismos.
Dentro de la empresa existen un marco de reglas y procedimientos que sirven para
dirigir las actividades de las personas que trabajan en ella.
TIPOS DE ORGANIZACIONES:

ORGANIZACIN EFICIENTE

Para sobrevivir en un mercado de competencia perfecta, una empresa debe lograr al menos
las siguientes condiciones:

La calidad de sus productos y/o servicios debe permanecer inalterable. Este nivel
permitir al cliente determinar el nivel de excelencia y cubrir sus expectativas.
La empresa debe gestionar estas expectativas, reduciendo en lo posible la diferencia
entre la realidad del producto y/o servicio y lo que espera el cliente.
El cliente es el nico juez de la calidad y sus consejos por tanto, son fundamentales.
La empresa debe previamente conseguir los acuerdos necesarios entre el personal y la
direccin, para que las cosas ocurran como las hemos descrito anteriormente.
El hecho de que la calidad sea, en parte, subjetiva, no impide que se deban definir
normas precisas.
Los costes para alcanzar todas estas condiciones deben ser mnimos y la empresa debe
funcionar con la mayor autonoma financiera.

La empresa debe disponer de una estructura humana y funcional eficaz, diseada para que con
el mnimo esfuerzo las personas realicen su trabajo, sin perder de vista la eficacia y
rentabilidad de sus acciones. Si el diseo de la estructura minimiza los conflictos y evitan las
tareas reiterativas o repetitivas, se podr potenciar al mximo el tiempo y dedicacin de los
trabajadores. Este diseo deber contener los elementos de control que asegure que todas las
acciones se concreticen en rendimiento real y efectivo, y cubra las expectativas de la direccin
en cuanto a sus polticas presupuestarias para no extralimitarse de los mismos, al mismo
tiempo que garantice el control y evaluacin permanente de todos los servicios.

Esta estructura debe garantizar o disponer del grado de informacin necesario para quienes
trabajan en ella. El departamento de Marketing requiere informacin sobre las condiciones y
evolucin de los mercados. Sobre como funciona la competencia, si estn o no satisfechos
nuestros clientes. Otras informaciones sern tambin importantes para los departamentos de
produccin, investigacin, desarrollo e innovacin, etc. A travs de la estructura de la
organizacin deberemos detectar los problemas y como afrontarlos.

El diseo de la organizacin permitir conocer en cada momento quien tiene la

responsabilidad para tomar decisiones en orden de resolver dichos problemas. Si el Director de
Produccin ha asumido la responsabilidad para decidir lo que hay que comprar, esta decisin
no deber entrar en conflicto con la poltica presupuestaria de la empresa en esta materia. Se
deber determinar a priori la capacidad de independencia de este responsable, sobre todo
para agilizar la gestin. Si es preciso, autorizar a otros departamentos ms pequeos para
realizar aprovisionamientos sin depender exclusivamente de la oficina central de compras. En
la prctica, una empresa organizada deber contemplar una combinacin de ambos extremos.

En cualquier momento la Direccin General, segn convenga, podr fomentar la

centralizacin, en tanto que otras veces tender a la descentralizacin, si la ocasin as lo
requiere.

PILARES DE LA ORGANIZACIN
Las modernas teoras sobre la organizacin empresarial, se apoyan en los estudios de W.G.
Scott, quien sugera que el anlisis funcional de una empresa se podra basar, en cuatro reas
bien definidas y distintas:

Divisin del trabajo.

Cadena de mando.

Alcance del control.

Identificacin de tipos de estructura.

Es posible que usted conozca el ejemplo de la fbrica de alfileres citado por Adam Smith para
ilustrarnos sobre los beneficios de la divisin del trabajo. Sugiri que un operario que realizara
todas las operaciones precisas para producir y vender alfileres slo dara lugar a una
produccin pequea. Pero si los componentes de la fbrica se especializaran cada uno de ellos
en una parte del proceso de la produccin, se elevara la misma considerablemente.

Aunque este ejemplo es antiguo, en su tiempo aport grandes beneficios a Henry Ford para
aumentar su produccin de coches en serie, alcanzando lanzar al mercado entre 1907 y 1927,
15 millones de unidades en el modelo T-Ford.

BENEFICIOS DE ESTOS PRINCIPIOS:

Con la repeticin de las tareas en la cadena de produccin los obreros alcanzaron un mayor
grado de especializacin, trabajaban ms aprisa y cometan menos equivocaciones.

Al crear los centros de trabajo asociados entre s, permiti que el trabajo llegara al operario
para su realizacin, evitndose desplazamientos y esfuerzos intiles.

Sus ingenieros desarrollaron tcnicas para la fabricacin de equipos para producir mejor los
distintos trabajos en la cadena de montaje.

La pelcula "Tiempos Modernos" de Charlie Chaplin, nos mostr en algunas de sus secuencias
que la repeticin de la misma tarea lleva a los obreros al hasto y la frustracin. Las personas al
final son dominadas por las mismas mquinas con las cuales trabajan, y su autoestima se ve
mermada al verse equiparado con dichas mquinas.

En prximos temas estudiaremos el desarrollo de otras tcnicas de gestin aplicadas a la

organizacin del trabajo que dignifican al factor humano. Si estudiamos a Peter Drucker, en sus
apreciaciones sobre la "Gestin", observaremos que pone como ejemplo de lo anteriormente
citado a Henry Ford y cmo su empresa, tan prspera al principio, perdi mucho debido a la
incapacidad manifiesta de delegar en otros. En una organizacin nadie puede hacer todos los
trabajos que se refieren a un rea de responsabilidad.

Quienes tienen esta responsabilidad, pueden y deben delegar en otros. Este proceso se conoce
como cadena de mando y es una de las formas en las que puede resolverse el problema de la
divisin del trabajo en las empresas. Esto permitir que otros mandos intermedios puedan
participar en la gestin tomando decisiones, lo que enriquecer su trabajo; tambin podr
equivocarse y de los errores sacar las conclusiones que mejoren sus expectativas futuras
dentro de la organizacin.
Esta delegacin de funciones permitir a quien delega concentrarse en otras tareas ms
importantes de su trabajo. Pero no puede delegar y luego olvidarse. Esto puede crear a largo
plazo problemas de comunicacin y adaptabilidad.

Para que esta cadena de mando funcione con eficiencia, cada miembro de la organizacin
debe saber quien es su inmediato superior. Si tiene ms de uno, se sentir confuso y esto
puede crear discrepancias en la organizacin.

Por eso, es fundamental, definir las funciones y responsabilidades, y sobre todo disponer de
una unidad de mando, como principio y gua. Del Director General, dependen otros
responsables o directores de departamento. S todas las personas se dirigieran a l para
resolver cuestiones de trabajo o problemas personales, este se vera abrumado.

El diseo de la estructura de una organizacin empresarial tiene que estar claramente definida
y asumida por todos sus componentes. El organigrama funcional de la empresa indicar
claramente la pirmide de la organizacin, cadena de mando y sus vinculaciones a todos los
niveles, tanto ascendentes como descendentes.

DISEO DEL TIPO DE ESTRUCTURA:

FACTORES QUE INFLUYEN

Tamao de la empresa.

rea geogrfica que cubre, es decir si la empresa trabaja a escala local, nacional o
internacional.

La gama o lneas de productos que fabrica y vende.

El nivel de control que la direccin quiere tener de la organizacin.

La mejor forma de conocer el diseo de la estructura de una empresa, es la forma en como se

inici. Con el tiempo se ver como las personas hacen trabajos parecidos, lo que dar lugar a
una revisin, para adaptarlos, aunarlos y compartir experiencias y recursos.

Mas adelante los intereses son comunes y llegaran a trabajar sobre el principio de la divisin
del trabajo. Los ms antiguos o experimentados asumirn las responsabilidades para
desarrollar la empresa y tutelar a los ms jvenes. Por ltimo, la estructura de los distintos
departamentos que configuran la organizacin, tendr una mejor definicin. Este desarrollo en
el tiempo se har por funciones.

Es decir, la creacin de departamentos ser la mejor forma de estructurar la organizacin. As

todas las personas se agruparn por departamentos: produccin, compras, finanzas, ventas,
marketing, recursos humanos, etc.

Los grupos de trabajo pueden parecer la forma ms lgica de estructurar una organizacin.
Este sistema puede presentar algunas peculiaridades:

Muchas veces el personal responsable de un rea determinada adquiere una visin

excesivamente "compartamentalizada" de la empresa y pierde de vista el objetivo principal de
la empresa.

El personal adquiere actitudes "territoriales" hacia su departamento y pueden aparecer

hostilidades entre personas pertenecientes a otros departamentos lo que impide que la
organizacin funcione con eficacia.
Cuando la empresa es dinmica y moderna, y su organizacin ha crecido con la aplicacin de
una correcta gestin, esta tiende a aplicar el concepto de divisin. Una empresa puede
dividirse en agrupaciones de productos o servicios, cada una de las cuales se responsabilizar
como una unidad de negocio independiente.

Cada uno de los directores de estas unidades de negocio son los responsables de los
presupuestos de inversiones y beneficios dentro de la poltica general de la organizacin,
siguiendo las directrices marcadas para la Direccin General.