Certicmara.

Validez y seguridad jurdica

electrnica

Aspectos legales: sustitucin de los

documentos en papel

ERICK RINCON CARDENAS

Gerente General
erick.rincon@certicamara.com

Confianza en medios electrnicos !

Ley 527
1. Principios

Equivalencia Funcional 4 manifestaciones (i) Escrito; (ii)

Original; (iii) Firma; (iv) Archivo y conservacin ;
Inalterabilidad del Derecho;
Neutralidad Tecnolgica;
Buena Fe;
Libertad Contractual;

2. Estructura

Definiciones y Principios;
Validez Jurdica y Probatoria del mensaje de datos;
Reglas de la comunicacin electrnica;
Contrato de Transporte por medios electrnicos; <
Firma Digital y entidades de certificacin. <
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Riesgos en las Comunicaciones electrnicas

1. Riesgos

Suplantacin de Identidad;
Alteracin de los mensajes de datos;
Repudio del mensaje de datos;
Ausencia de confidencialidad.

2. Atributos

Autenticidad;
Integridad
No Repudio;
Confidencialidad.

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Ley 527 de 1999

1. Aplicacin de la Equivalencia Funcional y de sus manifestaciones

2. Esta ley hace una habilitacin directa a la prestacin de este servicio en su artculo
30 numeral 6 el cual determina que las entidades de certificacin podrn Ofrecer
los servicios de archivo y conservacin de mensajes de datos.

1. Por otro lado los artculos 12 y 13 de esta misma especifican que este servicio se
puede prestar, incluso a travs de un tercero, siempre y cuando se logre cumplir los
siguientes requisitos en cuanto a la informacin que se archiva:

a. Que la informacin que contengan sea accesible para su posterior

consulta.
b. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato
en que se haya generado, enviado o recibido o en algn formato que
permita demostrar que reproduce con exactitud la informacin
generada, enviada o recibida.
c. Que se conserve, de haber alguna, toda informacin que permita
determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que
fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
REQUISITOS DE EVIDENCIA DIGITAL

Determinacin del Origen Autenticidad

Establecimiento de cualquier tipo de alteracin del archivo electrnico

Integridad

Fecha en la que comienza y finaliza el periodo de conservacin Extremos de

conservacin temporal

Posterior consulta de la informacin electrnica Disponibilidad

NORMAS RELATIVAS AL ARCHIVO

Aspectos Generales: El artculo 14 de la ley 594 disgrega el servicio de archivo y

conservacin en varios servicios complementarios entre s, entre los cuales encontramos los
servicios de: custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo

Archivo llevado por terceros: en concordancia con lo dicho por la ley 527 de 1999, permite
que el archivo sea llevado por terceros. Esto est estipulado en el artculo 14 el cual
determina que La administracin pblica podr contratar con personas naturales o jurdicas
los servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de
archivo

Uso de Nuevas tecnologas en la archivstica: La ley 594 no solo permite el uso de las nuevas
tecnologas para la archivstica, sino que tambin da las pautas bsicas para el uso de estas.

El artculo 19 de esta ley permite que se use cualquier tipo de soporte para el archivo y
conservacin de los documentos siempre y cuando se garantice:

a) Que permita la organizacin archivstica de los documentos.

b) Que existan las condiciones operacionales de seguridad y de perdurabilidad.

c) Que pueda haber una reproduccin de la informacin contenida en estos soportes.

d) Que se logre el funcionamiento razonable del sistema.

DETERMINACION DEL ARCHIVO
ELECTRONICO - VIAS

Alternativas

1. Nacimiento electrnico del archivo Aplicacin de la Equivalencia

Funcional Ley 527

2. Nacimiento fsico y desmaterializacin a travs de procesos reprogrficos

Digitalizacin

3. Posibilidades de destruccin
DIGITALIZACION

Existen cinco etapas inherentes de los documentos electrnicos dentro del proceso
archivstico:

En primer lugar, la preparacin fsica;

La segunda es la etapa reprogrfica;
La tercera, el control de calidad con su respectivo documento,
analizando el tema de la encriptacin;
En cuarto lugar, la indizacin Descripcin;
La quinta, el almacenamiento y finalmente el tema de
La consulta.
DIGITALIZACION

La Primera Etapa que es la preparacin fsica deber desarrollarse con forme a lo

estipulado en el acuerdo 048 de 2000 para procesos fsicos que se transforman a
ambientes electrnicos.

A partir de la Segunda Etapa (digitalizacin) se comienza la gestin del documento

electrnico, que para el caso de la legislacin colombiana se conoce como mensaje de
datos que es aquella informacin generada, creada o recibida por medios electrnicos.
En este caso, cuando se digitaliza un documentos o se escanea el documento, esa
imagen que es consecuencia resultado de la digitalizacin, se debe tener en cuenta
desde el punto de vista legal como mensaje de datos, es decir, se deben comenzar a
satisfacer ciertos atributos de seguridad jurdica y tcnica establecidos en la legislacin
colombiana. En ese orden de ideas, ser necesario tener en cuenta la satisfaccin de los
equivalentes funcionales descritos en la Ley 527 de 1999. (Equivalente Funcional de
escrito, original, firma y Archivo y conservacin).
DIGITALIZACION

La Tercera etapa tiene que ver con el control de calidad de la imagen. Desde la perspectiva de
la Ley General de Archivos y del procedimiento archivstico, se resalta y verifica la originalidad
del documento en medio electrnico, es decir, que se pueda cotejar efectivamente el
documento electrnico mediante un procedimiento que asegure la autenticidad e integridad
del documento electrnico de conformidad en el artculo 8 de la ley 527 de 1999. La
integridad presupone que en el proceso de digitalizacin de un archivo y su posterior
conservacin, ste no se debe modificar, no se debe alterar ninguna de las partes del
respectivo documento electrnico, es decir, debe permanecer inalterado.

De igual modo, el atributo de autenticidad corresponde a esta etapa al referirse a si el

documento electrnico es realmente legtimo, es decir, si tiene valor legal y valor probatorio
segn lo ha dispuesto la legislacin colombiana.

Un mecanismo que garantiza los atributos de autenticidad, integridad y no repudio es la firma

digital desarrollada en el artculo 28 de la ley 527 de 1999 y reconocida en su utilidad en el
desarrollo de actuaciones administrativas por medios electrnicos en el artculo 6 de la ley
962.
DIGITALIZACION

La Cuarta Etapa que es la indizacin o Descripcin, corresponde directamente a la labor que

segn la Ley 527 se denomina archivo de conservacin electrnica, cuyo equivalente funcional
se encuentra en el artculo 12 de la ley. En esta etapa se debe garantizar la accesibilidad del
documento electrnico, su posterior consulta, su recuperacin en formato digital, la
reproduccin del mismo documento que fue tcnicamente procesado cuando se refiere a
documentos que tienen un origen fsico como el papel y son documentos que han sido
digitalizados, as como el establecimiento de las fechas extremas para efectos del proceso de
conservacin y disposicin final de los documentos electrnicos.

En cuanto al establecimiento de fechas extremas existe el sello de tiempo o estampado

cronolgico certificado, desarrollado en el artculo 30 de la ley 527 de 1999, el cual es un
servicio que presta entidades de certificacin digital que tiene una directa conexin con los
servicios de cronologa digital. El estampado cronolgico es un sello digital compuesto por la
firma digital de una entidad de certificacin digital, que incorpora la fecha y hora de la
Repblica de Colombia al mensaje de datos.

La siguiente etapa, almacenamiento, se denomina tericamente bodegaje electrnico. All se

deben cumplir diferentes criterios: Los que se encuentran contenidos en el equivalente
funcional de archivo y conservacin del artculo 12 de la ley 527 de 1999 expuesto
anteriormente y los requisitos de la Ley 1266.
DESTRUCCION

Con la expedicin reciente de la Ley 962 de 2005 conocida como Ley Antitrmites , se hizo
expresa mencin a la racionalizacin de la conservacin de libros y papeles de comercio. Es as
que el Artculo 28 de esta Ley dispuso que:

Artculo 28. Racionalizacin de la conservacin de libros y papeles de comercio. Los libros y

papeles del comerciante debern ser conservados por un perodo de diez (10) aos contados a
partir de la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el
efecto, a eleccin del comerciante, su conservacin en papel o en cualquier medio tcnico,
magntico o electrnico que garantice su reproduccin exacta .

De suerte que, con base en lo expuesto se colige que, por virtud del Artculo 28 de la Ley 962
de 2005, fue derogado el artculo 60 del Estatuto Mercantil y de contera, el Artculo 134 del
Decreto 2649 de 1993, puesto que, como se observa en las normas transcritas de la
comentada Ley 962, result modificado el trmino durante el cual el comerciante debe
conservar su informacin comercial y contable, reducindolo de veinte (20) a diez (10) aos; y,
adems, introduciendo la posibilidad de utilizar para el efecto, a eleccin del comerciante, su
conservacin en papel o en cualquier medio tcnico o electrnico que garantice su
reproduccin fidedigna.
DESTRUCCION

Se han pronunciado la Superintendencia de Sociedades mediante oficios 220-069768 y

096824 de 2006 y de Industria y Comercio, organismo que, al analizar las consecuencias
derivadas de la mencionada Ley 962, manifest a travs del Concepto 05054043 del 12 de
octubre de 2005, lo siguiente:

a partir de la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en concordancia con lo sealado

en el artculo 12 de la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del comerciante nicamente deben
ser conservados por un perodo de diez (10) aos contados a partir de la fecha del ltimo
asiento, documento, o comprobante, pudindose utilizar para el efecto, a eleccin del
comerciante, su conservacin en papel o en cualquier medio tcnico, magntico o electrnico
que garantice su reproduccin exacta.

Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrnico para la
conservacin de tales documentos, el mismo deber reunir los requisitos establecidos en el
artculo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no ser necesaria la conservacin fsica (en
papel) de los libros y papeles del comerciante. En este evento, una vez se garantice la
reproduccin exacta de los libros y papeles, a travs del citado medio electrnico, el
comerciante est en posibilidad de destruir directamente dichos documentos, encontrndose
obligado, nicamente, a conservarlos por un perodo de diez (10) aos en el medio electrnico
en el que se hubieren reproducido.
Entidades de Certificacin Digital como terceros de confianza
SERVICIOS AUTORIZADOS ENTIDAD DE
CERTIFICACIN DIGITAL
LEY 527
DECRETO 1747
CIRCULAR UNICA No 10 SIC

ARCHIVO CONFIABLE DE MENSAJE DE

CERTIFICACIN DE FIRMA DIGITAL ESTAMPADO CRONOLGICO
DATOS

GARANTA DE FECHA Y HORA ENVIO Y ARCHIVO Y POSTERIOR

SEGURIDAD JURDICA
RECEPCIN DE MENSAJES DE DATOS CONSERVACIN CONSULTA

UNIVERSALIDAD

ACCESIBILIDAD
CONFIDENCIAL

COMODIDAD
AUTENTICIDAD

CONFIANZA
SEGURIDAD
NO REPUDIO
INTEGRIDAD

PRODUCTOS Y SERVICIOS TRANSVERSALES

CERTIM@IL CERTIFACTURA CERTISUBASTA CERTISORTEO

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 Certicmara.
Validez y seguridad jurdica
electrnica

GRACIAS

ERICK RINCON CARDENAS

erick.rincon@certicamara.com

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