You are on page 1of 70

UNIVERSITATEA LUCIAN BLAGA SIBIU

FACULTATEA DE STIINTE ECONOMICE


MASTER ANUL II
SPECIALIZAREA : EXPERTIZA CONTABILA SI AUDIT
GRUPA B08

Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina


muncii

INDRUMATOR
Conf. univ. dr. Cornel Jucan

MASTERANZI
Alexandru Maria - Lucia
Biclesanu Mioara Adela
Oros Jutka
Lupean Andreea
Contents
Capitolul I Aspete teoretice privind misiunea de audit intern ..............................................................3
Capitolul II Studiu de caz- Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina muncii.........10
Etapa I . Pregatirea misiunii de audit intern ........................................................................................10
NOTIFICARE PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN ......................................................10
MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE ......................................................................................................14
ETAPA II. Interventia la fata locului ......................................................................................................16
CHESTIONAR privind verificarea alegerii procedurii de achiziie a serviciilor medicale de medicina
muncii ...................................................................................................................................................19
LISTA DE VERIFICARE NR. 1 ..................................................................................................................20
TEST NR. 1.1 .........................................................................................................................................22
TEST NR. 1.2 .........................................................................................................................................24
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1 .......................................................................29
CHESTIONAR 1 privind conformitatea derulrii contractelor de servicii medicale ncheiate ............45
LISTA DE VERIFICARE NR. 3 ..................................................................................................................47
ETAPA IV . Urmarirea recomandarilor .................................................................................................51
FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR ...........................................................................................68
Capitolul III ...........................................................................................................................................70
Concluzii ...............................................................................................................................................70
Capitolul I Aspete teoretice privind misiunea de audit intern
Misiunea de audit intern se desfasoara in conformitate cu normele metodologice
proprii activitatii de audit intern ale fiecarei entitati si care presupune parcurgerea
urmatoarelor etape :
1. Pregatirea misiunii de audit intern
2. Interventia la fata locului
3. Raportul de audit intern
4. Urmarirea recomandarilor
In cadrul primei etape, de pregatire a misiunii de audit intern, au loc urmatoarele
proceduri :
1.1. initierea auditului
1.2. colectarea si prelucrarea informatiilor
1.3. identificarea si analiza riscurilor
1.4. elaborarea programului de audit intern
1.5. sedinta de deschidere.

1.1. Initierea auditului presupune intocmirea unor documente ce autorizeaza auditul si


creeaza independenta auditorilor fata de cel auditat.

Autorizarea misiunii de audit intern se realizeaza prin intocmirea si transmiterea


ordinului de serviciu echipei de auditori. Ordinul de serviciu se intocmeste de seful
compartimentului de audit public intern, pe baza planului anual de audit public intern
aprobat de conducatorul entitatii publice. Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de
interventie asupra structurii auditate si repartizeaza sarcinile de serviciu auditorilor interni,
astfel incat acestia sa poata demara misiunea de audit.
Asigurarea independentei auditorilor fata de entitatea auditata se realizeaza prin
intocmirea Declaratiei de independenta, care are ca scop verificarea incompatibilitatilor
personale ale auditorilor interni fata de conducerea si personalul structurii auditate. In caz
de incompatibilitate, se vor lua masuri de eliminare a acestora.

1.2. Colectarea si prelucrarea informatiilor este de fapt pregatirea informatiilor in vederea


efectuarii analizei de risc si pentru identificarea informatiilor fiabile, pertinente pentru
atingerea obiectivelor misiunii de audit intern. In aceasta etapa auditorii interni solicita si
colecteaza informatii cu caracter general despre entitatea/structura auditata. Aceste
informatii trebuie sa fie pertinente si utile pentru a atinge urmatoarele scopuri:
a) identificarea principalelor elemente ale contextului institutional si socio-economic in
care entitatea/structura auditata isi desfasoara activitatea;
b) cunoasterea organizarii entitatii/structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru si a
diferitelor nivele de administrare, conform organigramei;
c) identificarea punctelor cheie ale functionarii entitatii/structurii auditate si ale
sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari si slabe;
d) identificarea si evaluarea riscurilor cu incidenta semnificativa;
e) identificarea informatiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului
si selectionarii tehnicilor de investigare adecvate.
Prelucrarea informatiilor consta in :
a) analiza structurii/entitatii auditate si activitatii sale (organigrama, regulamente de
functionare, fise ale posturilor, circuitul documentelor);
b) analiza cadrului normativ ce reglementeaza activitatea entitatii/structurii auditate;
c) analiza factorilor susceptibili de a impiedica buna desfasurare a misiunii de audit
public intern;
d) analiza rezultatelor controalelor precedente;
e) analiza informatiilor externe referitoare la entitatea/structura auditata.

1.3. Identificarea si analiza riscurilor este cea mai importanta etapa (procedura) de
pregatire a misiunii de audit intern.

Normele metodologice de desfasurare a auditului intern stabilesc o metodologie clara


de evaluare a riscurilor care presupune parcurgerea urmatoarelor etape:
a) Identificarea operatiilor auditabile. Obiectul auditabil reprezinta activitatea
elementara a domeniului auditat, ale carei caracteristici pot fi definite teoretic si
comparate cu realitatea practica. In aceasta faza se analizeaza si se identifica
activitatile/operatiile precum si interdependentele existente intre acestea, fixandu-se
perimetrul de analiza.
b) Analiza SWOT prin identificarea amenintarilor, riscurilor inerente posibile, asociate
operatiunilor/ activitatilor, prin determinarea impactului financiar al acestora
c) Stabilirea factorilor de analiza a riscurilor si a nivelurilor de apreciere a acestora- se
recomanda utilizarea criteriilor : aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativa
si aprecierea calitativa.
d) Stabilirea nivelului riscului pe criterii de apreciere - prin utilizarea unei scari de valori
pe trei nivele, astfel : d1) pentru aprecierea controlului intern: control intern
corespunzator nivel 1; control intern insuficient nivel 2; control intern cu lipsuri
grave nivel 3; d2) pentru aprecierea cantitativa: impact financiar slab nivel 1;
impact financiar mediu nivel 2; impact financiar important nivel 3; d3) pentru
aprecierea calitativa: vulnerabilitate redusa nivel 1; vulnerabilitate medie nivel 2;
vulnerabilitate mare nivel 3.
e) Determinarea punctajului total al riscurilor . Se atribuie un factor de greutate si un
nivel de risc fiecarui criteriu.
f) Clasarea operatiilor pe baza analizei riscurilor pe baza punctajelor totale obtinute
anterior, in: risc mic, risc mediu, risc mare.
g) Ierarhizarea in functie de analiza riscurilor a operatiilor/ activitatilor ce urmeaza a fi
auditate, respectiv elaborarea tabelului puncte tari si puncte slabe. Tabelul punctelor
tari si punctelor slabe prezinta sintetic rezultatul evaluarii fiecarei
activitati/operatiuni/teme analizate si permite ierarhizarea riscurilor in scopul
orientarii activitatii de audit public intern, respectiv stabilirea tematicii in detaliu.
h) Elaborarea tematicii in detaliu a obiectelor auditabile selectate.

1.4. Elaborarea programului de audit.

Programul de audit intern se realizeaza pe baza datelor de identificare a misiunii de


audit, a analizei riscurilor, cuprinde cele patru etape ale misiunii de audit si poate fi
completat pe tot parcursul acesteia.
Programul de audit intern este un document intern care cuprinde toate actiunile
concrete ale echipei de audit efectuate pentru atingerea obiectivelor precum si
repartizarea sarcinilor pe fiecare auditor.
Scopul programului este de a da asigurari ca au fost cuprinse toate aspectele
relevante ale obiectivelor misiunii de audit, garantand repartizarea sarcinilor si planificarea
activitatilor.
Pe baza programului de audit intern se elaboreaza programul interventiei la fata
locului, care are drept scop prezentarea detaliata a lucrarilor de audit pe care echipa de
audit isi propune sa le efectueze si care cuprinde obiectivele, tipul, locul si durata testarilor
si auditorii implicati.

1.5. Sedinta de deschidere are loc la entitatea auditata cu participarea auditorilor interni, a
personalului entitatii auditate si a sefului structurii de audit intern.
Scopul sedintei de deschidere il reprezinta intalnirea cu reprezentantii structurii
auditate pentru a discuta domeniul auditului, obiectivele urmarite, modalitatile de lucru si
aducerea la cunostiinta a programului detaliat de intervenie.
Sedinta de deschidere se desfasoara pe baza unei ordini de zi si se finalizeaza prin
incheierea minutei sedintei de deschidere care cuprinde data, participantii, aspectele
discutate, semnaturile persoanelor participante. Se ataseaza la dosarul de audit intern.

2. Interventia la fata locului


In aceasta etapa are loc colectarea documentelor, analiza si evaluarea activitatii.
Interventia la fata locului cuprinde urmatoarele etape:
a) cunoasterea activitatii/sistemului/procesului supus verificarii si studierea
procedurilor aferente;
b) intervievarea personalului auditat;
c) verificarea inregistrarilor contabile;
d) analiza datelor si informatiilor;
e) evaluarea eficientei si eficacitatii controalelor interne;
f) realizarea de testari;
g) verificarea modului de realizare a corectarii actiunilor mentionate in auditarile
precedente (verificarea realizarii corectarii )

Cuprinde urmatoarele proceduri:


2.1. Colectarea dovezilor
2.2. Constatarea si raportarea iregularitatilor
2.3. Revizuirea documentelor de lucru
2.4. Sedinta de inchidere

2.1. Colectarea dovezilor


Scopul acestei proceduri este efectuarea testelor stabilite prin programul de audit
intern aprobat si obtinerea de probe (dovezi) de audit adecvate, suficiente si relevante
pentru formularea constatarilor, concluziilor si recomandarilor.
La realizarea acestei proceduri contribuie atat auditorii cat si supervizorul, fiecare
avand atributii specifice.
In aceasta etapa se intocmesc fisele de identificare si analiza a problemei (FIAP) de
catre auditor, supervizate de supervizor si semnate de entitatea auditata.
Formularul de constatare si raportare a iregularitatilor se intocmeste in cazul in care
auditorii interni constata existenta sau posibilitatea producerii unor iregularitati. Se
transmite imediat sefului compartimentului de audit public intern, care va informa in
termen de 3 zile conducatorul entitatii publice si structura de control abilitata pentru
continuarea verificarilor.
In etapa interventiei pe teren auditorul apeleaza la tehnicile si instrumentele specifice
muncii de audit: verificarea, observarea fizica, interviul, analiza, chestionarele si listele de
verificare. Se elaboreaza lista de verificare.

2.2. Constatarea si raportarea iregularitatilor


In cazul iregularitatilor exista o procedura speciala de raportare catre conducerea
entitatii.
Cand auditorii constata o iregularitate, bazata pe FIAP, ei sunt obligati sa raporteze,
cel mai tarziu, a doua zi, conducatorului structurii de audit intern.
2.3. Revizuirea documentelor de lucru
Aceasta etapa se imbina cu alte proceduri cum sunt:
a) Constituirea dosarelor de audit:
- dosarul permanent cu sectiunile

Sectiunea A Raportul de audit public intern si anexele acestuia:


- ordinul de serviciu;
- declaratia de independenta;
- rapoarte ( intermediar, final, sinteza recomandarilor);
- fisele de identificare si analiza a problemelor (FIAP);
- formularele de constatare a iregularitatilor;
- programul de audit.

Sectiunea B Administrativa:
- notificarea privind declansarea misiunii de audit public intern; minuta sedintei de
deschidere; minuta reuniunii de conciliere; minuta sedintei de inchidere;
- corespondenta cu entitatea/structura auditata.

Sectiunea C Documentatia misiunii de audit public intern :


- strategii interne;
- reguli, regulamente si legi aplicabile;
- proceduri de lucru;
- materiale despre entitatea/structura auditata (indatoriri,responsabilitati, numar de
angajati, fisele posturilor, graficul organizatiei, natura si locatia inregistrarilor
contabile);
- informatii financiare;
- rapoarte de audit public intern anterioare si externe
- informatii privind posturile cheie/fluxuri de operatii;
- documentatia analizei riscului.

Sectiunea D Supervizarea si revizuirea desfasurarii misiunii de audit public intern si a


rezultatelor acesteia: revizuirea raportului de audit public intern si raspunsurile auditorilor
interni la revizuirea raportului de audit public intern.
- dosarul curent al documentelor de lucru, unde se gasesc copii xerox a documentelor
justificative, extrase din acestea, care trebuie sa confirme si sa sprijine concluziile
auditorilor interni. Dosarul este indexat prin atribuirea de litere si cifre (E,F,G,) pentru
fiecare sectiune/obiectiv de audit din cadrul Programului de audit. Indexarea trebuie sa fie
simpla si usor de urmarit.
b) Revizuirea documentelor de lucru se efectueaza de auditorii interni inainte de
intocmirea proiectului de raport pentru a se asigura ca documentele de lucru sunt
corespunzatoare, furnizand un sprijin adecvat pentru munca depusa si dovezile stranse in
timpul misiunii de audit intern. Se revizuiesc FIAP-urile, documentele de lucru din punct de
vedere al formei si continutului, intocmindu-se nota centralizatoare a documentelor de
lucru care se insereaza in dosarul permanent, sectiunea C.
c) Pastrarea si arhivarea documentelor de audit intern. Acestea sunt proprietatea
entitatii, sunt confidentiale si se arhiveaza conform prevederilor legale.

2.4. Sedinta de inchidere.


Are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a constatarilor si a
recomandarilor preliminare, precum si discutarea unui plan de actiune, insotit de un
calendar de implementare a acestora, ocazie cu care se intocmeste minuta sedintei de
inchidere.

3. Raportul de audit intern.


Aceasta etapa consta in elaborarea, transmiterea si difuzarea raportului de audit
intern prin parcurgerea urmatoarelor faze:
3.1. Elaborarea proiectului raportului de audit intern
3.2. Transmiterea proiectului raportului de audit intern
3.3. Reuniunea de conciliere
3.4. Intocmirea raportului de audit intern
3.5. Difuzarea raportului de audit intern

3.1. Elaborarea proiectului raportului de audit intern


Aceasta etapa presupune respectarea urmatoarelor cerinte:
- constatarile trebuie sa apartina obiectivelor misiunii de audit intern si sa aiba
sustinere in documentele justificative
- recomandarile sa fie in concordanta cu constatarile
- raportul trebuie sa exprime opinia auditorului intern
- raportul se intocmeste pe baza FIAP-urilor si a celorlalte documente de lucru

3.2. Transmiterea proiectului raportului de audit intern


Proiectul de raport se transmite structurii auditate, iar aceasta poate trimite punctele
sale de vedere in termen de 15 zile de la primire.
Netransmiterea punctelor de vedere in termenul legal presupune acordul tacit al
structurii auditate cu privire la proiectul raportului de audit intern, iar in aceste conditii,
reuniunea de conciliere nu se mai desfasoara.
Scopul transmiterii proiectului este acela de a da posibilitatea structurii auditate de a
analiza si a-si forma un punct de vedere la constatarile si recomandarile auditorilor. Se
insereaza in dosarul permanent sectiunea A.

3.3. Reuniunea de conciliere


In termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere se organizeaza reuniunea de
conciliere cu structura auditata in cadrul careia se analizeaza constatarile si concluzile in
vederea acceptarii recomandarilor formulate, ocazie cu care se intocmeste minuta
reuniunii de conciliere, ce se arhiveaza in dosarul permanent, sectiunea B. In cadrul acestei
reuniuni se prezinta si calendarul de implementare a recomandarilor.

3.4. Intocmirea raportului de audit intern


Raportul de audit intern trebuie sa includa modificarile discutate si convenite in
reuniunea de conciliere. Raportul de audit intern va fi insotit de o sinteza a acestuia.

3.5. Difuzarea raportului de audit intern


Raportul de audit intern final impreuna cu rezultatele concilierii si punctele de vedere
ale entitatii auditate se inainteaza conducatorului entitatii publice pentru analiza si avizare.
Dupa avizare, raportul de audit intern va fi transmis, in copie, structurii auditate.
Curtea de Conturi are acces la rapoartele de audit intern.

4. Urmarirea recomandarilor
Este un proces prin care se constata caracterul adecvat, eficacitatea si oportunitatea
actiunilor intreprinse de catre structura auditata pe baza recomandarilor din raportul de
audit intern. Obiectivul acestei etape este asigurarea ca recomandarile mentionate in
Raportul de audit public intern sunt aplicate intocmai, in termenele stabilite, in mod eficace
si ca managementul a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandari.
Aceasta procedura se finalizeaza cu documentul Fisa de urmarire a recomandarilor
care se arhiveaza in dosarul permanent, sectiunea B.
Structura auditata are obligatia de a pune in practica recomandarile auditorilor pe
baza unui plan de actiune si a unui calendar, comunicand periodic rezultatele implementarii
recomandarilor.
Capitolul II Studiu de caz
Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina muncii

Etapa I . Pregatirea misiunii de audit intern


1.1. Procedura P 03 Iniierea Auditului

Serviciul audit intern


Nr.21 /20.08.2014
VIZAT,
DIRECTOR
GENERAL,

NOTIFICARE PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Ctre: Direcia Calitate-Mediu, Siguran, Securitate i Sntate n munc Serviciul licitaii


De la : eful serviciului de audit intern

Referitor la misiunea de audit intern ad-hoc: Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale
de medicina muncii

Stimate domnule director,


Stimat doamn
n conformitate cu prevederile art. 11, lit. c) din Legea nr.672/2002 privind auditul
public intern, cu modificrile i completrile ulterioare, i cu solicitarea directorului general,
urmeaz ca n perioada 25.08.2014-05.09.2014 s efectum o misiune de audit intern ad-
hoc cu tema Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina muncii la sediul
..............SA.
Scopul misiunii de audit ad-hoc este de a se asigura c activitatea desfurat pentru
prestarea serviciilor medicale de medicina muncii este conform cu normele juridice
specifice, cu contractul colectiv de munc la nivel de societate, precum i cu normele
interne ale societii.
V ntiinm c edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale
misiunii de audit, cuprinznd:
- prezentarea auditorilor;
- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern:
Conformitatea derulrii procedurii de achiziie a serviciilor medicale;
Conformitatea ncheierii contractelor de servicii medicale cu firma/firmele declarate
ctigtoare;
Conformitatea derulrii contractelor de servicii medicale ncheiate.
- programul interveniei la faa locului;
- scopul misiunii de audit intern;
- precum i alte detalii, va avea loc pe data de 25.08.2014.
Pentru o mai bun nelegere a acestei activiti, v rugm s ne punei la dispoziie
n termen de 2 zile de la data primirii prezentei adrese urmtoarea documentaie necesar:
legile i reglementrile ce se aplic activitii de medicina muncii, copii dup contractele pe
care le avei n derulare pe aceast activitate precum i copii dup facturile primite spre
decontare pn n momentul de fa.Totodat v rugm s ntreprindei cele necesare
pentru a ne facilita intrarea ct mai urgent posibil n posesia documentaiei de achiziii
pentru contractarea serviciilor medicale de medicina muncii. Pentru toate documentele
solicitate se va asigura conformitatea cu originalul sau se va certifica realitatea
documentelor transmise.
Detalii suplimentare putei obine la telefonele 0269/........... ; persoana de contact
este ............... supervizorul misiunii.

Cu stim,

ef Serviciu audit intern


ALPHA SA
Serviciul Audit Intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA


I APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR

Misiunea de audit intern: Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina


muncii
Perioada auditat: ncepnd cu declanarea procedurii de achiziie la zi

ntocmit: Data:

Supervizat: Data:

Ponderea factorilor Nivelul de apreciere al riscului (Ni)


Factori de risc
de risc
(Fi) N1 N2 N3
(Pi)
Aprecierea Exist proceduri,
Exist proceduri Nu exist
controlului intern P1 50% sunt cunoscute,
i se aplic proceduri
F1 dar nu se aplic

Aprecierea
Impact financiar Impact financiar Impact financiar
cantitativ P2 30%
sczut mediu ridicat
F2

Aprecierea
Vulnerabilitate Vulnerabilitate Vulnerabilitate
calitativ P3 20%
mic medie mare
F3

Not:
Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor de risc,
ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor.
Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate,
ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare,
trebuie s se aib n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100.

Auditori, Supervizat,

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit: Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina muncii


Perioada auditat: ncepnd cu declanarea procedurii de achiziie la zi
ntocmit:
Supervizat:

Criterii de analiz a riscurilor

Nr. Obiective Obiecte Aprecierea controlului intern (F1)


Riscuri semnificative
Crt. auditabile auditabile

P1 50%

1.Alegerea Divizarea achiziiei publice pentru obinerea


0,5
procedurii de de plafoane mai mici;
atribuire a
contractelor de Procedura de atribuire a contractului de
achiziie achiziii public este stabilit fr
0,5
public respectarea pragurilor valorice prevzute n
ordonan;
Documentaia de atribuire nu ndeplinete
0,5
2.Constituirea condiiile de conformitate;
documentaiei Documentaia de atribuire restricioneaz
de atribuire posibilitatea depunerii ofertelor de ctre 0,5
mai muli ofertani;
Membrii comisiei nu au pregtire
3.Constituirea profesional i experien relevant n 0,5
comisiilor de domeniu;
evaluare
Membrii comisiei nu sunt n numr suficient; 0,5

4.Completrile Transgaz nu a transmis completri privind


la documentaia de atribuire ctre ofertani,
0,5
documentaia din proprie iniiativ sau la solicitarea
de atribuire acestora
Ofertanii nu au solicitat clarificri cu privire
la documentaia de atribuire, cu privire la
0,5
numrul de investigaii de urmau a fi
5.Clarificri la
prestate;
Conformitatea documentaia
de atribuire Clarificrile i completrile la documentaia
derulrii de atribuire nu au fost transmise tuturor
procedurii de 0,5
ofertanilor;
1. achiziie a
serviciilor Oferta depus nu corespunde cerinelor din
medicale; 0,5
documentaia de atribuire;
Oferta depus nu este nsoit de scrisoarea
6.Deschiderea 0,5
de naintare i mputernicire;
i calificarea
ofertelor Acceptarea ofertei nedepuse la termen; 0,5

Oferta nu este nsoit de dovada garaniei


0,5
de participare;
Evaluarea ofertelor nu se realizeaz n
7.Examinarea concordan cu termenii prevzui n 0,5
i evaluarea documentaia de atribuire;
ofertelor n
vederea Stabilirea eronat a clasamentelor ofertelor; 0,5
stabilirii ofertei
Oferta ctigtoare nu ndeplinete
ctigtoare 0,5
condiiile de conformitate;
8.Opinii Exprimarea unor opinii separate de ctre
diferite a membrii comisiei, care nu au fost
membrilor consemnate/luate n considerare n timpul
comisiei de procedurii de atribuire;
adjudecare cu
privire la
0,5
modul de
desfurare a
procedurii i
desemnare a
contractantului
.
9.ndeplinirea ncheierea contractului de achiziie public
condiiilor de cu nerespectarea condiiilor de
conformitate la conformitate; 0,5
ncheierea
contractului
10.Corelarea Necorelarea clauzelor contractuale cu
Conformitatea clauzelor cerinele documentaiei de atribuire i a
ncheierii contractuale cu legislaiei incidente
contractelor cerinele
0,5
de servicii documentaiei
2
medicale cu de atribuire i a
firma/firmele legislaiei
declarate incidente
ctigtoare; 11.Comparaie Existena unor diferene de fond ntre
a contractului contractul cuprins n documentaia de
inclus n atribuire i contractul ncheiat dup
documentaia adjudecare. 0,5
de atribuire i
contractul
ncheiat
12.ndeplinirea Neexecutarea corespunztoare a obligaiilor
/executarea asumate prin contractul ncheiat.
obligaiilor
contractuale 0,5
de ctre
prestatorul de
servicii

Conformitatea Inexistena unei corespondene ntre


0,5
derulrii beneficiar i executantul serviciilor;
contractelor
3
de servicii 13.Coresponde
medicale Inexistena unei corespondene ntre
na purtat cu
ncheiate. Direcia Dezvoltare i Direcia Calitate
privire la
Mediu, Siguran, Securitate i sntate n 0,5
derularea
Munc, cu privire la neconformitile
contractelor de
serviciilor contractate;
medicina
muncii
Nesesizarea n termen a neconformitilor
legate de atribuirea/ncheiarea/executarea 0,5
contractului.

foarte sczut 1-1,6 risc mic

moderat 1,7-2,2 risc mediu

foarte ridicat 2,3-3 risc ridicat

1.2.Procedura P07: edina de deschidere

Serviciul Audit Intern

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina muncii


Perioada auditat: ncepnd cu declanarea procedurii de achiziie la zi
ntocmit: Data: 25.08.2014
Supervizat: Data: 25.08.2014

A. Lista participanilor
Numele Funcia Direcia/ Nr. E-mail Semntura
Serviciul telefon
Serv.audit
ef serviciu
intern
Serv. audit
Auditor
intern
Director C-M.S.S.S.M.
ef serviciu Serv. licitaii

B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:
Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit;
Prezentarea funciei de audit intern de ctre eful Serviciului Audit Intern, n
special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia auditului intern;
Prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se
intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate.

n urma discuiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit


reprezentanii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunt
i anume:
....
..

De asemenea, s-au stabilit:


persoanele pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor,
efecturii de teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri, programul ntlnirilor i
timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
condiiile minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii
de audit ( spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
data edinei de nchidere, inclusiv a participanilor;
modalitatea redactrii Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit).
Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi
discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv a Planului de aciune i a
calendarului implementrii i persoanelor rspunztoare cu implementarea
recomandrilor.
Auditori, Auditai,

SERVICIUL AUDIT INTERN

Procedura P05: Analiza riscurilor

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit intern: Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina muncii
Perioada auditat: ncepnd cu declanarea procedurii de achiziie la zi
ntocmit:
Data:

Supervizat: Data:

Nr. Riscuri semnificative


Obiective Obiecte auditabile Observaii
crt.

1.Alegerea procedurii de atribuire - Divizarea achiziiei publice


a contractelor de achiziie public pentru obinerea de plafoane
mai mici;

- Procedura de atribuire a
contractului de achiziii public
este stabilit fr respectarea
pragurilor valorice prevzute n
ordonan;

2.Constituirea documentaiei de - Documentaia de atribuire nu


atribuire ndeplinete condiiile de
conformitate;
Conformitatea
- Documentaia de atribuire
derulrii
restricioneaz posibilitatea
procedurii de
depunerii ofertelor de ctre mai
achiziie a
muli ofertani;
serviciilor
1. medicale; 3.Constituirea comisiilor de - Membrii comisiei nu au
evaluare pregtire profesional i
experien relevant n
domeniu;

- membrii comisiei nu sunt n


numr suficient;

4.Completrile la documentaia - Transgaz nu a transmis


de atribuire completri privind documentaia
de atribuire ctre ofertani, din
proprie iniiativ sau la
solicitarea acestora

5.Clarificri la documentaia de - Ofertanii nu au solicitat


atribuire clarificri cu privire la
documentaia de atribuire, cu
privire la numrul de investigaii
de urmau a fi prestate;
- Clarificrile i completrile la
documentaia de atribuire nu au
fost transmise tuturor
ofertanilor;

6.Deschiderea i calificarea - Oferta depus nu corespunde


ofertelor cerinelor din documentaia de
atribuire;

- Oferta depus nu este nsoit


de scrisoarea de naintare i
mputernicire;

- Acceptarea ofertei nedepuse la


termen;

- Oferta nu este nsoit de


dovada garaniei de participare;

7.Examinarea i evaluarea - Evaluarea ofertelor nu se


ofertelor n vederea stabilirii realizeaz n concordan cu
ofertei ctigtoare termenii prevzui n
documentaia de atribuire;

- Stabilirea eronat a
clasamentelor ofertelor;

- oferta ctigtoare nu
ndeplinete condiiile de
conformitate;

8.Opinii diferite a membrilor - exprimarea unor opinii


comisiei de adjudecare cu privire separate de ctre membrii
la modul de desfurare a comisiei, care nu au fost
procedurii i desemnare a consemnate/luate n
contractantului. considerare n timpul procedurii
de atribuire;

9.ndeplinirea condiiilor de - ncheierea contractului de


Conformitatea conformitate la ncheierea achiziie public cu
ncheierii contractului nerespectarea condiiilor de
contractelor de conformitate;
servicii medicale
2. cu firma/firmele 10.Corelarea clauzelor - Necorelarea clauzelor
declarate contractuale cu cerinele contractuale cu cerinele
documentaiei de atribuire i a documentaiei de atribuire i a
ctigtoare;
legislaiei incidente legislaiei incidente

11.Comparaie a contractului - Existena unor diferene de


inclus n documentaia de fond ntre contractul cuprins n
atribuire i contractul ncheiat documentaia de atribuire i
contractul ncheiat dup
adjudecare.

12.ndeplinirea/executarea - Neexecutarea corespunztoare


obligaiilor contractuale de ctre a obligaiilor asumate prin
prestatorul de servicii contractul ncheiat.

13.Corespondena purtat cu - Inexistena unei


privire la derularea contractelor corespondene ntre beneficiar
de medicina muncii i executantul serviciilor;
Conformitatea - Inexistena unei
3. derulrii corespondene ntre Direcia
contractelor de Dezvoltare i Direcia Calitate
servicii medicale Mediu, Siguran, Securitate i
ncheiate. sntate n Munc, cu privire la
neconformitile serviciilor
contractate;

- Nesesizarea n termen a
neconformitilor legate de
atribuirea/ncheiarea
contractului.

Auditori, Supervizat,

ETAPA II. Interventia la fata locului


2.1.Procedura - P08: Colectarea dovezilor
ALPHA SA
Anexa 1
Serviciul Audit Intern la Lista de verificare nr.1
CHESTIONAR privind verificarea alegerii procedurii de achiziie a serviciilor medicale
de medicina muncii
Misiunea de audit: Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina muncii
Perioada auditat: ncepnd cu declanarea procedurii de achiziie la zi
ntrebarea nr.1: Achiziia serviciului de medicina muncii face parte din programul
de achiziii a anului 2008? V rog s menionai poziia din planul de achiziii.
Rspuns:

ntrebarea nr.2: innd cont de prevederile art.16 din O.U.G. 34/2006, procedura
de atribuire a contractului/contractelor pentru prestarea serviciului de medicina muncii
a fost aleas n mod corect?
Rspuns:

ntrebarea nr.3: Care este motivaia alegerii procedurii de licitaie deschis pentru
contractarea serviciului care face obiectul prezentului audit?
Rspuns:

ntrebarea nr. 4: Prin ce metod a fost contractat serviciul de medicina muncii n


exerciiile financiare precedente- anul 2012 i 2013?
Rspuns:

ntrebarea nr. 5: innd cont de prevederile art.7 din H.G. 355/2007 ( care prevede
obligativitatea asigurrii din partea angajatorului a fondurilor i condiiilor efecturii
tuturor serviciilor medicale profilactice necesare pentru supravegherea sntii
lucrtorilor) i de dispersia teritorial a angajaiilor societii, considerai c se pot
ndeplini aceste obligaii n mod eficient ca timp i cost?
Descriei pe scurt cum se procedeaz pentru examenul medical la angajarea n
munc a unui nou salariat de la exploatrile teritoriale.
Rspuns:

ntrebarea nr. 6: Mai avei ceva de adugat?


Rspuns:
Auditor: Intervievat:
Anexa A 04
ALPHA SA
Serviciul audit intern
LISTA DE VERIFICARE NR. 1
Obiectivul I. Conformitatea derulrii procedurii de achiziie a serviciilor medicale
Misiunea de audit: Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina muncii
Perioada auditat: ncepnd cu declanarea procedurii de achiziie la zi
ntocmit : Data: 22.08.2014
Supervizat : Data: 22.08.2014
Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
1. Verificarea alegerii procedurii de atribuire a contractului de servicii medicale de medicina
muncii
- procedura de atribuire a contractelor a fost aleas n mod corect? X Test 1
- care este motivaia alegerii licitaiei deschise vis-a-vis de X Chesti-
prevederile legale? onar 1.
2. Verificarea constituirii documentaiei de atribuire(DA)
A) verificarea elementelor obligatorii din fia de date a achiziiei: X
- adresa de unde se poate achiziiona sau descrca DA X
- data limit i modaliti de depunere a ofertei X
- obiectul contractului de achiziie public i durata acestuia X
- cerinele minime de calificare X
- garania de participare i garania de bun execuie (cuantum, X
mod de constituire, valabilitate) Test 2
- informaii detaliate i complete privind criteriul de atribuire X LC 1 obs.
- modul de obinere de clarificri i alte informaii X directa
- termen de valabilitate a ofertei X
- informaii privind modul de elaborare i prezentare a propunerii X
tehnice i financiare
- informaii privind modul de elaborare i prezentare a ofertei X
- acceptarea sau neacceptarea de oferte alternative X
- codul CPV X
- soluionarea litigiilor X
B) verificarea caietului de sarcini X
- verificarea descrierii produselor, lucrrilor sau serviciilor X
- verificarea specificaiilor tehnice ( cerine, prescripii, X
caracteristici tehnice)
C)verificarea clauzelor contractuale X
- coninutul contractului ( preambul, clauze contractuale X
obligatorii, specifice)

3. Verificarea constituirii comisiilor de evaluare


Decizia de numire a comisiei de evaluare, ndeplinirea condiiilor de X
conformitate
Existena/inexistena declaraiilor de imparialitate i X
confidenialitate a membrilor comisiei, inclusiv a experilor
cooptai.
Test 2
Existena notei justificative privind cooptarea de experi externi, X
LC 2
dac este cazul.
Verificarea calificrii i a experienei profesionale a membrilor X
comisiei, n raport cu obiectul contractului ce urmeaz a fii atribuit
prin procedura licitaie deschis.
Decizia modificrii comisiei de evaluare, n cazul conflictelor de X
interese
4. Verificarea completrilor aduse DA, dac este cazul
Comunicarea n termen i ctre toi participanii a completrilor X Test 2
aduse la documentaia de atribuire LC 3
5. Verificarea eventualelor clarificri solicitate la DA
Respectarea termenelor de rspuns la clarificrile X
intervenite/solicitate, cu privire la documentaia de atribuire
Modul de formulare a rspunsului la clarificri, sub aspectul X Test 2
claritii, ne ambiguitii i completitudinii
LC3
Comunicarea soluionrii/lor ctre toi operatorii economici care X
au obinut documentaia de atribuire, mpreun cu ntrebrile
aferente
6. Deschiderea i calificarea ofertelor
Deschiderea ofertelor la data, ora i locul prevzut n anunul de X
participare
ndeplinirea condiiilor de conformitate a procesului verbal de X
deschidere a ofertelor
Verificarea ofertelor sub aspectul existenei scrisorii de naintare i X Test 2
a mputernicirii de reprezentare. LC 4
Verificarea ofertelor sub aspectul existenei garaniei de X
participare.
Acceptarea ofertei nedepuse n termen X
Modificarea/retragerea ofertei n perioada de valabilitate X
7. Examinarea i evaluarea ofertei n vederea stabilirii ofertei ctigtoare
Evaluarea ofertelor n concordan cu coninutul i cerinele din DA
Aplicarea factorilor de evaluare a ofertelor i clasarea n funcie de X
punctaj a ofertelor Test 2
Elaborarea raportului de evaluare i aprobarea acestuia. X LC 5
Comunicarea rezultatului evalurii ctre toi participanii. X
8. Verificarea existenei unor opinii diferite a membrilor comisiei cu privire la desfurarea
procedurii i adjudecarea ctigtorilor
Exist opinii diferite cu privire la hotrrea comisiei ntre membrii X Test 2
comisiei? Obs.
directa
Auditor intern, Supervizor,

Procedura - P08: Colectarea dovezilor (continuare)

ALPHA SA

Serviciul Audit intern

TEST NR. 1.1

Misiunea de audit: Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina muncii


Perioada auditat: ncepnd cu declanarea procedurii de achiziie la zi
ntocmit : Data:26.08.2014
Supervizat : Data:26.08.2014

Obiectul testului : Conformitatea derulrii procedurii de achiziie a serviciilor medicale de


medicina muncii

Obiectivul testului:
verificarea alegerii procedurii de atribuire a contractului de servicii medicale de
medicina muncii

Descrierea testului:
n vederea edificrii auditorului asupra procedurii de achiziie a serviciilor medicale de
medicina muncii s-a elaborat un chestionar cu un set de intrebri deschise prin care se
dorete a se afla de ce nu s-a uzat de prevederile ordonanei de urgen nr. 34 prin care se
puteau atribui direct aceste contracte, conf. Art16 din ordonan.
n urma analizrii chestionarului adresat efului de serviciu licitaii, s-au desprins
urmtoarele :

Constatri:
Din documentele puse la dispoziie de ctre auditai se constat faptul c n urma
sesizrilor privind unele deficiene n derularea serviciilor de medicina muncii pe parcursul
anului 2013, Comitetul de Securitate i Sntate n Munc a hotrt ca n viitor serviciile
medicale s fie asigurate prin intermediul cabinetelor de medicina muncii din zonele rii
aferente fiecrei exploatri teritoriale. Acest lucru a fost adus la cunotin departamentului
dezvoltare prin adresa nr. 18/03.12.2013 i reluat prin adresa nr. 7 din 11.01.2014. n data
de 17.01.2014 a fost emis decizia nr.2 de constituire i evaluare a ofertelor pentru
atribuirea contractului de prestri servicii medicale de medicina muncii. Prin aceast
decizie se stabilete procedura de achiziie a serviciului n cauz, aceea de licitaie deschis,
neinndu-se cont de solicitrile direciei calitate-mediu, siguran, securitate i sntate n
munc. Motivaia efului serviciu licitaii n acest sens este accea c nu avea la dispoziie o
baz de date cu firme din teriroriu fiecrei exploatri teritoriale, agreate i acreditate s
efectueze astfel de servicii conform normelor n vigoare. Menionm faptul c nu exist la
dosarul achiziiei vreo solicitare n scris n acest sens. Din discuiile avute cu auditaii a
reieit faptul c aceast baz de date a fost cerut verbal, nefiind pus la dispoziie
serviciului licitaii i ca atare s-a recurs la forma de achiziie de licitaie deschis asigurndu-
se o transparen total n acest sens i posibilitatea obinerii unor preuri competitive.

Concluzii:
Concluzia auditorului este accea c nu a existat o consecven din partea serviciilor
implicate n aceast procedur de achiziie pentru rezolvarea unor aspecte formale care ar fi
dus la ncheierea unor contracte prin care s fie rezolvat problema dispersiei teritoriale a
angajaiilor care beneficiaz de aceste servicii de medicina muncii. Se constat nc odat
importana existenei unor proceduri de lucru clare i precise prin care s se stabileasc
atribuiile ce revin fiecrei pri implicate n procesul de achiziii pentru autoritatea
contractant. Lipsa acestor proceduri de lucru a dus la apariia unor disfuncionaliti
datorit crora nu s-au putut ndeplini n totalitate cerinele solicitate pentru achiziia
acestui serviciu de medicina muncii.
Lund n cosiderare cele puse la dispoziia auditorului i din discuiile avute cu
serviciile implicate, concluzia auditorului este aceea c procedura de achiziie prin care s-a
trecut la contractarea serviciului de medicina muncii a fost aleas n mod corect nefiind
nclcate dispoziiile OUG 34/2006 privind achiziiile publice i ca atare nu s-a elaborat FIAP.

Auditor Supervizor

Procedura - P08: Colectarea dovezilor (continuare)

ALPHA SA
Serviciul Audit intern

TEST NR. 1.2


Misiunea de audit: Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina muncii
Perioada auditat: ncepnd cu declanarea procedurii de achiziie la zi
ntocmit : Data:27.08.2014
Supervizat : Data:27.08.2014

Obiectul testului : Conformitatea derulrii procedurii de achiziie a serviciilor medicale de


medicina muncii

Obiectivele testului:
1. - Verificarea constituirii documentaiei de atribuire(DA)
2. - Verificarea constituirii comisiilor de evaluare
3. - Verificarea completrilor aduse DA, dac este cazul
4. - Verificarea eventualelor clarificri solicitate la DA
5. - Deschiderea i calificarea ofertelor
6. - Examinarea i evaluarea ofertei n vederea stabilirii ofertei ctigtoare
7. - Verificarea existenei unor opinii diferite a membrilor comisiei cu privire la
desfurarea procedurii i adjudecarea ctigtorilor

Descrierea testului:
n vederea edificrii auditorului asupra conformitii derulrii procedurii de achiziie a
serviciilor de medicina muncii s-a solicitat de la serviciul licitaii dosarul achiziiei n cauz.
S-a verificat n integritatea lui acest dosar al achiziiei urmrindu-se urmtoarele:
a) - verificarea constituirii DA, existena elementelor obligatorii n coninutul DA,
sugestive pentru derularea ulterioar a procedurii de atribuire a contractului de
achizitii publice, pe baza elementelor stabilite in Lista de verificare nr. 1, poz. 2, i
anume:
A. verificarea elementelor obligatorii din fia de date a achiziie:
- adresa de unde se poate achiziiona sau descrca DA
- data limit i modaliti de depunere a ofertei
- obiectul contractului de achiziie public i durata acestuia
- cerinele minime de calificare
- garania de participare i garania de bun execuie ( cuantum, mod de constituire,
valabilitate)
- informaii detaliate i complete privind criteriul de atribuire
- modul de obinere de clarificri i alte informaii
- termen de valabilitate a ofertei
- informaii privind modul de elaborare i prezentare a propunerii tehnice i financiare
- informaii privind modul de elaborare i prezentare a ofertei
- acceptarea sau neacceptarea de oferte alternative
- cod CPV
- soluionarea litigiilor
B. verificare caietului de sarcini i specificaii tehnice observare direct
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr.1 privind examinarea
documentaiei de atribuire .
b) - analiza constituirii, componenei i a compatibilitii membrilor comisiei de evaluare
pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 1, poziia 3 i anume:
decizia de numire ale comisiei de evaluare, ndeplinirea condiiilor de conformitate
declaraiile de confidenialitate i imparialitate sunt semnate de toi membrii
comisiei, inclusiv de eventualii experi cooptai
existena notei justificative privind cooptarea de experi externi, dac este cazul
calificarea i experiena profesional a membriilor comisiei n raport cu obiectul
contractului
existena deciziei de modificare a comisiei n cazul existenei conflictelor de interese
Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 2 privind analiza modului
de constituire a comisiei de evaluare.
c) - verificarea completrilor aduse la DA, dac este cazul i soluionarea clarificrilor pe
baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 1, poziia 4 i 5, i anume:
- comunicarea eventualelor clarificri fcute din proprie iniiativ de autoritatea
contractant ctre toi operatorii implicai, dac este cazul;
- respectarea termenului de solicitare clarificri din partea ofertanilor, dac este
cazul;
- respectarea termenului de rspuns la solicitri;
- transmiterea completrilor la DA ctre toi ofertanii care au solicitat documentaia
iniial
Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 3 privind verificarea
completrilor aduse DA, dac este cazul, i soluionarea clarificrilor.
d) - evaluarea modului de deschidere a ofertelor i calificarea lor pe baza elementelor
stabilite n Lista de verificare nr. 1, poziia 6 i anume:
- Respectarea termenului i adresei de depunere a ofertelor
- Existena scrisorii de naintare i a mputernicirii de participare la deschidere
- Deschiderea ofertelor la data, ora i locul indicate n anunul de participare
- Calificarea ofertelor care au depus garania de participare
- Calificarea ofertelor eligibile
- Calificarea ofertelor cu capacitatea tehnic/profesional conform DA
- Calificarea ofertelor cu capacitate economico-financiar
- Analiza pre oferit cu cel din anun participare
- Existena i coninutul procesului verbal al edinei de deschidere a ofertelor
Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 4 privind analiza anunului
de participare.
e) - evaluarea modului de examinare i evaluare a ofertelor n vederea stabilirii ofertei
ctigtoare pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 1, poziia 7, i
anume:
- Conformitatea propunerilor financiare cu cerinele DA
- Conformitatea propunerilor tehnice cu cerinele DA
- Existena clarificrilor necesare pentru evaluarea ofertelor
- Verificarea coreciilor aritmetice n textul ofertelor
- Pstrarea criteriului pe baza cruia se atribuie contractul, stabilit n DA
- Corectitudinea calculelor pentru stabilirea clasamentului ofertelor
- Elaborarea raportului privind procedura de atribuire
- Verificarea notificrii rezultatului evalurii i transmiterea ctre toi ofertanii
Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 5 privind evaluarea modului
de examinare i evaluare a ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare .
f) - verificarea existenei unor opinii diferite a membrilor comisiei cu privire la
desfurarea procedurii i adjudecarea ctigtorilor, conform Listei de verificare nr. 1,
poziia 8. Aceast verificare se va efectua prin observare direct a documentelor puse
la dispoziie de ctre structurile organizatorice implicate n prezenta misiune.

Constatri
1. n ceea ce privete constituirea documentaiei de atribuire s-a constatat c aceasta
conine toate elementele obligatorii prevzute de legislaia n materie.
2.Referitor la verificarea constituirii comisiei de evaluare auditorul reine faptul c
aceasta este compus din membrii care au cunotine n materie, fcnd parte din ea
preedintele comitetului de securitate i sntate n munc precum i personal din
cadrul serviciului de prevenire i protecie, serviciu care are ca atribuii stabilite prin
R.O.F.-ul societii printre altele i programarea controlului medical periodic al
salariailor si urmrirea efecturii integrale a acestuia. Decizia de numire a comisiei
conine o eroare de redactare la art. 5 prin care se prevede demararea aciunilor
ncepand cu data de 05.11.2014, n loc de 05.01.2014. De asemenea nu se gsete la
dosarul achiziiei declaraiile de confidenialitate i imparialitate a tuturor membriilor
comisiei dei procesul verbal de deschidere a licitaiei este semnat de ctre toti membrii
comisiei.
3. Referitor la respectarea prevederilor privind completrile la documentaia de atribuire
i verificarea eventualelor clarificri solicitate la documentaia de atribuire, auditorul a
reinut urmtoarele: n data de 29.01.2014, deci n termenul legal, un operator
economic a inaintat o solicitare de clarificri la documentaia de atribuire. Din
documentele puse la dispoziie de auditai reiese faptul c nu s-a rspuns in niciun fel
nici operatorului economic solicitant i nici celorlali operatori economici care au
cumprat documentaia de atribuire, nclcndu-se astfel prevederile art.78 alin. 2 i 3
din OUG 34/2006 privind achiziiile publice. Pentru clarificrile transmise de operatorul
economic, serviciul licitaii a solicitat un punct de vedere de la direcia de calitate-
mediu, siguran, securitate i sntate n munc . Atta timp ct n comisia de evaluare
i adjudecare existau persoane specializate n domeniu care i desfoar activitatea n
cadrul direciei amintite anterior, auditorul consider c nu mai era necesar o solicitare
de clarificare de la aceast direcie ci putea fi dat n mod operativ de ctre membrii
comisiei, membrii care au fost i autorii specificaiei tehnice din documentaia de
atribuire ei urmrind i contractele anterioare care au fost ncheiate de autoritatea
contractat fiind familiarizai cu aceste aspecte i obiectul contractului n cauz.
Serviciul licitaii nu a primit n timp util un rspuns la clarificrile solicitate ci dup nou
zile de la deschiderea ofertelor.
4. n ceea ce privete deschiderea i calificarea ofertelor auditorul consider c aceast
etap din procedura de achiziie s-a desfurat n conformitate cu reglementrile legale
n materie.
5. Referitor la examinarea i evaluarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare,
auditorul a reinut urmtoarele: Dei n fia de date a achiziiei la modul de prezentare a
propunerii tehnice exist formularea : propunerea tehnic va respecta forma i ordinea
strict din caietul de sarcini n formularele de ofert se constat faptul c fiecare
ofertant a mai cuprins o poziie n plus si-anume eliberare fi aptitudini ( sau medicina
muncii) fie la poziia doi fie la poziia 18.
6.Referitor la existena unor opinii diferite a membrilor comisiei cu privire la
desfurarea procedurii i adjudecarea ctigtorilor auditorul nu a semnalat din cele
puse la dispoziie situaii de acest gen.

Concluzii
n baza celor constatate prin prezentul test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.

Auditor intern, Supervizor,

Anexa la TEST nr.2.Obiectiv nr.6


Lista de control 5
Examinarea si evaluarea ofertelor in vederea stalibilirii ofertei castigatoare

Pastrarea
Verificarea
criteriului Corectitudinea Elaborarea
Existenta verificarea notificarea
Conformitatea Conformitatea pe baza calculelor raportului
clarificarilor corectiilor rezultatului
propunerilor propunerilor caruia se pentru privind
necesare aritmetice evaluarii si
financiare cu tehnice cu atribuie stabilirea procedura
pt.evaluare in textul transmiterea
cerintele DA cerintele DA contractul clasament de
oferte ofertelor catre
stabilit in oferte atribuire
ofertanti
DA

nu oferta nu - exista
cuprinde o adnotri la nu e cazul nu e cazul da da da da
pozitie in plus subsol

la propunerea tehnic s-au constat urmtoarele: n fia de date a achiziiei la modul de prezentare a propunerii tehnice
exist urmtoarea formulare:
" propunerea tehnic va respecta forma i ordinea strict din caietul de sarcini"
n formularele de ofert s-a constatat faptul c fiecare ofertant a mai cuprins o poziie n plus i-anume eliberare fi
aptitudini, fie la poziia doi
fie la poziia
18

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


ALPHA S.A.
Serviciul Audit Intern

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1

Misiunea de audit: Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina muncii


Perioada auditat: ncepnd cu declanarea procedurii de achiziie la zi
PROBLEMA
Neconformitatea derulrii procedurii de achiziie a serviciilor medicale de medicina
muncii

CONSTATARE

Referitor la verificarea constituirii comisiei de evaluare auditorul reine faptul c


aceasta este compus din membrii care au cunotine n materie, fcnd parte din ea
preedintele comitetului de securitate i sntate n munc precum i personal din cadrul
serviciului de prevenire i protecie, serviciu care are ca atribuii stabilite prin R.O.F.-ul
societii printre altele i programarea controlului medical periodic al salariailor si
urmrirea efecturii integrale a acestuia. Decizia de numire a comisiei conine o eroare de
redactare la art. 5 prin care se prevede demararea aciunilor ncepand cu data de
05.11.2014, n loc de 05.01.2014. De asemenea nu se gsete la dosarul achiziiei
declaraiile de confidenialitate i imparialitate a tuturor membriilor comisiei dei procesul
verbal de deschidere a licitaiei este semnat de ctre toti membrii comisiei.
Referitor la respectarea prevederilor privind completrile la documentaia de atribuire
i verificarea eventualelor clarificri solicitate la documentaia de atribuire, auditorul a
reinut urmtoarele: n data de 29.01.2014, deci n termenul legal, un operator economic a
inaintat o solicitare de clarificri la documentaia de atribuire. Din documentele puse la
dispoziie de auditai reiese faptul c nu s-a rspuns in niciun fel nici operatorului economic
solicitant i nici celorlali operatori economici care au cumprat documentaia de atribuire,
nclcndu-se astfel prevederile art.78 alin. 2 i 3 din OUG 34/2006 privind achiziiile
publice. Pentru clarificrile transmise de operatorul economic, serviciul licitaii a solicitat un
punct de vedere de la direcia de calitate-mediu, siguran, securitate i sntate n munc .
Atta timp ct n comisia de evaluare i adjudecare existau persoane specializate n
domeniu care i desfoar activitatea n cadrul direciei amintite anterior, auditorul
consider c nu mai era necesar o solicitare de clarificare de la aceast direcie ci putea fi
dat n mod operativ de ctre membrii comisiei, membrii care au fost i autorii specificaiei
tehnice din documentaia de atribuire ei urmrind i contractele anterioare care au fost
ncheiate de autoritatea contractat fiind familiarizai cu aceste aspecte i obiectul
contractului n cauz. Serviciul licitaii nu a primit n timp util un rspuns la clarificrile
solicitate ci dup nou zile de la deschiderea ofertelor.
Referitor la examinarea i evaluarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare,
auditorul a reinut urmtoarele: Dei n fia de date a achiziiei la modul de prezentare a
propunerii tehnice exist formularea : propunerea tehnic va respecta forma i ordinea
strict din caietul de sarcini n formularele de ofert se constat faptul c fiecare ofertant
a mai cuprins o poziie n plus si-anume eliberare fi aptitudini ( sau medicina muncii) fie
la poziia doi fie la poziia 18. Din analiza legislaiei n domeniul sntii i securitii n
munc se desprinde concluzia c eliberarea fiei de aptitudini este o operaiune care face
parte integrant din examenul medical prestat de operatorul economic ctigtor. Mai mult
aceast operaie de concluzie final care se concretizeaz prin completarea fiei de
aptitudini de ctre prestator este cuprins i n obiectul contractului din specificaia tehnic
la documentaia de atribuire i reluat n obiectul contractului ncheiat cu cei doi operatori
economici ctigtori. Ori autoritatea contractant nu poate avea pretenia executrii unui
astfel de serviciu cu titlu gratuit, acesta fiind prestat cu titlu oneros de ctre orice operator
economic potenial ctigtor. Dup cum reiese i din ofertele tuturor participanilor, acest
serviciu de eliberare fi de aptitudini este cuprins n oferta financiar. Mai mult,
contractele din anii anteriori ncheiate pentru serviciul de medicina muncii conin i s-au
decontat i acest serviciu de completare a fiei de aptitudini care de altfel este indispensabil
prestrii serviciului de medicina muncii n integritatea lui.

CAUZE
- inexistena unor proceduri de lucru clare i precise prin care fiecare parte antrenat n
procesul unei achiziii publice s tie foarte clar care este responsabilitatea sa i care
este aportul care trebuie s i-l aduc ntr-o asemenea aciune
- existena unor lacune n cunoaterea legislaiei in domeniul achiziiilor publice
(nerespectarea dispoziiilor legale referitoare la comunicarea rspunsurilor la
clarificrile solicitate - art. 78 din O.U.G nr. 34/2006 ).

CONSECINE

- posibilitatea contestrii procedurii de ctre operatorii participani, care nu au


cunoscut clarificrile i rspunsurile aferente i n consecin prezentndu-se cu oferte
neconforme sau descalificabile.

RECOMANDRI

- Elaborarea procedurilor scrise de lucru referitoare la toate etapele i fazele


procedurilor de achiziii publice
- Punerea la dispoziia preedinilor de comisii i membrilor acestora a procedurilor
scrise de lucru n vederea eliminrii pe viitor a deficienelor de acest gen.
- Efectuarea de instruiri profesionale n cadrul comisiilor pentru nsuirea legislaiei i a
cadrului procedural, cunoaterea i interpretarea corect a acestora.
Auditor intern, Supervizat,

OB II
ALPHA S.A.. SA

Serviciul Audit intern

Anexa 2

la Lista de verificare nr. 2


CHESTIONAR 1

privind conformitatea ncheierii contractelor de servicii medicale cu firma/firmele

declarate ctigtoare

Misiunea de audit: Auditul derulrii i prestrii serviciilor medicale de medicina


muncii

Perioada auditat: ncepnd cu declanarea procedurii de achiziie la zi

ntrebarea nr.1 : Dup adjudecarea serviciilor, a fost emis notificarea ctre ofertanti ?

Rspuns nr. 1 :

ntrebarea nr.2 A fost respectat termenul de ateptare, dup adjudecare, pentru semnarea
contractului cu firma/firmele adjudecatare ?

Rspunsul nr. 2

ntrebarea nr.3 Contractele au fost ncheiate n perioada de valabilitate a ofertelor ?

Rspunsul nr. 3

ntrebarea nr.4 Contractele ncheiate au fost vizate din punctul de vedere al controlului financiar
preventiv i juridic ?

Rspunsul nr. 4
ntrebare nr. 5 Contractele de prestri servicii medicale au fost nsuite prin semnare de ctre
conducerea societii ?

Rspunsul nr. 5

ntrebarea nr. 6 A fost sesizat conducerea societii, nainte de semnarea contractelor, cu privire la
neconcordanele legate de obiectul contractelor de servicii medicale ? dac da, cnd i prin ce
modalitate ?

Rspunsul nr. 6

ntrebarea nr. 7 Considerai c serviciile medicale contractate in seama i de legislaia incident ?

Rspunsul nr. 7

ntrebarea nr. 8 Avnd n vedere faptul c societatea noastr i desfoar activitatea pe ntreg
cuprinsul rii, c societile prestatoare i au sediul n Sibiu, considerai c prin ncheierea
contractelor de servicii se poate realiza, n timp util i n mod economic, dreptul angajatului de a
consulta medicul specialist de medicina muncii, pentru simptome pe care le atribuie condiiilor de
munc i activitii desfurate ?

Rspunsul nr. 8
ntrebarea nr. 9 Dup ncheierea contractelor de prestri servicii medicale, au fost predate noilor
prestatori nregistrrile medicale ntocmite i deinute de fostul prestator de servicii medicale ? dac
da v rugm s ne indicai documentele ntocmite cu acest prilej ?

Rspunsul nr. 9

ntrebarea nr. 10 Exist diferene de fond ntre contractul prezentat n documentaia de atribuire i
contractul ncheiat dup adjudecare ?

Rspunsul nr. 10

ntrebarea nr. 11 : Mai avei ceva de adugat?

Rspuns nr. 11:


Auditor intern Auditat

Anexa A 04
ALPHA S.A. SA
Serviciul audit intern

LISTA DE VERIFICARE NR. 2

Obiectivul II. Conformitatea ncheierii contractelor de servicii medicale cu firma/firmele


declarate ctigtoare;

Misiunea de audit: Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina muncii

Perioada auditat: ncepnd cu declanarea procedurii de achiziie la zi

ntocmit : Data: 22.08.2014

Supervizat : Data: 22.08.2014

Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.


crt.

9. ndeplinirea condiiilor de conformitate la ncheierea contractului

Verificarea restituirii garaniilor de participare ctre toi da


participanii, dup semnarea contractului.
Testul 2.1
Existena unor diferene ntre termenii prevzui n da
Chestionarul
documentaia de atribuire i contractul de achiziii
1
Constituirea garaniei de bun execuie n condiiile i da
cuantumul stabilit prin documentaia de atribuire

10. Corelarea clauzelor contractuale cu cerinele documentaiei de atribuire i a legislaiei


incidente

- Necorelarea clauzelor contractuale cu cerinele da Testul 2.1


documentaiei de atribuire i a legislaiei incidente
Chestionarul
1
11. Comparaie a contractului inclus n documentaia de atribuire i contractul ncheiat

- Existena unor diferene de fond ntre contractul cuprins n da Testul 2.1


documentaia de atribuire i contractul ncheiat dup
Chestionarul
adjudecare.
1

Auditor intern, Supervizor,

ALPHA S.A.SA

Serviciul Audit intern

TEST NR. 2.1

Misiunea de audit: Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina muncii

Perioada auditat: ncepnd cu declanarea procedurii de achiziie la zi

ntocmit : Data: 28.08.2014

Supervizat : Data: 28.08.2014

Obiectul testului : ndeplinirea condiiilor de conformitate la ncheierea contractului, Corelarea


clauzelor contractuale cu cerinele documentaiei de atribuire i a legislaiei incidente, Comparaie
a contractului inclus n documentaia de atribuire i contractul ncheiat

Obiectivul testului: Conformitatea ncheierii contractelor de servicii medicale cu firma/firmele


declarate ctigtoare.

Descrierea testului
Populaia total este reprezentat de cele dou contracte de prestri servicii de medicina
muncii, respectiv contractul nr. 700/12.03.2008, ncheiat cu Medsana Sibiu i contractul nr.
42/08.03.2008, ncheiat cu MedicaSibiu.
Testul pentru verificarea a fost fcut n baza elementelor stabilite n Lista de control
nr. 2 i anume:

- Notificarea ofertantului catigtor;


- Perioada de ateptare.

- Contractul s-a ncheiat n perioada de valabilitate a ofertelor.

- Contractul are viza de control financiar preventiv.

- Contractul este vizat de ctre serviciul juridic.

- Contractul este semnat de conductorul societii.

- Constituirea garaniei de bun execuie.

- Existena clauzelor general obligatorii.

- Necorelarea clauzelor contractuale cu cerintele D.A. si a legislatiei incidente.

- Existenta unor diferente de fond intre contractul cuprins in D.A. si contractul incheiat dupa
adjudecare.

Constatri:

n urma analizrii documentaei ntocmite cu prilejul desfurrii procedurii de atribuire a


contractelor de medicina muncii, a chestionarelor adresate Direciei Calitate Mediu, Siguran,
Securitate i Sntate n Munc i efului serviciului licitaii, a Listei de control nr 2 s-au constatat
urmtoarele :

1. Notificarea ofertantului ctigtor ct i a celorlali participani la procedura de


atribuire a contractelor de servicii a fost efectuat conform O.U.G. nr. 34/2006.
2. Contractele au fost ncheiate cu respectarea termenului de ateptare stabilit prin
O.U.G. nr. 34/2006.
3. Contractele poart viza controlului financiar preventiv.
4. Contractele sunt vizate din punct de vedere juridic.
5. Contractele sunt semnate de ctre reprezentantul societii.
6. Constituirea garaniei de bun execuie nu a fost solicitat prin documentaia de
atribuire.
7. Necorelarea clauzelor contractuale cu cerinele documentaiei de atribuire i a
legislaiei incidente.
a) Potrivit art. 7 i 8 din H.G. nr. 355/2007, privind supravegherea sntii lucrtorilor,
angajatorii sunt obligai s asigure fondurile i condiiile efecturii tuturor serviciilor medicale
profilactice necesare pentru supravegherea sntii lucrtorilor, acestia nefiind implicai n nici un
fel n costurile aferente supravegerii medicale profilactice specifice riscurilor profesionale. Din
rndul serviciilor medicale profilactice, prin care este asigurat supravegherea sntii lucrtorilor,
se regsete i examenul medical la angajarea n munc.

Prin art. 4 din contractele nr. 700/2008 i 42/2008, ALPHA S.A.angajeaz cele dou societi
s presteze, printre altele, serviciile medicale pentru angajarea n munc.
Din discuiile telefonice purtate cu reprezentanii unor Exploatri Teritoriale, a fielor de
aptitudini nr. 2965/12.05.2008, nr. 2577/22.04.2008 i nr. 4060/14.07.2008, ntocmite de medic
primar medicina muncii Obdu Cristina din Media, fia de aptitudini nr. 43/23.01.2008, eliberat
de Trimed Cabinet de medicina muncii din Cluj Napoca, rezult faptul c n cazul angajrilor
efectuate att nainte ct i dup ncheierea contractelor nr. 42 i 700/2008, examenele medicale la
angajare au fost i sunt efectuate de alte cabinete de medicina muncii dect prestatorii
adjudecatari. Unul dintre motivele pentru care noii angajai i-au efectuat controlul medical n alt
parte dect la una din cele dou societi angajate, este distana dintre domiciliu i locul unde urma
s-i desfoare activitatea i Sibiu, sediul unde i desfoar activitatea cei doi prestatori, de
asemenea timpul necesar deplasrii la Sibiu i costurile implicate de deplasare.

Din cele mai sus constatate, rezult c o parte din obiectul contractelor nu este executat de
ctre pretatorii angajai, iar pe de alt parte este nclcat un drept al salariaiilor care suport
costurile aferente examenului medical la angajare, dei aceste costuri sunt n sarcina angajatorului.

De asemenea artm c nu s-a fcut nici un decont de ctre societate, pentru cheltuielile
efectuate de angajaii societii care au efectuat examenul medical la angajare la alte cabinete de
medicina muncii.

b) Contractele nr. 700 i 42/2008, nu conin o clauz referitoare la situaia n care


prestatorul serviciului de medicina muncii care a realizat supravegherea strii de sntate a
lucrtorilor este schimbat. n ce condiii i termene vor fi predate dosarele medicale de la vechiul
prestator la noul prestator de servicii medicale. Astfel dosarele medicale ntocmite de ctre
Cabinetul medical individual de medicina muncii dr. Obdu Cristina din Media ar trebui preluate
de ctre noul prestator.

c) Prin contractele ncheiate nu se poate respecta n totalitate dreptul lucrtorului de a


consulta imediat i oricnd medicul spacialist de medicina muncii, pentru orice simptome pe care le
atribuie condiiilor de munc i activitii desfurate. Agajatul/lucrtorul, din Exploatrile
teritoriale aflate la distane mai mari de Sibiu, avnd posibilitatea doar o dat sau de dou ori pe
an, cu prilejul efecturii examenului medical periodic, s ntlneasc medicul specialist de medicina
muncii angajat de societate. Astfel din nou angajatul fiind nevoit s apeleze contra cost la serviciile
unui alt cabinet.

d) Contractele nu prevd situaia, sau modul de rezolvare a situaiei n care un angajat al


societii trece dintr-un loc de munc n altul care implic examene medicale diferite sau
suplimentare ( se deplaseaz angajatul la sediul prestatorului din Sibiu pe cheltuiala sa, sau se va
deplasa o ntreag comisie de medici la punctul de lucru al angajatului ).

e) Contractele ncheiate prin art. 24 stabilesc caracterul confidenial al contractului, ori


potrivit art. 46 din H.G. nr. 355/2007, privind supravegherea sntii lucrtorilor i art. 21-25 din
Legea nr.46/2003, privind drepturile pacientului, considerm c aceste contracte ar fi trebuit n
mod obligatoriu s cuprind clauze referitoare la confidenialitatea dosarelor medicale.
f) Prin modelul de contract prezentat n documentaia de atribuire se indic la art. 6 Durata
contractului nu se prevede posibilitatea prelungirii acestuia cu nc 12 luni aa cum se prevede n
contractele ncheiate sub nr. 42 i 700/2008.

8. Existenta unor diferene de fond ntre contractul cuprins in documentaia de atribuire si


contractul incheiat dupa adjudecare.

ntre contractele nr. 700/12.03.2008, ncheiat cu Medsana, nr. 42/08.03.2003, ncheiat cu


Medica i contractul din Documentaia de atribuire ntocmit cu prilejul desfurrii procedurii de
atribuire a serviciilor de medicina muncii exist urmtoarele necorelri:

a) Referitor la contractul nr. 700/12.03.2008.

Contractul naintat ctre ofertani prin documentaia de atribuire difer de contractul


ncheiat sub nr. 700/12.03.2008.

Articolul 4 alin.1 din contractul cuprins n documentaia de atribuire este generic i


incomplet. Considerm aici c acesta ar fi trebuit s descrie obiectul contractului n mod amnunit,
aa cum se face prin art. 4 alin.1 din Contractul nr. 700/2008, unde sunt enumerate serviciile
medicale ce urmeaz a fi efectuate de ctre prestator.

Cuprinsul art. 4 alin. 2 Obiectul principal din contractul prezentat n documentaia de


atribuire se regsete n contractul nr. 700/2008, la Preul contractului art.5.1

Contractul nr. 700/2008, respectiv art. 4 alin. 2 conine o clauz ce nu se regsete n


contractul prezentat prin D.A.

Articolul 5 Preul contractului din cele dou contracte sunt total diferite.

Articolul 6 Durata contractuluidin cele dou contracte sunt total diferite.

Articolul 7 Executarea contractului din cele dou contracte sunt total diferite.

Articolul 9 Obligaiile principale ale prestatorului din cele dou contracte sunt total
diferite.

Art.9.2 din Contractul prezentat n D.A. difer total de art.9.2 din contractul nr. 700/2008.

Art.9.3. din contractul prezentat n D.A. nu se regsete n contractul nr. 700/2008

Cuprinsul art. 12 Garania de bun execuie a contractuluidin contractul prezentat n D.A.


nu se mai regsete n contractul ncheiat, mai mult acest garanie nefiind solicitat nici prin D.A.

Articolul 13 Alte responsabilitidin contractul prezentat n D.A., conine alin.13.1 care nu


se regsete n Contractul nr.700/2008.

Articolul 15 ncepere, finalizare, ntrzieri sistaredin contractul nr. 700/2008, este diferit
de art. 16 ncepere, finalizare, ntrzieri sistare din D.A.
Articolul 16 Modaliti de platdin contractul nr. 700/2008, nu se regsete n contractul
din D.A.

Articolul 19 Subcontractani apare doar n contractul din D.A.

Articolul 24 din contractul nr.700/2008, Caracterul confidenial al contractului nu a fost


inclus n contractul prezentat n documentaia de atribuire.

b) Referitor la contractul nr. 42/08.03.2003

Cu privire la acest contract artm c se menin aceleai observaii, ca i la contractul nr.


700/2008, fr a mai fi reluate.

Concluzii:

n baza acestui test s-a elaborat FIAP.

Auditor Supervizor

Anexa la TEST nr.1.obiectiv nr.II


Lista de control .

List de control privind modul de ncheiere a contractelor de servicii medicale cu


firma/firmele declarate castigtoare
Constituirea garaniei de bun execuie.
Contractul etse semnat de conductorul
Contractul are viza de control financiar

cerintele D.A. si a legislatiei incidente.

contractul cuprins in D.A. si contractul


Existena clauzelor general obligatorii.
Contractul este vizat de ctre serviciul

Necorelarea clauzelor contractuale cu


Contractul s-a ncheiat n perioada de

Existenta unor diferente de fond intre


Notificarea ofertantului catigtor.

incheiat dupa adjudecare.


valabilitate a ofertelor.
Perioada de ateptare.
Contract nr.

Observaii.
preventiv.

societii.
juridic.
Nr.
Nu s-a
700/12.03.08 solicitat
1 x x x x x x prin x fiap fiap
Medsana
D.A.
Nu s-a
42/08. 03.08 solicitat
2 x x x x x prin x fiap fiap
Medica
D.A.

ALPHA S.A.S.A.
Serviciul Audit Intern

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2

Misiunea de audit: Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina muncii


Perioada auditat: ncepnd cu declanarea procedurii de achiziie la zi

PROBLEMA

I. Necorelarea clauzelor contractuale cu cerinele documentaiei de atribuire i a


legislaiei incidente.
II. Existenta unor diferene de fond ntre contractul cuprins in documentaia de atribuire si
contractul incheiat dupa adjudecare.

CONSTATARE
n urma verificrii i pe baza listei de control 2, s-a constatat:

Referitor la Necorelarea clauzelor contractuale cu cerinele documentaiei de atribuire i a


legislaiei incidente.

a) Potrivit art. 7 i 8 din H.G. nr. 355/2007, privind supravegherea sntii lucrtorilor,
angajatorii sunt obligai s asigure fondurile i condiiile efecturii tuturor serviciilor medicale
profilactice necesare pentru supravegherea sntii lucrtorilor, acestia nefiind implicai n nici un
fel n costurile aferente supravegerii medicale profilactice specifice riscurilor profesionale. Din
rndul serviciilor medicale profilactice, prin care este asigurat supravegherea sntii lucrtorilor,
se regsete i examenul medical la angajarea n munc.

Prin art. 4 din contractele nr. 700/2008 i 42/2008, Transgaz angajeaz cele dou societi
s presteze, printre altele, serviciile medicale pentru angajarea n munc.

Din discuiile telefonice purtate cu reprezentanii unor Exploatri Teritoriale, a fielor de


aptitudini nr. 2965/12.05.2008, nr. 2577/22.04.2008 i nr. 4060/14.07.2008, ntocmite de medic
primar medicina muncii Obdu Cristina din Media, fia de aptitudini nr. 43/23.01.2008, eliberat
de Trimed Cabinet de medicina muncii din Cluj Napoca, rezult faptul c n cazul angajrilor
efectuate att nainte ct i dup ncheierea contractelor nr. 42 i 700/2008, examenele medicale la
angajare au fost i sunt efectuate de alte cabinete de medicina muncii dect prestatorii
adjudecatari. Unul dintre motivele pentru care noii angajai i-au efectuat controlul medical n alt
parte dect la una din cele dou societi angajate, este distana dintre domiciliu i locul unde urma
s-i desfoare activitatea i Sibiu, sediul unde i desfoar activitatea cei doi prestatori, de
asemenea timpul necesar deplasrii la Sibiu i costurile implicate de deplasare.

Din cele mai sus constatate, rezult c o parte din obiectul contractelor nu este executat de
ctre pretatorii angajai, iar pe de alt parte este nclcat un drept al salariaiilor care suport
costurile aferente examenului medical la angajare, dei aceste costuri sunt n sarcina angajatorului.

De asemenea artm c nu s-a fcut nici un decont de ctre societate, pentru cheltuielile
efectuate de angajaii societii care au efectuat examenul medical la angajare la alte cabinete de
medicina muncii.

b) Contractele nr. 700 i 42/2008, nu conin o clauz referitoare la situaia n care


prestatorul serviciului de medicina muncii care a realizat supravegherea strii de sntate a
lucrtorilor este schimbat. n ce condiii i termene vor fi predate dosarele medicale de la vechiul
prestator la noul prestator de servicii medicale. Astfel dosarele medicale ntocmite de ctre
Cabinetul medical individual de medicina muncii dr. Obdu Cristina din Media ar trebui preluate
de ctre noul prestator.

c) Prin contractele ncheiate nu se poate respecta n totalitate dreptul lucrtorului de a


consulta imediat i oricnd medicul spacialist de medicina muncii, pentru orice simptome pe care le
atribuie condiiilor de munc i activitii desfurate. Agajatul/lucrtorul, din Exploatrile
teritoriale aflate la distane mai mari de Sibiu, avnd posibilitatea doar o dat sau de dou ori pe
an, cu prilejul efecturii examenului medical periodic, s ntlneasc medicul specialist de medicina
muncii angajat de societate. Astfel din nou angajatul fiind nevoit s apeleze contra cost la serviciile
unui alt cabinet.

d) Contractele nu prevd situaia, sau modul de rezolvare a situaiei n care un angajat al


societii trece dintr-un loc de munc n altul care implic examene medicale diferite sau
suplimentare ( se deplaseaz angajatul la sediul prestatorului din Sibiu pe cheltuiala sa, sau se va
deplasa o ntreag comisie de medici la punctul de lucru al angajatului ).

e) Contractele ncheiate prin art. 24 stabilesc caracterul confidenial al contractului, ori


potrivit art. 46 din H.G. nr. 355/2007, privind supravegherea sntii lucrtorilor i art. 21-25 din
Legea nr.46/2003, privind drepturile pacientului, considerm c aceste contracte ar fi trebuit n
mod obligatoriu s cuprind clauze referitoare la confidenialitatea dosarelor medicale.

f) Prin modelul de contract prezentat n documentaia de atribuire se indic la art. 6 Durata


contractului nu se prevede posibilitatea prelungirii acestuia cu nc 12 luni aa cum se prevede n
contractele ncheiate sub nr. 42 i 700/2008.
8. Existenta unor diferene de fond ntre contractul cuprins in documentaia de atribuire si
contractul incheiat dupa adjudecare.

ntre contractele nr. 700/12.03.2008, ncheiat cu Medsana, nr. 42/08.03.2003, ncheiat cu


Medica i contractul din Documentaia de atribuire ntocmit cu prilejul desfurrii procedurii de
atribuire a serviciilor de medicina muncii exist urmtoarele necorelri:

a) Referitor la contractul nr. 700/12.03.2008.

Contractul naintat ctre ofertani prin documentaia de atribuire difer de contractul


ncheiat sub nr. 700/12.03.2008.

Articolul 4 alin.1 din contractul cuprins n documentaia de atribuire este generic i


incomplet. Considerm aici c acesta ar fi trebuit s descrie obiectul contractului n mod amnunit,
aa cum se face prin art. 4 alin.1 din Contractul nr. 700/2008, unde sunt enumerate serviciile
medicale ce urmeaz a fi efectuate de ctre prestator.

Cuprinsul art. 4 alin. 2 Obiectul principal din contractul prezentat n documentaia de


atribuire se regsete n contractul nr. 700/2008, la Preul contractului art.5.1

Contractul nr. 700/2008, respectiv art. 4 alin. 2 conine o clauz ce nu se regsete n


contractul prezentat prin D.A.

Articolul 5 Preul contractului din cele dou contracte sunt total diferite.

Articolul 6 Durata contractuluidin cele dou contracte sunt total diferite.

Articolul 7 Executarea contractului din cele dou contracte sunt total diferite.

Articolul 9 Obligaiile principale ale prestatorului din cele dou contracte sunt total
diferite.

Art.9.2 din Contractul prezentat n D.A. difer total de art.9.2 din contractul nr. 700/2008.

Art.9.3. din contractul prezentat n D.A. nu se regsete n contractul nr. 700/2008

Cuprinsul art. 12 Garania de bun execuie a contractuluidin contractul prezentat n D.A.


nu se mai regsete n contractul ncheiat, mai mult acest garanie nefiind solicitat nici prin D.A.

Articolul 13 Alte responsabilitidin contractul prezentat n D.A., conine alin.13.1 care nu


se regsete n Contractul nr.700/2008.

Articolul 15 ncepere, finalizare, ntrzieri sistaredin contractul nr. 700/2008, este diferit
de art. 16 ncepere, finalizare, ntrzieri sistare din D.A.

Articolul 16 Modaliti de platdin contractul nr. 700/2008, nu se regsete n contractul


din D.A.
Articolul 19 Subcontractani apare doar n contractul din D.A.

Articolul 24 din contractul nr.700/2008, Caracterul confidenial al contractului nu a fost


inclus n contractul prezentat n documentaia de atribuire.

b) Referitor la contractul nr. 42/08.03.2003

Cu privire la acest contract artm c se menin aceleai observaii, ca i la contractul nr.


700/2008, fr a mai fi reluate.

CAUZE
- inexistena unor proceduri de lucru clare i precise prin care fiecare parte antrenat n procesul
unei achiziii publice s tie foarte clar care este responsabilitatea sa i care este aportul care
trebuie s i-l aduc ntr-o asemenea aciune;

- neefectuarea controlului ierarhic privind corectitudinea elaborrii DA.

- existena unor lacune n cunoaterea legislaiei n domeniul achiziiilor publice i a supravegerii


sntii lucrtorilor;

- neluarea n calcul a solicitrilor venite din Exploatrile teritoriale i a C.C.S.M., cu privire la


efectuarea serviciilor medicale de ctre cabinete medicale cu sediile n localitile n care
Transgaz i desfoar activitatea

CONSECINE
- nclcarea dreptului angajatului cu privire la suportarea cheltuielilor legate de examenul medical la
angajare de ctre angajator i nu de ctre angajat;

- atribuirea prin contracte de prestri servicii a unor obiecte care nu sunt niciodat realizate (
examenul medical la angajare );

- ridicarea costului serviciilor de medicina muncii prin prestarea acestora de ctre societi care
includ n costuri i cheltuielile legate de deplasare, cazare i diurna personalului deplasat, n loc ca
prestatorii de servicii medicale s fie selecionai la nivel de Exploatri teritoriale, evitate fiind asfel
i costurile mai ridicate;

- imposibilitatea beneficierii n timp util, de ctre angajai, a serviciilor de medicina muncii;

- posibilul refuz al prestatorilor, la ncetarea contractelor, de a preda dosarele medicale ntocmite


pe parcursul derulrii contractelor.
RECOMANDRI

- elaborarea procedurilor scrise de lucru referitoare la toate etapele i fazele procedurilor de


achiziii publice;

- punerea la dispoziia preedinilor de comisii i membrilor acestora a procedurilor scrise de lucru


n vederea eliminrii pe viitor a deficienelor de acest gen;

- respectarea tuturor condiiilor de fond i de form cerute de legislaie, n ceea ce privete


documentaia de atribuire ntocmit pe parcursul derulrii procedurii de atribuire a contractului de
achiziie, ct i a legislaiei incidente securitii i sntii n munc;

- identificarea angajrilor efectuate de Transgaz, n care angajatul a suportat cheltuielile cu


examenul medical la angajare i decontarea acestor cheltuieli.

- efectuarea de instruiri profesionale n cadrul comisiilor pentru nsuirea legislaiei i a cadrului


procedural, cunoaterea i interpretarea corect a acestora;

- inserarea n contractele ncheiate a clauzelor referitoare la predarea/primirea dosarelor medicale


la ncetarea contractelor, ct i a clauzei de confidenialitate a datelor medicale privind pe salariai;

- modificarea, n condiiile contractului, a clauzei referitoare la durata contractului art. 6 unde este
stabilit un termen de 12 luni, cu posibilitatea prelungirii pentru nc 12 luni, contrar Documentaiei
de atribuire Seciunea I, Obiectul contractului II. 1.4, unde se fcea cunoscut faptul c durata
contractului va fi de 12 luni, fr nici o prelungire.

Auditor intern, Supervizat,

Obiectivul III

ALPHA SA
Serviciul Audit intern
Anexa 3
la Lista de verificare nr.3

CHESTIONAR 1 privind conformitatea derulrii contractelor de servicii medicale


ncheiate

Misiunea de audit: Auditul derulrii i prestrii serviciilor medicale de medicina muncii


Perioada auditat: ncepnd cu declanarea procedurii de achiziie la zi
ntrebarea nr.1 : Considerai c prestatorii nu i-au executat corespunztor
obligaiile asumate prin contractele de servicii medicale de medicina muncii ?
Rspuns nr. 1 :

ntrebarea nr.2 Care sunt clauzele contractuale nerespectate de ctre prestatorii de


servicii medicale de medicina muncii ?
Rspunsul nr. 2

ntrebarea nr. 3 Care sunt argumentele dvs. n baza crora susinei c prestatorii
nu respect clauzele contractuale ?
Rspunsul nr. 3

ntrebarea nr. 4 Considerai c Alpha SA i-a respectat ntocmai obligaiile asumate


prin contractele de servicii medicale de medicina muncii ?
Rspunsul nr. 4

nrebarea nr. 5 n contractele anterioare de prestri servicii medicale, respectiv


contractele nr 234/2006 i nr. 14.220/2006, ncheiate cu aceleai societi prestatoare,
au fost facturate serviciile prestate i reprezentnd Concluzia final i eliberare fi
aptitudini ?
Rspunsul nr. 5

ntrebarea nr. 6 Considerai c ar fi fost mai avantajos, din punct de vedere


economic pentru Alpha SA, ca serviciile de medicina muncii s fie prestate de ctre
societi cu sediile sociale situate n apropierea Exploatrilor Teritoriale ?
Rspunsul nr. 6

ntrebarea nr. 7 n ce perioad de timp poate un angajat al Alpha SA, n spe o


angajat nsrcinat, cu locul de munc la Isaccea s obin un document, legat de starea
sntii, de la prestatorul serviciilor de medicina muncii cu sediul n Sibiu ?
Rspunsul nr. 7

ntrebarea nr. 8 Care a fost prima adres prin care ai sesizat, pe prestatorii de
servicii de medicina muncii, neregulariti cu privire la obiectul contractului ?
Rspunsul nr. 8
ntrebarea nr. 9 Urmare adresei indicate la ntrebarea nr.8, vi s-a comunicat un
rspuns ? dac da prin ce adres ?
Rspunsul nr. 9

ntrebarea nr. 9 Care a fost prima adres prin care ati sesizat conducerea societii,
neregulariti cu privire la obiectul contractului ?
Rspunsul nr. 9

ntrebarea nr. 9 Urmare adresei indicate la ntrebarea nr. 9, vi s-a comunicat un


rspuns ? dac da prin ce adres ?
Rspunsul nr. 9

ntrebarea nr. 10 Considerai c demersurile dvs., privind obiectele contractelor de


prestri servicii de medicina muncii, au fost fcute ntr-un termen care ar fi permis
clarificarea aspectelor sesizate nainte de adjudecarea acestora ?
Rspunsul nr. 10

ntrebarea nr. 11 : Mai avei ceva de adugat?


Rspuns nr. 11:

Auditor intern Auditat

ALPHA SA
Serviciul audit intern

LISTA DE VERIFICARE NR. 3

Obiectivul III. Conformitatea derulrii contractelor de servicii medicale ncheiate.

Misiunea de audit: Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina muncii


Perioada auditat: ncepnd cu declanarea procedurii de achiziie la zi
ntocmit : Data: 22.08.2014
Supervizat : Data: 22.08.2014
Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
crt.
12. ndeplinirea/executarea obligaiilor contractuale de ctre prestatorul de
servicii
- Neexecutarea corespunztoare a obligaiilor Testul 3.1
asumate de ctre prestator prin contractul ncheiat Chestionarul
( servicii prestate, facturare, termene de plat, etc) 1
- Neexecutarea corespunztoare a obligaiilor
asumate de ctre beneficiar prin contractul
ncheiat.
13. Corespondena purtat cu privire la derularea contractelor de medicina muncii
- Inexistena unei corespondene ntre beneficiar i
executantul serviciilor; Testul 3.1
- Inexistena unei corespondene ntre Direcia Chestionarul
Dezvoltare i Direcia Calitate Mediu, Siguran, 1
Securitate i sntate n Munc, cu privire la
neconformitile serviciilor contractate;
- Nesesizarea n termen a neconformitilor legate
de atribuirea/ncheiarea contractului.

Auditor intern, Supervizor,

ALPHA SA
Serviciul Audit intern
TEST NR. 3.1

Misiunea de audit: Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina muncii


Perioada auditat: ncepnd cu declanarea procedurii de achiziie la zi
ntocmit : Data: 01.09.2014
Supervizat : Data: 01.09.2014

Obiectul testului : ndeplinirea/executarea obligaiilor contractuale de ctre prestatorul de


servicii, corespondena purtat cu privire la derularea contractelor de medicina muncii.

Obiectivul testului: Conformitatea derurrii contractelor de servicii medicale ncheiate.


Descrierea testului
Populaia total este reprezentat de cele dou contracte de prestri servicii de
medicina muncii, respectiv contractul nr. 700/12.03.2008, ncheiat cu Medsana Sibiu i
contractul nr. 42/08.03.2008, ncheiat cu MedicaSibiu.
Testul pentru verificarea a fost fcut n baza elementelor stabilite n Lista de control
nr. 2 i anume:
- Neexecutarea corespunztoare a obligaiilor asumate de ctre prestator prin
contractul ncheiat ( servicii prestate, facturare, termene de plat, etc. );
- Neexecutarea corespunztoare a obligaiilor asumate de ctre beneficiar prin
contractul ncheiat;
- Inexistena unei corespondene ntre beneficiar i executantul serviciilor;
- Inexistena unei corespondene ntre Direcia Dezvoltare i Direcia Calitate Mediu,
Siguran, Securitate i Sntate n Munc, cu privire la neconformitile serviciilor
contractate;
- Nesesizarea n termen a neconformitilor legate de atribuirea/ncheiarea
contractului.

Constatri:
n urma analizrii documentaiei ntocmite cu prilejul desfurrii procedurii de
atribuire a contractelor de medicina muncii, a chestionarelor adresate Direciei Calitate
Mediu, Siguran, Securitate i Sntate n Munc i efului serviciului licitaii, a Listei de
control nr 2 s-au constatat urmtoarele :
1. Referitor la neexecutarea corespunztoare a obligaiilor asumate de ctre
prestator prin contractul ncheiat.
n opinia auditorilor contractele de prestri servicii de medicina muncii nr. 42 i
700/2008, ncheiate cu Medica Sibiu i Medsana Sibiu sunt executate n mod
corespunztor n ceea ce privete ndeplinirea obligaiilor de ctre prestatori.
Nenelegerile legate de temeinicia/netemeinicia facturrii/nefacturrii serviciilor de
medicina muncii constnd n completarea fiei de aptitudini sunt clarificate din punctul de
vedere al auditorului prin FIAP-ul nr.1 teza a III-a.

2. Neexecutarea corespunztoare a obligaiilor asumate de ctre beneficiar prin


contractul ncheiat.
Din documentele auditate rezult c ALPHAS.A i ndeplinete n mod corespunztor
obligaiile asumate prin contractele nr. 42 i 700/2008.
Menionm aici faptul c n situaia n care ALPHAS.A. va refuza plata serviciilor
prestate de Medica Sibiu i Medsana Sibiu, servicii reprezentnd completare fi
aptitudini, risc ca prestatorii s sisteze prestarea serviciilor, fapt ce ar conduce la nclcarea
art. 37, 38 din Legea nr. 319/2006, considerate infraciuni.
De asemenea artm c n cazul neplii serviciilor prestate, prestatorul este
ndreptit s pretind plata contravalorii serviciilor i a unor penaliti de ntrziere n
procent de 0,1 %/zi de ntrziere pentru plata neefectuat.

3. Inexistena unei corespondene ntre beneficiar i executantul serviciilor.


ntre ALPHAS.A i prestatori a fost nregistrat coresponden legat de nenelegerile
privind facturarea serviciilor de completare a fielor de medicina muncii ( adresa nr. F
874/11.06.2008, emis de MedsanaSibiu cu referire la neplata unor servicii), dar
nenelegerile au fost depite i serviciile prestate achitate.

4. Inexistena unei corespondene ntre Direcia Dezvoltare i Direcia Calitate


Mediu, Siguran, Securitate i sntate n Munc, cu privire la neconformitile serviciilor
contractate.
ntre Direcia Dezvoltare i Direcia Calitate Mediu, Siguran, Securitate i Sntate n
Munc a fost purtat i nregistrat o coresponden scris referitoare la plata/neplata
serviciilor medicale constnd n eliberarea fiei de aptitudini. Menionm aici c ntreaga
coresponden a fost purtat dup finalizarea procedurii de atribuire i ncheierea
contractelor.

5. Nesesizarea n termen a neconformitilor legate de atribuirea/ncheiarea


contractului.
Din cuprinsul documentelor auditate, referitoare la modul de atribuire i de ncheiare
a contractelor nr. 42 i nr. 700/2008, rezult c Direcia Calitate Mediu, Siguran,
Securitate i Sntate n Munc, a avut n cadrul comisiei de evaluare a ofertelor i
atribuirea contractelor de servicii de medicina muncii a avut desemnat un reprezentant,
care i-a nsuit toate documentele ntocmite de comisie, fr s fac obieciuni sau s
prezinte un punct de vedere distinct fa de modul de atribuire/ncheiere a contractelor.
Dup cum am menionat i la pct 4, toat corespondena legat de nerespectarea
contractelor de ctre prestatori a fost demarat dup ncheierea contractelor, dar
nenelegerile au fost clarificate.
Concluzii:
n baza acestui test nu s-a elaborat FIAP.
Auditor Supervizor

Anexa la test nr. 3, obiectiv nr.III


Lista de control nr. 3
Lista de control privind conformitatea derularii contractelor de servicii medicale incheiate.
Inexistenta
unei
Neexecutarea
corespondent
corespunzto
e intre
are a Neexecutarea
Directia
obligaiilor corespunzto
Inexistenta dezvoltare si Nezesizarea in
asumate de are a
unei Directia termen a
ctre obligaiilor
coresponden Calitate neconformitatilo
N prestator prin asumate de
Contract te intre Mediu, r legate de Obs
r. contractul ctre
beneficiar si Siguranta, atribuirea/inchei
ncheiat ( beneficiar
executantul Securitate si erea
servicii prin
serviciilor. Sanatate in contractului.
prestate, contractul
Munca, cu
facturare, ncheiat.
privire la
termene de
neconformitat
plat, etc. )
ile serviciilor
contractate.
700 /
12.03.
1 08 x x x x x
Medsana
42 /
08.
2 03.08 x x x x x
Medica

ETAPA III Raport de audit intern


3.1. Elaborarea proiectui de raport pentru reuniunea de conciliere

Anexa B - 03

Procedura P11: edina de nchidere


ALPHA S.A.

Serviciul de Audit Intern

MINUTA EDINEI DE NCHIDERE

A. Meniuni generale:

Misiunea de audit: Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina muncii

Perioada auditat: ncepnd cu declanarea procedurii de achiziie la zi

ntocmit: Data: 03.09.2014

Supervizat: Data: 03.09.2014

A. Lista participanilor:

Dep/Dir/ Nr. Semn-


Numele Funcia E-mail
Serviciul telefon tura

ef serviciu
Serviciul audit 3060
intern
Auditor
Serviciul audit 3061
intern
Director Dep.dezvoltare 3032

Director C-M.S.S.S.M. 1074

ef serviciu Serv. licitaii 3200


B. Concluzii:
n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De
asemenea, au fost discutate deficienele formulate n opinia auditorilor, au fost analizate cauzele care au
contribuit la realizarea disfuncionalitilor i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi
implementate pentru eliminarea deficienelor constatate.
Pentru constatrile/deficienele prezentate de auditori se va formula punct de vedere la proiectul de
raport, de ctre structura auditat.
n final, se vor desemna persoanele responsabile cu implementarea recomandrilor i datele de
realizare ale acestora.
3.2. Elaborarea raportului final
ALPHA S.A.
Serviciul Audit Intern

Vizat:
Director general

RAPORT DE AUDIT INTERN

MISIUNEA DE AUDIT
Auditul derulrii prestrii serviciilor medicale de medicina
muncii

STRUCTURI AUDITATE:
- SERVICIUL LICITAII
- SERVICIULUI PREVENIRE I PROTECIE

I. Introducere

Echipa de auditare a fost format din :


ef serviciu audit intern, supervizor al misiunii
auditor intern
Cei doi auditori fac parte din Serviciul Audit Intern al ALPHA S.A..

Ordinul de efectuare a misiunii de audit - Ordinul de serviciu nr. 12.652/14.05.2008.

Baza legal a aciunii de auditare:


Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificrile i completrile ulterioare;
OMFP nr. 38/15.01.2003 prin care se aprob Normele metodologice de aplicare a Legii nr.
672/2002, cu modificrile i completrile ulterioare;
Solicitarea directorului general al ALPHA S.A.

Durata aciunii de auditare 25.08.2008- 05.09.2008

Perioada supus auditrii : ncepnd cu declanarea procedurii de achiziie la zi

Scopul misiunii de audit ad-hoc este de a se asigura c activitatea desfurat pentru prestarea
serviciilor medicale de medicina muncii este conform cu normele juridice specifice, cu contractul
colectiv de munc la nivel de societate, precum i cu normele interne ale societii.

Obiectivele misiunii de audit intern:


1. Conformitatea derulrii procedurii de achiziie a serviciilor medicale;
2. Conformitatea ncheierii contractelor de servicii medicale cu firma/firmele declarate
ctigtoare;
3. Conformitatea derulrii contractelor de servicii medicale ncheiate

Tipul de auditare Echipa de auditori interni a efectuat un audit ad-hoc de conformitate privind
respectarea principiilor, regulilor metodologice i procedurale n ceea ce privete desfurarea
serviciului de medicina muncii.

Principalele tehnici si instrumente de audit utilizate:


interviul pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor;
chestionare;
testarea pentru urmrirea detectrii erorilor sau a iregularitilor;
liste de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare
domeniu auditabil;
observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i
emitere a documentelor;

Documente i materiale examinate n cadrul derulrii activitii serviciilor de medicina


muncii - verificarea la faa locului a vizat urmtoarele materiale i documente ntocmite pentru anul
2007 - 2008:
dosarele achiziiei publice pentru contractarea serviciului de medicina muncii pus la
dispoziie de serviciul licitaii;
corespondena purtat ntre direcia calitate-mediu, siguran, securitate i sntate n
munc i departamentul dezvoltare pe tema serviciilor de medicina muncii;
contractele ncheiate de societate i prestatorii de servicii de medicina muncii;
Materiale ntocmite pe timpul auditrii au fost urmtoarele:
documente de lucru ( anexe la dosarul permanent de audit)
tematica n detaliu;
programul de audit, programul interveniei la faa locului;
liste de verificare pe obiective (LV);
teste i liste de control;
chestionare i interviuri
fie de identificare i analiz a problemelor constate (FIAP)
raport de audit, minutele edinelor de deschidere, nchidere etc.

Activiti desfurate n cadrul Serviciului prevenire i protecie:

Printre alte activiti cuprinse n R.O.F.-ul societii, aferente serviciului de prevenire i


protecie se numr i cele cu specific legat de sntate i securitate n munc, astfel:

1. Participa la elaborarea si actualizarea planurilor de prevenire si protecie;


2. Elaboreaz instruciuni proprii pentru completarea si/sau aplicarea reglementarilor de
securitate si sntate in munca;
3. Propune atribuii si rspunderi ce revin lucrtorilor in domeniul securitii i sntii in
munca, in raport de particularitile activitilor si ale locurilor/posturilor de lucru;
4. Tine si actualizeaz evidenta locurilor de munca cu risc ridicat si specific;
5. Coordoneaz instruirea si informarea angajailor in probleme de securitatea muncii si
organizeaz cursuri de instruire;
6. Propune msuri pentru cultivarea responsabilitii personalului in domeniul securitii muncii,
funcie de necesiti concrete;
7. Propune sanciuni sau stimulente pentru modul in care se respecta cerinele de securitate a
muncii in organizarea si desfurarea activitii la locurile de munca;
8. Colaboreaza cu Inspectoratele teritoriale de munca, in care scop:
insoteste inspectorii la controalele efectuate in cadrul ALPHA S.A.;
urmareste si raporteaza la termen modul de realizare (indeplinire) a masurilor dispuse de
aceste organe
9. Programeaza controlul medical periodic al salariatilor si urmareste efectuarea integrala a
acestuia;
II. Obiecte audidate
1.Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achiziie public

2.Constituirea documentaiei de atribuire

3.Constituirea comisiilor de evaluare

4.Completrile la documentaia de atribuire

5.Clarificri la documentaia de atribuire

6.Deschiderea i calificarea ofertelor

7.Examinarea i evaluarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare

8.Opinii diferite a membrilor comisiei de adjudecare cu privire la modul de desfurare a


procedurii i desemnare a contractantului.
9.ndeplinirea condiiilor de conformitate la ncheierea contractului

10.Corelarea clauzelor contractuale cu cerinele documentaiei de atribuire i a legislaiei


incidente

11.Comparaie a contractului inclus n documentaia de atribuire i contractul ncheiat

12.ndeplinirea/executarea obligaiilor contractuale de ctre prestatorul de servicii

13.Corespondena purtat cu privire la derularea contractelor de medicina muncii

CONSTATRI

1. Conformitatea derulrii procedurii de achiziie a serviciilor medicale;

A. Verificarea alegerii procedurii de atribuire a contractului de servicii medicale de


medicina muncii

Din documentele puse la dispoziie de ctre auditai se constat faptul c n urma sesizrilor
privind unele deficiene n derularea serviciilor de medicina muncii pe parcursul anului 2007,
Comitetul de Securitate i Sntate n Munc a hotrt ca n viitor serviciile medicale s fie
asigurate prin intermediul cabinetelor de medicina muncii din zonele rii aferente fiecrei
exploatri teritoriale. Acest lucru a fost adus la cunotin departamentului dezvoltare prin adresa
nr. 18468/03.12.2007 i reluat prin adresa nr. 738 din 11.01.2008. n data de 17.01.2008 a fost
emis decizia nr.23 de constituire i evaluare a ofertelor pentru atribuirea contractului de prestri
servicii medicale de medicina muncii. Prin aceast decizie se stabilete procedura de achiziie a
serviciului n cauz, aceea de licitaie deschis, neinndu-se cont de solicitrile direciei calitate-
mediu, siguran, securitate i sntate n munc. Motivaia efului serviciu licitaii n acest sens
este aceea c nu avea la dispoziie o baz de date cu firme din teritoriu fiecrei exploatri
teritoriale, agreate i acreditate s efectueze astfel de servicii conform normelor n vigoare.
Menionm faptul c nu exist la dosarul achiziiei vreo solicitare n scris n acest sens. Din discuiile
avute cu auditaii a reieit faptul c aceast baz de date a fost cerut verbal, nefiind pus la
dispoziie serviciului licitaii i ca atare s-a recurs la forma de achiziie de licitaie deschis
asigurndu-se o transparen total n acest sens i posibilitatea obinerii unor preuri competitive.
B. Derularea procedurii de achiziie pentru serviciul de medicina muncii conform descrierii
din LV 1, punctele 2-8.

1.n ceea ce privete constituirea documentaiei de atribuire s-a constatat c aceasta


conine toate elementele obligatorii prevzute de legislaia n materie.

2.Referitor la verificarea constituirii comisiei de evaluare auditorul reine faptul c aceasta


este compus din membrii care au cunotine n materie, fcnd parte din ea preedintele
comitetului de securitate i sntate n munc precum i personal din cadrul serviciului de
prevenire i protecie, serviciu care are ca atribuii stabilite prin R.O.F.-ul societii printre altele i
programarea controlului medical periodic al salariailor si urmrirea efecturii integrale a acestuia.
Decizia de numire a comisiei conine o eroare de redactare la art. 5 prin care se prevede demararea
aciunilor ncepnd cu data de 05.11.2008, n loc de 05.01.2008. De asemenea nu se gsete la
dosarul achiziiei declaraiile de confidenialitate i imparialitate a tuturor membrilor comisiei dei
procesul verbal de deschidere a licitaiei este semnat de ctre toi membrii comisiei.

3.Referitor la respectarea prevederilor privind completrile la documentaia de atribuire i


verificarea eventualelor clarificri solicitate la documentaia de atribuire, auditorul a reinut
urmtoarele: n data de 29.01.2008, deci n termenul legal, un operator economic a naintat o
solicitare de clarificri la documentaia de atribuire. Din documentele puse la dispoziie de auditai
reiese faptul c nu s-a rspuns n niciun fel nici operatorului economic solicitant i nici celorlali
operatori economici care au cumprat documentaia de atribuire, nclcndu-se astfel prevederile
art.78 alin. 2 i 3 din OUG 34/2006 privind achiziiile publice. Pentru clarificrile transmise de
operatorul economic, serviciul licitaii a solicitat un punct de vedere de la direcia de calitate-mediu,
siguran, securitate i sntate n munc. Atta timp ct n comisia de evaluare i adjudecare
existau persoane specializate n domeniu care i desfoar activitatea n cadrul direciei amintite
anterior, auditorul consider c nu mai era necesar o solicitare de clarificare de la aceast direcie
ci putea fi dat n mod operativ de ctre membrii comisiei, membrii care au fost i autorii
specificaiei tehnice din documentaia de atribuire ei urmrind i contractele anterioare care au fost
ncheiate de autoritatea contractat fiind familiarizai cu aceste aspecte i obiectul contractului n
cauz. Serviciul licitaii nu a primit n timp util un rspuns la clarificrile solicitate ci dup nou zile
de la deschiderea ofertelor.

4. n ceea ce privete deschiderea i calificarea ofertelor auditorul consider c aceast


etap din procedura de achiziie s-a desfurat n conformitate cu reglementrile legale n materie.

5. Referitor la examinarea i evaluarea ofertelor n vederea stabilirii ofertei ctigtoare,


auditorul a reinut urmtoarele: Dei n fia de date a achiziiei la modul de prezentare a propunerii
tehnice exist formularea : propunerea tehnic va respecta forma i ordinea strict din caietul de
sarcini n formularele de ofert se constat faptul c fiecare ofertant a mai cuprins o poziie n
plus si - anume eliberare fi aptitudini ( sau medicina muncii) fie la poziia doi fie la poziia 18.

6.Referitor la existena unor opinii diferite a membrilor comisiei cu privire la desfurarea


procedurii i adjudecarea ctigtorilor auditorul nu a semnalat din cele puse la dispoziie situaii de
acest gen.

2. Conformitatea ncheierii contractelor de servicii medicale cu firma/firmele declarate


ctigtoare.
n urma analizrii documentaiei ntocmite cu prilejul desfurrii procedurii de atribuire a
contractelor de medicina muncii, a chestionarelor adresate Direciei Calitate Mediu, Siguran,
Securitate i Sntate n Munc i efului serviciului licitaii, a Listei de control nr. 2 s-au constatat
urmtoarele :

8. Notificarea ofertantului ctigtor ct i a celorlali participani la procedura de atribuire a


contractelor de servicii a fost efectuat conform O.U.G. nr. 34/2006.
9. Contractele au fost ncheiate cu respectarea termenului de ateptare stabilit prin O.U.G. nr.
34/2006.
10. Contractele poart viza controlului financiar preventiv.
11. Contractele sunt vizate din punct de vedere juridic.
12. Contractele sunt semnate de ctre reprezentantul societii.
13. Constituirea garaniei de bun execuie nu a fost solicitat prin documentaia de atribuire.
14. Necorelarea clauzelor contractuale cu cerinele documentaiei de atribuire i a legislaiei
incidente.
a) Potrivit art. 7 i 8 din H.G. nr. 355/2007, privind supravegherea sntii lucrtorilor,
angajatorii sunt obligai s asigure fondurile i condiiile efecturii tuturor serviciilor medicale
profilactice necesare pentru supravegherea sntii lucrtorilor, acetia nefiind implicai n nici un
fel n costurile aferente supravegherii medicale profilactice specifice riscurilor profesionale. Din
rndul serviciilor medicale profilactice, prin care este asigurat supravegherea sntii lucrtorilor,
se regsete i examenul medical la angajarea n munc.

Prin art. 4 din contractele nr. 700/2008 i 42/2008, Transgaz angajeaz cele dou societi
s presteze, printre altele, serviciile medicale pentru angajarea n munc.

Din discuiile telefonice purtate cu reprezentanii unor Exploatri Teritoriale, din fiele de
aptitudini nr. 2965/12.05.2008, nr. 2577/22.04.2008 i nr. 4060/14.07.2008, ntocmite de medic
primar medicina muncii Obdu Cristina din Media i din fia de aptitudini nr. 43/23.01.2008,
eliberat de Trimed Cabinet de medicina muncii din Cluj Napoca, rezult faptul c n cazul
angajrilor efectuate att nainte ct i dup ncheierea contractelor nr. 42 i 700/2008, examenele
medicale la angajare au fost i sunt efectuate de alte cabinete de medicina muncii dect prestatorii
adjudecatari. Unul dintre motivele pentru care noii angajai i-au efectuat controlul medical n alt
parte dect la una din cele dou societi angajate, este distana dintre domiciliu i locul unde urma
s-i desfoare activitatea i Sibiu, sediul unde i desfoar activitatea cei doi prestatori, de
asemenea un alt element este timpul necesar deplasrii la Sibiu, ct i costurile implicate de
deplasare.

Din cele mai sus constatate, rezult c o parte din obiectul contractelor nu este executat de
ctre prestatorii angajai, iar pe de alt parte este nclcat un drept al salariailor care suport
costurile aferente examenului medical la angajare, dei aceste costuri sunt n sarcina angajatorului.

De asemenea artm c nu s-a fcut nici un decont de ctre societate, pentru cheltuielile
efectuate de angajaii societii care au efectuat examenul medical la angajare la alte cabinete de
medicina muncii.

b) Contractele nr. 700 i 42/2008, nu conin o clauz referitoare la situaia n care


prestatorul serviciului de medicina muncii care a realizat supravegherea strii de sntate a
lucrtorilor este schimbat. n ce condiii i termene vor fi predate dosarele medicale de la vechiul
prestator la noul prestator de servicii medicale. Astfel dosarele medicale ntocmite de ctre
Cabinetul medical individual de medicina muncii dr. Obdu Cristina din Media ar trebui preluate
de ctre noul prestator.

c) Prin contractele ncheiate nu se poate respecta n totalitate dreptul lucrtorului de a


consulta imediat i oricnd medicul specialist de medicina muncii, pentru orice simptome pe care le
atribuie condiiilor de munc i activitii desfurate. Angajatul/lucrtorul din Exploatrile
teritoriale aflate la distane mai mari de Sibiu, avnd posibilitatea doar o dat sau de dou ori pe
an, cu prilejul efecturii examenului medical periodic, s ntlneasc medicul specialist de medicina
muncii angajat de societate. Astfel din nou angajatul fiind nevoit s apeleze contra cost la serviciile
unui alt cabinet de medicina muncii din apropierea domiciliului su sau a punctului de lucru unde i
desfoar activitatea.

d) Contractele nu prevd situaia, sau modul de rezolvare a situaiei n care un angajat al


societii trece dintr-un loc de munc n altul, trecere care implic examene medicale diferite sau
suplimentare ( se deplaseaz angajatul la sediul prestatorului din Sibiu pe cheltuiala sa, sau se va
deplasa o ntreag comisie de medici la punctul de lucru al angajatului ).

e) Contractele ncheiate, prin art. 24 stabilesc caracterul confidenial al contractului, ori


potrivit art. 46 din H.G. nr. 355/2007, privind supravegherea sntii lucrtorilor i art. 21-25 din
Legea nr.46/2003, privind drepturile pacientului, considerm c aceste contracte ar fi trebuit n
mod obligatoriu s cuprind clauze referitoare la confidenialitatea dosarelor medicale.

f) Prin modelul de contract prezentat n documentaia de atribuire se indic la art. 6 Durata


contractului, unde nu se prevede posibilitatea prelungirii acestuia cu nc 12 luni aa cum se
prevede n contractele ncheiate sub nr. 42 i 700/2008.

8. Existenta unor diferene de fond ntre contractul cuprins n documentaia de atribuire i


contractul ncheiat dup adjudecare.

ntre contractele nr. 700/12.03.2008, ncheiat cu Medsana, nr. 42/08.03.2003, ncheiat cu


Medica i contractul din Documentaia de atribuire ntocmit cu prilejul desfurrii procedurii de
atribuire a serviciilor de medicina muncii exist urmtoarele necorelri:

a) Referitor la contractul nr. 700/12.03.2008.

Contractul naintat ctre ofertani prin documentaia de atribuire difer de contractul


ncheiat sub nr. 700/12.03.2008.

Articolul 4 alin.1 din contractul cuprins n documentaia de atribuire este generic i


incomplet. Considerm aici c acesta ar fi trebuit s descrie obiectul contractului n mod amnunit,
aa cum se face prin art. 4 alin.1 din Contractul nr. 700/2008, unde sunt enumerate serviciile
medicale ce urmeaz a fi efectuate de ctre prestator.
Cuprinsul art. 4 alin. 2 Obiectul principal din contractul prezentat n documentaia de
atribuire se regsete n contractul nr. 700/2008, la Preul contractului art.5.1

Contractul nr. 700/2008, respectiv art. 4 alin. 2 conine o clauz ce nu se regsete n


contractul prezentat prin D.A.

Articolul 5 Preul contractului din cele dou contracte sunt total diferite.

Articolul 6 Durata contractuluidin cele dou contracte sunt total diferite.

Articolul 7 Executarea contractului din cele dou contracte sunt total diferite.

Articolul 9 Obligaiile principale ale prestatorului din cele dou contracte sunt total
diferite.

Art.9.2 din Contractul prezentat n D.A. difer total de art.9.2 din contractul nr. 700/2008.

Art.9.3. din contractul prezentat n D.A. nu se regsete n contractul nr. 700/2008

Cuprinsul art. 12 Garania de bun execuie a contractuluidin contractul prezentat n D.A.


nu se mai regsete n contractul ncheiat, mai mult aceast garanie nefiind solicitat nici prin D.A.

Articolul 15 ncepere, finalizare, ntrzieri sistaredin contractul nr. 700/2008, este diferit
de art. 16 ncepere, finalizare, ntrzieri sistare din D.A.

Articolul 16 Modaliti de platdin contractul nr. 700/2008, nu se regsete n contractul


din D.A.

Articolul 19 Subcontractani apare doar n contractul din D.A.

Articolul 24 din contractul nr.700/2008, Caracterul confidenial al contractului nu a fost


inclus n contractul prezentat n documentaia de atribuire.

b) Referitor la contractul nr. 42/08.03.2003

Cu privire la acest contract artm c se menin aceleai observaii, ca i la contractul nr.


700/2008, fr a mai fi reluate.

3. Conformitatea derulrii contractelor de servicii medicale ncheiate.


n urma analizrii documentaiei ntocmite cu prilejul desfurrii procedurii de atribuire a
contractelor de medicina muncii, a chestionarelor adresate Direciei Calitate Mediu, Siguran,
Securitate i Sntate n Munc i efului serviciului licitaii, a Listei de control nr. 2 s-au constatat
urmtoarele :

1. Referitor la neexecutarea corespunztoare a obligaiilor asumate de ctre prestator prin


contractul ncheiat.
n opinia auditorilor contractele de prestri servicii de medicina muncii nr. 42 i 700/2008,
ncheiate cu Medica Sibiu i Medsana Sibiu sunt executate n mod corespunztor n ceea ce
privete ndeplinirea obligaiilor de ctre prestatori.

Nenelegerile legate de temeinicia/netemeinicia facturrii/nefacturrii serviciilor de


medicina muncii constnd n completarea fiei de aptitudini sunt clarificate din punctul de vedere al
auditorului prin FIAP-ul nr.1 teza a III-a.

2. Neexecutarea corespunztoare a obligaiilor asumate de ctre beneficiar prin contractul


ncheiat.

Din documentele auditate rezult c ALPHA S.A.i ndeplinete n mod corespunztor


obligaiile asumate prin contractele nr. 42 i 700/2008.

Menionm aici faptul c n situaia n care S.N.T.G.N.TransgazS.A. va refuza plata


serviciilor prestate de Medica Sibiu i Medsana Sibiu, servicii reprezentnd completare fi
aptitudini, risc ca prestatorii s sisteze prestarea serviciilor, fapt ce ar conduce la nclcarea art. 37,
38 din Legea nr. 319/2006, unde se stipuleaz c neluarea vreuneia dintre msurile legale de
securitate i sntate n munc sunt considerate infraciuni.

De asemenea artm c n cazul neplii serviciilor prestate, prestatorul este ndreptit s


pretind plata contravalorii serviciilor i a unor penaliti de ntrziere n procent de 0,1 %/zi de
ntrziere pentru plata neefectuat.

3. Inexistena unei corespondene ntre beneficiar i executantul serviciilor.

ntre ALPHA S.A.i prestatori a fost nregistrat coresponden legat de nenelegerile


privind facturarea serviciilor de completare a fielor de medicina muncii ( adresa nr. F
874/11.06.2008, emis de Medsana Sibiu cu referire la neplata unor servicii), dar nenelegerile
au fost depite i serviciile prestate achitate.

4. Inexistena unei corespondene ntre Direcia Dezvoltare i Direcia Calitate Mediu,


Siguran, Securitate i sntate n Munc, cu privire la neconformitile serviciilor contractate.

ntre Direcia Dezvoltare i Direcia Calitate Mediu, Siguran, Securitate i Sntate n


Munc a fost purtat i nregistrat o coresponden scris referitoare la plata/neplata serviciilor
medicale constnd n eliberarea fiei de aptitudini. Menionm aici c ntreaga coresponden a
fost purtat dup finalizarea procedurii de atribuire i ncheierea contractelor.

5. Nesesizarea n termen a neconformitilor legate de atribuirea/ncheierea contractului.


Din cuprinsul documentelor auditate, referitoare la modul de atribuire i de ncheiate a
contractelor nr. 42 i nr. 700/2008, rezult c Direcia Calitate Mediu, Siguran, Securitate i
Sntate n Munc, a avut, n cadrul comisiei de evaluare a ofertelor i atribuirea contractelor de
servicii de medicina muncii, desemnat un reprezentant, care i-a nsuit toate documentele
ntocmite de comisie, fr s fac obieciuni sau s prezinte un punct de vedere distinct fa de
modul de atribuire/ncheiere a contractelor.

Dup cum am menionat i la pct. 4, toat corespondena legat de nclcarea sau


nerespectarea contractelor de ctre prestatori a fost demarat dup ncheierea contractelor, dar
nenelegerile au fost clarificate.

CONSECINE
- posibilitatea contestrii procedurii de ctre operatorii participani, care nu au cunoscut
clarificrile i rspunsurile aferente i n consecin prezentndu-se cu oferte neconforme sau
descalificabile.

- nclcarea dreptului angajatului cu privire la suportarea cheltuielilor legate de examenul


medical la angajare de ctre angajator i nu de ctre angajat;

- atribuirea prin contracte de prestri servicii a unor obiecte/servicii care nu sunt niciodat
realizate ( examenul medical la angajare );

- ridicarea costului serviciilor de medicina muncii prin prestarea acestora de ctre societi
care includ n costuri i cheltuielile legate de deplasare, cazare i diurna personalului deplasat, n loc
ca prestatorii de servicii medicale s fie selecionai la nivel de Exploatri teritoriale, evitate fiind
astfel i costurile mai ridicate;

- imposibilitatea beneficierii n timp util, de ctre angajai, a serviciilor de medicina muncii;

- posibilul refuz al prestatorilor, la ncetarea contractelor, de a preda dosarele medicale


ntocmite pe parcursul derulrii contractelor.

RECOMANDRI

- Elaborarea procedurilor scrise de lucru referitoare la toate etapele i fazele procedurilor de


achiziii publice

- Punerea la dispoziia preedinilor de comisii i membrilor acestora a procedurilor scrise de


lucru n vederea eliminrii pe viitor a deficienelor de acest gen.
- Efectuarea de instruiri profesionale n cadrul comisiilor pentru nsuirea legislaiei i a
cadrului procedural, cunoaterea i interpretarea corect a acestora.

- Respectarea tuturor condiiilor de fond i de form cerute de legislaie, n ceea ce privete


documentaia de atribuire ntocmit pe parcursul derulrii procedurii de atribuire a contractului de
achiziie, ct i a legislaiei incidente securitii i sntii n munc;

- Identificarea angajrilor efectuate de ALPHA S.A.,n care angajatul a suportat cheltuielile cu


examenul medical la angajare i decontarea acestor cheltuieli;

- Efectuarea de instruiri profesionale n cadrul comisiilor pentru nsuirea legislaiei i a


cadrului procedural, cunoaterea i interpretarea corect a acestora;

- Inserarea n contractele ncheiate a clauzelor referitoare la predarea/primirea dosarelor


medicale la ncetarea contractelor, ct i a clauzei de confidenialitate a datelor medicale privind pe
salariai;

- Modificarea, n condiiile contractului, a clauzei referitoare la durata contractului art. 6


unde este stabilit un termen de 12 luni, cu posibilitatea prelungirii pentru nc 12 luni, contrar
Documentaiei de atribuire Seciunea I, Obiectul contractului II. 1.4, unde se fcea cunoscut faptul
c durata contractului va fi de 12 luni, fr nici o prelungire.

CONCLUZII
Concluzia auditorului este aceea c nu a existat o consecven din partea serviciilor
implicate n aceast procedur de achiziie pentru rezolvarea unor aspecte formale care ar fi dus la
ncheierea unor contracte prin care s fie rezolvat problema dispersiei teritoriale a angajailor care
beneficiaz de aceste servicii de medicina muncii. Se constat nc odat importana existenei
unor proceduri de lucru clare i precise prin care s se stabileasc atribuiile ce revin fiecrei pri
implicate n procesul de achiziii pentru autoritatea contractant. Lipsa acestor proceduri de lucru a
dus la apariia unor disfuncionaliti datorit crora nu s-au putut ndeplini n totalitate cerinele
solicitate pentru achiziia acestui serviciu de medicina muncii.

Lund n considerare cele puse la dispoziia auditorului i din discuiile avute cu serviciile
implicate, concluzia auditorului este aceea c procedura de achiziie prin care s-a trecut la
contractarea serviciului de medicina muncii a fost aleas n mod corect nefiind nclcate dispoziiile
OUG 34/2006 privind achiziiile publice.

Mai menionm faptul c pn n momentul de fa nu exist motive n baza crora


contractele nr. 42 i 700/2008 s fie reziliate, prestatorii ndeplinindu-i obligaiile asumate, de
asemenea nu se mai poate pretinde ca anumite servicii, deja contractate, s fie prestate cu titlu
gratuit i nu cu titlu oneros. Acest aspect ar fi trebuit clarificat n faza de atribuire a contractelor i
nu dup ncheierea lor.
Fiind al 3-lea an n care serviciile de medicina muncii se atribuie prin diferite proceduri de
achiziie ( procedura cererii de ofert i licitaie deschis ), se impune ca pentru viitor structurile
funcionale i persoanele implicate n procedura de atribuire s in seama de toate aspectele
legate de nevoile societii, de incidentele ntlnite n anii anteriori, serviciile solicitate, prestatori,
costuri i nu n ultimul rnd de legislaia aferent achiziiilor i sntii i securitii n munc.

De asemenea se constat faptul c ntre structurile organizatorice implicate n procedura de


atribuire a contractelor nu exist o bun colaborare n ceea ce privete ntocmirea documentaiei
de atribuire, a cerinelor/nevoilor societii n ceea ce privete sigurana i sntatea n munc, a
prestatorilor selectai, a calitii i a costurilor serviciilor prestate, executarea/urmrirea
contractelor.

Referitor la ntrebrile puse de conducerea Direciei calitate-mediu, siguran, securitate i


sntate n munc, prin informarea nr. 20.404/04.08.2008, act care a stat la baza prezentei
misiuni ad-hoc, concluzia auditorilor este:

1. Referitor la Preul prestaiei.

n opinia auditorilor Preul prestaiei nu poate fi considerat o neclaritate inndu-se


seama de faptul c acesta, preul, a fost stabilit prin intermediul procedurii licitaiei deschise
organizate n condiiile O.U.G. nr. 34/2006, modificat i completat, privind atribuirea contractelor
de achiziie public.

Prin organizarea i derularea procedurii licitaiei deschise, prestatorii interesai participani,


au formulat i naintat, ctre comisia numit la nivel de societate, preurile la care erau dispuse s
presteze serviciile medicale solicitate de ctre ALPHA S.A.

Preurile naintate de ctre ofertani au fost analizate de ctre comisia responsabil cu


atribuirea contractului, iar aceasta potrivit procesului verbal nr. 3140/05.02.2008, de deschidere a
ofertelor pentru servicii medicale de medicina muncii i a raportului procedurii de atribuire a
contractului de achiziie public nregistrat sub nr. 4958/22.02.2008, a analizat i clasificat ofertele
avnt ca temei principiul Preul cel mai sczut.

Preul contractului este unul maximal, decontarea efectiv fcndu-se n funcie de


prestaiile medicale executate conform anexelor la facturi; deci pentru investigaiile medicale
efective.

2. Referitor la Oferta financiar.


Aspectul referitor la plata/neplata serviciilor reprezentnd concluzia final eliberare fi de
aptitudine, artm c acest aspect a fost analizat n Raportul de audit ad-hoc, la capitolul
Constatri, lit. B, pct. 5.

Din derularea procedurii licitaiei deschise rezult:

- la data de 29.01.2008, MedsanaSibiu a solicitat clarificri cu privire la documentaia de


atribuire, clarificri legate de faptul c documentaia de atribuire cu privire la prestrile
de servicii de medicina muncii, lipsete solicitarea de pre pentru serviciul medical
Concluzie final de medicina muncii i eliberarea fiei de aptitudine;
- comisia de evaluare a ofertelor nu a rspuns n nici un mod clarificrilor solicitate de
ctre MedsanaSibiu;
- serviciul licitaii a solicitat un punct de vedere de la direcia de calitate-mediu, siguran,
securitate i sntate n munc, cu privire la clarificrile solicitate de MedsanaSibiu, iar
rspunsul a fost comunicat dup nou zile de la data deschiderii ofertelor;
- toate ofertele depuse de ctre participani i analizate de ctre comisia de evaluare
responsabil cu atribuirea contractului de servicii medicale, conin ofert de pre pentru
eliberarea fiei de aptitudini;
- la data deschiderii ofertelor prezentate de ctre operatorii economici participani la
procedura licitaiei, comisia de evaluare nu a luat nici o not cu privire la faptul c
ofertele depuse conineau i tarif pentru eliberarea fiei de aptitudine
Astfel n coninutul ntregului dosar al achiziiei nu exist nici un document explicit, aa cum
se afirm n informare, din care s rezulte faptul c n raportul de atribuire s-ar fi stabilit c serviciul
de eliberare fi aptitudine se face cu titlul gratuit sau contra cost.

3. Referitor la Preul fiei de aptitudine.

Aa cum am subliniat la pct.1 mai sus i preul fiei de aptitudine a fost prezentat de ctre
ofertani, comisia nu a consemnat nici o neconformitate cu privire la acest aspect i a luat n calcul
la evaluare i adjudecare i preul eliberrii fielor de aptitudini.

Auditor, Supervizat

ETAPA IV . Urmarirea recomandarilor


ALPHA SA
Serviciul Audit intern
Calendarul de implementare al recomandrilor cuprinse n Raportul de audit al
misiunii efectuate ad-hoc, privind derularea i prestarea serviciilor medicale de medicina
muncii
Termen Persoana
Nr. Semn-
Recomandare limit pt. responsabil/ Obs.
crt. tura
implementare funcia
Elaborarea unei proceduri scrise de
1lucru referitoare la toate etapele i
. fazele procedurilor de achiziii publice

Punerea la dispoziia preedinilor de Secretarul


2comisii i membrilor acestora a 31.dec.2014 comisiei
. procedurilor scrise de lucru n vederea personal din
eliminrii pe viitor a deficienelor de Serviciul
acest gen. Licitaii
Efectuarea de instruiri profesionale n Secretarul
3cadrul comisiilor pentru nsuirea 31.dec.2014 comisiei
. legislaiei i a cadrului procedural, personal din
cunoaterea i interpretarea corect a Serviciul
acestora. Licitaii
Identificarea angajrilor efectuate de
4Alpha SA, n care angajatul a suportat
. cheltuielile cu examenul medical la
angajare i decontarea acestor
cheltuieli.
Inserarea n contractele ncheiate a
5clauzelor referitoare la
. predarea/primirea dosarelor medicale
la ncetarea contractelor, ct i a clauzei
de confidenialitate a datelor medicale
privind pe salariai.
Modificarea, n condiiile contractului, a
6clauzei referitoare la durata
. contractului art. 6 unde este stabilit un
termen de 12 luni, cu posibilitatea
prelungirii pentru nc 12 luni, contrar
Documentaiei de atribuire Seciunea I,
Obiectul contractului II. 1.4, unde se
fcea cunoscut faptul c durata
contractului va fi de 12 luni, fr nici o
prelungire.

Auditori Serviciu achiziii


Serviciul prevenire i protecie

ALPHA S.A.
Serviciul Audit Intern
FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR

ALPHA S.A. Data:


Serviciul de audit intern
Misiunea de audit intern ad-hoc: Raport de audit
Serviciul Licitaii i Serviciul
Auditul derulrii prestrii serviciilor nr. 23664 /
prevenire i protecie
medicale de medicina muncii 11.09.2008
Data planificat
Parial
Nr. Neimple-
Recomandarea Implementat imple- Data
crt. mentat
mentat implementrii

Obiectivul 1. Conformitatea derulrii procedurii de achiziie a serviciilor medicale;


1. Elaborarea unei proceduri
scrise de lucru referitoare la
toate etapele i fazele
procedurilor de achiziii
publice

2. Punerea la dispoziia
preedinilor de comisii i
membrilor acestora a Permanent
procedurilor scrise de lucru pentru fiecare
n vederea eliminrii pe comisie n parte
viitor a deficienelor de
acest gen.
3. Efectuarea de instruiri
profesionale n cadrul
comisiilor pentru nsuirea Permanent
legislaiei i a cadrului pentru fiecare
procedural, cunoaterea i comisie n parte
interpretarea corect a
acestora.
Obiectivul 2. Conformitatea ncheierii contractelor de servicii medicale cu firma/firmele declarate
ctigtoare.
4. Identificarea angajrilor
efectuate de Alpha SA, n
care angajatul a suportat
cheltuielile cu examenul
medical la angajare i
decontarea acestor
cheltuieli.
Inserarea n contractele
ncheiate a clauzelor
referitoare la
predarea/primirea dosarelor
medicale la ncetarea
contractelor, ct i a clauzei
de confidenialitate a
datelor medicale privind pe
salariai.
Modificarea, n condiiile
contractului, a clauzei
referitoare la durata
contractului art. 6 unde este
stabilit un termen de 12 luni,
cu posibilitatea prelungirii
pentru nc 12 luni, contrar
Documentaiei de atribuire
Seciunea I, Obiectul
contractului II. 1.4, unde se
fcea cunoscut faptul c
durata contractului va fi de
12 luni, fr nici o
prelungire.

Instruciuni
1. Introducei recomandrile de audit dup cum Structura auditat: Serviciul Licitaii i
sunt prezentate n Raportul de audit Serviciul prevenire i protecie

2. Verificai coloana corespunztoare: Data :


implementat, parial implementat,
neimplementat Auditor:

3. Introduceri data planificat pentru


implementare n Raportul de audit i data
implementrii
Capitolul III
Concluzii
Pentru stabilirea misiunii de audit intern ce urmeaza a se desfasura, se analizeaza
planul anual de audit intern, derivat din planul de audit pe 3 ani, unde pentru fiecare
misiune sunt prezentate urmatoarele elemente : domeniul de
auditat,obiectivele,activitatile supuse auditului,perioada supusa auditarii, perioada
auditului,numarul de auditori.
In practica, in mod optional, se poate intocmi o informare cadru privind misiunea de
audit intern ce se va desfasura in scopul de a informa propria conducere despre obiectivele
misiunii de audit intern,perioada de desfasurare a auditului,auditorii implicati si pentru
obtinerea aprobarii declansarii misiunii de audit intern.
Informarea cadru trebuie sa prezinte cateva elemente obligatorii:
Entitatea ce va fi auditata
Cadrul legal al misiunii de audit intern
Perioada supusa auditarii
Perioada desfasurarii misiunii de audit intern
Planificarea auditului
Activitatile ce urmeaza a fi auditate
Instrumentele si tehnicile folosite de auditori
Recomandarile in vederea indeplinirii misiunii de audit intern
In baza informarii cadru se intocmeste Notificarea privind declansarea misiunii de
audit. Compartimentul de audit public intern notifica entitatea/structura auditata cu 15 zile
inainte de declansarea misiunii de audit public intern, despre scopul, principalele obiective,
durata acesteia, precum si despre faptul ca pe parcursul misiunii vor avea loc interventii la
fata locului al caror program va fi stabilit ulterior, de comun acord.
In practica, pe langa misiunile de audit planificate, pot fi realizate, in mod exceptional
si misiuni ad-hoc, care se desfasoara tot conform procedurilor din norme, dar termenul de
notificare este de 3 zile.