CONGRESO

1. DEFINICION

Un congreso es una reunin o conferencia, generalmente peridica, donde los miembros

de un cuerpo u organismo se renen para debatir cuestiones de diversa ndole, aunque
generalmente con fines polticos, asociativos, divulgativos o de investigacin.

As tambin lo podemos definir como: reunin o conferencia, generalmente peridica,

en que los miembros de una asociacin, cuerpo, organismo, profesin, colectivo, etc., se
renen para debatir cuestiones previamente fijadas. Entre las caractersticas principales
podemos destacar: la exposicin y debate de mltiples ponencias, asistencia de personas
con un alto nivel profesional, intereses comunes, presentaciones de nuevos avances o
descubrimientos en determinadas materias, etc. Otro factor determinante es la duracin
del mismo. Segn los expertos debe al menos durar de 3 a 5 das, para poderle llamar
congreso. En caso contrario, podra catalogarse de conferencia, convencin o asamblea,
entre otros.

2. FINALIDAD.

Puede ser mltiple y diversa. Desde dar a conocer nuevos avances en cualquier campo
de la ciencia, la tecnologa o la medicina, hasta tener un carcter cultural, social o
poltico. Todo depende de la finalidad que los organizadores del mismo deseen tener
como objetivo. Estos organizadores son lo que conforman el denominado Comit
Organizador, que son los encargados de gestionar la mayor parte de los aspectos del
congreso, y que estarn compuestas por un ramillete de profesionales de las ms
diversas reas.

3. TIPOS DE CONGRESOS

3.1. CONGRESOS POR SU PERIODICIDAD

Si nos atenemos a la periodicidad o no de su celebracin podemos tener:

Congresos ordinarios.

Son aquellos, que con independencia de sus objetivos, se celebran con una cierta
periodicidad. Pueden ser anuales, bianuales, etc. En algunos pases tambin se les
llaman congresos peridicos.

Congresos extraordinarios.

Independientemente del objetivo del congreso, son aquellos que celebran de forma
extraordinaria, por diversas razones, bien por hechos fuera de lo comn o por
 razones extraordinarias. Este tipo de congresos se pueden convertir en ordinarios, si
luego tienen una cierta periodicidad.

3.2. CONGRESOS POR SU CONTENIDO

Si nos atenemos al contenido de los congresos, podemos definir varios tipos:

a. Congresos Cientficos.

Aquellos en los que se tratan todo tipo de avances o novedades en el campo de

las ciencias. Tambin pueden tener un contenido acadmico.

b. Congresos Acadmicos.

Son aquellos en los que se tratan distintos aspectos relacionados con el mundo
de la enseanza (ya sean cientficos, sociales, etc.).

c. Congresos Culturales.

Son aquellos que suelen tratar disciplinas de la cultura y las letras.

d. Congresos Artsticos.

Pudiendo quedar englobados en los congresos culturales, son aquellos que

tratan alrededor de las disciplinas de las artes y las letras.

e. Congresos Tecnolgicos.

De forma genrica, tratan de los avances y novedades que se dan en los campos
de la tecnologa, en cualquiera de sus especialidades: medicina, informtica,
etc.

3.3. CONGRESOS POR SU FINALIDAD

Segn a la finalidad del congreso, podemos hacer la siguiente clasificacin:

a. Congresos sociales.

Son aquellos cuya finalidad es transmitir a la sociedad algn tipo de avance o

mejora para la misma, en cualquiera de los campos de lo social.

b. Congresos privados.

La finalidad de este tipo de congresos es un inters particular por mejorar

aspectos privados, generalmente de un colectivo, y que no suele tener una
relevancia para la sociedad. Son los congresos de empresa, que tratan de
mejorar su fuerza de ventas, por ejemplo.
 c. Congresos generales o mixtos.

En este tipo de congresos partiendo de aspectos privados o no, se buscan

soluciones o mejoras que pueden revertir mejoras tanto en el campo privado
como en el social.

3.4. CONGRESOS POR SU ORGANIZACIN SOCIAL O PARTIDO POLITICO

a. Congresos constituyentes.

Son aquellos en los que la finalidad del congreso es definir una lnea poltica,
constituir nuevas normas, reglamentos, o estatutos.

b. Congresos reconstituyentes.

Se dan cuando, posterior a un congreso constituyente, una institucin, organizacin,

sindicato o partido poltico, se ha desviado de su definicin, objetivos y documentos
fundamentales, y tiene la finalidad de restituir su constitucin o principios
fundamentales.

4. RAZONES PARA ORGANIZAR UN CONGRESO

4.1. Difusin de conocimientos cientficos, tcnicos, culturales.

Hay muchas maneras de difundir este tipo de conocimientos, como pueden ser
revistas tcnicas, artculos especializados en revistas generales, nuevos medios
como Internet, o simplemente la publicacin de un libro. Pero ninguno de estos
medios se puede comparar a la presentacin en directo de las personas que han
desarrollado estos descubrimientos-avances-estudios, sus explicaciones y sus
opiniones.

4.2. Promocin de intercambios.

La organizacin de un congreso, puede ser la semilla para la creacin de relaciones

y futuros intercambios entre profesionales de un mismo sector o de sectores
distintos relacionados por objetivos comunes.

4.3. Creacin de nuevos grupos o redes.

La reunin de un nutrido grupo de profesionales conlleva el intercambio de

experiencias entre profesionales de un mismo pas o de todo el mundo, la creacin
de grupos de trabajo y la posibilidad de crear nuevos vnculos duraderos que pueden
dar lugar a significativos avances en los campos educativos, cientficos, culturales y
al enriquecimiento personal y general de toda la comunidad.
 4.4. Organizacin de nuevos congresos.

Un congreso sobre cualquier materia, puede ser el punto de inicio para la

consecucin y organizacin de nuevos futuros congresos sobre la materia, bien con
carcter peridico o bien extraordinarios. Se crea la necesidad de compartir nuevas
experiencias futuras.

4.5. Capacidad asociativa.

Hay congresos cuya finalidad adems de divulgar nuevos conocimientos, tiene

como finalidad estimular la creacin de grupos, asociaciones y organizaciones de
profesionales de diversos sectores. Profesionales que no se encuentran aglutinados
en grupos de trabajo u organizaciones especializadas, sino que se encuentran
colegiadas en grupos demasiado generalistas. Estos congresos les ayudan a fomentar
este tipo de asociacionismo.

4.6. Conocimiento social.

Muchas de las labores investigadoras, desarrollos nuevos o estudios, no suelen ser

conocidos por la mayor parte de la sociedad ni de los medios de comunicacin. Un
congreso, puede servir de "altavoz" y de medio de difusin general para este tipo de
conocimientos y de trabajos.

4.7. Fuente de recursos.

Los trabajos desarrollados en los distintos campos y materias de nuestra vida

cotidiana, conllevan funcionar con equipos de trabajo, medios tcnicos y materiales.
Para todo ello hacen falta medios econmicos. Un congreso puede ser una fuente de
financiacin, un modo de presentarse ante posibles inversores y un estupendo medio
para conseguir donativos, esponsorizaciones y patrocinios.

5. PREGUNTAS PREVIAS A LA ORGANIZACIN DE UN CONGRESO

Las preguntas principales que debemos hacernos antes de organizar el congreso seran:

Por qu?

Motivo por el que realizar el congreso. Puede ampliar este punto en el tema que hemos
dedicado al porque en este captulo sobre los congresos.

Cundo?

Tratar de encontrar unas fechas que sean idneas para la realizacin del congreso,
evitando la coincidencia con otro tipo de eventos similares, ya sean en el mismo pas o
en el extranjero, y que pudieran restar participacin de personas de relevancia para el
mismo. Tambin, puede tener cierta importancia, el lugar elegido y las fechas de
disponibilidad del mismo.

Cunto?

Adems de saber cundo se va a celebrar el congreso, fecha, debemos establecer la

duracin del mismo (cunto tiempo va a durar); la duracin suele ir desde los tres das
(muchos de ellos organizados durante el fin de semana) a la semana de duracin. Pero el
congreso puede tener cualquier otra duracin, dependiendo del tipo e importancia del
mismo.

Dnde?

La eleccin del lugar de reunin es importante, siempre teniendo en cuenta varios

factores como: tamao del sitio, localizacin y facilidad de llegada el mismo,
instalaciones para la realizacin de actividades complementarias al congreso (como
realizacin de exposiciones paralelas, servicios de traduccin, medios tcnicos, salas,
etc.)

Cul?

Debemos determinar cules son los objetivos que deseamos conseguir del congreso, y
cul es la naturaleza del mismo. Debemos ser capaces de establecer una serie de metas y
objetivos para poder evaluar al final del congreso la eficacia del mismo y su xito. Este
la manera de establecer un buen "control de calidad" del mismo fijarse objetivos, y ver
cuntos de ellos se han cumplido, cuales no y los motivos.

Quin?

Una de las partes ms importantes de cualquier congreso son los participantes (que son
de dos tipos: congresistas y ponentes). Saber el nmero potencial de participantes que
podemos tener para el mismo, nos puede dar una idea de la cantidad de personas con las
que podemos contar para el evento. Ahora bien, este punto se encuentra muy
relacionado, a parte de la sede, coste, programa de ocio, etc. con la asistencia de
personalidades y ponentes de gran categora profesional. Si los ponentes y las
conferencias son de un "buen nivel" es probable contar con una gran asistencia. Vamos a
definir los dos tipos de participantes, definiciones del Diccionario de la Real Academia
Espaola:

1. Congresista: Miembro de un congreso cientfico, econmico, etc.

2. Ponente: Dicho de una persona: Autora de una ponencia.

Cmo?
 Otro punto fundamental a tener en cuenta es cmo vamos a organizar y desarrollar el
congreso. El cmo significa saber que medios necesitamos (evaluar las necesidades de
personal, de material, de medios logsticos, etc.) y con qu medios contamos (medios
humanos, materiales y econmicos) y las necesidades que tenemos en este campo. La
obtencin de recursos econmicos puede venir de varias fuentes: cuotas de inscripcin,
patrocinios, esponrizaciones, etc.

6. PLANIFICACION DEL CONGRESO

El tiempo previo para la planificacin de un congreso puede ser de meses incluso de

aos, dependiendo del tipo de congreso a organizar.

En una primera fase de la planificacin deberemos definir de forma clara los objetivos
del congreso, para conocer los sectores a los que el mismo puede implicar.

En esta fase de planificacin adems de "clarificar" los objetivos del congreso, tambin
se establecen los principales puntos a desarrollar como son: intenciones del congreso,
definicin de los miembros organizadores, ideas sobre las fuentes de financiacin
(publicidad, cuotas de inscripcin, etc.), marketing del congreso, ponentes a invitar,
eleccin de fechas y lugar del encuentro, organizacin de comits, etc.

7. EL COMIT ORGANIZADOR

Una vez iniciada la fase de planificacin, lo primero que debe hacer el equipo gestor del
congreso, es crear y definir el "Comit Organizador", pieza clave y principal rgano
gestor del congreso.

Un comit, es por definicin: Comisin de personas encargadas para un asunto.

Este equipo de trabajo estar compuesto por profesionales de la especialidad en la que

desarrolla el congreso, as como personas representantes de instituciones afines a estas
materias de reconocida capacidad profesional. La estructura bsica de un comit
organizador es:

Presidente.
Vicepresidente.
Secretario.
Vocales y Coordinadores.

En los congresos, y dependiendo del tamao de los mismos, se puede funcionar

nicamente con el comit organizador y los correspondientes coordinadores, o bien se
pueden crear otros "Comits Independientes", que tienen su propia estructura
(presidente, vicepresidente, secretario y vocales) , y que se encargan de una determinada
tarea dentro de la organizacin general.

Estos comits dependen del "Comit Organizador" que es el rgano rector o cabeza
principal del congreso.

Dependiendo del tipo de congreso que se vaya a organizar y del tamao del mismo se
pueden crear diversos comits dependientes del comit organizador. Como es imposible
hacer una referencia a todos ellos, vamos a dar algunos de los ms habituales en
cualquier tipo de congreso:

7.1. Comit Ejecutivo.

Generalmente compuesto por autoridades, se encarga de la toma de decisiones y

resolucin de pequeos problemas durante la organizacin del congreso.

7.2. Comit Financiero.

Como su nombre indica se encarga de las cuentas, los presupuestos, aprueba gastos,
etc. En definitiva, son los "contables" del congreso, encargados de todo lo que tenga
que ver con los ingresos y gastos. Tambin es conocido como "Comit de Cuentas".

7.3. Comit de Personal.

Es aquel cuya misin es todo lo que tenga relacin con el tema laboral del congreso.
Es el encargado de evaluar las necesidades "humanas" del congreso, contratando el
personal necesario para las distintas reas del congreso.

7.4. Comit Cientfico.

Son un conjunto de expertos en las materias sobre las que va a versar el congreso.
Es una especie de jurado o tribunal, encargado de los aspectos cientficos del
congreso, evaluando ponencias, proponiendo temas, etc.

7.5. Comit Tcnico.

Es el conjunto de personas formado por los profesionales que se encargan de los

aspectos ms tcnicos del congreso. Dirigen los trabajos de los mbitos tcnicos del
congreso. Aspectos como la calidad, normalizacin de propuestas, etc.

Generalmente, la creacin de comits dependientes del comit organizador, depender

de varios factores (como el econmico), pero el principal ser el tamao e importancia
del congreso. A mayor tamao e importancia, mayor nmero de comits o coordinadores
encargados de las distintas parcelas del congreso.
8. ESTRUCTURA DE UN CONGRESO.

Se estructura mediante presentacin de ponencias, debates y conclusiones.

La frecuencia es anual y los internacionales pueden realizarse cada dos aos.

La duracin de un Congreso segn los expertos suelen durar entre tres a cinco das.

9. XITO DE UN CONGRESO.

El xito de un congreso se logra cuando hay planificacin, esto implica la realizacin de

acciones estableciendo dnde se est y adnde se quiere llegar, para ello es importante
determinar cules son los objetivos que se lograrn a travs del congreso.

El planteamiento claro de metas y objetivos permitir finalmente evaluar el alcance y

proyeccin del Congreso.

Al igual que en todo evento se deber definir con exactitud los recursos necesarios y los
costos que se emplearn en su realizacin.

Para asegurar un alto nivel de impacto y de acogida ser necesario establecer un plan de
mercadeo, definir un plan de comunicacin que contemple las fases de preparacin, de
ejecucin, de evaluacin y establecer mecanismos de control de calidad que luego sern
revisados a fin de determinar los que se cumplieron y los que no. Esta evaluacin
permitir valorar aciertos y desaciertos y dejar un bagaje de experiencias que podr
aprovecharse en un evento posterior.

Aspectos importantes que se deben tener en cuenta para la realizacin de un Congreso:

Comprometer la participacin de ponentes prestigiosos y personalidades

reconocidas profesionalmente.
Integrar por lo menos tres equipos de trabajo que colaborarn en las distintas
fases del congreso.
 BIBLIOGRAFIA

https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/los-congresos-que-son-finalidad-donde-se-
celebran-cuando.html

https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/tipos-de-congresos-criterios-de-
clasificacion.html

https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/porque-organizar-un-congreso-razones-
culturales-economicas-ludicas.html

https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/preguntas-fundamentales-porque-cuando-
cuanto-donde-cual-quien-el-congreso.html

https://www.protocolo.org/ceremonial/eventos/el-comite-organizador-composicion-
funciones-tipos-de-comites.html