TEXTO UNIVERSITARIO

COMPILADO DE INFORMTICA APLICADA A LA ADMINISTRACIN III

Carlos Hernn Pomape Cobin

Cdigo..
Compilador
INFORMTICA APLICADA A LA ADMINISTRACIN III
Serie UTEX
Primera Edicin 2015

Carlos Hernn Pomape Cobin

De esta edicin Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote
Jr. Leoncio Prado N 443 Chimbote, Ancash Per
Telf.: (043) 327846.

Texto digital

Decreto Legislativo 822 Ley sobre el Derecho de Autor

Artculo 43.- Respecto de las obras ya divulgadas lcitamente, es permitido sin autorizacin del autor:
a) La reproduccin por medios reprogrficos, para la enseanza o la realizacin de exmenes en instituciones
educativas, siempre que no haya fines de lucro y en la medida justificada por el objetivo perseguido, de
artculos o de breves extractos de obras lcitamente publicadas, a condicin de que tal utilizacin se haga
conforme a los usos honrados y que la misma no sea objeto de venta u otra transaccin a ttulo oneroso, ni
tenga directa o indirectamente fines de lucro.
 NDICE GENERAL
NDICE GENERAL............................................................................................................. 3

PRESENTACIN DEL DOCENTE..... 4

INTRODUCCIN 5
UNIDADES DE APRENDIZAJE... 6
PRIMERA UNIDAD: LA COMPUTADORA (HARDWARE Y SOFTWARE)
OPERACIONES........................................................................... 7
CAPITULO I: VISION GLOBAL DE LA COMPUTADORA, HISTORIA,
ANTECEDENTES..... 8
CAPITULO II: ARQUITECTURA DEL COMPUTADOR15
CAPTULO III: LA COMPUTADORA Y LA SOCIEDAD... 31
CAPTULO IV: EL SOFTWARE LIBRE... 36
CAPTULO V: LA HOJA DE CALCULO..... 49

CAPTULO VI: TERMINOLOGIA INFORMATICA BASICA 01. 57

CAPTULO VII: OPERACIONES DE COSTOS: VARIABLE, FIJO, TOTAL,

PROMEDIO. 60

CAPTULO VIII: INVENTARIO VALORADO DE PRODUCTOS EN PROCESO DE

PRODUCCION....83

RESUMEN.. 95
AUTOEVALUACIN..... 97
SOLUCIONARIO DE AUTOEVALUACIN.... 98
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 99
SEGUNDA UNIDAD: CALCULOS Y CONTROLES CON DOCUMENTOS Y ANALISIS DE
DATOS.......100
CAPITULO I: KARDEX Y CONTROL DE STOCK101
CAPITULO II: CALCULO DEL PUNTO DE EQUILIBRIO...107
CAPITULO III: LA PLANILLA DE SUELDOS112
CAPITULO IV: CANCELACION DE COMPROBANTES, TERMINOLOGIA INFORMATICA
BASICA 02.120
CAPITULO V: FLUJO DE CAJA..123

CAPITULO VI: ANALISIS E INDICES DE GESTION, TERMINOLOGIA INFORMATICA BASICA

03......125
RESUMEN SEGUNDA UNIDAD..130
AUTOEVALUACIN SEGUNDA UNIDAD
...131
SOLUCIONARIO DE LA AUTOEVALUACIN SEGUNDA UNIDAD.132
REFERENCIAS
BIBLIOGRAFICAS..133
 PRESENTACIN DEL DOCENTE
El docente, Carlos Hernn Pomape Cobin, es Licenciado en Administracin con estudios de
Maestra en Ingeniera de Sistemas, e st a dscrito a la Escuela Profesional de Administracin y dicta la
asignatura de Informtica Aplicada a la Administracin I.

Su experiencia profesional sustenta ms de 15 aos, haciendo estudios de

sistemas y asesorando proyectos informticos para la pequea y mediana empresa
de nuestro pas.

Ha dirigido proyectos de sistemas durante 10 aos en el rubro automotriz,

abarrotes y agroqumicos en la ciudad de Lima

Desde el ao 2000 est involucrado en la docencia universitaria,

transmitiendo sus experiencias de gestin empresarial en la facultad de Ciencias Contables Financieras y
Administrativas.

Es creador del perfil de los cursos de Informtica Aplicada a la Administracin de la carrera profesional
de Administracin, consolidando un eje de mejora continua a travs de la red de docentes tutores del curso a
nivel nacional.

Particip en la Universidad como encargado del primer proyecto para efectos de conseguir cambios
paradigmticos en los docentes, buscando lograr el uso masivo de tecnologa informtica en la comunidad
universitaria, siendo el primer Jefe de Tecnologa de Informacin y Comunicaciones (TIC) y gestor de las
emblemticas Aulas Virtuales de la Universidad; tambin particip como Jefe encargado del rea de
Aprendizaje Digital.
 INTRODUCCIN
La asignatura de Informtica Aplicada a la Administracin I se encuentra en el VII Ciclo de estudio de la
Carrera Profesional de Administracin y su estudio es fundamental para proporcionar al alumno los
conocimientos tericos y prcticos en el manejo de los datos y las bases de datos con la finalidad de generar a
travs de software especfico y manejadores de base de datos los sistemas de informacin para uso y manejo
de la organizacin.

Esta asignatura cuenta con 02 unidades, denominndose la primera La base de datos y

los sistemas de informacin, cuyo objetivo es poseer una visin global del proceso de
aprendizaje del curso
del curso, para conocer y comprender la evolucin de la computadora, el software libre, la hoja de clculo,
desarrollando cuadros de Costos e Inventarios valorados. La segunda unidad tiene por nombre Clculos y
controles con documentos y anlisis de datos, cuyo objetivo es elaborar, procesar y operar documentos de
gestin administrativa, aplicando el clculo del punto de equilibrio, control de stock, valorizaciones de costo,
planillas de sueldo, flujo de caja y anlisis de la gestin interna del negocio haciendo uso de software de
simulacin.
Estimado alumno sea pues bienvenido a estudiar esta asignatura tan importante para la gestin de empresas
con uso de tecnologa, en la cual podrs aplicar los conocimientos tericos obtenidos en los ciclos
anteriores y que servirn para modelar tu prctica.

Dejamos este Libro texto como material bsico de consulta para que sea parte tambin de tu formacin
profesional.

Carlos Pomape Cobin

UNIDADES DE APRENDIZAJE
 PRIMERA UNIDAD
LA BASE DE DATOS Y LOS SISTEMAS DE
INFORMACION
El contenido de la Primera Unidad ha sido tomado de:

Coello, C. (2004). Breve Historia de la computacin y sus pioneros. Volumen 1, Los Orgenes
del Hardware. Madrid: Fondo de cultura econmica. Captulo 1 al 3, pg. 4-27
Morris, M (1994) Arquitectura de Computadoras. Naucalpan de Jurez: Prentice Hall
Hispanoamericana S.A. Captulo 5, pg. 94-100
Recuperado el 07 de Febrero del 2014 de:

http://www.gnu.org/philosophy/philosophy.html

Recuperado el 12 de Agosto, 2014, desde

https://infogestionadmon.wordpress.com/tratamiento-informatico-de-la-informacion/hojas-de-
calculo/

Burton, P. (2008). Diccionario de Minicomputadores y Microcomputadores. Bilbao: Urmo S.A.

de ediciones. Pg. 15-438

Daz, J. (2012). Diccionario y Manual de Contabilidad y Administracin. Lima: Editorial de

Libros Tcnicos. Volumen 1, Captulo 2, pg. 38-50
Daz, J. (2012). Diccionario y Manual de Contabilidad y Administracin. Lima: Editorial de
Libros Tcnicos. Volumen 1, Captulo 3, pg. 51-54

CAPITULO I: Los sistemas de Informacin en la empresa -

Fundamentos Tericos

Tomado de: Coello, C. (2004). Breve Historia de la computacin y sus pioneros. Volumen 1, Los
Orgenes del Hardware. Madrid: Fondo de cultura econmica. Captulo 1 al 3, pg. 4-27

1.1 Los sistemas de informacin

Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin

de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de informacin

pueda operar. El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est
formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento,

procesamiento y salida de informacin.

a) Entrada de Informacin: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los

datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o
automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario,
mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros
sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfaces automticas.
 Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas
magnticas, las unidades de diskette, los cdigos de barras, los escneres, la voz, los
monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

b) Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades o

capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad
el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta
informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La
unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos
flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

c) Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar

clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos
pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que
estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos
fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace
posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a
partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao
base.

d) Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar

la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida
son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los
plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede
constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe
una interfase automtica de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una
interfase automtica de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las plizas
contables de los movimientos procesales de los clientes.

A continuacin se muestran las diferentes actividades que puede realizar un Sistema de

Informacin de Control de Clientes:

Actividades que realiza un Sistema de Informacin:

Entradas:

Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente, etc.

Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago, etc.
Facturas (interface automtico).
Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:

Clculo de antigedad de saldos.

Clculo de intereses moratorios.
Clculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento:

Movimientos del mes (pagos, depuraciones).

Catlogo de clientes.
Facturas.

Salidas:

Reporte de pagos.
 Estados de cuenta.
Plizas contables (interface automtica)
Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Informacin se pueden observar en el

diseo conceptual ilustrado en la en la figura 1.2.

Tipos y Usos de los Sistemas de Informacin

Durante los prximos aos, los Sistemas de Informacin cumplirn tres objetivos bsicos
dentro de las organizaciones:

1. Automatizacin de procesos operativos.

2. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
3. Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.

Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de

una organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su funcin
primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas,
etc. Por otra parte, los Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los
Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisin de Grupo,
Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Informacin para Ejecutivos. El
tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas
Estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas,
a travs del uso de la tecnologa de informacin.

Los tipos y usos de los Sistemas de Informacin se muestran en la figura 1.3.

 A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de Sistemas de
Informacin.

Sistemas Transaccionales. Sus principales caractersticas son:

A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan
tareas operativas de la organizacin.

Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las organizaciones.
Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin.

Son intensivos en entrada y salid de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco
sofisticados.

Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de estos sistemas se cargan
las grandes bases de informacin para su explotacin posterior.

Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales caractersticas de estos son:

Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas Transaccionales ms relevantes de la

empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin.
La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el
proceso de toma de decisiones.

Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por ejemplo, un
modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, genera poca informacin como
resultado, pero puede realizar muchos clculos durante su proceso.

No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo de estos
sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversin.
 Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y
visual, ya que estn dirigidos al usuario final.

Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no
estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique
cundo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de Negocios que apoye la
decisin de introducir un nuevo producto al mercado.

Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa
de los analistas y programadores del rea de informtica.
Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales,
flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios,
etc.

Sistemas Estratgicos. Sus principales caractersticas son:

Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar

informacin para apoyar la toma de decisiones.

Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden adaptarse
fcilmente a paquetes disponibles en el mercado.

Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a travs de su evolucin dentro de la

organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van agregando
nuevas funciones o procesos.

Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y
servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratgicos son
creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automticos en los
bancos en un Sistema Estratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si
un banco nuevo decide abrir sus puerta al pblico, tendr que dar este servicio para tener un nivel
similar al de sus competidores.

Apoyan el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan
ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y
procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Informacin dentro de la empresa puede ser un sistema

MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el
proceso productivo, o bien, un Centro de Informacin que proporcione todo tipo de informacin; como
situacin de crditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores
constituyen un Sistema de Informacin Estratgico si y slo s, apoyan o dan forma a la estructura
competitiva de la empresa.

Por ltimo, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas
de informacin denominado Sistemas Personales de Informacin, el cual est enfocado a incrementar
la productividad de sus usuarios.

Evolucin de los Sistemas de Informacin

De la seccin anterior se desprende la evolucin que tienen los Sistemas de Informacin en

las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas Transaccionales y,
 posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por ltimo, se desarrollan los
Sistemas Estratgicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

En la dcada de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de

Negocios de Harvard, desarroll una teora que impact el proceso de planeacin de los recursos y las
actividades de la informtica.

Segn Nolan, la funcin de la Informtica en las organizaciones evoluciona a travs de ciertas

etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuacin:

Comienza con la adquisicin de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de

mano de obra y el exceso de papeles.
Las aplicaciones tpicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nminas o
contabilidad.
El pequeo Departamento de Sistemas depende en la mayora de los casos del rea de contabilidad.
El tipo de administracin empleada es escaso y la funcin de los sistemas suele ser manejada por un
administrador que no posee una preparacin formal en el rea de computacin.
El personal que labora en este pequeo departamento consta a lo sumo de un operador y/o un
programador. Este ltimo podr estar bajo el rgimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte
de algn fabricante local de programas de aplicacin.
En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario que
estn involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son
importantes en el ahorro de mano de obra.
Esta etapa termina con la implantacin exitosa del primer Sistema de Informacin. Cabe recalcar que
algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por
parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la empresa.

Etapa de contagio o expansin. Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rpido que una
empresa se encuentra en esta etapa son:

Se inicia con la implantacin exitosa del primer Sistema de Informacin en la organizacin. Como
consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que
se habr que imitar.

Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas
Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturacin, inventarios, control de
pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc.

El pequeo departamento es promovido a una categora superior, donde depende de la Gerencia

Administrativa o Contralora.

El tipo de administracin empleado est orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios
de la organizacin; en este punto suele contratarse a un especialista de la funcin con preparacin
acadmica en el rea de sistemas.

Se inicia la contratacin de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas,
analista-programador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte tcnico, etc.

Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfaces automticas entre ellas, de tal forma que las
salidas que produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la
consecuente irritacin de los usuarios.
 Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma importante, lo que marca la pauta
para iniciar la racionalizacin en el uso de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este
problema y el inicio de su solucin marcan el paso a la siguiente etapa.

Etapa de control o formalizacin. Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es
necesario considerar los siguientes elementos:

Esta etapa de evolucin de la Informtica dentro de las empresas se inicia con la necesidad de
controlar el uso de los recursos computacionales a travs de las tcnicas presupuestario base cero
(partiendo de que no se tienen nada) y la implantacin de sistemas de cargos a usuarios (por el
servicio que se presta).

Las aplicaciones estn orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas
ms eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de rdenes de compra a
proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc.

El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posicin gerencial, dependiendo

del organigrama de la Direccin de Administracin o Finanzas.

El tipo de administracin empleado dentro del rea de Informtica se orienta al control administrativo y
a la justificacin econmica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios
para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por
desarrollar empieza a crecer.

En esta etapa se inician el desarrollo y la implantacin de estndares de trabajo dentro del

departamento, tales como: estndares de documentacin, control de proyectos, desarrollo y diseo de
sistemas, auditora de sistemas y programacin.

Se integra a la organizacin del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y

preparadas tcnicamente.

Se inicia el desarrollo de interfaces automticas entre los diferentes sistemas.

Etapa de integracin. Las caractersticas de esta etapa son las siguientes:

La integracin de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralizacin del
departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.
Las nuevas tecnologas relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos
y lenguajes de cuarta generacin, hicieron posible la integracin.
En esta etapa surge la primera hoja electrnica de clculo comercial y los usuarios inician haciendo
sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayud mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo
y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas.
El costo del equipo y del software disminuy por lo cual estuvo al alcance de ms usuarios.
En forma paralela a los cambios tecnolgicos, cambi el rol del usuario y del departamento de
Sistemas de Informacin. El departamento de sistemas evolucion hacia una estructura
descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas.
Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando
los sistemas antiguos, en beneficio de la organizacin.

Etapa de administracin de datos. Entre las caractersticas que destacan en esta etapa estn las
siguientes:
El departamento de Sistemas de Informacin reconoce que la informacin es un recurso muy valioso
que debe estar accesible para todos los usuarios.
Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir,
almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este
recurso.
 El usuario de la informacin adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar
niveles de acceso diferentes.

Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta
etapa, se incluyen los siguientes:

Al llegar a esta etapa, la Informtica dentro de la organizacin se encuentra definida como una funcin
bsica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (direccin).
Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas
Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas
Estratgicos y, en general, aplicaciones que proporcionan informacin para las decisiones de alta
administracin y aplicaciones de carcter estratgico.
En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnologa de base de datos y se logra la
integracin de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a travs del uso de
recursos computacionales.

CAPITULO II: La Base de Datos

Tomado de: CAMPBELl, M (1998) base IV Gua de Autoenseanza. Espaa: Editorial McGraw Hill
Interamericana. Captulo 5, pg. 110-111, 121-122, 161-169, 179-192

2. Base de datos
El trmino de bases de datos fue escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en
california USA. Una base de datos se puede definir como un conjunto de informacin relacionada que se
encuentra agrupada estructurada.

Desde el punto de vista de la informtico, la base de datos es un sistema formado por un conjunto
de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que
manipulen ese conjunto de datos.

Este trabajo se realizara con la finalidad de aprender un poco ms sobre una base de datos, sus
caractersticas, usos, estructuras, diseos, entre otros. Una base de datos tiene mucha importancia en el
ritmo de vida que llevamos en los actuales momentos, ya que, est acelera el ritmo en el momento realizar
una bsqueda de informacin.

Algunos conceptos de bases de datos:

Base de Datos: es la coleccin de datos aparentes usados por el sistema de aplicaciones de una
determinada empresa.

Base de Datos: es un conjunto de informacin relacionada que se encuentra agrupada o

estructurada. Un archivo por s mismo no constituye una base de datos, sino ms bien la forma en que
est organizada la informacin es la que da origen a la base de datos.

Base de Datos: coleccin de datos organizada para dar servicio a muchas aplicaciones al mismo
tiempo al combinar los datos de manera que aparezcan estar en una sola ubicacin

2.1 Requerimientos de las bases de datos:

El anlisis de requerimientos para una base de datos incorpora las mismas tareas que el anlisis de
requerimientos del software. Es necesario un contacto estrecho con el cliente; es esencial la
identificacin de las funciones e interfaces; se requiere la especificacin del flujo, estructura y
asociatividad de la informacin y debe desarrollarse un documento formal de los requerimientos.
Requerimientos administrativos: se requiere mucho ms para el desarrollo de sistemas de

bases de datos que nicamente seleccionan un modelo lgico de base de datos. La bases

de datos es una disciplina organizacional, un mtodo, ms que una herramienta o una

tecnologa. Requiere de un cambio conceptual y organizacional.

Elementos claves de organizacin en un ambiente de Bases de Datos:

Sistema de administracin de base de datos

Administracin de informacin

Tecnologa de administracin de base de datos

Usuarios

Planeacin de informacin y tecnologa de modelaje

Caractersticas de las bases de datos:

Una base de datos contiene entidades de informacin que estn relacionadas va

organizacin y asociacin. La arquitectura lgica de una base de datos se define mediante

un esquema que representa las definiciones de las relaciones entre las entidades de

informacin. La arquitectura fsica de una base de datos depende de la configuracin del

hardware residente. Sin embargo, tanto el esquema (descripcin lgica como la

organizacin (descripcin fsica) deben adecuarse para satisfacer los requerimientos

funcionales y de comportamiento para el acceso al anlisis y creacin de informes.

Ventajas en el uso de bases de datos:

La utilizacin de bases de datos como plataforma para el desarrollo de Sistemas de Aplicacin en las

Organizaciones se ha incrementado notablemente en los ltimos aos, se debe a las ventajas que
ofrece su utilizacin, algunas de las cuales se comentarn a continuacin:

Globalizacin de la informacin: permite a los diferentes usuarios considerar la informacin como

un recurso corporativo que carece de dueos especficos.
Eliminacin de informacin inconsistente: si existen dos o ms archivos con la misma informacin,
los cambios que se hagan a stos debern hacerse a todas las copias del archivo de facturas.
Permite compartir informacin.
Permite mantener la integridad en la informacin: la integridad de la informacin es una de sus
cualidades altamente deseable y tiene por objetivo que slo se almacena la informacin correcta.
Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es quizs el que ms ha ayudado
a la rpida proliferacin del desarrollo de Sistemas de Bases de Datos. La independencia de datos
implica un divorcio entre programas y datos.
 El sistema manejador de bases de datos (dbms).
Es un conjunto de programas que se encargan de manejar la creacin y todos los accesos a las bases
de datos. Se compone de un lenguaje de definicin de datos, de un lenguaje de manipulacin de datos
y de un lenguaje de consulta.
Una de las ventajas del DBMS es que puede ser invocado desde programas de aplicacin que
pertenecen a Sistemas Transaccionales escritos en algn lenguaje de alto nivel, para la creacin o
actualizacin de las bases de datos, o bien para efectos de consulta a travs de lenguajes propios que
tienen las bases de datos o lenguajes de cuarta generacin.

Ambiente moderno de base de datos:

La tecnologa de las bases de datos puede eliminar de un tajo muchos problemas creados por la
organizacin tradicional de archivos. Una definicin ms rigurosa de bases de datos dice que es una
coleccin de datos organizada para dar servicios eficientemente a muchas aplicaciones al centralizar
los datos y minimizar aquellos que son redundantes. En vez de separar los datos en archivos por
separados para cada aplicacin, los datos son almacenados fsicamente para aparecer a los usuarios
como almacenados en una sola ubicacin: una sola base de datos sirve a muchas aplicaciones. Por
ejemplo, en vez de que una corporacin almacene los datos de personal en sistemas de informacin
separados y archivos separados para personal, la corporacin podra crear una sola base de datos
para Recursos Humanos.

2.2 Diseo de una base de datos

Existen distintos modos de organizar la informacin y representar las relaciones entre los datos en una
base de datos. Los Sistemas administradores de bases de datos convencionales usan uno de los tres
modelos lgicos de bases de datos para hacer seguimiento de las entidades, atributos y relaciones.
Los tres modelos lgicos principalmente de bases de datos son el jerrquico, de redes y el relacional.
Cada modelo lgico tiene ciertas ventajas de procesamiento y tambin ciertas ventajas de negocios.

Modelo de jerrquico de datos:

Una clase de modelo lgico de bases de datos que tiene una estructura arborescente. Un registro
subdivide en segmentos que se interconectan en relaciones padre e hijo y muchos ms. Los primeros
sistemas administradores de bases de datos eran jerrquicos. Puede representar dos tipos de
relaciones entre los datos: relaciones de uno a uno y relaciones de uno a muchos

Modelo de datos en red:

Es una variacin del modelo de datos jerrquico. De hecho las bases de datos pueden traducirse de
jerrquicas a en redes y viceversa con el objeto de optimizar la velocidad y la conveniencia del
procesamiento. Mientras que las estructuras jerrquicas describen relaciones de muchos a muchos.

Modelo relacional de datos:

Es el ms reciente de estos modelos, supera algunas de las limitaciones de los otros dos
anteriores. El modelo relacional de datos representa todos los datos en la base de datos como
sencillas tablas de dos dimensiones llamadas relaciones. Las tablas son semejantes a los
archivos planos, pero la informacin en ms de un archivo puede ser fcilmente extrada y
combinada.

2.3 Creacin de una base de datos

Para crear una base se deben realizar dos ejercicios de diseo: un diseo lgico y uno fsico. El
diseo lgico de una base de datos es un modelo abstracto de la base de datos desde una perspectiva
de negocios, mientras que el diseo fsico muestra como la base de datos se ordena en realidad en los
dispositivos de almacenamiento de acceso directo. El diseo fsico de la base de datos es llevado a
cabo por los especialistas en bases de datos, mientras que el diseo lgico requiere de una
descripcin detallada de las necesidades de informacin del negocio de los negocios actuales usuarios
finales de la base. Idealmente, el diseo de la base ser una parte del esfuerzo global de la
planeacin de datos a nivel institucional.

El diseo lgico de la base de datos describe como los elementos en la base de datos han de quedar
agrupados.

El proceso de diseo identifica las relaciones entre los elementos de datos y la manera ms eficiente
de agruparlos para cumplir con los requerimientos de informacin. El proceso tambin identifica
elementos redundantes y los agrupamientos de los elementos de datos que se requieren para
programas de aplicaciones especficos. Los grupos de datos son organizados, refinados y agilizados
hasta que una imagen lgica general de las relaciones entre todos los elementos en la base de datos
surja.

Bases de datos documentales:

Son la derivada de la necesidad de disponer de toda la informacin en el puesto de trabajo y de

minimizar los tiempos del acceso a aquellas informaciones que, si bien se utilizan con frecuencia, no
estn estructuradas convenientemente. Esto se debe a que a la procedencia de la informacin es
muy variada (informes, notas diversas, peridicos, revistas, muchos ms.

Bases de datos distribuidas:

Es aquella que se almacena en ms de un lugar fsico. Partes de la base de datos se almacena

fsicamente en un lugar y otras partes se almacenan y mantienen en otros lugares. Existen dos
maneras de distribuir una base de datos. La base de datos central puede ser particionada de manera
que cada procesador remoto tenga los datos necesarios sobre los clientes para servir a su rea local.
Los cambios en los archivos pueden ser justificados en la base de datos central sobre las bases de
lotes, en general por la noche. Otra estrategia tambin requiere de la actualizacin de la base central
de datos en hojas no laborables.

Aun otra posibilidad (una que se emplea en bases de datos grandes) es mantener solo un ndice
central de nombres y almacenar localmente los registros completos.

El procesamiento distribuido y las bases de datos distribuidas tienen como beneficios e

inconvenientes. Los sistemas distribuidos reducen la vulnerabilidad de un lugar nico central y
voluminoso. Permiten incremento en la potencia de los sistemas al adquirir mini computadoras que
son ms pequeas y baratas. Finalmente incrementan el servicio y la posibilidad de respuesta de los
usuarios locales. Los sistemas distribuidos, sin embargo, dependen de la alta calidad de las lneas
de telecomunicaciones, las cuales a su vez son vulnerables. Adems, las bases de datos locales
pueden algunas veces alejarse de las normas y las definiciones de los datos centrales y hacen surgir
problemas de seguridad al distribuir ampliamente el acceso a datos de alta sensibilidad.

Bases de datos orientadas a objetos e hipermedia:

Estas son capaces de almacenar tanto procesos como datos. Por este motivo las bases orientadas al
objeto deben poder almacenar informacin no convencional (como imgenes estticas o en
 movimiento, colecciones de sonidos, entre otros). Este tipo de bases de datos deriva directamente de
la llamada programacin orientada a objetos, tpica por ejemplo del lenguaje C/C++.

Entre las ventajas de las bases de datos orientadas al objeto destaca la posibilidad de tratar los casos
excepcionales, que suelen ser la mayora en la prctica cotidiana, en lugar de tratar de insertar la
realidad en unos patrones rgidos que violentan para hacerla coincidir con los esquemas utilizados.
Adems, nadie pone en duda que es ms cmodo manejar objetos de entorno que no es familiar, que
trabaja, por ejemplo, con tablas, esquemas, cuadros, muchos ms.

2.4 Grficos y tablas

Los grficos sirven para resumir en un dibujo toda una serie de datos que, presentados solos, resultan
fros y poco expresivos. Normalmente es un apartado que est ntimamente ligado a los conceptos de
hoja electrnica y base de datos.

Pensemos en un fabricante al que le interesa saber los efectos sobre las ventas de un incremento del
presupuesto de publicidad. Las cifras pueden calcularse mediante la hoja electrnica y puede tener
sobre el papel, pero estn presentadas de manera que son difciles de comprender de comprender.
Por esta razn, el fabricante puede optar por obtener estos datos de una manera mucho ms explcita
y fcil de asimilar, o sea, a travs de una representacin grfica.

Grficos de barras:

Para trazar los grficos de barras basta definir una variable vertical (que ser la altura de la barra) y
que normalmente es la variable principal y una o varias horizontales, segn

Grficos de pastel:

Para realizar un grfico de pastel se subdivide una circunferencias completa represente el total o cien
por ciento (%) de los datos. Supongamos que los votos totales en unos comicios son de 3 000 000, y
que partido A ha obtenido 1 000 000, el partido B 200 000, el partido C 500 000, el partido D 900
000, el partido E 300 000 y 100 000 votos han sido anulados. Estos datos pueden representarse
mediante un grfico de pastel.

Grficos discretas:

Para realizar una grfica discreta es suficiente escoger dos variables, una para el eje vertical y otra
para el eje horizontal; la aplicacin representar los diversos valores a la escala apropiada y los
dibujar en la pantalla o lo imprimir en el papel. Para representar una grfica discreta el ndice y
como variable horizontal los doce meses del ao. Un grfico no solo puede integrarse con la hoja
electrnica, sino tambin con la base de datos. Con estos datos, convenientemente dispuestas, se
pueden asimismo, generar tablas que resuman dicha informacin.

2.5 Sistema de gestin de base de datos

Sistema desarrollado que hace posible acceder a datos integrados que atraviesan los lmites
operacionales, funcionales u organizacionales de una empresa.

Objetivos en el uso de un sistema de gestin de base de datos:

Oportunidad, asociado a la eficiencia y eficacia.

 Disponibilidad, permitiendo la accesibilidad de datos
Consistencias (oportunidad + disponibilidad), como calidad de datos
Evolucin, para adaptarse al entorno
Integridad, en el nivel de los datos as como el sistema.

Objetivos del sistema de gestin de base de datos que podemos identificar son:

Independencia de datos
Accesibilidad limitada
Datos al da y sin redundancias
Consistencia
Interfaz nica
Entrada directa a los datos
Recuperacin por diferentes accesos
Funcin completa de interrogantes
Estandarizacin
Seguridad

Productos Asociados A Los Sistema De Gestin De Base De Datos:

Existen cuatro productos bsicos en el Sistema de Gestin de Base de Datos para sistemas Host
(propietarios). Estos son:

Repositorio / diccionario / directorio / enciclopedia

Desarrollador de aplicaciones (Prototipo, Lenguaje(s) de programacin, basado en intrpretes).
Lenguaje de consulta
Lenguaje reportador

Administracin de los datos:

Los sistemas de bases de datos requieren que la institucin reconozca el papel estratgico de la
informacin y comience activamente a administrar y planear la informacin como recurso corporativo.
Esto significa que la institucin debe desarrollar la funcin de administracin de datos con el poder de
definir los requerimientos de la informacin para toda la empresa y con acceso directo a la alta
direccin. El director de la informacin (DI) o vicepresidentes de la informacin es el primero que
aboga en la institucin por los sistemas de bases de datos.

La administracin de la informacin es responsable de las polticas y procedimientos especficos

mediante los cuales los datos pueden ser administrados como recursos institucionales. Entre estas
responsabilidades se incluye el desarrollo de la poltica de informacin, la planeacin de los datos,
contemplan un diseo lgico de la base de datos por los especialistas en sistemas de informacin y
los grupos de usuarios finales.

El principio fundamental de la administracin de datos es que son propiedad de la institucin como

un todo. Los datos pueden pertenecer en exclusiva a ninguna de las reas de los negocios o
unidades organizacionales. Todos los datos deben quedar disponibles para cualquier grupo que lo
requiera para alcanzar su misin. Una institucin debe formular una poltica de informacin que
especifique sus reglas para compartir, distribuir, adquirir, clasificar, estandarizar e inventariar la
informacin en la institucin. La poltica de informacin traza procedimientos y responsabilidades
especifican, que definen qu unidades de la institucin comparten la informacin, donde puede
distribuirse la informacin y quin es responsable de actualizar y dar mantenimiento a la informacin.

Metodologa para la planeacin y el modelaje de datos:

Como los intereses institucionales servidos por el sistema de gestin de base de datos son muchos
ms amplios que aquellos del ambiente tradicional de archivos, la empresa requiere de una planeacin
en todo su mbito para todos los datos. El anlisis a nivel de empresa, que trata sobre los
requerimientos de toda la institucin (en contraposicin con los requisitos de las aplicaciones
 individuales), es necesario para el desarrollo de bases de datos. El fin del anlisis de la empresa es
identificar las entidades, atributos y relaciones claves que conforman los datos de la institucin.

Tecnologa y administracin de las bases de datos:

Las bases de datos requieren de nuevo software y de un nuevo personal capacitado especialmente en
las tcnicas del Sistema de Gestin de Base de Datos (SABD), as como las nuevas estructuras
administrativas. En la mayora de las corporaciones se desarrolla un grupo de diseo y
administracin de bases de datos dentro de la divisin de sistemas de informacin, que es
responsable por los aspectos ms tcnicos y operativos de la administracin de los datos. Las
funciones que realiza se denominan administracin de bases de datos.

Este grupo realiza lo siguiente:

Define y organiza la estructura y el contenido de la base de datos.

Desarrolla procedimientos de seguridad para la salvaguarda de la base de datos.
Desarrolla la documentacin de la base de datos.
Da mantenimiento al software de administracin de la base de datos.

En estrecha cooperacin con los usuarios, el grupo de diseo establece la base de datos fsica, las
relaciones lgicas entre los elementos, las reglas y procedimientos de acceso.

Usuarios:

Una base de datos sirve a una comunidad ms amplia de usuarios que los sistemas tradicionales.
Los sistemas relacionales con lenguaje de consulta de cuarta generacin permiten que los empleados
no especializados en cmputo tengan acceso a grandes bases de datos. Adems, entre los usuarios
se debe incluir a los especialistas entrenados en el cmputo. Con el objeto de optimizar el acceso
para los no especialistas, es necesario destinar ms recursos para capacitar a los usuarios finales.
Los profesionales de los sistemas deben ser capacitados de nuevo en el lenguaje de los sistemas de
administracin de base de datos, en los procedimientos de desarrollo de las aplicaciones de los
sistemas y en nuevas prcticas de software.

2.6 Creacin de un informe rpido

Los informes de base de datos estn definidos por bandas de informe. Estas bandas de informes se
definen cinco tipos diferentes de lneas de informe por ejemplo las cabeceras que aparecen en la parte
superior de cada pgina, lneas de detalle y resmenes de informe. Cuando se utiliza la organizacin
de informe rpido no es necesario aprender sobre los diferentes tipos de bandas; todo lo que se
necesita es decir a Dbase que cree el formato del informe.

Dbase coloca las entradas en las bandas del informe cuando crea un informe rpido. Crea una banda
cabecera de pgina que contiene la fecha, nmero de pginas y nombre de campo. Una banda de
detalle contiene las entradas de la base de datos. La banda de resumen de informe contiene los
totales de todos los campos numricos y flotantes.

Se puede comprobar al aspecto de un formato de informe visualizndolo en pantalla. Dbase

visualizar las entradas de los registros en lugar de los patrones. Se puede ir hacia delante para ver
las pginas posteriores del informe, pero no se puede volver a revisar pantallas de informaciones
previas.

Para crear un informe rpido:

Desplazar el subrayado en el panel de datos al archivo del que se requiere un informe rpido.
Pulsar la tecla de informe rpido (DESPL F9)
Teclear V para visualizar el informe en pantalla
Pulsar la BARRA DE ESPACIO para ver cada pantalla del informe y volver al Centro de Control.
 Se puede crear un informe rpido desde cualquier panel de Centro de Control (excepto desde el panel
de aplicaciones, si hay un archivo de datos activo. Se pulsa la tecla de Informe Rpido (DESPL F9)
para activarlo. Tambin se puede crearse el modo a travs del panel de datos del centro de control.
El informe que se crea, utiliza la base de datos actual a menos que se seleccione otra base de datos
en el panel datos del centro de control y se pulsa la tecla de informe rpido (DESPL. F9)

Para imprimir un informe :

Para imprimir un informe con la impresora implcita:

Convertir en actual la base de datos de la que se requiere crear un informe.

Pulsar la tecla de informe rpido(DESPL.-F9)
Teclear B para la opcin comenzar a imprimir.

Para imprimir un informe con otra opcin de impresora:

Convertir en actual la base de datos de la que se quiere crear un informe.

Pulsar la tecla de informe rpido (DESPL.-F9)
Teclear D para la opcin destinatario
Teclear P para la opcin Printer Model hasta que la dbase visualice una breve descripcin de la
impresora.
Teclear B para la opcin Bejn Printing.

Creacin y almacenamiento de un informe personalizado:

Los informes personalizados ofrecen lo ltimo en posibilidades de personalizacin. Sin embargo, toda
esta flexibilidad requiere un compromiso puesto que lleva ms tiempo crear un informe personalizado
que crear un informe rpido. Se puede combinar las ventajas de ambos planteamientos cuando slo
se necesitan realizar pequeos cambios a un informe rpido utilizando las opciones del men de
disposicin rpida. Estas opciones permiten seleccionar un formato para crear rpidamente un diseo
de informe que se pueda modificar posteriormente.

Se pueden aadir y eliminar campos desde el diseo de informe. Se puede salvar la disposicin del
informe modificado y proseguir su ampliacin con el tiempo. La inversin que se realiza
personalizando un informe dar beneficios a lo largo de la vida de la aplicacin de la base.

Para crear una disposicin rpida para un informe personalizado:

Active la base de datos que vaya a utilizar para el informe.

Pulse flecha derecha tres veces para moverse al panel de informe (report panel)
Pulse intro o la tecla de diseo (DESPL.- F2) para introducirse a la pantalla de diseo de informes.
Subraye Quick Layouts (Disposicin rpida) pulse intro o teclee Q para seleccionar la disposicin
rpida del men de despliegue layout (composicin)
Mueva el subrayado a la opcin de composicin que se quiera y pulse INTRO o teclee la primera
letra de la opcin de composicin.

2.7 Creacin de consulta bsica

Las consultas Dbase constan de archivos que permiten realizar muchas tareas diferentes con los datos.
Se pueden utilizar las consultas para controlar los campos de datos que se pueden ver. Tambin se
pueden utilizar las consultas para controlar los registros que visualiza Dbase. Las consultas pueden
cambiar el orden de presentacin de datos y pueden incluso actualizarlos. Las consultas no contienen
informacin de la base de datos, sino tan solo las instrucciones necesarias para seleccionar los registros
y campos requeridos de una base de datos.

Consulta de un campo para una entrada carcter:

Se pueden crear consultas simples para encontrar todos los registros que contienen una entrada de
carcter especifica. Se puede utilizar la coincidencia exacta u operadores relacionales cuando se realiza
la bsqueda. Puesto que se deben encerrar las cadenas de caracteres entre comillas, se puede buscar
una coincidencia exacta colocando la cadena de caracteres que se necesite encontrar entre comillas.

Almacenamiento y uso de consultas.

Dbase IV puede almacenar una consulta como archivo. Esto ofrece la ventaja de reutilizar la consulta
posteriormente sin reentrar en ella. Para utilizar cualquier consulta almacenada en disco se selecciona
un archivo de consultas del panel de consultas del centro de control con la apropiada base de datos en
uso. Las condiciones que tambin se denominan filtros establecidas por esta consulta se ponen en vigor
automticamente para ocultar los registros que presenta Dbase. Se puede utilizar para afectar a la
visualizacin de los registros sobre la pantalla o para restringir los registros presentados en los informes
que se crean.

Consulta de campos numricos:

La bsqueda de valores numricos permite operar con todos los registros de empleado con un cdigo de
trabajo especfico o todos los registros de un nmero de cliente particular. Se controlan los registros que
cumplan la consulta en base a los contenidos de un campo numrico en lugar de un campo carcter, pero
la mayor parte de las caractersticas de las consultas utilizadas para campos numricos son exactamente
las mismas que se utilizan para campos de carcter.

Se pueden utilizar ejemplos de coincidencia exacta para localizar datos. Puesto que estamos trabajando
con datos numricos, las comillas no se necesitan. Tambin se puede utilizar muchos de los operadores
relacionales que utilizaron con los campos de carcter.

Consulta de campo de fecha:

La consulta de los campos de fecha no es diferente del acceso a otros tipos de campos. Dbase reconoce
los campos de fecha y los trata como una entrada de fecha si se incluyen de las llaves { }. Se utilizan los
ejemplos bajo este tipo de campos para encontrar una coincidencia exacta o relacional. Se pueden
utilizar ejemplos relacionales para localizar todos los registros anteriores y posteriores a una fecha dada.
Tambin se pueden encontrar registros dentro de un rango especifico de fechas colocando en el ejemplo
dos expresiones relacionadas separadas por coma (,).

Consultas de campos lgicos:

Los campos lgicos contienen indicadores de verdadero o falso.

Cuando se crea un ejemplo de un campo lgico, se puede hacer que Dbase busque valores verdaderos o
falsos colocando .T. o .F. como un ejemplo debajo del tipo de campo. Dbase tambin acepta .t., .f., ..f.,
.Y., .N., .y., y .n., como entradas para este campo.
CAPITULO III: Funciones y archivos del manejador de Base de Datos

Tomado de: Coello, C. (2004). Breve Historia de la computacin y sus pioneros. Volumen 1, Los
Orgenes del Hardware. Madrid: Fondo de cultura econmica. Captulo 1 al 3, pg. 4-27

3.1 Funciones

Las funciones y comandos que empezaremos a usar necesariamente se

deben probar en el manejador de Base de Datos (BD) VFP, y esta es la
pantalla que deber aparecer cada vez que ejecutes el programa.
En parte inferior derecha esta una ventana pequea conocida como la
ventana de comandos, all es donde debers ingresar cada una de estas
funciones, ordenes o comando que vayamos estudiando y las respuestas o
resultados necesariamente aparecern en el fondo de esta misma
pantalla.

Las funciones se utilizan para llevar a cabo operaciones rutinarias

especficas.
Ejemplo:
SQRT(Argumento)
? sqrt(144)
12

LosComandosSET: Son de uso ms frecuente.

Sintaxis:

ENCENDIDO

SET CENTURY ON/OFF ==> Muestra el ao en 04 digitos

APAGADO
SET DATE [TO] AMERICAN/BRITISH ==> Cambia el formato de la
fecha en el sistema

SET DATE TO AMERICAN

mm/dd/aaaa
Ejemplo: 05/23/2014

SET DATE TO BRITISH

dd/mm/aaaa
Ejemplo: 23/05/2014

SET DEFAULT TO: Esta orden permite seleccionar la unidad de disco en

la que se encuentran los archivos (datos, programas, informes, etc.)

Sintaxis:
SET DEFAULT TO [Ruta]
Ejemplo:
SET DEFAULT TO D:\ ==> D:\ es la ruta , o sea el lugar donde se
encuentra el archivo.
D:\corresponde a la unidad lgica D

SET DEFAULT TO C:\VFOXPRO\DATOS

==> Esta ruta corresponde a la unidad C,
dentro de la carpeta VFOXPRO, y dentro
de ella en la subcarpeta DATOS.

SET DELETED: Especifica si se procesar o no los registros marcados

para la eliminacin, y si estn o no disponibles para su uso.
Sintaxis: No los considera para su proceso

SET DELETED ON/OFF

Si los considera en el proceso

SETECHO: Abre la ventana seguimiento para la depuracin de los

programas
Sintaxis: Abre la ventana seguimiento

SET ECHO ON/OFF

Cierra la ventana seguimiento
SETPATH: Especifica la ruta de directorios para buscar archivos.

Sintaxis:
SET PATH TO [camino]

Ejemplo:
SET DEFAULT TO C:\DATOS ==> Se define la carpeta de trabajo
SET PATH TO D:\JUAN ==> Alternativamente puede buscar un
archivo en la unidad D

SETFILTER: Proporciona acceso a los registros que cumplan con la

condicin.
Sintaxis:
SET FILTER TO [Expresin]

Ejemplo:
SET FILTER TO cod_almacen=X002

CREA: Este comando crea una tabla de datos.

Ejemplo:
CREA EMPLEADOS ==> Crea la tabla EMPLEADOS

MANIPULACION DE ARCHIVOS O TABLAS

COPY FILE: Este comando crea un duplicado de cualquier tipo de

archivo.
Sintaxis:

COPY FILE Archivo1.dbf TO Archivo2.dbf

Ejemplo:
COPY FILE Productos.dbf TO A:\Productos

RENAME: Renombra archivos existentes con un Nuevo nombre

Sintaxis:

Nombre antiguo
RENAME Archivo1 TO Archivo2
Nuevo nombre
Ejemplo:
RENAME Libros.dbf TO Libros1.dbf

DELETE FILE: Elimina un archivo del disco

Sintaxis:
DELETE FILE [Archivo]

Ejemplo:
DELETE FILE Empleado.dbf

DIR: Muestra el contenido del directorio del disco

Sintaxis:
DIR

Ejemplo:
DIR E:*.* ==> Muestra todos los archivos de la unidad E

DIR *.DBF ==> Muestra todos los archivos que tengan la extensin
DBF (tablas de datos)
DIR Alumno.* ==> Muestra todos los archivos que tengan el nombre
Alumno, aunque tengan cualquier extensin

Nota: El archivo se crea atendiendo a su tipo o clase de archivo y este

tiene 2 partes.

Es el nombre del archivo

Ejemplo: Alumno.dbf
Es su extensin y tiene 3 caracteres, esta extensin al
nombre identifica al tipo de archivo, en este caso la extensin dbf corresponde a un archivo o
tabla de datos, porque internamente va a guardar datos organizados en campos y registros de datos.
Hay otros tipos de extensin, por ejemplo la que se va a generar junto a nuestra tabla Alumnos
como cdx, o sea que el archivo en este caso seria Alumnos.cdx y estara identificndonos a un
archivo del tipo indexado.
CAPITULO IV: Los sistemas de informacin y los sistemas
administrativos
Tomado de: Instituto Tecnolgico de la Paz. Teora del Procesamiento de
Transacciones. En red www.itlp.edu.mx

Tomado de: Coello, C. (2004). Breve Historia de la computacin y sus pioneros.

Volumen 1, Los Orgenes del Hardware. Madrid: Fondo de cultura econmica. Captulo 1
al 3, pg. 4-27

4.1 SISTEMAS DE INFORMACION

Los sistemas de informacin surgen aun cuando el hombre no tena

conocimientos de que los estaba utilizando para su comunicacin y para el
aprendizaje. Mientras recolectaba objetos sin conocer exactamente su fin, dibujaba
en paredes animales, smbolos o adquira conocimiento de los diferentes animales.
Con el cursar de la vida el hombre ha acumulado una serie inmensa de datos los cuales
necesita relacionar, y poner al alcance de tcnicos, ingenieros y dems especialistas que lo utilizan
como fuentes de informacin para bases de clculos estadsticas, o como punto de partida para
diferentes anlisis y proyectos.

Varios aos atrs el hombre tenia estos datos en tarjetas estadistas y papeles a la deriva en el
tiempo con la posibilidad de deterioro, o en diferentes medios de almacenamiento no confiable y de
muy bajo nivel de gestin, puesto que realizar cualquier condensacin de estos datos requera de
mucho tiempo, los vnculos entre datos eran difciles de actualizar, y en ocasiones la informacin ya no
exista porque se encontraba deteriorada, Ya en la segunda mitad del siglo XX el hombre comienza ha
desarrollar una herramienta con fines matemticos para realizar sus operaciones a mayor velocidad la
cual va ms all de las expectativas y se convierte en la mayor recolectora y procesadora de
informacin conocida como Computacin, a partir de este momento los sistemas informativos que
se resuman a Dato Procesamiento Informacin pasan a tomar un carcter mayor, formndose as
un conjunto ms amplio de elementos.

Los sistemas de informacin cumplen con los aspectos mencionados en los diferentes
conceptos de sistema y se puede definir como una organizacin compleja que relaciona todo el
conjunto de mtodos, de datos, de medios e instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades
de la direccin de un objeto determinado [Martnez Santana, 1998]. Otra definicin muy abarcadora
es ofrecida por Lucey, quin lo presenta como un sistema para convertir datos procedentes del
exterior o del interior del mismo en informacin y para comunicar esta en forma apropiada a los
directivos de todos los niveles y de todas las funciones para facilitar la toma de decisiones efectivas y
oportunas para la planeacin, direccin y control de las actividades de las cuales ellos son
responsables [Lucey, 1987].

En las organizaciones conviven diferentes subsistemas (SSI) para las distintas funciones
(contabilidad, medios bsicos, inventarios, personal, etc.), pero para la administracin se necesita una
mayor disponibilidad de la informacin, por eso se debe crear un Banco de Datos Central o Base de
Datos Centralizada.

El Banco de Datos Central recoge las informaciones de las distintas reas, y del entorno,
agrupando la informacin para que pueda estar a disposicin de toda la organizacin.
 El Sistema de Informacin (SI), se empareja con las tecnologas de la informacin (TI) por ser
un sistema dinmico. Las TI nos sirven para construir los SI y son la herramienta bsica para disear los
SI.

El SI es un proceso de planificacin diseo y anlisis y control de los datos, que afecta a todo
el ncleo de la actividad empresarial y es el encargado de coordinar los flujos y registros de la
informacin tanto internas, como la proveniente del entorno, que son necesarias para realizar las
operaciones bsicas y toma de decisiones para conseguir los objetivos de la empresa. Este proceso se
realiza de forma conjunta con el proceso de actividades propias de la empresa y sirve de apoyo a las
decisiones de planificacin, diseo, ejecucin, y control que realiza.

Otra definicin posible de SI sera:

"Sistema de Informacin (SI) es el conjunto formal de procesos de anlisis, que operando sobre
una coleccin de datos estructurados de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila elabora y
distribuye, la informacin necesaria para realizar las operaciones bsicas y la toma de decisin en la
empresa, que nos sirva para desempear las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con sus
estrategias. " Para realizar la recoleccin de los datos debemos hacerlo de forma estructurada, as
como normalizar la informacin que entra y sale, por ello deben participar todos los rganos
implicados de la empresa, para que pueda ser entendida la informacin que llegue al SI o la que parta
de l, por todos los integrantes de la organizacin a los cuales va dirigida, y les pueda servir a realizar
las operaciones cotidianas, tomar decisiones o como mtodo de control. Adems afecta a las
funciones y estrategias del negocio, pues es un elemento de la empresa que ayuda a conseguir los
objetivos, y que puede ser utilizado como ventaja competitiva frente a nuestros rivales.

En las definiciones anteriores de SI se manejan gran cantidad de elementos de los cuales se

infiere la complejidad de las interrelaciones entre ellos. En muchos casos esta complejidad es
acentuada por elevados volmenes de informacin que deben ser manejados.

Esta dificultad ha trado consigo la necesidad de aprovechar los adelantos informticos y

tecnolgicos para automatizar el funcionamiento de los Sistemas de Informacin y de esta manera
disminuir su complejidad para los usuarios de dichos sistemas.

El sistema informativo esta comprendido por una serie de elementos que se detallarn a
continuacin:

Documentos: Manuales, los impresos, u otra informacin descriptiva que explica el uso y/o la
operacin del sistema. Conjunto de datos originales que conforman el conjunto de datos.

Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso especifico de cada elemento del sistema o el
contexto.

Bases de Datos: Es la coleccin de datos relacionados entre si la cual es accedida por el software y es
el resultado de relacionar la informacin.

Personas: Individuos que son usuarios u operadores del sistema.

Hardware: Es el conjunto de dispositivos electrnicos que proporciona la capacidad de computacin y

los dispositivos electromecnicos encargados de extraer o suministrar la informacin en/de los
soportes magnticos.

Software: Es el conjunto de programas de computacin encargados de suministrar la informacin

deseada al cliente, con la coordinacin y relacin requerida.

4.2 FUNCIONES DEL SISTEMA DE INFORMACION

El SI lleva a cabo una serie de funciones que se pueden agrupar en cuatro grandes grupos:
 Funciones de captacin y recoleccin de datos.
Almacenamiento de la informacin
Tratamiento de la informacin
Distribucin de la Informacin

Captacin y Recoleccin de Datos:

Recoge la informacin externa (o del entorno) e interna, enviando dicha informacin a
travs del SC a los rganos del SI, encargados de reagruparla, para evitar duplicidades e
informacin intil o ruido, la captacin de informacin depende del tipo de empresa o del
destino que se espera de la informacin, pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia
del entorno, este proceso de captacin y recoleccin de datos debe realizarse de forma
continuada, en las reas o partes del entorno y/o empresa sujetas a ms cambios, sin dejar de
vigilar las reas ms estables, aunque de forma puntual.

Almacenamiento:
Una vez filtrada la informacin relevante, sta se almacenar, puede ser en un lugar nico
(archivo central, sistema informtico), accesible a todos los usuarios, o bien en los distintos
departamentos, pero igualmente accesible a cualquier usuario que la necesite, y el sistema
utilizado depender de las variables, tamao, dispersin geogrfica o especificidad de la
informacin, quien determine el sistema a adoptar.

Tambin se puede realizar un sistema mixto, donde se centralicen la informacin que

afecte de forma global a la empresa, y las especficas en cada departamento.

El acceso a la recuperacin de la informacin por parte de los usuarios, puede

realizarse a travs de cdigos o claves que eviten a los miembros que no necesitan la
informacin puedan acceder a ella.

Tratamiento de la Informacin:
Es la funcin clave del SI tiene por objeto transformar los datos de la informacin
almacenada en informacin significativa, para ofrecrsela a quien la necesite, en la medida y
formato que el usuario requiera.

Generalmente en esta funcin, se utilizan medios informticos por su capacidad de

almacenar y velocidad en el tratamiento, as como la reduccin de costes que representan, esto
ha hecho que se generalice su uso.

Distribucin y Diseminacin:
Es muy importante para la empresa que cada usuario posea la informacin requerida
en el momento preciso y de una forma normalizada para su correcta interpretacin, adems
existe la necesidad de que alguna informacin acerca de la empresa y su entorno sean
conocidas por diferentes miembros de la organizacin, para hacer frente con rapidez de forma
conjunta a las situaciones que se presenten, y en las que se hace necesaria la resolucin de
problemas y adopcin de decisiones de forma coordinada o cuando afecte a varias reas de la
empresa.

4.3 CONTROL E INFORMACION. LA INFORMACION COMO BASE DEL

SISTEMA DE CONTROL

Es de gran importancia para los sistemas de informacin el conocimiento de la diferencia

entre informacin y dato.

Bishop plantea que: Informacin es un trmino general que abarca hechos y

representaciones que pueden no estar relacionados. La palabra se usa en su sentido
generalmente aceptado. La informacin puede ser vital o trivial, verdadera o falsa
 En cuanto a dato, es ms precisa la definicin, los datos son informacin en forma
codificada, aceptable para ser introducida y procesada por cualquier ordenador. En otras
palabras son representaciones de la informacin. Pueden usarse como objetos individuales pero
con mucha ms frecuencia se encuentran en grandes conjuntos dotados de una estructura, los
datos son significativos en si y en relacin con la estructura a la que pertenecen.

Es importante destacar que los datos por si solo carecen de significado, solo adquieren este
cuando son interpretados convirtindose as en informacin til

George W. Reynolds lo define:

DATO: Es la coleccin desorganizada de hechos que no han sido procesados en informaciones. El

hecho puro crudo cuyas condiciones pudieran ser desentraadas. Estos hechos pueden describir
personas lugares, cosas, procesos o eventos. El dato es la personificacin material de la
informacin, constituye su base, por dato se entiende el resultado de las observaciones
representadas en un lenguaje determinado y que es independiente de la idea o efecto que pueda
producir en l, utilizarlo.

El dato es la imagen sobre algn soporte material de un fenmeno o proceso en la

actualidad se presentan como indicadores, tablas textos, etc., los cuales de por s no pueden
estar relacionados con la solucin de una tarea determinada con un usuario en particular.

Lo que constituye datos para unos puede ser informacin para otros y viceversa; todo
est en dependencia del usuario y de las caractersticas del trabajo que se quiera realizar, es
decir, la informacin que necesitan los directivos vara con la naturaleza del trabajo que efectan,
segn el nivel de actividad y de acuerdo a las metas que buscan.

Al establecerse la delimitacin entre dato e informacin, as como la definicin de las

informaciones a utilizar a todos los niveles de direccin se dan grandes pasos de avance en el
establecimiento de los sistemas de informacin y son precisamente estos sistemas los que
proporcionan la informacin que le permitir al control fijar niveles de desempeo con objetivos
de planeacin, comparar el desempeo real con esos niveles determinados de antemano,
determinar si hay desviaciones, medir su importancia y tomar las medidas tendientes a garantizar
que todos los recursos de la empresa se utilicen en la forma ms eficaz y eficiente posible.

INFORMACION: Es el conocimiento adquirido por causa del procesamiento de datos.

En contradiccin a esta diferencia se puede afirmar que en cadenas de servicios, lo que

es dato para un cliente es informacin para el proveedor-procesador.

Segn Reynolds los datos tienen las siguientes caractersticas: exactitud, totalidad, pertinencia,
oportunidad y auditabilidad. Planteando que al derivarse la informacin del dato estas cinco
caractersticas pueden ser aplicables a ellas.

En cambio para que la informacin sea til al investigador, ha de reunir las siguientes cualidades:

1. Exactitud: Debe ser verdadera y correcta, y describir con fidelidad el objeto o hecho.
2. Oportunidad: Debe estar disponible cuando se necesite sin demasiado retraso
3. Pertinencia: debe relacionarse con la situacin en cuestin.
4. Integridad: proporcionar al investigador todos los detalles que necesite para entender la
situacin.
5. Frecuencia: Se prepara y suministra a los investigadores con bastante frecuencia para
actualizarlos.
6. Horizontes de Tiempo: Se orienta a actividades y hechos pasados, presentes y futuros.
7. Alcance: Abarca en forma amplia o reducida un rea de inters.
8. Origen: Puede generarse tanto en fuentes internas como externas.
9. Forma de Presentacin: Las tablas de nmeros o las presentaciones grficas de
informacin, son las firmas escritas o impresas ms comunes. Puede incluir adems una
presentacin verbal.
 La informacin es el resultado del procesamiento y anlisis de los datos, constituyendo
as el resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como punto de partida conjuntos
de datos relacionados entre si, que a su vez son el resultado de las continuas observaciones y
apuntes que el hombre ha realizado como ser conciente o de los registros fsiles, deformaciones
o trazas de agresiones en plantas u objetos que lo rodean, incluso de su propia atmsfera, o
como resultado de equipos registradores conectados a maquinarias o sistemas.

Por tanto la informacin es aquel dato procesado para un nivel tcnico o social a partir
de datos contenidos, en registros los cuales pueden no explicarles nada a los investigadores o
lectores por estar demasiados abstracto al contexto en que este se desarrolla, siendo as la base
estadstica para toda investigacin.

La velocidad y la exactitud con que los gerentes pueden recibir informacin sobre lo que
est funcionando bien o lo que est funcionando mal determinan, en gran medida, la eficacia que
tendrn los sistemas de control.

La informacin es vista, cada vez con mayor frecuencia, como un factor medular que
ayuda a los gerentes a dar una respuesta al ambiente complejo y turbulento en el que se
desempean las empresas de hoy en da.

No es posible que hablemos de control sin hablar de informacin. La efectividad del

proceso de control depende fundamentalmente de la calidad de su sistema de informacin. El
sistema de informacin que se disee debe servir para controlar aquellas actividades de vital
importancia en la administracin.

Los directivos deben siempre estar conscientes de los factores crticos de sus planes y de
las operaciones que requieren control, debiendo utilizar tcnicas e informacin apropiadas para
ellos. Los sistemas de control y la informacin pretenden ayudar a cada administrador a llevar a
cabo su funcin de control, es por eso que deben ser elaborados a la medida de cada uno de
ellos.

Para esto se hace necesario:

Evitar la informacin sobrante. Es comn encontrar en las organizaciones de vez en cuando a

alguien quejndose de la falta de informacin, lo que en ocasiones puede ser cierto, pero en
la mayora de los casos lo que sucede es lo contrario, es decir, que se dispone de grandes
volmenes de informacin, mucha ms de la necesitada y las personas no saben discernir
entre lo que constituye informacin relevante y la que no lo es, se ahogan en un mar de
papeles y comienzan a culpar a sus jefes de que les informan poco. Incluso pueden prestarle
atencin a informaciones que no le son tiles, olvidando las que les son imprescindibles.
Los directivos no pueden tomar decisiones exactas y oportunas si no cuentan con suficiente
informacin. No obstante, con frecuencia, los directivos reciben demasiada informacin
irrelevante e intil. Si reciben ms informacin de la que pueden utilizar en forma productiva,
quizs pasen por alto la informacin sobre problemas graves.
Conocer que existen asuntos de los que es obligatorio informar, pero otros que seria
imprudente mostrar a quienes no se debe por lo desestabilizadores que pueden resultar.
Conseguir que la informacin sea lo ms completa y exacta posible: la omisin de algn
acontecimiento, puede llevar a una valoracin errnea de la situacin y, por tanto, a una
decisin desafortunada e incompleta. Mientras ms exacta sea una informacin, ms calidad
tendr y podr recurrirse a ella con ms confianza a la hora de tomar decisiones. Sin embargo,
en general, el costo de obtener informacin aumenta conforme a la calidad deseada; se eleva.
Si una informacin de mejor calidad no suma nada a la capacidad del directivo para tomar la
decisin, entonces no vale el costo extra.
Lograr que la informacin sea oportuna de forma tal que este disponible a tiempo para
intervenir. El momento oportuno depender de la situacin. El dirigente no debe tener la
informacin ni antes ni despus de lo que la necesita, ya que una anticipacin podra distraer
su atencin hacia cosas que no le son tiles en ese momento y una informacin tarda
imposibilita la toma de decisiones en el momento preciso.
 La informacin ofrecida por un sistema de informacin debe estar al alcance de la persona
indicada y en el momento oportuno para que se emprendan las medidas adecuadas.
Evitar la redundancia de la informacin. Aunque pueda parecer que la repeticin de datos
por varios canales informativos es beneficiosa; no lo es, ya que generalmente ninguna
informacin obtenida por dos o ms fuentes coincide, lo cual hace dudar de su veracidad.
En cambio al obtenerla mediante un emisor nico este se siente comprometido a que sea la
ms veraz posible, pues de lo contrario ser suya la responsabilidad de no tomar
correctamente la decisin correspondiente
La informacin debe llegar en forma clara y legible a los que van a hacer uso de ella. Se
deben eliminar los tecnicismos y complicaciones que entorpeceran la labor del dirigente.
La informacin que reciben los directivos debe ser relevante para sus funciones y labores. El
director de recursos humanos seguramente no necesita saber cuntos son los niveles de
inventarios, y el director a cargo de reordenar los inventarios no necesita saber nada de la
condicin del personal de otros departamentos.
Lograr que la informacin vaya acompaada de una buena dosis de motivacin, de forma tal
que aquel que recibe las indicaciones, si estas son emitidas con claridad, las pueda hacer
propias e incentivarlos a tomar decisiones.
Para brindar esta informacin a los directivos se utilizan los sistemas de informacin
administrativa que estn diseados para ofrecer a los administradores la informacin relevante y
oportuna para tomar decisiones ptimas. Lo anterior implica la necesidad de crear y de mantener
una extensa variedad de bases de datos o cuerpos de informacin casi en todas las categoras
funcionales, entre otras, pero sin quedar limitado a mercadotecnia, finanzas, recursos humanos,
investigacin y desarrollo y planeacin estratgica. Adems, en el entendido de que "la
informacin es poder", los sistemas de informacin administrativa pueden representar un activo
muy valioso.

Por lo consiguiente, muchas organizaciones que se han comprometido en serio con la

funcin de los sistemas de informacin administrativa han creado el puesto de director de
informacin, encargado de supervisar sus operaciones, de igual manera que un director general
es responsable a final de cuentas de la organizacin entera.

Factores claves en los sistemas de informacin administrativa

Los directivos, ansiosos por incorporar y asimilar prospectivamente las nuevas

tecnologas para abordar los problemas de la gestin. Estn ejerciendo una considerable
influencia en las compaas que se dedican a la produccin y venta de tecnologas de la
informacin.

Los Sistemas de Informacin Administrativa se han convertido en el reto estratgico ms

importante de la industria de ordenadores en la actualidad. Semejante explosin de inters ha
venido dada por los siguientes factores tecnolgicos y econmicos.

1. La presin para operar a escala mundial y para competir con corporaciones globales
integradas, en el contexto de una economa recesiva, obliga al ejecutivo a tener que tomar,
rpidamente, decisiones importantes. El directivo debe tomar decisiones rpidas y
consistentes con resultados rentables. Por tanto, el directivo se ve sometido en el momento a
la fuerte presin de tener que contar con una informacin fiable y disponible inmediatamente
que facilite las decisiones adecuadas en el momento adecuado.
2. Los avances en la tecnologa de los sistemas de inteligencia artificial estn siendo evaluados
en la actualidad como instrumento potencial para el desarrollo del tipo de Sistema de
Informacin Administrativa que las grandes empresas contemplan para el presente y los
prximos aos.
3. Los sistemas de inteligencia artificial proveen una capacidad automatizada para racionalizar
un gran nmero de imponderables complejos, que es perfectamente aplicable a una lgica
basada en un rbol de decisin.
 A finales de la dcada de los 80 y durante los aos 90, se produjo un gran avance con la
aparicin de software especialmente diseados para el directivo. Estos productos ponan el
nfasis en la simplicidad y en una va inaccesible para la formacin del ejecutivo.

Algunas prestaciones dignas de mencin son las siguientes:

Gran variedad de formatos grficos

Las teclas de funcin activadas por Mouse.
Las tcnicas para derivar, progresivamente informacin ms detallada sobre un asunto
determinado.
Aunque se super la barrera, a medida que los sistemas ganaron en aceptacin surgi
un nuevo obstculo an ms complicado. El Directivo se percat que el nuevo enfoque del
ordenador personal podra solventar el tipo de problemas e interrogantes de carcter ejecutivo
que requeran una agregacin de datos procedentes de fuentes existentes. Este puzzle es el reto
fundamental en la actualidad: cmo preservar la filosofa del (Fcil de usar) necesarias para
animar al directivo a utilizar las nuevas tecnologas y, al mismo tiempo, introducir una
infraestructura (invisible) para superar las numerosas complicaciones de la tecnologa asociadas
con las exigentes necesidades de informacin del directivo.

En trminos sencillos, un Sistema de Informacin Administrativa proporciona al directivo

informacin vital de carcter estratgico, tctico y operativo de una manera y en un formato
adecuado para facilitar el proceso diario de toma de decisiones.

Para convertirse en un elemento estratgico del repertorio de la toma de decisiones del

directivo, El Sistema de Informacin Administrativa del presente y de los prximos aos debe
incorporar apropiadamente los conceptos de informacin y tecnologa integrados.

Los elementos ideales incluyen:

Criterios de accin ejecutiva global en la empresa.

Tecnologas integradas, indivisible al directivo.
Principios consistentes de un sistema de informacin administrativa y de tecnologas de
informacin en la empresa.
Interfaz grfica simple.
Informacin Integrada.
Interfaces que faciliten un acceso fluido a la informacin externa.
La ventaja ms notable, reconocida por los directivos que utilizan un sistema de este tipo
es la disponibilidad de informacin, antes no disponible de ninguna manera para apoyar los
esfuerzos en la toma de decisiones. Adems, beneficios intangibles o beneficios adicionales, tales
como la disponibilidad de una informacin ms intuitiva sobre la cual decidir una compra o
informacin de mercado relativa a la satisfaccin del consumidor y al servicio pos venta, son
tambin algunas de las ventajas derivadas de un Sistema de Informacin Administrativa.

Todo lo anterior indica que un sistema de informacin administrativa puede ser, en

muchos casos, muy valiosos y producir beneficios y ahorros de costos juntos a habituales
beneficios intangibles asociados con el aumento de la eficiencia en la toma de decisiones.

4.4 AUTOMATIZACIN DE LAS OFICINAS

Los programas automatizados para equipos de cmputo personales instalados
en las oficinas se han convertido en una parte indispensable de la administracin
gerencial en muchos pases. Los programas de procesamiento de textos han
reemplazado las mquinas de escribir; los programas de bases de datos han
reemplazado a los listados basadas en papel, los inventarios y las listas de personal y los
programas de organizacin personal han reemplazado a las agendas de papel.
Empezando por programas de procesamiento de palabra bsicos en la dcada
de 1970, para la de 1990 los programas automatizados para oficina se han vuelto muy
 sofisticados. Estos programas han servido para darles a oficiales ordinarios la capacidad
de completar internamente tareas que alguna vez tuvieron que ser enviadas fuera de las
oficinas para ser completadas por especialistas.
Por ejemplo, los programas para edicin en computadores personales permiten
que personas relativamente novatas realicen publicaciones con calidad profesional
cuando antes incluso las tareas ms simples de esta naturaleza tenan que ser enviadas
a imprentas profesionales. Los programas de base de datos y de hojas de clculo que
pueden operarse en computadoras personales de gran potencia permiten que usuarios
ordinarios introduzcan, almacenen y utilicen informacin de formas que alguna vez solo
hubieran sido posibles en grandes equipos de cmputo y por programadores
especializados.

Tipos de programas para la automatizacin de las oficinas

Un catlogo tpico de programas para la automatizacin de las oficinas puede incluir
algunos de los siguientes productos:
Procesador de palabras
Hoja de clculo
Base de datos
Programa editorial
Administrador de proyectos
Presentaciones
Administrador de archivos de cmputo
Correo electrnico
Explorador de internet
Editor de internet
Organizador personal
Sistema de administracin financiero
Sistema de administracin personal
Muchos libros, revistas y sitios en la red contienen informacin que pueden ayudar
a elegir los programas ms apropiados para determinados propsitos. En muchos casos,
los programas para la automatizacin de una oficina vienen incluidos en el equipo, como
parte del contrato de compra o de una norma gubernamental.

Uso de los programas de automatizacin

Es deseable que todos los usuarios de los programas automatizados sean
capacitados para su uso. En muchos pases se puede recurrir a capacitadores externos.
En algunos casos pueden ser capaces de proveer capacitacin interna utilizando a su
propio personal. La mayora de los paquetes de programas vienen acompaados con
manuales para el usuario (en papel o en pantalla).
Los programas ms modernos son muy poderosos. Un usuario hbil puede desarrollar
productos muy sofisticados. Un administrador de sistemas puede, por ejemplo, utilizar los
programas automatizados para:
Producir todas o la mayora de sus publicaciones de manera interna, incluyendo libros,
folletos, formatos y cartas informativas.
Componer, editar e imprimir toda su correspondencia en un estilo corporativo estandarizado,
incluyendo la impresin automatizada de sus logotipos.
Desarrollar presentaciones para su proyeccin en pantallas grandes en seminarios o para
efectos de capacitacin.
Automatizar diversos componentes de los diversos procesos.
Almacenar y manipular registros sobre los empleados.
Conservacin de inventarios.
Operar un sitio en internet y una red interna.
Planear y monitorear todos los aspectos de un proyecto relevante.
Organizar un sistema de administracin financiera.
Enviar correos electrnicos individuales o grupales al personal y clientes/usuarios.
Compartir archivos a travs de una red.
Aplicacin de normas a los nombres y estructuras de archivos
A medida que se expande el uso de programas automatizados para uso en las
oficinas, la necesidad de aplicar normas generales se vuelve cada vez ms importante.
Cuando muchos usuarios comparten sistemas y archivos, es conveniente asegurarse
que los archivos se almacenen en sitios lgicos utilizando un conjunto de normas
comunes para su denominacin.
Los archivos de cmputo generalmente se almacenan en carpetas. Dentro de
una carpeta se pueden crear directorios y subdirectorios, dentro de los cuales se puede
almacenar informacin especfica sobre un tema comn. Por ejemplo, una carpeta
denominada "finanzas" puede incluir directorios sobre el ao precedente, el actual y el
prximo. Cada uno de estos directorios puede ser segmentado en subdirectorios
denominados "costos de administracin", "costos de personal", etc.
Las carpetas deben ser dispuestas de una manera lgica y familiar para todos
los usuarios. A fin de lograrlo, puede ser deseable limitar la capacidad de crear carpetas
a los administradores del sistema. La secuencia lgica tambin se debe de utilizar en los
nombres individuales de los archivos. Hasta finales de la dcada de 1990, la mayora de
los sistemas de cmputo limitaban los nombres de los archivos a un nombre de ocho
dgitos con un sufijo de tres dgitos separado por un punto (el sufijo le indica al sistema
de cmputo el tipo de archivo), sin permitir espacios o letras maysculas en los nombres.
Por ejemplo: "repan99.doc". Para finales de la dcada, se hizo posible utilizar nombres
de archivos ms largos agregando espacios y letras maysculas, facilitando as el uso de
nombres de archivos ms explcitos, por ejemplo "Reporte Anual 1999.doc".
A fin de ayudar a los usuarios a denominar a los archivos de manera consistente
para encontrarlos con facilidad en otra oportunidad, es til determinar ciertos
convencionalismos. Tambin puede ser til crear ndices de archivos que puedan ser
usados para ofrecer ms detalles que faciliten su ubicacin. Algunos sistemas de
programas permiten la creacin de ndices cruzados entre los archivos que ayudan a
regular y reforzar las normas para su denominacin.

Ampliacin o actualizacin de los programas

Los programas que normalmente se utilizan para automatizar los equipos de
oficina se amplan o actualizan constantemente. Las ampliaciones o actualizaciones se
efectan cada dos o tres aos para los productos ms populares. Generalmente proveen
versiones ms potentes de los productos existentes, incluyen nuevas caractersticas y
restauran los problemas identificados en las versiones previas de los programas
(evidentemente, las versiones actualizadas usualmente generan sus propios nuevos
problemas, que son restaurados en la siguiente versin).
Los programas actualizados pueden ser costosos y las autoridades necesitan
evaluar si es necesario y cuando debe actualizar sus programas. Una forma de evitar
este dilema es la de rentar programas en lugar de comprarlos e incluir las
actualizaciones automticas como parte del acuerdo de renta. Tambin pueden existir
polticas gubernamentales para determinar si es posible y cuando debe llevarse a cabo
la actualizacin de los programas.
Si un juego de programas est operando de manera aceptable, puede no ser
necesario actualizarlo en cuanto aparezca una nueva versin en el mercado. Una razn
puede ser la de esperar que otros usuarios identifiquen problemas con los nuevos
programas que pueden ser restaurados por los diseadores utilizando "parches o
remiendos". Si bien, los programas actualizados son generalmente compatibles con los
precedentes, lo que significa que la nueva versin puede leer archivos creados por el
programa anterior, los programas viejos normalmente no pueden leer aquellos archivos
creados por los nuevos programas. Cuando esto se convierte en un problema serio, es
tiempo de actualizar o ampliar los programas.
Si bien en algunos casos puede ser deseable demorar la actualizacin, en otros
la incorporacin de nuevas caractersticas puede compensar el costo de hacerlo.
4.5 ES UNA SOLUCIN TECNOLGICA APROPIADA?
La tecnologa no es siempre la solucin a un problema. Si bien en ocasiones
permite que los procedimientos administrativos se desarrollen de manera ms expedita,
efectiva y eficiente, tambin puede resultar costosa y situarse por debajo de las
expectativas cifradas en ella.
Los procesos manuales, no tecnolgicos, pueden tener todava su lugar en
algunas actividades de la administracin. Los procesos manuales pueden ser ms
econmicos, ms transparentes y menos sujetos a fallas que los tecnolgicos.
En algunos casos, el uso de tecnologa puede simplemente no ser apropiado
dadas las circunstancias imperantes. Este puede ser especialmente el caso cuando el
acceso a la tecnologa no es fcil o no est muy extendido, por lo que no sera equitativo
ofrecerle acceso tecnolgico a algunos usuarios, pero no a todos. En otros casos, una
solucin tecnolgica puede no ser sustentable en el largo plazo o ciertas restricciones
operativas pueden impedir su adopcin.
Antes de adoptar una solucin tecnolgica, el administrador de sistemas debera
evaluar primero si la propuesta resulta apropiada. Despus de analizar los costos y
beneficios de la tecnologa y la disposicin de todos los usuarios potenciales, el
administrador debera estar preparada para determinar si la solucin tecnolgica es la
mejor opcin.

Generalmente deben considerarse cinco etapas ante el uso de una tecnologa nueva:

1. Costos y Beneficios de la Tecnologa

Incorporar nueva tecnologa para propsitos administrativos puede incrementar
los costos o disminuirlos, dependiendo del costo de la nueva tecnologa en comparacin
con el del sistema al que reemplaza. La nueva tecnologa tambin puede acarrear
beneficios no monetarios, como mejoras en la prestacin del servicio o en la
transparencia. Es conveniente realizar una evaluacin en trminos de costo-efectividad y
de los potenciales beneficios de la nueva tecnologa antes de comprometerse con su
introduccin.
La tecnologa puede parecer costosa en la etapa de implantacin, pero puede
ahorrar dinero en el largo plazo, especialmente cuando se encuentra una solucin
tecnolgica de bajo costo para remplazar a una aplicacin costosa y de baja tecnologa.
Los administradores necesitan ponderar los costos y ahorros asociados con la
introduccin de nueva tecnologa. Al hacerlo, deben tener en mente no solo los costos
iniciales relacionados con la adquisicin de equipos y programas y la contratacin de
consultores para instalar el nuevo sistema, sino tambin los costos de administracin y
mantenimiento permanentes.
Se debe determinar el ciclo de vida esperado. Una tecnologa que puede
reutilizarse para ms de un propsito ser preferible en trminos de costo-efectividad a
aquella que tiene que ser reemplazada en el corto plazo.
Muchas soluciones tecnolgicas pueden representar costos significativamente
mayores que los procedimientos manuales a los que reemplazaran. No siempre es
recomendable incorporar nueva tecnologa cuando mejoras relativamente menores no
justifiquen los costos adicionales. No se debe adoptar una solucin de alto costo y
tecnologa si una alternativa de menor costo es ms apropiada en circunstancias
especficas.
Antes de efectuar una compra, es conveniente que el administrador se asegure
que dispone de los fondos para la etapa inicial de implantacin y para los costos
permanentes de mantenimiento, lo que generalmente requiere del compromiso de toda
la alta gerencia administrativa.
Un anlisis de costo beneficio a propsito de la introduccin de nueva tecnologa
puede considerar los siguientes elementos:
Aclarar el propsito de la adquisicin
Manifestar por qu es deseable
Describir el proceso que ser reemplazado
 Sealar los riesgos o problemas que pueden surgir o agudizarse si se sigue utilizando el
proceso actual
Describir como funcionara la nueva aplicacin tecnolgica
Sealar cuales son los beneficios que reportar
Mencionar que problemas o riesgos que puede representar su adopcin
Analizar si la nueva tecnologa mejorar o no la transparencia de los procesos
Estimar todos los costos implicados en la adquisicin de nueva tecnologa, incluyendo equipo,
programas, infraestructura, comunicaciones, transporte, personal, consultores externos y
mantenimiento
Calcular los costos que representara una falla de la nueva tecnologa
Mostrar los costos asociados con el procedimiento actual
Identificar las economas que podra generar la nueva tecnologa
Detallar un cronograma para su implantacin
Examinar su sustentabilidad e indicar su ciclo estimado de vida
Identificar cualquier factor externo necesario para la viabilidad del proyecto, como la
aprobacin de los interesados o la promulgacin de reformas legislativas

2. Disposicin para Asimilar la Tecnologa

El uso de la tecnologa debe ser sensible a la disposicin de los interesados para
asimilarla. En algunos casos, la gente suele esperar ms de ella de lo que puede ofrecer
de manera realista. En otros, la gente puede desconfiar, sospechar de ella o estar mal
preparada para adoptarla.
Las expectativas pocos realistas pueden traducirse en la adopcin de tecnologa
que no sea capaz de satisfacer las funciones esperadas. Esto puede ocurrir si la
tecnologa seleccionada no es la apropiada para las tareas contempladas o si no se
cuenta con mecanismos de soporte para darle mantenimiento una vez instalada.
La falta de confianza o la sospecha pueden provocar demoras en su
implantacin o frenar un proyecto. Cuando los interesados estn mal equipados para
adoptarla, quiz por la falta de personal capacitado o problemas de infraestructura, la
tecnologa puede fcilmente quedar por debajo de las expectativas.
Para maximizar las oportunidades de xito, se pueden adoptar diversas
estrategias para reducir expectativas poco realistas, sospechas o falta de confianza y
para incrementar la capacidad de los interesados para adoptarla.

3. Superar la resistencia al cambio

Puede haber oposicin burocrtica a la innovacin o al cambio. Esto puede
ocurrir cuando hay intereses creados en conservar el sistema vigente. Un temor comn
es que la adopcin de nueva tecnologa significa prdida de empleos. Por supuesto, esto
es cierto en algunas ocasiones y es un problema que debe ser reconocido y atendido por
la el administrador mediante negociaciones con el personal que puede resultar afectado.
La adopcin de tecnologa cambia a veces la naturaleza del mbito de trabajo sin
reducir necesariamente la fuerza laboral, disminuyendo la necesidad de personal
empleado en actividades manuales pero incrementando el personal necesario para
manejar la tecnologa. En algunos casos, este personal puede ser el mismo y no se
pierden empleos. En otros, debido a las distintas capacidades requeridas, parte del
personal puede resultar excedente mientras se puede requerir de otro con capacidades
distintas.
Cuando se espere que la adopcin de tecnologa provoque cambios
significativos en las prcticas laborales, es conveniente que el administrador adopte una
estrategia para el cambio administrativo. Muchas firmas de administracin ofrecen
consultores experimentados en cambios administrativos que pueden ofrecer buenos
consejos sobre las estrategias ms apropiadas. El aspecto ms importante del cambio
administrativo es el de realizar consultas peridicas con los interesados, especialmente
con los afectados, desde antes de que inicie el proceso. Es ms probable que los
interesados que estn bien informados sobre las razones del cambio y los beneficios
derivados de l brinden un mayor apoyo, sobre todo si se les da la oportunidad de
realizar contribuciones significativas en las etapas de planeacin e implantacin.
 Tambin puede haber oposicin poltica a la innovacin o al cambio. Por su
naturaleza, las elecciones son polticamente sensibles, por lo que es posible que la
implantacin de nuevas tecnologas tengan un impacto positivo.
La renuencia a adoptar tecnologa tambin puede detener la falta de confianza
en la nueva tecnologa. La falta de confianza puede ocurrir a travs de un malentendido,
falta de conocimiento, u otras numerosas razones. Nuevamente, consultar y explicar
claramente que hay detrs de la tecnologa puede ayudar a aclarar los malos entendidos
y remediar la falta de conocimiento.

4. Manejar grandes expectativas

Mientras algunas personas pueden estar desconfiadas ante una nueva
tecnologa, otras pueden esperar mucho de ella. Particularmente, cuando la gente no ha
tenido mucho contacto con la tecnologa, puede haber una expectativa poco realista de
la aplicacin de sta a un problema que sera fcilmente solucionado.
Si las expectativas poco realistas no son minimizadas, existe el riesgo de que las
soluciones tecnolgicas elegidas puedan ser inapropiadas o incapaces de responder
adecuadamente a las mismas. Al igual que con la falta de confianza, las expectativas
poco realistas pueden ser atenuadas mediante la consulta e informacin a los
involucrados, y siendo transparentes e identificando los riesgos para equilibrar las
oportunidades identificadas.

5. Reducir los problemas estructurales

La nueva tecnologa puede ser exitosa, slo cuando existen los recursos
humanos y fsicos para administrarla adecuadamente. El personal o contratistas
necesitan conseguir quien pueda implementar y operar la tecnologa o quien es capaz de
realizar la capacitacin. Cuando no hay disponibilidad de personal capacitado, se
pueden adoptar estrategias de capacitacin para proveer adecuadamente personal
capacitado, o mediante el empleo de contratistas externos.
Si se van a utilizar contratistas externos se deben tomar en cuenta, las
necesidades de su costo cuando se adopte la nueva tecnologa. Cuando una EMB confe
en los contratistas, deber estar consiente que podran necesitarlos, no solo para
instrumentar la tecnologa seleccionada, sino tambin operarla, mantenerla y
actualizarla.
Los recursos fsicos con que se cuentan tendrn un impacto en la preparacin de
una organizacin para asimilar la tecnologa. El acceso a fuentes de suministro
confiables, a lneas de comunicacin y medios de almacenamiento seguro, puede ser
crucial para la instrumentacin de nuevas tecnologas. Cuando no se cuenta con
infraestructura adecuada o no es confiable, las opciones pueden ser limitadas o poco
prcticas. Se necesitar tener cuidado que la tecnologa elegida sea suficientemente
fuerte y flexible para continuar funcionando si una parte de un sistema empieza a ser
inoperable. Esto puede consistir en estrategias tales como mantenimiento mltiple,
respaldos de informacin en diferentes sitios, o garantizar que la red puede continuar
operando cuando fallen uno o ms vnculos. Puede ser mejor an que el manual de
respaldo del sistema est disponible para poner nuevamente en funcionamiento una
lnea en el caso de una irrecuperable falla del sistema.

4.6 CONCLUSIONES
La importancia de los sistemas informativos, as como las partes que lo componen, es
primordial para proveer los elementos necesarios para la toma de decisiones.

Los sistemas de informacin cumplen con aspectos importantes y determinantes en los

diferentes conceptos de sistema y se puede definir como una organizacin compleja que
relaciona todo el conjunto de mtodos, de datos, de medios e instrumentos necesarios para
satisfacer las necesidades de la direccin de un objeto determinado.
 La informacin es el resultado del procesamiento y anlisis de los datos, constituyendo
as el resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como punto de partida conjuntos
de datos relacionados entre s.
CAPITULO V: Comandos parte 01 - Creacin y manipulacin de base de
datos en la empresa.
Tomado de: Instituto Tecnolgico de la Paz. Teora del Procesamiento de
Transacciones. En red www.itlp.edu.mx

Tomado de: Coello, C. (2004). Breve Historia de la computacin y sus pioneros.

Volumen 1, Los Orgenes del Hardware. Madrid: Fondo de cultura econmica. Captulo 1
al 3, pg. 4-27