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TERMINOS Y CONDICIONES PARA

CERTIFICACION DE PRODUCTO
ESTACIONES DE SERVICIO
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1. OBJETO Y ALCANCE

El presente documento establece las condiciones que rigen la certificacin de estaciones de servicio
en el territorio nacional.

2. DEFINICIONES

Para los efectos del presente documento se denomina:


a) Referencial: Norma Tcnica, Resolucin, reglamento tcnico que establece los requisitos
que debe cumplir el producto.
b) Certificacin de estaciones de servicio: Sistema de certificacin con vigencia de tres
aos, mediante el cual se da constancia de la conformidad de una estacin de servicio con
respecto a los requisitos establecidos en la legislacin nacional vigente.
c) No conformidad mayor: Ausencia o falla total del sistema de control de la conformidad
para cumplir un requisito establecido, un nmero de no conformidades menores contra un
requisito que puede representar una falla total del sistema y de esta manera ser
consideradas como una no-conformidad mayor o cualquier incumplimiento de un requisito
establecido para el producto en el referencial.
d) No conformidad menor: Un incumplimiento de los requisitos del sistema de control de la
conformidad que el juicio y la experiencia indican que no es probable que resulte en la falla
del sistema o en la reduccin de su capacidad para asegurar procesos o productos
controlados. Puede ser una falla en alguna parte del sistema, o un nico error observado en
el seguimiento del mismo.

3. RECURSO HUMANO

CERTECNICA S.A.S seleccionar y asignar personal competente, el cual podr ser subcontratado,
para realizar las actividades correspondientes a la gestin del Certificado de estaciones de servicio y
atender objeciones, debidamente justificadas, que presente la empresa sobre el personal asignado.
En estos casos, CERTECNICA S.A.S asignar otro equipo de auditora en acuerdo con la empresa.
Una vez logrado el acuerdo, la empresa deber aceptar sin ninguna restriccin este equipo.

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4. OBLIGACIONES DE LA EMPRESA SOLICITANTE

a) Asegurar el libre acceso a todos los sitios e informacin y documentos correspondientes a


las actividades relacionadas con la estacin de servicio para los cuales se solicita o posee la
Certificacin de estaciones de servicio y designar un responsable para la coordinacin de las
actividades con el personal asignado de CERTECNICA S.A.S.
b) Pagar dentro de los plazos estipulados, los honorarios y gastos que CERTECNICA S.A.S le
formule por las actividades correspondientes a la gestin del Certificado. Las tarifas
correspondientes son establecidas y comunicadas cada ao por CERTECNICA S.A.S,
durante el tiempo de vigencia del Certificado.
c) No reproducir parcial ni totalmente los documentos suministrados por CERTECNICA S.A.S,
ni permitir el acceso a estos documentos por parte de terceros.
d) No realizar ni permitir la utilizacin engaosa de ningn documento concerniente a la
certificacin de forma total o parcial.
e) Informar oportunamente a CERTECNICA S.A.S, los cambios realizados al sistema de
control de la conformidad o a la estacin de servicio o al personal asignado en actividades
que requieren una calificacin previa de su competencia que pueda alterar la naturaleza de
la estacin. As mismo informar los cambios que puedan implicar una modificacin jurdica
de la empresa o de su razn social.
f) El certificado se otorga a aquella estacin de servicio que cumpla con las caractersticas
establecidas en el referencial correspondiente y en el Anexo 1. El certificado de estaciones
de servicio incluye:
El nombre de la estacin
Numero de islas dedicadas o mixtas
Direccin donde se encuentra ubicada la estacin de servicio
g) En caso de incumplimiento de la estacin de servicio con los requisitos del referencial
correspondiente, la empresa se obliga a:
Asumir la responsabilidad legal exclusiva frente a terceros por los daos y perjuicios que
pudiera derivarse por el incumplimiento de la estacin de servicio o del presente
documento.
h) El derecho de uso del Certificado es intransferible y no puede extenderse a ninguna otra
estacin de servicio con la misma marca comercial, sin que dichas estaciones cumplan con
los requisitos establecidos en este documento.

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i) La empresa debe notificar inmediatamente todo cese temporal de la estacin de servicio,
superior a tres (3) meses. Todo cese temporal que supere este perodo dar lugar a la
suspensin del Certificado.
j) La empresa debe responder y dar trmite a todas las quejas y reclamos relacionados con la
estacin de servicio autorizada con el Certificado de estaciones de servicio, durante la
vigencia del mismo.
k) La empresa podr hacer mencin en su publicidad de esta certificacin que le ha sido
otorgada por CERTECNICA, indicando como mnimo a lo siguiente:
Cdigo del certificado otorgado y su vigencia
Nmero, ttulo y versin o fecha del referencial
Ubicacin y direccin de la estacin de servicio.
l) Registro de marca comercial. El solicitante de la certificacin, debe demostrar la propiedad
sobre la marca comercial de la estacin de servicio, o la autorizacin para su uso concedida
por el propietario de la misma, y su respectivo trmite de registro ante la Superintendencia
de Industria y Comercio o la autorizacin para su uso concedida por el propietario de la
misma.
m) En caso de suspender o retirar la certificacin, el solicitante deber realizar cese a toda la
publicidad que refiera a una condicin de certificado.
n) La reduccin al alcance del certificado es realizada por solicitud escrita del solicitante o
puede ser identificada y reportada por CERTECNICA S.A.S. en las auditorias de
seguimiento o certificacin. Podrn realizarse auditorias extraordinarias para verificar la
aplicacin de los requisitos de la norma, si existe el riesgo de que la reduccin haya
afectado la certificacin del producto.

5. CONFIDENCIALIDAD

5.1 Obligaciones del Organismo Acreditador

Tratar de manera estrictamente confidencial toda la informacin y los documentos obtenidos de la


empresa en relacin con las actividades desarrolladas para la gestin del Certificado y a usarla
solamente para los fines relacionados con la gestin del mismo. En caso que se requiera brindar
esta informacin a una autoridad legal competente, CERTECNICA S.A.S informar por escrito a la
empresa. Cuando esta solicitud sea de terceros, se solicitar a la empresa previamente una
autorizacin por escrito para brindar esta informacin.

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5.2 Responsabilidad legal

CERTECNICA S.A.S solo es responsable con la empresa o con terceras personas en la medida en
que la justicia establezca responsabilidad obligatoria en caso de daos causados deliberadamente o
por negligencia en el proceso de certificacin. Se excluye cualquier reclamo adicional.

6. GESTIN DEL CERTIFICADO

La gestin del Certificado comprende las siguientes etapas:

6.1 Plan de Auditoria

Se realiza un documento por parte del equipo auditor en el cual se establecen el orden de los pasos
para realizar la auditoria de certificacin este se debe divulgar a la empresa solicitante y al
organismo acreditador (8) ocho das antes de la auditoria.

6.2 Auditoria.

a) Revisin de la documentacin de la estacin de servicio a certificar.


b) Anlisis del plan de inspeccin y ensayo: Una vez aceptados los trminos de referencia, el
solicitante de la certificacin deber remitir a CERTECNICA una copia del plan de
inspeccin de la estacin de servicio, para verificar su adecuacin a los requisitos
establecidos por la normatividad nacional legal vigente. CERTECNICA S.A.S. podr solicitar
documentos adicionales si lo considera necesario. Si este plan no es adecuado, se aplaza la
auditora.
c) Auditora de otorgamiento: Comprende la verificacin del cumplimiento y aplicacin de los
requisitos indicados en el Anexo 1 del presente documento y la evaluacin de la estacin de
servicio. La auditora se realiza en la instalacin de la estacin de servicio.
La inspeccin de la estacin de servicio se realiza en la ubicacin fsica de la estacin, con
base en la legislacin nacional legal vigente.
Al final de la auditora, el auditor informa a la empresa sobre los resultados obtenidos y en
caso de presentarse no conformidades, stas sern registradas y firmadas por el auditor y el
representante de la empresa en seal de acuerdo.
Cuando se presentan no conformidades mayores, se realiza un seguimiento, el cual es
acordado con la empresa antes de los ciento veinte (120) das calendario de la terminacin
de la auditora este se realiza con el fin de verificar que se han implementado las acciones

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correctivas para los aspectos detectados como no conformes para comprobar que se han
cumplido las condiciones exigidas cuando el Comit de Certificacin lo requiere.
Cuando en el seguimiento se evidencia que las no conformidades mayores no han sido
solucionadas, se procede de la siguiente manera:
En caso de otorgamiento, slo se podr realizar una nueva auditora de
otorgamiento pasados noventa (90) das calendario de finalizada la auditora
complementaria y se realizar sobre los mismos aspectos de la auditora inicial.
En caso de seguimiento, se procede a suspender el Certificado segn plazo
acordado con la empresa. Dicha suspensin no podr ser superior a ciento ochenta
das (180) das calendario, en cuyo caso se cancela el certificado.

6.3 Informe.

Con base en los resultados obtenidos durante las auditorias, el auditor presenta un informe que se
presenta al Comit de Certificacin, el cual incluye las actividades realizadas, los resultados
obtenidos y la propuesta sobre la viabilidad de autorizar o mantener el Certificado. Copia de este
informe se remite a la empresa.

6.4 Otorgamiento.

Para el otorgamiento del Certificado es condicin indispensable que durante la auditora se


compruebe la adecuacin a los requisitos o que en el evento de haberse presentado no
conformidades mayores, stas se hayan solucionado y verificado a travs del seguimiento. En caso
de que se cumplan todos los requisitos indicados, el Comit de Certificacin aprueba el otorgamiento
del Certificado con base en el concepto emitido por el Auditor Calificado. La autorizacin para el uso
del Certificado cobija a la estacin de servicio con aquellas islas (sean dedicadas o mixtas) para las
cuales se acord su inclusin entre la empresa y CERTECNICA S.A.S. As mismo la autorizacin
aplica nicamente para la estacin de servicio en la marca comercial incluida en el otorgamiento. La
certificacin no aplica para el servicio de abastecimiento de combustible. CERTECNICA S.A.S.
abstenerse de autorizar el uso del certificado, si a juicio del Consejo Directivo, la imagen de la
estacin de servicio para el cual se solicita la certificacin puede ir en detrimento del CERTECNICA
S.A.S o del Certificado.
El certificado se otorga por un perodo de tres (3) aos, si la empresa desea continuar con la
certificacin, se debe realizar una auditora de seguimiento anual, bajo las mismas condiciones de la
auditora de otorgamiento. Cumplido el periodo de tres (3) aos de la certificacin, la recertificacin
se considera un nuevo periodo de certificacin de otorgamiento.

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6.5 Seguimiento.

CERTECNICA S.A.S., realizara dos (2) auditoras de seguimiento durante la vigencia del certificado
en las instalaciones del solicitante, en donde se verificar la aplicacin del plan de inspeccin y
ensayo y la conformidad de la estacin de servicio con la legislacin nacional vigente. La auditoria
de seguimiento se realizar para verificar la conformidad del sistema de control de conformidad de la
estacin de servicio definidos en los numerales 4, 5, 6, 7 y 8 del Anexo 1 y adicionalmente se
verificar la conformidad de la estacin de servicio con los requisitos de la legislacin nacional
vigente.
Para la verificacin de la conformidad de la estacin de servicio se aplican las condiciones
establecidas en las Anexo 1 del presente documento.
Las auditorias de seguimiento sern informadas al cliente con cuatro (4) meses de antelacin. El
solicitante tiene la obligacin de aceptar y atender estas auditoras en las fechas programadas. La
no confirmacin por parte del solicitante, de las auditorias de seguimiento, no exime al Solicitante de
la obligacin de recibir la auditoria en la fecha que le haya sido asignada. En el caso de que el
solicitante aplace las auditorias programadas, deber cubrir los gastos en que CERTECNICA S.A.S.
incurra por la reprogramacin de los servicios.
La no realizacin de la auditoria de seguimiento, implica la suspensin del certificado. Esta
suspensin no dar lugar a la extensin de la vigencia del certificado.

6.6 Auditorias extraordinarias.

CERTECNICA S.A.S. podr realizar auditoras extraordinarias cuando lo estime conveniente, en


cualquier momento, o cuando se presente alguna o varias de las siguientes situaciones, segn
aplique:
a) Quejas o reclamos de los clientes del solicitante o de otras partes interesadas que afecten
el alcance de la certificacin.
b) Quejas, investigaciones o sanciones de la autoridad competente que afecten el alcance de
la certificacin de la estacin del servicio.
c) Cambios en la estructura organizacional, en el alcance, en los procesos, en las operaciones
o en las sedes incluidas en el certificado de la Organizacin, lo cual podr, a juicio del EL
ORGANISMO DE CERTIFICACIN, ocasionar una suspensin temporal del Certificado.
d) Por solicitud del Comit de Certificacin.
e) Cuando los requisitos de certificacin cambien.
Estas auditoras las debe pagar el solicitante, de acuerdo con la duracin de las mismas.

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6.7 Suspensin y retiro del certificado

Las siguientes causas pueden dar lugar a suspensiones y/o retiros de la certificacin por parte de
CERTECNICA:
a) La infraccin a las condiciones indicadas en el presente documento.
b) Permanencia de una no conformidad o incumplimiento del plazo establecido para algn
requisito modificado.
c) No recibir en las fechas programadas las auditorias de seguimiento y renovacin.
d) La mora mayor a sesenta (60) das en el pago de los servicios de la certificacin (aplica para
seguimiento).
e) Utilizar el certificado vencido, suspendido o cancelado.
f) Alterar o cambiar el contenido del alcance del Certificado o su vigencia.
g) Presentar documentacin falsa para obtener la certificacin.
h) Utilizar el certificado para actos ilcitos.
Las sanciones por aplicar, a criterio del Comit de Certificacin, dependiendo de la gravedad de las
infracciones podrn ser:
a) Amonestacin escrita con el requerimiento de que cesen las infracciones en un plazo
determinado.
b) Amonestacin escrita acompaada de una auditoria extraordinaria.
c) Suspensin del Certificado, la cual no podr ser superior a ciento ochenta (180) das
calendario, para corregir la situacin que origin la sancin, de lo contrario se proceder a la
cancelacin del certificado.
d) Cancelacin del Certificado.
e) La mora superior a sesenta (60) das en el pago de las facturas, ocasionar la suspensin
del certificado. La mora superior a ciento veinte (120) das en el pago de las facturas,
ocasionar la cancelacin del certificado. En estos casos los intereses de mora se liquidarn
a la mxima tasa permitida por la Ley, sin perjuicio de las acciones legales que
correspondan para el cobro de la deuda.
f) En caso de mora mayor a sesenta (60) das en el pago de los derechos de la certificacin
por parte de la Organizacin, CERTECNICA S.A.S. podr suspender la realizacin de la
auditoria de seguimiento o renovacin y en consecuencia el certificado, hasta tanto la
organizacin cancele las obligaciones pendientes.

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Con excepcin de las suspensiones motivadas por mora en el pago de facturas a CERTECNICA
S.A.S., toda suspensin se levanta luego de comprobar mediante auditoria de reactivacin que se
han subsanado las causas que la originaron. Las auditorias de reactivacin tendrn una duracin
equivalente a la de auditora de renovacin del certificado.
El Certificado podr ser cancelado por una de las siguientes causas:
a) Por solicitud escrita
b) Por sancin impuesta por incumplimiento de las disposiciones de este documento.
c) Por no reactivacin dentro del perodo mximo de suspensin.
d) Por no llevarse a cabo las auditorias de seguimiento o renovacin dentro de los plazos
contemplados en el presente Documento.
e) Por haber recibido la sancin de una suspensin del certificado previamente
f) Por mora mayor a noventa (90) das en el pago de los servicios de auditora establecidos
contractualmente.
En caso de cancelacin del Certificado, todos los derechos de uso del mismo cesan
inmediatamente, quedando obligado el solicitante a suspender toda publicidad relativa al mismo. La
cancelacin o suspensin del Certificado implica la renuncia por parte del solicitante, a cualquier
accin legal contra CERTECNICA S.A.S., pudiendo el Comit de Certificacin solicitar que se d la
difusin y publicidad que considere conveniente acerca de la sancin impuesta.

6.8 Apelaciones

Las decisiones tomadas por CERTECNICA S.A.S. y manifestadas a travs de la ratificacin que el
Comit de Certificacin, son susceptibles a apelacin, cuyo trmite se llevar a cabo de acuerdo con
el procedimiento establecido por CERTECNICA S.A.S. para el Manejo de apelaciones y disputas.
Las apelaciones se presentan ante el Comit de Certificacin, el cual se debe interponer por la
Organizacin dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes al recibo de la notificacin de la decisin
tomada. Si transcurrido este plazo, la Organizacin no presenta apelacin, se entiende que acepta la
decisin sin lugar a posteriores reclamaciones judiciales o extrajudiciales.

6.9 Cambios en los requisitos de certificacin

Cuando se presenten cambios en los requisitos de certificacin, el organismo enviara una carta al
solicitante indicando el cambio de versin de las normas referenciales, as mismo el solicitante
deber presentar en la auditoria de seguimiento, las modificaciones de las normas implementadas.
El organismo verificara el cumplimiento de los requisitos de la nueva norma referencial y emitir al
solicitante el certificado de estaciones de servicio.

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Cuando la auditoria de seguimiento este programada para un tiempo superior a 8 meses, el
organismo realizara una auditoria extraordinaria, para verificar la implementacin de la nueva
versin.

Anexo 1. Requisitos para el control de la conformidad del producto.

1. ALCANCE

Este anexo establece los requisitos que debe cumplir el sistema para el control de la conformidad del
producto de las Empresas que solicitan autorizacin para el uso de la Certificacin.

2. REQUISITOS

a) Estacin de servicio colombiana, sin certificacin de su sistema de gestin de calidad con la


norma ISO 9001 por un organismo de certificacin: Auditoria de la estacin de servicio y de
la aplicacin del plan de inspeccin y ensayo, as como una auditoria al sistema de control
de conformidad en los requisitos 4,5,6,7 y 8 del presente anexo.
b) Estacin de servicio colombiana, con certificacin de su sistema de gestin de calidad con la
norma ISO 9001:2008: Auditoria de la estacin de servicio y de la aplicacin del plan de
inspeccin y ensayo

3. DEFINICIONES

Para los efectos de este documento se aplican adems de las definiciones indicadas en la norma
ISO 9000:2000 Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario, las siguientes:
a) Plan de inspeccin y ensayo de la estacin de servicio: Documento que indica como
mnimo: las caractersticas de la estacin de servicio que garantizan el cumplimiento de
todos los requisitos contemplados en el referencial, la frecuencia de verificacin de las
caractersticas, los criterios de aceptacin y de rechazo, mtodos de ensayo, equipos
utilizados, responsables de la verificacin en todas las etapas del proceso consideradas por
la empresa como las relevantes y las acciones a tomar en caso de incumplimiento de alguna
caracterstica.
b) Verificacin: Confirmacin mediante el aporte de evidencia objetiva de que se han
cumplido los requisitos especificados.
c) Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

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Nota 1: Los procedimientos pueden estar documentados o no.
Nota 2: Cuando un procedimiento est documentado, se utiliza con frecuencia el trmino
procedimiento escrito o procedimiento documentado. El documento que contiene un
procedimiento puede denominarse documento de procedimiento.
d) Ensayo tipo: Ensayo que se realiza para verificar la conformidad de un requisito tcnico,
cuando se presentan cambios en la formulacin o cambios en el diseo del producto.

4. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIN

4.1 Control de documentos

La empresa debe asegurar que las versiones vigentes de l(los) referencial(es) correspondiente(s) al
producto y las normas o documentos complementarios, se encuentran disponibles en los sitios de
uso. La empresa debe elaborar, documentar y mantener un plan de inspeccin y ensayo para la
estacin de servicio para el cual se solicita la Certificacin.

4.2 Control de los registros

La empresa debe establecer y conservar registros que suministren evidencia de que la estacin de
servicio ha sido inspeccionada. Estos registros deben mostrar claramente si la estacin de servicio
ha pasado o fallado en las inspecciones, de acuerdo con los criterios de aceptacin definidos. Los
registros deben identificar la autoridad responsable por la inspeccin.

5. GESTIN DE LOS RECURSOS

El personal que realice trabajos que afecten la calidad de la estacin de servicio (No aplica servicio
de abastecimiento de combustible) y que realiza las actividades de verificacin requeridas, de
acuerdo con el plan de inspeccin y ensayo de la estacin de servicio, debe ser competente con
base en la educacin, formacin, habilidades y experiencia apropiadas.
Para tal efecto, la empresa debe:
a) Determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la
conformidad del producto y la verificacin, de acuerdo con el plan de inspeccin de la
estacin de servicio.
b) Proporcionar formacin o tomar otras acciones para satisfacer dichas necesidades.
c) Mantener los registros apropiados de la educacin, formacin, habilidades y experiencia.

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6. INSPECCION A ESTACION DE SERVICIO

6.1 Control de los dispositivos de seguimiento y medicin

La empresa debe determinar el seguimiento y la medicin a realizar, y los dispositivos de medicin


necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad de la estacin de servicio con los
requisitos del referencial correspondiente, de acuerdo con el plan de inspeccin de la estacin de
servicio.
Los equipos de medicin utilizados, deben:
a) Seleccionarse y utilizarse de acuerdo con la exactitud y precisin requerida en los
mtodos de ensayo especificados en el referencial.
b) Calibrarse o verificarse a intervalos especificados o antes de su utilizacin, comparando con
patrones de medicin trazables a patrones de medicin nacional o internacional; cuando no
existan tales patrones debe registrarse la base utilizada para la calibracin o la verificacin.
c) Ajustarse o reajustarse segn sea necesario.
d) Identificarse para poder determinar el estado de calibracin.
e) Protegerse contra ajustes que pudieran invalidar el resultado de la medicin.
f) Protegerse contra los daos y el deterioro durante la manipulacin, el mantenimiento y
almacenamiento.
Adems la empresa o el laboratorio donde se realicen los ensayos, debe evaluar y registrar la
validez de los resultados de las mediciones anteriores cuando se detecte que el equipo no est
conforme con los requisitos. La empresa debe tomar las acciones apropiadas sobre el equipo y
sobre cualquier resultado afectado. Se deben conservar registros de las calibraciones y
verificaciones realizadas.
Cuando sea aplicable, debe confirmarse la capacidad de los programas informticos para satisfacer
su aplicacin prevista cuando stos se utilicen en las actividades de inspeccin y ensayo de los
requisitos especificados. Esto debe llevarse a cabo antes de iniciar su utilizacin y confirmarse de
nuevo cuando sea necesario.
Nota: Vanse las normas NTC-ISO 10012-1Requisitos de aseguramiento de la calidad para el
equipo de medicin. Parte 1. Sistema de confirmacin metro lgica para el equipo de medicin y
NTC-ISO 10012-2 Requisitos de aseguramiento de la calidad para el equipo de medicin. Parte 2.
Directrices para el control de los procesos de medicin.

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7. MEDICIN Y ANLISIS

Seguimiento y medicin de la estacin de servicio. La empresa debe medir y hacer un seguimiento


de las caractersticas de la estacin de servicio para verificar que se cumplen los requisitos del
mismo. Para tal fin, la empresa debe aplicar el plan de inspeccin y ensayo. As mismo debe indicar
el medio para garantizar la conformidad de la estacin de servicio, para los cuales se establezcan
requisitos particulares en el referencial de la estacin de servicio y demostrar su cumplimiento. En
este plan se deben identificar los ensayos que son considerados como tipo, cuando el referencial del
producto lo permita.

8. TRATAMIENTO DE RECLAMOS

La empresa debe aplicar y mantener actualizados procedimientos documentados para la recepcin y


tratamiento de los reclamos de los clientes sobre la estacin de servicio para la cual se otorga el
Certificado. Debe existir evidencia con relacin al tratamiento dado al reclamo, y siempre que sea
posible, de la satisfaccin del consumidor final. Se debe mantener un registro numerado
consecutivamente de los reclamos y quejas de sus clientes, as como del tratamiento dado a los
mismos.
Nota. La numeracin puede ser re-iniciada a voluntad.

9. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES

El solicitante de la certificacin debe cumplir con los requisitos legales aplicables y debe demostrar
las evidencias de su cumplimiento, cuando lo solicite CERTECNICA S.A.S.

Firma

Representante legal:

N.I.T:

Empresa:

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