You are on page 1of 6

rea Sistema Nacional de Contabilidad V

rea
Sistema Nacional de
Contabilidad V

Registro de provisiones, activos y pasivos


contingentes

Informe Especial
Ficha Tcnica 5801.0103 Otras estructuras Desvalorizacin de materia-
5801.0404 les auxiliares, suministros y
Autor : Dr. Marlon Prieto Hormaza* Construccin de edificios y repuestos
5801.0104
Ttulo : Registro de provisiones, activos y pasivos otras estructuras
Desvalorizacin de envases
contingentes 5801.0405
Edificios residenciales con- y embalajes
Fuente : Actualidad Gubernamental, N 50 - Diciem- 5801.010401 cluidos por reclasificar y/o
Desvalorizacin bienes ter-
bre 2012 transferir 5801.0406
minados
Edificios no residenciales Estimaciones de cobranza
5801.010402 concluidos por reclasificar 5801.05
Sumario dudosa y reclamaciones
y/o transferir
5801.0501 Cuentas por cobrar
1. Introduccin Otras estructuras conclui-
2. Concepto de provisiones 5801.0502 Cuentas por cobrar diversas
5801.010403 das por reclasificar y/o
3. Reconocimiento de las provisiones transferir 5801.0503 Reclamaciones impositivas
4. Pasivos contingentes
Depreciacin de vehcu- Reclamaciones impositivas
5. Activos contingentes 5801.02 5801.050301
los, maquinaria y otros de cuentas por cobrar
6. Caso prctico
5801.0201 Vehculos Reclamaciones impositi-
5801.050302 vas de cuentas por cobrar
Maquinaria, equipo, mobi- diversas
580.0202
1. Introduccin liario y otros
5801.06
Estimaciones de fluctua-
El actual PCG aprobado con Resolucin Adquirido en arrendamien- cin de valores
5801.0203
Directoral N 001-2009-EF/93.01 y to financiero Inversin en ttulos y va-
5801.0601
versin actualizada con la Resolucin Amortizacin y agota-
lores
Directoral N 009-2012-EF/51.01 con- 5801.03
miento Acciones y participaciones
sidera dentro del elemento 5 (Gastos) 5801.0602
de capital
las cuentas contables 5801 Estimaciones 5801.0301 Amortizacin
del ejercicio y 5802 Provisiones del ejer- 5801.030101 Estudios y proyectos En tal sentido, en la clasificacin de la
cicio, y hace una clara diferencia entre
cuenta 5801 Estimaciones del ejercicio,
las estimaciones y las provisiones cul es 5801.030102 Activos intangibles
se puede utilizar el trmino estimaciones
la diferencia entre uno y otro? En el pre- Agotamiento de bienes para registrar las depreciaciones de
sente artculo abordaremos el concepto 5801.0302 agropecuarios, mineros y edificios y estructuras, depreciacin de
de ambos trminos. otros vehculos y maquinarias, amortizacin
Por otro lado, las cuentas contables men- Agotamiento de bienes y agotamiento, desvalorizacin de bie-
cionadas tienen la siguiente clasificacin. 5801.030201 agropecuarios, mineros y nes corrientes, estimacin de cobranza
otros dudosa y estimaciones de fluctuacin
1.1. Cuenta 5801: Estimaciones del de valores.
ejercicio Desvalorizacin de bienes
5801.04
corrientes
1.2. Cuenta 5802: Provisiones del
5801.01
Depreciacin, edificios y Desvalorizacin de bienes ejercicio
estructuras 5801.0401 y suministros de funciona-
miento Sentencias judiciales, lau-
5801.0101 Edificios residenciales 5802.01
Desvalorizacin bienes para dos arbitrales y otros
5801.0102 Edificios no residenciales 5801.0402
la venta A trabajadores guberna-
5802.0101
mentales
Desvalorizacin de materias
5801.0403
* Dr. C.P.C.C., exconsultor del SIAF - MEF. Asesor y consultor de primas 5802.010101 Personal administrativo
gobiernos locales. Docente universitario - Posgrado.

Actualidad Gubernamental N 50 - Diciembre 2012 V 1


V Informe Especial

5802.010102 Personal de educacin tinada a cancelar la obligacin deje de la estimacin de la cuanta de la


ser probable, se deber revertir la pro- deuda.
5802.010103 Personal de salud visin, que en otros pases por ejemplo Asimismo, Las provisiones deben ser
5802.010104 Personal judicial existe una cuenta contable denominada objeto de revisin en cada fecha del
excesos de provisiones; en particular, si al balance, y ajustadas consiguientemen-
5802.010105 Docentes universitarios
hacer la revisin de la provisin se esti- te para reflejar en cada momento la
5802.010106 Personal diplomtico ma una probabilidad alta de la no salida mejor estimacin disponible. Cuando
5802.010107 Personal militar y policial de recursos que incorporen beneficios ya no sea probable que vayan a salir
econmicos, se deber cancelar la pro- recursos de la entidad, que incorporen
5802.010108 Personal obrero visin. (Pecvnia, Monogrfico, (2009). beneficios econmicos, para satisfacer
Indemnizacin por vacacio- A continuacin presentaremos otras la obligacin, la provisin debe ser
5802.010109 definiciones.
nes no gozadas objeto de reversin.
5802.010199 Otro rgimen La provisin debe ser utilizada para cu-
2.1. Segn Lexus
A pensionistas guberna- brir nicamente los desembolsos para
5802.0102 La palabra provisin significa accin los que fue originalmente reconocida.
mentales
y efecto de proveer, reunin de lo
5802.010201 Pensiones necesario para un fin; y cuando Una provisin es un pasivo en el
revisamos la palabra proveer, esta que existe incertidumbre acerca de
5802.0103 Al sector privado su cuanta o vencimiento. Un pasivo
significa prevenir, tener dispuesto
5802.010301 A personas jurdicas lo necesario para un fin, suministrar, es una obligacin presente de la
proporcionar, disponer, resolver. entidad, surgida a raz de sucesos
5802.010302 A personas naturales
pasados, al vencimiento de la cual,
5802.02 Provisiones diversas 2.2. Segn la DGCP y para cancelarla, la entidad espera
Segn la cuenta 5802 Provisiones del ejer- Valor de las estimaciones que debe desprenderse de recursos que in-
cicio, se utiliza el trmino provisiones para el efectuar la entidad pblica para cubrir corporan beneficios econmicos. El
registro de las sentencias judiciales y laudos contingencias de prdidas como resul- suceso que da origen a la obligacin
arbitrales, entre otros.
tado del riesgo de incobrabilidad, de es todo aquel suceso del que nace
mercado y depreciacin del costo de una obligacin de pago, de tipo
los activos, as como las estimaciones legal o implcita para la entidad, de
2. Concepto de provisiones para cubrir obligaciones, costos y gas- forma que a la entidad no le queda
Son pasivos que cumpliendo la definicin tos futuros no determinados o acreen- otra alternativa ms realista que sa-
de pasivos y los criterios de registro o cias laborales no consolidadas, como tisfacer el importe correspondiente.
reconocimiento contable contenidos en consecuencia del proceso operacional Una obligacin legal es aquella que
el marco conceptual de la contabilidad, o actividades permanentes que lleve se deriva de:
resulten indeterminados respecto a su a cabo. a) un contrato (ya sea a partir de
importe o la fecha en que se cancelarn. sus condiciones explcitas o im-
Si bien las provisiones se contabilizan 2.3. Segn la NIC-SP 19 Provisiones, plcitas);
como pasivos en las cuentas habilitadas pasivos y activos contingentes b) la legislacin; u
para ello, por lo que afectan a todas La norma internacional de contabili- c) otra causa de tipo legal.
las cuentas anuales de la entidad, por dad para el sector pblico la define
otro lado, debemos mencionar que las como un pasivo de oportunidad o
contingencias no son objeto de registro, monto incierto. 3. Reconocimiento de las provi-
informndose nicamente en la memoria
de su existencia o en notas a los estados 2.4. Segn la NIC 37 Provisiones, siones
financieros. A pesar de las importantes pasivos y activos contingentes Debe reconocerse una provisin cuando
implicaciones contables que distingue los En la norma se definen las provisio- se den las siguientes condiciones:
conceptos de entre ambos trminos de nes como pasivos en los que existe a) la entidad tiene una obligacin pre-
provisiones y contingencias. incertidumbre acerca de su cuanta o sente (ya sea legal o implcita) como
Por ltimo, las provisiones se diferen- vencimiento. Se debe reconocer una resultado de un suceso pasado;
cian de otros pasivos, como los acree- provisin cuando, y solo cuando, se
b) es probable que la entidad tenga que
dores comerciales y otras obligaciones dan las siguientes circunstancias:
desprenderse de recursos, que incor-
devengadas que son objeto de estima- a) la entidad tiene una obligacin poren beneficios econmicos para
cin, por la existencia de incertidumbre presente (de carcter legal o cancelar tal obligacin; y
acerca del momento del vencimiento implcita por la entidad) como
o de la cuanta de los desembolsos resultado de un suceso pasado; c) puede hacerse una estimacin fiable
futuros necesarios para proceder a su del importe de la obligacin.
b) es probable (es decir, existe mayor
cancelacin. posibilidad de que se presente que De no cumplirse las tres condiciones
Las provisiones se reconocern al cierre de lo contrario) que la entidad indicadas, la entidad no debe reconocer
del ejercicio por el importe estimado tenga que desprenderse de re- la provisin.
del devengo anual, utilizando como cursos que comporten beneficios Para la medicin de la provisin, el im-
contrapartida las cuentas de gasto econmicos, para cancelar la porte reconocido como provisin debe
correspondientes a los conceptos que obligacin; y ser la mejor estimacin, en la fecha del
las generen, segn su naturaleza, y de c) adems, puede estimarse de ma- balance, del desembolso necesario para
acuerdo con las normas de valoracin. nera fiable el importe de la deuda cancelar la obligacin presente. La mejor
Las provisiones se utilizarn nicamente correspondiente. En la norma se estimacin del desembolso necesario
para los fines para los que se dotaron. En hace notar que solo en casos extre- para cancelar la obligacin presente ven-
el caso de que la salida de recursos des- madamente raros no ser posible dr constituida por el importe, evaluado

V 2 Actualidad Gubernamental N 50 - Diciembre 2012


rea Sistema Nacional de Contabilidad V
de forma racional, que la entidad tendra informar acerca de la obligacin en cues- este, siempre y cuando sea probable la
que pagar para cancelar la obligacin en tin en los estados financieros, salvo en entrada de beneficios econmicos por
la fecha del balance, o para transferirla a el caso de que la salida de recursos que esta causa.
un tercero en esa fecha. Con frecuencia incorporen beneficios econmicos tenga Cuando la realizacin del ingreso sea
es imposible, o bien prohibitivo por caro, una probabilidad remota. prcticamente cierta, el activo relacio-
proceder a pagar o a transferir el importe nado no es de carcter contingente, y su
de la obligacin en la fecha del balance. 4.1. Reconocimiento de pasivos con- reconocimiento en los estados financieros
No obstante, la estimacin del importe tingentes resulta apropiado.
que la entidad vaya a necesitar, para La entidad no debe reconocer un pasivo
hacer el pago o la transferencia citados, contingente. 5.1. Reconocimiento de activos con-
proporcionar la mejor evaluacin del
La entidad informar en notas, de la forma tingentes
desembolso necesario para cancelar
la obligacin presente en la fecha del en que se exige, acerca de la existencia de La entidad no debe proceder a reconocer
balance. un pasivo contingente, salvo en el caso ningn activo contingente. Normalmen-
de que la posibilidad de tener una salida te, los activos contingentes surgen por
Las estimaciones de cada uno de los de recursos, que incorporen beneficios sucesos inesperados o no planificados,
desenlaces posibles, as como de su econmicos, se considere remota. de los cuales nace la posibilidad de
efecto financiero, se determinarn por una entrada de beneficios econmicos
el juicio de la gerencia de la entidad, Cando la entidad sea responsable, de for-
ma conjunta y solidaria, en relacin con en la entidad. Un ejemplo puede ser la
complementado por la experiencia que reclamacin que la entidad est llevando
una determinada obligacin, la parte
se tenga en operaciones similares y, en a cabo a travs de un proceso judicial,
de la deuda que se espera que cubran
algunos casos, por informes de exper- cuyo desenlace es incierto.
los dems responsables se tratar como
tos. La evidencia a considerar tambin
un pasivo contingente. La entidad, en Los activos contingentes no son objeto de
incluye cualquier dato suministrado por
este caso, proceder a reconocer una reconocimiento en los estados financie-
sucesos ocurridos tras la fecha de cierre
provisin por la parte de la obligacin ros, puesto que ello podra significar el
de los estados financieros.
para la que sea probable una salida reconocimiento de un ingreso que quiz
Las incertidumbres que rodean al importe de recursos, que incorporen beneficios no sea nunca objeto de realizacin. No
a reconocer como provisin se tratan econmicos futuros, salvo en la extre- obstante, cuando la realizacin del in-
de diferentes formas, atendiendo a las madamente rara circunstancia de que greso sea prcticamente cierta, el activo
circunstancias particulares de cada caso. no se pueda hacer una estimacin fiable correspondiente no es de carcter contin-
En el caso de que la provisin, que se de tal importe. gente, y por tanto es apropiado proceder
est midiendo, se refiera a una pobla- a reconocerlo.
Los pasivos contingentes pueden evolu-
cin importante de casos individuales, la
cionar de manera diferente a la inicial- En el caso de que sea probable la entrada
obligacin presente se estimar prome-
mente esperada. Por tanto, sern objeto de beneficios econmicos a la entidad, por
diando todos los posibles desenlaces por
de reconsideracin continuamente, con causa de la existencia de activos contin-
sus probabilidades asociadas. El nombre
el fin de determinar si se ha convertido gentes, se informar de estos en las notas
de este mtodo estadstico es el de valor
en probable la eventualidad de salida de a los estados financieros.
esperado.
recursos, que incorporen beneficios eco-
Los activos contingentes han de ser objeto
nmicos futuros. Si se estimara probable,
de evaluacin de forma continuada, con
4. Pasivos contingentes para una partida tratada anteriormente
el fin de asegurar que su evolucin se
como pasivo contingente, la salida de
La NIC 37 define un pasivo contingente refleja apropiadamente en los estados fi-
tales recursos econmicos en el futuro, se nancieros. En el caso de que la entrada de
como:
reconocera la correspondiente provisin beneficios econmicos a la entidad pase
a) toda obligacin posible, surgida a en los estados financieros del periodo a ser prcticamente cierta, se proceder
raz de sucesos pasados, cuya exis- en el que ha ocurrido el cambio en la al reconocimiento del ingreso y del activo
tencia quedar confirmada solo si probabilidad de ocurrencia (salvo en la en los estados financieros del periodo en
llegan a ocurrir, o, en caso contrario, extremadamente rara circunstancia de el que dicho cambio haya tenido lugar.
si no llegan a ocurrir, uno o ms su- que no se pueda hacer una estimacin Si la entrada de beneficios econmicos
cesos futuros inciertos que no estn fiable de tal importe). se ha convertido en probable, la entidad
enteramente bajo el control de la
informar en notas sobre el correspon-
entidad; o
5. Activos contingentes diente activo.
b) toda obligacin presente, surgida La NIC 39 define un activo contingente
a raz de sucesos pasados, pero no
reconocida en los estados financieros,
como un activo posible, surgido a raz de 6. Caso prctico
sucesos pasados, y cuya existencia ha de Presentamos un caso prctico, en la cual
ya que: ser confirmada por la ocurrencia, o en la UE recibe reclamaciones de un extraba-
i) no es probable que por la existen- su caso por la no ocurrencia, de uno o jador, para ello realizaremos los siguientes
cia de esta, y para satisfacerla, se ms eventos inciertos en el futuro, que asientos contables:
requiera que la entidad tenga que no estn enteramente bajo el control
desprenderse de recursos que in- de la entidad. Un ejemplo de activo 6.1. Registro y control de documen-
corporen beneficios econmicos; contingente es una reclamacin a travs tos recibidos por reclamaciones
o de procesos legales, que la entidad haya
podido emprender, cuyo desenlace final La UE deber controlar en cuentas de
ii) el importe de la obligacin no orden la reclamacin recibida del ex-
puede ser medido con la suficiente sea incierto.
trabajador, dicha operacin se registra
fiabilidad. La entidad debe abstenerse de reconocer mediante notas de contabilidad, para
La entidad no debe proceder a reconocer cualquier activo de carcter contingen- ello seleccionamos el cdigo 140000-
contablemente una obligacin de carc- te. No obstante, debe informar en los 042, la reclamacin se estima en
ter contingente. Por el contrario, deber estados financieros sobre la existencia S/.12,000.00.

Actualidad Gubernamental N 50 - Diciembre 2012 V 3


V Informe Especial
X DEBE HABER
9109 Ctas. De Conting. 12,000.00
910901 Contingencias
91090104 Laborales
9110 Ctas. de conting. por el contrario 12,000.00
911001 Contingencias
91100104 Laborales
Por el registro y control de documentos recibidos por concepto
de reclamaciones.

6.4. Rebaja del control de documentos recibidos


La contingencia registrada mediante cuentas de orden debe ser
rebajada por haber sido reconocida y estar en situacin de cosa
juzgada. Dicha operacin se registra mediante nota de contabi-
lidad, para ello seleccionamos el cdigo 140000-043.

X DEBE HABER
9110 Cuentas De Contingencia Por El Cont. 12,000.00
6.2. Provisin del monto estimado
911001 Contingencias
Asesora legal comunica sobre el litigio judicial, en tal sentido
91100104 Laborales
deber registrarse la estimacin de la provisin. Dicha ope-
racin se registra mediante nota de contabilidad, para ello 9109 Cuentas de contingencias 12,000.00
seleccionamos el cdigo 090000-004, la provisin se estima 910901 Contingencias
en S/.12,000.00. 91090104 Laborales
X DEBE HABER Por la rebaja del control de documentos recibidos.

5802 Provisin del ejercicio 12,000.00


580201 Sentencias judiciales, laudos arbitrales
2401 Provisiones 12,000.00
240101 Sentencias judiciales, laudos arbitrales
24010101 Personal administrativo
Por la estimacin de la provisin efectuada.

6.5. Registro del compromiso anual


El compromiso se registra en el SIAF como la primera fase de la
ejecucin del gasto pblico, en la cual se debe seleccionar el tipo
6.3. Reconocimiento de la sentencia judicial de operacin OG-Otros gastos definitivos. En esta fase el registro
El juzgado notifica a la UE sobre la sentencia judicial en situacin contable incide en cuentas presupuestales.
de cosa juzgada, en tal sentido se reconoce la sentencia. Dicha
operacin se registra mediante nota de contabilidad, para ello X DEBE HABER
seleccionamos el cdigo 100000-164. 8301 Presupuesto de gastos 12,000.00
X DEBE HABER 830101 Recursos ordinarios
2401 Provisiones 12,000.00 83010101 Recursos ordinarios
240101 Sentencias judiciales, laudos arbitrales 8401 Asignaciones comprometidas 12,000.00
24010101 Personal administrativo 840101 Recursos ordinarios
2103 Cuentas por pagar 12,000.00
84010101 Recursos ordinarios
210399 Otros gastos por pagar
Por el compromiso presupuestal.
Por el reconocimiento de la sentencia judicial

V 4 Actualidad Gubernamental N 50 - Diciembre 2012


rea Sistema Nacional de Contabilidad V
6.6. Registro del devengado 6.8. Registro del pagado
En el SIAF se registra la fase del devengado como segunda fase La fase pagado es cuando el cheque ha sido efectivizado, esta
de la ejecucin de gasto, dicha fase incide en la contabilidad fase incide en la contabilidad patrimonial y cuentas de orden
presupuestal y patrimonial. Cabe precisar que solo se devenga por tratarse de recursos administrados por el Tesoro Pblico
el porcentaje establecido en la sentencia, que para nuestro caso (Recursos ordinarios).
ser de S/.1,000.00.

X DEBE HABER
X DEBE HABER
2105 Obligaciones del tesoro pblico 1,000.00
8401 Asignaciones comprometidas 1,000.00 210501 Gastos corrientes
840101 Recursos ordinarios 4402 Traspasos y remesas corrientes rec. 1,000.00
84010101 Recursos ordinarios 440201 Traspasos del Tesoro Pblico
Por el compromiso presupuestal. Por el registro de la fase del pagado.
8601 Ejecucin del gasto 1,000.00
830101 Recursos ordinarios X
83010101 Recursos ordinarios
Por la ejecucin del gasto presupuestal. 9104 Valores y garantas por contra 1,000.00
910408 Cheques girados
X 9103 Valores y garantas 1,000.00
910308 Cheques girados
1205 Servicios y otros por anticipado 1,000.00 Por el control del cheque pagado.
120598 Otros
2103 Cuentas por pagar 1,000.00
6.9. Depsito en cuenta bancaria
210399 Otras cuentas por pagar
El registro del adelanto de cheque registrado en el punto (6)
Por el adelanto del registro del devengado en el SIAF.
tiene que ser depositado en la cuenta bancaria del Banco de
la Nacin. Dicha operacin se registra en el SIAF utilizando
el tipo de operacin YC (Ingresos sin clasificador) cdigo
0000000-104.
6.7. Registro del girado
En esta fase, se procede a girar el cheque, que para nuestro caso X DEBE HABER
se est pagando con recursos ordinarios, la cual debe depositarse
mensualmente a la cuenta bancaria aperturada en el Banco de 1101 Caja y bancos 1,000.00
la Nacin. 110103 Instituciones financiera pblicas
11010301 Cuentas corrientes
X DEBE HABER 1101030111 Otros
1205 Servicios y otros por anticipado 1,000.00
2103 Cuentas por pagar 1,000.00
120598 Otros
210399 Otras cuentas por pagar
2105 Obligaciones del tesoro pblico 1,000.00
210501 Gastos corrientes
Por el giro de cheque con cargo a recursos
ordinarios.

2103 Cuentas por pagar 1,000.00


210399 Otras cuentas por pagar
2105 Obligaciones del tesoro pblico 1,000.00
210501 Gastos corrientes
Por el giro de cheque con cargo a recursos
ordinarios.

9103 Valores y garantas 1,000.00


910308 Cheques girados
6.10. Pago mensual al beneficiario
9104 Valores y garantas por contra 1,000.00
Por los pagos mensuales al beneficiario (extrabajador). Dicha
910408 Cheques girados operacin se registra en el SIAF utilizando el tipo de operacin
Por el control en cuentas de orden de cheques girados. S - Gasto sin clasificador y cdigo 0000000-049.

Actualidad Gubernamental N 50 - Diciembre 2012 V 5


V Informe Especial

X DEBE HABER Fase: El devengado

2103 Cuentas por pagar 1,000.00


210399 Otras cuentas por pagar
1101 Caja y bancos 1,000.00
110103 Instituciones financiera pblicas
11010301 Cuentas corrientes
1101030111 Otros
Por el pago mensual realizado al beneficiario.

La informacin mencionada se registra en el SIAF de la siguiente


manera: elegimos el tipo de operacin S - Gasto sin clasificador.

Fase: El girado

Los asientos contables registrados en el SIAF sern de la siguiente


manera:
Cuentas patrimoniales

Las fases de los ciclos de gastos, registradas en el SIAF. Tanto el


compromiso, devengado y girado seran de la siguiente manera:

Fase: El compromiso

Cuentas de orden

V 6 Actualidad Gubernamental N 50 - Diciembre 2012