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TEMA 10 LOS ORGANIGRAMAS DESARROLLO.

- Los organigramas tienen como principales objetivos: PARTES DE UN MANUALTodo manual comenzara con una seccin dominada.Contenidos donde se deben enunciar las
.Resalta la organizacin.Determina la jerarqua de trabajo.Divisin del trabajo.Relaciones funcionales.Coordina partes o secciones integrantes del manual.Seguidamente se describe en forma detallada el INDICE en que todo texto,
diferentes sectores, reas o Unidades de la empresa. CONCEPTOSOrganigrama es la representacin simplificada indicara el nmero de pgina en que se localiza cada ttulo y sub- ttulo.En un ndice numrico ser la INSTRUCCIN en
de la estructura formal que ha adoptado una organizacin. Nos define la composicin y las relaciones de la la que se explicara el propsito del manual y se incluirn aquello comentarios que sirvan para disponer el lector y
estructura organizativa. Es una representacin simplificada de la realidad referente a las arias de actividad y los clarificar los aspectos contenidos en los captulos siguientes.TIPOS DE MANUALES.- Por su propsito se clasifican en:
niveles jerrquicos.El criterio que debe imperar por lo general es el TOP DOWNAhora como ubicaren cada nivel 1DE FORMAEs la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por las que atraviesa desde que se origina hasta
las reas de izquierda a derecha. Esto depende del tipo de empresa, reas ms operativas se colocan a la izquierda, que se archiva, su formato es horizontal. 2DE LABORESEs un diagrama abreviado del proceso que solo presenta
porque ellas son las que generan la mayor parte de problemas y soluciones. MACRO Y MICRO ORGANIGRAMA El operaciones que se efectan en cada una de las actividades o labores que se descompone un procedimiento, su
macro organigrama nos muestra la estructura de la organizacin en forma global y sinttica, solo pueden formato es vertical o combinado.3 DE METODOMuestra la manera de realizar cada operacin del procedimiento, es
observarse los principales niveles en forma general. Mientras que los micros organigramas nos muestra en detalle til para adiestrar.4 ANALITICOAnaliza para que sirve cada una de las operaciones dentro el procedimiento..5 DE
la estructura y composicin de las diferentes reas o funciones especficas de la organizacin, para conocer con
ESPACIOSe refiere al itinerario y la distancia que recorre una persona durante las distintas operaciones del
mayor detalle informacin sobre determinadas unidades que nos interesen estudiarlas. FINALIDADES DEL
procedimiento o parte de l.6 COMBINADOS Consiste en la combinacin de dos de las clases o ms mencionadas
ORGANOGRAMA El organigrama tiene las siguientes finalidades: Informa a los miembros de la organizacin a
lneas arriba. CLASIFICACIN DE MANUALESEstos pueden ser:
cerca de su posicin y relacin con el resto de la organizacin. Permite detectar fallas de:Control
Manuales de Poltica Decisiones o actitudes de direccin
interno,Departamentalizacin,Supervisin de funciones,Autoridad mal definida,Alcance de control. VENTAJAS
DEL ORGANIGRAMAEn la administracin es necesario el uso de organigramas como medio de comunicacin, es Manual de Procedimientos Explicacin de la Accin
til para representar estructura, proceso y recorrido. La utilidad se manifiesta en una descripcin ms clara y Manual de Organizacin de la oficina Centralizacin o descentralizacin
simple que si los hechos fueran expresados en palabra o en nmero. Se pueden enunciar las siguientes ventajas Manuales de Orientacin, es la introduccin a una determinada oficina.
del organigrama. 6. PRINCIPIOS BASICOS-Continuidad
En la estructura que se muestre debe existir continuidad, es decir, en un organigrama puede existir alpha, beta TAMBIN EXISTE OTRA CLASIFICACIN:
para continuar con el desarrollo del flujograma se: Debe dejar una sealizacin para continuar con el esquema,
por otro lado, los niveles de mayor jerarqua debe estar arriba y los niveles de menor jerarqua debe estar abajo. Manual de Contenido Mltiple
Las lneas sirven para coordinar los diferentes niveles. -CoordinacinDentro de un organigrama debe tener las Manual de Historia
lneas que unen la estructura para coordinar los diferentes niveles de la organizacin, es decir estas lneas nos Manual de la Produccin
indican la dependencia funcional de un nivel a otro jerrquicamente. Autoridad La autoridad est ligado con la Manual de procedimientos
coordinacin, es decir, que dichas lneas denotan o muestran la autoridad de un nivel a otro, o sea, que estas lneas Manual de otras funciones
nos indican la autoridad de quien depende o est supeditado un nivel. PARA QUE UN ORGANIGRAMA FUNCIONE,
Manual de funciones del rea financiera
EL MANDO DEBE ESTAR CLARAMENTE DETERMINADO, MEDIANTE LAS SIGUIENTES LEYES BSICAS:-Debe
Manual de Organizacin
haber lneas claras de autoridad desde la cspide hacia las bases.
Manual de Polticas
-Nadie en la organizacin debe presentar sus informes a ms de un supervisor de lnea y todos deben saber a
quin presentar sus informes y de quien recibir rdenes. Manual de Ventas
-Cada supervisor debe tener asignado su responsabilidad y autoridad. Manual de personal
-No debe haber responsabilidad sin autoridad.
-La responsabilidad de un Supervisor por los actos de sus subordinados es absoluta (se delegan las tareas, pero no 11 ALCANCE Y LIMITACIONES DE LOS MANUALES.- Los manuales constituyen parte del proceso de comunicaciones en
las responsabilidades). la empresa; sirve para cumplir la funcin unificadora de las partes de la organizacin formal.En todas las
-La autoridad debe delegarse tan debajo de la lnea como sea posible. organizaciones se producen casos conflictivos, situaciones de crisis; el manual es til para dirimir problemas de
-Los niveles de autoridad debe mantenerse dentro de lmites que no entorpezcan la accin. jurisdiccin, superposicin de funciones, responsabilidades y autoridad. ENTRENAMIENTONo existe mejor forma
-El nmero de puestos bajo la autoridad de una persona debe mantenerse dentro de ciertos lmites. para poner en marcha un manual que el mismo haya tenido un entrenamiento previo por el personal constituyendo
-La organizacin deber ser flexible, con el fin de que pueda ajustarse a las circunstancias. parte de la garanta, y porque, algo no probado no ofrece las garantas del caso, una vez que tenga plena vigencia
La organizacin debe ser sencilla. se podr observar los frutos del entrenamiento de los manuales de organizacin, funciones y procedimientos.
FUNCIONALIZACION La funcionalizacin indica que todo organigrama debe ser funcional, debe representar a TEMA 12 , EL MANUAL DE ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA.INTRODUCCIONEn forma explicita o implcita las
algo que sea operativo, y para que algo sea funcional debe tener.La supervisin en lnea escalar que nos indica la empresas cuentan con un determinado cuerpo de jerarquas asignadas a sus recursos humanos. Por consiguiente se
supervisin de una autoridad superior, por ejemplo el gerente general supervisara la actividad del departamento establece que la estructura organizativa de una Empresa es el esquema de jerarquizacin y divisin de las funciones
financiero. . FORMAS DE REPRESENTACIONLas ms usuales son:Representacin vertical,Representacin componentes de las mismas.Los manuales en la Organizacin es importante enfatizar que son instrumentos esenciales;
horizontal es que permiten obtener ndices de eficiencia y productividad empresarial; por tanto su instrumentalizacin es de
Representacin circular, Representacin semicircular y Representacin lineal. CRITERIOS PARA LA carcter prioritario en el accionar administrativo y operativo. CONTENIDO DEL MANUAL
CONFECCION DEL ORGANIGRAMA Debe ser una descripcin clara de:Los niveles jerrquicos,Niveles de
autoridad,Centros de poder
Constitucin jurdica
Relaciones de autoridad, Los niveles funcionales, La departamentalizacin, La divisin por funciones y por
Caractersticas de financiamiento
especialidad. TECNICAS DE DIAGRAMACION.- Una regla emprica para confeccionar un organigrama seria:
Designacin de forma de cargo
Evitar las jerarquas intiles para lo cual cada unidad tendr fijada muy bien sus atribuciones. Los vnculos entre
Enunciado de las funciones
unidades no debe tener corto circuito.Hacer participar a los principales mendos y la definicin de sus responsabilidades,
de este modo la estructura adoptada es obra participativa y no algo impuesta.No debe ser rgida, es decir debe permitir Designacin de las tareas habituales
la evolucin. EXTENCION DEL ORGANIGRAMA.- La extensin del organigrama no permite su dibujo en la hoja normal Quienes depende de cada cargo y quienes depende de el
de papel, puede obligar a dividir en dos o ms aportes el organigrama total utilizado para la continuidad y unas a otras La informacin que se recibe, la que se procesa y la que se emite
el nmero de cdigo asignado a los respectivos diagramas, como conector, ubicndolo dentro de un recuadro en el Los distintos tipos y niveles de autoridad
vrtice izquierdo de la hoja.SIMPLICIDADEl organigrama debe ser simple. Nos brinda informacin acerca de la Estructura orgnica en macro organigramas y micro organigramas.
organizacin, por eso debe estar bien presentado en su aspecto general. MODELO DE MANUAL DE ORGANIZACIN.- Suponiendo que se cuenta con el siguiente micro organigrama:
EQULIBRIO.-Los rectngulos deben estar distribuidos en forma tal que muestren un grfico del diagrama equilibrado y
simtrico.CODIFICACION DE LOS CARGOS DEL DIAGRAMA .-Una vez diseado el diagrama, puede asegurarse un DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
nmero de cdigo a cada uno de los puestos o funciones que se presentan. Esto nos permite identificar ms
DEPARRTAMENTO DE FINANZAS
rpidamente dichos puestos o funciones.SALIDA DE LA LINEA.-Las lneas deben partir del punto medio del lado inferior
del rectngulo, del mayor nivel al punto medio del rectngulo del nivel inferior.USO DE LOS ORGANIGRAMAS.-Como
herramienta de comunicacin es utilizado para:Informar a los miembros de la organizacin la posicin que ocupa y su DIVISION DE CONTABILIDAD
relacin con el resto de la organizacin.Proveer cuadro global de la estructura.Facilitar a las personas que entran en la
organizacin la toma de contacto con la estructura de la misma.Facilitar la comprensin acerca de las posibilidades que
SECCION BIENES E INVENTARIOS
tienen cada persona de ascender en la organizacin.Informar a terceros interesados en la organizacin comn y como
se encuentra estructurada la misma. LAS SITUACIONES MS IMPORTANTES QUE PUEDEN SER DETECTADAS SON:Fallas
de control interno.Falta de unidad de mando ejemplo dos o ms personas supervisan un mismo cargo.Superposicin de
4. OBJETIVOSLos manuales de organizacin exponen lneas de comunicacin vertical, horizontal, legalizar la posesin
funcione, dos o ms cargos tienen asignadas responsabilidades de igual o similar funcin.Relacin de dependencia
tanto de supervisin o de accin de dividir los puestos de trabajo (relacin a las funciones y a sus responsabilidades).
confusa, No est claramente determinada la relacin de autoridad con qu cargo o persona est vinculada a otros
Adems tiene las funciones de:
cargos o personas. TIPOS DE ORGANIGRAMAS.- Se pueden observar los siguientes tipos dorganigramas:Categora de
los empleados.Nombres de las personas que ocupan los cargos.Funciones.Cuenta presupuestaria asignada al
cargo.Cantidad de puestos que dependen al cargo. ENTRE OTRO TIPO DE ORGANIGRAMAS PODEMOS CITAR A LOS Normalizar la organizacin
SIGUIENTES:Organigrama tipo jerarqua de cargos,Organigrama tipo categora de los empleados,Organigrama tipo Exponer lneas de comunicacin Verticales, Horizontales.
nombres del personal,Organigrama tipo funciones,Organigrama tipo funcional,Organigrama tipo categora de Legalizar la posesin Supervisin Accin
sueldos,Organigrama tipo cuenta presupuestaria,Organigrama tipo dotacin del personal,Organigrama de estructura de Describir los puestos de trabajo Funciones, Responsabilidad
tipo Presentar una visin de conjunto de la organizacin
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa
12. LAS LINEAS Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos
Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al personal
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo
Indica la relacin de autoridad existente entre ellas, siendo de trazo completo aquellas que reflejan relaciones de
Funcionar como medio de relacin y coordinacin
autoridad lineal y jerrquica. Las relaciones funcionales y de asesoramiento se reflejaran mediante una lnea de trazo
Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios
partido
y/o clientes.

TEMA 11 , LOS MANUALES, INTRODUCCION, El manual es una gua a la que debe regirse una institucin, as como las 5. CRITERIOS QUE JUSTIFICAN LA INCORPORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACINImposibilidad de conocer los
personas integrantes del sistema, tiende a normar las diferentes actividades que va a cumplir un sistema. Este manual objetivos y funciones de las diferentes reas6. IMPORTANCIAPermite conocer el funcionamiento interno por lo que
resume todas las normas principios y recomendaciones de organizacin y funcionalidad de un sistema, ms aun respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin Auxilian en la
tratndose del Sistema Contable es prioritario dentro de una empresa establecer los citados requerimientos.CONCEPTO induccin del puesto y al adestramiento y capacitacin del personar ya que describen en forma detallada las actividades
DE MANUAL, Los manuales son herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus en cada puesto.
funciones administrativas, financieras y operativas. TECNICAS DE CONFECCION.Existen muchas tcnicas una que es ms
conocida universalmente es el TOP-DOWN siendo su particularidad los manuales flexibles a travs de los cuales se DE ESTA MANERA LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SE SUSTENTA EN DOS PROCESOS.
podr.Asignar funciones en conjunto en toda la empresa, para luego desglosar los primeros niveles hasta los ltimos de
arriba abajo.CONTENIDO: Ejenplo: Nombre del rea, caractersticas funcionales MANTENIMIENTOToda estructura 1.- DELEGACION.- Es el proceso por el cual un miembro de una organizacin transfiere o pasa una o ms funciones a
organizativa as como los manuales deben ser objeto de un peridico mantenimiento a efecto de no inferir todo un otro miembro. 2.- DEPARTAMENTALIZACION.- Es el proceso que consiste en agrupar tareas o funciones en
proyecto, es ms debe ir a la par del desarrollo, por Ej.: el presente organigrama debe ser objeto de mantenimiento una conjunto.ELEMENTO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN.-Naturaleza y objeto del manual de organizacin. -
vez evaluado.LINEAS DE COMUNICACINEs el proceso fluido de la comunicacin que debe existir en la organizacin sin Caractersticas de la organizacin Antigedad, tamao, estado patrimonial, el producto, la posicin, la rama, la
embargo en la mayora de las empresas existe problemas de comunicacin y debido a esto se genera los corto circuitos evaluacin de los recursos humanos y materiales, la forma jurdica, volumen de actividad, sistema de comercializacin,
o falta de previsiones por parte de los ejecutivos y los mandos superiores, medios e intermedios . tecnologa, etc.Las caractersticas del medio.Los patrones administrativosLa organizacin formal es una de las partes del
DIFICULTADESDurante el proceso de comunicacin de los manuales se identifican dos tipos de dificultades: sistema. La comunicacin es uno de los procesos que unen las partes.Las lneas punteadas significan dependencia
MATERIALES Los materiales a su vez se dividen en:1.- Fuera de oportunidad 2.- No procedente 3.- Poco difundida 4.- funcional con independencia de criterio y accin, es decir, que Asesora Legal depende funcionalmente de la Gerencia
Lentitud.SICOLOGICAS1.- Poco entendible2.- Recorrido con corto circuito3.- Vocabulario inadecuado4.- Relacin General.En forma sucesiva, se debe desarrollar los organigramas de las restantes unidades cuidando establecer las
expedidordestinatario5.Presentacin y tenor6.- Fragmentacin normas de su diseo y elaboracin.
7. ELEMENTOS DE UN MANUALLos elementos que constituyen y que son de inters especial, son aquellos que sern
objeto de consulta y se encontraran ubicados en lo que se denomina cuerpo principal y que generalmente estn
constituidos
por:Organigramas,Funciones,Normas,Instrucciones,Procedimientos,Lineamientos Y Otros instrumentos,
Estos dependen del tipo de manual que se trata, sin embargo existirn otras partes componentes que cumplirn
funciones de ayuda para facilitar la consulta y ubicacin de los temas o cosas por resolver.