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Desperdiadores do Tempo

Ao falarmos do tempo pessoal e dentro das organizaes, importante


determinar os desperdcios de tempo. Desperdiadores de tempo so
disfunes que provocam o uso inadequado ou insatisfatrio do tempo na
perspectiva do indivduo ou da empresa. As causas que provocam este
desperdcio podem ser de, basicamente, 5 origens:

1. Estruturais - provenientes da estrutura da organizao, em seus nveis de


autoridade e responsabilidade..
2. Ambientais - refere-se ao ambiente da organizao, em sua forma geral,
distribuio de reas, divisrias, rudos, etc.
3. Culturais - Dizem respeito aos traos da cultura e hbitos da organizao, tais
como informalidade/formalidade, centralizao, etc.
4. Individuais - So pontos de carter pessoal que se manifestam pelo estilo
prprio de cada pessoa.
5. Gerenciais - Dizem respeito fatores relacionados habilidades gerenciais:
comunicao, delegao, liderana, motivao, etc.

Uma pesquisa feita em 21 pases, com aproximadamente 2 mil executivos de vrias


organizaes, apresentou como desperdiadores de tempo mais comuns os itens
abaixo relacionados:
1. Gastar tempo excessivo com problemas trazidos por subordinados;
2. Superviso excessiva (mais que o necessrio) de subordinados;
3. Superviso insuficiente, tendo como conseqncia crises;
4. Programar trabalho antes menos importante antes do mais importante (e
possivelmente o mais chato);
5. Comear a fazer algo sem antes pensar cuidadosamente a respeito;
6. Abandonar um trabalho antes de termin-lo (para pegar outro, etc.);
7. Realizar trabalhos rotineiros que poderiam ser delegados a outra pessoa;
8. Fazer coisas que poderiam ser feitas por um equipamento;
9. Fazer coisas que, na verdade, no so parte do seu trabalho;
10. Gastar tempo excessivo em reas de trabalho que eram de sua especialidade
em cargos que ocupava anteriormente;
11. Fazer coisas improdutivas por puro hbito;
12. Manter a quantidade excessiva de registros, complicados e repetitivos;
13. Dedicar-se a projetos que provavelmente no vai poder realizar;
14. Dar demasiada ateno a projetos de baixo rendimentos (resultados no
significativos);
15. Deixar de planejar (ser apanhado por crises);
16. Lidar com uma variedade excessiva de coisas ao mesmo tempo;
17. Evitar (driblar) trabalhos pouco conhecidos;
18. Deixar campo livre para interrupes durante a realizao de trabalhos que
exigem concentrao;
19. Permitir divagaes em reunies;
20. Permitir divagaes em contatos de trabalho;
21. Pessoal no treinado;
22. Pessoal insuficiente;
23. Instalaes inadequadas;
24. Convocar ou participar de reunies desnecessrias;
25. Procurar obter dados (triviais, no importantes) depois de j ter obtido os
principais;
26. Dedicar-se, em excesso, a afazeres ou conversas pessoais;
27. Dedicar-se a demorado convvio social entre as tarefas (cafezinhos ou papos
prolongados);
28. Ler revistas profissionais, jornais, documentos e relatrios sem importncia
direta para o seu trabalho;
29. Responsabilidade e autoridade no claramente definidas;
30. Incapacidade para dizer no;
31. Excesso de interrupes pelo telefone;
32. Falta de objetivos, prioridades e prazos nos trabalhos;
33. Mesa entulhada e desorganizao pessoal;
34. Indeciso e o protelar de decises;
35. Convocar/participar de reunies sem objetivos, durao e prioridades no
claramente definidas;
36. Realizar contratos de trabalho sem hora marcada para trmino e clara viso das
prioridades

O tempo um recurso distribudo em igual proporo para todos, independente


da idade, cor ou religio. Todas as pessoas tm 24 horas por dia e isso
impossvel de tornar elstico. Porm, voc pode ter a sensao de que algo
durou mais ou menos tempo, dependendo da forma como voc trabalha sua
representao interna, seu comportamento e seus resultados.

Abaixo esto listados os 10 desperdiadores de tempo encontrado como os


mais comuns nas empresas e regies do Brasil. Basicamente, as causas desses
desperdcios podem ser de trs origens: estrutural (falta de clareza sobre os
resultados esperados, indefinio dos nveis de responsabilidade/autoridade;
outros so provenientes de caractersticas fsicas das instalaes, que muitas
vezes facilitam e estimulam interrupes o desperdcio de tempo e, finalmente,
tambm existem diversas causas de carter comportamental. Hbitos, valores,
postura e dramaturgia ocorrem tanto ao nvel dos indivduos como das
organizaes.
1. Interrupes por telefone
2. Desrespeito aos horrios
3. No fixao de prioridades
4. Incapacidade para dizer no
5. Uso inadequado da secretria
6. Solicitaes da hierarquia
7. Solicitaes dos subordinados
8. Qualidade/quantidade de reunies
9. Envolvimento operacional
10. Falta de conscincia sobre a importncia do tempo
TEMPO DINHEIRO
Benjamin Franklin

Economizadores de Tempo

Existem muitas formas de economizar tempo nas organizaes. O detalhe mais


importante determinar as causas e, a partir destas, estabelecer aes. Mas,
como contribuio adicional, esto relacionadas abaixo uma srie de pequenas,
simples, e prticas idias colhidas ao longo de experincias desenvolvidas em
empresas do Brasil, pelas consultorias e pesquisas de Renato Bernhoeft.
Examine a relao com cuidado e cautela ao mesmo tempo pois elas no
devem ser encaradas como solues infalveis. Para uma transio do
desperdcio para a economia do tempo, com possibilidade de maior eficcia
pessoal e organizacional, duas etapas so fundamentais: um claro diagnstico
de cada realidade e o comprometimento dos envolvidos no processo.

1. A comisso constituda de duas pessoas


2. Eficcia no tratamento das correspondncias
3. Estabelecimento de prioridades nas atividades e assuntos
4. A filtragem e o cuidado com as preferncias no atendimento
5. Responsabilidade x autoridade
6. Controle das informaes
7. Treinamento de subordinados
8. Planejamento e organizao do tempo
9. Aprender a dizer no
10. Autodesenvolvimento e lazer
11. Leitura selecionada e delegada
12. A escolha de uma boa secretria
13. Tempo discricionrio e de isolamento
14. Delegao para cima e para baixo
15. Disciplina no uso do telefone
16. Evitar atendimentos cruzados
17. Otimizao do ambiente de trabalho
18. Otimizao da sua estao de trabalho
19. Aumento dos contatos horizontais
20. Mapa de relacionamentos
21. Iniciativa e diluio de presses
22. Diagnstico regular do uso do tempo
23. A anlise do especfico e do geral
24. Alternativas de soluo em relao s causas
25. Uso da agenda por prioridades

Um documento precisa ser entregue com urgncia. O mensageiro, apressado, chega manso do destinatrio e depara-se com um alerta: cuidado
com o papagaio. Perscruta o ambiente e avista a minscula ave no galho de uma mangueira, com ar de quem dorme. Ele sorri, abre o porto e
caminha resoluto em direo casa, quando escuta o papagaio gritar com veemncia: pega Rex, pega Rex, pega.... Um co imenso avana feroz...
Esta anedota mostra os freqentes erros de estratgia. Gerentes, a toda hora, atingem papagaios e ignoram os reais problemas.
Vem a sombra, no o monstro. Erra-se no exame de objetivos, alternativas e deciso.