You are on page 1of 27

Progetto IdeaNet

PROVINCIA DI CASERTA

Assistenza allo start-up


Sistema di gestione
documentale
24/07/2013
Agenda e contenuti Daniela Di Iorio
Confidential

ore 10:00 Introduzione


Che cosa un sistema di gestione documentale
Impianto Documentale e organizzazione dellArchivio
Utenti, ruoli e permessi di visibilit dei documenti

ore 11:00 Overview delle funzionalit base


Creazione, modifica, upload di un documento
Modifica dei Metadati
Versioning, Check-in e Check out
Cronologia delle Versioni
Tagging
Ricerca e Ricerca Avanzata

ore 12:00
Esempi Pratici
LArchivio del Progetto IdeaNET

2
24/07/2013
Daniela Di Iorio
Confidential

INTRODUZIONE
GESTIONE DOCUMENTALE

3
24/07/2013
Che cos un Sistema di Gestione Daniela Di Iorio
Documentale Confidential

Consente la gestione strutturata di documenti e contenuti in formato


digitale
Si possono caricare, esportare e gestire in modo semplice i documenti in
tutti gli usuali formati (PDF, DOC, XLS, CSV, RTF, etc.), ma anche
contenuti di altra tipologia (ad esempio foto, immagini).

I documenti sono memorizzati in cartelle che possono essere personali, di


sistema (stabiliti dallEnte) o condivisi con altri utenti in ottica
Collaborativa

Laccesso web, accessibile semplicemente via browser, sia in


contesti intranet sia internet

Lorganizzazione e la visibilit dei contenuti configurabile

possibile accedere inoltre alla cronologia delle revisioni dei documenti e


quindi visualizzare con esattezza gli autori e le date di modifica.

4
24/07/2013
Che cos un Sistema di Gestione Daniela Di Iorio
Documentale Confidential

Il patrimonio documentale di un ente o di un aziende viene


conservato su un repository unico, centralizzato, sicuro e
soggetto a procedure di backup

E possibile definire un modello di METADATI specifici da


associare a varie tipologie di documenti e di contenuti.
Questa caratteristica consente di agevolare la RICERCA
successivo di documenti

Si possono utilizzare semplici processi di workflow, ad


esempio per cicli di validazione, visto e approvazione dei
documenti.
Lautore pu condividere un documento invitando via
email sia gruppi di utenti, i quali, avendo ricevuto l'invito
potranno procedere alle operazioni richieste, in funzione
dei permessi attributi
consente di tracciare tutti gli step/task di esecuzione del
processo
consente di misurare le perfomance
5
24/07/2013
Che cos un Sistema di Gestione Daniela Di Iorio
Documentale Confidential

In Ambito Pubblica Amministrazione le normative


nazionali in materia di e-government:
indirizzano gli interventi (finanziamento di
Progetto) delle PA locali verso la semplificazione
dei procedimenti e degli adempimenti attraverso
la digitalizzazione e dematerializzazione

la riduzione della Spesa attraverso leliminazione


di procedimenti a carico del cittadino in favore
della integrazione ed interoperabilit tra le PA

Dunque leliminazione del cartaceo, lautomazione


dei procedimenti diventano unesigenza via via
crescente per lattuazione di suddetti obiettivi.

6
24/07/2013
Limpianto documentale e Daniela Di Iorio
organizzazione degli archivi Confidential

IdeaNET= dematerializzazione, automazione dei procedimenti e


conservazione legale
Settori coinvolti dal Progetto IdeaNET
Innovazione Tecnologica
Trasporti e Mobilit
Risorse Idriche
Agricoltura, Caccia e Pesca
Ambiente, Ecologia e Gestione Rifiuti
Archivio Documentale di Base
Corrente, Deposito e Storico
Le cartelle di base
Avvisi
Comunicazioni
Atti Ufficiali
Protocollo In Entrata
Circolari
CARTELLE COMPETENZA

7
24/07/2013
Utenti, Ruoli e Daniela Di Iorio
Confidential
Permessi
La visibilit dei contenuti configurabile

Ogni utente, in funzione del fascicolo o del


singolo documento selezionato, pu disporre di
un profilo operativo diverso che pertanto lo
abilita con permessi (lettura, creazione,
modifica, etc.) differente

Ad esempio autore , o collaboratore alla


redazione di un documento, o semplice lettore
(consumer) che pu solo visionare il
documento senza poterlo modificare

8
24/07/2013
Daniela Di Iorio
Q&A Confidential

9
24/07/2013
Daniela Di Iorio
Confidential

OVERVIEW
FUNZIONALITA

10
24/07/2013
La Mia Scrivania Daniela Di Iorio
Confidential

11
24/07/2013
Navigazione Settori/Uffici Daniela Di Iorio
Confidential

12
24/07/2013
Archivio Documentale del Settore Daniela Di Iorio
Confidential
Testata Barra di Navigazione Settore

Tool Bar

Navigazione
Archivio

13
24/07/2013
Le funzionalit di Base Daniela Di Iorio
Confidential

creazione documenti,
upload di file singolo e multipli,
versioning
caricamento di documenti cartacei e
scannerizzazione
firma digitale e verifica documenti firmati,
modifica off-line,
modifica dei metadati e del tipo,
workflow,
ricerca full-text e avanzata,

14
24/07/2013
Creazione Contenuti Daniela Di Iorio
Confidential

15
24/07/2013
upload di file singolo e multipli Daniela Di Iorio
Confidential

16
24/07/2013
versioning Daniela Di Iorio
Confidential

Creazione Contenuti

17
24/07/2013
caricamento di documenti cartacei e Daniela Di Iorio
scannerizzazione Confidential

Creazione Contenuti 1)Attiva Funzione

2)Cerca
Scanner

3) Seleziona Scanner

18
24/07/2013
caricamento di documenti cartacei e Daniela Di Iorio
scannerizzazione Confidential

4)Scannerizza

5)Esito

19
24/07/2013
firma digitale Daniela Di Iorio
Confidential

1. Avvia e
Firma

2. PIN e
OK

3. Esito

20
24/07/2013
modifica off-line Daniela Di Iorio
Confidential

21
24/07/2013
modifica dei metadati e del tipo Daniela Di Iorio
Confidential
Modifica
METADATI

Cambia Tipo

22
24/07/2013
Ricerce Full-text e Avanzata Daniela Di Iorio
Confidential

23
24/07/2013
Workflow Daniela Di Iorio
Confidential

24
24/07/2013
Daniela Di Iorio
Confidential

ESEMPI PRATICI

25
24/07/2013
Il Progetto IdeaNET Daniela Di Iorio
Confidential

26
Daniela Di Iorio
Software Engineer
daniela.diiorio@atos.net

Area Industriale - Strada Consortile A.S.I.


83030 Prata Principato Ultra (AVELLIN0)

24/07/2013