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Sistemas de Informao Aula 8

SISTEMAS DE INFORMAO GERENCIAL SIG

Introduo
A finalidade principal de um SIG ajudar uma organizao a atingir as suas metas, fornecendo aos
administradores uma viso das operaes regulares da empresa, de modo que se possa
organizar, controlar, planejar mais eficaz e eficientemente. Em resumo, um SIG fornece aos
administradores informaes teis para obter um feedback para as operaes empresariais.

As informaes reduzidas, que so fundamentais para que os gerentes executem as suas funes
na empresa (processos de deciso), so apresentadas atravs de vrios relatrios resumidos.
Estes relatrios resumidos podem ser obtidos pela filtragem e anlise de dados altamente
detalhados em bancos de dados de processamento de transaes e apresentao de resultados
aos administradores de forma que faam sentido.

Esses relatrios ajudam os administradores, fornecendo-lhes dados e informaes para a tomada


de decises, de forma que possam utiliz-los prontamente.

Diferena entre relatrios gerados pelo SPT e os gerados pelo SIG


A principal diferena entre os relatrios gerados pelo SPT e os gerados pelo SIG que os
relatrios gerados pelo SIG do suporte a tomada de deciso gerenciais dos nveis mais altos de
gerenciamento, onde as decises tendem a ser menos estruturadas (semi-estruturadas) e menos
rotineiras. Enquanto um SPT d suporte mais freqentemente eficcia da organizao, um SIG
d suporte a eficcia gerencial.

Integrao de Informaes Gerenciais atravs do SIG


Como j discutido, uma empresa ou uma organizao um sistema e seus departamentos ou
reas funcionais so seus subsistemas organizados em linhas funcionais (finanas, marketing,
industrial, e assim por diante).

A maior parte dos subsistemas funcionais, claro, compartilha certos recursos de hardware, dados
e, freqentemente, at pessoas. Alguns subsistemas, porm, no o fazem. Esses subsistemas so
totalmente auto-suficientes dentro de uma rea funcional e so teis para finalidades especficas.

Um dos papis do administrador de SI aumentar a eficincia global do SIG atravs do


aperfeioamento da integrao desses subsistemas. Por exemplo, poderia haver grupo de dados
que se sobrepem significativamente e, no entanto, esto sendo mantidos em dois departamentos
funcionais diferentes (por exemplo: listas de clientes mantidas pelo departamento de vendas e pelo
departamento financeiro).

Ento, deve-se projetar um SIG para que ele seja uma coleo integrada de subsistemas
funcionais dentro da organizao. Para tanto, recursos de hardware e banco de dados devem ser
compartilhados para que haja a integrao.

Quando uma abordagem funcional adotada, necessrio tentar ligar os vrios sistemas de
informao gerencial. Um meio de unificar e integrar vrios sistemas atravs de um banco de
dados compartilhado. O uso de banco de dados comum serve no apenas para integrar os vrios
SIG como tambm pode ligar os diversos SPTs da organizao, tornando mais fcil o acesso a
informaes reduzindo custos e aumentando a eficincia e eficcia dos relatrios gerenciais.

Como outros recursos corporativos, o investimento em SIG deve ser maximizado pela reduo e
da subutilizao.

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Embora o aumento da eficincia global do SIG seja importante, todos os administradores (incluindo
os gerentes de SI) devem considerar que um importante papel do SIG aperfeioar a eficcia
atravs do fornecimento da informao certa pessoa certa da maneira certa e no momento certo.

Entradas para um SIG


Tecnicamente falando, todos os dados que entram num SIG so dados internos. Isto , antes de
entrarem no SIG os dados esto contidos dentro da empresa. No entanto, os dados que entram
em um SIG podem ser originrios tanto de fontes internas e externas.

Fontes de Dados Internas para o SIG

Os sistemas de informaes gerenciais so as principais fontes de dados de entrada para um


SIG.
A misso estratgica ou plano da organizao uma outra importante fonte interna de dados.

Fontes de Dados Externas para o SIG

Clientes, fornecedores, concorrentes e acionistas cujos dados no foram coletados pelo SPT.

O SIG usa os dados obtidos dessas fontes, processando-os em informaes mais teis para
administradores do que mera coleta de dados, basicamente atravs do fornecimento de relatrios
predeterminados. Por exemplo, mais do que apenas obter uma listagem cronolgica das atividades
de vendas durante as ltimas semanas, um gerente nacional de vendas poderia obter os dados
semanais de venda da sua organizao, em um formato tal que ele possa facilmente ver a
atividade de vendas por regio, por representante local de vendas, por produto e mesmo em
comparao s vendas do ltimo ano.

Sadas de um Sistema de Informaes Gerenciais


A sada da maioria dos sistemas de informaes gerenciais uma coleo de relatrios que so
distribudos aos administradores. Esses relatrios incluem relatrios programados, relatrios por
solicitao e relatrios de exceo.

Relatrios programados: so produzidos periodicamente ou de forma programada, diria,


semanal ou mensal. Por exemplo, um gerente de produo poderia utilizar um relatrio resumido
semanal que liste os custos totais com folha de pagamento com a finalidade de monitorar os
custos de mo-de-obra e das tarefas.

Relatrio indicador de pontos crticos: um tipo especial de relatrio programado, resume as


atividades crticas do dia anterior e fica disponvel caracteristicamente a cada dia de trabalho. Os
relatrios indicadores de nveis crticos podem resumir nveis de estoques, atividades de produo,
volume de vendas, etc. Os relatrios indicadores de pontos crticos esto geralmente ligados aos
fatores crticos de sucesso (FCS) de uma organizao, de modo que os administradores e
executivos possam usar esse relatrio para tomar medidas rpidas e de aes corretivas sobre
aspectos significativos do negcio.

Relatrios sob solicitao: so desenvolvidos para dar certas informaes a pedido de um


administrador. Em outras palavras, esses relatrios so produzidos sob solicitao. Um executivo,
por exemplo, pode querer saber o nvel de estoque de um item em particular.

Relatrios de exceo: so relatrios produzidos automaticamente quando uma situao


incomum ou requer uma atitude da administrao. Por exemplo, um gerente poderia estabelecer
um parmetro que gerasse um relatrio de todos os itens de estoque com menos de 50 unidades
disponveis. O relatrio de exceo gerado por esse parmetro conteria apenas aqueles itens com
menos de 50 unidades no estoque. Um relatrio de todos os empregados que trabalharam mais de

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40 horas na semana outro exemplo de relatrio de exceo. Como acontecem com os relatrios
indicadores de pontos crticos, os relatrios de exceo so freqentemente usados para monitorar
aspectos crticos para o sucesso de uma organizao. Em geral, quando um relatrio de exceo
produzido, um gerente ou executivo toma uma atitude.

Importante: A determinao de parmetros ou ponto de cortes para um relatrio de exceo deve


ser feita cuidadosamente. Um ponto de corte muito baixo pode resultar em uma abundncia de
relatrios de exceo; um ponto de corte muito alto poderia acarretar em problemas que
precisariam de aes poderiam ficar negligenciadas.

Exemplo: se um gerente quer um relatrio que contenha todos os projetos do seu oramento de $
100,00 para cima, ele pode descobrir que quase todos os projetos da empresa excedem o seu
oramento em no mnimo esta quantia. O ponto de corte $100,00 provavelmente muito baixo. Um
ponto de partida de $5000,00 poderia ser mais apropriado.

Orientaes para Desenvolver Relatrios SIG

Orientaes Explicaes
Ajustar cada relatrio s necessidades do usurio.Requer o envolvimento do usurio e a alimentao
de dados.
Gastar tempo e esforos na produo apenas Uma vez institudos, muitos relatrios continuam a
daqueles relatrios que sero usados. ser gerados mesmo que ningum os usem mais;
eles ficam apenas esquecidos.
Prestar ateno ao contedo e apresentao do Mostrar a informao que a mais procurada de
relatrio. forma mais destacada. No sobrecarregue o
relatrio com dados desnecessrios. Use palavras e
frases de aceitao geral.
Ao relatar, usar gerenciamento por exceo Alguns relatrios s devem ser produzidos quando
h um problema a ser solucionado a uma ao que
deve ser tomada.
Estabelecer parmetros cuidadosamente Baixos parmetros podem resultar em relatrios em
excesso; altos parmetros podem negligenciar
informaes valiosas.
Produzir todos os relatrios pontualmente Relatrios desatualizados so de pouco ou nenhum
valor.
Gerar relatrios de formatos fixos e padronizados Exemplo: relatrios para controle de estoque podem
conter os mesmos tipos de informaes colocados
nos mesmos locais nos relatrios.
Produo de relatrios impressos e em tela de Podem ser realizados relatrios apresentados em
computador. tela, mas que apresentem o mesmo formato que os
relatrios impressos.

Relacionamento entre Profissionais de SI e os Usurios do SIG

Tipicamente, os programadores e analistas de sistemas esto envolvidos no desenvolvimento e


implementao dos relatrios SIG.

Muitas vezes, comum a solicitao de relatrios por parte dos usurios sem muita formalidade, o
que acarreta, muitas vezes, em falta de prioridade, necessidade, podendo comprometer o
funcionamento do SIG.

Portanto, os profissionais do departamento de SI devem exigir solicitao formal para a elaborao


de relatrios por parte dos usurios.

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Aspectos Funcionais do SIG

Contabilidade
Relatrios de
Contabilidade

Finanas
Relatrios
Financeiros

Recursos
Humanos Relatrios de RH

Industrial
Relatrios de
Industriais

Marketing
Relatrios de
Marketing

Outras reas
funcionais Relatrios de
Outras reas

Administrao
Geral Relatrios Adm
Geral

Figura 1: Ilustrao de um Sistema SIG corporativo, onde cada SIG realizado para cada rea funcional.
Para que esse tipo de sistema seja eficiente importante interligar as reas correlacionadas. Caso contrrio,
a organizao teria uma coleo de vrios sistemas separados e ineficientes.

Contabilidade Finanas SI Marketing RH Outras reas


funcionais Estratgico

Ttico

Operacional

SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE BANCO DE DADOS

BANCO DE DADOS

Figura 2: Os sistemas de informaes gerenciais da rea funcional so integrados atravs de bancos de


dados compartilhados. Com isso, aumenta a veracidade das informaes e tambm do fluxo de informaes
entre as reas funcionais, fornecendo relatrios mais precisos.

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Exemplos de SIG empresariais


A seguir descreveremos, focando nos principais tpicos, 2 SIGs corporativos: SIG Financeiro e de
Marketing. A finalidade desses dois sistemas entender as entradas, sadas do SIG. Essa
metodologia poder ser aplicada ou verificada nos demais SIG das outras reas corporativas
(Produo, Contabilidade, RH, etc).

Sistema de Informaes Gerenciais Financeiro

Desde dos primrdios da computao comercial, as finanas tm sido uma rea funcional
importante na maioria das organizaes. A rea financeira monitora o fluxo de caixa e a
lucratividade. Sistemas financeiros sofisticados so capazes de fornecer aos gerentes e executivos
financeiros informaes imediatas, fator crtico para o sucesso na atual economia global acelerada.

O sistema de informaes gerenciais financeiro fornece informaes financeiras a todos os


administradores financeiros dentro de uma organizao, inclusive ao diretor financeiro.
Especificamente, SIG financeiro:

Analisa as atividades financeiras histricas e atuais;


Projeta as necessidades financeiras futuras ;
Monitora e controla o uso de recursos atravs do tempo.

Entradas para SIG Financeiro.

As decises que recebem suporte do SIG financeiro requerem diversos dados e informaes. As
fontes de dados internas e externas so discutidas resumidamente a seguir.

1. Plano estratgico ou polticas corporativas: O plano estratgico contm os objetivos


financeiros principais. As metas financeiras, razes de dbitos e emprstimos e expectativas
de retorno so algumas das medidas que podem ser includas no plano estratgico. O plano
freqentemente projeta as necessidades financeiras da empresa para o futuro de 1 a 5 anos.
Muitas necessidades especficas de informao, tais como o retorno dos investimentos de
vrios projetos, razes dbito eqidade desejadas e expectativas das necessidades de caixa,
vm diretamente do plano estratgico.

2. O sistema de processamento de transaes: importantes informaes financeiras so


colhidas de praticamente todas as aplicaes de processamento de transaes folha de
pagamento, controle de estoque, processamento de pedidos, contas a pagar e receber e
contabilidade geral. Os custos totais ao longo do tempo, a quantia total paga pela empresa aos
fornecedores, a quantidade total devida companhia pelos clientes e dados contbeis
detalhados fornecem a base para muitos relatrios financeiros.

3. Fontes Externas: as informaes da e sobre a concorrncia podem ser fundamentais para a


tomada de decises financeiras. Relatrios anuais e balanos financeiros dos concorrentes,
novos itens e relatrios gerais podem ser incorporados aos relatrios de SIG para oferecer
unidades de medida ou uma base de comparao. Departamentos do governo tambm
fornecem importantes informaes econmicas e financeiras. Inflao, ndice de preos ao
consumidor e principais indicadores econmicos podem ajudar uma empresa a planejar futuras
condies econmicas. Alm disso, importantes leis tributrias e exigncias de relatrios
financeiros tambm podem estar refletidas no SIG financeiro.

Subsistemas e sadas do SIG Financeiro

Um SIG financeiro pode ser composto de subsistemas. Cada subsistema interage com o SPT de
forma especializada e funcional e tem sadas informativas que auxiliam os administradores
financeiros a tomarem as melhores decises. Esses relatrios incluem relatrios de previso

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financeira, sistema de informao de lucros e perdas e de custos, relatrios de auditoria interna e


externa e relatrios de gerenciamento de verbas.

Exemplo: Previso financeira

Previso Financeira: processo de se fazer previses financeiras sobre o crescimento futuro de


produtos ou de uma organizao como um todo chamado de previso financeira. A atividade
financeira se baseia na atividade do comrcio anterior. Por exemplo, vendas passadas de
mercadorias e servios podem ser convertidas em expectativa de faturamento e custos. O preo de
venda por unidade e os fatores do custo da produo podem ser multiplicados pelo nmero
esperado de unidades a serem vendidas, a fim de chegar a um valor de faturamento e custos.
Custos fixos, tais como seguros, aluguis e despesas gerais de escritrios, so estimados e
usados para determinar a expectativa de lucros lquidos em base mensal, quinzenal ou anual.
Essas estimativas so incorporadas ao SIG financeiro.

Ter uma estimativa de fluxos de caixas futuros pode ser um dos primeiros passos para uma boa
administrao. Administradores e executivos financeiros usam essa informao valiosa para
projetar futuras necessidades de caixa. Por exemplo, os administradores de uma organizao
sabero com antecedncia que, em alguns meses, poderia ser necessrio um caixa adicional,
enquanto em outros meses o excesso de caixa dever ser investido. O fluxo de caixa administrado
inadequadamente uma das principais causas de fracasso das empresas.

A previso financeira pode ajudar executivos financeiros a evitar problemas de fluxo de caixa
atravs da previso das necessidades de fluxo de caixa. A figura 3 mostra um exemplo do
resultado de um programa estilizado de previso.

Figura 3: Um exemplo de previso financeira. O software de previso pode predizer uma tendncia constante
de crescimento, as vendas reais podem aumentar em forma de curva.

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SIG de Marketing

O SIG de Marketing d apoio atividade administrativa nas reas de desenvolvimento do produto,


distribuio, decises de preos, eficcia promocional e previso de vendas.

Entradas para um SIG de Marketing

Mais do que outras reas funcionais, o SIG de marketing se baseia em fontes externas de dados.
Essas fontes incluem a concorrncia, clientes, jornais, revistas e outras publicaes. H tambm
importantes fontes internas de dados.

1. Fontes Internas: O plano estratgico ou polticas corporativas. O marketing se baseia no


plano estratgico de alvos e projees de vendas da organizao. Por exemplo, um plano
estratgico poderia indicar que se espera um aumento fixo de 8% nas vendas nos prximos 5
anos. Um relatrio de SIG de marketing dessa firma poderia organizar o desempenho das
vendas atuais em termos desta meta estratgica. Alm das projees de vendas, o plano
estratgico pode conter informaes sobre as necessidades projetadas da fora de vendas,
determinao de preos de produtos e servios, canais de distribuio e caractersticas de
novos produtos.

2. Fontes Internas: SPT. O SPT contm uma grande quantidade de dados de vendas e
marketing sobre produtos, clientes e fora de vendas. Os dados de venda sobre produtos
podem revelar quais os produtos que esto vendendo em grandes volumes e quais os mais
lentos nas vendas. Os relatrios resumindo dados de pedidos poderiam incluir atividade de
venda por cliente, por produto e por rea do pas. O SIG de marketing organizaria esta
informao de modo a ser til na formulao de planos de vendas e promocionais. Os dados
de vendas por clientes podem ser usados para determinar que clientes contribuem mais para a
lucratividade global. O desempenho da fora de vendas pode tambm ser monitorado a partir
dos dados coletados no SPT, de modo que bnus e programas de incentivos possam ser
desenvolvidos para premiar os representantes de vendas com melhor atuao.

3. Fontes Externas: A concorrncia. Dados sobre concorrentes tais como novos produtos e
servios, estratgias de fixao de preos, pontos fortes e fracos de uma linha de produto de
um concorrente, embalagem, marketing e distribuio de produtos para clientes so
importantes para a maioria das empresas. Saber como os concorrentes esto fazendo ou
capazes de fazer no futuro de grande utilidade para o projeto de novos produtos e servios.
Dados da concorrncia podem ser obtidos de muitas fontes. Materiais de Marketing, brochuras
e programas de vendas oferecidos pela concorrncia so fontes tpicas. Os clientes e outros
associados comerciais tambm fornecem dados. O processo de obteno de informaes
sobre o concorrente freqentemente chamado de inteligncia de marketing.

4. Fontes Externas: O mercado. Uma fonte externa adicional de informaes teis para o SIG
de marketing o mercado para os produtos da empresa. Uma grande quantidade de dados
teis sobre o mercados que j esto servidos pela empresa pode ser obtida do SPT, porm a
viso do comportamento e preferncias do comprador em novos mercados s pode ser obtida
de fontes de fora da empresa.

Subsistemas e Sadas do SIG de Marketing

Os subsistemas de um SIG de marketing incluem os subsistemas do produto, distribuio,


promoo e preos. Esses subsistemas e suas sadas ajudam os administradores e executivos de
marketing a aumentar as vendas, reduzir despesas de marketing e desenvolver planos para que
futuros produtos e servios atendam s necessidades dos clientes.

Preo do Produto. O preo do produto uma importante e complexa funo de marketing. O


preo do varejo, o preo do atacado e os descontos devem ser determinados. Um importante fator

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na determinao da poltica de preos a anlise de curva de demanda, que tenta determinar a


relao entre preos e vendas. A maioria das empresas tenta desenvolver polticas de preos que
maximizem os rendimentos totais de vendas. Esta geralmente uma funo de elasticidade do
preo. Se o produto muito sensvel s mudanas de preo, uma reduo no preo pode gerar um
aumento substancial nas vendas, podendo resultar em rendimentos mais altos.

Existem programas de computador que ajudam a determinar a elasticidade dos preos e vrias
polticas de preos (figura 4).

A anlise de vendas tambm importante para identificar os produtos, fora de vendas e clientes
que tm contribudo para o lucro e os que no tm. Diversos relatrios podem ser gerados para
ajudar os administradores de marketing a tomar boas decises de vendas (figura 5).

O relatrio de vendas por produto lista todos os principais produtos e suas vendas em um
determinado perodo de tempo, como um ms, por exemplo. Esse relatrio mostra quais os
produtos que esto se saindo bem e quais os que necessitam de melhorias, ou que deveriam ser
completamente descartados.

O relatrio de vendas por vendedor lista as vendas totais por cada vendedor em cada semana ou
ms. Esse relatrio pode ser subdividido por produto, para mostrar quais produtos que esto sendo
vendidos por cada vendedor.

O relatrio de vendas por cliente um bom meio de identificar clientes de alto e baixo volume de
negcios.

Figura 4: Uma curva de suprimento e demanda tpica, usada para anlise de preos.

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Vendas por Produto

Produto Ago Set Out Nov Dez Total


Produto 1 34 32 32 21 33 152
Produto 2 156 162 177 163 122 780
Produto 3 202 145 122 98 66 633
Produto 4 345 365 352 341 288 1691

Vendas por Vendedor

Vendedor Ago Set Out Nov Dez Total


Vendedor 1 24 42 42 11 43 162
Vendedor 2 166 155 156 122 133 732
Vendedor 3 166 155 104 99 106 630
Vendedor 4 245 225 305 291 301 1367

Vendas por Cliente

Cliente Ago Set Out Nov Dez Total


Cliente 1 234 334 432 411 301 1712
Cliente 2 56 62 77 61 21 277
Cliente 3 1202 1445 1322 998 667 5634
Cliente 4 45 65 55 34 88 287

Figura 5: Relatrios gerados para ajudar os administradores de marketing a tomar boas decises. No alto:
Este relatrio de vendas por produto lista todos os principais produtos e suas vendas de agosto a dezembro.
No centro: Os relatrios de vendas por vendedor listam as vendas totais para cada vendedor no mesmo
perodo. Embaixo: Este relatrio de vendas por cliente listam as vendas por cada cliente no perodo. Como
todos os relatrios de SIG, os totais so fornecidos automaticamente pelo sistema, a fim de mostrar aos
administradores de forma instantnea a informao de que eles necessitam para tomar decises acertadas.

Bibliografia:
STAIR, R.M, 1998. Princpios de Sistemas de Informao uma abordagem gerencial. ITP. So
Paulo.

BRIEN, J.A, 2001. Sistemas de Informao e as Decises Gerenciais na era da Internet. Saraiva.
So Paulo.

LAUDON, K. C. & LAUDON, J. P, 1999. Sistemas de Informao. LTC. Rio de Janeiro.

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EXERCCIOS
1. Explique o que um sistema de informaes gerenciais SIG.

2. Que diretrizes deveriam ser seguidas no desenvolvimento de relatrios SIG?

3. Para o desenvolvimento de um SIG, quais as fontes de entrada de dados internas e externas devem ser
consideradas?

4. Qual a relao entre os sistemas de processamento de transaes de uma organizao e seus


sistemas de informaes gerenciais.

5. Quais so os tipos de relatrios de SIG. Explique-os sucintamente.

6. Qual a importncia da integrao dos SIGs de uma empresa no que se refere a funcionalidade entre
reas ou departamentos?

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