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GUA PARA LA PRESENTACIN DE INFORMES TCNICOS DE
Rige a partir de su liberacin en
AVANCE Y FINAL DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE CTeI
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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN FECHA NUMERALES DESCRIPCIN DE LA MODIFICACIN


00 2014-03-26 Todos Se crea el documento
01 2014-05-30 Encabezado Se modifica cdigo de la gua por nuevo mapa de procesos
02 2014-10-09 Todos Se explica ingreso al nuevo micrositio del SGC para acceder a la gua y formatos
Rige a partir de Encabezado Se actualiza logo
03 su liberacin en 1 Se actualizan las indicaciones para acceder al Micrositio Calidad en la pgina de Colciencias, por
GINA rediseo del portal institucional.

1. CONSIDERACIONES GENERALES

La gua para presentacin de informes tcnicos de avance o finales est enfocada a lograr una mayor eficiencia y agilidad en el proceso de evaluacin de los
resultados de los proyectos de investigacin. Adems de reportar sobre el cumplimiento de los objetivos y obtencin de los resultados comprometidos
contractualmente, se constituye en fuente de informacin importante de los proyectos y programas financiados por Colciencias para los Programas Nacionales de
Ciencia, Tecnologa e Innovacin y para todos los posibles interesados, sobre el estado de avance e impacto de la investigacin cientfica y del desarrollo
tecnolgico que se realiza en el pas.

De igual manera, la(s) entidad(es) ejecutora(s) deber(n) notificar oportunamente a Colciencias sobre cualquier dificultad o problema que pueda comprometer
seriamente el desarrollo normal del proyecto, con el fin de tomar las medidas conducentes a su solucin y evitar inconvenientes o factores negativos que impidan
el logro de los objetivos propuestos.

Los informes tcnicos pueden ser de dos clases:

Informes de avance tcnicos: documento en el cual se registran los avances del proyecto financiado. Se presentan durante el desarrollo del proyecto de acuerdo
con las fechas establecidas en la carta de inicio del proyecto o programa, o cuando el supervisor lo considere pertinente, verificacin de cumplimiento, prrrogas.

Informe final tcnico: documento en el cual se registran los resultados y conclusiones finales sobre la ejecucin del proyecto, con sus respectivos soportes y anexos,
los cuales responden a los compromisos pactados en el contrato. Se entrega para evaluacin al vencimiento del plazo establecido.

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Los documentos actualizados del S.G.C. se encuentran en el Portal de Colciencias http://www.colciencias.gov.co Micro-sitio S.G.C. o en GINA
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La presente gua orienta el diligenciamiento del formato Informe Tcnico de Avance o Final de Programas y Proyectos de CTeI M301PR03F08, el cual debe
ser aplicado por los ejecutores para la presentacin de informes tcnicos requeridos. La gua y el formato estn disponibles en el portal institucional
http://www.colciencias.gov.co/sistemadegestiondecalidad, seccin Ejecucin y Seguimiento de la CTeI- Gestin de Convocatorias, tal como se muestra en la
siguientes imgenes:

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2. CONTENIDO Y PRESENTACIN DE LOS INFORMES

2.1. IDENTIFICACIN DEL PROGRAMA/ PROYECTO

El programa o proyecto se identificar al inicio del informe por medio del siguiente cuadro:

1.1 Informacin General

Programa Proyecto Tipo de informe: Parcial Final Informe No. de

Ttulo
Cdigo
Nmero de la convocatoria
Nmero de contrato
Programa Nacional o rea de Colciencias al cual
se encuentra adscrito el proyecto

Nombre del investigador principal

Entidades ejecutoras y beneficiarias


Fecha de inicio del programa/proyecto
Fecha de entrega del informe
Ciudad/Pas

2.2. TABLA DE CONTENIDO

Lista de los ttulos correspondientes a los temas y subtemas, en el mismo orden en que aparecen en el cuerpo y en las partes complementarias del informe, con
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indicacin de su localizacin.

2.3. RESUMEN

Incluya un resumen de los resultados de conocimiento obtenidos y de las principales conclusiones en mximo dos (2) pginas.

2.4. SINOPSIS TCNICA

Incluya una sinopsis de resultados tipo abstract con fines divulgativos en un mximo de 500 palabras. Si usted lo considera conveniente, enve adems la
sinopsis en ingls. Informe a Colciencias si autoriza su publicacin, en caso de ser necesario.

2.5. CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS

2.5.1. Cumplimiento del(os) objetivo(s) general(es)

Para cada uno de los objetivos generales del programa/proyecto (en caso de que exista ms de uno) establezca su grado de cumplimiento y proporcione una
explicacin sobre el mismo. De no haberse cumplido el objetivo o los objetivos generales, elabore una justificacin tcnica por la que esta situacin se present y
explique si en lugar del(os) objetivo(s) planteado(s) en un principio se obtuvo algn otro resultado. Incluya para cada objetivo general una tabla segn las
instrucciones dadas a continuacin:

Debe coincidir con los establecidos en el Memorando de Elaboracin de Contrato


OBJETIVO GENERAL: % de cumplimiento: %
RESULTADO ANEXO SOPORTE DEL DESARROLLO Y OBTENCIN
DIFICULTADES OBSERVACIONES
OBTENIDO DE RESULTADOS
Elabore una breve resea Relacione el nmero del anexo que soporta o contiene el Describa las dificultades, problemas o Incluya aquella informacin adicional que el
del resultado obtenido resultado obtenido (copia de la publicacin, patente, registro, retrasos detectados en la revisin del investigador considere importante o necesario
norma, etc. o de la fuente de certificacin o verificacin cumplimiento de los resultados esperados y que Colciencias conozca, con relacin al
respectiva). Cuando el proyecto incluye la creacin de bases de su causa. cumplimiento de los compromisos adquiridos
datos bibliogrficas, adjunte un soporte de la evidencia de la contractualmente con el proyecto/programa. En
creacin de la misma el caso de detectar dificultades incluya
soluciones o alternativas previstas.
Cuando los proyectos incluyen diseo de maquinaria, equipos o
dispositivos, es necesario que enven: planos del conjunto del
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equipo diseado, fotos y manuales de operacin de los equipos


diseados, memorias de clculo o archivos con simulaciones y
modelamiento de los mismos.

2.5.2. Cumplimiento de los objetivos especficos

Para cada uno de los objetivos especficos del programa/proyecto establezca su grado de cumplimiento y proporcione una explicacin sobre el mismo. En caso
de no haberse cumplido el objetivo o los objetivos especficos, elabore una justificacin tcnica por la que esta situacin se present y si en lugar del(os) objetivo(s)
planteado(s) en un principio se obtuvo algn otro resultado. Incluya para cada objetivo especfico una tabla segn las instrucciones dadas a continuacin:

Debe coincidir con los establecidos en el Memorando de Elaboracin de Contrato


OBJETIVO ESPECFICO: % de cumplimiento: %
ANEXO SOPORTE DEL
PRODUCTO
RESULTADO OBTENIDO DESARROLLO Y OBTENCIN DE OBSERVACIONES
(si aplica)
RESULTADOS
Elabore una breve resea del resultado obtenido Especifique el producto con el cual se puede verificar Relacione el nmero del anexo que soporta Incluya aquella informacin adicional
el logro de los resultados (artculo o libro publicado o contiene el resultado obtenido (copia de la que el investigador considere
con referencia bibliogrfica completa, manuscrito de publicacin, patente, registro, norma, etc. o importante o necesario que
artculo o libro sometido para publicacin, nombre de de la fuente de certificacin o verificacin Colciencias conozca, con relacin al
patente presentada u homologada, norma respectiva). cumplimiento de los compromisos
establecida, software registrado, prototipo adquiridos contractualmente con el
desarrollado, etc., segn Modelo de Medicin de Cuando el proyecto incluye la creacin de proyecto/programa. Incluya tambin
Grupos de Investigacin, Desarrollo Tecnolgico bases de datos bibliogrficas, adjunte un problemas encontrados, retrasos
e Innovacin -seccin 2.2- disponible en la pgina soporte de la evidencia de la creacin de la causados (tiempo) y soluciones o
web de la entidad). misma alternativas previstas.

En el caso de publicaciones indicar ttulo, autores, Cuando los proyectos incluyen diseo de
estado de la publicacin (en proceso de revisin, maquinaria, equipos o dispositivos, es
aceptado para publicacin o publicado), nombre del necesario que enven: planos del conjunto
sitio donde se va a publicar. del equipo diseado, fotos y manuales de
operacin de los equipos diseados,
memorias de clculo o archivos con
simulaciones y modelamiento de los
mismos.

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2.5.3. Descripcin de otros resultados obtenidos

Proporcione una descripcin del grado de cumplimiento de los otros resultados esperados que se hayan pactado contractualmente. En caso de haber expresado
estos resultados en trminos de indicadores, se debe proporcionar una comparacin del estado inicial y final de los mismos. Si en el desarrollo del
proyecto/programa surgen resultados adicionales, relacinelos y haga la aclaracin correspondiente. Para cada resultado incluya una fila segn las instrucciones
dadas a continuacin:

INDICADOR DE
DESCRIPCIN DEL
OTROS RESULTADOS CUMPLIMIENTO ANEXO SOPORTE
RESULTADO OBTENIDO

Segn memorando de solicitud de Compromiso alcanzado/compromiso Descripcin del resultado Relacione el nmero del anexo que soporta o contiene el
elaboracin de contrato. adquirido resultado obtenido (copia de la publicacin, patente, registro,
norma, etc. o de la fuente de certificacin o verificacin
respectiva).

Cuando el proyecto incluye la creacin de bases de datos


bibliogrficas, adjunte un soporte de la evidencia de la creacin
de la misma.

Cuando los proyectos incluyen diseo de maquinaria, equipos


o dispositivos, es necesario que enven: planos del conjunto
del equipo diseado, fotos y manuales de operacin de los
equipos diseados, memorias de clculo o archivos con
simulaciones y modelamiento de los mismos.

Para el caso de formacin de recurso humano incluya las


certificaciones que correspondan al compromiso adquirido
(vinculacin o formacin) y el resumen de la tesis (si aplica).

2.5.4. Resultados Adicionales

Incluya otros resultados derivados del desarrollo del proyecto o programa, que no hayan sido contemplados inicialmente en las obligaciones contractuales.
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DESCRIPCIN DEL RESULTADO ADICIONAL ANEXO SOPORTE


Para la descripcin de los resultados adicionales, tener en cuenta los productos establecidos por Incluir anexo soporte que evidencie el resultado descrito.
Colciencias en el documento Modelo de Medicin de Grupos de Investigacin, Desarrollo
Tecnolgico e Innovacin (seccin 2.2) disponible en la pgina web de la entidad en el
Micrositio del SGC, macroproceso Ejecucin y Seguimiento de la CTeI, proceso Gestin
Fortalecimiento de Infraestructura para la CTeI..

2.6. CUMPLIMIENTO DE LA METODOLOGA

Explique el grado de exactitud con el que se sigui la metodologa planteada en un principio. De haberse realizado alguna modificacin a la misma, proporcione
una explicacin de los motivos que la causaron. Describa los cambios realizados metodolgicamente y su relacin con el alcance del desarrollo de los objetivos,
los cuales debieron ser informados a Colciencias.

2.7. CRONOGRAMA DE EJECUCIN A LA FECHA, DIFICULTADES Y PLAN DE CONTINGENCIA

Relacione las actividades desarrolladas para el cumplimiento de los objetivos, incluyendo la fecha de ejecucin. En caso de haberse presentado cambios, estos
deben ser incorporados en el informe con su respectivo plan de contingencia.

CAMBIOS SOLICITADOS Y
OBJETIVO FECHA DE PLAN DE CONTINGENCIA
ACTIVIDADES APROBADOS POR COLCIENCIAS
RELACIONADO EJECUCIN (si aplica)
(si aplica)
Describa las actividades desarrolladas Indique el objetivo Fecha de la En el caso de haberse presentado cambios, Escriba el plan con el cual se di respuesta a los
durante la ejecucin del programa o relacionado con la ejecucin de las haga una breve descripcin de los mismos, cambios ocurridos en el cronograma.
proyecto. actividad ejecutada. actividades. los cuales debieron haber sido previamente
aprobados por Colciencias. De haberse
realizado alguna modificacin en los plazos
especificados, proporcione una explicacin de
los motivos que la causaron.
.

2.8. PROYECCIN DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS FRENTE A LOS IMPACTOS REGISTRADOS EN EL PROYECTO/PROGRAMA (SI APLICA)

Proporcione una breve descripcin de los resultados obtenidos frente a los impactos registrados en el programa/proyecto.

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TIPO DE IMPACTO DESCRIPCIN DEL IMPACTO PROYECCIN DEL IMPACTO


Los impactos pueden ser:
Cientficos, tecnolgicos o de innovacin del proyecto o programa estratgico Describa el impacto proyectado de acuerdo a las Proyecciones del impacto a futuro, que pueden
(colocar indicadores). Considere entre otros, los siguientes criterios: tipologas establecidas. obtenerse con el desarrollo del programa o proyecto.
formacin de recursos humanos en nuevas tecnologas, registro y
homologacin de patentes o software, certificado de obtentor de variedades
vegetales, licenciamiento de tecnologas, registro y documentacin tcnica del
Know-How.
Econmicos: productividad y competitividad (colocar indicadores). Considere
entre otros, los siguientes criterios: acceso a nuevos mercados nacionales o
internacionales, empleo generado, establecimiento de alianzas estratgicas
(I+D+I conjunta con empresas e instituciones de al menos otro pas, Joint
Ventures, franquicias, otros, mejoramiento de la productividad y la calidad,
mejoramiento del clima organizacional, regiones y comunidades beneficiadas
por el proyecto, desarrollo tecnolgico de proveedores.
Impactos sobre el medio ambiente y la sociedad (colocar indicadores).
Considera entre otros, los siguientes criterios: reduccin en el consumo de
energa y agua, reduccin en el consumo de recursos naturales, reduccin en
la generacin de emisiones, vertimientos y residuos slidos, mejoramiento de
la calidad del medio ambiente, eliminacin o reduccin de riesgos para la
salud humana, aprovechamiento sostenible de nuevos recursos naturales,
Sectoriales, regionales (colocar indicadores).
Impactos en la economa nacional y/o regional (colocar indicadores).
Considera entre otros, los siguientes criterios: creacin de nuevos sectores
econmicos en la estructura nacional y/o regional, sustitucin de materiales e
insumos, generacin de exportaciones.
Otros impactos.

2.9. ASPECTOS FINANCIEROS

Corresponde al informe de ejecucin de los recursos en el periodo correspondiente, incluyendo la contrapartida de la entidad y cualquier otro aporte. La
presentacin de informes debe realizarse bajo los lineamientos estipulados en la Gua para la Presentacin de Informes de Ejecucin Financiera de Contratos
Financiados por Colciencias, o para el caso de recursos de Banca la Gua para la Ejecucin de Recursos y Presentacin de Informes Financieros en el
marco de los Crditos BID 2335/OC-CO y BIRF 7944-CO, las cuales estn disponibles en la pgina web de la entidad, Micrositio SGC.

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2.10. DISCUSIN Y ANLISIS

Realice el anlisis y discusin de los resultados obtenidos en la ejecucin del programa/proyecto, en una extensin mxima de 3 a 5 pginas.

2.11. CONCLUSIONES

Enuncie las conclusiones de acuerdo a los resultados obtenidos. Incluya las posibles perspectivas de investigacin o continuidad del programa/proyecto.

2.12. SIGLAS Y ABREVIATURAS

Incluya el significado de las siglas y abreviaturas utilizadas dentro del informe.

2.13. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Incluya referencias bibliogrficas segn la Norma Internacional de la American Psychologycal Association (APA) para la Realizacin de Documentos Escritos,
Proyectos de Investigacin y Trabajos de Grado.

2.14. LISTA DE ANEXOS

Liste los anexos que soportan lo enunciado en el cuadro de cumplimiento de objetivos y que hacen parte integral del informe. Estos anexos pueden ser:

Copias de las publicaciones de resultados de conocimiento (en revistas cientficas, libros o captulos de libro) directamente relacionados
con los objetivos del proyecto/programa, o artculos en cualquier etapa del proceso de sometimiento a revistas cientficas.
Copias de registros, patentes, normas o certificaciones de que stas estn en proceso de solicitud o evaluacin.
Copias de certificaciones de la existencia y calidad de productos o procesos tecnolgicos obtenidos como resultado del
programa/proyecto.
Copias de los resmenes de las ponencias presentadas en eventos cientficos.
Copias de otro material divulgativo que se haya producido sobre los resultados de la investigacin.
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Resmenes de las tesis o trabajos de grado que se hayan desarrollado en el marco del programa/proyecto.
Certificacin de participacin en eventos.
Certificacin de estancias de investigacin o pasanta.
Cualquier otro material que soporte los resultados obtenidos.

NOTA: aspectos generales sobre la forma de presentacin del informe

El informe debe ser elaborado teniendo en cuenta la Norma Internacional de la American Psychologycal Association (APA) para la Realizacin de
Documentos Escritos, Proyectos de Investigacin y Trabajos de Grado.
Los informes se deben elaborar en tamao carta.
Para la entrega de los informes, estos deben ser legajados y debidamente foliados o numerados, adjuntando oficio remisorio. Al documento impreso
se debe adjuntar una copia del informe en medio magntico (CD en sobre marcado y relacionado como anexo en el oficio remisorio).
Cada anexo debe estar numerado, haciendo referencia a lo anotado en el cuadro de resultados.
Las publicaciones y dems productos deben presentar los debidos crditos a Colciencias segn lo estipulado en el contrato respectivo.

ELABOR REVIS APROBADO POR


Nombre: Nombre: Nombre:
Adriana Daz, Jazmn Medina, Carlos Ladino, Harold Adriana Daz, Jazmn Medina, Carlos Ladino, Equipo Calidad
Mondragn, Luis Hernando Galindo, Luz Stella Harold Mondragn, Luis Hernando Galindo, Luz
Ramrez, Hctor Sarmiento, Hilda Pacheco, Ingrid Stella Ramrez, Hctor Sarmiento, Hilda Pacheco,
Rueda, Mariana Delgado, Luisa Fernanda Cabezas, Ingrid Rueda, Mariana Delgado, Luisa Fernanda
Miguel Tobar, Galo Tovar, Sergio Pachn, Mara Cabezas, Miguel Tobar, Galo Tovar, Sergio
Cristina Bermdez, Gloria Pereira, Alexandra Rozo Pachn, Mara Cristina Bermdez, Gloria Pereira,
y Diana Yate. Alexandra Rozo y Diana Yate.
Cargo: Cargo: Cargo:
Funcionarios y contratistas Direcciones Tcnicas y Funcionarios y contratistas Direcciones Tcnicas y Contratistas OAP
Equipo Calidad OAP. Equipo Calidad OAP.

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