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Formacin Tcnica Laboral


CG-UNO GENERAL

1. GENERALIDADES

1.1 INTRODUCCIN AL SISTEMA

El sistema UNO 8.5 es ahora un conjunto de soluciones informticas integradas linealmente que as con la condicin
fundamental de integracin, que con su versatilidad en su configuracin y parametrizacin y con su gama de
funcionalidades, lo cataloga sin lugar a duda como un sistema a la altura de las ms reconocidas del mundo.

1.2 INICIANDO CON EL SISTEMA

El objetivo general de este capitulo es definir las reglas bsicas de operacin del Sistema.

Como objetivos especficos al finalizar este captulo el usuario estar en capacidad de identificar y utilizar lo siguiente:

Cmo iniciar una sesin con el sistema?


El men principal del sistema contable administrativo UNO 8.5

CONVENCIONES

- Respecto a la estructuracin de las pantallas


- Respecto a las teclas de manejo
- Respecto a los nombres de programas y listados
- Aspectos de operacin a tener en cuenta todos los das

COMO INICIAR UNA SESIN:

Doble clic en el icono CGUNO 8.5C. que se encuentra en el escritorio

El sistema desplegara entonces un formato de bienvenida o saludo y en donde se le exige el cdigo usuario y el de
seguridad.

Cdigo del usuario: MASTER

Cdigo de seguridad: SI

Despus que el usuario se ha


identificado ante el sistema
aparecen en pantalla

FUNCIONES: En los subsistemas, que conforman el sistema CGUNO 8.5C, se tiene estandarizado el uso de las siguientes
teclas de manejo:

Enter = Adelanta Esc = Retrocede


F1 = Ayuda F2 = Consulta
F3 = Capturas F4 = Blanquea espacios .
F5 = Retiros F6 = Genera Catlogos
F10 = Salir del sistema Re.Pag- = Pag. Ante.

= Cursor para ubicarse

ARCHIVO: Bajo este men se integran las opciones de ejecucin y creacin de menus personalizados por usuario, configuracin
y/o parametrizacin general del sistema, y algunos utilitarios de uso rpido para que el usuario puede visualizar o imprimir
reportes, copias de seguridad, visualizar o cambiar usuario y modificar la clave:

En A se hace la copia al disquete de trabajo, ms conocido como Backup de Archivos y el Restore de Archivos, siguiendo
los siguientes pasos

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2. ESTRUCTURACION GENERAL DEL SISTEMA

En este mdulo se configuran la totalidad de catlogos bsicos requeridos en cada uno de los diferentes sistemas. La
estructuracin bsica es general para todos los sistemas y mdulos
Los mdulos vienen identificados con caracteres resaltados en color amarillo y sirven de basa para la ubicacin, en el
manejo del paquete contable SISTEMA UNO

Ejemplo: E= estructura general del sistema


E= estructura bsica
E= estructura bsica

2.1 ESTRUCTURACIN GENERAL DEL SISTEMA (E E E)

El objetivo general de este mdulo es permitir a los usuarios definir libremente las diferentes estructuras y catlogos de
aplicacin para operar el sistema.

Al finalizar este mdulo, los usuarios estarn en capacidad de actualizar (ingreso, modificacin y retiro) de las siguientes
opciones:

1. Empresas (E E E E)
2. Centro de Operaciones y de Costo (E E E N)
3. Proyectos y unidades de Negocios (E E E P)
4. Tipos de Documentos y Monedas (E E E I)
5. Cuentas y conceptos de flujo de caja (E E E C)
6. Cajas, Bancos y Medios de Recaudo (E E E J)
7. Retencin e Impuestos (E E E R)
8. Terceros y Firmas Autorizadas (E E E T)
9. Clases, Zonas Y Criterios (E E E Z)
10. Condiciones de pago y vendedores (E E E G)
11. entes y Sucursales (E E E L)
12. Clases Y Condiciones de Pago (E E E Y)
13. Proveedores y Sucursales (E E E S)
14. Lapsos, Calendario e IPC (E E E A)

EMPRESA (E E E E A): Una empresa es el ente econmico que se va a llevar al control de la informacin contable y
financiera.

El sistema no tiene restriccin respecto al nmero de empresas que se pueden manejar en el mismo directorio. Cuando se
presenta esta situacin, lo que ocurre es que la totalidad de los catlogos son compartidos por las empresas all definidas.

Un ejemplo es el siguiente:

Empresa: DT
Nombre: Distritelas Ltda.
NIT: 890317176 Dgito verificacin: 9
Direccin: Calle 25 No 2 12
Ciudad: Cali Cdigo: 77076001
Correo Elec. (E-mail): distritelas@hotmail.com
Telfonos: 8841489 Fax: 8841490
Cdigo Postal: 45364 Estado (X= Inactivo)
Gran Contribuyente: 1 Resolucin No 00052142325
Retefente en Ventas: 2
Reterenta en Compras: 2
Reteiva en Ventas: 2
Reteiva en Compras: 0
Reteica en Ventas: 2
Reteica en Compra: 2
Es correcto [S/N]? S

Creada la empresa puede consultarla con la tecla F2, o en la opcin E E E E C; as mismo sacar un listado por E E E E L.

CENTRO DE OPERACIONES Y DE COSTO (E E E N P) : Toda empresa debe tener creado por lo menos un centro de
operaciones.

Ejemplo:

Centro de operacin: 001


Nombre o Descripcin: Sede principal
Direccin: Calle 25 # 2-12
Ciudad: Cali Cdigo: 77076001

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Telfono: 8841489 Fax: 8841990
Cdigo Postal: 1436
Empresa Asociada: DT
Estado (X= Inactivo)
Es Correcto [S/N]? S

Para consultar con F2 o con la opcin (E E E N C) y el listado por (E E E N L).

ACTUALIZACIN GRUPOS DE C. COSTOS (E E E N R): En el proceso de informacin que cotidianamente se genera en una
empresa, es comn que se presenten una serie de consultas que implican detalles de informacin ms all de lo que
normalmente pueden brindar el plan contable con sus diferentes niveles de totalizacin, discriminando o no el beneficiario
(persona jurdica natural). Tal es el caso de situaciones como:

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente men:

Al ingresar a la opcin 1 de Actualiza se deben diligenciar los siguientes campos:

Grupos de c. costos Descripcin Ctas.


CA Centro administrativo (51)
CV Centro ventas (52)
CP Centro productivo (7)
IM Importaciones

Explicacin de los campos del catalogo de grupos de c. costos:

Grupo c. costo: Cdigo nemotcnico de 2 caracteres, que identifica el entorno que se quiere controlar.

Descripcin: Campo alfanumrico de 40 posiciones, que aparecer en los diferentes informes contables y financieros.

ACTUALIZACIN CENTROS DE COSTOS (E E E N E): Una vez, se han definido los diferentes entornos a controlar, mediante
el catlogo de GRUPOS DE C.COSTOS, lo que se hace es definir mediante el catlogo de CENTROS DE COSTOS, cada
una de las componentes.

Esto implica que cada definicin que se haga del catlogo de CENTROS DE COSTOS, necesariamente debe ir relacionada
con un nombre genrico de GRUPOS DE C.COSTOS. Se tiene la posibilidad de estructurar o no cada uno de los centros de
costos, en forma secuencial de cada componente, en caso de ser necesario, se tiene la posibilidad de trabajar con un
cdigo estructurable en 4 niveles de dos dgitos cada uno.

** CATALOGO DE CENTROS DE COSTOS **

CODIGO NOMBRE CLASE


01 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO T
01.01 ADMINISTRACION T
01.01.01 GERENCIA D
01.01.02 SECRETARIA D
01.01.03 SISTEMAS D
01.01.04 CONTABILIDAD D

GENERACIN AUTOMTICA DE TIPOS DE DOCUMENTOS (E E E I G ): Este proceso crea de manera automtica todos los
tipos de documentos default o estndar para cada mdulo y programa de captura (clase de captura). Si el usuario lo
requiere, puede agregar a los documentos aqu definidos, otros de uso particular o especfico

ACTUALIZA CONSECUTIVOS DE DOCUMENTOS (E E E I Z): El objetivo de este programa es definir la forma como se llevar
el control de consecutivos por cada tipo de documento asociado a una empresa y centro de operacin.

ACTUALIZA NMERO DE RESOLUCIN (E E E I R): Esta opcin permite actualizar el nmero de resolucin de facturacin, se
autoriza el nmero de control inicial y final, se relaciona el nmero de resolucin, la fecha de expedicin y el prefijo del
documento si aplica.

ACTUALIZA MONEDAS (E E E I M): Este catlogo permite crear los diferentes tipos de monedas extranjeras con las cuales la
empresa tenga actividades de comercio internacional, estas se ven reflejadas en los procesos de compra y ventas dentro
del sistema, realizando la conversin a la moneda nacional, de acuerdo a la tasa de cambio y a la moneda base para la
conversin definida en los parmetros generales.

Actualiza Monedas: US
Descripcin: Dlar
Tasa de cambio: 1.715

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Es Correcto [S/N]? S

Nota: Siempre que cambia la tasa, esta se debe modificar.

Para consultar monedas extranjeras con la tecla F2, o por E E E I U y por E E E I O se tiene un listado de estas.

ACTUALIZACIN GENRICA DE CUENTAS ( E E E C G): El objetivo de este programa es brindarle la alternativa al usuario de
poder definir libremente cuales son los niveles y cuentas de totalizacin y de detalle, es decir, crear libremente un plan de
cuentas, de acuerdo a las necesidades de estructura y totalizacin del usuario. Esta opcin la aplicarn aquellos usuarios
que estando en pases diferentes a Colombia, no estn obligados a ceirse por alguna estructura de plan contable, o
sencillamente, tienen una estructura diferente al PUC.

La ruta de acceso al programa es: Financiero, Contabilidad General, E, Empresas, Cuentas, Actualiza Genricos.1
Veamos brevemente la forma en que se actualizan los cdigos,

Cdigos Nombres Cta. padre Nivel Tipo

Con un solo dgito Clases No tienen 1 T

Con dos dgitos Grupos La clase 2 T

Con cuatro dgitos Cuentas El grupo 3 T

Con seis dgitos Subcuentas La cuenta 4 D

Con ocho dgitos Auxiliares La subcuenta 5 D

Nota: Para que acepte la cuenta padre a las auxiliares, a la subcuenta se le da el tipo T.

T: Ttulo = Son cuentas padres, esto quiere decir que tienen hijos.

D: Detalle = No son cuentas padres, no tienen hijos.

CCED
**CATALOGO DE CUENTAS**

Cdigo Descripcin Tipo Nivel Nat


1 ACTIVOS T 1 D
11 Disponible T 2 D
1105 Caja T 3 D
110505 Caja general D 4 D
110510 Caja menor D 4 D
1110 Bancos T 3 D
111005 Moneda Nacional T 4 D
11100507 BanColombia D 5 D
11100523 Bco. Occidente D 5 D
12 Inversiones T 2 D
1225 Certificados T 3 D
122505 Certificado de deposito al termino D 4 D
13 Deudores T 2 D
1305 Clientes T 3 D
130505 Nacionales D 4 D
1345 Ingresos por cobrar T 3 D
134510 Intereses D 4 D
1355 Anticipo de impuestos T 3 D
135515 Retencin en la fuente T 4 D
13551501 Ventas 3.5% D 5 D

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135518 Impto industria y Comercio re T 4 D
13551801 Reteica 7.7 x1000 D 5 D
1399 Provisiones T 3 C
139905 Clientes D 4 C
14 Inventarios T 2 D
1435 Mercancas no Fab x la empresa T 3 D
143505 Mercanca gravada D 4 D
143599 Ajustes x inflacin D 4 D
15 Propiedad planta y equipo T 2 D
1504 Terrenos T 3 D
150405 Urbanos D 4 D
150499 Ajustes x inflacin D 4 D
Cdigo Descripcin Tipo Nivel Nat
1516 Construcciones y edificaciones T 3 D
151605 Edificios D 4 D
151699 Ajustes x inflacin D 4 D
1524 Equipo de oficina T 3 D
152405 Muebles y enseres D 4 D
152499 Ajustes x inflacin D 4 D
1528 Equipo de computacin y comu T 3 D
152805 Equipo procesam de datos D 4 D

152899 Ajustes x inflacin D 4 D


1592 Depreciaciones acumuladas T 3 C
159205 Construcciones y edificaciones D 4 C
159215 Equipo de oficina D 4 C
159220 Equipo de computacin D 4 C
159299 Ajustes x inflacin D 4 C
17 Diferidos T 2 D
1705 Gastos pagados por anticipado T 3 D
170505 Intereses D 4 D
170510 Honorarios D 4 D
1710 Cargos diferidos T 3 D
171020 Utiles y papelera D 4 D
2 PASIVOS T 1 C
21 Obligaciones Financiera T 2 C
2105 Bancos nacionales T 3 C
210510 Pagars D 4 C
22 Proveedores T 2 C
2205 Nacionales T 3 C
220505 De mercancas D 4 C
220530 De muebles D 4 C
23 Cuentas por pagar T 2 C
2335 Costos y gastos por pagar T 3 C
233550 Servicios pblicos D 4 C
2365 Retencin en la fuente T 3 C

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236515 Honorarios D 4 C
236525 Servicios D 4 C
236540 Compras T 4 C
23654001 Compras 3.5% D 5 C
236575 Autorretenciones T 4 C
23657501 Ventas 3.5% D 5 C
2367 Impuesto sobre ventas retenido T 3 C
236701 Reteiva D 4 C
2368 Impto de industria y comercio ret T 3 C
236801 Reteica D 4 C
2370 Retenciones y aportes a nmina T 3 C
237005 Aportes EPS D 4 C
237006 Aportes ARP D 4 C
237010 Aportes al ICBF, SENA, CAJAS D 4 C
2380 Acreedores varios T 3 C
238030 Aportes fondo de cesantas y/o P T 4 C
23803010 Fondo de pensiones D 5 C
24 Impuestos gravmenes y tasas T 2 C
2404 De renta y complementarios T 3 C
240405 Vigencia fiscal corriente D 4 C
2408 Impuesto sobre ventas por pagar T 3 C
240805 IVA generado T 4 C
24080501 En Ventas 16% D 5 C
24080502 En servicios D 5 C
Devolucin en compras de
24080503 D 5 C
mercancas
240810 IVA descontable T 4 D
24080101 En Compras de mercancas D 5 D
24081002 En compras de servicios D 5 D
En devoluciones ventas de
24081003 D 5 D
mercancas
24080104 Reteiva D 5 D
25 Obligaciones laborales T 2 C
2505 Salarios x pagar T 3 C
250501 Neto a pagar D 4 C
26 Pasivos estimados y provisiones T 2 C
2610 Para obligaciones laborales T 3 C
261005 Cesantas D 4 C
261010 Intereses sobre cesantas D 4 C
261015 Vacaciones D 4 C
261020 Prima de servicios D 4 C
3 Patrimonio T 1 C
31 Capital social T 2 C
3115 Aportes sociales T 3 C
Cuentas o partes de intereses
311505 D 4 C
soci
33 Reservas T 2 C

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3305 Reservas obligatorias T 3 C
330505 Reserva legal D 4 C
3310 Reservas estatutarias T 3 C
331005 Para futuras capitalizaciones D 4 C
34 Revalorizacin de patrimonio T 2 C
3405 Ajustes x inflacin T 3 C
340505 Capital social D 4 C
340510 De superavit del capital D 4 C
36 Resultados del ejercicio T 2 C
3605 Utilidad del ejercicio T 3 C
360505 Utilidad del ejercicio D 4 C
4 Ingresos T 1 C
41 Operacionales T 2 C
4135 Comercio al x mayor y x menor T 3 C
413524 Ventas de productos textiles D 4 C
Venta de electrodomsticos y
413536 D 4 C
muebles
4175 Devoluciones en ventas T 3 D
417524 Productos textiles D 4 D
42 No operacionales T 2 C
4210 Financieros T 3 C
421005 Intereses D 4 C
421040 Descuento comercial D 4 C
4295 Diversos T 3 C
429595 Ajuste al peso D 4 C
47 Ajustes x inflacin T 2 C
4705 Correccin monetaria T 3 C
470510 Ajustes x inflacin de inventarios D 4 C
470515 Propiedad planta y equipo D 4 C
470540 Patrimonio D 4 D
470545 Depreciacin acumulada D 4 D
5 Gastos T 1 D
51 Operacionales en ventas T 2 D
5105 Gastos de personal T 3 D
510506 Sueldos D 4 D
510515 Horas extras y recargos D 4 D
510527 Aux. de transporte D 4 D
510530 Cesantas D 4 D
510533 Intereses/cesanta D 4 D
510536 Prima de servicios D 4 D
510539 Vacaciones D 4 D
510568 Aportes ARP T 4 D
510569 Aportes EPS T 4 D
510570 Aportes AFP T 4 D
510572 Aportes caja de compensacin D 4 D
510575 Aportes ICBF D 4 D

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510578 Aportes SENA D 4 D
5110 Honorarios T 3 D
511025 Asesora Jurdica D 4 D
5135 Servicios T 3 D
513535 Telfono D 4 D
513545 Fax y Telex D 4 D
5140 Gastos legales T 3 D
514005 Notariales D 4 D
5160 Depreciaciones T 3 D
516005 Construcciones y edificaciones D 4 D
516015 Equipo de oficina D 4 D
516020 Equipo de computo D 4 D
5165 Amortizaciones T 3 D
516515 Cargos diferidos D 4 D
5195 Diversos T 3 D
519525 Elementos de aseo y cafetera D 4 D
519560 Casinos y restaurantes D 4 D
5199 Provisiones T 3 D
519910 Deudores D 4 D
53 No operacionales T 2 D
5305 Financieros T 3 D
530505 Gastos bancarios D 4 D
530515 Comisiones D 4 D
530520 Intereses D 4 D
530535 Descuento comercial D 4 D
5315 Gastos extraordinarios T 3 D
531520 Impuestos asumidos D 4 D
5395 Diversos T 3 D
539595 Ajuste el peso D 4 D
59 Ganancias y perdidas T 2 D
5905 Ganancias y perdidas T 3 D
590505 Ganancias y perdidas D 4 D
6 Costo de ventas T 1 D
Costo de ventas y prestac de
61 T 2 D
servic
6135 Comercio al x mayor y x menor T 3 D
613524 Productos textiles D 4 D

ACTUALIZACIN DE TASAS POR CUENTA ( E E E C T): Las cuentas de retenciones en la fuente, Ica e Iva as como las
cuentas de impuestos Iva, tienen un trato especial, se debe crear una cuenta auxiliar por cada concepto generador de
renta o impuesto, as por ejemplo existe una cuenta de retencin por honorarios, arrendamientos, servicios, etc. Cada una
de estas cuentas maneja internamente las diferentes tasas o tarifas aplicables a los conceptos que resumen sin necesidad
de crearse cuentas auxiliares especficas para cada tasa o tarifa. Esta aplica de igual manera para las cuentas de impuesto
donde adicionalmente se deben separar lo generado y lo descontable.

La ruta de acceso al programa es: Financiero, Contabilidad General, E, Empresas, Cuentas, Actualiza Tasas por cuenta

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Ejemplo:
Cuenta: 236515 Honorarios
Tasas - Ingresos
%retencin. %impto. Estado
10.000
11.000

Cuenta: 24080501 En Ventas


Tasas - Ingresos
%retencin. %impto. Estado
10.000
16.000

Cuenta: 236801 Reteica


Tasas - Ingresos
%retencin. %impto. Estado
3.300
6.600
7.700
11.000

ACTUALIZA CAJAS (E E E J J): El objetivo de este catalogo es tener un cdigo por medio del cual se registran las
transacciones que afectan la caja, permite conocer que ingresos se han generado a la caja por ejemplo: Cheques, dlares,
euros, cheques posfechados, pesos y otros (bonos) finalmente es posible lograr el cuadre de caja, lo que significa que se
tiene control por cada responsable del manejo de la cuenta caja.

ACTUALIZA CAJA/CUENTAS (E E E J Z): En esta opcin el usuario asocia el cdigo de la caja con la cuenta contable de caja,
es por esto que en este caso no es indispensable que el usuario final es un especialista en el manejo de cuentas
contables. Es importante tener en cuenta que un cdigo de caja puede recibir diferentes tipos de moneda, es decir, a un
cdigo de caja se le asocian los diferentes tipos de moneda que se pueden registrar y a su vez la cuenta contable.

ACTUALIZA CUENTAS BANCARIAS (E E E J B): Con esta opcin el usuario crea un cdigo de tres caracteres con los cuales
identifica las diferentes cuentas bancarias que tiene la empresa (corriente o fiduciarias), al cual le asocia la informacin
propia de la cuenta bancaria y el cdigo de la cuenta contable.

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ACTUALIZA MEDIOS DE RECAUDO.( E E E J M): El usuario identifica mediante un cdigo de dos caracteres cada uno de los
medios de recaudo que sern permitidos en las transacciones, los cuales respaldan el saldo en caja y son:

Efectivo: Denominada en cualquier moneda Pesos, Dolar, Euros.


Cheques: Permite capturar la informacin del cheque
Otros: Bonos, vales, cupones, etc.
Consignaciones: Estas no se registran en la caja, van directamente al banco.

ACTUALIZA RETENCIONES- RET E IMPUESTOS. (E E E R R): Esta opcin permite crear diversas modalidades de liquidacin
y contabilizacin de las retenciones, permite definir las tasas directamente sobre el catlogo de cuentas y tasas. Es decir,
que cada vez que se crea una cuenta y se asocian las tasas de retenciones respectivas, estas quedan definidas para todo
el sistema. Lo que se va a hacer en esta tabla de retenciones, es crear tantos cdigos como tipos y tasas de retencin se
tengan. Cada cdigo deber contener las cuentas o equivalencias contables y por cada cuenta se deber definir la tasa a
aplicar, para lo cual el usuario deber utilizar la tecla "F2" que le permitir consultar las tasas asociadas a la cuenta y
seleccionar de all una tasa en particular.

Se valida adicionalmente que las cuentas que se presenten para asociar la equivalencia, pertenezcan al modo de retencin y
se filtra en la consulta el tipo. Eso quiere decir que para las tablas de retencin tipo 1= de Renta, se presentarn solamente las
cuentas asociadas al tipo de retencin 1. El mismo concepto aplica para las diferentes tablas y cuentas de retenciones.

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Tipo de Retefuente: Campo numrico de 1 posicin predeterminada. Define a que tipo de retencin ser aplicado el catlogo
que se est creando. Los valores posibles son:
Renta, se refiere a la retencin en la fuente por Renta
IVA, se refiere a la retencin en la fuente por IVA
ICA, se refiere a la retencin en la fuente por ICA
Gremios, Se refiere a los aportes o retenciones para gremios
Cdigo de Retefuente: Campo alfanumrico de dos posiciones. Define el cdigo del catlogo a crear con el cual ser
identificado posteriormente.
Tasa Retefuente: Campo numrico de dos enteros y dos decimales. Se utiliza para definir el valor en porcentaje del catlogo
de retencin que se est creando
Base Mnima para Retencin: Campo numrico de nueve enteros y dos decimales. Se utiliza para definir el valor de la base
mnima de retencin para el catlogo.
Cuentas: Campo numrico de 8 posiciones. Se debe digitar aqu el cdigo de cuenta donde se desea contabilizar dependiendo
del concepto y tipo de transaccin.

ACTUALIZA IMPUESTOS IVA(E E E R O)_ Esta opcin permite crear diversas modalidades de liquidacin y contabilizacin de
los impuestos mismos.

Igualmente permite definir las tasas de IVA directamente sobre el catlogo de cuentas y tasas. Es decir, que cada vez que se
crea una cuenta de impuestos y se asocian las tasas de IVA respectivas, estas quedan definidas para todo el sistema. Lo que
se va a hacer en esta tabla de impuestos, es crear tantos cdigos como tipos y tasas de IVA se tengan. Cada cdigo deber
contener las cuentas o equivalencias contables y por cada cuenta se deber definir la tasa a aplicar, para lo cual el usuario
deber utilizar la tecla "F2" que le permitir consultar las tasas asociadas a la cuenta y seleccionar de all una tasa en particular

Bajo esta opcin es necesario crear tantas tablas como modalidades de contabilizacin y aplicacin de impuestos se tenga. As
por ejemplo si se tiene la tarifa genrica del 16% pero para unos productos es descontable en su totalidad (16%), para otros en
parte (7%) y para otros no es descontable (0%), se deber crear entonces al menos 3 diferentes cdigos de impuestos
definiendo en cada uno de ellos el monto del impuesto y de la tasa descontable.

Esta definicin se determina al momento de seleccionar la cuenta y tasa de impuesto, y la cuenta y tasa de descontable.

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ACTUALIZA TERCEROS (E E E T T): Este catalogo tiene como objetivo definir en el sistema la informacin bsica de las
personas jurdicas o naturales que tienen alguna relacin con la empresa. Los terceros as creados pueden ser objeto de
transacciones en el mdulo de contabilidad general. Para realizar transacciones en los mdulos de comercial (compras,
ventas) y cartera (por cobrar y por pagar), los terceros adems debern catalogarse como clientes o proveedores,
respectivamente. Para ello se prevn opciones especficas que implican adems la asociacin a los siguientes catlogos:
Clases de terceros (clientes y proveedores), zonas/subzonas, Pas/Dpto/Ciudad, criterios de clasificacin de clientes,
condiciones de pago, tipos de identificacin, medios de pago, descuentos de pronto pago, vendedores, listas de precios y
descuentos.

Tercero: Nmero de identificacin, que puede ser alfanumrico o estrictamente numrico. Es un NIT si corresponde a una
persona jurdica o es un nmero de cdula si se refiere a una persona natural.
Tipo de tercero: Cdigo que identifica al tercero que se est creando de acuerdo a su tipo. Este puede ser: Persona natural,
Persona jurdica o no aplica.
Tipo de identificacin: Corresponde al cdigo que identifica al tercero de acuerdo al tipo de identificacin la cual puede ser:
Nit, cdula de ciudadana, cdula de extranjera, tarjeta de identidad, pasaporte exterior o interno.
Nmero de documento: En esta opcin se debe indicar el nmero que corresponde al documento que previamente se ha
seleccionado
Divisin: Esta opcin se activa cuando se ha seleccionado en tipos de identificacin el correspondiente al NIT y se debe
indicar el nmero de la divisin.
Razn social: Campo alfanumrico de 40 posiciones. Este corresponde al nombre que figura con el nmero de identificacin o
como se encuentra registrada en la cmara de comercio. Para el caso de personas naturales se recomienda crearlos por
Apellido-nombre, con el fin de facilitar la bsqueda alfabtica y as evitar duplicacin de nombre.
Nombre del establecimiento: Campo alfanumrico de 40 posiciones. Este corresponde al nombre comercial de la entidad.
Direccin para correspondencia 1, 2 y 3: Campos opcionales de 40 posiciones cada uno. Estos se utilizan en la impresin
de documentos, especialmente en facturacin.
Ciudad: Nombre de la ciudad, el cual es buscado automticamente en la tabla de ciudades con el fin de ubicar su cdigo de
identificacin.
Cdigo: Es el nmero que identifica a la ciudad.
Barrio/vereda: Se debe indicar el nombre del barrio o vereda en donde se encuentra ubicada la empresa.
Fax: En esta opcin se debe indicar el nmero de fax de dicha empresa.
Telfono 1 y 2: Es necesario indicar el o los nmeros de telfono que tiene la empresa.
Apartado areo: Si la empresa tiene apartado areo
Correo electrnico: Informacin del correo electrnico
Fecha de ingreso: Fecha de ingreso o registro en el sistema.
Estado: Estado del tercero, activo o inactivo.

ACCIONISTAS

ACCIONISTAS OTROS

NIT Nombre o razn social


C.C. Nombres
86001816 Seguro Social
UD. UD.
890303208 Comfandi
Familiar
890300346 La 14
Familiar
890399003 EMCALI
Familiar

ACREEDORES INTERNO
NIT
890300279 Banco de Occidente 899999999 DIAN
890317176 Distritelas

EMPLEADOS

C.C. NOMBRE
31.840.834 Escobar Cristina
14.441.863 Lpez Julio
28.527.125 Muoz Cecilia
16.232.587 Trujillo Jairo
90.456.258 Surez Francisco

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ACTUALIZA CLASES DE CLIENTES ( E E E Z A): En algunas compaas es usual encontrar que las cuentas de cartera a
cargo de los clientes estn divididos por ejemplo: por lneas de negocio. La clase de clientes es una tabla que permite
estructurar y clasificar los clientes de acuerdo a su actividad ( comercio, industria, servicio, supermercados ,etc) de manera
que al momento de crear al cliente se le asocie una clase en especial

Las clases se pueden crear por ejemplo: por unidad de negocio, lo que implica que al momento de crear al cliente este se
asociar en el catlogo una unidad en particular. a su vez cada clase de cliente esta asociado a una cuenta de cartera por
cobrar, a una cuenta de anticipos e inclusive se le puede asociar un concepto de flujo de efectivo default

En el momento de realizar transacciones, por ejemplo factura de venta, el sistema presenta en pantalla de manera automtica
la clase de cliente a la cual esta asociado, el nmero NIT o empresa a quien se le est facturando. El usuario puede elegir en
ese momento modificar la clase de cliente y registrar la venta a nombre de otra clase a la vez. A su vez en el mdulo de cartera
por cobrar se pueden obtener informes o anlisis de vencimientos por clase de cliente, lo que significa que no es necesario
tener mas de un cdigo de cuenta por cobrar para las empresas que necesiten manejar su cartera, por ejemplo por unidades
de negocio.

Nota: el concepto de flujo de efectivo default se hereda automticamente a los documentos de ingreso o recibos de caja en el
momento de registrar un recaudo.
CLASE DESCRIPCION TIPO CUENTA CTA_ANT |
+------------------------------------------------------------------------------+
10 NACIONALES T 10 NACIONALES
1001 SUPERMERCADOS D 130505 28050505
1002 HIPERMERCADO D 130505 28050505
1003 MISCELANEAS D 130505 28050505
1004 T & T TIENDA A TIENDA D 130505 28050505
1009 OTROS D 130505 28050505

ACTUALIZA VENDEDORES (E E E G V): En esta opcin el usuario define en el sistema los diferentes cdigos para identificar a
los terceros vendedores de la empresa y asocindolo a su vez a un nmero de identificacin, normalmente la cdula, del
tercero. Los vendedores pueden ser de diversos tipos y por ello se asocian a una tabla de "clases de Vendedores", de igual
manera en algunas compaas existen estructuras, por as llamarlas, de ventas, donde hay un supervisor o vendedor jefe.
Al definir un cdigo de un nuevo vendedor, en todos los casos se le debe definir adems de la clase, el cdigo del
vendedor jefe, creando as la estructura de ventas, til por ejemplo para procesos especiales como las liquidaciones de
comisiones, donde se requiera acumular las ventas de un grupo para liquidar por ejemplo al supervisor o jefe.

ACTUALIZA
CLASES DE
VENDEDORES
(E E E G R): El objetivo de esta opcin consiste en que el usuario pueda generar los cdigos de las diferentes clases de
vendedores que la empresa desea manejar. Consta de un nmero de cdigo que identificar la clase de vendedor, de la
descripcin o nombre y un portafolio que puede ser opcional

ACTUALIZA CLIENTES ( E E E L A): Este catalogo tiene como objetivo definir en el sistema las personas jurdicas o naturales
que son clientes de la empresa. El sistema solicita unos datos bsicos, seguidos de datos para envo de correspondencia,
al igual que los datos bsicos para la venta y datos relativos a la informacin de cartera del cliente.

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Gran
contribuyente: este indicador sirve a nivel del cliente para identificar si es gran contribuyente o no. Esto con el objetivo nico
de poder conocer que clientes se tienen en la base de datos con esta condicin. No aplica para los parmetros de liquidacin
de impuestos o retenciones.

Liquida impuestos: Este indicador sirve para determinar si al cliente se le deben liquidar impuestos (IVA) en las transacciones
de ventas. La liquidacin del impuesto depende de la tarifa de impuesto asociada a los tems que se venden y al indicador de la
empresa y del cliente donde se indica si se liquidan impuestos o no.

Rete Renta: este indicador sirve para determinar si al cliente se le deben liquidar retenciones en la fuente en las
transacciones de ventas. La liquidacin de la retencin en la fuente depende de la tarifa de retefuente asociada a los tems y al
indicador de la empresa y del cliente que determinan si aplica reterenta en ventas el cual debe ser 1, 2 o 3.
Cdigo de rete IVA a liquidar: Este campo sirve para asignar la tarifa de Rete IVA a aplicar al cliente en reemplazo del
anterior que preguntaba si aplicaba Rete IVA o no. Ahora cuando el cliente tiene asociada una tarifa en particular se aplica la
retencin de IVA, siempre y cuando la empresa tenga activo el indicador de aplicar Rete IVA en 1.
Cdigo de Rete ICA a liquidar: este campo sirve para asignar la tarifa de Rete ICA a aplicar al cliente en reemplazo del
anterior que preguntaba si aplicaba esta retencin o no. Ahora cuando el cliente tiene asociada una tarifa en particular se aplica
la retencin de ICA, siempre y cuando la empresa tenga activo el indicador de aplicar Rete ICA en ventas en valores 1, 2 3.

Cdigo de Rete Otros a liquidar: Este campo sirve para asignar la tarifa de retencin por otros conceptos, tales como
gremios y asociaciones, bolsas, etc. Cuando el cliente tenga activo este campo se har una retencin de acuerdo a la tarifa
asociada afectando directamente el valor del recaudo del documento de ventas.

CLIENTES

NIT Nombre o razn social


890724123 Almacenes SI
860120532 Lndatela
890426541 Jorge Arabia
31.241.316 Diana Dacach

ACTUALIZA CLASES DE PROVEEDORES ( E E E Y A): Se utilizan para clasificar los diferentes tipos de anticipo a
proveedores, estos a su vez se asocian a una cuenta por pagar y a una cuenta de anticipos en particular, de manera
similar, al momento de causar una factura de un proveedor la clase puede variarse, logrando as el efecto contable de
registrar el pasivo en una cuenta auxiliar diferente de la asociada originalmente al proveedor, el efecto es que entonces se
pueden tener pasivos por pagar de la misma persona o empresa en diferentes cuentas

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En la clase se debe indicar adems la cuenta del pasivo estimado, la cual necesariamente deber estar asociada al mdulo de
compras. Esta es utilizada por el sistema para contabilizar con base en las entradas de almacn por compras los pasivos por
legalizar.

El concepto de flujo de efectivo default se utiliza para ser heredado en los comprobantes de pago o egresos, dependiendo del
concepto.

Actualiza Proveedores (E E E S P): Este catalogo tiene como objetivo definir en el sistema las personas jurdicas o naturales
que tienen la relacin de Proveedores con la empresa. El sistema solicita los datos bsicos del tercero, datos para el envo
de correspondencia, datos bsicos para la compra y datos relativos al crdito.

PROVEEDORES
NIT Nombre o razn social
760636204 Districoltejer (Reg. Comn)
770835240 DistriTejicondor (Reg. Comn)

GENERACIN AUTOMTICA DE LAPSOS (E E E A G): Este proceso genera automticamente el catlogo de lapsos para
cada uno de los aos seleccionados, fecha por fecha.. Los lapsos son usualmente los meses calendario, pero algunas
compaas requieren manejar un nmero de lapsos superior de acuerdo a sus polticas. En estos casos los lapsos deben
ser redefinidos y actualizados uno a uno de manera manual, definiendo en cada caso las fechas inicial y final del mismo.
Tradicionalmente se crean 12 lapsos correspondientes a los doce meses del ao, y uno adicional para realizar procesos de
cierre contable y cancelacin de cuentas de resultado.

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CIERRE - APERTURA DE LAPSOS (E E E A C): En esta opcin el usuario puede cerrar o abrir un lapso de tiempo especfico.
Operativamente genera bloqueos sobre los periodos cerrados de manera que no se permite la adicin o modificacin de
registros o documentos en periodos ya cerrados.

3. CAPTURA DE LA INFORMACION

Procedimiento a seguir:

3.1 APERTURA DE FECHAS (F G C C A)

Este programa permite abrir en un lapso seleccionado, una o varias fechas que hayan sido previamente cerradas. La apertura
habilita la fecha en el mdulo donde se realiza nicamente.
Presione enter sobre la fecha para abrirla

3.2 HABILITACIN AUTOMTICA DE DOCUMENTOS POR CLASE ( F G C A H)

Esta opcin, como su nombre lo indica, crea y habilita automticamente los documentos sugeridos por el sistema, que sern
utilizados por cada clase o tipo de captura en las diferentes transacciones.

Saldos a Diciembre 31 de 2..

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Cdigo CUENTAS PARCIALES TOTALES


Dbitos Crditos Dbitos Crditos
1105 CAJA 400,000
110505 Caja general 100,000
110510 Caja menor 300,000
1110 BANCOS 8.985.436
11100507 Ban Colombia 4,747,090
11100523 Banco de Occidente 4.238.230
1225 CERTIFICADOS 8,210,170
122505 C.D.T 8,210,170
1305 CLIENTES 785,700
130505 Nacionales 785,700
1355 ANTICIPO DE IMPUESTOS 1,850,000
13551501 Retefuente 3.5% 1,500,000
13551801 ReteICA 0.77% 350,000
1435 Mercancias No fabricadas por la empresa 8,270,000
143505 De mercancas 8,270,000
1504 TERRENO 15,000,000
150405 Urbanos 15,000,000
1516 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 40,000,000
151605 Edificios 40,000,000
1524 EQUIPO DE OFICINA 8,911,000
152405 Muebles y enseres 8,911,000
1528 EQUIPO DE COMPUTO 2,500,000
152805 Equipo de procesamiento de datos 2,500,000
2205 PROVEEDORES NACIONALES 2,450,200
220505 De mercancas 2,450,200
2365 RETENCION EN LA FUENTE 245,000
236515 Honorarios 100,000
236525 Servicios 10,000
23654001 Compras 135,000
23657501 Autorretencin 61,000 61,000
2367 IMPUESTO SOBRE VENTAS RETENIDO 160,000
23670101 Compras 12% 160,000
2370 RET. Y APORTES DE NOMINA 569.840
237005 Aportes EPS 291.780
237006 Aportes ARP 2.436% 59.231
237010 Aportes para fiscales 218.835
2380 ACREEDORES 376.883
23803010 Aportes AFP 364.725
2408 IVA POR PAGAR 369,000
24080105 Generado 630,000
240810 Descontable 261,000
3115 APORTES SOCIALES 90,000,000
311505 Cuotas o pautas de Int. Social 90,000,000
3305 RESERVAS OBLIGATORIAS 53,263
330505 Reserva legal 53,263
3310 RESERVAS ESTATUTARIAS 106,526
331005 Para futuras capitalizaciones 106,526
3605 UTILIDAD DEL EJERCICIO 532,630

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360505 Utilidad del ejercicio 532,630
SUMAS IGUALES 95,173,190 95,173,190 95,173,190 95,173,190

ANEXOS AL BALANCE

Anexo 1. CDT Colpatria NIT 890405328

Anexo 2. CLIENTES
Dcto Fecha Vcto Valor
Jorge Arabia FV 1223 20 Enero/10 320.700
Almacenes SI FV 1224 20 Enero/10 465.000

Anexo 3. MERCANCAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA

Saldos para el kardex a 31 de Diciembre de 2009

Lino 480 mts a $ 4.000 /mt = $ 1.920.000


Dacrn 600 mts a $ 3.500 /mt = $ 2.100.000
Chalis 500 mts a $ 5.500 /mt = $ 2.750.000
Seda 600 mts a $ 2.500 /mt = $ 1.500.000

Anexo 4. PROVEEDORES NACIONALES

Dcto Fecha Vcto Valor


DistriTejicondor Fac 3120 17 Enero / 10 587.200
(Rgimen comn)
DistriColtejer Fac 9241 17 Enero / 10 1.863000

Anexo 5. IVA POR PAGAR


Ingresos gravados Impto generado
Generado por ventas $ 3.937.500 $ 630.000

Gravados Imtp descontable


Descontable compras $ 1.218.750 $ 195.000
Descontable servicios $ 412.500 $ 66.000

Anexo 6. Socios
Aporte
Socio No. 1 Ud. $ 22.500.000
Socio No. 2 Familiar $ 22.500.000
Socio No. 3 Familiar $ 22.500.000
Socio No. 4 Familiar $ 22.500.000

TALLER

Operaciones del mes : Enero de 2010


Empresa : Distritelas Limitada
: Rgimen Comn

Da 2: Venta de mercanca a Linda Tela, segn factura No. 1225 a 30 das de plazo, detallada de la siguiente manera:
Lino 100 mts a $ 6.400 mt
Dacrn 120 mts a $ 5.600 mt
Chalis 90 mts a $ 8.800 mt
Seda 100 mts a $ 4.800 mt

Da 3: Almacn Linda Tela cancela la factura No. 1225 y se le concede descuento del 3%, segn recibo de caja 0801.

Da 4: Se consigna en Bancolombia el cheque de Linda Tela.

Da 5: Se realizaron los siguientes pagos: Con cheque 2437 del Banco de Occidente, la autoliquidacin del mes anterior al
ISS por $ 715.736.
Con cheque 2438 se cancela la retencin en la fuente del mes anterior por $ 466.000.
Con cheque 5236 girado a Comfandi se paga los aportes parafiscales por $ 218.835 y
Con cheque 5237 de BanColombia el recibo del telfono por $ 65.000, ms IVA.

Da 9: Venta de mercancas con tarjeta de crdito a persona natural, segn factura 1226 y Recibo de caja 0802 detallada de
la siguiente manera:

Lino 20 mts a $ 6.400 mt

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Dacrn 30 mts a $ 5.600 mt
Chalis 20 mts a $ 8.800 mt
Seda 20 mts a $ 4.000 mt

Da 10: Se consigna en BanColombia el comprobante de venta con tarjeta crdito con una comisin financiera del 6.2, IVA
sobre la comisin y retencin en la fuente del 1.5%.

Da 11. Se compra mercanca a Tejicondor, segn factura 3165 a 30 das de plazo, detallada de la siguiente manera:

Lino 100 mts a $ 4.000 mt


Dacrn 100 mts a $ 3.500 mt
Chalis 100 mts a $ 5.500 mt
Seda 50 mts a $ 2.500 mt

Da 12: Se devuelven los 50 mts de seda a Tejicondor segn nota de contabilidad.

Da 13. Con cheque 2439 del Banco de Occidente, se Realizan los siguientes pagos:

Por fax y teles pagados a Telecom...................................................................$ 15.500 ms IVA


Elementos de aseo a la 14...............................................................................$ 112.580 ms IVA
Impresin de facturacin a Tipografa Vergara................................................$ 127.800
Almuerzos a Restaurante el Corzo...................................................................$ 10.800

Da 15: Con cheque 5238 de BanColombia se cancela la declaracin del impuesto sobre las ventas IVA del bimestre
anterior por $ 369.000.

Da 16: El Banco de Occidente le presta a la compaa $ 2.000.000 a 180 das de plazo con una tasa del 2% mensual de
intereses pagados por anticipado. El Banco enva nota crdito por el valor del prstamo depositado en cuenta corriente.

Da 17: Con cheque 5239 de Bancolombia, se cancela a Coltejer la factura 9241 por $ 1.863.000 y con el cheque 2440 del
Banco de occidente a Tejicondor se cancela la factura 3120 por $ 587.200.

Da 18: Jorge Arabia cancela la factura 1223 por $ 320.700, segn recibo de caja 0803 y Almacenes Si la factura 1224 por $
465.000, segn recibo de caja 0804.

Da 19: Se consigna en el Banco de Occidente los cheques de Jorge Arabia y Almacenes Si.

Da 20: Venta de mercanca a Jorge Arabia, segn factura 1227 a 30 das de plazo, detalladas as:

Lino 120 mst a $ 6.400 mt


Dacrn 150 mts a $ 5.600 mt
Chalis 120 mts a $ 8.800 mt
Seda 100 mts a $ 4.000 mt

Da 22: Con cheque 5240 de BanColombia paga servicios de notara por $ 68.400 ms IVA.

Da 23: Venta de mercanca a Almacenes Si, segn factura 1228 a 30 das de plazo, detallada as:

Lino 200 mts a $ 6.400 mt


Dacrn 200 mts a $ 5.600 mt
Chalis 250 mts a $ 8.800 mt
Seda 200 mts a $ 4.000 mt

Da 24: Almacenes Si devuelve 30 mts de Chalis, segn nota de contabilidad.

Da 25: Con cheque 5241 se cancela a Tejicondor la factura 3165, el cual concede un descuento del 35 (tener en cuenta la
nota de contabilidad).

Da 26: Compra mercancas a Coltejer, segn factura 9304 a 30 das de plazo, detalladas as:

Lino 150 mts a $ 4.000 mt


Dacrn 250 mts a $ 3.500 mt
Chalis 150 mts a $ 5.500 mt
Seda 100 mts a $ 2.500 mt

Da 27: Venta de mercanca persona natural de contado segn factura 1229 y recibo de caja 0805 con descuento del 3%,
detallada as:

Lino 150 mts a $ 6.400 mt


Dacrn 250 mts a $ 5.600 mt

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Chalis 180 mts a $ 8.800 mt
Seda 200 mts a $ 4.000 mt

Da 29: Se consigna en el Banco de Occidente el cheque del recibo de caja 0005.

Da 30: Con cheque 2441 del Banco de Occidente se compra de contado a Mueblera Cruz muebles para la oficina por $
1.350.000 ms IVA.

Da 31: Paga nmina del mes detallada as.

Empleados Enero 2010


Sueldo ao 2010
Escobar Cristina $ 750.000 8 HED
Lpez Julio $ 608.000 8 HED y 2 HEN
Muoz Cecilia $ 650.000
Trujillo Jairo $ 580.000 10 HRN y 3 HED
Surez Francisco $ 880.000 10 HED

3.3 REGISTRAR FACTURAS DE VENTA

ACTUALIZA SERVICIOS A FACTURAR (F C V S A): Aqu se deben definir cada uno de los items de servicios de ventas que la
compaa ofrece a sus clientes. Se debe crear un cdigo de servicio por cada tipo de servicio, de igual manera se debe
indicar el cdigo del impuesto que corresponda, de acuerdo a tipo de servicio; el cdigo de reterenta a aplicar y el valor
sugerido de venta.

FACTURA DIRECTA A CLIENTES POR VENTAS DE SERVICIOS (F C V F F): El objetivo de este programa es permitir hacer
una factura de venta de servicios a clientes, de manera directa sin pedido previo. Bsicamente se debe diligenciar la
informacin relativa al cliente y sus condiciones de negociacin, los items o servicios prestados, las validaciones de
impuestos y retenciones y finalmente la informacin sobre la cartera o forma de pago del documento:

3.4 REGISTRAR FACTURAS DE COMPRA

ACTUALIZACIN SERVICIOS (F P S S A): Aqu se deben definir cada uno de los items de servicios que la compaa solicita a
sus proveedores. Se debe crear un cdigo de servicio por cada tipo de servicio, de igual manera se debe asociar al grupo
de impuestos que corresponda, de acuerdo a tipo de servicio; se puede indicar un valor sugerido o precio de compra del
servicio y finalmente se deben definir la cuenta para contabilizar el gasto por compra del servicio.

CAUSACIN DIRECTA DE FACTURA DE PROVEEDOR (F P S C F): El objetivo de este programa es permitir causar una
factura de compra de servicios a proveedores, de manera directa sin orden de servicio. Bsicamente se debe diligenciar la
informacin relativa al proveedor y sus condiciones de negociacin, los items o servicios recibidos, las validaciones de
impuestos y retenciones y finalmente la informacin sobre la cartera o forma de pago del documento:

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3.5 REGISTROS DE PAGOS

TESORERA (F T): Moderno y completo aplicativo que aunque ofrece elevadas funcionalidades, su operacin es
extremadamente sencilla; concentra todo el manejo de ingresos y egresos de dinero a travs del control permanente de los
estados de las cajas y de los bancos; como una caracterstica muy especial, mantiene en lnea la identificacin de los
cheques y otros medios de recaudo diferente al efectivo que soportan los saldos de las cajas y que a su vez se cruzan
cuando se diligencia una consignacin para llevar el dinero de caja a bancos o cuando estos salen de la caja; esta
caracterstica facilita hacer los arqueos de caja en cualquier momento.

RECAUDOS - CLIENTES/ANTICIPO (F T R R R): Esta opcin permite al usuario registrar los ingresos de dineros recibidos
de clientes usualmente realizados con documentos de Recibos de Caja por concepto de pagos de cartera o anticipos
cuyos medios de pago son Efectivo, cheques a la vista o consignaciones. Cuando se trata de pagos con cheques
posfechados, se recomienda utilizar la opcin de Recaudo Provisional Cheques Posfechados. Para lograr la afectacin
de las cuentas por cobrar con los recibos de caja a realizar en este programa, stas deben estar previamente asociadas al
mdulo de CxC.

CONSIGNACIONES/DEPSITOS CAJA (F T R C D): Consiste en retirar los recaudos en efectivo, cheques y otros
medios de pago que han ingresado a las diferentes cajas para ser consignados en una cuenta bancaria. El sistema solicita
nombre de la empresa, C.O, tipo y nmero de documentos a realizar, fecha del documento (automtica), tercero y la fecha
de consignacin la cual puede ser modificada. Al momento de seleccionar la caja de donde se desea consignar o retirar los
valores y la moneda, el sistema muestra los saldos pendientes en efectivo, cheques y otros. El usuario debe seleccionar por
cada tipo de medio los valores a consignar. Cuando el medio es cheques se debe indicar adems los nmeros de cheques
a consignar.

MDULO DE PAGOS (F T P): El mdulo de pagos brinda un completo y flexible mtodo para programar y generar los
pagos a proveedores y acreedores en forma colectiva partiendo de los estados de sus cuentas por pagar; el sistema se
toma los descuentos financieros y da la posibilidad de generar los cheques o las consignaciones electrnicas a nombre de
terceras personas diferentes al proveedor o acreedor a quien se le caus originalmente el pasivo. Una vez depurado el
programa de pagos, se pueden generar los comprobantes de pago y los cheques (si se paga con este medio) en forma
directa o en su defecto se pueden generar rdenes de pago. Se permite tambin generar una orden de pago partiendo de
los estados de cuentas de un proveedor o a un tercero sin necesidad de causar previamente un pasivo, opcin de mucho
uso cuando se desea descentralizar el ordenamiento de los mismos; Las ordenes de pago, previa aprobacin, pueden luego
utilizarse como base para la elaboracin del documento soporte del pago. Los pagos pueden hacerse en efectivo, en
cheque o para ser consignados electrnicamente y pueden generarse tambin en forma directa sin necesidad de programar
ni de generar orden de pago previa. Genera los listados de saldos en bancos y se conoce en todo momento los cheques
girados y no cobrados. Incluye opcin para reportar fcilmente las notas bancarias y las transferencias entre cuentas.
Contiene un poderoso diseador de planos para informar los pagos electrnicos segn los requerimientos de las entidades
financieras.

Pagos directos: En este programa se realizan los pagos por mltiples conceptos diferentes a aquellos asociados a las
cuentas por pagar, por ejemplo, cuando se hace causacin de pagos cuya contrapartida es la cuenta de gastos o otras
cuentas corrientes comerciales. Se utiliza igualmente para la emisin de documentos de pagos entre bancos, como por
ejemplo el traslado de fondos, reembolsos de caja menor, pagos de impuestos, inversiones, compras de activos y gastos
directos en general. Cuando el mtodo de pago es efectivo, se valida que la caja de la cual se desea hacer el pago tenga el

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disponible necesario. Cuando el mtodo de pago es en cheque, se valida la disponibilidad de cheques en el registro y
control de chequeras asociado a cada entidad financiera. No se admite el pago otros en formato electrnico.

CG-UNO

GENERALIDADES..................................................................................................................................................1

Introduccin al sistema.............................................................................................................................................1

Iniciando el sistema..................................................................................................................................................2

ESTRUCTURA GENERAL DEL SISTEMA.............................................................................................................2

Estructuracin general del sistema (E.E.E).............................................................................................................2

CAPTURA DE INFORMACION.............................................................................................................................16

Apertura de fechas (F G C C A).............................................................................................................................16

Habilitacin automtica de documento por clases (F G C A H).............................................................................16

Registrar facturas de venta....................................................................................................................................20

Registrar factura de compra...................................................................................................................................20

Registro de pagos..................................................................................................................................................21

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