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AgroWin

Qu es AgroWin?
AgroWin es un programa de gestin contable y administrativa diseado para ayudarle al
agricultor en el seguimiento y administracin de su empresa y sus recursos. Est dirigido a
empresarios del sector que estn interesados en maximizar sus ingresos y minimizar sus
costos a travs del afianzamiento de su labor administrativa.

Ultima tecnologa Un sistema modular e Fcil ingreso de la informacin


AgroWin est diseado con las ms integrado Gracias a estas caractersticas, con
avanzadas tecnologas de desarrollo de AgroWin es posible que la informacin
AgroWin est concebido como un
software, lo que lo convierte en el sistema sea digitada por la secretaria o
sistema, o sea como un conjunto de
ms seguro, verstil y de fcil manejo en directamente por los funcionarios que la
mdulos individuales pero integrados de
el mercado. generan, aunque carezcan de
tal forma que no requiere interfaces; esta
caracterstica permite que la informacin conocimientos tcnicos de contabilidad.
Cubrimiento total de la Informacin
sea registrada una sola vez para Economa en el ingreso de la
Cubre todas las reas de informacin alimentar automticamente los mdulos informacin
contable y administrativa de la empresa del sistema, como la contabilidad,
agrcola como: inventarios, contratos, Su sistema de ingreso de informacin por
inventarios etc., o entes de informacin operaciones y su integralidad, garantizan
labores, gastos, compras, pagos, ventas, mas compleja como los mdulos de
clientes, proveedores, etc. Gracias a esta adems la economa en la digitacin, ya
costos de produccin, que aprovechan que cada dato se digita una sola vez
caracterstica, con AgroWin usted toda la informacin del sistema.
administra la totalidad de la informacin para ser aprovechado en todos los
su finca. mdulos donde se requiere.
Automatizacin contable
Perfecta normatividad contable Su sistema nico de ingreso de Completamente configurable
El sistema contable de AgroWin cumple informacin por operaciones (y no por El sistema es completamente
adems con todas las normas tcnicas asientos de partida doble), su configurable para permitir adaptarlo a las
exigidas por la contabilidad, tanto para modularidad, y su moderno y refinado necesidades particulares de cada
Colombia como para cualquier otro pas sistema de desarrollo, hacen de AgroWin empresa o para su uso en otros pases
donde quiera ser implementado. el nico sistema capaz de generar con otras legislaciones.
automticamente la contabilidad de
forma totalmente transparente al usuario.

Caractersticas tcnicas de AgroWin


Compatibilidad con MS Office y Seguridad Trabajo en Red
otros formatos Permite adems crear copias de Permite trabajar en modo multiusuario (en
seguridad espejo en directorios red) para equipos ubicados en una
Por lo moderno de la tecnologa utilizada
definidos por el usuario. misma oficina, o bajo sincronizacin,
para su desarrollo, con AgroWin es
posible, que tanto sus bases de datos Permite tambin definir perfiles y usuarios cuando los equipos estn ubicados en
como sus informes, sean exportables a de seguridad para el ingreso al sistema espacios geogrficos distantes (pej,
formatos de uso comn como XLS, (Excel por contrasea. oficina y finca).
de Office), XML, HTML, TXT, RTF, Etc.

Escalabilidad
Por su modularidad, con AgroWin es
posible iniciar la sistematizacin de su
empresa solo con los mdulos o
programas que considere necesarios,
para ir avanzando en el ritmo que lo
desee.

nico programa en el sector


agropecuario que integra la
contabilidad agrcola con los
costos de produccin
COSTOS DE PRODUCCIN
AgroWin cuenta con un completo conjunto de informes de costos de produccin que tienen como objeto conocer y explicar los
costos demandados en el proceso productivo de la finca. Su objetivo ltimo consiste en conocer los costos unitarios de produccin
por ha, por planta o por cada kilogramo de producto producido; para esto, el sistema permite aplicar el mtodo de costeo que el
usuario prefiera entre una amplia gama de posibilidades. La informacin de los informes de costos de produccin est en
completa armona con la informacin de los informes contables del sistema, como el estado de resultados, balance general, etc.

Informe de costos de produccin por lote


El informe de Costos de produccin por lote puede ser consultado para cada lote o cultivo de la finca; presenta el valor total
invertido hasta la fecha de consulta y la cantidad de producto producido, de lo cual se deduce el costo unitario (o costo por
unidad de producto producido).

Produccin Costo total Costo unitario


total (Kg) ($) ($/Kg)

El informe presenta
adems los costos
expresados como costo
Informe para el lote Los
total demandado por el
Cerros con 200.000
lote en toda su rea,
sitios de caa y 10 Ha.
costo por hectrea,
costo por planta y costo
por cada kilogramo de
producto generado
hasta la fecha de
consulta.

El costo total ejecutado


es confrontado con el
costo presupuestado
para el lote.
El informe discrimina los
costos en sus dos tipos
generales: costos
directos (mano de obra
e insumos), y costos
indirectos
(administracin, vas, Costo de
cercas, riegos etc.). insumos

Costo por mano


Los costos directos son
de obra
a su vez explicados de
acuerdo al insumo
utilizado (cantidad de
insumo, valor unitario y Costo por
valor total) y de acuerdo Maquinaria
a la labor ejecutada
(nombre de la labor,
nmero de veces que
se ha ejecutado,
nmero de jornales
demandados, valor
unitario y valor total).
El informe presenta el costo del uso de la maquinaria y equipos en los lotes. Los
costos estn calculados de acuerdo a varios criterios de asignacin, como el rea, la
poblacin, o las horas de uso de las mquinas.

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Informes de costos de produccin por actividad
El informe de costos de produccin por cultivo se puede obtener tambin consolidado para todos los lotes de un mismo cultivo en
toda la finca (maz, yuca, pltano, mandarina etc.)

Costo total invertido


hasta la fecha.

Informe de costos de
produccin
consolidado para Caf.
Produccin
embodegada para
la venta.

Informes de costos de desarrollo de cultivos perennes


Los cultivos perennes tienen dos etapas en su ciclo de vida: La etapa de desarrollo y la etapa de produccin. El informe de costos
de desarrollo presenta todos los costos demandados por el cultivo antes de empezar su etapa productiva. El informe tiene la
misma estructura del informe de costos de produccin.

Costo total de
desarrollo

Para un correcto costeo,


el sistema difiere
automticamente el
costo total invertido en
la etapa de desarrollo,
productiva del cultivo.
Tablas comparativas de costos de produccin
Pero adems, con AgroWin usted puede comparar los costos de produccin de los lotes y cultivos, por medio de las Tablas
comparativas de costos de produccin. Estas tablas unifican los informes de costos de produccin en un nico informe integrado.

Tablas comparativas Total acumulado


de lotes de pltano lotes.
Informe comparativo de costos de
produccin por lote y cultivo.

Informacin
del cultivo

Estos informes se
pueden consultar como
costo total o por lote,
costo por hectrea, o
costo por sitio o planta.

Los costos se detallan


en sus dos tipos: Costos
directos (insumos y
mano de obra) y costos
indirectos
(administracin, vas,
riegos etc.)

Insumos y Ejemplo: Costo de los


Materiales fertilizantes en cuatro
lotes de pltano de la
finca expresados como
$/hectrea

Mano de
Obra

Costos
indirectos

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Tablas comparativas de costos de produccin por
diferentes clasificadores
Adicionalmente, usted puede comparar los costos de produccin de muchas maneras ms: por cultivo, por variedad, por
actividad, por edad del cultivo, por su etapa de desarrollo etc.

Comparativa de los cultivos de la finca


ACTIVIDADES AGRICOLAS (Pltano, Aguacate y Caf)

Comparativa de las
variedades del cultivo
VARIEDADES (Colombia, Caturra)

Comparativa de edades del cultivo


POR EDADES (1, 2, 3 y 4 aos)

Comparativa de las edades


del mismo cultivo
ETAPA DE DESARROLLO (en desarrollo y en explotacin)
Ciclo de vida de las plantas, ciclo de costos y ciclo contable
AgroWin es el nico sistema que adems de los ciclos contables, maneja ciclos de vida y ciclos de costos (cosechas) de cultivos
perennes y transitorios.

El ciclo contable dura Ciclos biolgicos, de costos y contables


un ao, normalmente
de enero a diciembre. AgroWin le permite
Ciclo contable manejar
Cierre ao 2004 Cierre ao 2005 Cierre ao 2005 consistentemente
los ciclos contables
y biolgicos.
El ciclo de vida de las
plantas puede variar
entre unos pocos
meses en los cultivos
transitorios a varios Ciclo de vida
aos en los cultivos
perennes Siembra Activacin Zoca o erradicacin

El ciclo de costos,
para los cultivos
transitorios, va desde
su establecimiento
hasta su cosecha y
Ciclo de costos
en los cultivos Cierre cc1 Cierre cc2 Cierre cc3 Cierre cc4
perennes de
cosecha a cosecha

Informe de costos por ciclos de costos


Los informes de costos de produccin de los cultivos perennes se sintetizan en el informe de Costos por ciclo de costos. Este
informe totaliza cada una de las cosechas (o ciclos productivos) de un cultivo perenne. En l se incluye el rango de fechas de cada
cosecha, las cantidades producidas y el costo total demandado.
Ciclo de vida, Fecha inicial y fecha rea y
Lote y cultivo
etapa y ciclo final del ciclo Poblacin
Produccin
de costos
por ciclo

Costos en la etapa
de desarrollo del
tercer ciclo de vida.

Tercer ciclo de vida


del cultivo de caf.
Costos en la etapa
productiva
(cosechas 1 y 2 del
ciclo 1, y cosecha
1 del ciclo 2)

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PRODUCCIN Y VENTAS
Informes de produccin y ventas
Como complemento a los informes de costos de produccin, AgroWin cuenta con un conjunto de informes donde se reporta la
produccin y venta de productos de la finca en un perodo de tiempo determinado.

Este informe resume


adems las cantidades
de producto vendidas,
el precio unitario, el
El informe de ingreso y la utilidad
Produccin y ventas generada.
semanales presenta los
kilogramos brutos
producidos por cada
cultivo y las cantidades
embodegadas por
semana.

Los productos son


presentados segn la
clasificacin propia de El informe de Venta de productos periodo
la finca. totaliza las ventas de productos en un periodo de
tiempo con su precio de venta, ingresos y utilidad.
incluye varios clasificadores.

Informe de produccin por perodo


Este sinttico informe nos presenta las cantidades de productos cosechados durante la semana, el mes o durante cualquier
perodo de tiempo seleccionado.

El informe incluye el
costo de la mano de
obra demandado en la
Produccin cosecha del producto.
semanal de
mandarina en la
finca.

Informe semanal

Informe mensual
Informe de Ventas por cliente o por clasificador
Un til informe que permite clasificar las ventas por distintos criterios: como el cliente, el centro de costos productor (lote), la bodega
etc. Se pueden utilizar varios clasificadores al mismo tiempo, como ciudad y cliente

Cliente

Utilidad calculada
como ingreso menos
costo de venta

Ingreso total y utilidad

Facturacin
AgroWin cuenta con un automtico sistema de facturacin que adems de generar la factura de venta, descuenta
automticamente el producto vendido de las existencias en bodega para la venta, manteniendo actualizados los inventarios.
Adems permite facturacin en moneda extranjera (p.ej. dlares) para los casos en que se exporte la produccin.

El sistema genera
automticamente la
Cada operacin de numeracin
venta de productos consecutiva de las
va acompaada de facturas.
su correspondiente
factura de venta.

Adems discrimina
los productos
vendidos, anotando
su cantidad, valor
Si un producto lleva IVA, unitario y valor total.
el sistema lo calcula
automticamente y lo Permite generar
presenta en la factura. facturas a crdito,
por cuentas, o
cruzarlas con cuentas
por pagar.

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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS
Los informes de inventarios le permiten ejercer un control total de las bodegas de su finca
(materiales, insumos y productos). Con ellos usted puede realizar un seguimiento detallado de sus
movimientos, consultar en tiempo real la cantidad actual y valorar sus existencias.

Informe de Saldos de inventario


Este informe se genera para cada bodega de la finca y presenta los insumos y materiales con existencia, sus cantidades, valores
unitarios y su valor total.

AgroWin le permite
crear el nmero de
bodegas que
considere necesario
para su finca. Por
ejemplo, bodega de
insumos, bodega de
materiales y bodega
de producto
terminado
El informe valora la
existencia de
productos segn el
mtodo de promedio
ponderado.

Informe Entradas y salidas perodo (Krdex)


El informe de Entradas y salidas perodo o Krdex presenta las entradas y salidas de insumos o productos a la bodega entre dos
fechas determinadas con sus respectivas cantidades, valores unitarios y valores totales.

El informe le permite
conocer la cantidad de
insumos ingresados y
egresados en bodega
en un perodo de
tiempo (semana, mes,
etc.).

Para cada elemento


de bodega, muestra
la cantidad en
existencia, su valor
unitario y su valor total
Informe de Detalle de movimiento de elementos
Este informe permite ver el detalle de todas las entradas y salidas de bodega de cada elemento de control (insumos, materiales,
productos) en un perodo de tiempo determinado; el informe muestra la fuente de los elementos que entran en bodega (sea por
compras o embodegamientos), y el destino de los elementos que salen (para venta o para uso en los lotes).

Detalle del movimiento de Saldo acumulado:


ingreso en bodega: Compra, entradas menos
uso, embodegamiento o venta. salidas.

Detalle de
entradas y salidas,
cantidad, costo
unitario y costo
total de los
elementos en
bodega en el
periodo.

El informe muestra el centro de costos origen para el caso


de ingresos en bodega por embodegamiento de
productos, y el centro de costos destino, para el caso de
egresos de bodega por uso de insumos.

Informe de Inventario por centro de costos


Se pueden obtener informes de inventario para los productos producidos por cada lote o cultivo. El sistema guarda en bodega
independientemente la produccin de cada lote y la presenta discriminada en la consulta del informe.

El informe de Costos
por centro de costos
registra cada uno de
los productos
embodegados en la
finca, sus cantidades,
costos unitario y total
con sus respectivos
lotes de origen.

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MANO DE OBRA Y SEGUIMIENTO DE LABORES
Los informes de labores le permiten hacer un seguimiento detallado de las labores realizadas en cada lote
de la finca, conocer su costo y su rendimiento, y compararlos con estadsticas propias o regionales.

Informe de Labores por centro de costos


Este informe describe las labores realizadas en el lote a lo largo del tiempo y calcula su costo discriminndolo en sus tres
componentes: mano de obra, insumos y maquinaria. El informe calcula adems el rendimiento de la labor y la compara con
algn parmetro regional o local.

Con AgroWin usted puede El informe presenta la fecha de ejecucin


crear y configurar las labores de una labor, su duracin, la cantidad de
de los cultivos tal como se labor o de recurso demandado y su costo
ejecutan en su finca. total.

Para cada labor usted


puede definir el
indicador de
rendimiento de uso
comn en la regin y el
informe lo calcula
cada vez que se
ejecuta la labor.
El informe incluye el
costo total de las
labores. Este valor es el
resultado de sumar el
costo de la mano de
obra, los insumos y la Usted puede tambin
maquinaria utilizada. establecer rendimientos
de comparacin
basados en estndares
regionales o locales.

Cronograma de labores
El cronograma de labores es un informe grfico tipo Gantt que le muestra en el tiempo las distintas labores realizadas en un lote.

Usted puede visualizar el


indicador que desee asociado a
cada labor como los jornales
utilizados, su rendimiento y su
costo, entre otras muchas
variables.

Dato del indicador


consultado
Contratos de labores
Se puede elaborar fcilmente contratos de labores, solo seleccionando las labores y lotes que se desarrollaran en la finca. El
sistema automticamente calcular las cantidades de mano de obra o de unidades de la labor dependiendo de los rendimientos
establecidos.

Gracias a la operacin
de contratos de
labores, el registro e
impresin de un contrato
se puede realizar en Para el presupuesto de las
solamente unos pocos labores basta con digitar
segundos. la labor a ejecutar y el
lote para que el sistema
calcule automticamente
las unidades de labor o
Usted puede contratar en de mano de obra
base a la cantidad de requeridas con base en
mano de obra realizada rendimientos estndares
(pago por jornal) o en predefinidos y de acuerdo
base a la cantidad de al rea o a la poblacin
labor realizada (pago por del cultivo.
unidades, kilogramos etc.)

En el contrato impreso se
definen los trminos y las
condiciones laborales
definidas entre las partes
involucradas en el
contrato.

Seguimiento y control del contrato de labores


A medida que se ejecutan los contratos se van registrando en la planilla de labores y el sistema va llevando al costo los totales de
las labores ejecutadas. El informe de Control de contratos nos permite hacerle seguimiento a los contratos en proceso de
ejecucin en la finca.
Cantidad Cantidad Cantidad
contratada Ejecutada por ejecutar
Informe de control de
contratos: Un sinttico y
explicativo informe
muestra y detalla lo
ejecutado y lo que falta
por ejecutar de cada
una de las labores
contratadas.
Estado de
ejecucin del
contrato

Estado de
liquidacin del
contrato
El estado de liquidacin
del contrato presenta los
anticipos, pagos, cxc al
contratista y saldo por
pagar.

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Planillas de labores
El pago de los trabajadores de la finca se realiza a travs de la planilla semanal de labores. En ella se registra el lote donde
laboraron los trabajadores, las labores que realizaron, el nmero de jornales demandados y opcionalmente la cantidad de labor
realizada; finalmente el sistema calcula el total a pagar, el acumulado desde el inicio de la labor y el rendimiento alcanzado.

Lote y labor Cantidad de labor y de


mano de obra
ejecutado
Usted puede configurar
los tipos de
contratacin
apropiados para cada
labor (como pago por
jornal o por cantidad
de labor realizada) La planilla de labores
calcula el total a pagar
a los trabajadores
durante la semana

Se pueden incluir hasta


4 descuentos o
Un tipo de contrato
bonificaciones por
especial y nico de
trabajador (EPS,
AgroWin le permite
alimentacin etc.).
costear las labores
realizadas por el
personal administrativo
de la finca.

Planilla de labores impresas


La planilla puede ser impresa en forma ordenada para su revisin, evaluacin y archivo. Se puede imprimir la planilla de labores de
una semana o el consolidado de las planillas de un perodo de tiempo.

Planilla de labores: es
un resumen de la
planilla semanal
ordenado por
trabajador, que incluye
el tipo de contrato,
centro de costos,
cantidad de mano de
obra (o de labor)
demandada,
descuentos y el valor
Al final del informe se del pago.
presentan los totales a
pagar incluyendo los
descuentos y otros
conceptos.
Resumen de labores de la planilla
De cada planilla se puede obtener un informe impreso y resumido de las labores realizadas en cada lote durante la semana; el
informe discrimina las cantidades de mano de obra y de labor realizadas y pagadas, calcula el rendimiento alcanzado y lo
compara con el rendimiento regional de comparacin.

Cantidad de mano de
obra realizada,
Cultivo y tipo de pagada y costo.
contrato.

Rendimiento alcanzado
Vs rendimiento de
comparacin.

Labores
ejecutadas en Cantidad de labor
el cultivo. realizada, pagada y
costo.

Comprobante de pago por trabajador y planilla de pago


Usted puede imprimir un comprobante de pago por trabajador donde se detallan las labores realizadas en cada lote, o puede
imprimir un comprobante general de la planilla para ser firmado por todos los trabajadores contratados en la semana.

El comprobante de pago es
un documento de pago
individual o por trabajador en
el que se incluye la labor, el
lote, el tipo de contrato y los
das trabajados. Se puede
sacar totalizado por lote e
incluye espacio para la firma.

La planilla de pago recoge el


valor del pago de todos los
trabajadores registrados en la
planilla, con sus respectivos
descuentos. Incluye el espacio
para la firma.

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GRFICOS, INDICADORES Y MAPAS
Indicadores y grficos de gestin personalizables:
Esta potente y flexible herramienta permite definir y calcular todos los grficos e indicadores de gestin que
demanden diferentes reas de la finca como la gerencia, administracin, etc.
Actualizacin automtica: Una vez se ha definido un conjunto de grficos e indicadores se seguirn
actualizando automticamente en la medida en que se actualicen los datos del sistema (contabilidad,
inventarios y facturacin, ejecucin presupuestal, etc).

Caractersticas destacadas
Libre definicin de indicadores Clculo del indicador. Permite visualizar el grfico del
Cuenta con asistentes para la fcil Fcil definicin de la forma de clculo comportamiento histrico del
definicin de grficos e indicadores. de cada indicador a travs de indicador.
Permite adicionar cuantos indicadores funciones de ContaExcel. Permite definir grupos y subgrupos de
se deseen. indicadores.
Permite crear una base de datos Calificacin por colores
completamente clasificada de Permite definir los rangos de valores y Informe de indicadores
indicadores. colores para calificar cada indicador. Permite imprimir la hoja de indicadores
o los indicadores seleccionados y su
Tambin se pueden crear indicadores
Visualizacin representacin grfica.
por lotes y cultivos e indicadores
parametrizables. Visualiza el indicador en diferentes El propsito de los indicadores es
formatos: grfico, tabla de datos, evaluar el desempeo financiero,
Se pueden definir indicadores
medidor o todas las anteriores. operacional y de produccin de la
contables, financieros, de mano de
empresa
obra y de control de insumos, entre
otros.
Cada usuario puede definir sus
propios grficos e indicadores de
gestin de las variables que
considere necesarias y construirlos
completamente personalizados
para sus necesidades y para su
empresa.
Mapas e indicadores tipo semforo
Un prctico sistema de consulta de indicadores tcnicos, financieros, y de costos de produccin, le permite ver el estado de cada
uno de sus cultivos directamente sobre el mapa de la finca.

Creacin de mapas: Para crear el mapa de la finca, AgroWin cuenta con un sencillo editor que opera basado en un plano
topogrfico o en una fotografa area en la que se puedan visualizar los linderos de los lotes.

La imagen fotogrfica o el plano topogrfico se


escanean y cargan en el programa para utilizarlos
como plantilla base para el diseo del mapa.

A continuacin basta delinear el plano sobre una


pizarra del sistema cerrando los polgonos de
cada lote.

Finalmente se le asigna a
cada lote diseado el
correspondiente lote creado
en el sistema.

Todo con el objeto de poder


consultar diversos indicadores
tipo semforo directamente
sobre los lotes.

Diversidad de consultas: Son muchas la consultas que se pueden hacer sobre el mapa de la finca: por ejemplo, comparar el
estado de los elementos del anlisis de suelos entre lotes, o el histrico de cada elemento para cada lote particular; comparar la
produccin, los costos de produccin, o los ingresos por lote, o en general, consultar y comparar cualquier variable del sistema
relacionada con los lotes y cultivos de la finca.
Mapa de lotes de la finca para consulta de
indicadores por semforos. En el ejemplo se
compara la acidez de los lotes. Note que los
lotes con estado ptimo de acidez se
representan en verde.

En este ejemplo se grafica


las variaciones histricas del
contenido de materia
orgnica en un lote de la
finca.

Diversos indicadores
financieros o de Los colores indican el estado
produccin pueden ser del indicador consultado:
consultados Verde significa bueno,
directamente sobre el amarillo significa regular y
lote de la finca. rojo significa malo.

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CLCULO DE COSTOS DE PRODUCCIN
El objetivo del costeo es calcular los costos de produccin de los lotes o cultivos de la finca expresados como costo
por ha, costo por sitio y costo por kilogramo de producto producido. Para esto AgroWin cuenta con un conjunto de
herramientas de diseo que permiten establecer mltiples sistemas de costeo perfectamente adaptables a los
intereses de cada administrador.

Costos totales o parciales


Con el sistema se pueden manejar
mtodos de costeo parciales (que incluya
solo los costos directos de mano de obra e
insumos), y mtodos de costeo totales (que
incluyen los costos directos y los costos
indirectos como maquinaria, riegos,
administracin, vas etc.). Adicionalmente
el sistema permite manejar tambin los
gastos empresariales. Centros de Costos
indirectos de
Cost Drivers produccin:
Campamentos, vas,
Los cost drivers o distribuidores de costos
riegos, maquinaria y
son elementos especiales de la estructura equipo, etc.
de costos de AgroWin que permiten definir
los criterios y alcances de distribucin de
los costos indirectos de produccin entre
los lotes y cultivos. La distribucin se realiza Distribuidores de costos
en forma totalmente automtica. indirectos de
Ejemplos de criterios de distribucin produccin (Cost-
pueden ser el rea de cada lote, la Drivers)
poblacin, la produccin, o cualquier otra
variable tcnica o contable de los lotes. El
alcance nos permite restringir la distribucin Centros de Costos
solo sobre los lotes y cultivos deseados. directos de
produccin: cultivos de
caa, maz etc.

Caractersticas destacadas del sistema de costeo de AgroWin


Diversidad de modelos de costeo Diversidad de Informes Integracin

Con AgroWin usted puede aplicar AgroWin Incluye un conjunto completo de Todos estos informes se actualizan
diversos modelos de coteo : informes de costos de produccin, automticamente a medida que se
como: digita la informacin de planillas de
Costeo directo labores, de consumos, de gastos, de
Informes de costos de produccin por ventas, etc.
Costeo por absorcin actividad agrcola (caf, ctricos, yuca
etc.) o por cultivo (Pej: Lote 1 de caf). A la vez que se generan todos los
Costeo por secciones homogneas informes de costos, la informacin se
Informe de costos por periodo o ciclo utiliza para mantener actualizados todos
Costeo abc de costos (cosechas). los informes de contabilidad como el
Costeo por ordenes de produccin Balance, el estado de resultados, el flujo
Informes de produccin y ventas de la de efectivo, etc.
finca o de un lote o cultivo en
Etc.
particular.

Informes de labores con estadsticas


de rendimiento.
Tratamiento de los costos indirectos de produccin
Con AgroWin usted cuenta con una amplia y completa gama de tipos de centros de costos especiales para la empresa agrcola.
Con ellos se puede disear de forma flexible la estructura de costeo de su finca, con miras a obtener los costos de produccin de
cada cultivo o actividad agrcola.

Gastos empresariales
Los gastos empresariales se
imputan en Centros de gastos
definidos por el usuario segn la Imputacin directa de gastos
estructura administrativa de su empresariales
empresa (ejemplo: gerencia,
administracin, ventas, etc.). Administracin

Acumuladores de costos indirectos de produccin

Los costos indirectos de


produccin se acumulan en
Centros de costos indirectos de Imputacin directa de costos a
produccin como vas, linderos, los centros acumuladores de
plantas post-cosecha etc., costos indirectos de produccin
creados por el usuario segn la
estructura productiva de su finca. Vias de comunicacin Riegos y Drenajes

Distribuidores
En el cierre de mes, los costos Distribucin de los costos
indirectos acumulados en los Distribucin Distribucin indirectos de produccin segn
centros de costos indirectos de por por diversos criterios definidos por el
produccin se distribuyen a los Produccin rea empresario o contador de la
lotes a travs de los cost-drivers. empresa (rea, produccin,
En ellos se define el alcance poblacin, mano de obra , etc.)
(lotes destino de los costos) y el
criterio de distribucin (cantidad
del costos asignado a cada
lote).

Lotes y cultivos

Imputacin directa de costos


directos de produccin (mano de
obra e insumos)

COSTOS Lote 1 Mandarina Indicadores COSTOS Lote 2 Mandarina Indicadores

MANO DE OBRA Valor Total Por Ha Por Arbol MANO DE OBRA Valor Total Por Ha Por Arbol

Desyerbas $ 250.000 $ 38.462 $ 189 Desyerbas $ 300.000 $ 37.5 $ 244

Fertilizaciones $ 300.000 $ 46.154 $ 226 Fertilizaciones $ 320.000 $ 40 $ 260

Fumigacin plagas $ 120.000 $ 18.462 $ 90 Fumigacin plagas $ 140.000 $ 17.5 $ 114

Podas $ 80.000 $ 12.308 $ 60 Podas $ 100.000 $ 12.5 $ 81

Recoleccin $ 600.000 $ 92.308 $ 452 Recoleccin $ 70.000 $ 87.5 $ 568

INSUMOS INSUMOS

Glifosato $ 25.000 $ 3.846 $ 19 Glifosato $ 35.000 $ 4.375 $ 28

Urea $ 18.000 $ 2.769 $ 14 Urea $ 22.000 $ 2.75 $ 18

Dithane $ 15.000 $ 2.308 $ 11 Dithane $ 18.000 $ 2.25 $ 15

COSTOS INDIRECTOS COSTOS INDIRECTOS

Vas $ 25.000 $ 3.846 $ 19 Vas $ 32.000 $4 $ 26

Riegos $ 35.000 $ 5,385 $ 26 Riegos $ 40.000 $5 $ 32

TOTAL $ 1.468.000 $ 225.848 $ 1.106 TOTAL $ 1.077.000 $ 213.031 $ 1.386

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MANEJO DE CULTIVOS PERENNES Y TRANSITORIOS
AgroWin cuenta con dos tipos de centros de costos especializados para los proyectos agrcolas de la finca:
centros de costos para cultivos perennes y centros de costos para cultivos transitorios. Con ellos se le hace
seguimiento a los costos de todos los cultivos de la finca.

Manejo especializado de cultivos Transitorios


Los cultivos transitorios como el maz, la yuca, el arroz, etc., se caracterizan porque tienen una sola cosecha al trmino de la cual se
eliminan, por lo tanto, contablemente se considera que tienen un solo ciclo de costos identificable con su nica cosecha.

Los cultivos transitorios tienen un Una vez recolectada la cosecha


manejo de costos sencillo, de una se pueden producir informes
sola cosecha y sin etapa de finales de costos por ha, por tn,
inversin. por kilo, etc.

A cada lote creado se le definen


variables como el rea del lote, la Entre los informes disponibles para los
fecha de creacin, la fecha de cultivos transitorios tenemos:
siembra, el rea, la poblacin, Informes de costos de produccin
etc. Informes de produccin
Estado de resultados
Informes de labores con estadsticas
En estos centros de costos se de rendimiento
imputan los costos directos de Informe de labores semanales
produccin (mano de obra e Cronograma de labores, etc.
insumos).

Manejo especializado de cultivos Perennes


Los cultivos perennes como el caf, los ctricos, el mango, etc., se caracterizan porque despus de sembrados pasan por una
etapa de desarrollo seguida de una etapa productiva de varias cosechas antes de ser eliminados; por lo tanto, contablemente se
considera que tienen una etapa de desarrollo o inversin donde no hay produccin, y una etapa productiva normalmente de
varias cosechas o ciclos productivos.

El centro de costos del tipo


Cultivo perenne discrimina los Los mismos informes de los cultivos transitorios pueden ser
costos segn pertenezcan a la consultados para cada uno de los ciclos productivos (o
etapa de desarrollo o a la etapa cosechas) de los cultivos perennes.
productiva del cultivo.

Pero adems los centros de costos de tipo


cultivo perenne generan dos informes
adicionales:
Informe de costos de desarrollo, en el que se
discrimina y totaliza la inversin de la etapa de
desarrollo para amortizar en la etapa
productiva.
Informe de Costos por ciclo de costos, donde
se resumen los costos y la produccin de cada
El sistema amortiza automticamente el
uno de los ciclos productivos o cosechas.
total de los costos de desarrollo sobre
toda la vida til productiva del cultivo.
CENTROS DE COSTOS ESPECIALES
Centros de costos especializados para costeo de Maquinaria y equipo
Con los centros de costos especializados del tipo maquinaria y equipos se puede hacer un seguimiento detallado de los gastos y
costos demandados por cada uno de los equipos de la finca en un periodo de tiempo. En ellos se incluyen gastos como
mantenimiento, reparaciones, combustibles etc.

Los centros de costos del tipo Maquinaria


y Equipos se pueden programar para que
al final del mes asignen los costos de la
maquinaria a los cultivos donde fue
utilizada en funcin de varios criterios
como el rea, la poblacin del lote o las
horas de uso de las mquinas en los lotes.

Centros de costos estndar


Se trata de un tipo de centro de costos de uso mltiple que sirve para hacerle seguimiento de gastos a la parte administrativa de la
empresa y para crear los centros de costos indirectos de produccin distribuibles a los centros de costos de produccin.

Tambin los centros de costos


indirectos de produccin como vas,
Oficinas de riegos, linderos, plantas de post
administracin, gerencia, cosecha etc. se crean como centros
contabilidad y otros de costos estndar
centros de gastos como la
casa de la finca, los Los centros de costos estndar pueden ser
jardines o la piscina, se programados para ser distribuidos a travs
crean como centros de de los cost drivers a los centros de costos
costos estndar de produccin en las operaciones de cierre
de mes

Centros de costos de desarrollo y centros de costos de produccin


Otros dos centros de costos especializados nos permiten completar la estructura de centros de costos de la finca: Los centros de
costos de produccin y los centros de costos de desarrollo.

Centros de costos de produccin: se utilizan para crear proyectos


productivos diferentes a cultivos como explotaciones pisccolas,
plantas de post cosecha, compostajes, almcigos, viveros etc.

Los mismos informes de los cultivos


transitorios pueden ser consultados
para los centros de costos de
produccin

Centros de costos de desarrollo: son especialmente tiles para


calcular el costos de las inversiones en infraestructura fsica de la
finca. Los costos acumulados en estos centros de costos se
constituyen contablemente en un activo fijo depreciable en el
tiempo al momento de su activacin.

22
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TRATAMIENTO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
Automatizacin contable: Un conjunto de operaciones de fcil aplicacin y completamente
automticas permiten comprar, vender, valorizar, aumentar el valor o dar de baja activos de la finca
(maquinaria y los equipos) sin necesidad de realizar movimientos contables.

De cada activo se
El sistema presenta todos pueden consultar datos
los activos de la finca como: valor de compra,
agrupados en el ajustes por inflacin,
explorador grfico para depreciacin
facilitar su consulta acumulada,
valorizaciones y el VALOR
HOY del activo

La depreciacin de la maquinaria es
completamente automtica y puede
ser realizada por varios Mtodos: Lnea
recta, mensual acelerada, por horas
de uso, por produccin etc.

Planillas de uso y costeo de Maquinaria y Equipo: En la planilla de horas de uso de maquinaria se registran las labores y las
horas de uso de cada maquina en cada lote. El registro de las horas sirve para costear el uso de las maquinarias en los lotes
de la finca y para depreciarlas por horas de uso.

La maquinaria se crea
como centro de costos
de Maquinaria y Equipos Los costos y gastos acumulados en
los centros de costos de maquinaria
y equipos se pueden distribuir sobre
los lotes donde operaron en funcin
de las horas de uso registradas en la
planilla de uso de maquinaria.
En la planilla de uso de
activos se registran las
horas de uso y las labores
ejecutadas por cada
maquina en cada lote El informe de costos de
produccin muestra las
horas de uso y el costo de
la maquinaria asignado a
cada lote explicndolo
como costo total, costo
por hectrea, costo por
planta y costo por kg de
producto producido.
CONTABILIZACIN AUTOMTICA
AgroWin genera la contabilidad automticamente y de forma totalmente transparente al usuario. El
sistema est configurado para debitar y acreditar las cuentas correspondientes a cada operacin
ejecutada (como compras, ventas, uso de insumos, gastos etc.). Estas configuraciones pueden a su vez
ser modificadas por el usuario o por el contador segn su propio criterio. Adems de esto, usted dispone
de la operacin de movimiento universal contable, similar al de cualquier otro programa de
contabilidad, para registrar asientos de partida doble.

Operaciones de automatizacin contable


Basta con digitar la informacin
de los comprobantes como
facturas de compra, facturas de
venta, comprobantes de egreso,
abonos a cartera, compra de
insumos o venta de productos,
etc., para que el sistema realice
en forma completamente
automtica los movimientos
contables correspondientes.

Por esta razn, para


ingresar la informacin en
AgroWin, no se requieran
conocimientos tcnicos
de contabilidad.

Ejemplo de automatizacin contable en una operacin de Venta de mercancias


Ejemplo de automatizacin contable en una operacin de Venta de mercancas.
En la operacin de ventas se registran las ventas realizadas por la finca en cada fecha. Al procesarla el sistema realiza los
movimientos contables correspondientes en la contabilidad.

Usted digita solo la


1
informacin que conoce:
Cliente, bodega fuente,
producto vendido,
cantidad y valor.

El sistema calcula
2
automticamente el
IVA o cualquier
Finalmente usted
4 impuesto o descuento
asociado a la venta del
decide la forma de producto.
cobro: Caja, Bancos o
cuentas por cobrar.

Internamente el
3
sistema genera el
movimiento contable
correspondiente
Automatizacin contable 2
Ejemplo de automatizacin contable en una operacin de Planilla de labores
En la planilla de labores se registran diariamente las labores realizadas por cada trabajador en los lotes de la finca. Al procesarla el
sistema lleva al costo el valor ejecutado por cada labor y realiza los movimientos contables correspondientes en la contabilidad.

En la planilla de labores de
AgroWin usted digita la
cantidad de labor realizada
por cada uno de los
trabajadores en los distintos
lotes agrcolas.

Mov. de Estadsticas

Mov. de Ej. Presupuestal

Mov. Control de contratos

Mov. de Labores

Mov. Contable

Al procesar la operacin el sistema imputa


automticamente la cuenta de mano de
obra (72) correspondiente contra la cuenta
de efectivo (caja o banco) asignada en la
operacin

Ejemplo de automatizacin contable en una operacin de Planilla de uso de insumos


En la planilla de insumos se registran las cantidades de productos aplicados con las labores en los lotes de produccin. Al
procesarla el sistema lleva al costo el valor de los insumos utilizados y realiza los movimientos contables correspondientes en la
contabilidad.

En la planilla de uso de insumos de AgroWin


usted digita la cantidad de insumo
aplicada en cada uno de los lotes durante
la semana en las distintas labores.
Mov. de Estadsticas
Mov. de Ejecucin Presupuestal
Mov. de Labores
Mov. de Inventarios
Mov. Contable

Al procesar la operacin el sistema imputa


automticamente la cuenta de insumos y materia
prima (71) correspondiente y al mismo tiempo
descarga del inventario la cantidad consumida
del insumo.

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MDULO DE CONTABILIDAD AGRCOLA
Adems de los informes de costos de produccin, el sistema cuenta con todos los informes exigidos por la
contabilidad como el Balance General, Estado de resultados, Inventario y Balances, Flujo de efectivo etc.
El informe de estado de resultados puede ser consultado para cada cultivo o centro de costos en
particular o consolidado para la empresa en general.

Informes Contables impresos Balance General


El sistema genera todos los informes El Balance General muestra el estado financiero de la finca: sus activos, o sea el
contables bsicos de uso comn como: valor de aquello con que cuenta la empresa para trabajar; sus pasivos, o sea sus
1.Balance General. deudas a terceros, y su patrimonio, que es la resta entre el activo y el pasivo y que
corresponde a lo que realmente pertenece al propietario.
2.Mayor y Balances.
3.Inventario y Balances.
4.Estado de Resultados.
5.Estado de flujos de efectivo.
6.Estado de cambios en el patrimonio.
Todos con posibilidad de ser impresos en
diversos formatos y todos a su vez
exportables a Excel y otros formatos para
usos particulares de cada usuario

Base contable de AgroWin


AgroWin est basado en ContaPyme, uno
de los sistemas mas completos de
contabilidad y costos, y de ste hereda
todos sus recursos, facilidades y
funcionalidad. (ver www.contapyme.com).

Informes de pantalla y Drill Down


Todos los informes contables pueden ser
consultados por pantalla y cuentan con la
poderosa herramienta del Drill Down, que
permite explorar la historia de cada dato
hasta llegar al documento original.

Tablas comparativas de estados


financieros (Balance General y
Estado de Resultados)
Los informes de Estados Financieros
(Balance General y Estado de Resultados)
pueden ser consultados en tablas
comparativas donde se confrontan
variables como centros de costos,
actividades, aos, semestres o trimestres
etc.

El informe de Balance General


puede ser consultado de varias
formas: Saldos a una columna,
saldos a dos columnas y Balance
comparativo (Saldo anterior, nuevo
saldo y variacin)
Informes contables
Estado de Resultados Flujo de efectivo
El estado de resultados muestra la utilidad (Ingresos Egresos) de El estado de flujo de efectivo explica la diferencia entre la
la finca o de cada uno de sus cultivos o proyectos productivos utilidad del periodo reportada en el estado de resultados y el
en un perodo de tiempo, normalmente un mes o un ao. saldo de las cuentas de efectivo (caja y bancos) del balance
general.
El informe de Estado de Resultados puede ser consultado
Utilidad del periodo
para cada cultivo o actividad (mostrando la utilidad de
consultado en el estado
cada proyecto), o consolidado para la empresa en general
de resultados
(mostrando la utilidad de la finca)

Este informe puede ser consultado de varias formas: Estado


de Resultados con Saldos, Estado de Resultados
comparativo (saldo anterior - dbito - crdito) y Estado de
resultados con movimiento (movimiento Saldo).

Las actividades de operacin, inversin y financiacin


de la finca explican la diferencia entre los saldos de
Saldo en las cuentas de
efectivo del balance general y la utilidad del estado
efectivo del balance
de resultados dentro del periodo consultado
general
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Impresin de documentos
AgroWin genera todos los soportes contables que su empresa necesita y permite imprimirlos en cualquier tipo de impresora, ya sea
matriz de puntos, inyeccin de tinta o lser.

Algunas caractersticas como los ttulos de los


comprobantes se pueden cambiar para generar otros
tipos de documentos (Nota Dbito, Recibo de Caja, etc.).

De una sola nota de contabilidad se pueden imprimir


mltiples comprobantes de egreso con o sin cheque;
uno por cada tercero que aparezca en la nota.

En el detalle de cada asiento se puede especificar


comandos que determinan la informacin a
imprimirse en el comprobante de egreso (si un rengln
es visible o no, la numeracin de los comprobantes, si
hace parte del total a pagar, etc.).

Grficos instantneos a su medida


AgroWin cuenta con un fcil y flexible sistema de graficacin instantnea.
El usuario puede definir sus propios grficos segn sus requerimientos y cada que los consulte, stos se presentarn en pantalla
completamente actualizados.

Con slo seleccionar una o ms cuentas


de cualquiera de los informes financieros,
stas se grafican automticamente en el
pnel de la derecha.

Los grficos pueden ser


adecuados para su
presentacin a criterio del Los grficos permiten visualizar
usuario (Tipo de grfico, fondo, informacin diaria o mensual de
colores, etc). cualquier cuenta en todos los aos
donde se tenga registro.
Formularios, anexos y certificados tributarios
AgroWin incluye todos los formularios, anexos y certificados tributarios segn los requerimientos de la DIAN. Todos los documentos tienen
opciones de personalizacin para cualquier rango de fechas, cuentas, ttulos y terceros de acuerdo a los requerimientos de cada
empresa. Los formularios se actualizan cada ao segn las exigencias de la DIAN y usted tiene acceso a ellos automticamente a travs
de las actualizaciones del programa.

Calcule e imprima los formularios fcilmente


Con slo suministrar el nmero del perodo a evaluar o la cdula, se calculan
automticamente los formularios de retefuente, renta, certificado de ingresos y
retenciones, IVA e ICA, los cuales son actualizados anualmente de acuerdo a los
requerimientos de la DIAN.

Declaracin mensual
de retenciones en la fuente
Certificados de ingresos
y retenciones

Disee sus propios formularios


Declaracin bimestral del
Mediante la utilidad ContaExcel1 se pueden disear impuesto sobre las ventas
formularios y certificados adicionales de acuerdo a
los requerimientos de cada empresa.

Declaracin de renta y complementarios


ao gravable 2006
Incluye todos los formularios, anexos y certificados tributarios como:

Formulario de IVA.
Formulario de Retencin.
Anexo de retencin en la fuente.
Anexo de IVA.
Anexo de ReteIVA.
Certificados de retencin en la
fuente.
Certificado de ingresos.
Certificado de retencin de IVA.
Certificado de retencin de
industria y comercio.

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MDULO DE CONCILIACIN BANCARIA
Una prctica herramienta del sistema que le permite
cuadrar las cuentas del extracto bancario con las
cuentas de banco en su contabilidad.

Fcil operacin
La conciliacin puede ser manual (con base en el
extracto impreso), o automtica, con base en el archivo
magntico que suministra el banco; en este caso el
sistema asocia automticamente los movimientos del
extracto con los de su computador, generando el
movimiento contable de conciliacin. Puede realizarse
sobre cualquier nmero de cuentas bancarias y en la
periodicidad que se desee.

MDULO DE ACTIVOS FIJOS


El mdulo de activos fijos cuenta con un conjunto de operaciones de manejo intuitivo y totalmente automticas con las cuales
usted puede administrar contablemente los activos de su finca sin necesidad de desarrollar procesos contables.

Completa automatizacin contable Planilla de uso de maquinaria y equipos en los lotes y labores.
Operaciones de fcil manejo para comprar, vender, valorizar,
dar de baja o aumentar el valor de un activo.
tiles Informes (pgina 24)
Fcil consulta de activos mediante el explorador grfico de
Clculo automtico de depreciaciones y ajustes por inflacin
activos.
de activos (maquinaria y equipos) y contabilidad automtica
de activos. Informes completos de activos que incluyen el valor histrico
de compra, las depreciaciones, los ajustes por inflacin al
Depreciaciones por mltiples mtodos de libre eleccin (lnea
valor de compra y a las depreciaciones, las valorizaciones y
recta, mensual acelerada, unidades de uso, produccin,
el VALOR HOY del activo.
acelerada y doble lnea recta)
Clculo automtico de la utilidad o prdida en la venta o Fcil auditora con los exploradores de activos
baja de activos. til herramienta que pone a su disposicin toda la
informacin de activos del sistema para generar informes
Total Integracin con todos los mdulos del sistema
personalizados, exportar a Excel, auditar la informacin etc.
El mdulo de activos est 100% integrado con los dems
Explorador de movimiento de las labores realizadas por la
mdulos del sistema como contabilidad, cartera, ejecucin
maquinaria y equipos con estadsticas de rendimientos.
presupuestal, costos de produccin etc.
Integracin total con el mdulo de actividades Indicadores de activos
agropecuarias de tal forma que es posible consultar el costo Fcil creacin de indicadores de gestin de activos de
de las labores incluyendo los activos utilizados. acuerdo a los intereses y necesidades del usuario.
Costeo de Activos (pagina 24)
Costeo automtico de uso de activos en los lotes por diversos
criterios como horas de uso, produccin, rea o poblacin
de los lotes etc.
MDULO DE CARTERA
Los informes de cartera de AgroWin le permite mantenerse al da en todo lo relacionado con las cuentas por pagar y por cobrar de
su finca. En AgroWin la cartera se genera normalmente desde las operaciones que implican ingresos o egresos como gastos,
compras y ventas de inventarios, compras y ventas de activos, etc. Pero adicionalmente el sistema cuenta con un conjunto de
operaciones especializadas que le permiten planear crditos con bancos, hacer prstamos a trabajadores o personas particulares,
cruzar cuentas, hacer seguimiento de cartera por edades, etc.

Informes de cartera

Detalles de cuentas por pagar y por


cobrar: muestra los saldos de las cuentas
por cobrar o por pagar de la finca a la
fecha de consulta con sus respectivas
fechas de pago y edad de la cartera (o
plazo para el vencimiento).

Diario de vencimientos de cuentas por


pagar y por cobrar: muestra los plazos a
la fecha de consulta para todas las
cuentas por pagar o por cobrar de la finca
en orden de vencimiento.

Movimientos de cuentas por cobrar y por


pagar: muestra los abonos a las distintas
cuentas por cobrar o por pagar de la finca
con el saldo final o pendiente por cobrar o
pagar.

Cuentas por pagar y por cobrar por


edades: muestra en una sola visual todas
las cuentas por cobrar o por pagar de la
finca distribuidas en el tiempo (meses o
semanas) y detalladas para cada tercero
y documento de referencia.

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MDULO DE AUTOMATIZACIN DE DOCUMENTOS
Con el mdulo de automatizacin de documentos usted puede registrar un alto porcentaje de las
transacciones diarias de la finca aunque carezca de conocimientos en tcnicas contables o en manejo de
asientos de partida doble. Existen asistentes para el registro de ingresos, egresos y gastos diferidos, creacin de
crditos y abonos a cartera de proveedores.

Total automatizacin de documentos


contables
Con los asistentes de automatizacin contable Ejemplo de creacin
usted ingresa la informacin en el sistema sin de un comprobante
necesidad de realizar asientos de partida doble. de egreso y su forma
de pago.
Documentos automatizados
El sistema cuenta con una gran diversidad de
documentos automatizados como:
Facturas de venta.
Comprobantes de ingreso y egreso.
Impresin de cheques.
Documento equivalente a la factura (RS).
Comprobante de caja menor.
Nota contable, nota dbito, nota crdito.
Comprobantes de abono a CxC etc.

Fcil e intuitivo ingreso de la informacin


El asistente solicita solo la informacin de la
Forma de pago.
transaccin (Qu?, Quin?, Cunto?, etc.), y
con ella realiza automticamente los asientos
correspondientes a la operacin ejecutada
como ingresos, egresos, pagos o abonos a
cartera o proveedores etc.
El registro paso a paso de la informacin permite
delegar la digitacin en personas con poco
conocimiento en las tcnicas de registro
contable como auxiliares o secretarias.

Liquidacin de impuestos automtica


Los asistentes de ingresos y gastos permiten
aplicar automticamente los impuestos
correspondientes como IVA, Retefuente, ICA, etc.

Diversas formas de pago


Tambin permiten realizar los pagos por caja,
banco o cxc o cxp.

Otras opciones y facilidades


Con AgroWin es posible delegar
Los asistentes permiten programar fechas de un alto porcentaje del registro
pago por cuotas, cruzar cuentas con anticipos, de la informacin en auxiliares o
replantear crditos etc. secretarias.

Total Integracin con todos los mdulos del


sistema
Una vez procesada la informacin el asistente la
integra a los dems mdulos del sistema donde
aplique como contabilidad, cartera, ejecucin
presupuestal etc.
MDULO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL
El mdulo de Ejecucin Presupuestal es una herramienta especializada de AgroWin que presenta el estado de las cuentas de
ingresos y egresos, (ingresos, costos y gastos) durante un periodo de tiempo determinado (mes, bimestre, trimestre etc.), y no
afectadas por los procedimientos contables como cierres de mes y ao.

El Informe de Ejecucin presupuestal


Este informe compara los gastos y costos
ejecutados con los presupuestados, indicando su
porcentaje de ejecucin y su variacin. Puede ser
consultado para toda la finca o para un cultivo o
centro de costos en particular.

Diversas presentaciones
El informe puede ser consultado por pantalla o para
impresin en varias presentaciones:
Ejecucin presupuestal por periodo
Ejecucin presupuestal por ao
Ejecucin presupuestal comparativo
Ejecucin presupuestal por ciclo, etc.
El informe muestra lo efectivamente gastado o
invertido durante el periodo consultado y no incluye
cuentas afectadas por procesos contables como
ajustes por inflacin, depreciaciones etc.

Tablas comparativas de Ejecucin


presupuestal
De la misma forma que los informes financieros, el
informe de ejecucin presupuestal puede ser
consultado en forma de tablas comparativas
donde es posible confrontar variables como mes,
bimestre, trimestre, semestre, centros de costos,
actividades agropecuarias etc.

PRESUPUESTO
Fcil elaboracin del presupuesto
Permite elaborar presupuestos detallados por cuentas y meses para
cada centro de costos o consolidados para toda la empresa.
Permite importar presupuestos o ejecuciones presupuestales de otros
centros de costos y de cualquier ao para nuevos cultivos o proyectos.

Informe exclusivo para seguimiento del presupuesto


Fcil seguimiento de ingresos y egresos a travs del informe de ejecucin
presupuestal con posibilidad de comparar las variaciones mensuales entre
lo presupuestado y lo realmente ejecutado.

Fcil auditora mediante el explorador de ejecucin presupuestal


til herramienta que pone a su disposicin toda la informacin de
ejecucin presupuestal del sistema para generar informes personalizados, La planilla de ejecucin presupuestal le
exportar a Excel, auditar la informacin etc. permite importar presupuestos o proporciones
de presupuestos de otros centros de costos y
aos para la planeacin de nuevos cultivos o
Integracin total con todos los mdulos del sistema
proyectos de la finca.
Integracin total con los mdulos del sistema como contabilidad,
inventarios, actividades y labores agropecuarias etc.

34
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MDULO DE INVENTARIOS
El mdulo de inventarios le permite ejercer un control total sobre todos los insumos, materiales y productos de su finca.
Usted puede realizar un seguimiento detallado de sus movimientos, consultar en tiempo real sus cantidades en bodega
y valorar sus existencias.

Completa automatizacin contable


Total automatizacin de operaciones: AgroWin
cuenta con un conjunto de operaciones de
fcil uso para el ingreso de la informacin con
las que usted puede:
Comprar y consumir insumos
Embodegar y vender productos
Ajustar bodegas de inventarios
Devolver en compras y ventas
Trasladar elementos entre bodegas etc.
Libre creacin de bodegas de inventarios
(bodega de insumos, de herramientas, de
producto terminado etc.)
Tambin se pueden crear los elementos de
control como glifosato, gramoxone, caf,
cacao, bolsas de almcigo etc.
Maneja elementos compuestos y doble
unidad por elemento (por ejemplo: Toneladas
para compra y kg para el uso).
Cuenta con mltiples formatos de facturacin Operaciones de automatizacin para la gestin
para la venta de productos con la posibilidad de inventarios que evitan el uso de movimientos
de ser diseados a gusto del usuario. contables en el ingreso de la informacin.

Total integracin con los mdulos del sistema


Integracin total con los dems mdulos del
sistema como contabilidad, cartera,
ejecucin presupuestal, cotizaciones, pedidos
y compras, costos de produccin etc. sin
necesidad de interfaces.
Integracin especial con el mdulo de
actividades agropecuarias de tal forma que
es posible consultar el costo de las labores
incluyendo los insumos consumidos con sus
indicadores de rendimiento.

tiles Informes (pginas 11 y 12)


Gran variedad de informes impresos y de
indicadores para el manejo de los insumos y
materiales de la finca que le permiten realizar un
seguimiento detallado de sus movimientos,
consultar en tiempo real sus cantidades y valorar
sus existencias.

Punto de venta
Opcionalmente se puede activar la opcin de
punto de venta para facturacin (sistema POS)
con las siguientes caractersticas:
Indicador configurable
Lectura e impresin opcional de cdigos de que muestra el uso
barras mensual de insecticidas
Impresin en formato de tirilla registradora en el 2007

Manejo de cajn monedero


Facilidades de restricciones de uso para
operarios
MDULO DE INVENTARIOS PLUS
Inventarios plus cuenta con un conjunto de herramientas basadas en operaciones que le permiten hacer un uso ms
eficiente de las operaciones bsicas de inventarios. Incluye rdenes de compra a proveedores, recepcin de
materiales, devolucin de materiales a proveedores, requisiciones internas, cotizacin a un cliente, pedidos a un
cliente, remisin a un cliente y devolucin de productos por un cliente.

Los pedidos de los


2
Inventarios plus en ventas clientes pueden ser
ingresados en el sistema
con o sin cotizacin
previa.

3
La remisin a un cliente
puede basarse en la
cotizacin o en el
pedido

1
La operacin de cotizaciones es
perfectamente personalizable de
acuerdo a la forma de
presentacin de la empresa

Inventarios plus en compras


1
La orden de compra es una herramienta til para la gerencia
o la administracin que le permite tener conocimiento de los
insumos prximos a ingresar a los inventarios como resultado
de las compras.

2
La recepcin de
materiales nos permite 3
verificar la entrega en la La requisicin interna es un documento
finca de los productos interno de la empresa que le permite al
comprados administrador o al gerente tener control y
conocimiento de los insumos listos a salir
del inventario en las operaciones de uso
de insumos.
Inventario de disponibilidad
Para el caso de la compra de insumos, el informe de inventario de disponibilidad muestra las existencias de inventarios a
tiempo futuro, es decir, incluyendo las rdenes de compra que an no han sido facturadas y las requisiciones internas que
an no han egresado del inventario con destino a los centros de costos. Para el caso de las ventas de productos, este
mismo informe muestra la cantidad real disponible para la venta restando de las existencias los pedidos y las cotizaciones
en curso.

36
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MDULO DE ACTIVIDADES AGROPECUARIAS
El mdulo de actividades y labores agropecuarias le permite crear las actividades propias de su finca como caa,
caf, cacao, pltano, etc. y crear y configurar el conjunto de labores de cada una de ellas de acuerdo a su propio
gusto. Con los informes y herramientas de ste mdulo, usted puede hacer un seguimiento detallado de las labores
ejecutadas en los lotes, conocer sus costos y rendimientos y compararlos con estndares regionales o locales.

Mdulo totalmente configurable Completos Informes de labores (ver pgina 13)


Libre creacin de actividades y labores agropecuarias para Mltiples informes que incluyen estadsticas e indicadores de
configurar el sistema de acuerdo a la realidad especfica de su rendimiento de labores.
finca. Cronogramas de labores tipo Gantt por lote o por actividad.
Prctica planilla de labores (ver pgina 15) Fcil auditora mediante el explorador de labores
Una prctica planilla de labores le permite registrar las labores til herramienta que pone a su disposicin toda la informacin
ejecutadas en los lotes de la finca durante la semana. de labores del sistema para generar informes personalizados,
exportar a Excel, auditar la informacin, etc.
Completo sistema de contratos de labores (ver pgina 14)
Libre creacin de tipos de contratos de mano de obra para el Informes de Indicadores de Labores
pago por planilla (pagos por jornal, por horas, por cantidad de Fcil creacin de indicadores de gestin de labores de acuerdo
mano de obra, por destajo, contratos para costeo de labores a los intereses de los usuarios del sistema.
del personal administrativo, etc.),

Operacin para seguimiento y control de contratos de


labores (ver pag 14)
Operacin especializada para la contratacin de labores.
Asistente para la elaboracin del contrato de labores.

Informe para el seguimiento de contratos de labores.

Integracin total con todos los mdulos del sistema


Integracin total con los mdulos del sistema como
contabilidad, cartera, ejecucin presupuestal, costos de
produccin, etc.
Integracin especial con los mdulos de inventarios y de
activos de tal forma que es posible consultar el costo de las
labores incluyendo los insumos consumidos y el costo de uso
de la maquinaria y equipos en los lotes.
Indicador de costos de cosecha
(saldo mensual, saldo acumulado y
promedio mvil trimestral)

ORDENES DE TRABAJO
Las ordenes de trabajo son especialmente tiles para costear proyectos a ejecutar en la finca dentro de un periodo de tiempo
predefinido como la construccin de una va, una bodega, un sistema de canales de riego o cualquier otra obra de infraestructura.

Facilidad de creacin
Las ordenes de trabajo se crean como una
operacin del sistema donde se definen
parmetros como nombre, fecha de inicio, fecha
de finalizacin, actividad a desarrollar, etc.

Diversas aplicaciones de las rdenes de trabajo


Sirven para desarrollar trabajos de inversin como
construccin de infraestructura que pueden ser
activados una vez finalizados para que pasen a
ser un activo amortizable de la empresa
Tambin sirven para crear centros de gastos que
pasan a la contabilidad como gastos dentro de su
periodo de ejecucin.

Documento impreso de
una orden de trabajo
GENERALIDADES DE AGROWIN
ContaExcel
Una verstil herramienta para el diseo de informes
personalizados
ContaExcel es una hoja de clculo pre-diseada para acceder a
la base de datos de AgroWin con el objeto de realizar clculos y
generar informes personalizados.

Integracin total con el sistema


Los informes generados en ContaExcel entran a formar parte del
sistema y los clculos realizados se actualizan inmediatamente
con el ingreso de nueva informacin.

Facilidad de uso y aplicacin


ContaExcel opera a travs de funciones sencillas similares a las de
Excel, por ejemplo: =SaldoCuenta (510506): retorna el saldo de
la cuenta 510506 para ser utilizado en clculos o informes.
Con ContaExcel usted personaliza
Existen funciones especficas para cada mdulo del sistema, AgroWin hasta el mximo los
como funciones de contabilidad, inventarios, labores, activos, etc. informes de su finca.

Diseador de documentos
Posibilidad de creacin de documentos de
impresin
El diseador de documentos de AgroWin le
permite crear documentos nuevos, propios
para su empresa, o adaptar a sus
necesidades los ya existentes en el sistema.

Facilidad de manejo
El diseador sencillo de manejar: consiste en
una pizarra y una lista de campos que se
arrastran a la pizarra hasta lograr el diseo
definitivo.

Mltiples recursos para el diseo


Permite escoger fuentes, colores, tamaos,
marcos, etc., con el fin de lograr los diseos
deseados.

Usuarios y perfiles de seguridad


Posibilidad de creacin de perfiles de seguridad
Fcil creacin de Perfiles de Usuarios para restringir o limitar el uso de los recursos del sistema a los usuarios.
El perfil ADMINISTRADOR tiene acceso a todas las opciones del sistema y puede controlar a los dems perfiles para permitirles o
restringirles el acceso a los recursos del sistema.
Se puede limitar el uso de prcticamente todas las opciones del programa, como: consultar informes, ingresar o modificar
informacin, acceder a maestros, etc.
Se puede crear cualquier nmero de perfiles como por ejemplo: perfil de digitador, que solo tenga acceso a ciertos informes
del sistema o perfil de personal de campo, que solo pueda ingresar planillas de labores, uso de insumos y uso de maquinaria,
etc.

Acceso al sistema por contrasea


En cualquier momento el sistema puede identificar la informacin ingresada por cada usuario en cualquier fecha.

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Completa compatibilidad con paquetes de oficina
Facilidad de exportacin de informes y bases de datos a
diversos formatos electrnicos
Informes y bases de datos perfectamente exportables a los
tipos de archivos ms comunes como XLS, Excel de Office,
XML, HTML, TXT, RTF, PDF, Etc.
Exportacin e importacin de las bases de datos a formato
Excel
Es posible exportar a Excel cualquier conjunto de datos del
sistema para ser modificada o completada y luego
reimportada en muy pocos pasos solo con la ayuda del
mouse.
Exportacin a archivos livianos para envos por correo
electrnico o por internet
Todos los informes pueden ser impresos en formato HTML para Con AgroWin es posible exportar e importar informacin
subirlos a Internet o a la pgina web de la empresa, o como a Excel para establecer interfaces con otros sistemas
archivos PDF para su fcil envo por correo electrnico. de informacin y para generar reportes personalizados.

nico con auditora avanzada mediante el sistema DRILL DOWN


Poderosa herramienta de auditora de informacin
El sistema Drill Down permite explorar los datos de los informes de
pantalla (balance general, el estado de resultados, etc.) para
rastrear su historia hasta llegar al documento original.

Fcil manejo a travs del explorador grfico de la finca


INFORMES
Visin integral de la finca
Financieros
Con el explorador grfico de la finca usted tiene
Balance General
una visin ntegra de la empresa con todos sus
componentes: Estado de Resultados
Terceros Mayor y Balances
Plan de cuentas Inventario y Balances.
Elementos de control y grupos de inventario Costos
Actividades y labores agropecuarias Costos de produccin
Centros de gastos empresariales (oficina, etc.) Costos de desarrollo
Centros de costos indirectos de produccin Estado de la Produccin
Distribuidores de costos indirectos Produccin
Lotes agrcolas Produccin por perodo.
Cultivos (caf, yuca, maz, etc.)
Bodegas (insumos, productos, etc.) Inventarios
Activos, etc. Saldos de inventario
Movimiento de Inventario
Facilidad de consulta de la informacin Inventario por C. Costos
Por su diseo estructurado, el explorador le Movimiento detallado de
permite realizar fcilmente consultas de informes inventarios.
con solo ubicarse en el lote, cultivo o centro de
costos a consultar. Labores
Fcil adaptabilidad a los cambios de la Labores por lote
empresa Cronograma de labores.
Adems su estructura puede ser fcilmente
Activos
modificada para adaptarla a los cambios
sucesivos que se den en la empresa a partir de Explorador grfico de la finca Listado de activos etc.
su implementacin. (Estructura de la finca)
Sincronizacin
til herramienta de sincronizacin de computadores
Con AgroWin es posible trabajar en forma sincronizada entre computadores no
conectados en red y situados en sitios geogrficos distintos (pej. Oficina y finca). Servidor

Sincronizacin programable y automtica


El sistema se programa fcilmente para que genere automticamente los archivos
Finca 3
complementarios a compartir entre los computadores a sincronizar.
Finca 2 Finca 1

Generacin de archivos compactos y livianos (.zip)


Los archivos compactos .zip son livianos y seguros para su envo a travs de internet
Los archivos .zip para la sincronizacin
(correo electrnico) y pueden incluir contrasea para su apertura.
pueden ser grabados en cualquier
dispositivo externo como: USB, CD, etc.

Trabajo en red
Posibilidad de trabajo en red
Tambin puede trabajarse simultneamente en varios computadores conectados
en red, uno de los cuales hace de servidor donde se almacena la informacin y
los otros de clientes, desde donde se digita la informacin.
Servidor
Bajo la configuracin de red, varios usuarios pueden ingresar informacin en una
misma base de datos al mismo tiempo.
Cliente
Opcionalmente se pueden crear redes virtuales Cliente Cliente

Las modernas tecnologas de Internet permiten conectar en red computadores a


travs de sitios virtuales; en este caso la red puede extenderse ms all de los
Para el trabajo en red es necesario
lmites de una oficina sin importar la ubicacin del computador servidor y de los
tener instalado AgroWin en cada uno
clientes. de los computadores

Confiabilidad y seguridad
AgroWin cuenta con un avanzado sistema de copias de seguridad que impide que haya prdida de informacin tras cadas de luz,
bloqueos del computador o ataques de virus. Las copias de seguridad son livianas y pueden ser grabadas en cualquier dispositivo
de almacenamiento externo como USB, CD, u otro.

Caractersticas de seguridad destacadas


Copias de seguridad automticas Copias encriptadas (.zip)
Copias de seguridad espejo Programacin de copias de seguridad
Copias de seguridad en procesos crticos Alta compresin de datos
Sistema de verificacin fsica Sistema de verificacin de integridad de movimiento
Sistema de verificacin lgica Visualizacin y validacin de copias
Incriptacin de datos

Escalabilidad garantizada
Por su modularidad, y por lo moderno de la tecnologa utilizada en el desarrollo de AgroWin, es posible iniciar la sistematizacin de
la empresa solo con los mdulos o programas que el usuario considere necesarios para ir avanzando en el ritmo que lo desee.

Usted podra iniciar el proceso de sistematizacin de su finca Costos de produccin


solo con el mdulo bsico de contabilidad para luego adicionar ContaExcel
los mdulos que considere necesarios en el orden que lo desee,
por ejemplo: Mapas e indicadores de gestin, etc.

Cartera Esta forma de implementacin le permite crecer paso a paso


en el conocimiento del sistema a medida que avanza en la
Inventarios organizacin de su empresa. Adems le permite adquirir solo los
Cotizaciones mdulos que considere necesarios en el momento para el inicio
de la sistematizacin de su finca.
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Verdadera integracin entre mdulos
AgroWin, un sistema modular
Un sistema con mltiples mdulos de amplia utilidad en la empresa agrcola
como contabilidad, costos, cartera, activos fijos, inventarios, presupuesto y
ejecucin presupuestal, etc.

Mdulos completamente integrados


Los mdulos estn internamente relacionados y no requieren interfaces para
su interaccin.

Economa en la digitacin de informacin


Gracias a la integralidad, en AgroWin cada dato se digita una sola vez en el
mdulo que le corresponde e inmediatamente afecta los dems mdulos
donde se requiere.

Completa documentacin en formato electrnico


AgroWin cuenta con la documentacin contable y administrativa necesaria
para la correcta comprensin del sistema, y con la informacin tcnica
requerida para su correcta operacin y puesta en prctica en su finca.

Varios manuales impresos y en formato electrnico


Manual bsico de ContaPyme: Explica paso a paso cada uno de los
mdulos del sistema haciendo nfasis en su funcin contable.
(ContaPyme es la base contable de AgroWin).
Manual bsico de AgroWin: Complementa el manual anterior haciendo
nfasis en la estructura de la empresa agrcola y en los costos de
produccin.
Manual de referencia de AgroWin: Descripcin detallada del sistema, sus
funciones, recursos y forma de aplicacin.

Documentacin en Internet
Todos los manuales estn disponibles en el CD de instalacin del sistema y
en nuestra pgina web en Internet para ser impresos o almacenados en
medios electrnicos (Ver www.agrowin.com).

Soporte y mantenimiento
Pliza de soporte y mantenimiento
Tras adquirir la licencia de AgroWin usted recibe en forma gratuita una pliza
de soporte y mantenimiento por un ao, que incluye:
Asesora y soporte en la instalacin del sistema, registro de informacin,
configuraciones y obtencin de informes (va e-mail, MSN, Skype, fax, etc.).
Revisin y reparacin de la base de datos en casos de fallas graves
rectificables (virus, daos en el disco, etc.).
Derecho a actualizaciones mejoras del sistema durante el tiempo de
vigencia de la pliza. Las correcciones al sistema no tienen ningn costo y
pueden ser descargadas peridicamente de nuestra pgina web.

Capacitacin y soporte personalizados


Usted puede hacer uso de nuestros servicios de capacitacin, soporte y
asesora personalizados que se prestan a las tarifas horarias previamente
establecidas.

Calidad en el servicio
Para el desarrollo del sistema, y para las asesoras y soporte de clientes, InSoft
cuenta con un equipo multidisciplinario de profesionales de diferentes reas
(ingenieros de sistemas, administradores, Ingenieros industriales, Ingenieros
agrnomos, tcnicos en sistema, etc.) que estn trabajando continuamente
con miras a adaptar cada vez ms el sistema a sus necesidades y para
prestarle un mejor servicio.
WWW.AGROWIN.COM
Un programa modular integrado
AgroWin recoge en un solo programa y de una manera
totalmente integrada un conjunto de programas que cubren
todos los frentes de informacin de la empresa agrcola:
Contabilidad Agrcola y Labores, contratos de labores y
contabilidad de costos estadsticas de rendimiento de
Inventarios de insumos, materia labores.
prima y productos generados por Cotizaciones, pedidos,
la empresa. remisiones, requisiciones
Activos fijos (Maquinaria agrcola). internas, ordenes de compra,
recepcin de materiales,
Cartera y proveedores devoluciones, etc.
(Endeudamiento).
Todo un sistema de informacin para su empresa
Cuenta adems con un conjunto de maestros configurables de
til consulta para el administrador, como:
Demostracin gratis
Maestro de terceros. Maestro de indicadores
El nico sistema que permite ser evaluado
Maestro de elementos de Empresariales
completamente antes de comprar (la demo no se
control. Maestro de Mapas e vence).
indicadores
Descargue una demostracin completa desde:
Todos los mdulos y maestros estn totalmente integrados, de tal forma www.agrowin.com?demo
que el sistema est en capacidad de generar informes mixtos, o sea,
informes que consultan los distintos mdulos o programas del sistema.
Comprar en lnea
Acerca de InSoft Usted puede comprar en lnea1 por internet
InSoft Ltda., la casa desarrolladora de AgroWin, es una empresa cualquiera de los combos de AgroWin e incluso
colombiana de ingeniera y desarrollo de software empresarial que armar como Ud. desee su licencia de uso
lleva ms de once aos en el mercado, desarrollando aplicaciones (seleccione los mdulos y utilidades que requiere
administrativas que se comercializan en casi todos los pases de para su empresa).
Amrica Latina. www.agrowin.com?comprar
El profesionalismo y dedicacin a su trabajo se ve certificado con los
reconocimientos recibidos de importantes entidades de carcter
regional y nacional: Inters en ser nuestro distribuidor?
Puede aumentar su portafolio de productos y
InSoft Ltda. ha sido galardonada con el XI servicios unindose a nuestra completa red de
PREMIO NACIONAL DE EXPORTACIONES 2001. asesores y distribuidores de AgroWin.
Este premio es otorgado por ANALDEX y www.agrowin.com?distribuidor
PROEXPORT Colombia, a las empresas que
llevan con orgullo los colores de nuestra
bandera por el mundo.
Requerimientos
CPU: Computador de 500 Mhz o superior;
recomendado Intel Pentium III, AMD Athlon 1GHz o
El 3er PREMIO DESPERTAR EMPRESARIAL EJE superior.
CAFETERO AO 2000. Otorga el premio A LA
NUEVA EMPRESA A: InSoft Ltda. Memoria: Mnimo 512 MB, recomendado 1 Giga o
Un reconocimiento, respaldo y estmulo que la ms.
CORPORACION FINANCIERA DEL CAFE y LA
PATRIA confieren a las empresas que, mediante Disco duro: 150 MB libres antes de instalar. 250 MB
estrategias emprendedoras han mostrado recomendados para trabajo y copias de seguridad.
especial relevancia por el desarrollo econmico
y social del eje cafetero. Monitor: SVGA 800 x 600, mnimo 256 colores, o
superior.
La labor de InSoft en bsqueda del desarrollo tecnolgico para
las pequeas y medianas empresas ha sido igualmente Lectura: Unidad de CD.
reconocida por parte del Instituto Colombiano de la Ciencia y la
Impresora: Compatible con Windows (inyeccin,
Tecnologa - COLCIENCIAS, como un sistema producto de lser, matriz de puntos o POS).
investigacin tecnolgica con alto contenido de desarrollo nacional
(Resolucin Colciencias 0086 de 2004 ). Sistema operativo: Windows 95, 98, NT SP6, 2000,
XP Sp2, 2003, Vista o posteriores.
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Nuestra pgina de compras es segura y utiliza el sistema de seguridad ms avanzado SSL.

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