You are on page 1of 9

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Sejarab Singkat Perusahaan

Pada mulanya, PT. Saudara Kusuma Era Sejahtera merupakan sebuah toko kecil yang
bergerak dalam bidang penjualan kacang-kacangan dan bawang secara eceran dengan nama
Toko Saudara. Lama kelamaan kegiatan penjualan eceran meningkat dengan penjualan per
bal atau per karung dan macam produknya juga bertambah, sehingga pada tanggal 05
Oktober 1989 berdirilah PT. Saudara Kusuma Era Sejahtera berdasarkan Akte Notaris Raden
Santoso No. 32 di Jakarta.
PT. Saudara Kusuma Era Sejahtera berkedudukan di Jln. Pluit Raya No. 3, Jakarta

Utara. Di tempat ini selain kantor juga terdapat gudang untuk penyimpanan persediaan
sehingga mempermudah pelaksanaan kegiatan operasional dan pembukuan.
PT. Saudara Kusuma Era Sejahtera bergerak dalam bidang usaha ekspor, impor dan
perdagangan lokal hasil bumi seperti kacang kedele, kacang tanah, kacang ijo, jagung,
ketumbar dan berbagai macam hasil bumi lainnya, tergantung produk apa yang sedang
banyak dalain pasaran dan yang sedang banyak diminati oleh pembeli. Tetapi sejak kurang
lebih satu tahun yang lalu, semua kegiatan ekspor dan impor dihentikan sementara karena
adanya perbedaan nilai kurs mata uang asing terhadap rupiah yang cukup tinggi, jadi yang

sedang berjalan saat ini hanya perdagangan lokal saja.

Berikut ini akan diuraikan kegiatan-kegiatan utama yang dilaksanakan oleh masing-
masing bagian dalam PT. Saudara Kusuma Era Sejahtera:

Direktur utama:
1. Menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan dan mengarahkan rencana kerja secara
menyeluruh.
2. Memimpin aktivitas perusahaan sehari-hari.
3. Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan pihak-pihak yang berkepentingan.
4. Merupakan pimpinan tertinggi dalam perusahaan.

Manajer penjualan dan pemasaran:

1. Memonitor peningkatan penjualan.
2. Menganalisa situasi pasar.
3. Merencanakan target penjualan per-bulan.

3. 2. kualitas. Mengawasi dan mengontrol pembelian barang yang dilakukan oleh bagian pembelian. 3. Merencanakan strategi pemasaran yang baik dan mantap sehingga dapat mencapai sasaran perusahaan. Bagian pengiriman 1. Menganalisa kebutuhan barang agar tidak teijadi penumpukan barang untuk barang yang tidak terlalu laku di pasaran. absensi. Menangani masalah-masalah yang berhubungan dengan kegiatan karyawan sehari- hari. laporan penerimaan dan pengeluaran kas sebelum mengambil keputusan yang tepat dalam menjalankan keuangan perusahaan. harga dan sebagainya. daftar lembur. Menganalisa laporan secara keseluruhan seperti laporan keuangan. Bertanggung jawab atas barang-barang yang dikinimnya misalnya terjadi kehilangan . Menjaga disiplin kerja para karyawan serta menilai prestasi kerja karyawan. laporan penjualan. Memeriksa laporan-laporan keuangan yang diterima dari bagian akuntansi. Menawarkan barang kepada pelanggan. Mengusahakan terciptanya suasana kerja yang nyaman dan menyenangkan sehingga dapat meningkatkan semangat kerja karyawan. 2. 2. 3. Menyetujui penawaran harga dari pemasok yang dapat memberikan barang dengan kualitas yang baik dan harganya murah. Mengirim barang sesuai dengan surat jalan. Manajer keuangan dan akuntansi: 1. Manajer personalia dan umum: 1. Harus selalu menjaga nama baik perusahaan. Bagian penjualan: 1. Menjaga dan mengatur posisi keuangan perusahaan yang ada di bank. 2. 2. 4. Harus menguasai pengetahuan tentang produk yang dijual seperti jenis produk. cuti karyawan dan lain- lain. Manajer pembelian: 1. seperti pendataan karyawan. 3.

Menyusun laporan harian mengenai persediaan dan laporan persediaan per-bulan. Memeriksa dan mengatur barang-barang yang masuk agar ditempati dengan teratur. 2. Memeriksa dan menyusun piutang-piutang yang akan jatuh tempo dan membuat . Bagian akuntansi 1. Mengecek harga produk di pasaran setiap hari. bagian piutang dan hutang. 2. Bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berhubungan dengan persediaan di gudang. Menyusun laporan arus kas. Bagian pengontrol persediaan: 1. 3. 2. Memiliki pengetahuan tentang produk yang akan dibelinya. Melakukan stock opname untuk mengecek kebenaran laporan persediaan dengan barang yang ada di gudang. Memeriksa barang-barang yang keluar. 2. Menyiapkan rencana pembayaran hutang. Bagian keuangan: 1. 4. Mengontrol bagian kasir dan menyetorkan giro-giro yang ditenima dan pelanggan ke bank. 3. 3. Administrasi piutang: 1. Merencanakan strategi negosiasi yang tepat dengan pihak pemasok. 2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan pencatatan ke dalam jurnal umum. Memeniksa keadaan barang-barang di gudang. 3. Membuat jurnal-jurnal dan bukti-bukti penenimaan dan pengeluaran kas yang ditenima dari kasir. apakah sesuai dengan suratjalan. Mengontrol bagian piutang dan hutang secara rutin. 3. Bagian gudang: 1. Memeriksa barang secara fisik untuk dicocokkan dengan catatan persediaannya. barang dalam perjalanan. Bagian Pembelian: 1.

kemudian membuat sales order sebagai data bagian penjualan. 2. 2. Mengecek mutasi-mutasi yang ada dalam saldo bank setiap hari. Membuat rekapitulasi piutang dan diserahkan ke bagian akuntansi. membuat surat permintaan barang untuk bagian gudang. Saudara Kusuma Era Sejahtera: Bagian Penjualan: . 3.Surat jalan asli dan faktur asli serta faktur rangkap kedua diberikan kepada . . 2. Administrasi hutang: 1. 3. 2. yang semuanya dikirim ke bagian gudang terlebih dahulu. Menerima surat jalan ash dan surat jalan rangkap kedua dari bagian pengiriman untuk dibuatkan faktur 4 rangkap. Membuat rekapitulasi piutang dan diserahkan ke bagian akuntansi. . Kolektor: 1. Membuat bukti penerimaan dan pengeluaran kas atas setiap transaksi. serta membuat surat jalan 5 rangkap. Mencatat setiap transaksi pembelian ke dalam kartu hutang. 3. Dimulai dengan menerima order dari pelanggan. laporan piutangjatuh tempo. — Surat jalan rangkap kedua dan faktur rangkap keempat diarsipkan oheh bagian penjualan. Memeriksa dan menyusun hutang dagang yang jatuh tempo dan membuat laporan hutang dagang jatuh tempo. Mencatat setiap transaksi penjualan ke dalam kartu piutang. Menagih piutang yang telah jatuh tempo. Kasir: 1.3 Prosedur Yang Sedang Berjalan Berikut ini akan dijelaskan mengenai prosedur penjualan kredit dan piutang dagang pada sistem yang sedang berjalan di PT. Menukarkan tanda terima.

Bagian Gudang: . — Suratjalan asli dan rangkap kedua diberikan kembali kepada bagian penjualan.Berdasarkan surat retur tersebut dibuatkan nota kredit 5 rangkap. . kemudian membandingkannya dengan sales order terdahulu. . . Surat jalan rangkap kelima dan surat permintaan barang diarsipkan. Menerima nota kredit rangkap keempat beserta barang yang diretur. . — Setelah barang diterima dan surat jahan ditandatangani oheh penerima barang. Nota kredit asli dan rangkap kedua diberikan kepada bagian keuangan. . Nota kredit rangkap ketiga diberikan kepada bagian akuntansi. . . — Mengirimkan barang ke pelanggan.Menerima barang yang diretur beserta surat retur dad pelanggan. Nota kredit rangkap keempat beserta barang diberikan ke bagian gudang. surat ja!an rangkap keempat diberikan kepada penerima barang (pelanggan) dan surat jalan rangkap ketiga diarsipkan oleh bagian pengiriman. . Menerima surat jahan 5 rangkap dan surat permintaan barang sebagai bukti pengeluaran barang dari bagian penjualan. kemudian nota kredit rangkap kelima tersebut diarsipkan. Bagian akuntansi: — Menerima faktur rangkap ketiga dari bagian penjualan. Menyiapkan barang kemudian menyerahkannya ke bagian pengiriman beserta surat jalannya 4 rangkap.Faktur rangkap ketiga diberikan kepada bagian akuntansi. . bagian keuangan. — Mencatat transaksi penjualan berdasarkan faktur rangkap ketiga dan mencatat . Bagian pengiriman: — Menerima surat jalan 4 rangkap bersama barang yang akan dikirimkan. Surat retur dan nota kredit rangkap kelima diarsipkan oleh bagian penjualan. Nota kredit tersebut digunakan untuk mencatat penambahan stock. . .

. . — Menerima laporan piutang tak tertagih kemudian mencatat laporan piutang tak tertagih. kemudian mengarsipkan faktur rangkap ketiga tersebut. — Menagih piutang yang sudah jatuh tempo. tanda terima rangkap kedua diberikan kepada pelanggan dan tanda terima asli dibawa pulang kembali yang nantinya digunakan sebagai bukti penagihan. Setelah tanda terima ditandatangani oleh pelanggam. Bagian keuangan mengecek piutang jatuh tempo berdasarkan tanda tenima. Berikut ini akan digambarkan prosedur penjualan kredit dan retur penjualan pada sistem yang sedang berjalan di PT. Bila piutang dibayarkan. — Menerima bukti bayar rangkap kedua. ditagih lagi. . — Mencatat transaksi retur penjualan berdasarkan nota kredit rangkap ketiga. Memberikan tanda tedma 2 rangkap beserta faktur. . — Menerima nota kredit rangkap ketiga dari bagian penjua!an. aslinya untuk arsip bagian keuangan dan rangkap kedua diberikan kepada bagian akuntansi. Saudara Kusuma Era Sejahtera: . lahu laporan piutang tak tertagih tersebut diarsipkan. apabila ada retur langsung total tanda terima. bagian keuangan membuatkan bukti bayar 2 rangkap. mencatat pembayaran kemudian bukti bayar tersebut diarsipkan. aslinya untuk arsip bagian keuangan. rangkap kedua diberikan kepada bagian akuntansi. — Nota kredit rangkap kedua dan faktur rangkap kedua diarsipkan. — Bila piutang jatuh tempo tidak dibayar hingga lebih dari satu tahun maka dibuat laporan piutang tak tertagih 2 rangkap. kemudian mengarsipkan faktur rangkap ketiga tersebut. Bagian keuangan — Menerima surat jalan asli dan faktur asli serta faktur rangkap ketiga dari bagian penjualan. surat jalan asli dan nota kredit asli kepada pelanggan melalui kolektor. — Menerima nota kredit asli dan rangkap kedua. . apabila piutang tidak dibayar. piutang pelanggan ke dalam kartu piutang. Membuat tanda tenima 2 rangkap.

tetapi potongan harganya yang berbeda untuk masing-masing pelanggan. Saldo piutang yang dihasilkan sering tidak menyatakan keadaan yang sebenarnya karena kemungkinan kesalahan bagian piutang memotong saldo piutang langganan yang lain akibat tidak adanya suatu pengkodean pelanggan yang teratur. Saudara Kusuma Era Sejahtera pada sistem yang sedang berjalan: 1. 5. 2. Dibuat suatu pengkodean yang teratur dan efektif dimana menunjukkan urutan abjad nama pelanggan. 3. 4. 3. Tidak adanya pengecekan limit kredit para pelanggan. 4. nomor unit pelanggan dan kode wilayah tempat tinggal pelanggan. Menentukan limit kredit pelanggan dan mengeceknya secara berkala.5 Permasalahan Yang Dihadapi Berikut ini adalah masalah-masahah yang dihadapi oleh PT. Manajemen sering mengalami kesuhitan dalam mengambil keputusan karena informasi yang dibutuhkan kurang memadai dengan terbatasnya laporan-laporan yang dihasilkan dan lanibat dalam penyajian. 6. Bagian gudang tidak memberikan data yang akurat mengenai berat barang sehingga pada saat pelanggan memeniksa barang yang diterima. Harus ditetapkan harga jual yang sama untuk setiap pelanggan.6 Pemecahan Masalah Adapun pemecahan masalah-masalah yang terdapat di PT. sehingga terkadang mengakibatkan kesalahan penentuan harga. 3. Harga jual yang berbeda-beda untuk pelanggan yang satu dengan yang lain.3. Manajemen hanya memperkirakan penjualan tanpa menganalisa data-data tahun sebehumnya sehingga basil perkiraannya kurang tepat dan akurat. 2. sehingga membutuhkan waktu yang cukup hama dalam pengambilan keputusan. Saudara Kusuma Era Sejahtera seperti yang tertulis diatas adalah sebagai berikut: 1. beratnya tidak sama dengan surat jalan dan menyebabkan mereka membayar tagihan tidak sesuai dengan tanda terima. yaitu dibuat sebagai berikut: X 999 XXX . Membuat nota timbang berdasarkan hasil penimbangan barang.

Barang yang telah ditimbang beserta surat jalan 4 rangkap dan nota timbang 2 rangkap diserahkan ke bagian penginman. SAUDARA KUSUMA ERA SEJAIITERA Usulan Prosedur Yang Baru Berikut ini akan diuraikan mengenai prosedur penjualan kredit dan piutang dagang yang diusulkan: Bagian Gudang: Menerima surat jalan 5 rangkap dan surat permintaan barang (SPB) dari bagian penjualan. Suratjalan rangkap kelima dan surat perniintaan barang rangkap ketiga diarsipkan. Artapura. wilayah tempat tinggal pelanggan nomor unit pelanggan huruf pentama nama pelanggan contoh PT. 6. laporan kredibilitas pelanggan. dengan cara menghitung peramalan penjualan dan membuat laporan ramalan dan realisasi penjualan sehingga manajemen dapat mengetahui selisihnya. Membuat laporan-laporan pendukung yang dibutuhkan seperti laporan penjualan per produk. Diperlukan informasi mengenai peramalan penjualan untuk menghindari selisih yang besar antara penjualan yang sebenarnya dengan target penjualan yang ditetapkan dengan peramalan tersebut. laporan penjualan per pelanggan. Setelah barang ditimbang. Menyiapkan barang kemudian menimbangnya. . BAB4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PIUTANG DAGANG PT. Jakarta Barat kode: AOO1JIKB 5. dibuatkan nota timbang 3 rangkap. laporan umur piutang dan sebagainya.

. . Surat jalan asli. Membuat faktur 4 rangkap berdasarkan surat jalan dan nota timbang. nota timbang asli dan faktur asli beserta rangkap kedua diberikan ke bagian keuangan untuk diproses lebih lanjut. surat jalan rangkap keempat dan nota timbang rangkap kedua diberikan kepada penerima barang (pelanggan). Bagian Penjualan: . . Setelah barang diterima dan surat jalan beserta nota timbang ditandatangani oleh penerima barang. Menerima suratjalan 2 rangkap dan nota timbang asli dari bagian pengiriman. .Bagian Pengiriman: Menerima barang beserta surat jalan 4 rangkap dan nota timbang 2 rangkap dad bagian gudang. . Surat jalan asli dan rangkap kedua beserta nota timbang asli diberikan ke bagian penjualan. Mengirimkan barang ke pelanggan. . Kemudian surat jalan rangkap ketiga diarsipkan oleh bagian pengiriman. Faktur rangkap ketiga diberikan ke bagian akuntansi. Surat jalan rangkap kedua dan faktur rangkap keempat diarsipkan oleh bagian penjualan. . .