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PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

PROCEDIMIENTO: ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIG


Objetivo: Establecer los parmetros para la elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos que se crean, modifican o eliminan del Sistema Integrado de Gestin, para asegurar su identificacin,
adecuacin, suficiencia, disponibilidad, control de cambios y prevencin de obsolescencia.

Responsable: Responsable del Proceso Direccionamiento Estratgico: Director de Planeacin y Alcance: Este procedimiento aplica a todos los documentos que son parte de la estructura documental del
Direccionamiento Corporativo. Sistema Integrado de Gestin de la Entidad. Inicia con la identificacin de la necesidad de crear, modificar o
eliminar documentos y finaliza con la divulgacin, registro en los listado maestros de documentos vigentes u
obsoletos y la socializacin para asegurar su implementacin.

DEFINICIONES
Codificacin: Es la asignacin alfanumrica nica asignada a los documentos del SIG a travs de la plataforma COMPROMISO.
Copia Controlada: Es la copia de un documento vigente controlado por el SIG que es entregada por fuera de la plataforma COMPROMISO para su implementacin. Se entrega exclusivamente a quienes no
tienen acceso a la plataforma, para lo cual se requiere la autorizacin del Responsable del Proceso respectivo. Estas copias se identifican mediante marca de agua de color verde COPIA CONTROLADA.
Cuando el documento cambia de versin, las copias controladas del mismo se expiden nuevamente. No aplica para formatos.
Copia No Controlada: Es la copia de un documento vigente u obsoleto controlado por el SIG, que se emite exclusivamente con fines informativos para Entes de Control, terceros y/o partes interesadas. Estas
copias se emiten a solicitud del Responsable del Proceso respectivo y se identifican con una marca de agua de color rojo COPIA NO CONTROLADA. Esta copia no ser actualizada cuando se realicen
modificaciones al original. No aplica para formatos.
Documentos Externos o de Referencia: Es aquel que sirve de soporte para la ejecucin de las actividades de un proceso y que son emitidos por entidades u organizaciones externas.
Documento Obsoleto: Es aquel que pierde vigencia porque se genera una nueva versin o porque se elimina del SIG y pasa a formar parte del listado de documentos obsoletos.
Listado Maestro de Documentos: Relacin de los documentos vigentes del SIG.
SIG: Sistema Integrado de Gestin
Versin: Nmero que identifica las veces que un documento ha sido formalizado a travs de la plataforma COMPROMISO, comenzando con 01.

No. GENERALIDADES

La Estructura documental del Sistema Integrado de Gestin est conformada por los siguientes tipos documentales, que se describen enseguida:

Politica del SIG: Intenciones globales y orientaciones relativas a los subsistemas que componen el Sistema Integrado de Gestin del SENA, orientada al cumplimiento de los requisitos de los clientes-
usuarios y de los objetivos propuestos para el SIG.
Objetivos del SIG: Son los retos definidos para cada subsistema, encaminados a la mejora continua de la gestin de la Entidad y que se definen a partir de la poltica del Sistema Integrado de Gestin.
Manual del Sistema Integrado de Gestin: Documento donde se describen los elementos estructurales del Sistema Integrado de Gestin y la forma como el SENA da cumplimiento a los requisitos de
las Normas Tcnicas implementadas o en implementacin.
Red de Procesos: Representacin grfica de la estructura de los procesos de la Entidad definidos por niveles.
Caracterizacin de Procesos: Documento en donde se define de forma general las caractersticas de un proceso y sus interrelaciones con otros procesos.
Manual: Documento que contiene en forma explcita, ordenada y sistemtica informacin sobre objetivos, polticas e instrucciones que se consideren necesarios para orientar las actividades
relacionadas con la gestin de un proceso.
Plan: Documento que establece las actividades a desarrollar para dar cumplimiento a polticas y objetivos de la Entidad, en el marco de requisitos propios de organismos externos regulatorios.
Programa: Documento relacionado con una temtica especfica que requiere ser implementada de manera sistemtica, para lo cual se definen acciones que evolucionan gradualmente en su
implemetacin.
1 Cdigo de tica y Buen Gobierno: Documento que contiene un conjunto de criterios y pautas de conducta que se integran a la cultura organizacional para que el servidor pblico o particular que
ejerza funciones pblicas en la Entidad las conozca y se rijan por stas.
Procedimiento: Documento que contiene la secuencia de algunas actividades realizadas o a realizarse dentro de un proceso especfico, con un objetivo concreto.

Instructivo: Documento que describe detalladamente las instrucciones especficas en lo operativo o lo administrativo y otras necesarias para la ejecucin de un proceso. Generalmente contiene
grficos, imgenes o dibujos que ayudan a entender cmo realizar la actividad.
Gua: Documento que orienta, conduce o encamina la realizacin de una actividad ofreciendo lineamientos y pautas bsicas de todo lo que es necesario conocer y hacer para que se pueda cumplir
con el objetivo definido.
Protocolo: Documento que recopila conductas, acciones y tcnicas que se consideran adecuadas ante ciertas situaciones.
Anexo: Documento extra que hace parte de otro documento, que sirve para sustentarlo o complementarlo.
Formato: Documento con una estructura determinada que no se puede modificar. Para su diligenciamiento cuenta con instrucciones. Una vez diligenciado se convierte en un registro. Este
documento es descargable y el usuario de ste es responsable de utilizar siempre la versin vigente.

TIPO DOCUMENTAL SIGLA


Poltica del SIG PSIG
Objetivos del SIG OSIG
Manual del Sistema Integrado de Gestin MSIG
Red de Procesos RP
Caracterizacin C
Manual M
Plan PN
Programa PG
Cdigo de tica y Buen Gobierno CO
Procedimiento P
Instructivo I
Gua G
Protocolo PR
Anexo AN
Formato F
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
PROCEDIMIENTO: ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIG
Objetivo : Establecer
Para los parmetros
estandarizar para la
a nivel nacional la presentacin
elaboracin, revisin y aprobacin de los
de las caracterizaciones documentos
de proceso y de que se crean, modifican
los procedimientos, se oformalizaron
eliminan dellos
Sistema Integrado
formatos deYGestin,
DE-F009 DE-F-010para asegurar su identificacin,
respectivamente. Estos cuentan con
adecuacin, suficiencia,
instrucciones paradisponibilidad, controlyde
su diligenciamiento se cambios y prevencin
encuentran depara
disponibles obsolescencia.
su uso en la plataforma COMPROMISO. En las caracterizaciones se defini un campo para colocar el mbito de implementacin
de las actividades en las que aparecen las siguientes siglas: TN: Cuando la actividad aplican en todos los niveles de la organizacin. DG: Cuando aplica nicamente en Direccin General. RG: Cuando
aplica en Regionales y CF: Cuando aplica solamente en los Centros de Formacin.
La elaboracin de Manuales, Planes, Guas, Instructivos, Anexos y Protocolos, incluyen en su contenido:
a. Hoja de Portada: Se utiliza la plantilla establecida por el Proceso Gestin de Comunicaciones para elaborar la portada de los documentos institucionales. Se diligencia as: Parte superior central
nombre completo de la entidad; parte central de la hoja, nombre del proceso y/o procedimiento del cual forma parte el documento y nombre del documento; parte inferior de la hoja, ao y un
breve resumen del contenido del documento (opcional).
b. Tabla de Contenido (Cuando aplique).
c. Introduccin
d. Objetivo: Indica el qu, el cmo y el para qu del contenido del documento. La redaccin se escribe con verbos en infinitivo.
e. Alcance: Identifica a qu, a quines y en dnde aplica el documento y una breve descripcin de la actividad(es) con la cual inicia y con la cual termina.
2 f. Generalidades: Lineamientos de carcter global relacionadas con la aplicabilidad del documento.
g. Definiciones: (Cuando aplique). Corresponden a aquellos trminos, siglas y/o abreviaturas que el usuario del documento necesita para la comprensin y aplicabilidad del mismo. stas se presentan
en orden alfabtico. Los trminos institucionales o de norma NO se incluyen en el documento, toda vez que estos hacen parte del glosario del SIG que se encuentra en la plataforma COMPROMISO.
h. Marco Normativo: (Cuando aplique) Se refieren nicamente las normas legales y tcnicas directamente relacionadas con el contenido del documento.
i. Contenido: Corresponde al cuerpo del documento.
j. Anexos: Si el documento los incluye.
k. Referencias Bibliogrficas: (Cuando aplique). Documentos usados como base o marco para la elaboracin o modificacin del documento. Todos aquellos patrones, normas, estndares,
especificaciones u otros documentos y procedimientos que le soportan y/o complementan.

Cuando los formatos son cuadros de uso interno para diligenciar (en Word o Excel), llevan en el encabezado el logo SENA y el ttulo del formato.

NOTA: Con el fin de estandarizar la presentacin de los documentos del SIG, estos son escritos en fuente CALIBRI en tamao 11 en cuerpo y hasta 14 para ttulos. Para el flujograma y los formatos este
tamao puede varias entre 8 y 11.

Los documentos del SIG se elaboran sin el uso de jergas ni tecnicismos, en caso de utilizar trminos especializados stos se definen en el respectivo apartado. Utilizar siempre el mismo trmino
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cuando se refiera un mismo concepto.

4 La inclusin y actualizacin de trminos en el glosario de la plataforma COMPROMISO es solicitada por Lder SIG del proceso en Direccin General al correo sig@sena.edu.co.

5 El contenido de los documentos del SIG es el resultado de la construccin colectiva entre los diferentes grupos ocupacionales de la Entidad, consultados segn la temtica de los mismos.

La normatividad que soporta los documentos del Sistema Integrado de Gestin se encuentra en el Normograma de la Entidad. La actualizacin, sistematizacin y divulgacin del mismo corresponde al
6 Proceso de Gestin Jurdica. Los Lderes SIG de la Direccin General coordinan con el Lder SIG del Proceso de Gestin Jurdica la inclusin de las normas referidas en los documentos de los procesos a
su cargo.
La solicitud de crear un documento en el SIG puede ser rechazada por el Lder SIG de Direccin General respectivo, porque el nombre del documento no corresponde con su contenido, porque existe
un documento formalizado o en trmite relacionado con la misma temtica, porque la aplicabilidad de ste no es de caracter nacional, porque no se considera necesario documentar las actividades
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propuestas; entre otros. El Lider SIG de Direccin General podr consultar al Coordinador relacionado con la temtica, al Responsable del Proceso, al Asesor SIG y/o al Coordinador del Grupo de
Mejora Continua, cuando considere que requiere argumentar ms su decisin.
Las siglas con las que se identifican los procesos son:

PROCESO SIGLAS
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO DE
GESTIN DEL TALENTO HUMANO GTH
GESTIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN GTI
RELACIONAMIENTO EMPRESARIAL Y GESTIN DEL CLIENTE REGC
GESTIN DE CERTIFICACIN DE COMPETENCIAS LABORALES GCC
GESTIN DE LA INNOVACIN Y LA COMPETITIVIDAD GIC
GESTIN DE FORMACIN PROFESIONAL INTEGRAL GFPI
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GESTIN DE EMPLEO, ANLISIS OCUPACIONAL Y EMPLEABILIDAD GEOOE
GESTIN DE EMPRENDIMIENTO Y EMPRESARISMO GEE
GESTIN DE INSTANCIAS DE CONCERTACIN Y COMPETENCIAS LABORALES GICL
GESTIN CONTRACTUAL GCCON
GESTIN DE COMUNICACIONES GC
GESTIN DOCUMENTAL GD
GESTIN DE EVALUACIN Y CONTROL GEC
GESTIN JURDICA GJ
GESTIN DE RECURSOS FINANCIEROS GRF
GESTIN DE INFRAESTRUCTURA Y LOGSTICA GIL
La estructura general de la codificacin de los documentos del SIG es: Sigla del proceso + Sigla del documento + Nmero de tres dgitos (no siempre es secuencial). Esta codificacin es asignada
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automticamente por la plataforma COMPROMISO. EJEMPLOS: DE-F-011; GTH-G-002.

El nombre del documento que se registra desde la solicitud de creacin se compone de: tipo documental + Nombre del documento. Este no incluye preposiciones tales como para, de, por, etc., en la
10 unin del tipo documental con el nombre del documento. Ej.: Procedimiento Elaboracin y Control de Documentos. El nombre del archivo que el Lder SIG de Direccin General adjunta para
formalizacin contiene: Codificacin+ nombre del documento + versin. Ejemplo: DE-P-001 Procedimiento Elaboracin y Control de Documentos V.05.

El diagrama de flujo se utiliza exclusivamente en los procedimientos y la simbologa utilizada para su elaboracin es la siguiente:

Smbolo Nombre Observacin

Inicio o Fin

Al interior del rectngulo se redacta la actividad iniciando con verbo en infinitivo. Se numeran en
Actividad
consecutivo.
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Toma de decisin Tiene dos salidas (S/No; Aprobado/ Rechazado, etc.).

Conector de actividades Se coloca a la salida y a la llegada de las actividades que se desean conectar.

Proceso o procedimiento Indica que se da una interaccin con otro proceso o procedimiento.

Flecha de conexin entre


Indica la conexin entre dos tareas u otros elementos del Diagrama de Flujo.
actividades, o de destino
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
PROCEDIMIENTO: ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SIG
Objetivo: Establecer los parmetros para la elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos que se crean, modifican o eliminan del Sistema Integrado de Gestin, para asegurar su identificacin,
A travs
adecuacin, de la plataforma
suficiencia, COMPROMISO
disponibilidad, control deloscambios
documentos cumplendelasobsolescencia.
y prevencin siguientes etapas que conforman el flujo documental para su formalizacin:
a. Solicitar: Las solicitudes pueden ser de creacin, modificacin o eliminacin de un documento del SIG. Los responsables de realizar la solicitud en la plataforma COMPROMISO son los Lderes SIG
de la Direccin General y los Gestores SIG Regionales. Para las solicitudes de creacin y de modificacin, se adjunta el documento propuesto para su formalizacin.
b. Tramitar: El Lder SIG de la Direccin General registra la aceptacin o no de la solicitud en la plataforma COMPROMISO. Si se acepta, adjunta el documento definitivo que se va a formalizar (en
word, excel, o el formato que corresponda, excepto pdf), para que contine el flujo documental.
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c. Revisar: El Coordinador de grupo de la Direccin General que tenga bajo su responsabilidad el documento es el encargado de revisarlo para aceptar, rechazar o devolverlo para ajustes.
d. Aprobar: El Responsable del Proceso (Directores de rea, Jefes de Oficina) es quien acepta, rechaza, devuelve o aprueba el documento segn lo considere.
e. Divulgar: El administrador del mdulo de documentos publica el documento a travs de la plataforma COMPROMISO y mediante correo electrnico se divulga su publicacin.

A partir de la etapa c. "Revisar", el responsable de la misma cuenta con mximo ocho (8) das hbiles para realizar en la plataforma COMPROMISO el trmite que le corresponde.

Toda persona a quien se le asigne una tarea dentro de la plataforma COMPROMISO, recibe un correo electrnico en el que se le informa sobre la misma. Al ingresar al respectivo mdulo se despliega
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una ventana emergente que le indica la tarea asignada y la palabra "ir" en la cual al hacer clic lo lleva a la pantalla en la que puede realizar la tarea asignada.

Los cambios de responsables de las etapas del flujo documental son reportados por el Lder SIG de Direccin General al correo electrnico sig@sena.edu.co. El cambio del Lder SIG en Direccin
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General es reportado por el Responsable del Proceso.

15 Cuando se crean o modifican documentos asociados a otro documento, stos sern divulgados una vez se haya formalizado el documento que les dio origen.

El Lder SIG en Direccin General tendr en cuenta que la modificacin de un documento puede implicar que se requiera modificar los documentos asociados al mismo. La eliminacin de un
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documento siempre implica que se eliminen los documentos asociados al mismo.

El control de cambios de los documentos del SIG, se realiza a travs de la plataforma COMPROMISO registrando en el campo justificacin las razones que sustentan la solicitud. En cada una de las
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etapas del flujo documental, en el campo comentarios, cada responsable registra la informacin que indique el estado de la solicitud o sustente la decisin tomada.

Los documentos del SIG son valorados bajo los siguientes criterios:
Conveniente: El objetivo del documento es claro, completo (qu, cmo y para qu) y su resultado agrega valor a la gestin del proceso que lo implemente.
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Adecuado: El contenido del documento es aplicable en la dependencia que lo est valorando.
Suficiente: El contenido del documento es completo, claro, prctico y pertinente para lograr con eficacia el objetivo y el alcance propuestos.

Para seleccionar las dependencias que determinan el cumplimiento de los criterios de fondo de los documentos se tienen en cuenta las siguientes zonas geogrficas: Zona Caribe (Atlntico, San
Andrs, Guajira, Magdalena, Sucre, Crdoba, Bolvar, Cesar), Zona Pacfica (Cauca, Choc, Nario y Valle), Zona Andina (Antioquia, Boyac, Caldas, Cundinamarca, Direccin General, Distrito Capital,
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Huila, Norte de Santander, Quindo, Santander, Risaralda y Tolima), Zona de la Orinoqua (Arauca, Casanare, Guaviare, Meta y Vichada) y Zona Amaznica (Amazonas, Caquet, Guaina, Putumayo y
Vaups)

Se considera que un documento est formalizado en el SIG cuando ste cumple su flujo documental, queda registrado en el listado maestro de documentos disponible para su utilizacin, o como
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documento obsoleto. Los documentos del SIG no requieren formalizacin mediante acto administrativo, con excepcin de aquellos que por mandato superior as lo requieran.

El Responsable del Proceso que requiera copias controladas o no controladas de los documentos de sus procesos, enva la solicitud al correo sig@sena.edu.co con la siguiente informacin:
* Justificacin del requerimiento.
* Nombre y cdigo del documento.
* Nombre completo y correo electrnico de las personas que estn autorizadas para el manejo de la copia.
* Tipo de copia que requiere.

21 Para las copias controladas, cada vez que el documento sea modificado, el Responsable del Proceso respectivo realiza la solicitud.

El Administrador del mdulo de documentos, mantiene el registro de las copias controladas con los siguientes datos: fecha de envo, nombre y cdigo del documento, versin, nombre de
la(s)persona(s)autorizada(s) para el manejo de la copia y correo electrnico al cual remiti la copia.

Las personas autorizadas para utilizar copias controladas de un documento, NO pueden reproducir parcial, ni totalmente la copia recibida ni permitir que personas no autorizadas hagan uso de la
misma.

En caso que se encuentren copias de documentos que controla el SIG, en ubicacin distinta a la plataforma COMPROMISO o impresas y que no tengan la marca de agua "COPIA CONTROLADA" o
22 "COPIA NO CONTROLADA", stas son consideradas copias informativas o de trabajo; por tanto la implementacin o uso de su contenido no son autorizados por el Representante de la Alta Direccin
para el SIG.
23 Cuando se entrega copia de un documento obsoleto, este lleva las marcas de agua "COPIA NO CONTROLADA/OBSOLETO"
Para asegurar la implementacin de los documentos del SIG, los Coordinadores de Grupo utilizan diversos mecanismos (capacitacin, talleres, pruebas piloto, entre otros) de manera que los
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colaboradores del proceso a nivel nacional apropien su contenido y lo reflejen en la ejecucin de sus actividades.
Para utilizar las funcionalidades de la plataforma COMPROMISO, es importante tener en cuenta los pasos e indicaciones del Manual de Usuario y el video tutorial que cada mdulo presenta en el cono
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de ayuda (?). Para este procedimiento se utilizan las funcionalidades del mdulo "Documentos".
Cuando un proceso hace uso de documentos externos para la operacin de sus actividades, estos se envan por el Lder SIG de Direccin General al correo sig@sena.edu.co, para que sean incluidos
26 como documentos de referencia del Proceso, en el Mdulo de Documentos de la Plataforma COMPROMISO. El lder SIG de Direccin General es el responsable de asegurar que los documentos
externos publicados en la plataforma COMPROMISO sean vigentes
DOCUMENTOS ASOCIADOS
DE-F-009 Formato Caracterizacin
DE-F-010 Formato Procedimientos SIG
NORMATIVIDAD
Decreto 4485 de 2009 Por la cual se adopta la actualizacin de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.

DE-P-001 V.05
RESPONSABLE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
DE LA ACTIVIDAD

Inicio

Todos los colaboradores de la Entidad pueden consultar en la plataforma COMPROMISO los documentos de
los procesos. Si considera(n) necesaria la creacin o modificacin de alguno, elabora(n) el documento
propuesta.
1.
Identificar la necesidad de crear,
modificar o eliminar un documento y En un Centro de Formacin se remite el documento propuesta al Lder SIG del Centro de Formacin y en la
presentar propuesta Regional, se remite al Gestor SIG.
Todos los colaboradores de la
Si en la Direccin General hay propuesta(s) de creacin o modificacin de un documento, se remiten al Lder Documento Propuesto
Entidad
SIG de del Proceso relacionado, quien las evala, consolida y si es pertinente elabora el documento a proponer.

Para las propuestas de eliminacin de un documento se remite la justificacin.

NOTA: La propuesta puede ser producto de una construccin individual o colectiva (Equipo tcnico o
interdisciplinario).

Para definir la pertinencia tcnica del documento propuesto, el Lder SIG del Centro realiza mnimo una
reunin en la que participan el Subdirector de Centro y lderes temticos (coordinadores, responsables del
tema, entre otros), quienes mediante acta aprueban el documento propuesto o la justificacin de eliminacin.
Estos documentos son remitidos por el Lder SIG del Centro al Gestor SIG para el registro en la plataforma
COMPROMISO. Acta de aprobacin de
Director Regional,
documento propuesto en
2. En la Regional, el Gestor SIG realiza mnimo una reunin en la que participan el Director Regional y lderes Subdirectores de Centro,
Analizar propuesta de documento Regionales y Centros.
temticos (coordinadores, responsables del tema, entre otros) quienes mediante acta aprueban el documento Gestor SIG, Lderes SIG de
propuesto o la justificacin de eliminacin, para su registro en la plataforma COMPROMISO. Centro.
Documento propuesto en
Lder SIG Direccin General
Direccin General
En Direccin General, el Lder SIG del proceso realiza la solicitud en la plataforma COMPROMISO y comunica
mediante correo electrnico a quien(es) realizaron propuestas sobre la aceptacin o no de las mismas.

Tanto las propuestas aprobadas en los Centros de Formacin como en la Regional (creacin, modificacin o
eliminacin) son registradas por el Gestor SIG como una solicitud en la plataforma COMPROMISO, con la
respectiva justificacin.
Solicitud de creacin,
modificacin o eliminacin de
En la Direccin General las solicitudes son registradas por el Lder SIG del proceso. Gestores SIG, Lderes SIG en
3. documentos del SIG en
Registrar la solicitud en la plataforma Direccin General
plataforma
Para la solicitud de creacin se adjunta el archivo del documento que se propone crear y para la solicitud de
COMPROMISO
modificacin, el documento vigente con las modificaciones propuestas.

NOTA: El documento que se adjunta se presenta en formato modificable. No se acepta pdf.


Si la solicitud es de eliminacin de documentos, mediante correo electrnico se notifica al Lder SIG de
Direccin General y pasa a la actividad 4; de lo contrario se determina si la solicitud es de modificacin.
No
La solicitud es de Solicitud en la plataforma
eliminacin? Lder SIG de Direccin General
COMPROMISO

Si El Lder SIG en Direccin General recibe notificacin a travs de la plataforma para que consulte al coordinador
4. responsable de la temtica y dems instancia que considere necesarias, para determinar la pertinencia de la Lder SIG de Direccin General
Cambio de estado de la
Analizar la pertinencia de solicitud y registra en la plataforma la decisin "aceptar " o "rechazar solicitud" con los respectivos y el Coordinador responsable
la solicitud solicitud en la plataforma
comentarios. del tema

Si la solicitud es aceptada, inicia el trmite en la plataforma COMPROMISO y pasa a la actividad 12

Si la solicitud es rechazada se finaliza el trmite, justificando la decisin en la plataforma COMPROMISO.


Registro decisin en la
No La solicitud se
Si Lder SIG de Direccin General
Fin Act. 12 plataforma COMPROMISO
acepta?

Si la solicitud es de modificacin de documentos, mediante correo electrnico se notifica al Lder SIG de


Direccin General y pasa a la actividad 7, de lo contrario contina con la actividad 5.
Si
La solicitud es de
modificacin?
Registro decisin en la
Lder SIG de Direccin General
plataforma COMPROMISO

No
La solicitud para crear documentos nuevos llega al Administrador del mdulo de documentos de la plataforma
5. COMPROMISO, quien determina si el documento enviado cumple con lo establecido en las generalidades del
Analizar documento frente a presente procedimiento. Administrador de la plataforma Registro de comentarios en la
Generalidades DE-P-001 V.04 COMPROMISO plataforma COMPROMISO

Si el documento cumple con lo establecido en el procedimiento de Elaboracin y Control de documentos pasa a


la actividad 6.
No La solicitud cumple Administrador de la plataforma Registro de comentarios en la
Fin De lo contrario el Administrador del mdulo de documentos, en la plataforma COMPROMISO rechaza la
el procedimiento? COMPROMISO plataforma COMPROMISO
solicitud, justifica la decisin y finaliza el trmite. Automticamente el solicitante es notificado y con base en los
comentarios registrados en la plataforma, decide si reinicia o no la solicitud.

El Administrador del mdulo de documentos de la plataforma COMPROMISO, se rene con el Lder SIG de
Si
Direccin General al cual corresponda el documento, con el fin de definirle el flujo documental (responsable de
tramitar, revisar y aprobar) y la tradicin, retencin y disposicin final cuando se trate de formatos.
Ruta Flujo documental y
6.. As mismo el Lder SIG de Direccin General indica al Administrador del Mdulo de Documentos a quin(es) se Administrador de la plataforma disposicin y retencin del
Definir flujo documental COMPROMISO y Lder SIG de documento registrado en la
le notifica sobre el documento en trmite. (caracter informativo).
Direccin General plataforma
Una vez definido el flujo del documento se informa a travs de correo electrnico al Lder SIG en Direccin COMPROMISO
General para que inicie el trmite de formalizacin. Tambin les llegar un correo a quienes fueron registrados
para ser notificados del trmite.

El Lder SIG en Direccin General, conjuntamente con el Coordinador responsable de la temtica, con base en la
generalidad 18 de este procedimiento analizan la pertinencia y aplicabilidad del documento a formalizar. La
7. Lder SIG de Direccin General
decisin se registra en la plataforma COMPROMISO. Registro de comentarios en la
Analizar la pertinencia de y el Coordinador responsable
la solicitud plataforma COMPROMISO
del tema

Si la solicitud se considera pertinente pasa a la actividad 8, de lo contrario el Lder SIG en Direccin General
rechaza la solicitud justificando la decisin en la plataforma y finaliza el procedimiento.
No La solicitud es Registro decisin en la
Fin Lder SIG en Direccin
pertinente? Automticamente el solicitante es notificado y con base en los comentarios registrados en la plataforma, decide
plataforma COMPROMISO
si reinicia o no la solicitud.

Si
Considerada pertinente la solicitud, el Lder SIG de la Direccin General, ajusta el documento a formalizar, al
cual le coloca en el margen derecho al final del documento, la codificacin asignada automticamente al mismo
y la versin que le corresponda.

8. NOTA: La codificacin para un documento nuevo se asigna en el momento de establecer el flujo documental.
Act. 12 Lder SIG de Direccin General Documento ajustado
ajusta r el documento
Para los documentos a modificar, se coloca la codificacin que trae y se actualiza la versin (verifcar versin
anterior en el documento divulgado).

Si es una modificacin, pasa a la actividad 12 para continuar el trmite de formalizacin en la plataforma


COMPROMISO.
RESPONSABLE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
DE LA ACTIVIDAD

Para los documentos nuevos, con base en la generalidad 19 del presente procedimiento, el Lder SIG de la
Direccin General selecciona y convoca a cinco o ms dependencias (reas u Oficinas de la Direccin General,
Regionales y Centros de Formacin), para que determinen si el documento propuesto cumple con los criterios
de fondo, descritos en la generalidad 18 de este procedimiento.
9. .
Seleccionar y convocar NOTA 1: Los documentos que se presentan a consideracin de las dependencias son: Manual, procedimientos,
dependencias
guas, instructivos y anexos.
NOTA 2: Los dems documentos del SIG se validan con su implemetacin, por tanto, las modificaciones que
Relacin de dependencias
requieran sern consideradas para la siguiente versin y se ajustar tan rpido como sea requerido.
Lder SIG de Direccin General convocadas a ejercicio de
NOTA 3: Se convocan a este ejercicio, dependencias distintas a aquella que present la solicitud de creacin o
valoracin
modificacin del documento proyectado y que no hayan participado en convocatorias del proceso para este
ejercicio durante los ltimos 6 meses.
NOTA 4: El mecanismo para llevar a cabo esta actividad es definido por el Responsable del Proceso y su equipo
de trabajo (Ej.: Videoconferencias, reuniones, correo electrnico, entre otros).

La convocatoria es enviada a los Responsables de proceso (Directores de rea, Jefes de Oficina, Directores
Regionales y Subdirectores de Centro), con copia al Gestor o Lder SIG segn corresponda.

Las dependencias convocadas, determinan el cumplimiento de los criterios de fondo: conveniencia,


adecuacin y suficiencia del documento.

En caso de considerar mejoras u observaciones de redaccin, ortografa y presentacin (uso de formato


10.
Determinar cumplimiento de criterios estndar, tipo de letra, entre otros) el Gestor Regional o Lder SIG de Centro o de Direccin General, dentro de Gestor SIG Regional, Lder SIG Propuesta(s) de mejora u
de fondo y presentar propuesta de los siguientes 15 das calendario, remite al Lder SIG del proceso en Direccin General el documento original Centro de Formacin y/o Lder observaciones
mejoras con la propuesta de mejoras u observaciones. SIG de Direccin General

Si alguna de las dependencias convocadas no presenta propuesta de mejora u observaciones dentro del plazo
establecido, se entiende que desde su punto de vista el documento cumple con los criterios de fondo y forma.

El Lder SIG en Direccin General junto con el Coordinador del grupo que maneja la temtica, analizan la
pertinencia de las propuestas de mejora presentadas por las dependencias que participaron en la actividad
anterior y adeca el documento. Lder SIG de Direccin General,
11.
Analizar propuestas de mejora y Coordinador de Grupo y Documento ajustado
adecar el documento Una vez adecuado el documento, el Lder SIG de Direccin General se rene con el Asesor SIG asignado al Asesor SIG
proceso, para la revisin metodolgica de construccin y cumplimiento de lo dispuesto en este procedimiento.

El Lder SIG de la Direccin General, continua el flujo documental en la plataforma COMPROMISO aceptando la
solicitud, sube el documento ajustado en formato modificable (No pdf) y registra el control de cambios en el
12.
campo comentarios: Para el primer registro, las dependencias que participaron en la actividad 10 y las razones
Iniciar el trmite del documento en la que sustentan la creacin o modificacin del documento. El estado del documento cambia a tramitado y pasa a Documento a formalizar en
plataforma revisin. Lder SIG de Direccin General trmite en la plataforma
COMPROMISO
NOTA: Cuando el documento a formalizar contenga formatos o anexos, estos se tramitan primero. Lo anterior
con el fin de registrarlos con su respectivo cdigo como documentos asociados al documento que se est
formalizando.
El Coordinador responsable de la temtica es notificado va correo electrnico para que proceda a revisar que
el documento cumpla con los aspectos tcnicos y normativos de la temtica. Si ste no cumple, es "rechazado",
registra la respectiva justificacin de su decisin y finaliza el trmite.
El documento es Si Coordinador responsable del
rechazado por
Fin Documento en revisin en la
tema, Lder SIG en Direccin
plataforma COMPROMISO
General

No

Si el documento requiere ajustes, el Coordinador registra los comentarios en la plataforma. Si considera


necesario, adjunta el documento con los ajustes requeridos.

Se devuelve a la Actividad 12 para que el Lder SIG del proceso adece el documento, lo suba a flujo Coordinador responsable del
El documento Si
Documento en revisin en la
Act. 12 nuevamente y realice los respectivos comentarios para el control de cambios, a partir de los ajustes realizados tema, Lder SIG en Direccin
requiere ajustes? plataforma COMPROMISO
por solicitud de la revisin. General

No
De lo contrario, registra en comentarios su aprobacin y pasa de revisado para aprobacin.

El Responsable de Proceso es notificado va correo electrnico para que proceda a constatar que el documento
est articulado con los lineamientos estratgicos del proceso y agrega valor al mismo. Si ste no cumple, es
El documento es Si "rechazado", registra la respectiva justificacin de su decisin y finaliza el trmite.
rechazado desde Fin Responsable del Proceso en Documento en aprobacin en
aprobacin?
Direccin General la plataforma COMPROMISO

No

Si el documento requiere ajustes, el Responsable del Proceso registra los comentarios en la plataforma. Si
considera necesario, adjunta el documento con los ajustes requeridos.

El documento Si Se devuelve a la Actividad 12 para para que el Lder SIG del proceso adece el documento, lo suba a flujo Responsable del Proceso en Documento en aprobacin en
Act. 12
requiere ajustes? nuevamente y realice los respectivos comentarios para el control de cambios, a partir de los ajustes realizados Direccin General la plataforma COMPROMISO
por solicitud del Responsable del Proceso.

No De lo contrario pasa aprobado para divulgacin.


El Administrador del mdulo de documentos de la plataforma COMPROMISO, recibe notificacin para realizar
la divulgacin del documento aprobado. Aqu se registran las fechas de vigencia, se asigna la versin al Administrador del mdulo de
13. documento y se genera el pdf, cuando no es formato. Documento formalizado en la
Divulgar el documento documentos de la plataforma
platatorma COMPROMISO
COMPROMISO

El Responsable del Proceso y el Coordinador responsable del documento, con el apoyo del Lder SIG en
Direccin General, son los encargados de socializar el documento formalizado, de acuerdo con lo establecido en
14. la generalidad 24 del presente procedimiento; de verificar que en las dependencias de la Entidad se
Socializar y verificar la implementacin implementen los documentos creados y/o modificados y de asegurar que NO se utilicen aquellos cuyo estado
del documento Responsable del Proceso y/o
es obsoleto. Evidencia de la socializacin
sus delegados
El tiempo determinado para realizar las actividades de socializacin es mximo 15 das hbiles a partir de la
divulgacin del documento y para realizar la verificacin de la implementacin a nivel nacional, es de 45 das
hbiles.
La revisin de los documentos del SIG se realiza por vigencia una vez al ao, o por ajustes a su contenido
cuando el Responsable del Proceso determine la necesidad de realizar modificaciones o eliminar documento(s),
sustentado en cambios en el SIG, en nueva normatividad, y/o nuevas disposiciones tcnicas que afecten la
El documento documentacin de su proceso.
requiere ser
Si Act
1
modificado o Responsable del Proceso en
Cuando el documento sea actualizado nicamente por fecha de vigencia y no por contenido mantendr su Documento modificado o
Direccin General o su
versin actual. La versin se cambia cuando los documentos son modificados en su contenido y en su forma. eliminado
delegado
No
Para dejar registro de la revisin del documento se inicia el trmite con la solicitud de modificacin o
eliminacin (actividad 1).

Si el documento est vigente y no requiere modificacin, se finaliza el procedimiento.

Fin

DE-P-001 V.05