You are on page 1of 64

DIRECCION ACDEMICA DEL AREA DE

AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

AUTOMATIZACION
DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS,
CASOS
EMPRESARIALES
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

1
CONSIDERACIONES PARA
EL CURSO DE:
AUTOMATIZACIN DE
PROCESOS
ADMINSTRATIVOS, CASOS
EMPRESARIALES

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 2
ADMINISTRATIVOS
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 3
ADMINISTRATIVOS
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 4
ADMINISTRATIVOS
1. DETERMINACION DEL PROBLEMA,
FODA Y MATRIZ CON SUS
DETERMINACION DE LA PROBLEMTICA DEL CASO:
Con los antecedentes del caso, determina la
naturaleza del problema, comprende las necesidades
de la empresa y de los usuarios.

11.FODA: Permite visualizar un cuadro del


anlisis de la situacin actual de la
empresa, determina fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas.
MATRIZ FODA PARA LA FORMULACION DE
ESTRATEGIAS: Puede proponer estrategias para la
obtencin de ventajas competitivas, as como
basarse en cualquiera de las tres estrategias
genricas y luego enfocarse en una especifica.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 5
ADMINISTRATIVOS
ANLISIS FODA [TOWS]
Fortalezas Debilidades
Strenghts Weaknesses
Interior

Oportunidades Amenazas
Opportunities Threats
Exterior

Positivas Negativas
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 6
ADMINISTRATIVOS
Factores Internos
[Elementos del FODA.]

Fortalezas Debilidades.
Precios adecuados Pocos costos de produccin.
Buena presentacin Cobro altos
Buenas relaciones con los clientes. Retraso en la entrega de la mercadera.
Presupuesto adecuado Costos muy altos

Empleados participan activamente. Recursos Humanos sin capacitacin.


Empleados honestos Topologa de red anillo

Clara definicin de funciones. Tecnologa obsoleta.


Buen nicho de mercado Mobiliario inadecuado
Aceptacin de productos y servicios. Descontrol de la informacin de las
Ubicacin adecuada ventas
Mala facturacin
7
Factores Externos.
[Elementos del FODA.]

Oportunidades Amenazas.
Nuevos Mercados. Competidores del sector.
Adquirir nuevos productos Competencia desleal
Mercado en crecimiento. Productos sustitutos.
Capacitacin del R H en el exterior Delincuencia
Comprar equipo automatizado para el Nuevas polticas sociales /econmicas
control de ventas. Narcotrfico
Adquisicin de Software contable
Contratar asesora externa Nueva Impuestos .
resolver problemas administrativos. Mercado Negro

Ofrecer nueva lnea de servicios. Variacin en precios.


Obtener crditos bancarios Intereses Bancarios altos
Matriz FODA para la formulacin de estrategias:

FORTALEZAS DEBILIDADES
( F) ( D)
Factores Internos.
Anotar las fuerzas. Anotar las debilidades
( Como mnimo de 3 a 5)
Factores Externos ( Como mnimo de 3 a 5)
OPORTUNIDADES FO( Maxi-Maxi) DO ( Mini-Maxi)
(O) Anotar las fuerzas para Superar las debilidades
aprovechar las aprovechando las
Anotar las Oportunidades.
oportunidades. oportunidades.
( Como mnimo de 3 a 5)

Amenazas FA. ( Maxi-Mini) DA ( Mini Mini)


(A) Usar las fuerzas para evitar Reducir las debilidades
amenazas. para evitar amenazas.
Anotar las Amenazas.
( Como mnimo de 3 a 5)

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 9
ADMINISTRATIVOS
EJEMPLO MATRIZ FODA.

10
2. ORGANIGRAMA PROPUESTO (NUEVO)

Como parte de la implementacin de la estrategia, debe proponer


una nueva estructura organizacional, la cual debe enmarcarse en lo
establecido en la Pirmide de los Niveles Organizacionales.

Indicar tipo de organigrama propuesto: Por su alcance, contenido y


presentacin

Los cambios deben justificarse, tomando como base los principios


de la organizacin, asimismo puede considerar los criterios que
utilizo para departamentalizar.

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 11
ADMINISTRATIVOS
Definicin de los organigramas:

Los organigramas son la representacin


grfica de la de la estructura de la
empresa u organizacin. Es la forma ms
sencilla de expresar la estructura de una
empresa, ya que identifica claramente la
relacin existente entre las diferentes
unidades o departamentos de la
empresa.
Se estructura en base de la pirmide de
parson
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 12
ADMINISTRATIVOS
PIRAMIDE DE LOS
NIVELES SEGN PEARSON
ORGANIZACIONALES

Decisiones

Planes y
Programas

Operaciones

COMITE DEL AREA DE


13 AUTOMATIZACION DE PROCESOS 13
ADMINISTRATIVOS
Organigrama Propuesto para
Estacin de Servicio La Bombita

Gerencia
General

Esta nos revela la divisin de Contador


funciones, los niveles jerrquicos, (Externo)

la lnea de mando y
responsabilidad, los canales Asistente
Administrativo
formales de comunicacin, las
relaciones de lnea y Staff, los Supervisor Caja
jefes superiores en cada grupo, (1 Persona) (1 Persona)

las relaciones existentes entre los


Jefe de Encargado de
distintos rganos Pista Engrase
(1 Persona) (1 Persona)
(departamentos, secciones, etc.)
de la empresa. Despachadores Ayudantes
(4 Persona) de Engrase
(1 Persona)

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 14
ADMINISTRATIVOS
Tipos de Organigramas
Generales (Maestros),
Por su Alcance
Especficos (Suplementarios).

Integrales,
Por su
Tipos de Contenido Funcionales,
Organigramas De puestos, Plazas y Unidades.
Verticales,
Por su
Presentacin Horizontales,
Mixtos y
Circulares.

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 15
ADMINISTRATIVOS
POR SU ALCANCE

GENERALES: Dan a conocer la estructura


total de la organizacin
ESPECIFICOS: Muestran informacin parcial
de la estructura, ya sea uno o varios
departamentos.

16 COORDINACION DE AREA 16
POR SU CONTENIDO

INTEGRALES: Muestran la estructura de las


organizaciones sus unidades y las relaciones entre
estas.
FUNCIONALES: Adems de la estructura de la
organizacin y sus relaciones, incluyen para
cada unidad las funciones que tienen
asignadas.

17 COORDINACION DE AREA 17
POR SU CONTENIDO

DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES: A este


tipo de organigrama se le agregan las
necesidades de cada unidad en cuanto a
puestos, o bien plazas existentes o
necesarias.

18 COORDINACION DE AREA 18
3. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS, DIAGRAMA TABULAR, TIPOS DE
SISTEMAS Y TIPOS DE SALIDAS DE INFORMACION.

Con el objeto de aumentar la productividad, as como aplicar la


automatizacin como parte de la solucin a la problemtica
encontrada, debe disear el DFD de la solucin propuesta.

En el diagrama tabular, disear el flujograma administrativo de la


solucin propuesta. con simbologa ASME, ANSI, e ISO.

Identificar el tipo de sistema de informacin que propuso como


apoyo a la organizacin.

Identificar los tipos de salida, que se generan como parte de la


solucin propuesta.

Identificar los tipos de entrada, que sirve para transformar los datos
a informacin deliberada.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 19
ADMINISTRATIVOS
Diagrama Modelo IPO

Frontera

Medio Ambiente
Clientes Proveedores
Sistema

Procesamiento
Insumos Clasificar Productos
Organizar
(Inputs) Calcular
(Outputs)
(Elementos del
Sistema)

Organismos Accionistas
Reguladores Competidores
Retroalimentacin
COMITE DEL AREA DE
20
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
Se desea analizar el caso de un cliente que
lleva su vehculo al taller de reparacin; su flujo
de comunicacin con el usuario y el sistema es
el siguiente: en la oficina de recepcin de
vehculos se registra y consulta servicios en la
data servicios de vehculo al taller, para hacerle
un tune up; registra consulta de tarifas;
prepara respuesta en la data de atendidos; y
entrega informacin al cliente y taller.
21
EJEMPLO:
DIAGRAMA (0)
CONSULTA DE SERVICIOS

P1.1 P1.2 P1.3

f1 f5 f7
REGISTRA f3 REGISTRA PREPARA
CLIENTE
CLIENTE RESPUESTA
CONSULTA CONSULTA
SERVICIOS TARIFAS

f8
f4 f6
f2

TALLER
A dat_servicios B dat_tarifas C dat_atendidos

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 22
ADMINISTRATIVOS
Anlisis de Sistema o Lenguaje Estructurado o identificacin
de elementos
ENTIDAD
Fuente = Cliente
Destino = Cliente Prez; Taller
PROCESOS
1. Registro y consulta servicios
2. Registra Consulta de servicios
3. Prepara Respuesta
Almacenamiento
A. Ficha de datos de servicios del vehculo del cliente
B. Listado de precios, por marca, tipo, modelo
C. Original y Copia de reporte de trabajo atendidos
COMITE DEL REA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 23
ADMINISTRATIVOS
Anlisis de Sistema o Lenguaje Estructurado o identificacin
de elementos

FLUJOS DE DATOS
f1= datos del vehculo + datos del cliente
f2= ingreso y consulta servicios del vehculo
f3= traslado f2
f4= verifica y registra preciso por servicios para el vehculo
f5= traslado del f 2 + f4
f6= ingreso del informe de f2 +f4
f7= entrega informe al cliente
f8= entrega copia del informe al taller
COMITE DEL REA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 24
ADMINISTRATIVOS
Elaboracin de manuales de procedimientos.
Tomando como base su DFD

NORMA ASME
Operacin

Inspeccin o revisin

Desplazamiento o
transporte

Retraso. Deposito
provisional o espera

Almacenamiento
permanente

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 25
ADMINISTRATIVOS
NORMA ANSI PARA DIAGRAMACION ADMINISTRATIVA
SIMBOLO DESCRIPCION
Inicio o fin. Indica el inicio o
fin del diagrama. Puede
identificar a una unidad
administrativa o persona.

Actividad

Documento: Representa
cualquier documento generado
o utilizado dentro del
procedimiento.

Documento multiparte: para


representar un documento son
sus copias.

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 26
ADMINISTRATIVOS
SIMBOLOGIA DESCRIPCION
Operacin

Inspeccin

Desplazamiento o transporte

Decisin: Se efecta una


seleccin o se decide por una
alternativa especifica de
accin.

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 27
ADMINISTRATIVOS
Demora o retraso. Deposito
provisional o espera

Entrada de bienes

Almacenamiento: Depsito o
resguardo de bienes o
informacin.

Operacin e inspeccin .
Decisin.
Quitar decisin de este cuadro
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 28
ADMINISTRATIVOS
CLIENTE TECNICO TALLER

INICIO

NO
FIN 2

SI

Elaborado por: Autorizado por: PROCESO:


Fecha de elaboracin:
Jos Aragn Graciela Velsquez CONSULTA DE
03/08/08
SERVICIO 29
CLIENTE TECNICO TALLER

Elaborado por: Autorizado por: PROCESO:


Fecha de elaboracin:
Jos Aragn Graciela Velsquez CONSULTA DE
03/08/08
SERVICIO 30
CLIENTE TECNICO TALLER

11 9

FIN

10

FIN

Elaborado por: Autorizado por: PROCESO:


Fecha de elaboracin:
Jos Aragn Graciela Velsquez CONSULTA DE
03/08/08
SERVICIO 31
DESCRIPCION NARRATIVA DEL DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

SECUENCIA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. Revisa Revisa la solicitud de servicios y llena todos los Cliente


datos de la forma, proporcionada para el efecto.
2. Decisin Decide si llena o no requerimientos de servicio. Tcnico
3. Revisa solicitud Revisa solicitud de servicios Tcnico
4. Registra datos Registra datos en almacn de servicios Tcnico
5. Revisa solicitud Revisa solicitud de tarifas Tcnico
6. Registra solicitud Registra datos en almacn de tarifas Tcnico
7. Prepara respuesta Prepara respuesta de solicitud de servicios Tcnico
8. Registra datos Registra datos sobre clientes atendidos Tcnico
9. Genera reporte Elabora y genera reporte de servicios Tcnico
10. Traslada copia de Taller recibe copia de reporte de servicios Taller
reporte de servicios
11. Traslada original de Cliente recibe original de reporte de servicios Cliente
reporte de servicios

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 32
ADMINISTRATIVOS
Elementos del Salida:
procesamiento de Es la informacin
deliberada o producto
datos que produce el nuevo
sistema
Entrada:
Son los datos, de
entrada o elementos
datos o insumos en la
captura de datos.

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 33
ADMINISTRATIVOS
QUE TIPOS DE SALIDAS EXISTEN?
POR SU DESTINO:
Internas
externas y
ambas vas (turnaround)

Internas:
Externas:
Estas salidas estn Ambas Vas:
Estas salidas estn
destinadas a ser usadas
destinadas a ser usadas Estas salidas son
por personas u otros
por personas u otros generalmente externas y
sistemas de informacin
sistemas de informacin orientadas a personas.
dentro de la
fuera de la organizacin.
organizacin.

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 34
ADMINISTRATIVOS
SALIDAS, POR EL TIPO DE INFORMACION QUE
PROPORCIONAN:

Detalladas
Resumen
De excepcin
Analticos (generalmente resmenes)
Comparativos
Histricos
Reporte de estado
Formas Multipartes
Formas preimpresas
Catlogos
Documentos
Mensajes
Formato grfico o grficas
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 35
ADMINISTRATIVOS
Captura de Datos
FORMAS QUE SIRVEN DE BASE Formularios impresos que
PARA INGRESAR sirven para la captura de datos.
LOS DATOS AL SISTEMA

FORMAS PARA CAPTURA Formularios en pantalla para


DE DATOS ingresar datos.

Por medio de interfaz el usuario


INTERFAZ DEL USUARIO comunica al sistema lo que
desea realizar.

Los mens ayudan al usuario en


MENUS la seleccin de opciones que
desea ejecutar.

36 36
Forma de ingreso de datos al sistema

EN LINEA: Es decir, que se


MODALIDADES capturan los datos en el
PARA EL INGRESO momento en que ocurre el
DE DATOS LA suceso en el ambiente y se
SISTEMA ingresan al sistema.

POR LOTES: Es decir, los


datos son ingresados al
sistema por lotes no al
momento en que ocurre el
suceso.

37 37
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 38
ADMINISTRATIVOS
PARTE 4: CPM/PERT
DEBE ELABORAR LO SIGUIENTE:

1. Creacin de tabla de actividades (Cronograma


de actividades)
2. Creacin de diagrama de Gantt
3. Clculo de ocurrencias tempranas y tardas
4. Clculo y determinacin de la ruta critica
5. Clculo de holguras
6. Diagrama de Gantt basado en el diagrama de
red de CPM/PERT

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 39
ADMINISTRATIVOS
DIAGRAMA DE GANTT

Actividad Actividad que la precede Duracin (das)


A --- 2
B --- 5
C A 8
D B 7
E B 3
F D, E 6
A t = (a + 4c + b) / 6

F
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 40
0 1 2 3 4 5 6 7ADMINISTRATIVOS
8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
CPM/PERT

Ei=10
Ei=2 C
3
Ei=0
A 2
1
8 Lj=18
Lj=10
Ei=12 Ei=18
0
B Ei=5 D F
5 6
6 Lj=18
Lj=0 5 2 7
Lj=12
Lj=5 E Ei=8
3
4
Lj=12

41
Matriz para listar las actividades de la propuesta de solucin para
la implementacin

Curso:Autoamtizacion de Procesos Administrativos, Casos Empresariales


TABLA DE DATOS
TIEMPOS OCURRENCIAS
RUTA HOLGURA
A C T IV ID A D A N T EC ED EN T E C ON SEC U EN T E To Tm Tp T iemp o " t " Ei Ej Li Lj
CRTICA T OT A L LIB R E IN D EPEN D IEN T E

A 0 C 1 2 3 2 0 2 8 10 F 8 0 -8
B 0 D,E 4 5 6 5 0 5 0 5 V 0 0 0
C A 0 7 8 9 8 2 10 10 18 F 8 0 -8
D B F 6 7 8 7 5 12 5 12 V 0 0 0
E B F 2 3 4 3 5 8 9 12 F 4 0 -4
F D,E FIN 5 6 7 6 12 18 12 18 V 0 0 0

FUENTE: LIBRO DE CONTROL Y EVALUACION DE PROYECTOS I; Capitulo 4


FORMULAS
FRMULA A UTILIZAR EN EL
CALCULO DE TIEMPO
t = (a + 4c + b) / 6

Holgura Total Holgura Libre Holgura Independiente


HT= Lj-(Ei+Dij) HL= Ej-(Ei+Dij) HI= Ej-(Li+Dij)

Correncia Tardia
Ocurrencia temprana Ruta Crtica
Final Inicial Ei&Ej si y solo si Li & Lj, son iguales entonces es VERDADERO
Ej=Ei+T Li=Lj-T SI Ei=Li => V

SI Ej=Lj => V V

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 43
ADMINISTRATIVOS
CPM/PERT

C
3
A 1 8
2
0
B D F
5 6
2 7 6
5
E
3
4

44
Estudio de factibilidades.

Factibilidad econmica, tiene que


demostrar esta factibilidad, por
medio retorno de inversin, flujo de
efectivo

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 45
ADMINISTRATIVOS
PARTE 5:
ESTUDIO DE FACTIBILIDAD
DEBE ELABORAR LO SIGUIENTE:
1.Presupuesto
2.Retorno de inversin
3.Flujo de efectivo

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 46
ADMINISTRATIVOS
Retorno de la Inversin y Flujo de Efectivo
La compaa Spirit S.A. brinda servicios de entrega de documento, y para mejorar el control de
sus costos y as incrementar sus rendimientos ha decidido implementar un Sistema de Costeo por
Procesos, el proyecto generara la inversin y gastos siguientes; los pagos son al inicio del
periodo y afecta nicamente a pagos semestrales.

PRESUPUESTO
No Descripcin Monto
.
1 Costo de implementacin del sistema de costeo Q 12,473.57
2 Compra del Servidor para la instalacin del sistema de costeo Q 9,782.69
3 Capacitacin al personal de contabilidad y costos Q 3,570.76
4 Compra de equipo de proteccin del nuevo servidor Q 2,321.98
Inversin inicial estimada Q 28,149.00

1 Sueldo del personal administrativo, gasto anual /4 Q 8,990.63


2 Sueldo del contador de costos y 2 auxiliares, gasto anual /4 Q 9,272.05
3 Soporte tcnico al sistema de costeo, gasto anual, pago semestral Q 7,330.21
4 Sueldo del Gerente de Operaciones, gasto anual /4 Q 7,582.56
5 Costos de papelera y tiles necesarios, gasto anual, pago semestral Q 846.90
Gastos Administrativos anual estimado Q 34,022.35

Con la implementacin del Sistema de Costeo la empresa ha proyectado que para el primer trimestre, l
os costos operativos sern de Q 7,900.00, y que tendr incrementos sucesivos del 12% trimestre hasta
llegar al cuarto trimestre, periodo en el que finaliza la proyeccin del proyecto.

El departamento financiero ha realizado pronsticos de los beneficios que se obtendrn producto de la


optimizacin de los costos, considerando porcentajes especulativos sobre los costos acumulados de la
manera siguiente.
COMITE DEL AREA DE 47
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
RETORNO DE INVERSION
Bimestre % de Ganancia
1 20%
2 40%
3 60%
4 80%

X Y Y
Costos Beneficios % beneficio
Periodos COSTOS Acumulados BENEFICIOS Acumulados especulativo
0 Q 28,149.37 28,149.37 0 0
1 Q 7,900.00 36,049.37 7,209.87 7,209.87 20%
2 Q 8,848.00 44,897.37 17,958.95 25,168.82 40%
3 Q 9,909.76 54,807.13 32,884.28 58,053.10 60%
4 Q 11,098.93 65,906.06 52,724.85 110,777.95 80%

120000
100000 Valores

80000
Y Costos
60000 Acumulados
Y Beneficios
40000 Acumulados
20000
0 Trimestres
0 1 2 3 4 5

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 48
ADMINISTRATIVOS
FLUJO DE EFECTIVO
F L U J O DE E F E C T I V O

Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre

SALDO INICIAL Q - Q (11,239.99) Q (8,590.35) Q 3,834.30

( + ) INGRESOS Q 7,209.87 Q 17,958.95 Q 32,884.28 Q 52,724.85


Sueldo proporcional del Personal Administrativo /4
Q 8,990.63 Q 2,247.66 Q 2,247.66 Q 2,247.66 Q 2,247.66

Sueldo proporcional del Contador de costos y los 2 Auxiliares de contabilidad /4 Q 9,272.05 Q 2,318.01 Q 2,318.01 Q 2,318.01 Q 2,318.01

Soporte del nuevo sistema /2 (trimestre1 y 3) Q 7,330.21 Q 3,665.11 Q 3,665.11

Sueldo proporcional del Gerente de Produccin /4 Q 7,582.56 Q 1,895.64 Q 1,895.64 Q 1,895.64 Q 1,895.64

Costo de papelera y tiles necesarios /2 (trimestre1 y 3) Q 846.90 Q 423.45 Q 423.45

Gastos Administrativos anual estimado Q 34,022.35 Q 10,546.64 Q 6,461.31 Q 10,549.87 Q 6,461.31

Costos Operativos Q 7,900.00 Q 8,848.00 Q 9,909.76 Q 11,098.93

TOTAL DE EGRESOS Q 18,449.87 Q 15,309.31 Q 20,459.63 Q 17,560.24

SALDO FINAL Q (11,239.99) Q (8,590.35) Q 3,834.30 Q 38,998.91

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 49
ADMINISTRATIVOS
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 50
ADMINISTRATIVOS
Analizar los puntos de riesgo y control en el sistema
Analizar todos los puntos de riesgo en los sistemas
que ya fueron creados en la fase anterior, y deber de
definir, enumerar e implementar todos los puntos de
control.

En la copia del Diagrama de Flujo de datos


(Gane-Sarson) identificar tanto los puntos de
riesgo como los puntos de control con la
simbologa que considere oportuna.

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 51
ADMINISTRATIVOS
PARTE 6: PUNTOS DE RIESGO Y
CONTROL

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS


En el DFDs creado en la parte 3,
identificar los puntos de riesgo.
Instaurar los mecanismos de Control
Indicar tcnicamente porque dejo
puntos de riesgo sin control
Elaborar el rastreo de los puntos de
Control.

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 52
ADMINISTRATIVOS
ANALISIS DE PUNTOS DE RIESGO Y CONTROL EN EL SISTEMA

Categora del nivel de gravedad


Categora Nombre Descripcin

Perdida total del paso del


I Catastrfico
proceso,del sistema.
Daos severos al proceso.
Crtico y/o
II Muerte parcial del paso del
grave
sistema.
Menores daos al proceso.
III Leve
Daos ocupacionales.
Poco dao al proceso.
IV Marginal
Daos insignificante.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 53
ADMINISTRATIVOS
DIAGRAMA (0)
CONSULTA DE SERVICIOS

P1.1 P1.2 P1.3

f1 f3 f5 f7
REGISTRA REGISTRA PREPARA CLIENTE
CLIENTE
CONSULTA CONSULTA RESPUESTA
SERVICIOS TARIFAS

f6 f8
f2 f4

TALLER
A dat_servicios B dat_tarifas C dat_atendidos

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 54
ADMINISTRATIVOS
Categora de los Controles

Funcin Subdivisin Caractersticas


Evitar Prev un dao o peligro,
Preventivos
anticipndose al evento
Controlar Determina si el evento est
Detectivos sucediendo y notifica o emite
seal de advertencia
Subsana una situacin generada
al ocurrir un evento de riesgo.
Reduce la amenaza, reduce la
Eliminar Correctivos
vulnerabilidad del sistema, reduce
el impacto, detecta un incidente y
se recupera del impacto
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 55
ADMINISTRATIVOS
DIAGRAMA (0)
CONSULTA DE SERVICIOS

P1.1 P1.2 P1.3

f1 f3 f5 f7
REGISTRA REGISTRA PREPARA CLIENTE
CLIENTE
CONSULTA CONSULTA RESPUESTA
SERVICIOS TARIFAS
C1 C2

f6 f8
f2 f4

TALLER
A dat_servicios B dat_tarifas C dat_atendidos

Control Tipo: Funcin Descripcin


Para verificar que no se han ingresado
C1 Correctivo datos incorrectos, corregir los datos
mal ingresados en la tabla fichero
Para registrar el prstamo del libro,
C2 Detectivo detectar que se estn ingresando
COMITE DEL AREA DE
correctamente los datos del prstamo
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 56
ADMINISTRATIVOS
Rastreo de Auditoria

Paso del Sistema P11 P12 P13


PR3
Punto de Riesgo PR1 PR2
PR4

Punto de Control C1 C2
Manual de contingencia
Tomando como base su diagrama de
flujo de datos del sistema que utiliz para
identificar sus puntos de riesgo y de
control, ahora desarrolle el Manual de
Contingencia. Asuma que en todos los
puntos de control que estableci, puede
existir falla o error.
COMITE DEL AREA DE
AUTOMATIZACION DE PROCESOS 58
ADMINISTRATIVOS
PARTE 7: Tabla y su manual de
contingencia

EN EL ANLISIS DE LA
CONTINGENCIA:
Elaborar la tabla de anlisis de
Contingencia
El Diagrama de contingencia
Sus respectivas tablas de Llamada e
Instructivo
Informe de cada punto de Control

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 59
ADMINISTRATIVOS
Tabla de Anlisis de Contingencia
Paso Descripcin Contingencia Solucin Tipo
No se registran
Error de registro de adecuadamente los
P1.2 Verificar datos I
tarifas (AA) datos de las tarifas
(XA)

Verificar datos de
Falla en Prepara No se emite respuesta
respuesta con
P1.3 respuesta de los con datos correctos al LL
responsable de
atendidos (AB) cliente y al taller (XB)
taller

Nota: las siglas entre parntesis (AA), (XA), etc., u otros, son marcas
de auditoria que nos sirven en el diagrama de contingencia para no
saturarlo.
DIAGRAMA DE CONTINGENCIAS

AA SI AB
P1.2 XA P1.3 XB SI
fin

NO
INST. No.XL-
NO Llamada.
25
No.T-002

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 61
ADMINISTRATIVOS
TABLA DE LLAMADA

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 62
ADMINISTRATIVOS
TABLA INSTRUCTIVO

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS 63
ADMINISTRATIVOS
Lic. Hugo Girn tutordistancia1.idea@galileo.edu
Lic. Humberto Ajc tutor00343@galileo.edu

COMITE DEL AREA DE


AUTOMATIZACION DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS

64