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SIGC-SUA Planificacin del desarrollo y seguimiento del SIGC-SUA. 2012.

PLAN DE COMUNICACIN DEL


Fecha: 30/03/2013
SIGC-SUA 2012.

PLAN DE COMUNICACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE LA


CALIDAD DE LO SERVICIOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA
UNIVERSIDAD DE JAN (SIGC-SUA).
.

ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO.

1. ANTECEDENTES.

2. OBJETIVOS DEL PLAN DE COMUNICACIN DEL SIGC-SUA.

3. MEJORAS DE LA COMUNICACIN DEL SIGC-SUA.

4. ELEMENTOS DEL PLAN DE COMUNICACIN DEL SIGC-SUA.

5. ACCIONES DEL PLAN DE COMUNICACIN DEL SIGC-SUA.

6. SEGUIMIENTO Y MEJORA DEL PLAN DE COMUNICACIN DEL SIGC-SUA.

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Fecha: 30/03/2013
SIGC-SUA 2012.

1. ANTECEDENTES.

El Plan de Comunicacin del SIGC-SUA se realiza de acuerdo con el objetivo de calidad aprobado por el
Consejo de Direccin en la Revisin y Mejora del SIGC-SUA 2012, y con la planificacin aprobada por el
Comit de Calidad.

Ha sido elaborado por el Equipo de Trabajo constituido al efecto:

EQUIPO DE TRABAJO: PLAN DE COMUNICACIN DEL SIGC-SUA


Nombre Cargo/puesto
Jorge Delgado Garca. Vicerrector, Responsable de Calidad.
Jacinto Fernndez Lombardo. Jefe del Servicio de Planificacin y Evaluacin.
Antonio Martnez Olea. Asesor Tcnico del Servicio de Planificacin y Evaluacin.
Luis Espinosa Moreno. Asesor Tcnico del Servicio de Planificacin y Evaluacin.
Jess Daz Ortiz. Asesor Tcnico del Servicio de Planificacin y Evaluacin.
Francisco Rosa Ruz. Titulado Superior en Prensa e Informacin del Gabinete de Comunicacin.
Carmen Quesada Rodrguez. Titulada Superior en Prensa e Informacin del Gabinete de Comunicacin.
Fernando Valverde Pea. Jefe del Servicio de de Atencin y Ayudas al Estudiante.
Sebastin Jarillo Calvarro. Directo de la Biblioteca.
Trinidad Alonso Moya. Subdirectora de la Biblioteca.
Coordinador de Calidad de la Unidad de Negociados de Apoyo a Departamentos, Institutos y
Joaqun Segura Martn.
Centros de Investigacin.

Ha sido sometido a un proceso de informacin pblica en las Unidades y Servicios, previo a la aprobacin de
la propuesta.

Ha sido aprobado por el Consejo de Direccin [fecha de aprobacin]. Incorporndose a la documentacin del
SIGC-SUA y publicado [fecha de comunicacin y envo].

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2. OBJETIVOS DEL PLAN DE COMUNICACIN DEL SIGC-SUA.

El Plan de Comunicacin considera las necesidades de informacin de los distintos grupos de inters del
SIGC-SUA, y de los flujos de comunicacin que han de realizarse entre los distintos mbitos de
responsabilidad y segn las actividades propias del ciclo de gestin del SIGC-SUA, de acuerdo con la finalidad
establecida en el objetivo de calidad.

La identificacin de las necesidades se basa en el anlisis de fortalezas y debilidades obtenido de los


resultados de la encuesta de clima laboral de 2011, de las propuestas realizadas por los equipos de procesos
y del estudio realizado por el Equipo de Trabajo que ha elaborado el Plan.

Los resultados del anlisis de necesidades realizado hace que el Plan de Comunicacin se conciba como una
estrategia para establecer programas que incidan en la plena operatividad y conocimiento del SIGC-SUA, lo
que determina una dimensin de comunicacin interna (Servicios y Unidades de la Universidad) y otra de
comunicacin a la comunidad universitaria y otros grupos de inters externos.

Diferenciando estos dos mbitos el Plan incluye los siguientes objetivos:

DIMENSIN OBJETIVOS
1. Asegurar que las estrategias y directrices de la Direccin sobre el SIGC-SUA
son conocidas, comprendidas y desplegadas en las estructuras de gestin.
2. Impulsar la implicacin activa de todas las personas en el sistema de
gestin de la calidad.
3. Facilitar la participacin de las personas asegurando que se disponen de
medios eficaces para los procesos de comunicacin en todas las
direcciones.
COMUNICACIN INTERNA
4. Fomentar el aprendizaje y conocimiento del sistema de gestin de la
calidad y los mtodos de trabajo basados en la gestin de los procesos,
incluidos los mecanismos para compartir mejores prcticas y
conocimientos.
5. Favorecer el compromiso y la motivacin por la mejora continua, la
corresponsabilidad con los resultados y la contribucin a la toma de
decisiones basadas en stos.
6. Fomentar en los sectores de la comunidad universitaria el conocimiento y
la comprensin de la finalidad del sistema de gestin de la calidad y los
mtodos de trabajo basados en la gestin de los procesos.
7. Impulsar la colaboracin y la participacin de la comunidad universitaria
en la gestin de los procesos y la prestacin de servicios.
8. Proyectar externamente las polticas de calidad que desarrolla la
COMUNICACIN EXTERNA
Universidad de Jan.
9. Utilizar el SIGC-SUA como instrumento para realizar procesos de
benchmarking que incida en el aprendizaje y la mejora continua de la
gestin.
10. Ser un instrumento que apoye la comunicacin de resultados y del
rendimiento a todos los grupos de inters.

Tabla 1. Objetivos del Plan de Comunicacin del SIGC-SUA.

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Estos diez objetivos se desarrollan a travs de las acciones de comunicacin que se planifican en las fichas de
actuacin del plan de comunicacin (Anexo 1 y 2).

3. MEJORAS DE LA COMUNICACIN DEL SIGC-SUA.

Se establecen las siguientes acciones de mejora para incidir en la eficacia de los objetivos del Plan de
Comunicacin del SIGC-SUA.

1. Potenciar los recursos de la tecnologa de la informacin y comunicacin para disponer de canales


efectivos para realizar las acciones de comunicacin.

1.1. Revisin de la pgina web del SIGC-SUA. Diseando una nueva presentacin ms organizada,
accesible e intuitiva de la documentacin, diferenciando la disponibilidad de la documentacin
operativa del SIGC-SUA con las noticias, eventos, mensajes y resultados. Para esta mejora se
disear e incorporar el Boletn del SIGC-SUA (electrnico) ubicado en la pgina web.

1.2. Desarrollo de las funcionalidades de la plataforma informtica (ISOTools) para la gestin del SIGC-
SUA. Se pretende que, progresivamente, la plataforma se constituya en el gestor documental del
SIGC-SUA y sea el mecanismo que canalice la gestin de la comunicacin entre las Unidades,
Equipos de Procesos y Coordinacin Tcnica.

1.3. Habilitar un Buzn especfico del SIGC-SUA que permita a cualquier miembro del PAS enviar, a
travs de la Coordinacin Tcnica, consultas, informacin, documentacin y sugerencias para la
mejora del SIGC-SUA.

2. Precisar los documentos, instrucciones e informacin que han de ser objeto de comunicacin de acuerdo
con las necesidades inherentes a la gestin del SIGC-SUA y con el objetivo de facilitar el conocimiento
del SIGC-SUA a todos los miembros de la Comunidad Universitaria y otros grupos de inters.

2.1. Identificar los objetivos de comunicacin relacionados con el despliegue de la planificacin del ciclo
de gestin del SIGC-SUA. En este sentido se revisar previamente cualquier accin de comunicacin
para adaptarla a los destinatarios y al medio utilizado, procurando el mximo nivel de inters,
claridad y comprensin. Asimismo, se elaborarn informes y cuadros resmenes de los resultados
del SIGC-SUA considerando los destinatarios.

2.2. Elaborar y difundir un glosario que faciliten la comprensin de los trminos y conceptos propios de
los sistemas de gestin de la calidad. El glosario seguir, fundamentalmente, el vocabulario
establecido en las normas ISO de referencia y las especificidades y aplicaciones propias del SIGC-
SUA. Este glosario servir de referencia en la documentacin objeto de comunicaciones.

2.3. Elaborar y difundir listados simplificados de la regulacin establecida en el procedimiento


documentado de la gestin documental del SIGC-SUA.

2.4. Proponer a los responsables de direccin que se estudie la conveniencia de ampliar a todo el
colectivo PAS los mensajes institucionales relacionados con el SIGC-SUA.

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3. Sistematizar la comunicacin interna en los Servicios y Unidades en todos los aspectos relacionados con
la gestin del SIGC-SUA.

3.1. Desplegar el Plan de Comunicacin del SIGC-SUA en los Servicios y Unidades mediante planes
internos de comunicacin. Estos planes considerarn los mecanismos propios de comunicacin
interna que actualmente se desarrollan y se articularn mediante las fichas de acciones de
comunicacin, procurando establecer un sistema propio para cada Unidad que evidencie la
sistemtica de la comunicacin.

3.2. Adecuar los planes internos de comunicacin a las especificidades de cada Servicio y Unidad y, en
su caso, incorporarlos en los planes de comunicacin que los Servicios y Unidades tengan
establecidos o aprobados.

3.3. Proponer a la Direccin que se considere la necesidad de identificar las funciones de coordinacin
de calidad de las Unidades, entre las que se incluiran las de informacin y comunicacin.

4. Potenciar los mecanismos para la evaluacin y mejora del Plan de Comunicacin del SIGC-SUA.

4.1. Estudiar la conveniencia de incorporar en las encuestas de las personas alguna adaptacin de los
tems relacionados con la comunicacin del SIGC-SUA.

4.2. Incorporar en la encuesta de usuarios del Servicio de Planificacin y Evaluacin (Coordinacin


Tcnica del SIGC-SUA) preguntas especficas sobre la satisfaccin de las acciones de comunicacin
que le corresponden.

4.3. Realizar un seguimiento especfico sobre quejas, sugerencias y felicitaciones relacionadas con la
comunicacin en el mbito del SIGC-SUA.

4.4. Realizar la valoracin en el seno del Comit de Calidad del desarrollo del Plan de Comunicacin,
incorporndola como punto del orden del da en, al menos, una las reuniones programadas en el
ciclo de gestin del SIGC-SUA.

4.5. Incluir la evaluacin Plan de Comunicacin en el proceso de revisin y mejora anual del SIC-SUA
que realiza el Consejo de Direccin.

4. ELEMENTOS DEL PLAN DE COMUNICACIN DEL SIGC-SUA.

El Plan contempla todas las direcciones de comunicacin necesarias para la plena operatividad del SIGC-SUA
(descendente, ascendente y horizontal), distinguindose los siguientes mbitos:

Comunicacin Institucional interna.


Comunicacin del Comit de calidad del SIGC-SUA.
Comunicacin de la Coordinacin Tcnica.
Comunicacin entre las Unidades y entre los Equipos de Procesos.
Comunicacin interna en los Servicios y Unidades.
Comunicacin a la Comunidad Universitaria.
Comunicacin otros grupos e inters externos a la Comunidad Universitaria.

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A su vez, el Plan identifica los elementos de la gestin del SIGC-SUA que han de ser objetos necesarios de
comunicacin.

1. Comunicacin Interna.

Comunicacin descendente.

Estrategias y planes de actuacin sobre calidad.


Despliegues de Estrategias: alineamiento con Plan estratgico de la Universidad.
Despliegues de Estrategias: planes y objetivos funcionales anuales.
Poltica de calidad, objetivos de calidad, directrices, revisin y mejora del SIGC-SUA.
Planificacin del ciclo de gestin anual del SIGC-SUA.
Metodologas e instrucciones de coordinacin para el desarrollo de la Planificacin del ciclo de
gestin anual del SIGC-SUA.
Difusin general y especfica de los resultados del ciclo de gestin anual del SIGC-SUA.

Comunicacin ascendente.

Iniciativas, propuestas de mejora, actividades, no conformidades, relaciones con usuarios.


Seguimiento continuo de los resultados y despliegues internos de la planificacin del ciclo de gestin
del SIGC-SUA.
Informe de seguimiento de los procesos y retroalimentacin de los grupos de inters. Propuestas de
mejoras de los procesos, del SIGC-SUA y de los objetivos de calidad.
Informe de la ejecucin de la Planificacin del ciclo de gestin anual del SIGC-SUA, propuestas de
mejora del SIGC-SUA y de objetivos de calidad.

Comunicacin horizontal.

Planificacin, desarrollo y resultados de los grupos internos de calidad de los Servicios y Unidades.
Coordinacin de la planificacin, desarrollo de la gestin y resultados de los Equipos de Procesos.
Relaciones entre Servicios/Unidades para la mejora conjunta de los procesos.

2. Comunicacin a la Comunidad Universitaria.

rganos de Gobierno, Representacin y Participacin.

Objetivos y desarrollo del SIGC-SUA (segn criterios del Rector/Consejo de Direccin).


Difusin general de los resultados del ciclo de gestin anual del SIGC-SUA.

Comunidad Universitaria.

Objetivos y desarrollo del SIGC-SUA (segn criterios del Rector/Consejo de Direccin).


Difusin general de los resultados del ciclo de gestin anual del SIGC-SUA.

3. Grupos de Inters Externos.

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Objetivos y desarrollo del SIGC-SUA (segn criterios del Rector/Consejo de Direccin).


Difusin general de los resultados del ciclo de gestin anual del SIGC-SUA.
Difusin externa del SIGC-SUA.

5. ACCIONES DEL PLAN DE COMUNICACIN DEL SIGC-SUA.

La implementacin del Plan de Comunicacin se realiza a travs de la planificacin que se establece en las
fichas de las acciones de comunicacin.

La informacin que contiene cada ficha se estructura en los siguientes apartados:

MBITO DE LA COMUNICACIN Comunicacin interna, Comunicacin externa. (Segn apartado 4).


OBJETO DE COMUNICACIN Mensaje, actividad a comunicar. (Segn apartado 4).
Intencin, finalidad, objetivo pretendido o estrategia desarrollada. (Segn
OBJETIVO DE LA EMISIN
apartado 2).
RESPONSABLES DE LA EMISIN Cargo o persona responsable de emitir la comunicacin.
DESTINATARIOS Segmentos y receptores, y en su caso lugar de la recepcin.
CALENDARIO O PERIODICIDAD Frecuencia o momento temporal de la emisin.
CANALES Y MEDIOS Mecanismos personales de comunicacin o fsicos, especificacin de los soportes.
Informacin que se estima complementaria para la realizacin de la accin de
comunicacin (responsabilidades de gestin documental, otras responsabilidades
INFORMACIN COMPLEMENTARIA
tcnicas, referencias a repositorios documentales, caractersticas de los
documentos y especificacin tcnica de la informacin, etc.).
Indicadores u otras fuentes de informacin utilizada para medir la eficacia de la
RESULTADOS
accin de comunicacin.
SEGUIMIENTO Y MEJORA Responsabilidades y mtodos para la revisin y mejora.

Tabla 2. Estructura de las fichas de acciones de comunicacin del Plan de Comunicacin del SIGC-SUA.

Las fichas de las acciones de comunicacin se incorporan en este Plan como Anexos, diferenciando para cada
mbito y objetivos de comunicacin.

6. SEGUIMIENTO Y MEJORA DEL PLAN DE COMUNICACIN DEL SIGC-SUA.

La implantacin del Plan de Comunicacin del SIGC-SUA es objeto de un primer seguimiento por el Equipo de
Trabajo del Plan, y se realiza mediante la elaboracin de un informe de seguimiento. Este informe considera:

1. Descripcin del proceso de elaboracin con anlisis de su desarrollo.


2. Grado de implantacin del Plan de Comunicacin y de las mejoras contempladas.
3. Valoracin de la ejecucin del Plan de Comunicacin, y en, su caso, nuevas propuestas de mejora.

Anualmente se realiza el seguimiento del Plan de Comunicacin a travs de los siguientes mecanismos y
responsabilidades:

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Resultados obtenidos segn las fuentes de informacin establecidos en las fichas de acciones de
comunicacin.
Resultados del Plan de Auditora Interna Anual.
Informacin aportada por los responsables de los Servicios y Unidades y, en su caso los equipos de
procesos, sobre la aplicacin del Plan a nivel interno y las propuestas de mejora que se consideren.
Informacin proporcionada por la Coordinacin Tcnica del SIGG-SUA y el Gabinete de
Comunicacin sobre las actividades de comunicacin Institucional, del Comit de Calidad y de
Coordinacin y las evidencias sobre las mejoras implantadas.
Anlisis de los resultados y propuestas de revisin y mejora del Comit de Calidad.
Valoracin y directrices, en su caso, del Consejo de Direccin.

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