You are on page 1of 7

BEBAN KERJA PETUGAS FILING TERHADAP RATA-RATA WAKTU

PENYEDIAAN DOKUMEN REKAM MEDIS RAWAT JALAN

Warsi Maryati
APIKES Citra Medika Surakarta
warsi_maryati@yahoo.com

Abstract
The number of officers in RSUI Yakssi Filing Gemolong Sragen as many as 5 people. Based on the preliminary
survey, the average time of provision of outpatient medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen
is 13.5 minutes in which time is not in accordance with minimum service standards set by the Minister of
Health No: 129 / Menkes / SK / II / 2008. The purpose of this study was to determine the effect of workload
attendant to the average filing time provision of medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen.
This type of research is analytic research by testing the effect of workload attendant to the average filing
time provision of medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Data collection methods
used were observation and interviews, while the instruments used are guidelines for observation, interview
and observation time of provision of the document sheet. The data obtained will be analyzed bivariate with
Simple Linear Regression. The analysis showed that the workload of officers filing very strong influence on
the average time providing outpatient medical record documents in RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Based
on the analysis, the authors provide suggestions for RSUI Yakssi Gemolong Sragen in order to analyze the
workload and labor requirements in the filing, made the job description for each piece and give motivation
to the filing officer to speed up the provision of medical record documents.

Keywords: Workload, Filing Officer, Document Delivery Time

Abstrak
Jumlah petugas Filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen sebanyak 5 orang. Berdasarkan survei pendahuluan,
rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen adalah
13,5 menit di mana waktu tersebut belum sesuai dengan standar pelayanan minimal yang ditetapkan oleh
KepMenKes RI No: 129/Menkes/SK/II/2008. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengaruh beban
kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis di RSUI Yakssi Gemolong
Sragen. Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian analitik dengan menguji pengaruh beban kerja petugas
filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam medis di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Metode
pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi dan wawancara, sedangkan instrumen yang digunakan
adalah pedoman observasi, pedoman wawancara dan lembar pengamatan waktu penyediaan dokumen. Data
yang diperoleh akan dianalisis bivariat dengan Regresi Linier Sederhana. Hasil analisis menunjukkan bahwa
beban kerja petugas filing berpengaruh sangat kuat terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam
medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Berdasarkan hasil analisis tersebut, penulis memberikan
saran untuk RSUI Yakssi Gemolong Sragen agar melakukan analisis beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja
di filing, membuat job description untuk masing-masing bagian dan memberikan motivasi kepada petugas
filing untuk meningkatkan kecepatan penyediaan dokumen rekam medis.
Kata kunci:Beban Kerja, Petugas Filing, Waktu Penyediaan Dokumen

89 89
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

PENDAHULUAN di rak filing sesuai dengan identitas pasien yang ada


dalam tracer. Setelah petugas menemukan dokumen
Rumah Sakit merupakan suatu sarana pelayanan rekam medis yang dimaksud, kemudian petugas
kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan mensortir dokumen rekam medis berdasarkan
kepada masyarakat, baik rawat jalan, rawat inap, poliklinik tujuan. Setelah dokumen rekam medis
maupun gawat darurat. Pelayanan kesehatan yang disortir, petugas mendistribusikannya ke poliklinik
diberikan kepada masyarakat, mulai dari pendaftaran yang dituju. Proses distribusi masih dilakukan
sampai dengan pengolahan data hasil pelayanan dengan cara manual. Adapun jumlah petugas filing
kesehatan dapat menghasilkan berbagai macam di RSUI Yakssi Gemolong Sragen saat ini adalah 5
informasi. Informasi tersebut dapat digunakan orang.
rumah sakit dalam memulai mutu pelayanan dan
pengambilan keputusan untuk meningkatkan kualitas Berdasarkan hasil survei pendahuluan, dari 10
pelayanan rumah sakit tersebut (Depkes RI, 2006). dokumen rekam medis yang disurvei, rata-rata waktu
Pelayanan kesehatan di rumah sakit bertujuan penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di
untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat. RSUI Yakssi Gemolong Sragen yang dihitung mulai
Pelayanan kesehatan di rumah sakit terdiri dari membuat tracer, dokumen rekam medis diambil dari
beberapa pelayanan. Salah satu pelayanan kesehatan rak filing, dokumen dicatat dalam buku ekspedisi
tersebut adalah pelayanan rekam medis (Rustiyanto, sampai dokumen rekam medis didistribusikan ke
2010). poliklinik adalah 13,5 menit. Waktu penyediaan
dokumen rekam medis rawat jalan tersebut belum
Rekam medis menurut Permenkes No 269/MENKES/ sesuai dengan standar pelayanan minimal rumah
PER/III/2008 adalah berkas yang berisi catatan atau sakit karena masih >10 menit.
dokumen tentang pasien pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada Menurut Hariyono (2009), jumlah beban kerja yang
pasien selama masa perawatan. Rekam medis terdiri tinggi dapat meningkatkan kelelahan petugas. Hal ini
dari beberapa unit pelayanan. Salah satu bagian dari juga sesuai dengan hasil penelitian Ruth, Distyan N.
unit pelayanan rekam medis di rumah sakit adalah M. dan Pujihastuti, Antik (2010), yang menyatakan
Filing, di mana bagian ini bertugas untuk mengambil bahwa beban kerja petugas filing yang sangat tinggi
dan mendistribusikan dokumen rekam medis ke unit dapat menurunkan produktivitas kerja. Berdasarkan
pelayanan kesehatan baik rawat jalan, rawat inap latar belakang masalah di atas, penulis akan meneliti
maupun rawat darurat. apakah ada pengaruh beban kerja petugas filing
terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen rekam
Filing memiliki peran yang cukup penting terutama medis di RSUI Yakssi Gemolong Sragen.
untuk menjamin kepuasan pasien. Salah satu faktor
yang dijadikan sebagai acuan dalam menjamin Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui
kepuasan pasien adalah waktu penyediaan dokumen pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-
rekam medis rawat jalan. Menurut Direktorat rata waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat
Jenderal Bina Pelayanan Medik Depkes RI tahun jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen. Tujuan
2006, Standar Pelayanan Minimal (SPM) Rumah tersebut dapat diuraikan menjadi tujuan khusus yaitu
Sakit penyediaan dokumen rekam medis rawat ; (1) Mengetahui beban kerja petugas filing di RSUI
jalan adalah kurang dari 10 menit. RSUI Yakssi Yakssi Gemolong Sragen, (2) Mengetahui rata-rata
Gemolong Sragen adalah Rumah Sakit Sawsta waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan
yang berklasifikasi tipe D. RSUI Yakssi Gemolong di RSUI Yakssi Gemolong Sragen, (3) Mengetahui
Sragen merupakan salah satu rumah sakit yang pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata
menyelenggarakan pelayanan rekam medis salah waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan
satunya pelayanan penyediaan dokumen rekam di RSUI Yakssi Gemolong Sragen.
medis rawat jalan. Hipotesis dalam penelitian ini yaitu ada pengaruh
Pada proses penyediaan dokumen rekam medis beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu
rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen, penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di
petugas membuat tracer setelah pendaftaran pasien RSUI Yakssi Gemolong Sragen.
dilakukan, kemudian mencari dokumen rekam medis

90
Warsi Maryati. Beban Kerja Petugas Filing terhadap Rata-rata Waktu ...

METODE PENELITIAN 5. Menerima kartu identitas berobat pada pasien,


mencatat pada buku register, mencarikan
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian dokumen medis yang dibutuhkan dan
analitik dengan pendekatan cross sectional. mengantarnya pada poliklinik yang dituju.
Jumlah sampel dengan menggunakan rumus 6. Menyimpan kembali dokumen yang kembali dari
Slovin. Berdasarkan perhitungan sampel dengan poliklinik pada rak penyimpanan sesuai dengan
rumus Slovin terhadap jumlah rata-rata dokumen sistem penyimpanan yang telah ditetapkan.
rekam medis rawat jalan yang didistribusikan 7. Menyediakan data yang dibutuhkan bagi
setiap bulan pada tahun sebelumnya, maka jumlah pembuatan laporan secara benar dan tepat waktu.
sampel yang dibutuhkan dalam penelitian ini 8. Memeriksa secara rutin agar semua dokumen
yaitu 235 dokumen rekam medis dengan tingkat Rekam Medik terisi secara lengkap dan benar.
kepercayaan atau ketepatan yang diinginkan Untuk pasien rawat inap diisi data sosial pasien
sebesar 5%. Teknik sampling yang digunakan rawat inap secara lengkap pada berkas pasien
adalah accidental sampling dimana sampel masuk, mencatat dalam buku register rawat inap.
diambil berdasarkan subjek yang ditemui pada 9. Mendata ruangan yang tersedia sehingga
saat penelitian sampai jumlah sampel terpenuhi. mendapat keterangan mengenai ruangan yang
diminta.
Instrumen yang digunakan untuk menggunakan
10. Melengkapi semua berkas yang dibutuhkan oleh
lembar pengamatan waktu penyediaan dokumen,
pasien yang merawat sebelum pasien dibawa
pedoman wawancara dan pedoman observasi.
keruangan yang dipilih
Tahapan pengolahan data yang dilakukan dalam
11. Menyiapkan data pasien rawat inap untuk
suatu penelitian yaitu editing, coding, tabulating
pembuatan laporan secara benar dan tepat waktu
dan entry. Data akan diolah dengan program 12. Menyediakan bahan atau formulir rekam medis
komputer Statistical Productand Service Solution baik untuk pasien rawat jalan maupun inap dan
(SPSS) 17.0 for windows (Santoso, 2005). Analisis alat kelengkapan urusan rekam medis, merakit
Bivariat yaitu variabel bebas dan variabel terikat formulir rawat inap baik untuk pasien umum,
Uji statistik yang digunakan adalah Regresi Linier obgyn, perinatologi, dan operasi.
Sederhana. Uji statistik ini digunakan untuk 13. Membuat balasan rujukan kepada perujuk asal.
mengetahui pengaruh beban kerja petugas filing 14. Melakukan tugas lain dengan seijin atau dengan
terhadap rata-rata waktu penyedian dokumen penugasan oleh Koordinator Rekam Medis
rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong misalnya : rapat, pertemuan dengan instalasi lain.
Sragen. Taraf signifikansi yang digunakan adalah
95% dengan nilai kemaknaan = 0,05 (5%). Petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong memiliki
beban kerja yang tinggi karena harus merangkap
beberapa tugas lain. Pada penelitian ini, beban kerja
HASIL petugas filing dinilai dengan pengamatan untuk
menghitung jumlah dokumen rekam medis rawat
Beban Kerja Petugas Filing jalan yang didistribusikan selama waktu pengamatan
berlangsung. Distribusi frekuensi beban kerja
Petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen
petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen
merangkap sebagai petugas pendaftaran. Uraian disajikan pada gambar 1 berikut ini :
tugas petugas pendaftaran di RSUI Yakssi Gemolong
Sragen adalah sebagai berikut :

1. Menyiapkan semua formulir yang dibutuhkan


bagi pelayanan pasien.
2. Menerima pendaftaran pasien, mengisi data
sosial secara lengkap pada dokumen Rekam
Medis, buku register pasien.
3. Memberikan kartu identitas berobat yang sudah
diisi nomor Rekam Medis serta data sosial
pasien.
4. Menulis KIUP dan menyimpannya di rak KIUP Gambar 1 Grafik Beban Kerja Petugas Filing di RSUI
secara alfabetik. GambarYakssi
1 Grafik Beban Kerja
Gemolong SragenPetugas Filing
di RSUI Yakssi Gemolong Sragen

Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan 91


Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen dihitung sejak p
mendaftar sampai dokumen rekam medis terdistribusikan ke poliklinik yang dituju oleh pasien. Ke
dilakukan petugas filing untuk dapat menyediakan dokumen rekam medis rawat jalan adalah mem
mengambil dokumen rekam medis sesuai dari rak filing dengan nomor rekam medis yang terdapat d
meletakkan tracer ke tempat dokumen rekam medis yang diambil, menulis data peminjaman dokumen rek
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

Waktu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Petugas Rata-rata Waktu Tunggu


Beban Kerja
Rawat Jalan Filing PenyediaanDokumen
Tabel 2. Beban Kerja Petugas Filing dan Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen
C 48 Dokumen 13,6 Menit
Waktu penyediaan dokumen rekam Petugasmedis rawat jalan Rata-rataDWaktu Tunggu 47 Dokumen 12,9 Menit
di RSUI Yakssi Gemolong Sragen Beban Kerja
Filing dihitung sejak Penyediaan E Dokumen
45 Dokumen 12,1 Menit
pasien selesai mendaftar sampai A dokumen rekam
43 Dokumen 11,2 Menit
B
medis terdistribusikan ke poliklinik 52 Dokumen
yang dituju 14,5Tabel
Pada Menit2. di atas, dapat diketahui bahwa dari 5
C 48 Dokumen
oleh pasien. Kegiatan yang dilakukan petugas filing 13,6 Menit
D 47 Dokumen
petugas filing memiliki beban kerja yang berbeda-
12,9 Menit
untuk dapat menyediakan dokumen
Gambar 1 Grafik Beban Kerja rekam
E Petugas medis
Filing
45 Dokumen beda,
12,1sehingga
Menit rata-rata waktu penyediaan dokumen
rawat jalandiadalah membuat
RSUI Yakssi tracer,
Gemolong mengambil
Sragen rekam medis rawat jalan juga bervariasi juga. Hal
dokumen rekam medis sesuaiPada dariTabel
rak filing
2. di dengan
atas, dapat diketahui
tersebutbahwa
dapatdari 5 petugas
dilihat lebih jelas memilikigambar
filing melalui beban kerja
3. yang berbeda-be
ediaan Dokumen Rekam
nomor Medis
rekamRawat
medisJalan rata-rata waktu
dalampenyediaan
tracer, dokumen rekam
yang terdapat di bawah inimedis
: rawat jalan juga bervariasi juga. Hal tersebut dapat dilih
diaan dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI melalui
Yakssi Gemolong
gambar Sragen
bawahdihitung
3. medis
di ini : sejak pasien selesai
meletakkan tracer ke tempat dokumen rekam
mpai dokumen rekam medis terdistribusikan ke poliklinik yang dituju oleh pasien. Kegiatan yang
tugas filing untukyang
dapatdiambil, menulis
menyediakan data peminjaman
dokumen rekam medisdokumen
rawat jalan adalah membuat tracer,
okumen rekam medisrekam medis
sesuai di rak
dari bukufiling
ekspedisi
dengandan mendistribusikan
nomor rekam medis yang terdapat dalam tracer,
dokumen
racer ke tempat dokumen rekamrekam
medismedis ke poliklinik
yang diambil, menulis yang dituju
data peminjaman dokumen rekam medis di
si dan mendistribusikan
oleh dokumen
pasien. rekam medis ke poliklinik yang dituju oleh pasien.
matan tentang waktuHasil
penyediaan dokumententang
pengamatan rekam medis
wakturawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen
penyediaan
pada gambar 2 berikut ini :
dokumen rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi
Gemolong Sragen dapat dilihat pada gambar 2
berikut ini :

Gambar 3. Grafik Beban Kerja dan Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat Ja
Gambarbeban
Berdasarkan hasil uji statistik pengaruh 3. Grafik Beban Kerja
kerja petugas dan Waktu
filing terhadap Tunggu
rata-rata waktu tunggu penyedia
rekam medis rawat jalan di RSUI Penyediaan DokumenSragen
Yakssi Gemolong Rekam Medismenggunakan
dengan Rawat Jalanmetode Regresi Linier
didapatkan hasil bahwa nilai signifikansi adalah 0,003, sehingga p < (0,05). Oleh karena itu, Ho dit
diterima yang artinya ada pengaruh beban kerja petugas filing terhadap rata-rata waktu penyediaan dok
medis rawat jalan di RSUI Yakssi Berdasarkan hasil uji
Gemolong Sragen. statistik
Model regresi pengaruh bebanartinya jika beban k
ini bersifat positif
kerja waktu
filing semakin tinggi maka rata-rata petugas terhadaprekam
filing dokumen
penyediaan rata-rata
medis waktu
juga akan semakin tinggi
hasil uji statistik juga didapatkan nilaipenyediaan
tunggu koefisien korelasi R = rekam
dokumen 0,983 sehingga beban kerja petugas fili
medis rawat
pengaruh yang sangat kuat karena berada pada interval koefisien 0,800 1,000. Koefisien determinasi se
jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen dengan
yang artinya beban kerja memiliki kontribusi untuk mempengaruhi rata-rata waktu penyediaan dokumen r
menggunakan
sebesar 96,7 % dan sisanya dipengaruhi metode
oleh faktor lain. Regresi Linier Sederhana,
Gambar 2. Grafik Rata-Rata Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam Medisdidapatkan
Rawat Jalanhasil bahwa nilai signifikansi adalah
PEMBAHASAN
Gambar 2. Grafik Rata-Rata Waktu Tunggu 0,003, sehingga p < a (0,05). Oleh karena itu, Ho
eban Kerja Petugas Filing terhadap
Penyediaan Waktu
Dokumen Tunggu
Rekam MedisPenyediaan Dokumen Rekam Medis Rawat
Rawat Jalan ditolak dan Ha diterima yang artinya ada pengaruh
Beban Kerja Petugas Filing
petugas filing dan waktu tunggu penyediaan dokumen rekam medis rawat jalan di beban kerja petugas
RSUI Yakssi Gemolongfiling terhadap rata-rata waktu
Menurut Keputusan Menpan No. Kep. 75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Pegawai Berdas
kan pada tabel 2 berikut ini :
Pengaruh Beban Kerja Petugas terhadap penyediaan dokumen rekam yang
medis rawat jalan di oleh suatu unit org
Kerja, Filing
beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan harus diselesaikan
Waktu Tunggu Penyediaan pemegang
Dokumen jabatan dalam jangkaRSUI
Rekam waktuYakssi Gemolong
tertentu. SedangkanSragen.
menurutModel regresi
Permendagri No.ini12 tahun 2008 tenta
Medis Rawat Jalan Analisis Beban Kerja di LingkunganbersifatDepartemen Dalam
positif artinya jikaNegeri
bebandan Pemerintah
kerja Daerah, beban kerja ad
petugas filing
pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volum
semakin tinggi maka rata-rata waktu penyediaan
Beban kerja petugas filing normal
dan waktu.
waktu tunggu dokumen rekam medis juga akan semakin tinggi.
penyediaan dokumen rekamBeradasarkan
medis rawathasil jalan di
pengamatanBerdasrkan
beban kerjahasil uji filing
petugas statistik juga didapatkan
di RSUI nilai Sragen sangat tin
Yakssi Gemolong
RSUI Yakssi Gemolong Sragen disajikankarena
disebabkan pada petugas
tabel filing memiliki beban kerja ganda. Selain melaksanakan tanggung jawab di b
koefisien korelasi R = 0,983 sehingga beban kerja
2 berikut ini : petugas harus melakukan beberapa tugas tambahan diantaranya melayani pendaftaran pasien baik rawat
petugas filing memiliki pengaruh yang sangat
inap maupun gawat darurat. Petugas juga harus melaksanakan tugas tambahan lain sesuai instruksi d
Tabel 2. Beban Kerja Petugas Filing dan Waktu
koordinator rekam medis. Hal kuat
Tunggu karena
tersebut belumberada
sesuaipada interval
menurut koefisien
Rustiyanto 0,800
(2011), adalah kegiatan
filing
Penyediaan Dokumen 1,000. Koefisien
penataan atau penyimpanan (storage) berkas rekarideterminasi
medis untuksebesar 0,967, yang
mempermudah pengambilan kembali at
Tugas, peran dan fungsi pokok artinya
filing di unit rekam
beban medismemiliki
kerja antara lain:kontribusi untuk
Petugas 1. Bagian
Rata-rata Waktu berfungsi sebagai penjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam medis.
filingTunggu
Beban Kerja mempengaruhi rata-rata waktu penyediaan dokumen
Filing Penyediaan Dokumen
rekam medis sebesar 96,7 % dan sisanya dipengaruhi
A 43 Dokumen 11,2 Menit
oleh faktor lain.
B 52 Dokumen 14,5 Menit

92
Warsi Maryati. Beban Kerja Petugas Filing terhadap Rata-rata Waktu ...

PEMBAHASAN f. Menandatangani dan meminta tanda tangan


penerima dokumen rekam medis
Beban Kerja Petugas Filing 4. Melakukan retensi dokumen rekam medis
menjadi dokumen aktif dan non aktif
Menurut Keputusan Menpan No. Kep. 75/M. 5. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam
PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Pegawai medis
Berdasarkan Beban Kerja, beban kerja adalah 6. Menyimpan dokumen rekam medis yang
sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diabadikan
diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang 7. Mengusulkan pemusnahan dokumen rekam
jabatan dalam jangka waktu tertentu. Sedangkan medis
menurut Permendagri No. 12 tahun 2008 tentang 8. Membantu dalam pelaksanaan pemusnaban
Pedoman Analisis Beban Kerja di Lingkungan fonnulir rekam medis
Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, 9. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya
beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus kerusakan fisik, kimiawi dan biologi
dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi dan 10. Melakukan penyisiran dokumen rekam medis
merupakan hasil kali antara volume kerja dan normal yang salah letak dengan melihat kode warna
waktu. 11. Melakukan retensi dokumen rekam medis,
dengan mencatat nomor rekam medis yang
Beradasarkan hasil pengamatan beban kerja petugas sudah waktunya diretensi dan mengambil
filing di RSUI Yakssi Gemolong Sragen sangat dokumen rekam medis yang akan disimpan di
tinggi. Hal ini disebabkan karena petugas filing rak in aktif.
memiliki beban kerja ganda. Selain melaksanakan 12. Bersama tim pemusnah melaksanakan
tanggung jawab di bagian filing, petugas harus pemusnahan
melakukan beberapa tugas tambahan diantaranya 13. Menghitung tingkat penggunaan dokumen
melayani pendaftaran pasien baik rawat jalan, rekam rnedis per bulan dan per tri bulan
rawat inap maupun gawat darurat. Petugas juga 14. Menghitung tingkat ketidaklengkapan dokumen
harus melaksanakan tugas tambahan lain sesuai rekam rnedis
instruksi dan ijin dari koordinator rekam medis. Hal 15. Menghitung tingkat kehilangan dokumen rekam
tersebut belum sesuai menurut Rustiyanto (2011), medis
filing adalah kegiatan menyimpan, penataan atau
penyimpanan (storage) berkas rekari medis untuk
Waktu Tunggu Penyediaan Dokumen Rekam
mempermudah pengambilan kembali atau retrieval.
Medis
Tugas, peran dan fungsi pokok filing di unit rekam
medis antara lain: Waktu penyediaan dokumen rekam medis rawat
1. Bagian filing berfungsi sebagai penjaga jalan di RSUI Yakssi Gemolong Sragen lebih dari 10
keamanan dan kerahasiaan dokumen rekam menit, sehingga belum memenuhi Standar Pelayanan
medis. Minimal Rumah Sakit. Berdasarkan Keputusan
2. Menyimpan dokumen rekam medis yang sudah Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor:
lengkap dengan metode penyimpanan angka 129/Menkes/SK/II/2008 dijelaskan tentang Standar
akhir dan diurutkan sesuai nomor urutnya. Pelayanan Minimal Rumah Sakit yang terdiri dari
3. Mencarikan atau menyediakan dokumen berbagai macam jenis pelayanan. Standar Pelayanan
rekam medis untuk keperluan pelayanan atau Minimal Ruinah Sakit pada Pelayanan Rekam Medis
keperluan lainnya dengan langkah-langkah dapat dilihat pada tabel 3. berikut ini:
sebagai berikut:
a. Mencari tracer yang sudah terisi Tabel 3. Standar Pelayanan Minimal pada Pelayanan
b. Mencari nomor rekam medis Rekam Medis
c. Menyelipkan tracer pada dokumen rekam
medis yang sudah di temukan JENIS
INDIKATOR STANDAR
d. Mengambil dokumen rekam medis yang PELAYANAN
sudah ditemukan Rekam Medis Kelengkapan pengisian 100 %
e. Mencatat penggunaan dokumen rekam rekam medik 24 jam setelah
medis dalam buku peminjaman selesai pelayanan

93
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

SIMPULAN
JENIS
INDIKATOR STANDAR
PELAYANAN
Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan di
Kelengkapan Informed 100 % atas dapat diambil kesimpulan bahwa beban kerja
Concent setelah mendapat-
kan informasi yang jelas. petugas filing memiliki pengaruh yang sangat kuat
Waktu penyediaan dokomen < 10 menit terhadap rata-rata waktu penyediaan dokumen
rekam medik rawat jalan rekam medis rawat jalan di RSUI Yakssi Gemolong
Waktu penyediaan dokumen < 15 menit Sragen. Beban kerja petugas filing berpengaruh
rekam medik rawat inap positif yang artinya semakin tinggi beban kerja
petugas filing maka waktu penyediaan dokumen
Sumber : Kemenkes Nomor: 129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar
rekam medis semakin tinggi juga. Hal ini disebabkan
Pelayanan Minimal Rumah Sakit
karena petugas yang memiliki beban kerja yang
tinggi akan mengalami kelelahan kerja sehingga
Pengaruh Beban Kerja Petugas Filing terhadap produktivitasnya menurun. Pengaruh beban kerja
Rata-Rata Waktu Penyediaan Dokumen Rekam petugas filing terhadap waktu tunggu penyediaan
Medis Rawat Jalan dokumen rekam medis sebesar 96,7 % dan sisanya
dipengaruhi oleh faktor lain.
Beban kerja petugas filing di RSUI Yakssi Gemolong
Sragen sangat tinggi karena harus merangkap sebagai Penulis memberikan beberapa saran untuk RSUI
petugas pendaftaran dan bebarapa tugas tambahan Yakssi Gemolong Sragen, antara lain; (1). Melakukan
lainnya. Hasil analisis di atas menunjukkan bahwa analisis beban kerja untuk mengetahui jumlah
beban kerja berpengaruh sangat kuat terhadap rata- kebutuhan petugas khususnya di filing, (2). Membuat
rata waktu tunggu penyediaan dokumen rekam job description untuk masing-masing petugas agar
medis, sehingga apabila beban kerja petugas mengurangi beban kerja tambahan akibat merangkap
filing tinggi dapat menyebabkan rata-rata waktu dengan tugas lain, (3). Memberikan motivasi
penyediaan dokumen rekam medis semakin tinggi kepada petugas filing agar meningkatkan kecepatan
juga. Menurut Sumamur (2009), beban kerja dapat penyediaan dokumen rekam medis.
mengakibatkan kelelahan kerja sehingga beban kerja
yang tinggi dapat menyebabkan produktivitas kerja
menurun. Oleh karena itu, perlu dilakukan analisis DAFTAR PUSTAKA
beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja. Berdasarkan
Kemenkes No 377/Menkes/SK/III/2007 tentang Azwar, A. 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan.
Standar Profesi Perekam Medik dan Informasi Jakarta : Binarupa Aksara.
Kesehatan, Perekam Medis harus mampu mengelola Depkes RI. 2006. Pedoman Pengelolaan Rekam
unit kerja yang berhubungan dengan perencanan, Medis Rumah Sakit Indonesia. Jakarta :
pengorganisasian, penataan dan pengontrolan unit Depkes RI.
kerja manajemen informasi kesehatan (MIK)/rekam
medis (RM) di instalansi pelayanan kesehatan. Hariyono, Widodo. 2009. Hubungan antara Beban
Selain itu, upaya untuk meningkatkan kecepatan Kerja, Stres Kerja dan Tingkat Konflik dengan
pelayanan dalam menyediakan dokumen rekam Kelelahan Kerja Perawat di Rumah Sakit
medis merupakan salah satu aspek dalam menjaga Islam Yogyakarta PDHI Kota Yogyakarta.
mutu pelayanan kesehatan. Menurut Donabedian Jurnal KESMAS Vol. 3, No. 3, September
dalam kutipan Azwar (2010:51), program menjaga 2009, Hal : 162-232. Yogyakarta : Universitas
mutu adalah suatu kegiatan mengkaji secara periodik Ahmad Dahlan Yogyakarta.
barbagai kondisi yang mempengaruhi pelayanan, Konsil Kedokteran Indonesia. 2007. Manual Rekam
melakukan pemantauan terhadap pelayanan, serta Medis. Online : http://inamc.or.id/download/
menelusuri keluaran yang dihasilkan sehingga Manual%20Rekam%20Medis.pdf. Diakses
berbagai kekurangan dan penyebab kekurangan dapat tanggal 19 Februari 2013 pukul 08.30 WIB
diketahui serta upaya perbaikan dapat dilakukan,
untuk lebih menyempurnakan taraf kesehatan dan Mendagri. 2008. Permendagri No. 12 tahun 2008
kesejahteraan. tentang Pedoman Analisis Beban Kerja di
Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan
Pemerintah Daerah.

94
Warsi Maryati. Beban Kerja Petugas Filing terhadap Rata-rata Waktu ...

Menkes. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan No. ___________. 2011. Manajemen Filing Dokumen
269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
Medis. Jakarta. Yogyakarta : Graha Ilmu.

Menkes. 2007. Kemenkes No. 377/Menkes/SK/ Ruth, Distyan N.M., Pujihastuti, Antik. 2010.
III/2007 tentang Standar Profesi Perekam Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja dengan
Medis dan Informasi Kesehatan. menggunakan rumus Work Load Indicator
Staff Need atau WISN Bagian Filing RSUD
Menkes. 2008. Keputusan Menteri Kesehatan RI dr. Moewardi Periode Tahun 2016. Jurnal
No : 129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar Kesehatan, ISSN 1979-9551, Vol. IV, No.1,
Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Maret 2010, Hal. 58-64. Surakarta : APIKES
Menpan. 2004. Keputusan Menpan No. Kep. 75/M. Mitra Husada Karanganyar.
PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Santoso, G. 2005. Metodologi Penelitian Kuantitatif
Pegawai Berasarkan Beban Kerja. & Kualitatif. Jakarta : Prestasi Pustaka
RSUI Yakssi Gemolong Sragen. 2013. RL1.1 Data Publiser.
Dasar RSUI Yakssi Gemolong Sragen Tahun Sumamur. 2009. Higiene Perusahaan dan Kesehatan
2013. Kerja (Hiperkes). Jakarta : Sagung Seto.
Rustiyanto, Ery. 2010. Statistik Rumah Sakit untuk
Pengambilan Keputusan. Yogyakarta : Graha
Ilmu.

95