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PRESUPUESTOS DE GASTOS DE ADMINISTRACIN Y VENTAS

PRESUPUESTO
El presupuesto es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada
en valores y trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo
ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de
responsabilidad de la organizacin.

La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de


la organizacin. Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos
como correctivos dentro de la organizacin y son de suma importancia en la mayora
de las organizaciones utilitaristas (compaas de negocios), no-utilitaristas
(agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y
pequeas empresas. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar
el riesgo en las operaciones de la organizacin, por medio de estos se mantiene el
plan de operaciones de la empresa en unos lmites razonables, tambin sirven como
mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas
hacia lo que verdaderamente se busca.

PRESUPUESTO DE GASTOS

A ciertas funciones de servicios que forman parte de la organizacin se les asignan


cantidades especficas, para limitar la extensin de sus actividades. Estas
actividades se pueden llevar a cabo en grande o pequea escala, de acuerdo con
lo que la empresa quiera financiar. En cada caso la administracin establece la
cantidad mxima que esta dispuesta a erogar para esas funciones. La cantidad
mxima que se asigna a cada departamento de servicio se da a conocer con
frecuencia mediante un programa llamado presupuesto de gastos. En el siguiente
cuadro se muestra un ejemplo correspondiente a un departamento de publicidad.

Enero Febrero Marzo

Desembolso total autorizado $135 $147 $159

Radio $50 $27 0

Peridicos $75 0 0

Revistas 0 $120 0
Televisin 0 0 $159

Asignacin total $135 $147 1. $159

Las caractersticas principales de presupuesto por concepto de gasto


incluyen:

PRESUPUESTO DE GASTOS DE VENTAS

Incluye un nmero de elementos de coste tales como salario, comisiones y


gastos de personal en ventas. A menudo se asocian estos costes con diferentes
fuerzas de ventas por regiones, clases de clientes o grupos de productos.

Si el plan de ventas no es realista y los pronsticos no han sido preparados


cuidadosamente, los pasos siguientes en el proceso presupuestal no sern
confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar los
presupuestos de produccin, de compra, de gastos de ventas y de gastos
administrativos.
Un pronstico debe manifestar siempre los supuestos en que se basa. ste debe
verse como uno de los insumos en el desarrollo del plan de ventas y puede ser
aceptado, modificado o rechazado por la administracin.
Es esencial que su preparacin se realice antes de cualquier decisin y que indique
las ventas probables bajo diversos supuestos alternativos. Por ello se puede hacer
un pronstico de ventas de la industria a la que pertenece la compaa y el sector
en donde est ubicada, y otro de la propia empresa.
A continuacin, te explicamos los pasos necesarios para elaborar un presupuesto
de este tipo:
1. Pronostica las ventas del sector
Estas ventas recogen el potencial de negocios que pueden abarcar todas las
empresas del sector o aquellas que constituyan la competencia real. La
comparacin del mercado o demanda con las ventas u ofertas del sector.

2. Pronostica las ventas de la empresa


Aqu el pronstico se fija de acuerdo a su participacin en el mercado. La gerencia
debe establecer si es o no factible alcanzar la participacin deseada a partir del
reconocimiento de las capacidades productivas, la situacin de la empresa, el
estado de intervencin actual y el estudio racional de las polticas de marketing que
puedan implementarse.
3. Agrega otros datos pertinentes
Esta informacin debe relacionarse tanto con las restricciones, como con las
oportunidades. Las principales limitaciones que deben evaluarse son:
1. Capacidad de fabricacin
2. Fuentes de abasto de materia prima y suministros generales.
3. Disponibilidad de de una fuerza laboral.
4. Disponibilidad de capital para financiar la produccin.
5. Disponibilidad de canales alternativos de distribucin; rediseo de
antiguos productos, introduccin de nuevos productos, as como los cambios
en los territorios de ventas.

Caractersticas

El presupuesto de ventas es el primer componente de un presupuesto operativo


principal. Esto se debe a que las ventas afectan a todas las otras partes del
presupuesto principal. ste incluye el total de las ventas valuadas en cantidad y
contiene tres partes: las ventas de equilibrio, las ventas esperadas y las
proyectadas. El presupuesto tambin se desglosa por producto, lugar, densidad de
clientes y los comportamientos estacionales de las ventas. Esto provee un plan tanto
para las ventas al contado como las ventas a crdito. La base de un presupuesto
de ventas es el precio de venta por unidad a ser vendida, multiplicado por la
cantidad. Un presupuesto de ventas es planificado en funcin de la competencia, el
material disponible, los costos de distribucin, los controles del gobierno y el
ambiente poltico.
EJEMPLO

PRESUPUESTO DE GASTOS
DE ADMINISTRACIN
El objetivo es determinar en forma anticipada para el perodo de la proyeccin todos
los gastos del perodo que no correspondan directamente a la financiacin o la
gestin de ventas.
Las partidas integrantes de los gastos de administracin, se han de determinar de
acuerdo a las necesidades derivadas de la estructura organizativa y de la
administracin de ventas. Se clasificaran de la siguiente manera:

Sueldos
Cargas sociales
Amortizaciones
Seguros
Mantenimiento de oficinas
Papelera y tiles de librera

Estos gastos se han de ajustar, clasificando las distintas partidas que los conforman
segn el perodo o mes en el cual se estime se han de originar. Luego, se han de
aplicar los coeficientes representativos de las variaciones del poder adquisitivo de
la moneda ocurrido desde perodo o mes de origen estimado hasta la fecha del
perodo de cierre de la proyeccin.

CARACTERSTICAS
Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad econmica de la
empresa y no en forma paralela a la inflacin.
Son gastos indirectos.
Son gastos considerado dentro del precio y se fija al producto o servicio.
Regir su aspecto legal en la legislacin.

EJEMPLO:

INTRODUCCIN
En la planificacin de produccin los Gerentes deben planificar una coordinacin ptima entre
los planes de ventas, planes de produccin y las polticas de inventarios, as como generar
informacin con respecto a las cantidades de produccin, los costos y la disponibilidad de
recursos financieros.
Al desarrollar un presupuesto detallado de produccin obliga a tomar decisiones de planificacin
con respecto a. planes de produccin, las necesidades de materiales y componentes, las
necesidades de mano de obra, la capacidad de la planta y las polticas de inventario.
El presente trabajo estudia la importancia de los inventarios ya que representan una inversin
relativamente elevada y pueden tener un impacto significativo sobre las principales funciones
de la empresa, y por ende, sobre sus utilidades, es por eso que se necesita una poltica flexible
de inventarios para los artculos terminados a fin de facilitar el logro de niveles de produccin.
En cuanto al desempeo de las actividades de compra se desarrolla como una actividad de
mantener fuentes seguras de abastecimiento continuo, y crear fuentes alternas de
abastecimientos para afrontar cualquier inconveniente.
PRESUPUESTO DE PRODUCCIN
Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de venta y los
niveles de inventario deseado.
En realidad el presupuesto de produccin es el presupuesto de venta proyectado y ajustados
por el cambio en el inventario, primero hay que determinar si la empresa puede producir las
cantidades proyectadas por el prosupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo
exagerado en la mano de obre ocupada.
Comnmente se expresa en unidades fsicas. La informacin necesaria para preparar este
presupuesto incluye tipos y capacidades de maquinas, cantidades econmicas a producir y
disponibilidad de los materiales.
El presupuesto de produccin regir las actividades fabrcales de la empresa y ha de propender
al mantenimiento de un ritmo lo ms uniforme posible en esta clase de actividades: rigindose
siempre por las siguientes consideraciones:
Volumen de las ventas presupuestadas.
Niveles de inventarios adecuados y econmicos.
Frecuencia de rotacin de tales inventarios.
Los niveles de inventarios han de ser tales, que garanticen a la empresa el cumplimiento de los
pedidos, a la vez que la mantengan a cubierto del desuso y le disminuyan los riesgos y el costo
de su mantenimiento.
Por otra parte, no ha de olvidarse que los inventarios significan la inmovilizacin de una gran
parte del capital de trabajo, por lo cual lo indicado es mantenerlos a un nivel restringido: mnimo,
pero a la vez suficiente.
No ha de caerse en el extremo de mantener inventarios tan bajos, que puedan originar
incumplimientos en las entregas a los clientes, por falta de existencias. Adems, hay que prever
el lapso de las entregas de suministros y materias primas; as como los problemas de transporte.
Si la materia prima es obtenible localmente y en abundancia, no ofrecer problemas, pero si su
abundancia es de tendencias estacinales o a de importarse, ser necesario tenerlo en
consideracin.
Los altibajos en la produccin ocasionan gastos adicionales, sumamente difciles de controlar,
haciendo ms costosa la produccin. Se har necesario el trabajo en sobre tiempo o
contratacin de personal temporal, con perdida de entrenamiento. En cambio un ritmo de
produccin estabilizado ofrece las siguientes ventajas:
Costo de produccin ms bajos.
Estabilidad del personal, con lo cual se logra:
Elevacin de la moral en el trabajo.
Mayor eficiencia y rendimiento.
Personal mejor entrenado.
Economa en las compras de materiales, a consecuencia de:
Adquisiciones regulares.
Descuentos.
Simplificacin de los problemas de almacenamiento.
Menores inmovilizaciones de capital de trabajo.
Reduccin de los riesgos de daos, prdidas, etc.
Utilizacin racional de la capacidad instalada de la planta.
De todos estos factores, el ms preponderante es el relativo a la estabilidad del personal. Los
altibajos en la produccin acarrearan la constante contratacin y despido de una cantidad
flotante de administracin de personal que propenden a la estabilidad y seguridad del trabajo
en su empleo, adems de que las frecuentes remociones de personal sientan nefastas
consecuencias en la moral de los trabajadores
Finalidades:
Las finalidades del presupuesto de produccin e inventario son las siguientes:
Asegurar la produccin de artculos terminado en cantidades suficiente como para satisfacer la demanda
esperada.
Regularizar el volumen de los inventarios: de manera que no resulten, ni en exceso, ni en defecto.
Estabilizar el ritmo de la produccin, para obtener economa.
Evidenciar las insuficiencias posibles de las capacidades de instalacin de la planta, para corregirlas a
tiempo, con nuevos activos fijos.
Predeterminar los costos y requerimiento de: materiales, mano de obra y gastos de fabricacin.
Programar los requerimientos de personal, para evitar la inestabilidad del mismo, reducir los gastos de
entrenamiento y definir la poltica de desarrollo de personal.
Regularizar la poltica de compras y similares.
Sealar las necesidades de financiamientos.
El indiscutible elemento de planificacin y control, que debe constituir todo presupuesto.
El presupuesto de produccin ha de representar un equilibrio entre el volumen de las ventas,
los niveles de inventarios adecuados y la estabilidad del ritmo de la produccin. Cuando el
presupuesto de produccin ha sido elaborado correctamente, viene a constituir un instrumento
de planificacin, coordinacin y control, debido a que:
Determina lo que se necesitara.
Indica cual se necesitaran las cosas.
Seala cuando se necesitara cada cosa, por meses, trimestres, semestres o el ao.
La elaboracin de un presupuesto de produccin detallada requiere, adems de los planes de
manufactura, planes definidos y minuciosos en cuanto a requerimientos de materiales, suministros, mano
de obra, capacidad instalada de la planta, amplificaciones o nuevos activos y poltica de inventarios.
La planificacin de la produccin, automticamente, tiene a detectar cualquier falla e
inconvenientes potenciales, los cuales, mediante del presupuesto de produccin, podrn
evitarse y corregirse a tiempo.
El presupuesto de produccin aprobado, debe ser considerado como un patrn de produccin,
una especie de plan maestro a realizarse.
No debe ser aplicado en una forma inflexible; sino, ms bien, como una orientacin para la
planificacin y programacin de la produccin detallada, da a da, semana a semana.
Concebido de esta forma, el presupuesto de produccin viene a constituir una base tangible
para la toma de decisiones.
Es necesario para la empresa realizar el inventario de nivel mnimo y mximo.
INVENTARIO MINIMO:
Este ha de ser un volumen tal de las existencias, de los cuales la empresa no debe encontrarse
nunca por debajo, por correr el riesgo de no poder satisfacer en un momento dado los pedidos
de su clientela.
Este mnimo parece determinado por la gerencia de ventas; tomando en consideracin:
Los hbitos de la clientela.
Posibilidades de pedidos extraordinarios.
Urgencias de las entregas.
Tiempo de manufactura.
Los costos del montaje.
Fluctuaciones estacinales.
Lgico es que, quienes determinan estos lmites sean: por eso, la gerencia de ventas actuara
en forma mancomunada con la de produccin, y con la de compras.
EL NIVEL DE INVENTARIO MXIMO:
Ha de constituir un lmite para evitar el producir en exceso y el abarrotamiento de productos en
los almacenes, y los riesgos y los costos que conllevan.
A este lmite se llega, mediante razonamientos inversos a los anteriores, y salvaguardando los
mismos intereses. Es evidente que el nivel de inventarios incide notablemente en la buena
marcha de la empresa y sus costos; debido a que, si se mantienen inventarios en exceso,
acarrearan la inmovilizacin innecesaria del capital de trabajo, con el aumento consiguiente
de los costos, tanto de mantener tales inventarios, como el de los intereses del capital
invertido indebidamente.
Si los inventarios son insuficientes, se correr el riesgo de no poder satisfacer todos los pedidos,
con todas las desventajas subsiguientes y, si se tratara de materias primas, podra llegarse a
paralizar la produccin, por falta de las mismas.
De all los administradores de empresas se hallan preocupado en buscarle solucin a este
problema.
En todo caso, la solucin se orienta a asegurar la entrega de pedidos, en las cantidades
requeridas y oportunamente , al menor costo posible.
Los elementos determinantes del problema son los siguientes:
Volumen de ventas presupuestadas.
Rotacin de los inventarios.
Costos de mantenimiento de las existencias.
Demora en la fabricacin, o recibo de los pedidos.
Capital de trabajo disponible.
Riesgos de antiguamiento, daos, etc.
Costos de montaje e incidentales.
Caractersticas de la demanda particular de cada artculo.
Frmulas Matemticas
La determinacin de los niveles de los inventarios, es el de la rotacin de los inventarios; donde
el antecedente son las ventas y el consecuente inventario anual promedio. Dicho en forma mas
objetiva: la rotacin de inventarios es un ndice que nos seala las veces que el inventario
promedio se vendi al ao. En tal caso aplicaramos la siguiente frmula.
Por ejemplo: Si La bodega las Perlas vendi en 19x8 un total de Bs. 301.126,00 y mantuvo
un inventario de promedio durante el ao de Bs. 75.281,50; su rotacin de inventario sera de:
Ri = 301.126,00 = 4
75.281,50
Es decir que esta empresa logr vender cuatro veces al ao, su inventario medio.
Una conclusin lgica de todo esto es que, cuanto mayor sea el ndice de rotacin de
inventarios, ser menor el capital de trabajo requerido en el negocio, y mayor su rendimiento
porcentual, en situaciones normales; de all que la rotacin venga a constituir tambin una base
para evaluar la eficiencia operacional de las empresas.
El problema de la valuacin
En cuanto a la unidad para medir las ventas y los inventarios, igual daba que fueran unidades
de producto, bolvares o cualquier otra moneda; pero, en cuanto a los precios, habr siempre
un problema latente; debido a que :
Los precios de venta no suelen ser fijos.
Hay precios al mayor.
Habr siempre descuentos.
Son muchos los mtodos de valuacin de inventarios; y si la empresa adopta los costos
estndares, el problema tiende a complicarse an ms, a la hora de efectuar la distribucin de
los costos de fbrica del producto.
Para aquellas empresas que no hubieran adoptado en su contabilidad los costos estndares,
queda la alternativa de la cuantificacin de las ventas y los inventarios en unidades del producto.
En general, salvo casos muy especiales y de empresas muy bien organizadas, ste sera el
proceder ms recomendable y preferencial. Aunque, no hay que olvidar las tremendas
dificultades de este mtodo cuando de gran variedad de productos se trate.
Otro aspecto a considerar, no menos importante es : A qu ha de considerarse
como INVENTARIO PROMEDIO? Lo recomendable es considerar solamente a los productos
terminados y a los productos en proceso. Nada de materia prima; ya que es muy difcil identificar
a la materia prima, como material realmente usado en la elaboracin de algn producto. Adems
desde ese punto de vista contabilstico, es ms fcil conocer el valor aadido a un producto ;
que la cuanta de productos terminados, productos en proceso y materiales por separado. De
todo esto se desprende que nuestra frmula quedara mejor expresada as:
Vn
Ri = _________________
Pt + Pp
Donde: Ri = ndice de rotacin de inventarios.
Vn = Ventas netas del perodo o ao.
Pt = Inventario de productos terminados.
Pp = Inventario de productos en proceso todava.
Teniendo el cuidado de escoger inventarios que sean representativos del mismo producto o
grupo de productos y para el mismo momento. Al decir que el inventario sea representativo,
queremos decir que sea el que mejor se adapte a los requerimientos de la empresa en particular;
lo cual ya ha de haber sido decidido por las gerencias de ventas y produccin; como tambin, y
mejor an , han de haberse trazado con el ramo de la industria y situaciones del mercado. De
esta forma, quedaran como variables independientes: el ndice de rotacin de inventarios y el
volumen de las ventas, y como variable independiente de ellas , el nivel de inventarios.