CONTOH SOAL DAN JAWABAN DOKUMEN

KANTOR (ADMINISTRASI PERKANTORAN)

1. Surat yang isinya mengenai perdagangan atau perniagaan yang dibuat oleh perusahaan
untuk dikirim kepada para langganannya adalah surat.
A. Niaga
B. Dinas Pemerintah
C. Dinas Swasta
D. Dinas Pribadi
E. Pribadi2. Surat sangat rahasia terdiri dari amplop
A. 5
B. 4
C. 3
D. 2
E. 1

3. Surat penawaran, Surat pesanan merupakan contoh dari surat.

A. Sangat Segera
B. Surat Biasa
C. Surat Kilat
D. Surat Segera
E. Konfidensial

4. Kumpulan-kumpulan dokumen yang memberikan keterangan atau bukti dan aktivitas

yang berkaitan dengan proses pengumpulan secara sistemtis adalah.
A. Dokumen
B. Dokumentasi
C. Edaran
D. Brosur
E. Lampiran

5. Dokumen berwujud benda sejarah dan terletak di museum adalah pengertian dari
A. Literal
B. Korporal
C. Privat
D. Cliping
E. Surat

6. Yang bukan merupakan kegunaan kliping adalah.

A. Sebagai sumber informasi
B. Bahan penelitian untuk makalah
C. Dapat dijadikan sebagai bukti oktentik
D. Memperkaya ilmu pengetahuan
E. Memperbanyak koleksi buku

7. Dibawah ini yang merupakan ciri-ciri dokumen adalah.

A. Difokuskan pada kegiatannya
B. Bersifat aktif
C. Merupakan unit kerja
D. Digunakan sebagai alat bukti
E. Menyiapkan keterangan untuk penelitian

8. Jenis-jenis surat berdasarkan sifat surat ada.

A. 1
B. 2
C. 3
D. 4
E. 5

9. Contoh surat yang harus ditangani secepat mungkin karena penerima harus cepat
menanggapi dan menyelesaikannya adalah.
A. Surat Panggilan
B. Surat Penawaran
C. Surat Pesanan
D. Surat Ucapan Hari Lebaran
E. Surat Ucapan Ulang Tahun

10. Alat komunikasi yang berupa surat di lingkungan dinas yang penyampaiannya tidak
resmi dan digunakan secara internal adalah.
A. Nota
B. Edaran
C. Undangan
D. Memorandum
E. Handphone

11. Surat yang diterima oleh lembaga/instansi /organisasi yang berasal dari pihak lain
disebut .
A. Surat Masuk
B. Surat Keluar
C. Surat Pribadi
D. Surat Niaga
E. Surat Dinas

12. Buku verbal berfungsi untuk.

A. Mencatat surat masuk
B. Mencatat surat keluar selama satu tahun
C. Mencatat surat yang akan disimpan
D. Tanda terima surat
E. Mencatat semua surat masuk dan keluar

13. Buku klaper berfungsi untuk.

A. Mencatat surat masuk
B. Mencatat surat keluar selama satu tahun
C. Mencatat surat yang akan disimpan
D. Tanda terima surat
E. Mencatat semua surat masuk dan keluar
14. Yang berhak untuk memberikan persetujuan terhadap konsep surat adalah.
A. Konseptor
B. Juru Ketik
C. Sekretaris
D. Pimpinan
E. Agendaris
15. Di bawah ini yang bukan merupakan jenis pengiriman surat
A. Kurir instansi perusahaan
B. Kurir kantor pos
C. email (surel) perusahaan
D. Kurir jasa pengiriman swasta (DHL, TIKI, FedeX )
E. Diantar direktur perusahaan langsung

16. Kertas yang biasa dipergunakan untuk pengetikan tindasan dalam sebuah surat
adalah.
A. HVS
B. Buram
C. Duplicator
D. Stensil sheet
E. Dorslag

17. Perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk
yang bersangkutan disebut.
A. Taklik
B. Disposisi
C. Verbal
D. Ekspedisi
E. Memo

18. Lembar kartu kendali terdiri dari tiga warna, lembar pertama berwarna kuning lembar
kedua berwarna hijau dan lembar ketiga berwarna.
A. Putih
B. Hijau muda
C. Merah
D. Biru
E. Merah muda

19. Buku agenda untuk mencatat surat masuk dan keluar secara terpisah tau sendiri-sendiri
adalah buku.
A. Buku agenda tunggal
B. Buku agenda berpasangan
C. Buku klaper
D. Buku agenda kembar
E. Buku ekspedisi

20. Petugas yang mengagendakan surat disebut.

A. Arsiparis
B. Agendaris
C. Konseptor
D. Ekspeditor
E. Sekretaris

21. Orang yang mengantar atau mengelola surat dengan buku ekspedisi disebut.
A. Agendaris
B. Verbalis
C. Arsiparis
D. Ekspeditur
E. Taklik

22. Suatu bagian atau unit yang melaksanakan tugas pengiriman surat-surat keluar adalah
.
A. Verbal
B. Ekspedisi
C. Agenda
D. Kartu Kendali
E. Lembar Pengantar

23. Bagian-bagian yang tidak tercantum dalam kolom buku ekspedisi intern adalah .
A. Cap pos setempat
B. Tanggal surat
C. Nomor surat
D. Nama penerima
E. Paraf dan tanggal taklik

24. Pengiriman surat-surat keluar yang disampaikan keluar lingkungan kantor adalah
pengertian dari .
A. Ekspedisi Intern
B. Ekspedisi
C. Ekspedisi Ekstern
D. Verbal
E. Agenda

25. Salah satu tugas bagian ekspedisi adalah mengantar surat ke kantor pos dan dapat
sekaligus
A. Menyelenggarakan kelancaran pengiriman
B. Membubuhkan stempel
C. Menempelkan perangko
D. Meneliti kelengkapan surat
E. Mengambil surat-surat yang ada di kotak pos

26. Pengiriman surat melalui pos harus memakai buku pos tercatat. Bagian-bagian buku pos
tercatat adalah .
A. Tujuan surat dinas
B. Dikirim kepada
C. Tanggal surat
D. Nama penerima
E. Paraf
27. Mencatat surat-surat dalam buku ekspedisi intern dan ekstern adalah tugas dari .
A. Ekspedisi
B. Agendaris
C. Verbalis
D. Arsiparis
E. Taklik

28. Tabel di bawah ini adalah table buku.

No. Urut No. Surat Tujuan Surat Dinas Dikirim dengan kilat/khusus/biasa Cap pos
setempat

A. Ekspedisi Intern
A. Ekspedisi Ekstern
B. Agenda
C. Pos Tercatat
D. Verbal

29. Tabel di bawah ini merupakan format tabel.

No. Urut Tanggal Surat Nomor Surat Dikirim kepada Nama Penerima Paraf dan
Tanggal terima

A. Verbal
B. Agenda
C. Ekspedisi Intern
D. Ekspedisi Ekstern
E. Lembar Pengantar

30. Ekspedisi Intern adalah

A. Surat keluar yang dikirim ke luar lingkungan kantor
B. Surat keluar yang disampaikan ke dalam lingkungan kantor sendiri
C. Suatu bagiana unit yang melakukan tugas pengiriman surat keluar
D. Buku yang dipergunakan untuk mengantar surat
E. Cap segiempat

31. E-mail adalah singkatan dari .

A. Elektric Mail
B. Extra Mail
C. Elektronic Mail
D. Elect Mail
E. Efective Mail

32. Mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu biasa disebut .

A. Carbon Copy
B. Blind Carbon Copy
C. Point to Point
D. Distribution List
E. Discussion List

33. E-mail dapat dibedakan menjadi dua, yaitu E-mail berbasis SMTP dan .
A. E -mail berbasis POP
B. E-Mail Berbasis WEB
C. Ms Outlook Express
D. Pegasus
E. Netscape Communicator

34. Yahoo (mail.yahoo.com), Google (Gmail.google.com), Hotmail (www.hotmail.com)

merupakan jenis dari .
A. E -mail berbasis POP
B. E-Mail Berbasis WEB
C. Ms Outlook Express
D. Pegasus
E. Netscape Communicator

35. Menggunakan peramban web dan menggunakan program pengakses surat elektronik (e-
mail client) merupakan .
A. Jenis e-mail
B. Cara mengakses e-mail
C. Langkah-langkah membuat e-mail
D. Macam-macam e-mail
E. Langkah-langkah pengiriman e-mail

36. Pengertian spam dalam sebuah e-mail adalah .

A. Tempat file (pesan masuk)
B. Draft pesan yang anda simpan
C. Berisi file (email yang telah anda kirim)
D. Berisi email sampah
E. Message

37. Untuk mengakhiri sesi e-mail maka kita klik tombol .

A. Close
B. Sign out
C. Sign in
D. Back
E. Open

38. Lampiran dalam sebuah e-mail biasa disebut .

A. Attachment
B. Bcc
C. Cc
D. Milserver
E. Enkrip

39. Perangkat keamanan email yang digunakan untuk mengidentifikasi spam yang masuk
dan virus email. Dibangun menggunakan platfor .net 2.0 dan di desain untuk bekerja sama
dengan software spamassasin dan clamav merupakan pengertian dari .
A. ClamAV/ClamD
B. SpamAssassin
C. Message Sniffer
D. MXScan
E. MSSca
40. Tombol Reply yang ada saat membuka e-mail, digunakan untuk e-mail.
A. Menghapus
B. Men-download
C. Menutup
D. Mengembalikan
E. Membalas

Kunci Jawaban
1) A
2) C
3) D
4) B
5) B
6) E
7) D
8) E
9) A
10) D
11) A
12) B
13) C
14) D
15) E
16) E
17) B
18) C
19) D
20) B
21) C
22) B
23) A
24) C
25) E
26) A
27) A
28) D
29) C
30) B
31) C
32) C
33) B
34) B
35) B
36) D
37) B
38) A
39) E
40) E

Questions and Answers

Remove Excerpt

1.

Salah satu pekerjaan pada bagian administrasi adalah mengelola kas kecil. Untuk
membuat laporan keuangan, perangkat lunak yang tepat digunakan adalah.

o A.

Microsoft Office Word

o B.

Microsoft Office Excel

o C.

Microsoft Office PowerPoint

o D.

Microsoft Office Tools

o E.

Microsoft Office Access

2.

Seorang presenter dituntut bisa menyampaikan informasi secara menarik

kepadaaudience. Perangkat lunak yang tepat digunakan untuk menyiapkan presentasi
adalah.

o A.

Microsoft Office Word.

o B.

Microsoft Office Excel

o C.

Microsoft Office PowerPoint

o D.

Microsoft Office Tools

o E.
 Microsoft Office Access

3.

1. membuat surat permohonan 2. surat diserahkan ke bendahara 3.

didistribusikan kepada bagian yang membutuhkan 4. diserahterimakan dengan
mengisi buku serah terima barang dan penerimaan barang 5. petugas memeriksa
persediaan atau stock barang di gudang 6. meminta persetujuan kepada pimpinan
atau kepala 7. apabila telah disetujui diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan
pembelian 8. sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji Urutan prosedur
pengadaan peralatan kantor yang benar berdasarkan pernyataan di atas adalah.

o A.

1,2,3,4,5,6,7,8

o B.

2,3,4,5,6,7,8,1

o C.

1,5,2,6,7,8,4,3

o D.

1,2,5,6,7,8,4,3

o E.

1,2,7,5,4,3,8,6

4.

Untuk menggandakan dokumen dengan hasil paling baik dan dalam jumlah yang
sangat banyak, maka mesin kantor yang tepat digunakan adalah.

o A.

Risograph

o B.

Mesin stensil

o C.

Mesin fotocopy

o D.
 Scanner

o E.

Mesin offset

5.

Perabot kantor yang biasanya mempunyai 4 laci dari bawah ke atas, gunanya untuk
menyimpan map-map file yang berukuran kurang lebih 25 x 35 cm adalah.

o A.

Lemari

o B.

Filing cabinet

o C.

Laci kartu

o D.

Locker

o E.

Cabinet peraga

6.

1. bukalah tutup mesin tik 2. tekan kunci tuts pengubah 3. gulung pita yang akan
dilepaskan kesalah satu spul 4. lepaskan pita lama dari sangkutan pemegang pita
5. tekan beberapa tuts, sehingga v, b, dan n dempet berdiri 6. tarik ke luar penekan
pita pada spul dan angkat spul ke luar. 7. lepaskan pita dalam dari ujung pengait
spul. Salah satu pemeliharaan mesin tik manual adalah melepas dan memasang pita.
Berdasarkan pernyataan di atas, langkah-langkah melepas pita mesin tik manual dapat
dilakukan dengan urutan.

o A.

1, 2, 3, 4, 5, 6, 7

o B.

2, 1, 3, 4, 5, 6, 7

o C.
 1, 3, 2, 5, 4, 6, 7

o D.

1, 3, 2, 4, 5, 6, 7

o E.

1, 4, 3, 2, 5, 6, 7

7.

Tantri Fitriana bekerja sebagai staf kantor pada sebuah perusahaan swasta. Pada suatu
hari ia diminta oleh pimpinan perusahaan untuk menggandakan sebuah dokumen
dalam jumlah banyak secara cepat yang hasilnya sama seperti aslinya, maka ia bisa
menggandakan dokumen tersebut dengan menggunakan.

o A.

Mesin tik

o B.

Mesin fotokopi

o C.

Mesin stensil

o D.

Risograph

o E.

Printer

8.

Mesin fotokopi merupakan salah satu mesin yang digunakan untuk menangani
penggandaan dokumen. Pada saat menggunakan mesin fotokopi langkah pertama
adalah menghidupkan mesin dengan menekan tombol ON/OFF. Langkah kedua
adalah.

o A.

Menekan tombol start

o B.
 Menekan tombol numeric

o C.

Meletakkan naskah pada kaca

o D.

Menekan tombol exposure

o E.

Menekan tombol off

9.

Setelah selesai membuat dokumen dengan menggunakan komputer, langkah

selanjutnya adalah mencetak dokumen. Apabila dokumen tersebut akan digandakan
dengan menggunakan mesin stensil, maka printer yang tepat digunakan untuk
mencetak adalah.

o A.

Printer dotmatriks

o B.

Printer laser

o C.

Printer inkjet

o D.

Printer bublejet

o E.

Printer laser dan inkjet

10.

Berdasarkan sumbernya, data keuangan, data pegawai dan data produksi merupakan
data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi. Data tersebut
merupakan data .

o A.

Primer
 o B.

Sekunder

o C.

Kontinu

o D.

Internal

o E.

Eksternal

11.

Di dalam olah data baik secara manual maupun dengan komputerisasi terdiri dari tiga
tahapan dasar yaitu input, proses, output. Dan tiga tahapan dasar tersebut dapat
dikembangkan menjadi beberapa tahapan lagi, yaitu orginating recording,
clasifiying, sorting, calculating, summarizing, storing, retriefing, communicating dan
reproducing. Tahapan yang memberikan identitas dalam data yang akan diolah
merupakan tahapan.

o A.

Orginating-recording

o B.

Clasifiying

o C.

Sorting

o D.

Communicating

o E.

Reproducing

12.

Seorang pimpinan dari ruang kerjanya akan menyampaikan pesan kepada tenaga
administrasi kantor yang sedang bekerja di ruang lain. Media komunikasi yang tepat
dipergunakan dalam proses komunikasi tersebut adalah
 o A.

Telepon

o B.

Dictaphone

o C.

Intercome

o D.

Handphone

o E.

Telepon seluler

13.

Langkah-langkah yang tepat dalam melakukan panggilan telepon adalah sebagai

berikut:

o A.

Angkat gagang telepon, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, letakkan
kembali gagang telepon

o B.

Siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan,
tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon

o C.

Angkat gagang telepon, siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang
dituju, sampaikan pesan, ucapan trima kasih, tutup pembicaraan, letakkan
gagang telepon

o D.

Siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, tunggu nada
sambung, sampaikan pesan, tutup pembicaraan, letakkan kembali gagang
telepon

o E.
 Siapkan kertas dan alat tulis, tekan nomor yang dituju, tulis pesan yang
disampaikan, sampaikan pesan, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon

14.

Ketika menerima telepon, ucapan yang sesuai dengan etika berbicara dalam
menerima panggilan telepon adalah

o A.

Selamat Pagi!, dengan Anita dari PT. Gemah Ripah, ada yang bisa saya bantu?

o B.

Hallo selamat pagi!, dengan siapa ini? ada yang bisa saya bantu?

o C.

Selamat Pagi! dengan siapa ini?, saya Anita, apakah perlu bantuan?

o D.

Hallo selamat pagi! dengan Anita dari PT. Gemah Ripah, apakah ada yang
perlu dibantu?

o E.

Selamat pagi!, perkenalkan saya Anita sekretaris PT. Gemah Ripah, ada yang
bisa saya bantu?

15.

Sebagai seorang penerima telepon, ketika ada penelepon yang menanyakan pimpinan
dan pada saat itu pimpinan sedang tidak berada di kantor, maka yang akan Anda
katakan adalah.

o A.

Bagaimana kalau nanti kami telepon Bapak kembali?

o B.

Bapak sedang keluar

o C.

Bapak sedang tidak ada

o D.
 Maaf, Bapak.tidak dapat diganggu

o E.

Bapak sedang tidak ada, boleh saya tahu nama bapak?

16.

K3 mempunyai peran yang sangat penting. Berikut ini yang tidak termasuk peran
keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja adalah

o A.

Setiap tenaga kerja berhak mendapat perlindungan atas keselamatannya dalam

melakukan pekerjaan

o B.

Setiap orang yang berada ditempat kerja perlu terjamin keselamatannya

o C.

Setiap sumber produksi perlu dipakai dan dipergunakan secara aman dan
efisien

o D.

Setiap tenaga kerja berhak mendapatkan jaminan dan fasilitas kerja sesuai
kebutuhannya

o E.

Untuk mengurangi biaya perusahaan jika terjadi kecelakaan kerja dan penyakit
akibat hubungan kerja

17.

Seluruh warga masyarakat berkewajiban untuk berperan dalam menjaga kelestarian

lingkungan hidup. Berikut ini yang tidak termasuk peran warga masyarakat adalah

o A.

Selalu membersihkan lingkungan rumah dan sekitarnya

o B.

Menggunakan listrik dan air secukupnya

o C.
 Memelihara hewan yang dilindungi

o D.

Membersihkan parit, selokan dan sungai

o E.

Menanam tanaman disekitar rumah dan lingkungannya

18.

Dari macam-macam dokumen berikut ini yang merupakan dokumen pribadi adalah

o A.

SIM, KTP, akte kelahiran

o B.

Akte kelahiran, surat keputusan, surat perjanjian

o C.

Curiculum vitae, C1, proposal

o D.

Akte jual beli, surat ijin, curiculum vitae

o E.

Surat kelahiran, surat lamaran, cek

19.

Dalam menulis surat harus mengikuti ketentuan bahasa surat yang baik. Ciri-ciri
bahasa surat yang baik adalah

o A.

Singkat, jelas, padat, berisi

o B.

Jelas, lengkap, berbobot, sopan

o C.
 Jelas, lugas, menarik, sopan

o D.

Singkat, padat, sopan, santun

o E.

Jelas, bermakna, menarik, singkat

20.

Dalam penanganan surat masuk menurut sistem buku agenda, setelah penerima
membubuhkan tanda terima dari pengantar, langkah selanjutnya adalah

o A.

Menyortir, membuka sampul , mengagenda

o B.

Membuka sampul, mengagenda, mendisposisi

o C.

Mengagenda, membaca isi, mendisposisi

o D.

Menyortir, mengagenda, mendisposisi

o E.

Membuka sampul, membaca surat, mengagenda

21.

Dalam penanganan surat menurut sistem buku agenda, yang dipergunakan untuk
mengantarkan surat adalah buku

o A.

Agenda

o B.

Verbal

o C.
 Kleper

o D.

Ekspedisi

o E.

Jurnal

22.

Untuk mendistribusi dokumen/surat ke unit-unit kerja di lingkungan organisasi, maka

peralatan yang tepat digunakan adalah .

o A.

Buku ekspedisi intern

o B.

Stop map folio

o C.

Lembar disposisi

o D.

Map snelhecter

o E.

Buku ekspedisi ekstern

23.

Ketika menangani surat yang dikirim melalui e-mail, maka untuk melihat surat masuk
adalah dengan.

o A.

Masuk ke situs layanan e-mail membuka e-mail klik Attachment

o B.

Masuk ke situs layanan e-mail membuka e-mail klik Draft

o C.
 Masuk ke situs layanan e-mail membuka e-mail klik Inbox

o D.

D. masuk ke situs layanan e-mail membuka e-mail klik Sent

o E.

Masuk ke situs layanan e-mail membuka e-mail klik Trash

24.

Suatu perusahaan yang begerak dibidang pelayanan umum seperti PLN dan PDAM,
dalam pengelolaan arsip lebih tepat menggunakan sistem .

o A.

Abjad

o B.

Masalah

o C.

Nomor

o D.

Tanggal

o E.

Wilayah

25.

Dalam kegiatan penyimpanan arsip, sebelum disimpan surat diberi kode angka
2537, artinya surat tersebut akan disimpan menurut sistem nomor

o A.

Decimal dewey

o B.

Terminal digit

o C.
 Buku arsip

o D.

Klasifikasi

o E.

Buku agenda

26.

Dari gambar berikut ini yang termasuk peralatan penyimpanan arsip dinamis secara
vertikal adalah

o A.

o B.

o C.
 o D.

27.

Dalam penyelenggaraan kearsipan menurut sistem Nomor Decimal Dewey, jumlah

guide yang disediakan adalah

o A.

10.000 buah
 o B.

1.000 buah

o C.

100 buah

o D.

50 buah

o E.

10 buah

28.

Berikut ini yang tidak termasuk dokumen yang disediakan sebelum rapat
dilaksanakan adalah

o A.

Undangan rapat

o B.

Daftar hadir peserta

o C.

Agenda rapat

o D.

Makalah

o E.

Notula rapat

29.

Untuk penyelengaraa rapat yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan. Berikut
ini yang tidak termasuk syarat rapat yang baik adalah

o A.

Suasana terbuka
 o B.

Tidak ada monopoli

o C.

Partisipasi aktif dari peserta

o D.

Selalu dalam pengawasan pimpinan

o E.

Perdebatan berdasarkan argumentasi

30.

Untuk penyelenggaraaan rapat yang bertujuan memberi penjelasan/informasi kepada

peserta rapat, pengaturan tempat duduk yang tepat adalah disusun model

o A.

Lingkaran

o B.

Persegi empat

o C.

Huruf u

o D.

Workshop

o E.

Klasikal

31.

Apabila peserta rapat jumlahnya 10 orang, maka penulisan peserta tersebut dalam
notula adalah..

o A.

Ditulis namanya
 o B.

Ditulis daftar tersendiri dan dilampirkan

o C.

Ditulis nama peserta yang bersangkutan

o D.

Dibuat daftar hadir dan dilampirkan

o E.

Ditulis jumlah dan nama peserta

32.

Dalam menjalankan kegiatannya, suatu organisasi diharapkan tidak akan terjadi

tumpang tindih pekerjaan maupun penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja. Hal
ini akan terwujud jika organisasi menerapkan prinsip

o A.

Pembagian kerja

o B.

Pendelegasian wewenang

o C.

Tingkat pengawasan

o D.

Kesatuan perintah

o E.

Koordinasi

33.

Hal di bawah ini yang bukan merupakan fungsi pekerjaan kantor dalam suatu
organisasi adalah.

o A.

Menyediakan informasi bagi pimpinan dalam mengambil keputusan

 o B.

Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

o C.

Mempercepat perkembangan organisasi

o D.

Memberikan pelayanan terhadap staf

o E.

Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaaan operatif

34.

If the imployees are not satisfied, you can never have safisfied customer
maksudnya apabila pegawai tidak terpuaskan, Anda tidak akan pernah
mempunyai pelanggan yang terpuaskan. Oleh karena itu harapan/kebutuhan
pelanggan internal juga harus diperhatikan. Salah satu kebutuhan pelanggan internal
adalah

o A.

Memperoleh pelayanan yang sesuai

o B.

Pelayanan yang cepat dan tepat

o C.

Mendapatkan pelayanan yang adil

o D.

Mendapatkan pelayanan yang ramah

o E.

Perlakuan terhadap pegawai secara adil

35.

Penampilan diri seseorang hendaknya serasi sesuai dengan ciri dan etika
pekerjaan atau jabatan sehingga menimbulkan daya tarik bagi pelanggan/kolega.
Hal yang tidak perlu diperhatikan oleh karyawan wanita dalam penampilan serasi
adalah
 o A.

Rambut panjang diikat atau disanggul

o B.

Tidak berlebihan dalam menggunakan akseseoris

o C.

Menggunakan make up secara sederhana

o D.

Badan selalu bersih dan tampak segar

o E.

Mengenakan pakaian sesuai selera

36.

Di bawah ini merupakan ekspresi mata yang seharusnya dihindari oleh karyawan
terhadap tamu atau pelanggan, yaitu.

o A.

Kontak mata secara langsung

o B.

Tatapan mata bersahabat

o C.

Tatapan mata kosong

o D.

Tatapan mata disertai senyuman

o E.

Tatapan mata berbinar

37.

Pasport dinas adalah pasport untuk pegawai atau pejabat pemerintah yang
melaksanakan tugas perjalanan dinas ke luar negeri. Pasport dinas bersampul warna
 o A.

Hijau

o B.

Hitam

o C.

Biru

o D.

Coklat

o E.

Merah

38.
 Berikut dokumen/ bukti transaksi berupa kwitansi : Huruf ( A ) pada kwitansi di
atas diisi dengan.

o A.

Nama orang/ perusahaan yang menerima uang

o B.

Nama orang/ perusahaan yang menjual barang

o C.

Nama orang/ perusahaan yang menyerahkan barang

o D.

Nama orang/ perusahaan yang menyerahkan uang

o E.

Nama orang/ perusahaan yang melakukan transaksi

39.
Berikut terdapat 2 dokumen transaksi pada CV Makmur Jaya yang berupa kwitansi
dan nota kontan Cara Penyusunan/pendokumentasian bukti transaksi di atas secara
kronologis adalah .

o A.

Bukti berupa kwitansi di atas nota kontan

o B.

Bukti berupa kwitansi di bawah nota kontan

o C.

Nota kontan di atas kwitansi

o D.

Nota kontan diletakkan sesudah kwitansi

o E.

Kwitansi diletakkan sebelum nota kontan

 40.

Dana kas kecil setiap bulannya diberikan dalam jumlah tertentu secara tetap.
Pengisian dana tersebut disebut system.

o A.

Imprest

o B.

Fluktuasi

o C.

Rutin

o D.

Tabelaris

o E.

Tepat

41.

Berbagai fasilitas penunjang kemudahan dan kenyamanan bagi pelanggan, antara lain
lay out ruangan, ruang lobi dan denah ruangan yang disediakan oleh suatu lembaga/
instansi adalah untuk memenuhi kebutuhan

o A.

Praktis

o B.

Fisik

o C.

Emosional

o D.

Ekonomis

o E.

Psikis
 42.

Setiap pelanggan yang datang harus dilayani dengan baik. Jika anda sebagai
resepsionis apa yang harus anda lakukan apabila pelanggan/tamu datang bersamaan
dan semua ingin dilayani lebih dulu?

o A.

Segera menyampaikan permohonan maaf

o B.

Melayani pelanggan yang datang duluan

o C.

Meminta kepada petugas unit lain untuk membantu

o D.

Mendengarkan keluhan pelanggan

o E.

Dimohon sabar untuk menunggu giliran

43.

Berikut ini yang merupakan fungsi kepegawaian adalah.

o A.

Mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama

o B.

Menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi
setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan

o C.

Menggerakkan karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas agar tujuan kerja

sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai

o D.

Mengelola segi-segi pembelanjaan pegawai dalam usaha kerja sama

o E.
 Menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari
masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

44.

Dalam penyelenggaraan kearsipan menurut sistem tanggal, apabila tahun

dipergunakan sebagai kode laci, maka folder yang disediakan sejumlah

o A.

500 buah

o B.

400 buah

o C.

365 buah

o D.

265 buah

o E.

100 buah

45.

Untuk penyelenggaraan kearsipan menurut sistem Masalah, banyaknya laci yang

disediakan adalah didasarkan pada banyaknya .

o A.

Masalah utama

o B.

Masalah pembantu

o C.

Masalah surat

o D.

Pembagia kecil

o E.
 Perihal surat

46.

Apabila kita akan menghancurkan dokumen berupa kertas yang sudah tidak terpakai,
maka alat yang tepat digunakan adalah.

o A.

Stapler

o B.

Gunting

o C.

Shredder

o D.

Cutter

o E.

Snelhecter

47.

Dana kas kecil ditetapkan secara imprest setiap bulan sebesar Rp 1.000.000,-Selama
bulan Maret terjadi transaksi sebagai berikut: Pembelian ATK
Rp. 155.000,00 Memberi snack untuk tamu Rp. 90.000,00 Membayar
langganan majalah Rp. 85,000,00 Membeli materai
Rp. 12.000,00 Membeli karangan bunga Rp. 500.000,00 Dari data
tersebut di atas, maka pengisian dana kas kecil untuk periode selanjutnya adalah.

o A.

Rp 1.742.000,00

o B.

Rp 742.000,00

o C.

Rp 1.000.000,00

o D.
 Rp. 242.000,00

o E.

Rp 258.000,00

48.

Sebagai seorang sekretaris anda diminta untuk membuat jadwal perjalanan bisnis
pimpinan ke Jakarta yang dilaksanakan pada tanggal 5 sampai 6 Maret dengan rincian
kegiatan sebagai berikut:

o A.

1,2,3,4,5

o B.

1,3,2,4,5

o C.

4,1,2,3,5
 o D.

4,2,3,5,1

o E.

4,1,3,2,5

49.

Agar pekerjaan kantor bisa berjalan dengan lancar, maka dibutuhkan berbagai macam
sarana dan prasarana kantor. Di bawah ini yang merupakan sarana kantor adalah.

o A.

Gedung, mesin fotocopy dan finger print

o B.

Mesin fotocopy, rissograph dan mesin stensil

o C.

Pensil, kertas dan tinta

o D.

Gedung, ruangan dan peralatan

o E.

Lukisan, jam dinding, kalender

50.

Untuk membuka atau memisah dokumen yang telah disatukan atau dihimpun dengan
menggunakan stapler dapat menggunakan alat seperti pada gambar bawah ini, yaitu
.

o A.
o B.

o C.

o D.
o
1. Yang merupakan prasrana dalam kantor ialah .
2. Meja
3. Ruang kantor
4. Alat tulis kantor
5. Kursi
6. komputer

E.

MATA PELAJARAN : MELAKUKAN PROSEDUR

ADMINISTRASI

KELAS : X AP

1. skl. 13. Dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam

proses penyelesaian pekerjaan kantor disebut
2. Dokumen dinamis
3. Dokumen statis
4. Dokumen inaktif
5. Dokumen niaga
6. Dokumen pribadi

2. skl 19.Surat yang dipakai secara intern dalam suatu organisasi,

yang digunakan untuk meminta atau memberi informasi serta
petunjuk antar pejabat kantor disebut..
3. Nota dan Memo
4. Warkat pos
5. Kartu pos
6. Telegram
7. Surat bersampul

3. Skl. 19. Surat pribadi yang bersifat setengah resmi adalah

4. memo
5. nota
6. surat tugas
7. surat lamaran
8. surat undangan

4. skl 13 b. Surat rahasia biasanya ditandai dengan kode:

5. RHS
6. S
7. SR
8. SRHS
9. HS

5. skl 14. Contoh penulisan alenea pembuka untuk menanggapi

surat penawaran, yaitu
6. Dengan ini kami beritahukan
7. Kami merasa terharu atas datangnya surat Saudara
8. Membalas surat Saudara tertanggal .. , No. x
9. Terima kasih atas datangnya surat Saudara tanggal .
10. Surat Saudara telah kami terima, maka

6. skl 13. Berikut ini bentuk surat yang alamat dalamnya ditulis
disebelah kanan
7. block style
8. semi block style
9. hanging paragraph
10. official style
11. indented style

7. skl 22. Tempat menuliskan kode pada guide dan folder

desebut.
8. unit
9. indeks
10. klasifikasi
11. tab
12. caption

8. skl 21. Pada kearsipan system nomor Dewey, surat yang

bekodekan 824 akan disimpan di
9. laci 800 dibelakang guide 82 di dalam folder 824
10. laci 820 dibelakang guide 820 di dalam folder 824
11. laci 800 dibelakang guide 820 di dalam folder 824
12. laci 800-820 dibelakang guide 820 di dalam folder 24
13. laci 800 dibelakang guide 824 di dalam folder 24

9. skl 20. Yang dijadikan pedoman/kode untuk

menyimpan/menemukan kartu indeks adalah
10. judul/nama warkat
11. tanggal warkat
12. nomor warkat
13. perihal warkat
14. wilayah warkat

10. skl 15. Nama Ir. H. Irwan Setiawan Hamadi, jika diindeks.
11. Hamadi, Irawan, Setiawan, Ir., H x
12. Irwan, Setiawan, Hamadi, Ir.,H
13. Hamadi, Setiawan;, Irwan, Ir. H
14. Setiawan, Hamadi, Irwan. Ir.,H
15. Irwan, Hamadi, Setiawan, Ir. H.

11. skl 13. Perbedaan bentuk surat Indented Style dan Semi Block
Style tedapat pada penulisan.
12. tanggal
13. alamat dalam
14. alinea surat
15. salam pembuka
16. salam penutup

12. skl 14. Agar dilaksanakan dengan sebaik-baiknya kalimat

tersebut biasanya terdapat pada..
13. Surat tugas
14. Surat keterangan
15. Surat penawaran
16. Surat tagihan
17. Surat pesanan

13. skl 21. Kode surat diambil dari nomor urut buku arsip,
dipakai pada filing system..
14. Sistem nomor Dewey
15. Sistem nomor Terminal Digit x
16. Sistem Subjek
17. Sistem Tanggal
18. Sistem Abjad
14. skl 15. Bagian terkecil dari suatu nama/judul/caption
disebut.
15. indeks
16. kode
17. system
18. klasifikasi
19. unit

15. skl 20. Kartu yang berguna untuk membantu memudahkan

penemuan kembali arsip yang disimpan adalah;.
16. kartu klaper
17. kartu indeks
18. kartu catalog
19. kartu arsip
20. kartu dokumen

16. skl. 22 Kegunaan dari daftar klasifikasi pada system kearsipan

adalah.
17. Sebagai pedomanan tempat penyimpanan kartu indeks
18. Sebagai pedoman dalam pemberian nomor kode
19. Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat
penyimpanan arsip
20. Sebagai pedoman untuk menentukan nomor referenersi
21. Sebagai pedoman dalam pemberian nomor kode, untuk
mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat

17. skl 22. Berikut ini adalah jenis tempat dan alat penyimpanan
surat yang diperlukan dalam system kearsipan,
18. Filing cabinet, guide, folder, rak sortir
19. Filing cabinet, retensi, guide, folder
20. Filing cabinet, retensi guide, folder, rak sortir
21. Filing cabinet, nomor, guide, folder
22. Filing cabinet, nomor, guide, folder, rak sortir

18. skl 24 b. Berikut ini adalah tujuan dari penyusutan arsip

19. File arsip akan lebih longgar sehingga dapat menerima arsip
baru
20. Warkat-warkat yang disimpan masih bernilai
21. Arsip sulit ditemukan
22. Pemeliharaan arsip sulit dilakukan
23. Tidak menghemat biaya

19. skl 24 b. Pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip

sesuai dengan nilai dan kegunaannya serta sebagai dasar
penyelenggaraan penyusutan dan pemusnahan arsip, yaitu.
20. Out slip
21. Jadwal retensi
22. Tunjuk silang
23. Kartu kendali
24. Disposisi
 20. skl 13. Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan
dalam pekerjaan kantor disebut.
21. Dokumen dinamis
22. Dokumen aktif
23. Dokumen semi aktif
24. Dokumen in aktif
25. Dokumen statis

21. skl 22. Pada system Dewey dalam satu laci disiapkan..
22. 10 folder
23. 1000 folder
24. 100 guide
25. 10 guide
26. 1 guide

22. skl 23. Pada system abjad surat dari Toko Bulan Merindu akan
disimpan dilaci yang berkodekan
23. B
24. T
25. M
26. Bu
27. To

SOAL : KESELAMATAN, KESEHATAN DAN KEAMANAN

KERJA (K3

8. skl 9. Sikap yang harus ditunjukan pada saat

menghadapi situasi darurat di tempat kerja adalah.
9. Panik d. Gugup
10. Lari e. Tenang
11. Lambat bertindak

Kunci Jawaban : E

Soal mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi

Skl. 1 a. Saluran untuk menyampaikan pesan-pesan oleh komunikator

kepada komunikan disebut.

12. Komunikator
13. Media x
14. Komunikan
15. Pesan
16. Feed back
Skl. 3 a. Alat komunikasi yang efektif yang dipergunakan untuk
menghubungkan dari satu ruang ke ruang lain disebut.

17. Telepon
18. Faximile
19. Telex
20. Aiphone x
21. Telegram

Skl. 7 b. Nilai-nilai mengenai tingkah laku, kesopanan, dan

kepribadian yang baik disebut.

22. Norma susila x

23. Norma agama
24. Norma moral
25. Norma hukum
26. Norma sopan santun

Skl. 1.b. Lambang yang menggunakan pendengaran (telinga)

disebut.

27. Lambang gerak

28. Lambang suara x
29. Lambang warna
30. Lambang gambar
31. Lambang bahasa

Skl. 2. Komunikasi dapat dikatakan berhasil jika.

32. Komuinkator dapat menyampaikan pesan

33. Komunikan dapat membaca pesan dari komunikator
34. Komunikan memberikan tanggapan sebagaimana yang
diharapkan komunikator
35. Komunikator memberikan tanggapan dengan keragu-raguan
36. Komunikator tidak puas atas jawaban komunikan

Peralatan kantor

37. skl. 11. Mesin-mesin di bawah ini termasuk mesin perkantoran,

kecuali
38. Sheet paper dan clip Jawab : C.
Dictating machine
39. Typewriter
40. Dictating machine
41. Mailing Machine
42. Communication Equipment

SOAL BID. DIKLAT : MERENCANAKAN DAN

MELAKSANAKAN
 PERTEMUAN (RAPAT)

KEARSIPA N

43. skl. 22. Untuk menghindari hilangnya arsip yang disebabkan

oleh peminjaman yang disebabkan oleh peminjam yang tidak
tertib administrasi, maka petugas kearsipan harus menyediakan
formulir khusus untuk mencatat arsip yang dipinjam, formulir
tersebut dinamakan.
44. Kartu indeks
45. Out slip
46. Routing slip
47. Lembar tunjuk silang

2. skl. 23. Dalam pengelolaan arsip system abajad, terlebih dahulu

kita harus mengindeks nama/judul surat, kemudian
memberikan kode. Untuk surat yang berjudul/bernama Dr. Tan
Yu Hok, SE, maka kode penyimpanan dan penemuan kembali
arsip/surat tersebut adalah.
3. T
4. Y
5. H
6. D
7. S

3. skl. 22. Kartu yang digunakan sebagai alat bantu untuk

memudahkan penemuan kembali arsip disebut.
4. Kartu arsip
5. Kartu klaper
6. Kartu disposisi
7. Kartu Agenda
8. Kartu indeks

4. skl. 22. Setiap warkat yang akan dimasukan ke dalam file

harus diperiksa apakah sudah mendapat tanda pelepas (release
mark) atau belum. Tanda pelepas itu dapat berupa disposisi
yang tegas dan jelas seperti..
5. Dep. (deponeer)
6. Routing
7. Out
8. Follow up
9. Calling

5. skl. 23. Yang dijadikan kode penyimpanan warkat menurut

system abjad adalah..
6. Satu atau dua abjad pertama dari unit pertama
7. Satu abjad pertama dari unit pertama
8. Dua abjad dari unit kedua
9. Abjad terakhir dari unit pertama
10. Abjad pertama dari unit terakhir
6. skl. 22. Jika surat yang akan disimpan mempunyai judul atau
masalah lebih dari satu, maka untuk memudahkan penemuan
kembali arsip tersebut harus dibuatkan.
7. Lembar disposisi
8. Lembar tunjuk silang
9. Lembar out slip
10. Lembar routing slip
11. Lembar follow up

7. skl. 24 a. Tempat untuk menyimpan arsip harus dilengkapi

listrik dan AC, hal tersebut merupakan salah satu cara
untuk
8. Menjaga keamanan arsip
9. Mencegah kerusakan arsip
10. Menjaga stabilities arsip
11. Menjaga factor ekstern
12. Menjaga factor intern

8. skl. 24 b. Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan tiga cara.

Penyusutan arsip yang dilakukan dengan cara memindahkan
arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan disebut.
9. Penyerahan arsip
10. Pemusnahan arsip
11. Pemindahan arsip
12. Pengendalian arsip
13. Pengolahan arsip

9. skl. 22. Pada setiap guide atau folder terdapat tempat/tonjolan

untuk menuliskan kode. Tempat untuk menulisakan kode
tersebut dinamakan..
10. Card
11. Retensi
12. Klasifikasi
13. Drawer Type
14. TAB

10. skl. 24. Pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip

sesuai dengan nilai dan kegunaannya serta sebagai dasar
penyelenggaraan penyusutan dan pemusnahan, yaitu.
11. Out slip
12. Jadwal Retensi
13. Tunjuk silang
14. Kartu Kendali
15. Disposisi

11. skl. 21. Pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip

sesuai dengan nilai dan kegunaannya serta sebagai dasar
penyelenggaraan penyusutan dan pemusnahan, yaitu.
12. Out slip
13. Jadwal Retensi
 14. Tunjuk silang
15. Kartu Kendali
16. Disposisi

Cadangan pertemuan rapat

17. skl 27 b. Tata ruang rapat untuk 50 orang peserta menggunakan

ruangan berbentuk..
1. Huruf T
2. Aula
3. Perahu
4. Bundar
5. Empat persegi panjang
18. skl 27a Peralatan rapat yang perlu dipersiapkan dalam
penyelenggaraan rapat diantaranya,
1. Susunan Acara
2. Surat Undangan
3. Hasil rapat yang lalu
4. Block note, ball point
5. Daftar hadir
19. skl 28. b. Tipe pemimpin rapat yang bersifat adil, terbuka,
memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk
mengemukakan pendapat atau saran-saran disebut type ..
1. Otoriter
2. Arogan
3. Demokratis
4. Laissez Faire
5. Jaim
20. skl 28 c. Type peserta rapat sebagai juru damai, penuh
pengertian, persahabatan, berjiwa besar, sabar, tekun/ulet
mempunyai sifat toleran disebut.
1. Type perantara
2. Type pemberi informasi
3. Type inisiatif
4. Type pemberi semangat
5. Type pemersatu
21. skl 29. Pencatatan hasil rapat/pertemuan merupakan catatan
singkat mengenai hal-hal yang dibicarakan dan diputuskan
dalam rapat hal tersebut dicatat pada..
1. Block Note
2. LPT
3. Notula
4. Laporan
5. Ekspedisi
22. skl 30. Dalam Sistem Dana Tetap, jumlah uang yang dikelola
oleh pemegang kas kecil berjumlah tetap, terdiri dari.
1. Uang tunai
2. Check
3. Bukti-bukti pengeluaran kas kecil
4. Uang tunai dan bukti-bukti pengeluaran kas kecil
 5. Check dan Giro

MENGATUR PERJALANAN BISNIS

Skl. 25. Pimpinan atau karyawan yang melakukan perjalanan ke luar

negeri dari lingkungan kantor baik dalamkota maupun luar negeri
dengan tujuan melaksanakan tugas kantor disebut .

23. Perjalanan pribadi

24. Perjalanan kunjungan
25. Perjalanan wisata
26. Perjalanan dinas
27. Perjalanan rutin

Skl skl 26. Dokumen-dokumen yang harus disiapkan untuk perjalanan

luar negeri adalah

28. Surat tugas, surat kunjungan

29. Surat jalan, surat kepolisian
30. Paspor, visa, yellow card, fiscal, tiket
31. Travel cek, tiket, daftar perjalanan
32. Paspor, travel cek, yellow card

Skl. 26. Tanda izin dengan membubuhkan stempel pada lembar paspor
yang berfungsi sebagai izin memasuki Negara tertentu disebut

33. Paspor
34. Visa
35. Fiscal
36. Yellow card
37. Surat tugas

Skl 25. Suatu rincian perjalanan merupakan sebuah rencana kegiatan

yang dilakukan selama perjalanan disebut

38. Daftar perjalanan / itinerary

39. Peta perjalanan
40. Daftar nama-nama perusahaan
41. Jadwal keberangkatan
42. Agenda kunjungan

Transaksi keuangan !

Skl. 30. Dana yang tersedia pada kas kecil dimana besaran saldonya
selalu tetap, system pendanaannya dinamakan ..

43. Interest funds system

44. Fluctuating funds system
45. Imprest funds system
46. Deposit in transit
 47. Demand deposit

Mail handling

Skl. 20. Surat yang isinya hanya boleh dibaca oleh pihak
berkepentingan dan apabila terbaca oleh pihak lain dapat merugikan
pihak tertentu disebut.

48. Surat dinas

49. Surat biasa
50. Surat pribadi
51. Surat confidential
52. Surat rahasia

Bekerjasama dengan koleega dan pelanggan

Skl 5. Untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan sebagai

seorang customer service anda harus:

53. Tenang, sopan, hormat dan tekun mendengarkan setiap

pembicaraan
54. Memberikan tanggapan seperlunya pada saat berbicara dengan
pelanggan
55. Tertib dan teratur pad waktu masuk ke ruang pimpinan
56. Selalu memberi salam kepada sejawat
57. Memperhatikan keadaan lingkungan kantor

Skl 6. Jika anda menjadi karyawan yang bertugas di bagian

resepsionis, sambutan hangat yang tepat dalam berkomunikasi pada
waktu tamu datang adalah.

58. Hallo apa kabar ?

59. Silahkan masuk dan melihat-lihat
60. Ada yang bias kami Bantu dan silahkan tunggu sebentar
61. Anda mau apa kesini ?
62. Jangan di ganggu sibuk

Skl 6. Salah satu cara agar penjual /karyawan dapat melakukan

pelayanan yang baik adalah ..

63. Memberikan hadiah bagi karyawan yang berprestasi

64. Mengkomunikasikan kepada semua pihak tentang harga satu
pelanggan bagi perusahaan
65. Membiarkan karyawan yang bertindak sendiri sendiri
66. Memperlakukan karyawan seperti raja
67. Membuat kelompok kelompok pegawai

Skl 4a, 4b. 7a. 8.. 12. 16. 18. 28a.

SKL 10.a. anda diperintahkan oleh pimpinan untuk membuat laporan
kas kecil, maka perangkat lunak yang paling tepat untuk digunakan
adalah

68. Microsoft word

69. Microsot power point
70. Miscrosot excel
71. Adobe photoshop
72. Microsoft front age

SKL 10.b perangkat lunak yang biasa dipergunakan untuk melakukan

presentasi adalah.

73. Misrosoft word

74. Microsoft power point
75. Microsoft excel
76. Miicrosoft publisher
77. Microsoft Acces

Skl 4a. Jika pimpinan anda sedang tidak berada di tempat (rapat) ada
telepon masuk untuk pimpinan, maka jawaban yang tepat adalah :

78. pimpinan rapat

79. sedang rapat dengan staf ahli
80. bapak pimpinan sedang sedang tidak berada ditempat sekarang,
tetapi akan kembali segera x
81. pimpinan di luar ruangan
82. bapak sedang di luar kantor

skl. 4b. Pada saat melakukan panggilan telepon hal pertama ucapan
yang dilakukan aalah :

83. mengucapkan salam sesuai dengan salam penerima telepon x

84. halo, dengan siapa disini ?
85. mengucapkan selamat siang
86. halo disini PT Indo Caf, ada yang yang bias dibantu !
87. selamat pagi, dengan siapa saya biacara

skl 16. Peralatan yang digunakan untuk menggandakan dokumen

dalam jumlah yang banyak dengan menggunakan kertas buram adalah

88. mesin foto copy

89. mesin stensil x
90. scanner
91. duplicator
92. printer

skl 28a. Peralatan yang digunakan dalam rapat adalah :

 93. OHP x
94. Komputer
95. Filing Cabinet
96. Mesin Faximile
97. Telepon

Skl 16. Alat pengganda yang menggunakan media penghubung

komputer adalah :

98. scanner
99. stensil
100. printer x
101. foto copy
102. alat cetak

skk 12. Salah satu cara pemeliharaan komputer, pada saat mematikan
adalah .

103. sesuai prosedur (SOP) x

104. tekan tombol enter
105. tekan tombol power
106. install anti virus secara berkala
107. bersihkan komputer secara berkala

Skl 7a. Menata rambut yang sesuai dengan tuntutan pekerjaan disebut
..

108. hair style x

109. manicure
110. pedicure
111. facial
112. lulur

Skl 8. Istilah kegiatan kantor yang memerlukan kesepakatan kerja dan

team yang sesuai kebutuhan ..

113. team work x

114. team building
115. team teaching
116. team singing
117. team survey

Soal dan kunci jawaban sarana dan prasarana pengadaan

adm.perkantoran

soal pilihan gand

Yang merupakan kegiatan untuk mencatat dan menyusun daftar barang-

barang/bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang berlaku ialah.
a. Permintaan
b. Inventarisasi
c. Pengadaan
d. Perencanaan
e. Pencatatan

3. Memberi dan melengkapi fasilitas untuk segala kebutuhan yang

diperlukan dalam proses belajar mengajar salah satu tujuan dari
a. administrasi sarana dan prasarana
b. perencanaan
c. pengadaan
d. permintaan
e. pemeliharaan

4. standar sarana dan prasarana dalam setiap satuan pendidikan

tercantum dalam pp no 19 tahun 2005 pasal berapa
a. 43
b. 7
c. 21
d. 42
e. 15

5. Menurut peraturan mendiknas tentang standar sarana dan prasarana

SD/MI, SMP/MTS pada nomoi r 24 tahun berapa
a. 2005
b. 2003
c. 2007
d. 2004
e. 2010

6. Yang termasuk bahan tidak habus pakai adalah

a. Meja
b. Spidol
c. Pulpen
d. Kertas
e. Tinta printer

7. Gunakan prosedur pengelolaan saranaa dan prasarana, iaah

pebgertian dari
a. Inventarisasi
b. Pengadaan
c. Penyimpanan
d. Pemeliharaan
e. Penyusunan

8. sesuatu yang merupakan penunhang utama terselenggaranya suatu

proses, ialah pengerian dari
a. Sarana
b. Prasarana
c. Penyimpanan
d. Inventarisasi
e. Pengadaan

9. prmeliharaan yang dilakukan menurut jangka waktu tertentu,

pengertian dari
a. Pemeliharaan berkala
b. Pemeliharaan barang bergerak
c. Pemeliharaan sehari-hari
d. Pemeliharaan barang tidak bergerak
e. Inventarisasi

10. Kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang
untuk menampung hasil pengadaan barang, pengertia dari.
a. Penyimpanan
b. Pemeliharaan
c. Penyusunan
d. inventarisasi
e. Pengadaan

11. Setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan

perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor.
Adalah pengertian dari.
a. Pengadaan
b. Perencanaan
c. Administrasi
d. Pemeliharaan

12. Dalam pelaksanaanya pengadaan ada berapa kegiatan?

a. 1
b. 5
c. 6
d. 7

13. Ada berapa karakteristik pengadaan sarana dan prasarana

a. 1
b. 2
c. 3
d. 4

14. Ada berapa proses pengadaan sarana dan prasarana pendidikan

kemungkinan yang bisa ditempuh
a. 1
b. 2
c. 3
d. 4

15. Pengadaan barang habis pakai adalah

a. peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor,
aneka kertas, lem dan lain sebagainya.
b. barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh
 barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan
peralatan atau mesin lainnya
c. kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap
waktu akan digunakan.
d. kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan
perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor

16. Aktivitas pertama dalam manajemen sarana prasarana pendidikan

adalah pengadaan sarana prasarana pendidikan. adalah pengertian
dari
a. tujuan pengadaan sarana dan prasarana
b. Pengadaan barang habis pakai
c. Pengadaan barang tidak habis pakai
d. Pengadaan

17. Dibawah ini yg termasuk pengadaan sarana dan prasarana

pendidikan ada beberapa kemungkinan yang bisa ditempuh adalah.
a. Pembelian dengan biaya pemerintah
b. peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor,
aneka kertas, lem dan lain sebagainya.
c. Merupakan proses menetapkan dan memikirkan.
d. Menetapan rencana pengadaan akhir.

18. Karakteristik esensial Harus betul-betul merupakan proses

intelektual salah satunya adalah
a. Pembelian dengan biaya pemerintah
b. Harus realistis, sesuai dengan kenyataan anggaran
c. Merupakan proses menetapkan dan memikirkan.
d. Menetapan rencana pengadaan akhir.

19. Pada proposal pengadaan sarana dan prasarana sekolah hendaknya

dicantumkan secara jelas tentang jenis barang yang..
a. kajian banding atas berbagai barang dengan merk
b. sekolahlah yang sepatutnya lebih tahu kebutuhan mereka sendiri
akan sarana dan prasarana
c. diminta, jumlah satuannyan merk beserta dengan tipenya, produksi
tahun berapa, dikeluarkan oleh pabrik mana
d. Bantuan dari BP3

20. Sebutkan barang habis pakai

a. alat tulis kantor,
b. komputer
c. kertas
d. alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.

o SOAL ESAY.
1. Sebutkan jenis jenis pengadaan?
2. Sebutkan salah satu karakteristik esensial perencanaan pengadaan
perlengkapan sekolah?
3. Tujuan Pengadaan Sarana dan Prasarana adalah..?
 4. Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai
dengan rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang
masih layak pakai. adalah salah satu prosedur..?

5.Pengadaan perlengkapan pendidikan biasanya dilakukan untuk

memenuhi..
6. Sebutkan barang habis pakai!
7. Penyimpanan perlu diperhatikan karena.?
8. Pemeliharaan merupakan kegiatan untuk.?

Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang

tersedia sebelumnya. adalah pengertian dari salah satu..?
10. Pulpen,tinta,tipe-x,kertas,streples adalah salah satu contoh pengadaan..?

Kunci Jawaban Soal Pengadaan Sarana dan Prasarana

Jawaban Pilihan Ganda :

1.B
2.B
3.A
4.D
5.C
6.A
7.B
8.B
9.A
10.A
11.A
12. D
13. D
14. D
15. A
16. A
17. A
18. B
19. C
20. D

Jawaban Essay :

10. Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai

2. Merupakan proses menetapkan dan memikirkan

3. untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan

pendidikan di suatu sekolah menggantikan barang-barang yang rusak,
hilang, di hapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat di pertanggung
jawabkan sehingga memerlukan pergantian, dan untuk menjaga tingkat
persediaan barang setiap tahun dan anggaran mendatang.
 4. prosedur pengadaan barang tidak habis pakai

5. kebutuhan sesuai dengan perkembangan pendidikan di suatu

sekolah.

6. alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.

7. dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja

dapat ditingkatkan

8. agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan.
Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan.

9. Langkah- langkah Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana

10. Barang habis pakai

MATERI PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA

MATERI PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA

11. Pengertian Sarana dan Prasarana pendidikan

Dalam khazanah peristilahan pendidikan sering disebut-sebut istilah sarana

dan prasarana pendidikan. Kerap kali istilah itu digabung begitu saja menjadi
sarana-prasarana pendidikan. Dalam bahasa Inggris sarana dan prasarana itu
disebut dengan facility (facilities). Jadi, sarana dan prasarana pendidikan akan
disebut educational facilities. Sebutan itu jika diadopsi ke dalam bahasa
Indonesia akan menjadi fasilitas pendidikan. Fasilitas pendidikan artinya
segala sesuatu (alat dan barang) yang memfasilitasi (memberikan kemudahan)
dalam menyelenggarakan kegiatan pendidikan.

Sarana pendidikan sebagai segala macam alat yang digunakan secara

langsung dalam proses pendidikan. Sementara prasarana pendidikan adalah
segala macam alat yang tidak secara langsung digunakan dalam proses
pendidikan. Sarana pendidikan adalah segala macam alat yang digunakan
dalam kegiatan belajar-mengajar, sementara prasarana pendidikan tidak
digunakan dalam proses atau kegiatan belajar-mengajar tetapi mendukung
kegiatan belajar mengajar.[1]

12. Pengadaan Sarana dan Prasarana pendidikan

13. Tujuan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Aktivitas pertama dalam manajemen sarana prasarana pendidikan adalah

pengadaan sarana prasarana pendidikan. Pengadaan perlengkapan pendidikan
biasanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan
pendidikan di suatu sekolah menggantikan barang-barang yang rusak, hilang,
di hapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat di pertanggung jawabkan
sehingga memerlukan pergantian, dan untuk menjaga tingkat persediaan
barang setiap tahun dan anggaran mendatang. Pengadaan perlengkapan
 pendidikan seharusnya di rencanakan dengan hati-hati sehingga semua
pengadaan perlengkapan sekolah itu selalu sesuai dengan pemenuhan
kebutuhan di sekolah.

Langkah- langkah Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang

diajukan oleh setiap unit kerja dan atau menginventarisasi kekurangan
perlengkapan sekolah.
Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode
tertentu, misalnya untuk satu semester atau satu tahun ajaran.
Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan
perlengkapan yang tersedia sebelumnya.
Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah
yang tersedia. bila dana yang tersedia tidak memadai untuk
mengadakan kebutuhan tersebut, maka perlu dilakukan seleksi
terhadap semua kebutuhan perlengkapan yang telah direncanakan
dengan melihat urgensi setiap perlengakapan yang dibutuhkan. Semua
perlengkapan yang urgen segera di daftar
Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen
dengan dana atau anggaran yang tersedia bila ternyata masih melebihi
anggaran yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara
membuat skala prioritas.
Menetapan rencana pengadaan akhir.

3. Karakteristik Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Sekolah

Perencanaan perencanaan perlengkapan sekolah tidaklah mudah. Perencanaan

perlengkapan pendidikan bukan sekedar sebagai upaya mencari ilham,
melainkan upaya memikirkan perlengkapan yang di perlukan di masa yang
akan datang dan bagaimana pengadaannya secara sistematis, rinci, dan teliti
berdasarkan informasi dan

realistis tentang kondisi sekolah. Agar prisip-prinsip tersebut betul-betul

terpenuhi, semua pihak yang di libatkan atau di tunjuk sebagai panitia
perencanaan pengadaan perlengkapan sekolah perlu mengetahui dan
mempertimbangkan program pendidikan, perlengkapan yang sudah di miliki,
dana yang tersedia, dan harga pasar. Dalam hubungannya dengan program
pendidikan yang perlu di perhatikan adalah organisasi kurikulum sekolah,
metode pengajaran, dan media pengajaran yang di perlukan.

Ada beberapa karakteristik esensial perencanaan pengadaan perlengkapan

sekolah, yaitu sebagai berikut :

4. Merupakan proses menetapkan dan memikirkan.

5. Objek pikir dalam perencanaan perlengkapan sekolah adalah upaya
memenuhi sarana prasarana pendidikan yang di butuhkan sekolah.
6. Tujuan perencanaan perlengkapan sekolah adalah efektifitas dan
efisiensi dalam pengadaan perlengkapan sekolah.
 7. Perencanaan perlengkapan sekolah seherusnya memenuhi prinsip-
prinsip sebagai berikut:

Harus betul-betul merupakan proses intelektual;

Di dasarkan pada analisis kebutuhan melalui studi komprehensif
menganai masyarakat sekolah dan kemungkinan pertumbuhannya,
serta prediksi populasi sekolah;
Harus realistis, sesuai dengan kenyataan anggaran;
Visualisasi hasil perencanaan perlengkapan sekolah harus jelas dan
rinci, baik jumlah, jenis, merek, dan harganya.
4. Pemerolehan Sarana dan Prasarana Sekolah

Setelah rencana pengadaan sarana dan prasarana dibuat langkah berikutnya

yakni pengadaan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan sekolah.
Pengadaan sarana dan prasrana ini, bisa dilakukan dengan pembelian,
meminta sumbangan, pengajuan bantuan ke pemerintah (untuk sekolah-
sekolah negeri) dan pengajuan kepihak yayasan (untuk sekolah-sekolah
swasta), pengajauan ke komite sekolah (dewan sekolah), tukar menukar
dengan sekolah lain dan menyewa. Khusus pengadaan yang di lakukan dengan
menyewa ini umumnya pada sekolah-sekolah atau lembaga pendidikan yang
belum mempunyai prasarana dan sarana sendiri, sementara keperluan yang
sudah mendesak tidak bisa di tunda lagi.
Guna mengadakan sarana dan prasana sekolah, perlu ditetapkan aspek fungsi
(utilitas) dan standart kualitasnya. Aspek fungsi (utilitas) mengacu pada
kegunaan sarana dan prasarana tersebut.terkait dengan kebutuhan riil sekolah.
Aspek standart kualitas mengacu pada jenis spesifikasi teknis terkai dengan
merk berkualitas yang beredar di pasaran.

Pada sarana dan prasarana sekolah yang proses pengadaannya dengan

pembelian, ada yang membeli secara langsung ke toko-toko sarana dan
prasarana yang kini banyak beredar, ada yang langsung ke pabriknya dan ada
yang dengan sistem indent. Baik yang membeli secara langsung maupun
dengan sistem indent hendaknya benar-benar memperhatikan spesifikasi
teknis yang dimiliki oleh sarana dan prasarana tersebut. Khusus yang sistem
indent, hendaknya benar-benar dicermati antara spesifikasi teknis yang ada di
dalam brosur atau leaflet promosi perusahaan dengan kenyataan setelah sarana
dan prasarana tersebut dikirinkan ke sekolah. Tidak mustahil apa yang
tercantum dalam leaflet atau brosur, bisa berbeda dengan realitas barangnya.

Guna pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah, tim yang di

tunjuk untuk pengadaan dengan sarana dan prasarana sekolah hendaknya
membuat daftar ceking tentang berbagai jenis sarana dan prasarana yang akan
di adakan. Daftar checking ini sangat penting agar dapat diketahui seberapa
realisasi pengadaan sarana dan prasarana tersebut. Pengadaan sarana da
prasarana sekolah yang proses pengadaannya dengan meminta sumbangan dan
mendapat bantuan dari pemerintah. Agar spesifikasi teknis, standar kualitas
dan utilitas sarana dan prasarana yang proses pengadaannya dengan meminta
sumbangan atau bantuan dari pemerintah tidak mengalami deviasi, perlu
dibuat proposal yang jelas.
Pada proposal pengadaan sarana dan prasarana sekolah hendaknya
dicantumkan secara jelas tentang jenis barang yang diminta, jumlah
satuannyan merk beserta dengan tipenya, produksi tahun berapa, dikeluarkan
oleh pabrik mana, berapa taksiran harganya, dan sebagainya. Dengan
demikian, jenis-jenis sarana dan prasarana memang benar-benar sesuai dengan
yang diinginkan oleh sekolah. Yang selama ini banyak terjadi, proposal
permohonan bantuan sarana dan prasarana umumnya tidak lengkap, karena
pihak pembuat proposal sendiri tidak menguasai berbagai jenis barang yang
beredar di pasaran. Oleh karena itu, sebelum proposal dibuat, sangat bagus
kalau tim yang ditunjuk oleh sekolah tersebut melakukan survei. Melakukan
kajian banding atas berbagai barang dengan merk dan spesifikasi teknisnya,
agar berbagai jenis barang yang akan diminta tersebut, telah diketahui
kelebihan dan kekurangannya (standar kualitasnya).
Lembaga penyandang dana, baik dari pemerintah maupun swasta, lazimnya
memang tidak selalu tahu kebutuhan riil lembaga pendidikan (sekolah), karena
memang mereka tidak bergerak secara riil dan operasional di sekolah. Oleh
karena itu, sekolahlah yang sepatutnya lebih tahu kebutuhan mereka sendiri
akan sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Kemampuan sekolah untuk
merumuskan kebutuhannya sendiri (termasuk di dalamnya sarana dan
prasarana sekolah) sangatlah penting, karena hanya dengan cara demikianlah
bantuan yang ia terima dari pihak lain (termasuk bantuan sarana dan
prasarana), memenuhi aspek utilitas dan memenuhi syarat standar kualitas. [2]

Adapun proses pengadaan sarana dan prasarana pendidikan ada beberapa

kemungkinan yang bisa ditempuh yaitu:

5. Pembelian dengan biaya pemerintah.

6. Pembelian dengan biaya dari SPP.
7. Bantuan dari BP3, dan
8. Bantuan dari masyarakat.[3]