Proiect - SISTEME INFORMAIONALE N MANAGEMENT

CUPRINS PROIECT SISTEME INFORMAIONALE N MANAGEMENT........

CAPITOLUL I ANALIZA SISTEMULUI INFORMAIONAL EXISTENT..............

1.1. PREZENTAREA GENERALA A UNITII ANALIZATE. ..............................................................

1.1.1. ISTORICUL EVOLUIEI UNITII ANALIZATE .....................................................

Surse informaionale :
- statutul i contractul de societate
- interogarea factorilor de conducere sau a altor persoane din unitate
- alte surse informaionale (documente, fiiere, etc.)
Coninut :
- anul nfiinrii
- proveniena capitalului
- evoluia capitalului social i/sau denumirii
- evoluia obiectului de activitate
- dinamica produciei
- dinamica i structura angajailor

1.1.2. MODUL DE CONSTITUIRE AL SOCIETII ..........................................................................

Surse informaionale :
- statutul i contractul de societate i alte acte adiionale
Coninut :
- forma de proprietate
- structura acionarilor/asociailor i a aportului la capitalul social

1.1.3. PROFILUL ACTIVITII SI OBIECTIVE................................................................................

Surse informaionale :
- statutul i contractul de societate
- interogarea factorilor de conducere sau a altor persoane din unitate
- alte surse informaionale (documente, fiiere, etc.)
Coninut :
- descrierea obiectului de activitate
- prezentarea pe scurt a produselor unitii
- descrierea serviciilor prestate
- prezentarea tendinelor firmei n viitor (creterea i/sau diversificarea produciei,
serviciilor sau lucrrilor executate, acapararea de noi segmente de pia, investi-
ii, alte filiale sau sucursale, etc.)

1
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect - SISTEME INFORMAIONALE N MANAGEMENT

1.2. PREZENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC EXISTENT............................................

Surse informaionale :
- interogarea personalului de la compartimentul IT sau a persoanelor direct impli-
cate n gestionarea i utilizarea tehnicii de calcul
- diferite documente (facturi, fie tehnice, etc.) care ofer informaii despre com-
ponentele sistemului informatic
Coninut :
- prezentarea pe scurt a evoluiei sistemului informatic
- prezentarea resurselor fizice ale posturilor de lucru utilizate sau a server-ului da-
c exist o reea intern
- prezentarea tipului de reea intern
- specificarea legturii INTERNET
- prezentarea soft-ului utilizat
- sistemele de operare
- utilitarele de birou
- programele economice (pe tipuri de activiti) i relaiile dintre ele
- realizarea unei organigrame a posturilor de lucru (calculatoarelor) din unitate i a
fluxurilor de fiiere dintre ele

1.3. ANALIZA MEDIULUI EXTERN I A RELAIILOR ACESTUIA CU UNITATEA ......

1.3.1. PREZENTAREA RELAIILOR CU ALTE FIRME (FURNIZORI, CLIENI, BNCI) .......
Surse informaionale :
- activitatea compartimentului aprovizionare, desfacere (comercial), financiar, con-
tabilitate, marketing, etc.
Coninut :
- prezentarea principalilor furnizori i a fluxului de informaii cu acetia (docu-
mente, fiiere)
- prezentarea principalilor clieni i a fluxului de informaii cu acetia (documente,
fiiere)
- prezentarea principalelor bnci i a fluxului de informaii cu acestea (documente,
fiiere)

1.3.2. PREZENTAREA PRINCIPALELOR RELAII CU INSTITUIILE

GUVERNAMENTALE .............................................................................................................
Surse informaionale :
- activitatea compartimentului financiar, contabilitate, etc.
Coninut :
- prezentarea fluxului de informaii cu bugetul statului i alte instituii guverna-
mentale (documente, fiiere)

1.4. STUDIUL STRUCTURII ORGANIZATORICE A UNITII...........................................

1.4.1. PREZENTAREA ORGANIGRAMEI UNITII ...........................................................
Surse informaionale :
- compartimentul resurse umane, financiar, contabilitate, etc.
Coninut :
- reprezentarea grafic a structurii organizatorice sub forma organigramei unitii

1.4.2. PREZENTAREA PRINCIPALELOR RELAII I FLUXURI DE

INFORMAII/DATE DINTRE DEPARTAMENTELE, COMPARTIMENTELE I
SERVICIILE DIN UNITATE N FUNCIE DE ORGANIGRAMA PREZENTAT..............
Surse informaionale :
- activitatea compartimentului studiat
Coninut :
- prezentarea (descrierea) fluxului de informaii (documente, fiiere, .a.) biunivo-
ce dintre compartimentele din unitate

2
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect - SISTEME INFORMAIONALE N MANAGEMENT

1.5. ANALIZA FUNCTIONAL A ACTIVITII STUDIATE................................................

1.5.1. PREZENTAREA SUCCINT A FUNCIUNILOR COMPARTIMENTULUI N
CARE SE DESFOAR ACTIVITATEA STUDIAT.........................................................
Surse informaionale :
- activitatea compartimentului studiat
Coninut :
- descrierea activitilor care se realizeaz n compartimentul studiat

1.5.2. PREZENTAREAMODULUI DE CONECTARE I A RELAIILOR DINTRE

COMPARTIMENTUL N CARE SE DESFOAR ACTIVITATEA STUDIAT I
CELELALTE COMPARTIMENTE DIN CADRUL UNITII...............................................
Surse informaionale :
- activitatea compartimentului studiat
Coninut :
- prezentarea (descrierea) fluxului de informaii (documente, fiiere, .a.) biunivo-
ce dintre compartimentele din unitate i compartimentul studiat

1.5.3. ACTELE NORMATIVE N VIGOARE CE REGLEMENTEAZ ACTIVITATEA

STUDIAT ................................................................................................................................
Surse informaionale :
- Monitorul Oficial
- Programe software legislative (LEX, LEGIS, CTN, etc.)
Coninut :
- prezentarea succint a principalelor acte normative

1.6. ANALIZA DOCUMENTELOR SAU A ALTOR SURSE INFORMAIONALEN

PRIVIND ACTIVITATEA STUDIAT ........................................................................................
1.6.1. INVENTARUL DOCUMENTELOR I A ALTOR SURSE INFORMAIONALE ......
Surse informaionale :
- activitatea compartimentului studiat i documentele ntocmite
Coninut :
- ntocmirea inventarului documentelor

INVENTARUL DOCUMENTELOR

Cod Simbol Denumire Format Cod clasi- Nr. exemplare

doc. doc. ficare
01 CV Contract de vnzare A4 2
02 NIC Not intern privind comanda lunar A4 2
03 PFL Program fabricaie lunar A3 3
04 BPTR Bon de predare-transfer, restituire A4 14-3-3A 2
05 SPS Situaia produselor finite n stoc A5 1
06 DL Dispoziia de livrare A5 14-3-5A 2
07 AIM Aviz de nsoire a mrfii A4 14-3-6A 3


TOTAL

3
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
 Proiect - SISTEME INFORMAIONALE N MANAGEMENT

1.6.2. FIA DE ANALIZ A DOCUMENTELOR ...................................................................

Surse informaionale :
- activitatea compartimentului studiat i documentele ntocmite
Coninut :
- ntocmirea fiei de analiz

FIA DE ANALIZ A DOCUMENTELOR

Cod Exem- Frec- Tipul sursei informaionale

Denumire document Emitent Receptor
doc. plarul vena Intrare Ieire
Contract de vnzare 1 Desf. Client
01 anual * *
(CV) 2 Desf. Desf.
Not intern privind 1 Desf. P.P.U.P.
02 lunar *
comanda lunar (NIC) 2 Desf. Desf.
Program de fabricaie 1 P.P.U.P. Prod.
03 lunar (PFL) 2 P.P.U.P. Desf. lunar *
3 P.P.U.P. P.P.U.P.
Bon de predare-transfer, 1 Prod. Contab.
04 zilnic * *
restituire (BPTR) 2 Prod. Desf-Mag.
Situaia produselor fini-
05 1 Desf. Desf. lunar *
te n stoc (SPS)
Dispoziia de livrare 1 Desf. Depozit
06 zilnic *
(DL) 2 Desf. Desf.
Aviz de nsoire a mrfii 1 Desf. Cu mf.
07 (AIM) 2 Desf. Desf. zilnic *
3 Desf. Contab.

1.6.3. GRILA INFORMATIILOR .............................................................................................

Surse informaionale :
- activitatea compartimentului studiat i documentele ntocmite
Coninut :
- ntocmirea grilei informaiilor

GRILA IFORMAIILOR

Documente de intrare TOTAL Documente ieire TOTAL

Date intrare TOTAL
CV PFL BPTR CC INTR. NIC SPS DL AIM IEIRI
Numr document * * * * * * *
Furnizor * * *
Client * *
Denumire produs * * * * * * * *
Cod produs * * *
Numr contract * *
Pre unitar * * * * *
*
*
*
*
Valoarea * * *
Valabilitatea contr. *
Calitatea mrfii * *
Predarea mrfii *
Condiii de livrare *

4
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect - SISTEME INFORMAIONALE N MANAGEMENT

1.6.4. REPREZENTAREA FLUXULUI INFORMAIONAL..................................................

Surse informaionale :
- activitatea compartimentului studiat i documentele ntocmite
Coninut :
- ntocmirea FLOW-CHART-ului

Simboluri standardizate internaional pentru reprezentarea circulaiei documente-

lor (FLOW-CHART):

Generarea unui document

Se fac completri pe document

Verificarea documentului

Bloc de simplificare (aceeai operaie pentru mai

multe exemplare)

Transportul documentului

Simbol combinat (verificare, semnare)

Timp de ateptare

Arhivare

1
ntocmirea unui document in mai multe exemplare
2

5
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect - SISTEME INFORMAIONALE N MANAGEMENT

1.6.5. DESCRIEREA FLUXULUI DE OPERAII PRIVIND DOCUMENTELE I ALTE

SURSE INFORMAIONALE ANALIZATE............................................................................
Surse informaionale :
- activitatea compartimentului studiat i documentele ntocmite
Coninut :
- descrierea circuitului pe activiti a operaiilor pentru fiecare document

1.7. PREZENTAREA CRITIC A SISTEMULUI INFORMAIONAL EXISTENT .............

Surse informaionale :
- activitatea compartimentului studiat i a ntregii uniti. Modul de organizare i
corelare a sistemului informatic cu cel informaional. Transparena i rapiditatea
transmiterii/recepionrii informaiilor de ctre factorii de conducere.
Coninut :
- descrierea critic de ansamblu
- detalierea de puncte slabe (critice)
- detalierea pe puncte tari.

6
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect - SISTEME INFORMAIONALE N MANAGEMENT

CAPITOLUL II PROIECTAREA GENERAL A SISTEMULUI INFORMATIC ..

2.1. DEFINIREA OBIECTIVELOR SISTEMULUI INFORMATIC PROPUS .......................................

2.1.1. OBIECTIVE GENERALE...............................................................................................

Obiectivele generale ale unui sistem informatic pot fi :

- Obiective de conducere;
- Obiective funcionale.

2.1.2. OBIECTIVE SPECIFICE ................................................................................................

Aceast categorie de obiective urmresc rezolvarea unor probleme dependente strict de activita-
tea de baz i de cea auxiliar. Astfel pot fi identificate :
- Obiective specifice activitii de baz;
- Obiective specifice activitii auxiliare

2.2. PREZENTAREA SITUAIILOR DE IEIRE A SISTEMULUI INFORMATIC ....................................

S1 - Fia mijlocului fix

FIA MIJLOCULUI FIX CATEGORIA: 9(5)

DENUMIRE: X(150) COD DE CLASIFICARE: 9(10)
DATA DRII N FOLOSIN:
SPECIFICAII: X(200) ANUL: 9(4)
LUNA: 9(2)
DATA AMORTIZRII COMPLETE:
ANUL: 9(4)
LUNA: 9(2)
NORMA DE AMORTIZARE: 9(3,2)
Nr. de Document (data, Operaii care privesc mi- Nr. DEBIT CREDIT SOLD
inventar fel, numr) carea, creterea sau dimi- buc.
nuarea valorii
9(10) X(20) X(150) 9(3) 9(17,2) 9(17,2) 9(17,2)

Loc obinere: Serviciul Eviden mijloace fixe

Destinaia: Serviciul Eviden mijloace fixe, Serviciul investiii, Compartiment financiar-contabil
Numr de exemplare: 1
Frecvena: lunar
Dispozitiv/periferic de ieire:

1 pag / fiecare sistem de ieire

7
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
 Proiect - SISTEME INFORMAIONALE N MANAGEMENT

2.3. FORMALIZAREA DOCUMENTELOR DE INTRARE .....................................................

Fiecare document din care se culeg informaii i date (de intrare) va fi formalizat n mod indivi-
dual pe formularul original. Formalizarea = operaia de marcare pe o situaie a originalului i .
exemplarelor utilizate. - nr. documentelor n original/copii

2.4. PROIECTAREA BAZEI INFORMAIONALE...................................................................

2.4.1. DETERMINARE CONINUTULUI BAZEI INFORMAIONALE .............................

Determinarea coninutului bazei informaionale, a activitii studiate, are loc prin structura-
rea informaiilor i datelor din documentele de intrare, respectiv situaiile de ieire, sub forma
unui tabel (ta. 2.1).
Informaiile suplimentare, de natur temporar, care sunt utilizate doar pentru determinarea
unor alte informaii (de intrare sau de ieire) sunt marcate n tabelul tab. 2.1.
Totalitatea acestor date i informaii care compun baza informaional sunt denumite atri-
butele bazei informaionale.
Atributele a cror coninut este determinat printr-o relaie de calcul ntre alte atribute, vor fi
marcate n tab. 2.1 i apoi detaliate n seciunea 2.4.3.

tab. 2.1 Coninutul bazei informaionale

Nr. Tip (lun- Cal- INTRARE IEIRE TEMPO-

crt. Date intrare
gime) cul I1 I2 I3 I4 S1 S2 S3 S4 RAR
1 Denumire X(150) * *
2 Specificaii X(200) *
3 Categoria 9(5) *
4 Cod de clasificare 9(10) *

x Norma de amortiz. 9(3,2) * *

Furnizor X(100) *
Date furnizor M *

y Valoarea 9(17,2) * *
.
.
.

8
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect - SISTEME INFORMAIONALE N MANAGEMENT

2.4.2. DEFINIREA ENTITILOR BAZEI INFORMAIONALE I A RELAIILOR

DINTRE ACESTEA...................................................................................................................

Atributele din cadrul bazei informaionale vor fi structurate sub forma unor entitii.
Denumirea acestor entiti i structura lor este prezentat n tab. 2.2, respectiv tab. 3.3.

tab. 2.2. Entitile bazei informaionale

Nr. crt. Simbol Denumire Numr de atribute

1 MFE Mijloace fixe existente 15
2 MFC Mijloace fixe casate 15
3 STA Situaia amortizrii mijloacelor fixe 7
.

tab. 2.3 Coninutul entitilor

Nr. ENTITI
Denumire atribut Tip (lungime)
crt. MFE MFC STA . .
1 Denumire X(150) *
2 Specificaii X(200) *
3 Categoria 9(5) * * *
4 Cod de clasificare 9(10) * * *
.
x Norma de amortizare 9(3,2) * * *
.
Furnizor X(100) *
Date furnizor M *
.
y Valoarea 9(17,2) * * *
.

Reprezentarea relaiilor dintre entitile bazei informaionale

MFC

1-1

1-1
MFE STA

1-1 1-1

STA STA

Se specific i atributul pe baza cruia se realizeaz relaii cu fiecare dintre entiti

9
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect - SISTEME INFORMAIONALE N MANAGEMENT

2.4.3. CODIFICAREA ATRIBUTELOR BAZEI INFORMAIONALE I DEFINIREA

RELAIILOR DINTRE ATRIBUTE.........................................................................................

Simbolizarea atributelor,

Presupune stabilirea pentru fiecare atribut al bazei informaionale a cte unui simbol. Sim-
bolurilor utilizate pentru atribute vor fi prezentate ntr-un tabel (tab. 2.4)

tab. 2.4

Nr. Denumire atribut Simbol Tip (lungime)

crt.
1 Denumire DEN X(150)
2 Specificaii SPEC X(200)
3 Categoria CTG 9(5)
4 Cod de clasificare CODC 9(10)

x Norma de amortizare NA 9(3,2)

Furnizor FRNZ X(100)
Date furnizor DATEF M

y Valoarea VALR 9(17,2)

Codificarea atributelor.

Presupune stabilirea unor coduri de identificare pentru atributele care simbolizeaz mai
multe categorii de informaii. Astfel pentru fiecare categorie de informaii se stabilete un cod
care face parte din codul atributului.
De exemplu:

Atribut: Numr de inventar (NRINV) 9(10)

99 99 999999

Caracteristici tehnico-productive
Loc de folosin
Grupa

Descrierea atributelor obinute prin calcul (tab. 2.5)

Nr. crt. Denumire atribut Simbol Tip (lungime) Formula de calcul

x Norma de amortizare NA 9(3,2) (1 / DNF)
y Valoarea VALR 9(17,2) (CANT * PU)

10
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect - SISTEME INFORMAIONALE N MANAGEMENT

Relaiile dintre atributele entitilor bazei informaionale

MFE
NRINV
CTG MFC MFV STA MFI
DEN NRINV NRINV NRINV NRINV
SPEC VALI VALI VALI VALI
CODC DATAC DATAV DATAI DATAIC
VALI VALR VALV DNF DATASC
DATAI PVC CLI NA CHRI
DNF
NA

2.5. REPROIECTAREA I ADAPTAREA DOCUMENTELOR DE INTRARE .....................

n cadrul acestei faze unele documente de intrare n funcie de necesitile viitoare ale sis-
temului informatic i de specificul activitii analizate pot s sufere modificri de form i de
coninut, cum ar fi de exemplu concatenarea mai multor cmpuri din document ntr-un singur
cmp, eliminarea unor cmpuri, refacerea poziiei unor cmpuri din document, etc.

2.6. STRUCTURAREA SISTEMULUI I DETERMINAREA UNITILOR

FUNCIONALE .............................................................................................................................

Aceast faz presupune identificarea unitilor funcionale ale sistemului informatic proiec-
tat, adic acele grupuri omogene i specifice de prelucrri, care sunt dependente funcional i ca-
re constituie o subfaz a sistemului informatic.

De exemplu :

UF - Eviden mijloace fixe

11
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect - SISTEME INFORMAIONALE N MANAGEMENT

CAPITOLUL III. PROIECTAREA DE DETALIU A UNITILOR

FUNCIONALE..................................................................................................................

3.1. PROIECTAREA FISIERELOR DE BAZA...........................................................................

3.1.1. PROIECTAREA FISIERELOR PERMANENTE................................................................

n cadrul activitii de ___________________________________________________ au

fost identificate fiiere permanente :
- CLI (Clieni)
- PF (Produse finite)
- DEL (Delegai)

n continuare vom prezenta structura fiierelor permanente

CLI.DBF
Nr. crt. Denumire cmp Simbol cmp Tip (lungime)
1 Cod client COD 9(6)
2 Denumire client DENUMIRE X(40)
3 Sediu SEDIU X(30)
4 Cod fiscal COD_FISCAL X(10)
5 Numr Reg. Comerului NR_REG_COM X(12)
6 Jude JUDET X(2)
7 Telefon/Fax TEL_FAX 9(15)

PF.DBF
Nr. crt. Denumire cmp Simbol cmp Tip (lungime)
1 Cod produs COD 9(6)
2 Denumire produs DENUMIRE X(40)
3 U.M. UM X(5)
4 Pre unitar PRET_U 9(15,2)

DEL.DBF
Nr. crt. Denumire cmp Simbol cmp Tip (lungime)
1 Nume i prenume delegat DELEGAT X(40)
2 Serie i numr buletin SERIENR_BI X(8)
3 Emitent EMITENT_BI X(40)

3.1.2. PROIECTAREA FIIERELOR VARIABILE.......................................................................

Relaii ntre tabele

Relaia unu-la-mai-muli dintre ___________ i __________________ .

Relaia unu-la-unu dintre _______________ i __________________ .

Relaia mai-muli-la-mai-muli dintre ___________ i _____________ .

12
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect - SISTEME INFORMAIONALE N MANAGEMENT

3.2. PROIECTAREA PRELUCRRILOR SPECIFICE ALE UNITII FUNCIONALE ...........................

3.2.1.

AT.MDB

PL.MDB

CNV.MDB

FCT.MDB

CR.MDB

AB.MDB

3.2.2. DETERMINAREA UNITILOR DE PRELUCRARE ................................................

Unitatea funcional de ______________________________________ cuprinde urmtoa-

rele uniti de prelucrare :
UP1 - Introducere date
Aceast prim unitate de prelucrare va ndeplini funcia de introducere date n fiierele de
baz, modificare, actualizare i consultare a fiierelor de baz.
UP2 - Situaii produse
Unitatea de prelucrare Situaii produse va face legtura ntre activitatea de ___________
_____________________ i activitatea de programare a produciei pe baza contractelor ncheia-
te cu diverii clieni. Totodat n cadrul ei se va obine situaia privind produsele existente n stoc
pentru programarea livrrilor.
UP3 - Situaii livrri
Aceast unitate de prelucrare va cuprinde toate operaiile necesare n vederea ntocmirii i
listrii situaiilor (documentelor) necesare efecturii livrrilor de produse finite la export i la in-
tern.
.. .

13
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect - SISTEME INFORMAIONALE N MANAGEMENT

3.3. PROIECTAREA STRUCTURII UNITILOR DE PRELUCRARE....................................................

3.3.1. PROIECTAREA DIALOGULUI CU UNITILE DE PRELUCRARE ..................................

Proiectarea dialogului cu unitile de prelucrare presupune proiectarea machetelor ce for-

meaz interfaa produsului informatic precum i proiectarea ieirilor de natura video-formatelor.
n continuare se va prezenta modul de alctuire a meniurilor i submeniurilor i interfaa cu
utilizatorul:

3.4. PROIECTAREA PRELUCRRILOR SPECIFICE ALE UNITII DE PRELUCRARE .......................

3.4.1. DETERMINAREA MODULELOR DE PRELUCRARE................................................

Programarea modular presupune descompunerea programelor din faza de proiectare n

module uor de neles i constituit. Astfel se realizeaz o verificare a structurii programului (ori-
ce modul este analizat ca un program distinct i realizat ca atare).
Unitile de prelucrare vor conine urmtoarele module :
UP1 - Introducere date :
M1 - Introducere date contracte (ID_CTR);
M2 - Introducere date produse finite (ID_PF);
M3 - Introducere date micri produse finite (ID_MPF);
..

UP2 - Situaii produse :

M1 - Not intern privind comanda lunar (NIC);
M2 - Situaia produselor n stoc (SPS);

UP3 - Situaii livrri :

M1 - Dispoziie de livrare (DL);
M2 - Aviz de nsoire a mrfii (AIM);
M3 - Specificaia mrfurilor ncrcate (SMI);

UP1

Modulul
Introducere

14
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect - SISTEME INFORMAIONALE N MANAGEMENT

UP2

Modulul Modulul modificare

emitere facturi vizualizare

UP3

Modulul Modulul modi-

vizualizare ficare

15
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect - SISTEME INFORMAIONALE N MANAGEMENT

UP4

Modulul n- Modulul modi-

registrare ficare

UP5

Modulul
vizualizare

16
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management
CAPITOLUL IV. REALIZAREA UNEI APLICAII N MICROSOFT ACCESS

Baze de date Microsoft Access

1. Elementele componente a unei baze de date.

O baz de date este un mod de memorare a datelor ntr-o form organizat.

Principalele componente ale unei baze de date:

Tabele
Interogri
Formulare
Rapoarte
Comenzi Macro
Module

Fereastra Database v pune la dispoziie o metod simpl i coerent de gestionare a

obiectelor care fac parte din baza dumneavoastr de date. Selectai eticheta corespunztoa-
re tipului de obiecte care v intereseaz n partea de sus a ferestrei, ca urmare, toate obiec-
tele de tipul respectiv vor fi prezentate n ordine alfabetic.
Dac executai clic pe butonul Design (Proiectare) obiectul selectat curent va fi des-
chis n modul de afiare Design n vederea modificrilor.
Dac executai clic pe butonul Open (Deschidere) obiectul va fi deschis pentru utiliza-
re normal.
Dac executai clic pe butonul New (Nou), va fi creat un obiect nou de tipul respectiv.

Tabelele: reprezint obiecte din cadrul bazei de date care stocheaz datele. Un tabel
este constituit din cmpuri, care sunt coloanele, crora li se atribuie cte un nume, un tip de
date i o dimensiune bine precizat i nregistrri care sunt rndurile.
Se pot aduga i mai trziu cmpuri dar dac s-au creat interogri, formulare sau ra-
poarte care folosesc datele din tabel s-ar putea s fie nevoie s le reproiectai i pe acestea.
Puin planificarea poate duce la beneficii substaniale.

Interogrile: sunt destinate gsirii i afirii anumitor date din tabele ntr-o anumit
ordine, de asemenea pot combina date din tabele diferite i permit operrii asupra acestora.
Access permite s editai datele afiate ntr-o nregistrare.
ATENIE !! Aceste modificri vor fi fcute i n tabelele de baz.

17
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management
Formularele: sunt ferestre pentru introducerea, afiarea i editarea datelor pe ecran.
Ele pot fi sub forma unei foi de calcul sau pot afia cte o nregistrare sub forma unui sistem
de cartele index care pot fi prezentate n orice ordine.
Formularele pot conine i subformulare pentru a afia date asociate, de asemenea
pot conine butoane pentru a deschide alte formulare sau pentru a tipri rapoarte.
Formularul reprezint interfaa utilizator a bazei dumneavoastr de date.

Rapoartele: sunt folosite pentru operaii de ieire, datele fiind dirijate de obicei ctre o
imprimant. Dac dorii s selectai doar unele date n vederea includerii n raport trebuie s
creai mai nti o interogare i s fundamentai raportul pe rezultatele interogrii.

Comenzi Macro: reprezint o secven de aciuni care trebuie repetat la cererea uti-
lizatorului. Aceast secven este programat prin alegerea dintr-o list derulant de aciuni
disponibile, iar introducerea detaliilor pentru operaia respectiv se face n partea de jos a
ecranului. Comenzile Macro sunt asociate adeseori unui buton din cadrul unui formular astfel
nct atunci cnd executai clic pe butonul respectiv aciunile respective sunt ndeplinite. Co-
menzile macro din Access trebuie create direct de utilizator.

Modulele: sunt recipiente pentru procedurile, subrutinele i funciile Visual Basic, folo-
site n cadrul bazei de date pentru operaii de calcul i diverse opiuni astfel nct este nece-
sar o oarecare experien de programare pentru scrierea lor.

2. Proiectarea unei baze de date.

Nereuita proiectrii este echivalent cu proiectarea nereuitei

Proiectarea reprezint procesul de transformare a cerinelor de date din lumea real

ntr-o structur de baz de date care const n relaiile dintre tabele i cmpuri.
Prima etap n proiectarea unei baze de date const n definirea obiectivelor pe care
vrei s le realizai:
care este scopul acestei baze de date?
ce categorii de date trebuie stocate?
ct de mari sunt aceste tipuri de date i ce dimensiuni vor avea elementele lor
componente?
ce fel de rapoarte sunt necesare?
ci utilizatori i cte amplasamente de reea vor folosi baza de date?

Dac srii peste faza de planificare, v putei atepta s v confruntai mcar cu o

parte din urmtoarele probleme:
Dac schimbai numele unui cmp, va trebui s modificai, de asemenea toate intero-
grile, formularele, rapoartele, comenzile macro i modulele care folosesc numele
cmpului respectiv.
Atunci cnd schimbai tipul de dat al unui cmp, va fi nevoie s modificai formatul de
reprezentare a datelor n interogri, formulare i rapoarte, precum i declaraiile de va-
riabile din cadrul modulelor.
Modificarea dimensiunii unui cmp poate duce la invalidarea relaiilor cu tabelele aso-
ciate sau la situaia n care spaiul de ecran alocat n formulare i rapoarte este neco-
respunztor.

18
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management
Modificarea relaiilor dintre tabele poate determina efecte neateptate asupra interog-
rilor. Bineneles c aceste efecte se vor manifesta n formularele sau rapoartele baza-
te pe interogrile respective.
Nepotrivirile dintre datele stocate n pri diferite ale bazei de date pot crea incertitudini
n ceea ce privete varianta corect.
n cazul cel mai defavorabil, s-ar putea ca problemele mai subtile s rmn neobser-
vate luni de zile, pn n momentul n care nite modificri efectuate ntr-o anumit
parte a bazei de date determin apariia unor efecte colaterale nedorite n celelalte
pri.

n practic, n timpul dezvoltrii unui proiect vor fi necesare ntotdeauna unele modifi-
cri ale formei iniiale a proiectului. Totui, pe msur ce ctigai mai mult experien, vei
reui din ce n ce mai bine s v planificai eficient de la nceput.

3. Crearea tabelelor.

Tabelele reprezint obiectele din cadrul bazei de date care stocheaz datele. Un tabel
este constituit din cmpuri, care sunt coloane crora li se atribuie cte un nume, fiecare
avnd un tip de date i o dimensiune bine precizat. Aceast abordare structurat a datelor
asigur bazelor de date puterea i viteza de care au nevoie.

Pentru crearea unui tabel trebuie s stabilim mai nti structura sa, dup aceea s in-
troducem nregistrri.
Selectnd butonul <New> care se afl n dreapta ferestrei bazei de date (vezi fig. de
mai sus) se deschide fereastra de selecie:
Aceast fereastr v permite s alegei modul de generare a unui nou tabel. Alegem
opiunea Design View care ne va deschide fereastra pentru proiectarea structurii unui tabel:
Dup deschiderea ferestrei Proiectare tabel pentru a defini structura unui tabel trebu-
ie s introducem numele cmpurilor, s alegem tipul de date pentru fiecare cmp din tabel i
eventual putem scrie o descriere a fiecrui cmp.

19
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

List derulan-
t : tipuri de
date ale
Nume cm- cmpurilor
puri

Proprietile
cmpurilor

Tipurile de date ale unui cmp se pot alege dintr-o list derulant care se deschide n
coloana Data Type:

/ Text: majoritatea cmpurilor vor fi de tipul text. Pe lng nume i adres, cmpurile text
trebuie utilizate, de asemenea, pentru numerele care nu au funcie matematic (de
exemplu: folosirea unor cmpuri text pentru numerele de telefon va permite utilizatori-
lor s includ spaii, liniue i paranteze n cadrul cmpului). Dimensiunea prestabilit
a unui cmp text este de 50 de caractere, dar putei alege orice dimensiune de la 1 la
255. Access nu aloc iniial dimensiunea maxim, obinnd astfel performane mai bu-
ne prin alocarea dinamic a spaiului de stocare care poate avea dimensiuni mai mici.
/ Memo: dac limita de 255 de caractere este insuficient pentru un anumit cmp, 64KB
(kilooctei) ar trebui s fie de ajuns. Aceast limit nseamn c putei stoca aproxima-
tiv 16 pagini de text scris la un rnd pentru fiecare nregistrare. Cmpurile memo con-
stau numai din text. Pot fi incluse secvene salt la nceput de rnd/salt la rnd nou, dar
nu se accept opiuni de formatare a textului ca scrierea cu caractere aldine a unei
pri dintr-un cmp sau indentarea unui paragraf.
/ Numeric: tipul (Number) include mai multe tipuri care difer prin modul de stocare i vi-
teza de rspuns. Tipul <Byte> (Octet) accept numai valori ntregi pozitive pn la 255,
tipul <Integer> (ntreg) acoper domeniul numerelor ntregi de la 32768 la 32768, iar
tipul <Long Integer> (ntreg Lung) numerele ntregi pn dincolo de limitele de
plus/minus 2 miliarde.
Spaiul de stocare pentru un numr Long Integer este de patru ori mai mare dect cel
pentru un octet.
Tipurile n virgul mobil: tipul <Single> acoper domeniul numerelor fracionare cu
pn la apte cifre semnificative, n timp ce <Double> mrete precizia pn la 14 cifre
semnificative.

20
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management
Tipul <ReplicationID> (IdentificatorMultiplicare) asigur un identificator unic global pen-
tru bazele de date n cazul crora trebuie realizat sincronizarea unor mari cantiti de
date suplimentare, de la mai multe situri.
/ Dat calendaristic/Or: permite introducerea datei i a orei ntr-un anume format care
trebuie stabilit n rubrica de proprieti ale acestui tip de cmp. Opiunea Short Date es-
te suficient n majoritatea situaiilor.
/ Valut(Currency): acoper valorile (n dolari, lei, etc.) ntregi pn la 15 cifre i valori
zecimale pn la sutimi. Este mai lent dect tipurile de numere ntregi sau n virgul
mobil.
/ Numr cu incrementare automat(AutoNumber): folosii un astfel de numr secvenial
pentru a avea numere unice ale nregistrrilor. Numerele cu incrementare automat
sunt atribuite chiar n momentul n care ncepei s adugai o nregistrare nou. Pe de
alt parte dac renunai la adugarea unei nregistrri, numrul cu incrementare au-
tomat este srit i nu va mai fi atribuit mai trziu. n cazul tergerii unei nregistrri
existente, nu exist nici o posibilitate de creare a unei alte nregistrri cu acelai numr.
Datorit acestor particulariti de proiectare, este mai sigur s folosii tipul numr cu in-
crementare automat ca baz pentru relaiile cu alte tabele.
/ Da/Nu(Yes/No): stocheaz numai valori Adevrat / Fals. Poate fi afiat n una din
formele True / False, Yes/No, sau On/Off (Activat/Dezactivat). Dac avei nevoie s se-
lectai manual unele nregistrri, acesta se poate prezenta sub forma unei casete de
validare.
/ Obiect OLE: este destinat pstrrii datelor provenite de la alte programe, care s-au n-
registrat ele nsele ca servere OLE n Windows (documente de tip text, seturi de foi de
calcul, ilustraii, sunete).
/ Program wizard de cutare(Lookup Wizard): reprezint o metod convenabil de crea-
re a unui cmp care ndeplinete funcia de cutare ntr-un alt tabel. De obicei, tabelul
de cutare are dou cmpuri Cmp1 i Cmp2, programul de cutare creeaz un cmp
care stocheaz valoarea pentru Cmp1, dar afieaz Cmp2 ntr-o list combinat
pentru referire i selectare mai uoar.

n partea de jos a ferestrei Proiectare tabel, avei posibilitatea s precizai mai multe pro-
prieti pentru fiecare cmp.

Principale proprieti sunt:

Field Size depinde de tipul cmpului.
Format - afecteaz modul n care sunt afiate datele.
Input Mask (Masca de intrare) controleaz modul de introducere a datelor n ca-
drul cmpului.
Caption (Titlu) este folosit de Access pentru a afia titlurile numelor de cmp n
modul de afiare Datasheet (Foaie de date), n acest caz acest nume poate conine
i spaii. Suplimentar aceast valoare este utilizat ca etichet a unui control legat
de acest cmp, din cadrul unui formular nou. Dac proprietatea Caption este ne-
completat, chiar numele cmpului va fi folosit ca titlu.
Default Value reprezint valoarea iniial, oferit la adugarea unei noi nregistrri.
Validation Rule regul de validare
Validation Text dac datele introduse nu respect regula de validare, textul din
Validation Text va fi afiat ntr-o caset de mesaje.

21
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

Required subliniaz faptul c un cmp nu trebuie lsat necompletat, are dou va-
lori Yes/No. Este util pentru cmpurile cheie strin.
Allow Zero Length o valoare nul (nu au fost introduse date) nu reprezint acelai
lucru cu un ir de lungime zero (un ir fr caractere).
Indexed indecii asigur mecanismul de regsire rapid a datelor. Indexul cheie
primar prevede cte un pointer unic ctre fiecare nregistrare i reprezint ordinea
de afiare prestabilit pentru tabele n Access. Opiunea No Duplicates (Fr dupli-
cate) asigur performane excelente, opiunea Duplicates OK nu are aceleai per-
formane ca i un index unic, dar poate fi totui util.
Lookup (Cutare) orice cmp accept o etichet nou Lookup n cadrul propriet-
ilor sale. Aceast etichet definete tipul de control care va reprezenta cmpul res-
pectiv n modul de afiare Datasheet i n noile formulare. Funcie de tipul de date al
cmpului putem avea urmtoarele controale: Check Box, Text Box, Combo (list
combinat), List Box (caset pentru list)

Dup definirea structurii unui tabel nainte de a nchide fereastra de proiectare tabel, aces-
ta trebuie salvat cu un anumit nume. Access v permite s folosii nume cu o lungime de p-
n la 64 de caractere, inclusiv spaii nglobate. Nu uitai c numele mai scurte, fr spaii, pot
fi indicate mai uor dac va fi nevoie s scriei aceste nume n Visual Basic. Nu se face dis-
tincie ntre literele mari i mici, totui acestea se stocheaz aa cum se introduc.

n anumite condiii, Access v cere s alegei o surs de date, toate tabelele i intero-
grile fiind prezentate mpreun. Dac toate numele de tabele ncep cu tbl i numele de inte-
rogri cu int, atunci distincia va fi foarte clar.

Este de preferat ca numele obiectelor s fie precedate de cteva litere care s fac po-
sibil cunoaterea fiecrui tip de obiect: numele unui tabel s nceap cu tbl, numele unei
interogri s nceap cu int, numele unui formular s nceap cu frm.

22
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management
4. Relaiile dintre tabele

Este posibil s constatm c unele cmpuri se repet, n acest caz aceste cmpuri trebuie
s devin un al doilea tabel legat de primul.
O proiectare eficient a unei baze de date implic separarea datelor n mai multe tabele,
n scopul minimizrii spaiului de stocare, mbuntirii performanelor i creterii preciziei.
Datele izolate trebuie legate mpreun, din nou, prin intermediul relaiilor.

Relaiile dintre tabele se formeaz prin precizarea unei legturi dintre un cmp (sau o
combinaie de cmpuri) , dintr-un tabel i cmpurile corespunztoare din alt tabel.

Relaiile pot fi de mai multe tipuri:

a). Relaii de la unu la mai muli: este cea mai cunoscut i util relaie. Tabelul din
partea unu a relaiei trebuie s conin un cmp numit cheie primar . Scopul cheii prima-
re este asigurarea unicitii fiecrei nregistrri. Tabelul din partea mai muli trebuie s con-
in un cmp numit cheie strin care leag nregistrarea cu cheia primar a altui tabel.
Cheia strin trebuie s fie de acelai tip de dat i s aib aceeai dimensiune ca i cheia
primar.

De exemplu, dac proiectm o baz de date pentru stocarea informaiilor referitoare la

o colecie de CD-uri, am putea avea n final tipurile urmtoare de cmpuri:
[ CodCD
[ TitluCD
[ DataLansrii
[ NumePiesa1
[ DurataPiesa1 cmpuri multiple
[ NumePiesa2
[ DurataPiesa2

Se observ apariia cmpurilor multiple pentru denumirea i durata piesei. De cte ori
trebuie s repetm aceste cmpuri? De 20 de ori va fi suficient? Chiar i aa, de unde vom
ti n ce cmp s cutm pentru a gsi un anumit cntec (o anumit pies) ?
Ori de cte ori vom vedea c denumirile cmpurilor se repet n acest fel, nseamn
c aceste cmpuri trebuie s devin un al doilea tabel, legat de primul.
Primul va avea cte o poziie pentru fiecare CD, iar al doilea, cte una pentru fiecare
pies. Aceast soluie permite introducerea unui numr orict de mare sau orict de mic de
piese, cte avem nevoie pentru fiecare CD. Acest exemplu ilustreaz o relaie tipic de unu
la mai muli (one_to_many). Aspect ce poate fi reprezentat sub forma unor diagrame de
forma urmtoare:

tblEvidentaCD tblPieseCD
unu
CodCD CodCD
TitluCD Mai muli NrPiesa
DataLansarii NumePiesa
Durata/min

CodCD reprezint cmpul cheie primar n tabelul tblEvidentaCD. n ceea ce privete

tabelul tblPieseCD, cmpul CodCD este cheie strin, servind la identificarea albumului cru-
23
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management
ia i aparine o pies i n mod sigur nu este unic. Dac un album are 16 piese, vor exista 16
nregistrri n tabelul tblPieseCD care au acelai CodCD.

b). Relaia de la mai muli la mai muli: avem unele situaii care nu se potrivesc cu o
relaie simpl de la unu la mai muli. Soluia const n a crea un tabel intermediar care spar-
ge relaia de la mai muli la mai muli ntr-o pereche de relaii de la unu la mai muli.

De exemplu, o facultate ar trebui s se in evidena tuturor studenilor nscrii, pre-

cum i a tuturor cursurilor oferite de facultate. Care este relaia dintre studeni i cursuri? Un
student este nscris la mai multe cursuri, dar un curs este inut pentru mai muli studeni.
Aceasta este o relaie de la mai muli la mai muli (many_to_many).
Soluia const n crearea unui tabel intermediar care sparge relaia de la mai muli la mai
muli ntr-o pereche de relaii de la unu la mai muli. n cazul exemplului cu studenii i cursu-
rile tabelul intermediar ar putea fi denumit nscrieri. Tabelul nscrieri cuprinde numai dou
cmpuri IdentificatorStudent i IdentificatorCurs. De fiecare dat cnd un student se nscrie
la un curs, apare cte o nregistrare n tabelul nscrieri. Aceasta determin existena unei re-
laii de la unu la mai muli ntre tabelele Studeni i nscrieri i tot a unei relaii de la unu la
mai muli ntre tabelele Cursuri i nscrieri.

TabelulStudeni Tabelulnscrieri
unu TabelulCursuri
IdentificatorStudent IdentificatorStudent Mai muli
NumeDeFamilie IdentificatoCurs IdentificatorCurs
Prenume Mai muli DeumireCurs
unu Descriere

c). Relaia unu la unu: dou tabele unite printr-o relaie unu la unu sunt similare, n
practic, cu un tabel care cuprinde cmpurile din ambele tabele.
Relaia poate fi util pentru: structuri foarte mari (> de 255 de cmpuri); asigurarea se-
curitii datelor; creterea eficienei.

4.1. Cum s creai o relaie?

Pentru a crea o relaie n Access, selectai fereastra Database i alegei opiunea

Relationship (Relaii) din meniul Tools. Tabelele i interogrile pot fi adugate n fereastra
Relationship prin intermediul ferestrei Show Tables.
Putei crea o relaie prin selectarea unui cmp din tabelul primar i tragerea acestuia
peste cmpul corespunztor din tabelul asociat. Pentru o relaie de al unu la mai muli, tabe-
lul asociat este tabelul din partea mai muli a relaiei. Access rspunde prin deschiderea
unei ferestre n care sunt confirmate detaliile relaiei.

Exemplu: n fereastra Relationship se aduc tabele tblEvidentaCD i tblPieseCD ntre

care se dorete generarea unei relaii.

Selectnd cmpul CodCD din

tblEvidentaCD i trgndul peste cmpul CodCD
din tabelul tblPieseCD, Access va deschide o fe-
reastr pentru confirmarea detaliilor seleciei:

24
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

n aceast fereastr sunt prezentate cmpurile implicate n relaia dintre tabe-

le/interogri i tipul relaie (One-To-Many).

Atunci cnd declarai o relaie, avei de asemenea posibilitatea s-i cerei programului Access
s pzeasc integritatea referenial a datelor implicate. Aceasta se face selectnd caseta de valida-
re etichetat Enforce Referential Integrity. Efectul opiunii Referential Integrity n ntreinerea ba-
zei de date este de nepreuit.
Selectarea opiunii, v ofer posibilitatea de precizare a unor actualizri sau tergeri executa-
bile n cascad n cadrul acestei relaii. Aceste opiuni v permit s precizai dac tergerile i actua-
lizrile din tabelul primar trebuie transferate ctre nregistrrile asociate din celelalte tabele.

5. Generarea formularelor

Formularele reprezint ferestrele primare folosite pentru introducerea i afiarea date-

lor n Access. Un formular poate fi afiat n trei moduri diferite:
Modul Design (Proiectare) este utilizat pentru a schimba prezentarea i proprieti-
le unui formular, sau pentru a modifica controalele dintr-un formular.
Modul Datasheet (Foaie de date) este similar, cel puin n aparen, cu afiarea di-
rect a tabelului sau a interogrii.
Modul Form (Formular) reprezint modul de afiare normal al unui formular n curs
de utilizare. n funcie de felul n care a fost proiectat formularul, modul Form poate
afia o singur nregistrare (modul Single Form), sau mai multe nregistrri deodat
(modul Continuous Form).

Formularele v permit s prezentai datele ntr-o form care l scutete pe utilizator de

preocuprile legate de modul de stocare a datelor.
Un formular de baze de date v permite s tragei (cu mouse-ul) nregistrrile din mai
multe tabele asociate, s le ordonai n conformitate cu necesitile i s srii ntr-un mod
mai mult sau mai puin aleator de la o nregistrare la alta.
25
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management
Formularul poate conine butoane de comand i cmpuri calculate, ceea ce nu este
valabil pentru o foaie de date. Vei putea crea formulare diferite pentru utilizri diferite: intro-
ducerea unor nregistrri noi, editarea celor existente, numai pentru afiare sau formulare ca-
re funcioneaz pur i simplu ca nite casete de dialog.

Pentru crearea formularelor Access ofer mai multe programe wizard pentru formula-
re:
Design view (modul proiectare) v permite s creai toate elementele manual.
Form Wizard v ofer posibilitatea s controlai fiecare etap a procesului.
Auto Form: Columnar : creeaz un formular cu controalele aliniate unul sub cellalt (co-
loan), configuraie corespunztoare pentru formularul principal.
Auto Form: Tabular : creeaz un formular cu controalele aliniate unul lng cellalt, confi-
guraie corespunztoare pentru un subformular.
Auto Form: Datasheet : creeaz un formular care are modul de afiare prestabilit
Datasheet.
Chart Wizard : creaz un grafic. Pentru a obine un grafic tiprit, folosii un raport n loc de
formular.
PivotTable Wizard : creeaz un formular pentru afiarea datelor din Excel 7.0.

Dedesubtul listei programelor wizard se afl o caset cu list derulant n care trebuie s
selectai tabelul sau interogarea care va servi ca surs de date pentru formular. n cazul unui
formular caset de dialog, caseta pentru precizarea sursei de date poate fi lsat necompletat.

Fiecare obiect dintr-un formular este denumit element de control (control). Atunci cnd
deschidei un formular n modul de afiare Design, toate elementele de control sunt vizibile.
Fiecare element de control are o etichet asociat.
Elementele de control care afieaz date pot fi legate sau nelegate. Majoritatea sunt
legate de un cmp dintr-un tabel.

Un formular Access complet poate fi afiat n cadrul altui formular. Aceast facilitate este
ideal pentru afiarea datelor asociate din dou tabele.

26
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management
Dac ntre dou tabele exist o relaie de la unu la mai muli, formularul principal afi-
eaz o nregistrare din tabelul primar n modul Single Form, iar subformularul afieaz mai
multe nregistrri din tabelul asociat n modul Continuous sau Datasheet. Atunci cnd utiliza-
torul trece la o alt nregistrare din formularul principal, Access actualizeaz automat
subformularul cu nregistrrile asociate corespunztor. De asemenea avei posibilitatea s
adugai nregistrri noi tabelului primar n formularul principal sau tabelului asociat n
subformular.
Un subformular poate conine, de asemenea, un alt subformular, pentru a afia o rela-
ie de la unu la mai muli la mai muli (one-to-many-to-many), cu toate c nu se accept o
mbricare mai profund.

5.1 Crearea formularelor cu subformulare

Pentru crearea unui formular care conine un subformular folosind programul Form
wizard, trebuie urmai urmtorii pai:

Exemplu: (pentru tabelele tblEvidentaCD i tblpieseCD ntre care s-a stabilit o relaie de
unu-la-mai muli).
Dup selectarea programului Form wizard i selectarea din lista derulant a tabelului prin-
cipal tblEvidentaCD care va servi drept surs de date, se deschid urmtoarele ferestre pas
cu pas:

List derulant de unde se

aleg tabelele sau interog-
rile surs.

Buton pentru selecie

cmp cu cmp din tabe-
lul surs.

Se afieaz cmpurile se-

lectate

Buton pentru selectarea tuturor

Lista cmpurilor cuprinse cmpurilor din tabelul surs.
n sursa aleas.

27
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

Dup selectarea din tabele a cmpurilor cu care dorim s crem formularul i

subformularul i am ales modul de vizualizare cu subformular suntem ntrebai ce format pre-
ferm pentru subformular, tabelar / foaie de date:

Este de preferat s alegem formatul Foaie de date care permite afiarea mai multor
date pe acelai spaiu de ecran.

Dup ce am ales formatul pentru subformular suntem rugai s selectm un stil pentru
fundalul formularului. n fereastra care se deschide avem posibilitatea s alegem din mai
multe variante, care pot fi previzualizate n momentul n care sunt selectate, dup care se
trece la penultimul pas cu ajutorul butonului <Next>:

Dup selectarea cmpurilor din tabelul principal tblEvidentaCD, din partea unu a rela-
iei, care conine cheia primar, se va deschide lista derulant i se alege cel de al doilea ta-
bel surs, tblpieseCD, din partea mai muli a relaiei.
Similar se aleg cmpurile care vor face parte din subformularul de introducere a nre-
gistrrilor corespunztoare tabelului tblpieseCD. (nu este necesar s trecem nc o dat
cmpul de legtur cheia strin CodCD deoarece aceasta va avea aceeai valoare cu
cheia primar din tabelul principal):

28
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

Dup selectarea cmpurilor din cele dou tabele, se va deschide o fereastr care ne
ntreab cum dorim s vizualizm datele.
Dac vizualizm datele dup tabelul principal tblEvidentaCD, putem crea un formular
cu subformular sau dou formulare legate ntre ele (pe formularul tabelului tblEvidentaCD va
fi creat un buton care dac este acionat va deschide formularul pentru tblpieseCD). Cele do-
u cazuri se pot vedea n ferestrele de mai jos:
Formular cu subformular:

29
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

Dou formulare legate cu un buton:

Dac vizualizm datele dup tabelul tblpieseCD, din partea mai muli a relaiei, putem
crea un formular simplu care conine date din ambele tabele, astfel cmpurile din tabelul
principal repetndu-se ori de cte ori este nevoie:

De unde tie Access ce nregistrri trebuie s prezinte n subformular pentru o anumi-

t nregistrare din formularul principal?

Dac aceast operaie se efectueaz dup ce s-a stabilit o relaie ntre cele dou ta-
bele, Access introduce automat cmpul cheie primar i cmpurile asociate n dou din pro-
30
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

prietile subformularului: LinkMasterFields (Leag cmpurile formularului principal) i

LinkChildField (Leag cmpurile subformularului), dac nu exist o relaie ntre tabele
Access va cuta denumiri de cmp care se potrivesc i le va utiliza dac tipurile de date sunt
compatibile.

n fereastra care se deschide se vor cere introducerea unor nume pentru formularul
principal i pentru subformular. Pentru subformular se va crea un fiier separat care va fi fo-
losit de formularul principal.

Pentru introducerea numelor este bine s respectm regula amintit mai devreme la
salvarea componentelor din cadrul unei baze de date din Access. Putem folosi pentru formu-
larul principal numele frmEvid+Piese, iar pentru subformular numele subformPiese.

Aceasta este ultima fereastr prin care se cer informaii pentru generarea unui formu-
lar cu ajutorul programului Wizard i putem alege modul de deschidere a formularului View
pentru introducere de informaii sau Design pentru modificarea formei.

Toate acestea se regsesc n aceast fereastr:

31
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

Dup ce sa completat i aceast fereastr apsm pe butonul <Finish> pentru a putea

vizualiza formularul:

32
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

6. Generarea interogrilor

Utilizarea unei baze de date presupune extragerea rapid a datelor care ne interesea-
z. Interogarea este folosit pentru regsirea anumitor date, care aparin anumitor cmpuri,
din anumite tabele, corespund unor criterii, pot fi sortate ntr-o anumit ordine.
O interogare ne permite s:
Combinm nregistrri din mai multe tabele ntr-o singur foaie de date.
Selectm numai acele nregistrri care ndeplinesc criteriile noastre.
Ne limitm numai la anumite cmpuri.
Sortm nregistrrile n ordinea pe care o dorim.

Interogrile pot afia simultan nregistrri din mai multe tabele. n cazul n care dou
tabele sunt implicate ntr-o relaie de la unul la mai muli, interogarea are n mod normal cte
un rnd pentru fiecare nregistrare din partea mai muli, iar valorile din partea unu a relaiei
sunt repetate pentru fiecare rnd.
Interogarea poate fi folosit ca surs de nregistrri pentru un formular, combinnd date din mai
multe tabele.

Majoritatea rapoartelor folosesc interogrile ca surs de nregistrri, deoarece rapoar-

tele combin n mod frecvent date din mai multe tabele sau folosesc posibilitile interogrilor
pentru prelucrarea datelor, n vederea obinerii unor rezultate de sintez.

Pentru a crea o interogare selectm eticheta Queries din fereastra bazei de date i se-
lectm opiunea <New>. Astfel avem disponibile mai multe programe wizard pentru genera-
rea unor interogri mai complexe.
Opiunea Simple Query Wizard ne va conduce pas cu pas la crearea unei interogri
simple, ntr-un mod similar cu cel de la generarea formularelor.
Opiunea Design View deschide o fereastr Query Design (proiectare interogare)
precum i fereastra Show Tabeles (prezint tabelele).

Pentru exemplificare folosim urmtorul Exemplu:

Grila de ieire

Observai c fereastra Show Tables are o etichet pentru selectarea tabelelor, ct i a

interogrilor. Se poate crea astfel, o interogare stiv trgnd nregistrri dintr-o alt interoga-
re.
33
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

Introducerea n fereastra Query Design a tabelelor sau interogrilor care vor furniza
nregistrri pentru interogare se realizeaz executnd dublu-clic pe denumirea obiectului res-
pectiv sau clic pe butonul <Add>. Dup selecie fereastra Show Tables se poate nchide.

Vom selecta tabelele tblEvidentaCD i tblpieseCD, iar n fereastra Query Design vor fi
afiate i linia de legtur ntre cmpurile ntre care au fost definite relaii.

Cmpurile implicate n interogare trebuie adugate grilei de ieire. Pentru a aduga un

cmp dintr-un tabel executai dublu-clic pe el, tragei-l pe gril sau selectai-l din lista derulan-
t din rndul Field. n continuare se pot introduce criterii sau cerine de sortare pentru cmp
i s deselectm caseta de validare Show (prezint), astfel nct s nu fie afiat de dou ori.

Dei s-ar putea s vi se par inutil, exist situaii n care o interogare trebuie s coni-
n cmpuri identice din dou tabele. De exemplu, dac interogarea va fi folosit ca baz a
unui formular n care vor fi adugate nregistrri noi, trebuie incluse att cmpul cheie prima-
r, ct i cmpul cheie strin. Dei valorile acestora corespund ntotdeauna, omiterea uneia
dintre ele va mpiedica programul Access s scrie n ambele cmpuri din tabelele respective.

n exemplul nostru cmpul CodCD se va repeta deoarece apare n ambele tabele. n

tabelul tblEvidentaCD este cheie primar, iar n tblpieseCD este cheie strin. Astfel dac
folosim interogarea pentru generarea unui formular de introducere nregistrri Access va ti
s scrie n ambele cmpuri din tabele i s asocieze nregistrrile conform relaiei existente
dintre ele.

Pentru a selecta un cmp n grila interogrii, executai clic pe bara ngust aflat n
imediata apropiere, chiar deasupra numelui cmpului. Cmpul astfel selectat poate fi ters
apsnd tasta <Delete> sau deplasat prin tragere ctre o poziie nou. Dac nu mai avei
nevoie de un anumit tabel ntr-o interogare, toate cmpurile acestuia pot fi nlturate deodat,
selectnd tabelul n partea de sus a ferestrei Query Design i apsnd tasta <Delete>. (vezi
fig. de mai sus)

34
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

Deoarece cmpurile cheie primar i strin au n mod frecvent acelai nume, Access
prezint n cadrul grilei numele tabelului imediat sub numele cmpului. Dac denumirea tabe-
lelor nu sunt vizibile, executai clic-dreapta pe gril i selectai opiunea Table Names Nu-
mele tabelelor (sau selectai Table Names din meniul View). Aceast opiune poate fi activat
ca opiune prestabilit prin intermediul Tools I Options I Tables/Queries (Instrumente I Opi-
uni I Tabele/Interogri).

Sub rndul Field, grila interogrii conine un rnd Sort (sortare). Selectarea opiunii
Ascending (Ascendent) sub cmpurile CodCD i NrPiesa, determin sortarea interogrii de la
elementul cel mai mic la cel mai mare (de exemplu de la A la Z) n cadrul numelui cmpului
respectiv. Opiunea Descending (Descendent), adic de la elementul cel mai mare la ele-
mentul cel mai mic (de exemplu de la Z la A), poate fi util pentru datele calendaristice n ca-
zul n care este nevoie n primul rnd de data cea mai recent.
Dac cerei realizarea sortrii pe mai multe cmpuri, Access va sorta secvenial de la
stnga la dreapta.

Caseta de validare din cadrul rndului Show precizeaz fie includerea cmpului ca o
coloan n cadrul informaiilor de ieire ale interogrii, fie utilizarea acestuia numai pentru cri-
terii de selecie.

Pentru a realiza o selecie dup un anumit criteriu simplu, de exemplu, toate nregis-
trrile referitoare la piesa cu numrul 2, trebuie s introducem pur i simplu valoarea respec-
tiv n rndul Criteria. Dac se introduc mai multe valori n acelai rnd de criterii sub
cmpuri diferite, Access va extrage numai nregistrrile care ndeplinesc toate criteriile men-
ionate. n cazul n care criteriile sunt introduse pe rnduri diferite, o nregistrare va fi inclus
dac ndeplinete oricare dintre criterii.

7. Generarea rapoartelor

Produsul final al aplicaiilor de baze de date este un raport. Programul Access combi-
n datele din tabele, interogri i chiar formulare, genernd un raport pe care s-l tiprii i
s-l distribuii celor care au nevoie de el sau l solicit.
n timp ce formularul este proiectat n primul rnd pentru lucrul pe ecran, raportul este
proiectat n primul rnd pentru tiprire, dei el poate fi afiat i pe ecran.
Pe lng aceast deosebire de destinaie, mai exist o alt deosebire conceptual
major ntre formular i raport. Formularul este proiectat pentru un acces aleator la date, el
se bazeaz pe un set dinamic de date care trebuie actualizate sau completate.
Raportul nu modific nici o dat datele, el trebuie s parcurg secvenial nregistr-
rile pentru a genera subtotaluri i rezumate. n locul unui set dinamic de date Access folose-
te pentru rapoarte o copie protejat la scriere a datelor, care este citit secvenial.
Metoda de generare a unui raport de baz folosind utilitarul Report Wizard este simila-

Trebuie s creai un raport pentru orice intenionai s tiprii cu regularitate, fie c

este vorba de un listing simplu, o list de etichete potale, o colecie de grafice, sau un re-
zumat i o analiz financiar complex.
r celei pe care ai folosit-o ca s creai un formular. Unul dintre avantajele utilizrii vrjitoru-
lui pentru prezentarea etapelor de proiectare a rapoartelor, este c el parcurge toi paii pe
care trebuie s-i executai cnd pornii de la un raport necompletat.

35
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

Pentru exemplificare folosim urmtorul Exemplu:

Pentru a executa un raport care s afieze lista CD-urilor, cu denumirea i durata pieselor,
executm urmtorii pai:

1. Executai clic pe eticheta Reports din fereastra Database i apoi pe butonul New.
Programul Access afieaz caseta de dialog New Report.
Raportul ca i formularul, necesit o surs de date care poate fi unul sau mai multe
tabele sau o interogare. Vom selecta interogarea Inter dintre opiunile oferite de lista casetei
combinate de dialog.
Selectai opiunea Report Wizard din lista aflat n colul din dreapta-sus a casetei de
dialog i executai clic pe OK.

2. Cmpurile pe care le alegei pentru afiare compun rndurile raportului. Raportul

tiprit va conine att titlul CD-ului ct i denumirea pieselor astfel nct s nu fim nevoii s
consultm alt raport n care s vedem crui codCD i corespund piesele.
Cmpurile necesare din interogarea Inter sunt: CodCD, TitluCD, NrPiesa, NumePiesa,
Durata/min. Nu vom selecta cmpul DataLansrii.
Cu butonul > selectai aceste cmpuri, n ordine, din lista Available Fields. Pe msur
ce completai cu cmpuri lista Selected Fields, programul Access le nltur din lista
Available Fields. Pentru a selecta toate cmpurile o dat facei clic pe butonul >>.

36
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

Cmpurile sunt afiate n raport de la stnga la dreapta n ordinea n care apar n lista
Selected Fields.
Dup ce ai fcut selecia cmpurilor executai clic pe butonul Next pentru a trece la
pasul urmtor.

3. Programul Report Wizard ne ntreab cum vrem s apar datele n raport. Acestea
pot fi grupate dup cmpurile din tabelul principal tblEvidenaCD dac selectm opiunea by
tblEvidenaCD sau by tblpieseCD dup tabelul Piese din partea mai muli a relaiei.

37
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

Remarcai butonul Show me more information aflat n partea stng, la mijlocul casetei de
dialog. Selectai acest buton ca s afiai prima serie de ecrane suplimentare cu sugestii.
(vezi fig. de mai jos)
Ele conin exemple din tabelele Sale Reps, Customers i Orders, care ilustreaz di-
versele grupri pe care vrjitorul le poate include automat n raport. Executai cilc n mod re-
petat pe butonul Close pn cnd revenii la caseta de dialog de mai sus.

n cazul nostru selectm opiunea by tblpieseCD i executm clic pe butonul Next.

4. Utilitarul Report Wizard v ntreab dac dorii s adugai un nivel de grupare. Se-
lectai cmpul TitluCD din list i executai clic pe butonul > ca s stabilii gruparea dup titlul
CD-ului.

Programul Report Wizard permite s selectai propriile niveluri de grupare, avnd po-
sibilitatea unei grupri multiple pe mai multe nilveluri.

Caseta de dialog Report Wizard arat acum ca n figura:

38
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

5. Selectai butonul Grouping Options. Utilitarul Report Wizard afieaz caseta de dia-
log Grouping Intervals.

Prin schimbarea intervalului putei stabili cum se face gruparea nregistrrilor n raport.
Pentru cmpurile numerice, putei grupa elementele cte zece, cte cincizeci, cte o sut i
aa mai departe. Pentru cmpurile text, putei s grupai elementele dup prima liter, dup
primele dou litere etc.
Pentru exemplul nostru alegem gruparea elementelor dup primele dou litere selec-
tnd opiunea 2 Initial Letters din lista Grouping Intervals.
Executai clic pe butonul OK ca s revenii la a treia caset de dialog Report Wizard i
executai clic pe butonul Next ca s continuai.

39
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

6. Putei sorta nregistrrile din interiorul unui grup dup un anumit cmp selectat,
avnd cel mult patru cmpuri sortate diferit.
Caseta de dialog nu permite s selectai cmpul TitluCD, ntruct nregistrrile sunt
grupate n funcie de valorile acestui cmp.

40
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

Selectai NrPiesa din prima list derulant. Dac nu se specific altfel, ordinea de sor-
tare este cresctoare; dac dorii o sortare n ordine descresctoare, executai clic pe butonul
aflat la dreapta listei derulante. (Acest buton este un obiect de control comutator; cu un nou
clic revenii la sortarea n ordine cresctoare/alfabetic).

7. Selectai butonul Summary Options ca s afiai caseta de dialog:

Dac dorii s adugai ntr-o coloan informaii rezumative, stabilii opiunile pentru
coloana respectiv n aceast caset de dialog. Report Wizard afieaz n list toate cmpu-
rile numerice din raport, cu excepia cmpurilor AutoNumber i ofer casete de validare pen-
tru operaiile Sum (suma), Average (media), Minimum (valoarea minim), Maximum (valoa-
rea maxim), care pot fi efectuate pe baza valorilor din coloana respectiv.
n funcie de casetele de validare pe care le-ai selectat, Report Wizard include acele
cmpuri rezumative la sfritul raportului.
Grupul de opiuni Show permite s decidei dac raportul va conine numai cmpurile
calculate sau toate nregistrrile , mpreun cu cmpurile rezumative adugate la sfritul
fiecrui grup i la sfritul raportului.
Caseta de validare - Calculate percent of totals for sums afieaz procentul pe
care l reprezint totalul unui grup din totalul general calculat pe toate grupurile.
Pentru raportul din acest exemplu nu vom selecta nimic.
Selectai butonul Next ca s afiai a patra caset de dialog Report Wizard.

8. Selectai unul dintre cele ase stiluri existente de punere n pagin a unui raport.
Fereastra din partea stng a casetei de dialog permite s previzualizai aspectul raportului
configurat n stilul ales. Pentru raportul din acest exemplu, selectai butonul Stepped din gru-
pul de opiune Layout.
Dac nu se specific altfel, utilitarul Report Wizard activeaz caseta de validare
Adjust the field width so all fields fit on a page (ajustarea limii cmpului astfel nct toa-
te coloanele s ncap n raport). Ca regul, ar trebui s selectai aceast opiune.
Din grupul de opiuni Orientation, selectai orientarea hrtiei pe care va fi tiprit rapor-
tul: Portrait / Landscape.
Executai clic pe butonul Next pentru a continua cu a cincea caset de dialog Report
Wizard.

9. Selectai unul dintre stilurile predefinite de raport. Fereastra din stnga conine o
previzualizare a stilului selectat.
41
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

Selectai unul dintre stiluri i apoi butonul Next ca s afiai a asea i ultima caset
Report Wizard.

42
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

10. Tastai raportCD-uri pentru titlul noului raport. Programul utilizeaz acest titlu i
pentru numele fiierului n care salveaz raportul.

Selectai opiunea Preview the raport (previzualizarea raportului) i executai clic pe

butonul Finish ca s ncheiai configurarea.
Programul Report Wizard creeaz raportul i l afieaz n modul de previzualizare:

43
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

n vederea Design a raportului vedem seciunile componente: seciunea Detail (se

repet pentru fiecare nregistrare), antetul i subsolul raportului, antetul i subsolul de pagin,
precum i un numr de pn la 10 anteturi i subsoluri de grup.

44
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea
Proiect: Sisteme Informatice n Management

Tot n aceast vedere putem aranja n pagin controalele iar n fereastra de proprieti
putem modifica formatul, data sau evenimentele controalelor (text box-uri i etichete). Aceas-
t vedere a raportului arat astfel:

7.1. Configurarea paginii

Opiunea Page Setup (configurarea paginii) din meniul File v pune la dispoziie opi-
uni de configurare pentru Margins, Page i Layout (amplasarea elementelor).
Eticheta Page a casetei de dialog Page Setup v permite s definii imprimanta ctre
care va fi dirijat raportul, indiferent de configurarea Windows a imprimantei prestabilite.
Eticheta Layout permite repetarea seciunii Detail att pe orizontal, ct i pe vertical
(putem avea nevoie pentru editarea etichetelor potale). Tot aici putem modifica orientarea
paginii, pe orizontal pentru rapoartele cu multe coloane.

Dac observai c fiecare a doua pagin a raportului rmne necompletat, verificai

dac limea raportului mpreun cu marginile din stnga i dreapta nu depesc limea
hrtiei.

45
FMPT Departamentul de MANAGEMENT Dr.ing. NEGRU Mircea