CONSULTAS EN ACCESS

1. ± Definición.
Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Serán estudiados tres tipos de consultas: y y y De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla De acción: altera el contenido de registros en una única operación

Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta esté activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella automáticamente reflejarán esas alteraciones. Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos: y y y y y y y Elegir campos específicos de tablas específicas; Seleccionar informaciones vía criterios; Mostrar las informaciones en varios órdenes; Obtener datos de varias tablas simultáneamente; Calcular totales; Crear formularios e informes; Crear otras consultas y gráficos.

2. ± Generar una nueva consulta.
La obtención de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos, seleccionando Consultas y picando en la opción Nuevo. En respuesta aparecerá un cuadro de diálogo que le permite a Ud. elegir el modo de cómo, la consulta, debe ser construida. O Ud. mismo monta la consulta a través del modo Vista Diseño o Ud. utiliza los Asistentes, que facilitan el montaje tanto de consultas como de informes, formularios, etc. Al elegir el modo Vista Diseño, aparecerá la ventana Consulta de Selección sobrepuesta con la ventana de diálogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y pique en el botón Agregar. En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada, basta seleccionarla y apretar DEL para borrarla del área de tablas.

La ventana Consulta Selección posee dos áreas. En la planilla QBE cada columna contiene informaciones al respecto del campo incluido en la consulta.1Ventana Mostrar tabla de consulta. 2 Barra de herramientas de la ventana Consulta. . La activación de la ventana de diálogo Mostrar tabla también puede ser realizada a través del menú Consulta opción Mostrar tabla o por el botón correspondiente en la barra de herramientas. En este esquema creamos las consultas arrastrando campos del área superior de la ventana para el área inferior. En esta última área el montaje de la consulta es hecho a través del esquema QBE (Query By Example). el área de las tablas envueltas en la consulta y el área de la consulta propiamente dicha.

puede ser también usada para alterar y excluir registros. en principio. Esta figura muestra que el resultado es presentado en una hoja de datos que.La figura 3 muestra la estructura de la consulta que fue denominada "Ingenieros de la Empresa". FIGURA 3 Estructura de la Consulta Ingenieros de la Empresa.4. FIGURA 4 Hoja de Datos de la consulta Ingenieros de la empresa 3. Al accionar la ejecución de la consulta aparece el resultado presentado en la figura 3. . ± Adicionar campos a la consulta.

en la parte superior. para el campo que quedará a la derecha del campo insertado. Para insertar un campo entre otros ya existentes en la planilla QBE basta arrastrar un campo seleccionado. Para ello basta preceder al nombre del campo en la planilla QBE con el nombre deseado seguido de dos punto. use las opciones Guardar y Guardar como o Exportar del menú Archivo. Para reordenar campos en la planilla QBE basta seleccionar y arrastrar para otra posición. la segunda versión del campo es exhibida en la posición deseada por el usuario. Mientras tanto. Basta especificar el orden de clasificación (creciente o Decreciente) de los campos que hacen parte de la llave de clasificación. Observar que el orden de los campos pasa a ser importante y. También es posible adicionar un campo seleccionándolo desde el Campo en el área inferior. Para eso. ± Clasificación de los datos presentados. campos QBE basados en asterisco no admiten criterio de clasificación y selección. basta seleccionar y dar DEL. Para grabar la consulta. Se Puede seleccionar varios campos picando y apretando simultáneamente SHISFT o CTRL. 4. cuando ese campo participa de la llave de clasificación. apuntar para alguno de los campos seleccionados y arrastrarlo para la línea Campo: en el área inferior. basta incluir un duplicado de los campos necesarios. en la hoja de datos. Como no es posible usar criterios de selección y clasificación para campos asterisco (*). eventualmente. por adición/exclusión de campos. Eventualmente esa puede ser una solución interesante para poder usar el campo en la llave de clasificación (donde su posición es fija) desactivando su presentación en la línea Mostrar. La opción Imprimir del menú Archivo realiza la impresión permitiendo eventualmente imprimir apenas los registros seleccionados en la hoja de datos. Para esos campos duplicados son establecidos los criterios de clasificación y selección concomitantemente con la desactivación de su presentación en la línea Mostrar de la planilla QBE 5. ± Grabar e imprimir consultas. por ejemplo. Para imprimir la consulta debemos estar en la hoja de datos y accionar Vista preliminar para ver el layout de la hoja a ser impresa. Para adicionar todos los campos de la tabla a la planilla QBE es necesario inicialmente seleccionar todos los campos. Basta abrir el cuadro de combinaciones que aparece cuando el punto de inserción está posicionado en el área del Campo y elegir entre los campos listados. si la columna posee la propiedad leyenda esta tendrá prioridad. El mismo efecto puede ser utilizado en conjunto con campos de la planilla QBE oriundos de asterisco. El texto que identifica columnas. Para remover todos los campos de la planilla use la opción Borrar cuadrícula del menú Edición. Mientras tanto. es necesario reordenar las columnas en relación a su orden en la tabla original. basta elegir la opción Registro Seleccionados como Intervalo de Impresión. . En este caso basta desactivar la marca de Mostrar 5 correspondiente en la planilla QBE. no será necesario rehacer la consulta. Eventualmente si es necesario utilizar un campo en una consulta sin que haya necesidad de mostrarlo en la hoja de datos. en este caso él arrastra toda la tabla y produce un efecto secundario interesante: en caso que la tabla vaya a ser alterada en su estructura. Muchas veces ese nombre es largo y se desea substituirlo por otro. es el nombre del campo.Inicialmente se debe seleccionar los campos en la tabla. Nada impide que un campo de la tabla concurra dos o mas veces como campo en la planilla QBE. Enseguida. Por otro lado. Ejemplo: Cargo: Código del cargo. Hay un atajo para esta tarea: basta picar dos veces en la barra de título de la tabla. Otro método consiste en el arrastre de la línea de asterisco (*) de la tabla para algún campo de la parte inferior. Para eliminar un campo.

Un alias es un nombre asignado a cualquier expresión de la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta que en realidad no es un campo. #Error Este error puede producirse cuando el valor de un campo calculado es mayor que el valor permitido por el valor de la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) del campo. podrá enviar sus comentarios mediante el formulario al final de este artículo en el que debe incluir información específica del mensaje de error en el cuadro de comentarios previsto. vea la sección Compactar y reparar una base de datos.Solucionar problemas de un mensaje de error En la siguiente tabla se recogen algunos mensajes de error comunes que pueden mostrarse. se deberá restaurarlo a partir de una copia de seguridad. Si es preciso. Si no incluye el mensaje de error que haya recibido. Asegúrese de que el denominador del campo calculado no se evalúa como cero (0). Para obtener las instrucciones pertinentes. Cambie el alias. Compacte y repare la base de datos. . Se produce asimismo cuando el denominador de un campo calculado es o se evalúa como cero (0). cambie el valor de la propiedad TamañoDelCampo. se puede descartar este mensaje de error presionando MAYÚS+F9 para actualizar la consulta. El registro está eliminado Este mensaje puede aparecer si está dañado el objeto o la base de datos. Un alias va inmediatamente seguido de un signo de dos puntos (:) y. Se ha eliminado el registro al que se hace referencia. vea la sección Cambiar un alias de campo. Estos errores pueden aparecer como un mensaje en una celda (en vez de un valor esperado) o como un mensaje de error. Para obtener las instrucciones pertinentes. EXPR1. Solución Compruebe el diseño de la consulta y asegúrese de que los campos combinados tienen el mismo tipo de datos. Si se ha eliminado de manera intencionada. Access asigna el alias si no lo hace el usuario. vea la sección Comprobar los campos combinados de una consulta. por ejemplo. Las secciones siguientes a la lista incluyen los procedimientos que se pueden usar para solucionar estos errores. NOTA El contenido de esta tabla no es exhaustiva. #Eliminado Si el registro se ha eliminado accidentalmente. Para obtener las instrucciones pertinentes. Mensaje de error No coincide el tipo en la expresión Problema Puede que la consulta combine campos con diferentes tipos de datos. Referencia circular causada por el alias El alias asignado a un campo coincide con un componente de la expresión de ese campo. de la expresión. a continuación. Cuando se ejecuta la consulta. el alias pasa a ser el nombre de columna en la hoja de datos.

.

). por ejemplo. Si la consulta que desea ejecutar está abierta en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas. que forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.) se usan para recuperar y presentar datos así como para proporcionar datos a los formularios e informes. normalmente tendrá que restaurar los datos a partir de una copia de seguridad.). Salvo en el caso de las consultas de creación de tabla (que crean tablas nuevas). presione ENTRAR. Puede hacerlo de dos maneras: Vea la consulta de acción en la vista Hoja de datos antes de ejecutarla. Siga uno de estos procedimientos: Haga doble clic en la consulta que desee ejecutar. más adelante.). abra la consulta en la vista Diseño. a continuación. consultas de actualización (consulta de actualización: consulta de acción (instrucción SQL) que modifica un conjunto de registros de acuerdo con los criterios (condiciones de búsqueda) especificados. también podrá ejecutarla haciendo clic en Ejecutar en el grupo Resultados de la ficha Diseño en la cinta de opciones. agrupa el resultado en dos tipos de información: uno vertical en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro horizontal en la parte superior. vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas.). Ejecutar la consulta 1. En la vista Diseño. puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes. informes. a continuación. Para mitigar el riesgo de ejecutar una consulta de acción.CONSULTAS EN ACCESS Ejecutar una consulta de selección o de tabla de referencias cruzadas Las consultas de selección (consulta de selección: consulta que formula una pregunta sobre los datos almacenados en las tablas y devuelve un conjunto de resultados en forma de una hoja de datos sin modificar los datos de las tablas. puede editar campos. Microsoft Office Access 2007 muestra los resultados en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla. consultas. Por este motivo. buscar y agregar o eliminar datos. En la vista Hoja de datos. crea registros (filas) en ella copiando registros de una tabla existente. Cuando se ejecuta una consulta de selección o de tabla de referencias cruzadas.) y consultas de tabla de referencias cruzadas (consulta de tabla de referencias cruzadas: consulta que calcula una suma. posteriormente.   Busque la consulta en el panel de exploración. haga clic en Ver en la barra de estado (barra de estado: barra horizontal en la parte inferior de la pantalla que muestra información sobre la condición actual del programa como el estado de los elementos en . obtenga una vista previa de los datos objeto de la consulta. Haga clic en la consulta que desee ejecutar y.) y consultas de creación de tabla (consulta de creación de tablas: consulta (instrucción SQL) que crea una nueva tabla y. Si realiza cambios mediante una consulta de acción que. promedio. Estos cambios no se pueden deshacer fácilmente. las consultas de acción realizan cambios en los datos de las tablas en las que se basan. consultas de eliminación (consulta de eliminación: consulta (instrucción SQL) que quita las filas que coinciden con el criterio especificado de una o más tablas. desea deshacer. Para ello. formularios. Ejecutar una consulta de acción Hay cuatro tipos de consultas de acción: consultas de datos anexados (consulta de datos anexados: consulta de acción que agrega los registros del conjunto de resultados de una consulta al final de una tabla existente. asegúrese de tener siempre una copia de seguridad actualizada de los datos subyacentes antes de ejecutar una consulta de acción. recuento u otro tipo de total en registros y. macros y páginas de acceso a datos. formulario. presionando CTRL+Z. consulta.). 2.

pero también pueden ser consultas de datos anexados. especifique el valor que se va a aplicar como criterio. Abra la consulta de acción en la vista Diseño. NOTA Asegúrese de anotar el tipo de la consulta de acción inicial (consulta de datos anexados. la consulta de parámetros lo aplica como criterio de campo. haga doble clic en ella en el panel de exploración. creación de tabla o eliminación) para que pueda cambiar la consulta a ese tipo después de obtener la vista previa de los datos con este método. En el grupo Resultados de la ficha Diseño. de creación de tabla y de actualización. actualización. Si no se proporciona ningún valor. Siga uno de estos procedimientos: Haga doble clic en la consulta que desee ejecutar. a continuación.la ventana. o bien. haga de nuevo clic en Ver y. la consulta de parámetros interpreta esa entrada de datos como una cadena vacía. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño. Ejecutar una consulta de acción como una consulta de selección 1. 2. haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual. Para volver a la vista Diseño. ejecútela. se sigue el procedimiento que se describe a continuación. 2. presione ENTRAR. 3. haga clic en Seleccionar. a continuación. Busque la consulta en el panel de exploración.) pide al usuario un valor cuando se ejecuta la consulta. el progreso de la tarea actual o la información acerca del elemento seleccionado. . haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. Ejecutar la consulta 1. Las consultas de parámetros se ejecutan de acuerdo con su otro tipo de consulta pero. Cuando se proporciona el valor. Ejecutar la consulta Cuando esté preparado para ejecutar una consulta de acción. a continuación. El campo al que aplica el criterio viene especificado en el diseño de la consulta. a continuación. Haga clic en la consulta que desee ejecutar y. Ejecutar una consulta de parámetros Una consulta de parámetros (consulta de parámetros: consulta en la que un usuario especifica interactivamente uno o más valores de criterio. haga clic en Ejecutar. en general.) de Access y. extiende la flexibilidad de una consulta. Una consulta de parámetros es siempre al mismo tiempo otro tipo de consulta.   3. La mayoría de las consultas de parámetros son consultas de selección o de tabla de referencias cruzadas. Cambie la consulta a una consulta de selección y. haga clic en ella y presione ENTRAR. Cuando lo solicite la consulta. Una consulta de parámetros no es un tipo diferente de consulta. más bien.

La mayoría de las consultas combinan los datos concatenando las filas mientras que las consultas de unión combinan los datos anexando las filas. Ejecutar la consulta 1. Las combinaciones aparecen como líneas que conectan los campos de las tablas de origen. . Siga uno de estos procedimientos: Haga doble clic en la consulta que desee ejecutar. macros y módulos. Las consultas de paso a través permiten trabajar directamente con las tablas del servidor en lugar de hacer que el motor de base de datos Microsoft Jet procese los datos. Comprobar los campos combinados de una consulta Para comprobar los tipos de datos de los campos en una consulta. a continuación. informes. Estas instrucciones permiten crear o alterar objetos de la base de datos. haga clic en Vista Diseño. Anote los nombres de las tablas y de los campos de cada combinación. páginas. macros y módulos. Abra la consulta en la vista Diseño. formularios. Las subconsultas y consultas de paso a través. En el panel de exploración.).). presione ENTRAR.).   Busque la consulta en el panel de exploración. elimina o modifica otros objetos de base de datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas. Las consultas de definición de datos son un tipo especial de consulta que no procesa los datos sino que crea. Las consultas de unión anexan las filas en un conjunto de registros que no se conserva después de cerrarse la consulta. a continuación. consultas. compruebe las tablas de origen en la vista Diseño y examine las propiedades de los campos pertinentes. Sólo se pueden abrir o ejecutar en la vista SQL.) y consultas de definición de datos (consulta de definición de datos: consulta específica de SQL que contiene instrucciones DDL (lenguaje de definición de datos). haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en cada tabla que tenga uno o varios campos combinados en la consulta y.): consultas de unión (consulta de unión: consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o más consultas de selección. Haga clic en la consulta que desee ejecutar y. Las consultas de unión se diferencian de las consultas de datos anexados en que no cambian las tablas subyacentes. Las consultas específicas de SQL no se pueden abrir en la vista Diseño. consultas de paso a través (consulta de paso a través: una consulta específica de SQL que se utiliza para enviar comandos directamente a un servidor de base de datos ODBC. 2. páginas. Las consultas de paso a través no las procesa el motor de base de datos incluido con Access sino que se pasan directamente a un servidor de bases de datos remoto que se encarga de procesarlas y pasar los resultados a Access. informes. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios.Ejecutar una consulta específica de SQL Hay tres tipos principales de consulta específica de SQL (consulta específica de SQL: consulta que consta de una instrucción SQL. ésta se abre en la vista Hoja de datos. 1. unión y definición de datos son consultas específicas de SQL. Excepto en el caso de las consultas de definición de datos. pero no de la misma forma que las demás consultas. 2. Las consultas de unión combinan los datos de dos o más tablas. al ejecutarse una consulta específica de SQL.

las consultas se ejecutarán con mayor rapidez dado que los datos subyacentes se han vuelto a escribir en las tablas en páginas contiguas. se puede usar el nombre original para el archivo de la base de datos compactada.Campos combinados con diferentes tipos de datos. Para cada combinación. Si desea cambiar a una tabla para ver sus campos. cortes en el suministro eléctrico. se puede usar otro nombre para crear un archivo independiente. 3. Esta utilidad permite realizar una copia del archivo de la base de datos y. o bien. Si se compacta con frecuencia una base de datos. compare los valores de la columna Tipo de datos en la cuadrícula de diseño de la consulta correspondientes a los campos implicados en esa combinación. haga clic en la ficha con el nombre de esa tabla. haga clic en Vista Diseño. Si se usa el mismo nombre y la base de datos se ha compactado correctamente. 4. Durante la operación de compactación. a continuación. subidas de tensión y causas similares. Tras la operación de compactación. se puede mejorar el rendimiento de las bases de datos. La exploración de páginas contiguas es mucho más rápida que la exploración de páginas fragmentadas. reorganizar la forma en que el archivo está almacenado en el disco. Access reemplaza automáticamente el archivo original con la versión compactada. . Una vez finalizado el proceso de compactar y reparar. se puede ayudar a garantizar un rendimiento óptimo de la aplicación de bases de datos y a resolver los errores que se producen por problemas de hardware. Haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla y. si está fragmentado. Compactar y reparar una base de datos Si se ejecuta la utilidad Compactar y reparar base de datos en Access. Las consultas también se optimizan después de cada compactación de las bases de datos. Comprobar el tipo de datos de los campos combinados en la vista Diseño de la tabla. la base de datos compactada habrá recuperado espacio desaprovechado y suele ser más reducida que la original.

Compruebe un alias para asegurarse de que no coincide con el nombre de ningún campo que forme parte de la expresión del alias. active la casilla de verificación Compactar al cerrar. a continuación. busque campos con alias. Haga clic en Base de datos actual y. En la cuadrícula de diseño de la consulta. Access compacta y repara automáticamente la base de datos cada vez que ésta se cierra. Abra la consulta en la vista Diseño. Haga clic en el botón de Microsoft Office y. Haga clic en botón de Microsoft Office Administrar esta base de datos. haga clic en Opciones de Access. NOTA Para que la operación de compactación se realice correctamente. . a continuación. 2. seleccione Administrar y. Si coincide. como en Nombre:. cambie el alias. 3. haga clic en . Cambiar un alias de campo 1.Configurar una opción que automatice este proceso 1. debe haber suficiente espacio de almacenamiento en el disco duro tanto para la base de datos original como para la versión compactada. De este modo. bajo Opciones de aplicación. Compactar y reparar manualmente una base de datos 1. 2. Son los campos que tienen un signo de dos puntos al final de su nombre.