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1.

EXPLICAR LAS DIVERSAS CONDICIONES QUE DEBEMOS TENER


PARA UNA ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS.

Garantizar la integridad y preservacin de los documentos de


archivos.

Por su carcter constitutivo y al estar frecuentemente expuestos a


factores y mecanismos de alteracin, los documentos en soporte
de papel sufren constantes cambios en su composicin fsica y
funcional, lo cual pone en peligro la informacin consignada en
ellos. En pases de clima tropical como el nuestro, este riesgo es
mucho mayor, ya que las condiciones ambientales propician la
aparicin ms frecuente de agentes adversos a la estructura
molecular del papel mismo.
Por consiguiente, los funcionarios a cargo de la produccin,
organizacin y facilitacin de documentos pblicos y privados, as
como quienes conservan materiales de ndole particular, tienen la
responsabilidad de crear condiciones ambientales, estructurales y
administrativas propicias, con el objeto de garantizar la
perdurabilidad de sus acervos documentales para las futuras
generaciones.

Mtodos preventivos de conservacin


1. Un microclima controlado en el que la humedad relativa est
entre 50-60% y la temperatura se mantenga entre 16-21 C.
Esto se puede lograr mediante sistemas de aire acondicionado
con extraccin de humedad. Sin embargo, el mejor sistema es
la ventilacin natural que est renovando el aire dentro del
rea de depsito, con lo cual se controla la aparicin de
agentes biolgicos (hongos, bacterias, insectos).
2. Utilizar iluminacin apropiada. Recurdese que la luz
fluorescente, pese a emitir poco calor, transmite rayos
ultravioleta que provoca alteraciones qumicas en el
documento (fragilidad y desintegracin), en tanto que la luz
incandescente, siendo que provoca ms calor, emite rayos
infrarrojos que afectan la composicin fsica del papel
(amarillamiento). Se sugiere usar la luz fluorescente, pero con
filtros difusores de rayos ultravioleta.
3. No adosar la estantera a las paredes para evitar
condensacin. Separarla del suelo al menos 6 centmetros.
4. Evitar la exposicin de documentos originales. Utilizar tcnicas
de reprografa (microfilmacin, por ejemplo) para disminuir su
uso y deterioro.
5. Cubrir con filtros las ventanas de depsito para evitar la
irradiacin solar directa.
6. Disponer los locales de depsito en las reas ms seguras y
slidas del edificio principal.
7. No disponer las tuberas e instalaciones elctricas
descubiertas cerca del rea de depsito.
8. Utilizar estantera metlica, preferiblemente tipo mecano de
acabado liso y pintada en polvo al horno a altas temperaturas.
Su altura recomendada es 2.20 metros, asegurndola al piso y
a las paredes, o bien entre estantes.
9. Guardar los documentos en cajas adaptadas a su formato para
evitar daarlos.
10. Girar instrucciones claras y especficas a los usuarios sobre la
manera correcta de manipular los documentos.
11. Evitar el transportar los documentos a mano para evitar
accidentes. Utilizar carritos con rodines.
12. Implantar planes de contingencia para el salvamento de
documentos esenciales.
13. Mantener cerradas las ventanas o colocarles filtros para evitar
en ingreso de partculas atmosfricas contaminantes (cido
sulfrico, por ejemplo, polvo, humo, vapores, sales, gases,
etc.).
14. Eliminar el uso de prensas metlicas, clips, grapas y
sostenedores en los documentos, as como materiales
adhesivos inestables (cinta adhesiva) que emigran al
documento deteriorndolo.
15. Asegurar la limpieza del sudor y grasa de las manos de
usuarios, as como evitar el uso de saliva para manipular los
documentos.
16. Hacer visitas de inspeccin peridicas a las reas de
almacenamiento, con el objeto de detectar la presencia de
elementos nocivos a la conservacin de los documentos y
combatirlos a tiempo (suciedad, roedores, insectos, niveles
altos de humedad y temperatura, etc.).
17. Mantener un programa permanente de limpieza de los pisos,
paredes y techo de los depsitos, utilizando pao hmedo y
evitando el uso de escobas.
18. No disponer basureros en el piso de los depsitos para no
atraer insectos y roedores.
19. Tener un plan permanente de fumigaciones (desinsectacin
insectos- y desinfeccin hongos y bacterias-).
20. Sellar entradas y salidas por donde transitan los roedores.
Colocar faldones de caucho en las puertas de acceso a las
reas de almacenamiento documental, para evitar el ingreso
de insectos.
21. No colocar plantas dentro ni cerca del rea de depsito.

Promover la ordenacin de los documentos de archivos en la


etapa de gestin.

Los expedientes de archivo se guardan en carpetas y subcarpetas


en las que se han de hacer constar los siguientes datos:
Nombre del Servicio y Unidad
Cdigo y ttulo de clasificacin (cuando se disponga de ellos)
Ttulo propio de la serie. Una serie documental es un conjunto de
expedientes referidos al mismo trmite administrativo. Por ejemplo
matriculaciones, exmenes, etc.
Aos: ao de obertura y cierre del expediente
Opcionalmente se podr hacer constar el ttulo propio del
expediente y otras observaciones que se consideren necesarias.
El Archivo General puede facilitar a las Unidades administrativas
carpetas normalizadas de cartulina y subcarpetas de papel
diseadas para este uso.

Sealizacin de cajas de archivo definitivo : los expedientes


finalizados y de consulta menos frecuente se guardan en cajas de
cartn de archivo definitivo que debern llenarse sin llegar a estar
apretadas, evitando dejar cajas semivacas hasta su transferencia
al Archivo General, de acuerdo con el calendario de transferencia
que se establezca en cada caso. Estas cajas normalizadas
pueden solicitarse al Archivo General.
En el lomo se colocar una etiqueta con los siguientes datos:
Permitir la transferencia, eliminacin o conservacin ordenada de
los documentos, por series documentales.

2. PARA ORGANIZAR Y ADMINISTRAR UNA OFICINA TIENE QUE


EXISTIR DISTINTAS CONDICIONES, EXPLIQUE ESAS
CONDICIONES.
Algunos factores que debemos tener en cuenta para planificar una
oficina moderna:
1. Objetivo de la empresa. 8. Nivel de la empresa.
2. Estructura 9. Jerarqua del personal.
3. Ubicacin geogrfica 10. Nmero de personal
4. E giro 11. Circulacin
5. Tiro de local necesario 12. Mnima distancia
6. Dimensin del local 13. Planes de desarrollo
7. Equipamiento 14. Flexibilidad

Ubicacin de la secretaria en la oficina.


1. Identificacin de los equipos, muebles y material de la oficina. Tener
a la mano una copia del inventario de entrega de la secretaria
saliente, o en su defecto el acta de entrega de cargo.
2. Ubicar los materiales necesarios en sus respectivos lugares, segn
su criterio; cuidando el orden y la limpieza.
Debe contar con un mnimo de dos bandejas para documentos.
Los asuntos confidenciales deben estar en otra carpeta y en un
cajn con llave del escritorio o archivador.
3. Tener un ambiente de trabajo positivo permitir que la productividad
sea al 100% con un margen mnimo de errores (cero errores).
4. Preparar los materiales elementales que necesita para realizar
trabajos con calidad, en cualquier circunstancia.
Agenda laboral, es un sistema de control que servir para recordar los
asuntos pendientes.
Tener siempre presente el directorio.
Cuaderno para apuntes diversos.

Distribucin de recursos materiales.


La distribucin de los recursos materiales dependern de los objetivos
que la empresa se ha planteado, as como por los recursos humanos
con los que cuenta.
Mediante los programas para la adquisicin y distribucin de los
recursos materiales, se conocer las deficiencias por omisin o por
exceso.
Algunas secretarias generalmente no administran capital o materiales,
solo los utilizan para otras secretarias, la tenencia de ellos depende del
planeamiento y/o formulacin de los cuadros de necesidades.
Por tanto se debe tener presente que los recursos materiales estn
clasificados dentro de dos grupos:

Recursos materiales mayores:


Como por ejemplo: mquina, mobiliario, mquinas de escribir,
computadoras, impresoras, fax, etc.
Recursos materiales menores:
Como por ejemplo: accesorios, tiles de oficina, botiqun de emergencia,
tiles de limpieza, artculos para refrigerio, etc.

Aprovechamiento ptimo de los recursos de la oficina.


Para que exista un aprovechamiento ptimo de los recursos materiales
de una oficina, se debe tener en cuenta los siguientes factores:
- Capacitacin del personal.
- Mantenimiento preventivo.
- Mantenimiento programado.
- Revisiones peridicas.
- Programas de limpieza diaria, semanal, quincenal,
semanal, semestral, etc.
- Otros programas, de acuerdo a la organizacin y
materiales que se le hayan asignado a su rea.

La seguridad integral en la oficina.


Es un estado mental que se desprende de las diferentes acciones
preventivas que se adoptan para evitar una emergencia,
consecuentemente, es necesario capacitar al personal a travs de
charlas y difusin de manuales, guas de seguridad, smbolos, seales y
otros medios de comunicacin.