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GESTION DE PROYECTOS

cuenta con varias caractersticas destinadas a mejorar la organizacin y eficiencia a nivel


personal y grupal. Entre ellas las Tareas, las mismas que pueden ser definidas por uno
mismo, asignadas a un colega, o delegadas despus de haber sido recibidas. Las
funciones de Gestin de Proyectos estn incorporadas en los 'Grupos'.
Cualquier proyecto puede tener un grupo de trabajo dedicado desde donde se
almacenan todos los archivos, discusiones y tareas correspondientes a dicho proyecto,
y a la cual slo acceden aquellos usuarios que son relevantes al proyecto. El sistema
puede hacer un seguimiento al tiempo dedicado a cada tarea dentro del proyecto, y las
tareas son integradas al calendario del grupo. Adems, los proyectos se pueden crear
desde la Extranet, para que usuarios externos puedan participar plenamente en ellas.

Grfico de Gantt

Las tareas y sub-tareas se pueden visualizar en un grfico de Gantt con el estado, la


persona responsable y la cronologa de las mismas. Esto nos da una idea completa de
la evolucin del proyecto en un solo golpe de vista, y ayuda a identificar los retrasos
potenciales o existentes. Una vez que se crea una tarea, esta puede ser modificada
directamente desde la tabla de tareas o desde el grfico de Gantt. Ponerle fecha lmite,
aadir sub-tareas, y cualquier otro cambio puede ser hecho rpidamente, con
notificaciones enviadas automticamente a todos los involucrados.

Gestin de carga de trabajo del empleado en tareas

La planificacin de la carga de trabajo del empleado en la gestin de proyectos, le permite


finalizar ms tareas en el tiempo e identificar cules estn cerca de vencerse. Los
supervisores pueden asignar el tiempo que debera ser invertido en cada tarea y as
poder hacer un anlisis del tiempo real que tom completarlas. Adems Bitrix dispone de
herramientas de reportes mensuales sobre el tiempo invertido en tareas, ya sea por
departamento o particularmente por cada empleado.

Contadores y roles

Los contadores de tareas le ayudarn a mantener las tareas que requieren atencin
inmediata. Los contadores le indican que usted o uno de sus compaeros tiene una tarea
con algn problema o si se le ha asignado alguna tarea incompleta (atrasada, sin
evaluacin requerida, sin plazo final, etc.). Los contadores y roles simplifican el trabajo
de supervisores, ya que pueden arrojar un grfico que muestre las tareas y sus estados
por departamentos, grupos de trabajo (proyectos) o empleados individualmente.
Listas de verificacin

Esta utilidad nos permite aadir una lista de verificacin para una tarea y seguir el
progreso, punto por punto. Esto es muy conveniente cuando una tarea implica varios
pasos o hay mltiples participantes.

Los participantes en la tarea pueden aadir puntos a la lista de verificacin y marcar su


finalizacin. Ahora, un rpido vistazo es todo lo que necesita para ver la situacin exacta
de una tarea en curso.

lantillas y Automatizacin

Las tareas recurrentes y plantillas de tareas ayudan a automatizar tareas regulares y


rutinas de trabajo recurrentes. Dado que las plantillas de tareas soportan sub tareas y
listas de chequeo, estas son ideales para su repeticin en Business Process, logrando
soluciones como Contratacin/Terinacin de empleados, incorporacipn de nuevos
clientes o iniciar nuevos proyectos. La creacin automtica de tareas activada por
eventos especficos est disponible a travs del diseador visual de Business Process
tambin.
Las tareas se pueden programar para repetirse en cualquier intervalo de tiempo (es decir,
cada da, cada semana, una vez cada 10 das, cada sbado).

Grupos de Trabajo

Puede agrupar empleados de la manera ms conveniente mediante los Grupos de


Trabajo, solucin que incluye todas las herramientas de redes sociales y organizacin
necesarias para la optimizacin de operaciones y la eficiente utilizacin de los mtodos
de comunicacin de Bitrix24. Cada grupo es como una intranet en miniatura, que no slo
almacena archivos y datos importantes, sino que tambin sirve como una plataforma
para las discusiones, seguimiento de tareas y planificacin.

Reportes de Tareas

Reportes de tareas es una forma sencilla de saber cunto tiempo gasta un empleado en
una determinada tarea o proyecto. Con esta prctica herramienta, podr ver cuntas
tareas an estn en proceso de trabajo o cuales ya fueron culminadas. De forma
predeterminada, los Reportes de Tareas deben presentarse semanalmente,
mensualmente o anualmente. Tambin es posible, de ser necesario, personalizar la
fecha de presentacin del Reporte de Tareas.
La plantilla de reportes de eficiencia (pre configurado) le permitir evaluar el desempeo
y eficiencia de los participantes de tareas y/o proyectos. Para los ejecutivos de una
empresa, esto puede ayudar mucho en el anlisis del promedio de eficiencia de cierto
departamento o de la compaa completa. Toda la informacin derivada de los reportes
de tareas puede ser fcilmente exportados a un archivo excel, desde donde su
manipulacin puede ser ms cmoda.