CURSO DE GESTION DE PROYECTOS

GESTION DE REQUERIMIENTOS

Dentro de la planificacin del alcance debemos empezar por trabajar y tener bien en claro que es
lo que el cliente exactamente desea

Todo proyecto nace de una inversin todos hasta los proyecto sociales como una carretera
obedece a una inversin que busca obtener resultados (econmicos, sociales etc.) y es claro
indicar cuales son las NECESIDADES y cules son las EXPECTATIVAS , que quieren los
inversionistas que quiere el cliente y/o usuario, si no sera complicado establecer si el proyecto fue
exitoso o no, yo puedo tener un proyecto que ha terminado en un plazo determinado en el
presupuesto determinado y cumpliendo de forma contractualmente establecido al inicio del
proyecto todo lo que requera pero puede ser que sea un FRACASO, y como puede ser que un
proyecto que termine en su plazo y en el costo o presupuesto establecido que sea un fracaso, todo
esto pasa porque no se aterriz de acuerdo a las necesidades y expectativas de los inversionistas
ni del cliente y/o usuario y esto tiene que ver con la calidad y est muy relacionado (si esto sucede
el cliente no volver a contratar con la misma empresa y se crea una mala imagen que repercute
en todo ) por no enfocarnos en la necesidades y expectativas del inversionista, cliente y/o usuarios
(stokeholders = interesados)

Rebuscar dentro de la informacin el cliente como primer interesado del proyecto de encontrar
realmente cules son sus necesidades y eso no es tarea muy fcil, porqu puede haber empata no
haber mucha confianza.

Buscar encontrar las necesidades reales de los interesados (stokeholders) respecto al proyecto
Ya que somos muy ambiguos porqu algunas cosas la podemos entender de alguna manera el otro
de otra manera y as si usamos aspecto netamente tcnicos igual por la caractersticas del
lenguaje siempre vamos a tener el riesgo de no llegar a compartir la informacin de manera
adecuada hay que utilizar otros mtodos a reducir la ambigedad

El contrato est establecido hay unos trminos de referencia de la licitacin entonces lo nico que
tengo que hacer es ir a ejecutar, as tengamos mil hojas donde est establecido todos los trminos
de referencia para la carretera para un hospital etc. Esta de la mano el lenguajes esta de la mano
la interpretacin de la persona que redacto el documento que estuvo trabajando en los trminos
de referencia, luego esta tambin las personas del organismo del estado leen esos TDRs estamos
nosotros estn la contratista estn los terceros estn una gran cantidad de personas que estn
interpretando un documento donde est redactado el objetivo de trasmitir la informacin es
reducir la ambigedad

Sobre todo en temas tcnicos No tenemos esa prctica de retroalimentacin porqu del otro lado
tambin asumen si pregunto de repente piensan que no s del tema o que no conozco del tema

Hay que tener en cuenta q no podemos tener clientes insatisfechos

Si esto lo trabajamos con una herramienta tipo la matriz de requerimiento del requerimiento
inicial que nace del cliente que le pinte la oficina de azul tranquilamente se hubiese escrito dentro
del mbito de un buen requerimiento como se indica en el siguiente cuadro

En lo jerrquico si yo encuentro un requerimiento que no cumple con ser claro y explicito

inmediatamente lo descompongo lo empiezo a trabajar como atravez de preguntas como ud.
Que quiere decir con pintar la oficina de azul? Exactamente qu elementos de la oficina tiene q
ser de azul? Con esas preguntas empiezan hacer los requerimientos amarrados al requerimiento
principal

El requerimiento principal que se pinte la oficina de azul y en base a preguntas buscando claridad
empiezo a encontrar lo requerimientos que se llamaran lo secundarios cuales son los
componentes y elementos expresamente al igual saber que incluye y que no incluye

Deben ser cortos para que se vean claramente sus cumplimientos o verificar formas diversas de
validar el cumplimiento de estos requerimientos y estos son un documento de trabajo asi como
una programacin estas sujetas a que cambien a lo que va sucediendo en el proyecto igual los
requerimientos pueden ser factibles de cambio mediante el CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS
Amarrado a este un requerimiento puede sufrir cambios de manera integral

Reducir la ambigedad lo que estamos logrando es clientes que van a recibir lo que estn pidiendo
cuando estemos en el proceso de cierre vamos a poder verificar de una manera ms directa el
cumplimiento de todos los pedidos del cliente en funcin a esta herramienta q va registrar y va
documentar los requerimientos del proyecto

Tambin tenemos que ver cmo vamos a cumplir con ese requerimiento desde el inicio hasta su
cierre hasta su cumplimiento de esto se trata matriz de trazabilidad

Importante indicar quien es el dueo del requerimiento el cliente son varias personas quien es el
que nos dio el requerimiento fue dentro de una reunin fue dentro de los trminos de referencia
de la licitacin en algn documento formal que el cliente nos ha remitido un correo nos remiti
donde este registrado este pedido, quien es el responsable por el lado del contratistas quien debe
cumplir con el requerimiento todo lo que estamos mencionando apara un requerimiento

Tambin en que ENTREGABLE se ha incluido elaborar este requerimiento en entregar cerrar este
REQ. Cul es el estado del requerimiento en el momento que el proyecto este avanzando
requerimientos cerrados y que estn por cumplirse

Tipos de requerimientos pueden ser tcnicos, a la parte de seguridad, REQ. A la parte final, REQ.
Administrativo

La tipologa que tipos de requerimiento estamos estableciendo en este proyecto de tal manera
que yo pueda hacer un ordenamiento de establecer por grupos a q organismo o q contratista se le
est derivando este grupo de requerimientos en el proyecto tenemos 500 requerimientos d e
ellos 50 corresponde a la contratista A 100 la contratista B y asi nosotros podemos organizar de
acuerdo al tipo de requerimiento

En la medida que encontremos una necesidad podemos aadir mayor informacin a lo q nosotros
estamos indicando como bsicas para cada uno de los requerimientos

Para construir la matriz de trazabilidad tendremos

Dentro del anlisis hacer la interaccin con el cliente, inversionista y/o usuario cul es su utilidad
el porqu, sucede muchas el cliente no tiene muy claro sus necesidades y requerimiento parte de
este anlisis es tambin que ellos hagan un anlisis de lo que estn pidiendo con esto estamos
limpiando un poco y aclarando los REQ. Del cliente

A la par que yo ya tengo el requerimiento inmediatamente tengo q estar haciendo la consulta al

cliente como va validar ese requerimiento como va a cerrar ese requerimiento que es lo que va
hacer uno para verificar que nosotros estamos cumpliendo con este requerimiento las respuestas
estn dentro de la matriz que se tienen que documentar
Para elaborar la matriz utilizaremos tablas tipo Excel

Vamos a ver la estructuras del requerimiento Lo que quiere decir 2.1.7 que este requerimiento
tiene un padre que es el requerimiento 2.1 y este requerimiento tiene otro padre que es que es
el 2 en este ID se muestra la jerarqua del requerimiento si es parte de un entregable como
nosotros queremos amarrar y organizar nuestra tabla Excel
Tambin se pueden aadir ms campos en funcin a la experiencia

Tener mucho cuidado con la jerarqua, el tipo, el dueo, etc.