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Operacin y Logstica S.A.S.

Cdigo: GERE-P-001

Procedimiento de Comunicaciones
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1. OBJETIVO

Garantizar que los procesos de comunicacin son los apropiados dentro de la organizacin y que la
comunicacin se efecta considerando la eficacia del sistema de gestin de la calidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de obligatorio cumplimiento para efectuar las comunicaciones internas y


externas de la Empresa.

3. DEFINICIONES

CANAL:
Medio utilizado para transmitir el mensaje, puede ser escrito (memorandos, correos
electrnicos, carteleras) o verbal (comunicacin personal o telefnica).

CIRCULAR:
Cada una de las cartas o avisos iguales que una autoridad superior dirige a sus empleados.

CORREO ELECTRNICO:
Mensaje enviado a travs de Internet
.
COMUNICACIN:
Accin y efecto de comunicar o comunicarse mediante un cdigo comn que comparten el
emisor y el receptor.

COMUNICACIN INTERNA:
Es la comunicacin dirigida al cliente interno.

COMUNICACIN EXTERNA:
Es la comunicacin dirigida al cliente externo.

EMISOR:
Persona que emite el mensaje y es responsable de verificar la efectividad del mismo.

MEDIOS DE COMUNICACIN:
Son instrumentos utilizados para informar y comunicar
mensajes en versin textual, sonora, visual o audiovisual

Elabor: Revis: Aprob: Revisin No: 03

Fecha:
Director Administrativo Auxiliar HSEQ Gerente
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5. DIAGRAMA DE FLUJO

FLUJOGRAMA DETALLE DE ACTIVIDADES RESPONSABLE

1. El emisor escoge el canal de Emisor


comunicacin adecuado
Inicio dependiendo el tipo y la
importancia de la informacin
a suministrar.
Elegir canal adecuado
2. Se emite el mensaje, Emisor
procurando que su contenido
Emitir mensaje abarque todo lo que se desea
transmitir y que el lenguaje
utilizado sea claro y
entendible.
Recepcin del mensaje

3. Se recibe el mensaje Receptor


verificando que se haya
Ejecutar accin
entendido completamente el
objetivo y contenido del
mismo.
Verificar ejecucin
4. Se ejecuta la accin solicitada Receptor o funcionario
en el mensaje, de acuerdo con designado
los parmetros establecidos
Ejecucin si para cada proceso.
cumple
objetivo?
5. Se verifica la ejecucin de la Emisor
no accin de acuerdo al contenido
del mismo.
Tomar acciones

Fin
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6. Se toman las acciones Emisor


adecuadas para garantizar el
cumplimiento inmediato del
contenido del mensaje y se
verifican nuevamente.
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6. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS

De acuerdo al tipo de proceso

7. CONTROL DE CAMBIOS

Revisin No. Pagina tem Descripcin


00 00 00 Emisin Original
01 3 Inclusin de nuevas definiciones de acuerdo a
los numerales 3.5, 3.6 y 3.7
01 02 4.1 Es modificada la redaccin del texto.
02 4.2 Se ampla el tratamiento que se dar a las
comunicaciones con los clientes externos.
- - Se modifican los campos de elaboracin y
revisin del documento.
02 01 Cambian las firmas de elaboracin, revisin y
aprobacin
01 Se insertan nuevas definiciones
02 Se modifican las condiciones generales
03 5 Se modifica texto en las actividades
03 01 03 Se incluyen dentro de las definiciones:
comunicacin, comunicacin interna, comunicacin
externa.
Se actualizan las firmas de elaboracin, revisin y
aprobacin