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MANUAL DE FUNCIONES

LA GRAN TORRE ADMINISTRATIVA S.A.


INTRODUCCIN

El presente manual fue elaborado conforme a los principios y normas de la


organizacin, cuyo propsito es definir las responsabilidades y funciones de la
Gerencia.

El manual de funciones debe ser considerado como un instrumento dinmico,


sujeto a cambios que surgen de las necesidades de la empresa y de la revisin
permanente para mantener su utilidad.

Este documento est diseado para cumplir con cada uno de los objetivos
establecidos por la organizacin y busca apoyar la consecucin de las metas y
estrategias establecidas por la Gerencia, as como contribuir al mejoramiento de la
operacin en la produccin y servicios administrativos.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

100
ASAMBLEA DE
SOCIOS
ASESOR
ASESORIA
FISCAL

200
GERENCIA

300 800
400 600
ASISTENCIA ADMINISTRAC
DISEO TALENTO
ADMINISTRATIV IN
HUMANO
A DOCUMENTAL

310 500 700


RELACIONES CONTROL FINANZAS
PBLICAS INTERNO

710
DEPOSITO DE
320 ALMACN
SERVICIO AL
CLIENTE
GERENCIA
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

I. IDENTIFICACIN DE LA OCUPACIN
DENOMINACI
GERENTE ADMINISTRATIVO
N:
CDIGO: 210601003 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ESTRATGIC
X 100
O
ASAMBLEA DE
TIPO DE MISIONAL SOCIOS
ASESORI ASESOR
PROCESO
A FISCAL
DE APOYO 200
GERENCIA

NOMBRE DEL
Administrativo
PROCESO:
DEPENDENCIA: Gerencia
CARGO DEL JEFE
JUNTA DIRECTIVA
INMEDIATO:

II. PROPSITO PRINCIPAL: Administrar y representar legalmente a la Gran Torre


Administrativa, formular polticas e implementar planes y Programas para el mejoramiento
de la misma teniendo en cuenta los lineamientos de la organizacin.

1III. FUNCIONES CLAVES IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES


(Normas de Competencia (Elementos de Competencia de cada
correspondientes a esta ocupacin) Norma de Competencia)
1. Desarrollar los programas de la
unidad administrativa, siguiendo los
lineamientos establecidos por la
organizacin.
Dirigir, planificar, coordinar y controlar el 2. Ejecutar las actividades que se
desarrollo de las actividades operativas
deriven de la funcin administrativa
y Administrativas.
de acuerdo con el manual de
procedimientos.
1. Representar a la Gran Torre
Administrativa judicial y
Representar legalmente a La Gran Torre extrajudicial.
Administrativa, fijar las polticas
operativas, administrativas y de calidad en 2. Intervenir en el desarrollo de los
funcin del cumplimiento de los objetivos. programas de mejoramiento
organizacional que se deriven de la
funcin administrativa.

1. Contratar productos y servicios de


acuerdo con las normas y
legislacin vigentes
2.
Planear, desarrollar y ejecutar los
programas de inversiones y
Evaluar y controlar los gastos operativos proyectos con miras a mantener la
de acuerdo con el Presupuesto General continuidad y competitividad de la
de la Empresa empresa
.
3. Analizar el riesgo crediticio de
acuerdo con las polticas
institucionales y normatividad
vigente

Presentar informes generales sobre su 1. Elaborar y presentar


gestin y convocar a sesiones oportunamente a la Junta
extraordinarias, en las que se ocupar de Directiva informes de las
los temas citados operaciones y el desempeo
organizacional.

2. Presentar informes sobre la


necesidad de capacitacin del
personal de las unidades
administrativas de acuerdo con
las polticas de la organizacin.
.
1. Garantizar que los valores
fundamentales y principios bsicos
guen el accionar de la empresa y
formen parte del quehacer diario de
los trabajadores.

2. Preparar descripciones de tareas y


objetivos individuales para cada
Ejercer las dems funciones inherentes a rea funcional liderada por su
su cargo. gerente

3. Medir continuamente la ejecucin y


comparar resultados reales con los
planes y estndares de ejecucin
(autocontrol y Control de Gestin).

4. Est autorizado a firmar los


cheques de la empresa, sin lmite
de monto.

5. Cualquier transaccin financiera


mayor como obtencin de
prstamos, cartas de crdito,
asignacin de crditos a clientes,
etc. deben contar con su
aprobacin
PERFIL POR COMPETENCIAS

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:
1. Concepto de informacin
2. Proceso de comunicacin empresarial
3. Establecimiento de prioridades
4. Concepto de planeacin
5. Procesos de anlisis
6. Evaluacin de proyectos
7. Liderazgo
8. Proceso contables
9. Tcnicas de programacin
10. Calidad
REQUISITOS ACADMICOS
Bachillerato: Hasta grado 11
Titulo Pregrado o tecnolgico: Administracin de empresas.

VI. REQUISITOS DE DESEMPEO


-DESEMPEO: Observacin en la ejecucin de los programas.
-CONOCIMIENTO: Estudio de casos
-DESEMPEO: Observacin durante la ejecucin de una actividad de la unidad
administrativa.
-CONOCIMIENTO: Simulacin de actividades
-PRODUCTO: Reporte de las actividades realizadas

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS


Comprensin organizacional
Identificacin con la organizacin
Innovacin
Orientacin al cliente
Orientacin al orden, la calidad y exactitud
Trabajo en equipo
PLAN DE DESARROLLO DE COMPETENCIAS

EMPRESA: LA GRAN TORRE ADMINISTRATIVA S.A

NOMBRE DE LA Intervenir en el desarrollo de los programas de


COMPETENCIA: mejoramiento organizacional que se deriven de
la funcin administrativa.

NOMBRE DE LOS ELEMENTOS OPCIONES DE APRENDIZAJE


DE COMPETENCIA N DESCRIPCIN
1 Capacitacin en desarrollo
Desarrollar los programas de la organizacional.
unidad administrativa, siguiendo 2 Estudio de la organizacin.
los lineamientos establecimientos
por la organizacin. 3
Capacitacin en liderazgo.
Ejecutar las actividades que se 4 Anlisis del manual de
deriven de la funcin procedimientos.
administrativa de acuerdo con el 5 Capacitacin en la ejecucin de
manual de procesos. actividades.

N DESCRIPCIN DE OPCIONES DE APRENDIZAJE


1 Necesita realizar un curso de capacitacin en programas para el
desarrollo organizacional. 20 horas virtual.

2 Realizar un anlisis profundo de las polticas organizacionales de la


empresa. 20 horas presencial.

3 Realizar un curso para capacitacin al personal en liderazgo


organizacional. 40 horas presencial.

4 Tener una induccin sobre el manual de procedimientos y sus funciones a


desempear en la organizacin. 20 horas presenciales.
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

I. IDENTIFICACIN DE LA OCUPACIN
DENOMIN
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
ACIN:
CDI 21060101
Estructura Organizacional.
GO: 1
ESTRA
ADMINISTRA
ASISTENCIA
TGICO X
TIVA

300

ASESOR
MISION

IA
AL
TIPO
DE
PRO ASAMBLEA
DE SOCIOS
GERENCI

CES 100
200
A

O
DE
APOYO
FISCAL

ASESO
R

NOMBRE DEL
Administrativo
PROCESO:
DEPENDENCIA
Asistencia Administrativa
:
CARGO DEL
JEFE Gerencia
INMEDIATO:

II. PROPSITO PRINCIPAL: Ejecutar los procesos administrativos del rea,


aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentacin
necesaria, revisando para realizar clculos a fin de dar cumplimiento a cada uno de
estos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestacin efectiva del
servicio.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
III. FUNCIONES CLAVES
(Elementos de Competencia de cada
Norma de Competencia)
1. Redactar los documentos de
acuerdo con las normas vigentes
2. Digitar los documentos de
Producir los documentos que se acuerdo con su tipo y normas
originen de las funciones vigentes
administrativas siguiendo la norma
tcnica y la legislacin vigente 3. Transcribir los documentos de
acuerdo con las normas vigentes

1. Controlar los equipos empleados


para el procesamiento de la
informacin de la unidad
administrativa de acuerdo con las
polticas de la organizacin
2. Operar herramientas optimizadas
teniendo en cuenta los procesos y
Aplicar tecnologas de la informacin procedimientos establecidos por
teniendo en cuenta las necesidades de la organizacin y los estndares
la unidad administrativa de calidad
3. Gestionar sistemas de
informacin de acuerdo con los
requerimientos de la unidad
administrativa

1. Actualizacin diaria de las


agendas de la gerencia
2. Hacer y recibir llamadas
telefnicas para tener informado a
la gerencia de los compromisos y
Recibir e informar asuntos que tengan dems asuntos
3. Recepcin de de mensajes
que ver con el desarrollo del trabajo
telefnicos y electrnicos de la
asignado por la gerencia gerencia
4. Obedecer y realizar instrucciones
que le sean asignadas por
gerencia.
PERFIL POR COMPETENCIAS

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:
1. Anlisis de la informacin.
2. Solucin de problemas.
3. Manejo de herramientas manuales y electrnicas.
4. Metodologa para la presentacin de resultados.
5. Procesamiento de los datos.
6. Tipos de datos.
7. Codificacin.
8. Plan de Tabulacin.
9. Procesamiento general para compilar informacin.
10. Registro de informacin.
11. Instrumentos de recoleccin de informacin.
12. Normas para la presentacin de referencias bibliogrficas.

VI. REQUISITOS DE DESEMPEO

Estudios: Tecnlogo en Gestin Administrativa.


Experiencia: De 6 meses a 1 ao.
Producto: La compilacin de la informacin debe cumplir con las necesidades,
siempre teniendo en cuenta el objetivo que se persigue, adems debe presentar
orden y seleccin, debe de tener presente la clasificacin de la informacin de
acuerdo con las necesidades de la empresa.

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS EN ESTA OCUPACIN


SE EVIDENCIAN
1. Comprensin Organizacional.
2. Innovacin.
3. Identificacin con la organizacin.
4. Orientacin al cliente.
5. Orientacin al orden, la calidad y la exactitud.
6. Trabajo en equipo.

PLAN DE DESARROLLO DE COMPETENCIAS

EMPRESA: LA GRAN TORRE ADMINISTRATIVA S.A

NOMBRE DE LA COMPETENCIA: Procesar la informacin de acuerdo


con las necesidades de la
organizacin.

NOMBRE DE LOS ELEMENTOS OPCIONES DE APRENDIZAJE


DE COMPETENCIA N DESCRIPCIN

Procedimiento General para


1 Compilar Informacin

Registro de Informacin.
2
01 Compilar la informacin
empleando las fuentes Instrumentos de Recoleccin.
3
disponibles.
Normas para la presentacin de
4 Referencias Bibliogrficas.
Criterios de Clasificacin de la
5 Informacin.
02 Tabular la informacin 6
Procesamiento de los datos.
empleando las herramientas
disponibles 7
Tipos de datos.
8 Codificacin.
9
Plan de Tabulacin.
10 Metodologa empleada para la
presentacin de los resultados.
11 Manejo de herramientas
manuales y electrnicas.
03 Emitir resultados de acuerdo
12
con el propsito planteado por la Anlisis de la Informacin.
Organizacin.
13
Solucin de problemas.

N DESCRIPCIN DE OPCIONES DE APRENDIZAJE


1
De acuerdo a las directrices organizacionales.

2 Formacin terica y prctica de los diferentes mtodos de registro de


informacin.
3 Formacin terica y prctica de los diferentes instrumentos de
recoleccin.
4
Acompaamiento directo por parte del jefe inmediato.

5
Formacin en cuanto a procesamiento de los datos.

6
Auto aprendizaje.

7 Formacin terica y prctica del manejo de herramientas manuales y


electrnicas.
RELACIONES PBLICAS

MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

I. IDENTIFICACIN DE LA OCUPACIN
DENOMINACIN: RELACIONES PBLICAS
CDIGO
260106002 Estructura Organizacional.
C.N.O.
100
ASAMBLE ASES
ESTRATGICO A DE
X ASES OR
SOCIOS
ORIA 200 FISCA
GEREN L
TIPO DE CIA
PROCESO MISIONAL 300
ASISTENCI
A
310
ADMINIST
DE APOYO RELACI
RATIVA
ONES
PBLIC
NOMBRE DEL PROCESO: AS
Administrativo
DEPENDENCIA: Relaciones Pblicas
CARGO DEL JEFE
Asistencia Administrativo
INMEDIATO:

II. PROPSITO PRINCIPAL: Difundir a travs de los medios de comunicacin el


alcance , las acciones , planes y programas de La Gran Torre Administrativa as como
generar, presentar y mantener hacia el pblico una imagen positiva y real de la
administracin y sus responsables funcionarios y empleados.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
III. FUNCIONES CLAVES
(Elementos de Competencia de la norma de
(Normas de Competencia)
Competencia)
1. Mantener la relacin entre el pblico
externo (empresas) y La Gran Torre
Administrativa. mediante los canales
de comunicacin establecidos por la
empresa.
2. Actualizar la agenda de eventos.
3. Servir de enlace con las empresas
didcticas - SENA
4. Establecer vnculos comunicativos con
Organizar y coordinar eventos
que promuevan las relaciones los medios de comunicacin masivos.
empresariales teniendo en cuenta 5. Organizar eventos de integracin que
el objetivo social de la empresa. fomenten las buenas relaciones
laborales entre los directivos y sus
auxiliares.

1. Desarrollar estrategias para mantener


el reconocimiento de la Gran Torre
Administrativa
2. Desarrollar tcnicas efectivas de
asesoramiento en situaciones
particulares de una empresa.
Mantener la imagen de la Gran
3. Integrar las destrezas de comunicacin
Torre Administrativa
oral y escrita, de pensamiento lgico y
crtico.
4. Colaborar con el desarrollo de
empresa asesorando de manera
eficiente y eficaz a los directivos de la
organizacin.

1. Colaborar en el diseo, en la
redaccin de los mensajes que se
quieren transmitir y sugiriendo los
Planificar y dirigir campaas de canales por los cuales transmitirlos.
comunicacin

PERFIL POR COMPETENCIAS


V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:
REQUISITOS ACADMICOS( ttulos, certificaciones, constancias relacionadas con la
ocupacin)

Tcnico, tecnlogo profesional en relaciones empresariales


Certificacin en relaciones pblicas
Constancia de relaciones con clientes y con empresas
Capacitacin de relaciones extranjeras

VI. REQUISITOS DE DESEMPEO

1. Conocimiento: Prueba escrita sobre planeacin de eventos.


2. Desempeo: Observacin durante la elaboracin de la propuesta de acuerdo con el
tipo de evento.
3. Producto: Informe de resultados de la divulgacin del evento.

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS EN ESTA OCUPACIN


SE EVIDENCIAN

1. Comprensin organizacional
2. Identificacin por la organizacin
3. Innovacin
4. Orientacin al cliente
5. Orientacin al orden de la calidad y exactitud
6. Trabajo en equipo

PLAN DE DESARROLLO DE COMPETENCIAS


EMPRESA: LA GRAN TORRE ADMINISTRATIVA S.A

Organizar Eventos Que Promuevan Las


NOMBRE DE LA
Relaciones Empresariales, Teniendo En
COMPETENCIA:
Cuenta El Objeto Social De La Empresa.

NOMBRE DE LOS OPCIONES DE APRENDIZAJE


ELEMENTOS DE N DESCRIPCIN
COMPETENCIA
1 Programa de formacin tecnologa y tcnica
para hacer un proceso administrativo
Coordinar La
Planeacin De Eventos, 2 Cursos de formacin en logstica
Teniendo En Cuenta El
Proceso Administrativo Programa de formacin de normas de gestin
Y Las Polticas De La 3 de calidad
Organizacin Auto aprendizaje de concepto de presupuesto
4
Programa de formacin a cerca de los tipos de
5 protocolo

Proponer El Protocolo Acciones de entrenamiento en presentacin


6
De Acuerdo Con El de propuestas
Tipo De Evento.
7 Cursos de formacin en etapas de un evento

Cursos de formacin en conceptos de


8
divulgacin
Divulgar Eventos,
Teniendo En Cuenta El 9 Cursos de formacin de conceptos de
alianza estratgica
Plan General
10 Auto aprendizaje de caractersticas de la
comunidad objetivo.
N DESCRIPCIN DE OPCIONES DE APRENDIZAJE
1. Modalidad presencial

2. Modalidad Auto aprendizaje

3. Modalidad presencial y virtual

4. Modalidad virtual

5. Modalidad presencial y auto aprendizaje


SERVICIO AL CLIENTE

MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

I. IDENTIFICACIN DE LA OCUPACIN
DENOMIN
SERVICIO AL CLIENTE
ACIN:
CDI
210601010 Estructura Organizacional.
GO:

ASISTENCIA
ADMINISTR
ESTRA
ATIVA
TGICO

300
PBLICA

RELACIO
CLIENTE

SERVICI
O AL

ASESO
NES
320

310

RIA
S

TIPO MISION
DE AL

ASAMBLEA
DE SOCIOS
PRO GERENC

100
CES 200
IA

O
DE
X
APOYO
FISCA

ASES
OR
L

NOMBRE DEL
Administrativo
PROCESO:
DEPENDENCIA: Servicio al Cliente
CARGO DEL
JEFE Asistencia Administrativa
INMEDIATO:

II. PROPSITO PRINCIPAL. Brindar informacin completa y detallada acerca de las


principales caractersticas de nuestros servicios ofrecidos. Establecer mejores
prcticas de servicio, propendiendo por una solucin eficaz, eficiente y oportuna a las
necesidades de nuestros clientes teniendo en cuenta las polticas y normas de la
empresa.
III. FUNCIONES CLAVES IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1. Ofrecer atencin a los clientes de
acuerdo a las polticas de la
empresa.
2. Atender a los clientes utilizando
tecnologas y normas de cortesa
3. Utilizar fuentes de informacin
acordes con la necesidad
expresada por los usuarios

Describir lo que significa el buen servicio 4. Atender a los clientes de una


al cliente como elemento primario para manera profesional con nfasis en
brindar un trato cordial que permita la calidad de servicio
satisfacer las necesidades del mismo.
5. Desarrolla una escucha activa y da
una argumentacin adecuada
segn la necesidad del cliente

6. Identificar recursos y canales de


acceso a la informacin de acuerdo
con la necesidad del cliente

1. Atender a un cliente, proveedor o


Dar apoyo a todos Las unidades cualquier otra persona que se dirija
administrativas de la empresa. a la organizacin y que requiera
una atencin
2. Establecer una cultura de
orientacin al cliente, tanto interno
como externo.
PERFIL POR COMPETENCIAS

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:
REQUISITOS ACDEMICOS
Certificacin en principios de atencin al cliente, titulacin en servicios personalizados,
certificacin en medicin del servicio, certificacin en comunicacin con el cliente,
certificacin bsica se apariencia y aptitud personal, certificacin bsica de autocontrol y
prudencia, constancia de concepto y manejo de informacin, constancia de polticas de la
organizacin, certificado de normas de cortesa, constancia de visin, misin y normas
internas de la organizacin, certificado de protocolo empresarial, constancia de portafolio
de servicio, titulacin de identificacin y usos de medios de comunicacin, certificado
manual de funciones y procedimientos, constancia de expresin oral y escrita, certificado
de redaccin de mensajes electrnicos, certificado en administracin del tiempo,
certificado protocolo internacional, certificado de normas de calidad, trazabilidad del
servicio.

VI. REQUISITOS DE DESEMPEO

1. Observacin durante la atencin al cliente, en cinco momentos que cubran los rangos
de aplicacin
2. Observar la actitud de servicio frente a cinco clientes

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS EN ESTA OCUPACIN SE


EVIDENCIAN
1. Innovacin
2. Trabajo en equipo
3. Orientacin al orden, calidad y exactitud
4. Orientacin al cliente
5. Identificacin con la organizacin
6. Comprensin organizacional
DISEO
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

I. IDENTIFICACIN DE LA OCUPACIN
DENOMINA
DISEO GRFICO
CIN:
CDIG
260101014 Estructura Organizacional.
O: 100
ESTRAT ASAMBL ASES
GICO ASES EA DE
OR
ORIA SOCIOS
200
MISIONA FISCA
TIPO X GERENC L
L
300 IA
DE
PROC ASISTENCI 400
A DISE
ESO 310
ADMINIST O
DE RELACI
RATIVA
APOYO ONES
PBLIC
320
AS
SERVICI
O AL
NOMBRE DEL CLIENTE
Administrativo
PROCESO:
DEPENDENCIA: Diseo
CARGO DEL
JEFE Gerencia
INMEDIATO:

II. PROPSITO PRINCIPAL: Crear, desarrollar, coordinar y realizar acciones


que permitan incorporar valor, innovacin tecnolgica y diferenciacin en el
campo del diseo de la documentacin, con la eficiencia que garantice la
fiabilidad en la prestacin de los servicios a las empresas que contribuyen con
nuestro desarrollo.
III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
(Normas de Competencia (Elementos de Competencia de cada Norma
correspondientes a esta
ocupacin) de Competencia)
1. Proponer las diferentes ideas de
innovacin para la imagen de la
organizacin

2. Realizar el diseo de logotipos y pginas


de publicidad.

3. Dominar los aspectos formales y


tecnolgicos del diseo grfico, para
optimizar los procesos de elaboracin,
presentacin y documentacin.

4. Proponer y dirigir proyectos innovadores


de diseo grfico en el campo editorial,
publicitario, comercial y empresarial.

Estructurar, realizar e 5. Conjugar ideas, seleccionar el material y


implementar la procurar su integridad en el orden tcnico.
creatividad e innovacin
en los diseos e imagen 6. Disponer de la informacin adecuada para
requerida por la ejecutar y cumplir con los contratos
organizacin, con adquiridos por la empresa.
motivo de
reconocimiento y 7. Obtener la cantidad de materiales
atraccin del cliente necesarios para realizar cada proyecto.
desde la imagen de la
organizacin, 8. Optimizar el diseo de tal forma que se
cumpliendo la pueda tener una cotizacin lo ms
normatividad legal competitiva posible
vigente.
9. Actualizacin del catlogo de productos de
la empresa

10. Generar de forma oportuna y correcta la


informacin de soporte para las
propuestas.

PERFIL POR COMPETENCIAS


V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:
1. Concepto y tipos de productos y servicios.
2. Caractersticas extrnsecas e intrnsecas de productos y servicios.
3. Aspectos sicosociales de los productos y servicios
4. Infraestructura y tecnologa empresarial
5. Software aplicado a diseo
6. Planeacin y desarrollo de productos y servicios.
7. Tcnicas de evaluacin de producto.
8. Caractersticas de mercadeo: cliente, precio, comunicacin y distribucin
9. El ciclo de vida de los productos o servicios.
10. Aspectos tcnico, tecnolgicos y legales de los productos y servicios
11. Prototipos de productos.

REQUISITOS ACADMICOS:
Estudios universitarios de diseo grfico, en entro otros; certificaciones,
constancias relacionadas con el cargo.

VI. REQUISITOS DE DESEMPEO


Seguimiento en el proceso de caracterizacin de los productos y servicios.

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS EN ESTA


OCUPACIN SE EVIDENCIAN
1. Comprensin organizacional
2. Identificacin con la organizacin
3. Innovacin
4. Orientacin al cliente
5. Orientacin al orden
6. Calidad y exactitud
7. Trabajo en equipo

PLAN DE DESARROLLO DE COMPETENCIAS


EMPRESA: GRAN TORRE ADMINISTRATIVA S.A

NOMBRE DE LA
Disear prototipos de producto
COMPETENCIA:

NOMBRE DE LOS OPCIONES DE APRENDIZAJE


ELEMENTOS DE
N
COMPETENCIA DESCRIPCIN

Comprensin del estudio realizado para


1
la definicin del producto.

Definir las especificaciones


2 Conocer las necesidades del cliente
de producto y servicio de
acuerdo con los resultados
del estudio de factibilidad y Capacitacin de del estudio de
3
el mercado. factibilidad y el mercado
Programas de formacin de las nomas
legales vigentes para la elaboracin de
4
documentos contables y no contables
Programas de formacin de las nomas
5 legales vigentes para la elaboracin de
Establecer parmetros para documentos contables y no contables
el diseo del empaque y
Creacin de estrategias para entrega de
envases del producto o 6
producto.
servicio de acuerdo con las
caractersticas del mismo
Programa de formacin sobre los estilos
7
y forma de empaques del producto

Desarrollar el nombre y la Estudio o anlisis del nombre o marcas


marca del producto o 8 mas apropiadas para el producto
servicio teniendo en cuenta
sus caractersticas y los Conocer las caractersticas y los
resultados de la resultados de la investigacin del
9
investigacin producto
N DESCRIPCIN DE OPCIONES DE APRENDIZAJE
Entendiendo los resultados del estudio realizado para la definir las
1
especificaciones del producto.
Teniendo la comunicacin necesaria y efectiva con el cliente y conocer
2
mediante este dilogo las necesidades especificas del producto
Conociendo todos los resultados del estudio realizado, para dar
3
mejoras y nuevas adaptaciones al producto
Conociendo y practicando las normas legales vigentes para la
4
elaboracin de documentos
Conociendo y practicando las normas legales vigentes para el empaque
5
de los documentos
Utilizando estrategias para la empaque del producto y su
6
correspondiente entrega

7 Conociendo y creando diferentes estilos de empaque de productos

8 Identificacin del nombre adecuado para el producto

Conocer las conocer las caractersticas del producto, mediante un estudio


9
realizado

CONTROL INTERNO
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS
I. IDENTIFICACIN DE LA OCUPACIN
DENOMIN
CONTROL INTERNO
ACIN:
CDI
250601003
GO:
100
ESTRAT ASAMBLE ASES
GICO ASES A DE OR
ORIA SOCIOS
200 FISC
MISION
GEREN AL
AL
CIA
TIPO 300
DE ASISTENCI 400
PROC A DISEO
310 500
ESO DE ADMINIST CONT
X RELACI
RATIVA
APOYO ONES ROL
320
PBLIC INTER
AS I
SERVIC NO
O AL
CLIENT
NOMBRE DEL E
Administrativo
PROCESO:
DEPENDENCIA: Control Interno
CARGO DEL
JEFE Gerencia
INMEDIATO:

II. PROPSITO PRINCIPAL: Formular estrategias organizacionales y tcnicas para el


establecimiento formal y real del sistema de control interno como funcin de asesora y de
apoyo hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales.

III. FUNCIONES CLAVES IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES


1. Intervenir en el desarrollo de los
programas de mejoramiento
organizacional que se dividen de la
funcin administrativa
Acompaamiento y asesora en la 2. Proponer alternativas de solucin
gestin a las diferentes unidades que contribuyan al logro de los
administrativas objetivos de acuerdo con el nivel de
importancia y responsabilidad de las
funciones asignadas por la
organizacin

1. Organizar y aplicar un sistema de


control de gestin

2. Desarrollar los programas de la


unidad administrativa siguiendo los
Evaluacin del sistema de control interno lineamientos establecidos por la
organizacin

3. Disear mtodos y mecanismos de


control de gestin

1. Propiciar y fomentar
permanentemente la cultura de
control hacia el mejoramiento
Fomento de una cultura del autocontrol en continuo y la calidad total
la organizacin 2. Utilizar en la gestin administrativa
la planeacin como elemento bsico

1. Elaborar o redisear manuales de


procedimientos
2. Elaborar o revisar y actualizar
manuales de funciones
3. Sealar la misin, visin, objetivos,
Verificacin de actividades y recursos metas, programas, planes de
desarrollo, propuestas, fortalezas,
debilidades y amenazas
oportunidades
PERFIL POR COMPETENCIAS

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
1. Modelos de control interno
2. Normas de control interno.
3. Normas Organizacionales.
4. Manuales de proceso
5. Mapa de riesgo organizacional.

REQUISITOS ACADMICOS: TECNLOGO EN GESTIN ADMINISTRATIVA

1. Qu es un control interno , caractersticas, tipos y su importancia


2. Manual de funciones y procesos y su importancia en el control de
documentos
3. Sistema de gestin de calidad.
4. Comprensin oral y escrita de los documentos de archivo par ale control de la
documentacin.
5. Normas legales y tcnicas aplicadas alas respuestas de la documentacin
6. Informtica aplicada ala archivstica, bases de datos, caractersticas, manejo
y su importancia en el control de la documentacin
7. Clase de documentacin- conservacin
8. Normas tcnicas para la preservacin de los documentos
9. Normas de descripcin documental
10. Procesos de microfilmacin, digitalizacin, procedimiento, importancia y
manejo de soportes
11. Cambio institucional y su incidencia en los procesos de control interno

VI. REQUISITOS DE DESEMPEO

Observacin de un proceso de control interno y de funciones en la empresa.


Estudio de caso para elaborar un proceso de control interno.
PLAN DE DESARROLLO DE COMPETENCIAS

EMPRESA: LA GRAN TORRE ADMINISTRATIVA S.A

Validar la aplicacin de las fases y


procedimientos de control interno de la
NOMBRE DE LA COMPETENCIA:
gestin financiera de acuerdo con
polticas organizacionales.

NOMBRE DE LOS ELEMENTOS OPCIONES DE APRENDIZAJE


DE COMPETENCIA
N DESCRIPCIN

Procedimiento General para


1 Compilar Informacin

2 Registro de Informacin.
01 Compilar la informacin
empleando las fuentes 3 Instrumentos de Recoleccin.
disponibles.
Normas para la presentacin de
4 Referencias Bibliogrficas.

Criterios de Clasificacin de la
5 Informacin.
N DESCRIPCIN DE OPCIONES DE APRENDIZAJE

1 De acuerdo a las directrices organizacionales.

Formacin terica y prctica de los diferentes mtodos de registro de


2
informacin.
Formacin terica y prctica de los diferentes instrumentos de
3
recoleccin.

4 Acompaamiento directo por parte del jefe inmediato.

5 Formacin en cuanto a procesamiento de los datos.

6 Auto aprendizaje.

Formacin terica y prctica del manejo de herramientas manuales y


7
electrnicas.
TALENTO HUMANO
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

I. IDENTIFICACIN DE LA OCUPACIN
DENOMIN
TALENTO HUMANO
ACIN:
CDI
210201010
GO: 100
ESTRA ASAMBL ASE
ASE EA DE
TGICO SOR
SOR SOCIOS
200
MISION FISC
IA
TIPO GERE AL
AL 300 NCIA
DE 600
PRO ASISTEN 400 TALEN
CIA DISE
CES TO
ADMINI
310 O 500
O HUMA
DE STRATIV
RELAC CONT
X NO
APOYO AIONES ROL
320 PBLI INTE
SERVI
CAS RNO
CIO AL
CLIEN
NOMBRE DEL TE
Administrativo
PROCESO:
DEPENDENCIA
Talento Humano
:
CARGO DEL
JEFE Gerencia
INMEDIATO:

II. PROPSITO PRINCIPAL: Crear, mantener y desarrollar un Recurso Humano con


habilidad y motivacin para alcanzar los objetivos de la empresa, realizando todas
aquellas actividades que promuevan el desarrollo integral del personal de acuerdo a
las normas y procedimientos establecidos.

III. FUNCIONES CLAVES IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Coordinar y supervisar
las actividades y 1. Definir las polticas y procedimientos de seleccin,
procedimientos de
administracin de desarrollo de personal y desvinculacin del mismo,
personal, contratacin, conforme a los lineamientos establecidos por la
vinculacin, procesos Institucin
laborales, induccin, 2. Disear programas de rotacin, induccin,
reinduccin y entrenamiento y capacitacin para el desarrollo del
seleccin. personal.

1. Identificar las necesidades de capacitacin,


desarrollo y mantenimiento de competencias
Aplicar las polticas
individuales y de equipos de trabajo, de acuerdo
relacionadas con la
con las normas de competencias vigentes
capacitacin,
2. Elaborar el plan de capacitacin, desarrollo y
entrenamiento y
mantenimiento de competencias individuales y de
bienestar del recurso
equipos de trabajo, a partir de las necesidades
humano de la entidad,
identificadas
tendientes al
3. Efectuar observacin, entrevistas y aplicar
mejoramiento del
encuestas y cuestionarios para diagnosticar el
sistema administrativo
clima y la cultura organizacional, y recomendar las
y operativo de la
acciones preventivas o correctivas que sean
misma, teniendo en
pertinentes.
cuenta las normas
4. Recomendar acciones para incentivar, compensar
vigentes
y remunerar al personal, as como asegurar su
sobre la materia
bienestar, seguridad y salud ocupacional.
5. Distribuye polticas y procedimientos de recursos
humanos, nuevos o revisados, a todos los
empleados, mediante boletines, reuniones,
memorados o contactos personales.
Preparar, elaborar, codificar, registrar las
novedades de personal y procesar mensualmente
la nmina.
6. Generar propuestas de mejoramiento del
ambiente organizacional de acuerdo con la funcin
de la unidad administrativa
Adelantar los estudios
para la elaboracin,
1. Realizar el diseo, descripcin y manejo de los
actualizacin y
cargos de La Gran Torre Administrativa. (Manual
modificacin del manual
de Funciones)
de funciones.
PERFIL POR COMPETENCIAS

V. CONOCIMIENTOS
ESENCIALESREQUISITOS ACADMICOS( ttulos, certificaciones, constancias
relacionadas con la ocupacin)
CONOCIMINETOS ESENCIALES
1. Conocer las normas de competencias vigentes
2. Los mtodos de recoleccin y anlisis de informacin
3. El ambiente de trabajo de la organizacin
4. El plan de desarrollo de la organizacin
5. Las polticas y estrategias de Gestin del Talento Humano
6. El diagnstico de necesidades de capacitacin y desarrollo
7. Oferta de servicios educativos y administrativos
8. Formulacin de indicadores
9. Orientacin ocupacional
10. Metodologas de la organizacin
11. Software aplicativo
12. Definicin de contenidos de acciones de capacitacin
13. Organizacin de eventos
14. Recursos y apoyo didctico
REQUISITOS ACADMICOS

VI. REQUISITOS DE DESEMPEO

1. Calidad y oportunidad en la identificacin de las necesidades de desarrollo


2. Calidad y oportunidad en la elaboracin del plan de capacitacin y desarrollo de
competencias
VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS EN ESTA OCUPACIN SE
EVIDENCIAN
1. Comprensin organizacional
2. Identificacin con la organizacin
3. Innovacin
4. Orientacin al cliente
5. Orientacin al orden, la calidad y exactitud
6. Trabajo en equipo

PLAN DE DESARROLLO DE COMPETENCIAS

EMPRESA: LA GRAN TORRE ADMINISTRATIVA S.A

NOMBRE DE LA Planear la capacitacin, desarrollo y


COMPETENCIA: mantenimiento de competencias individuales
y de equipos de trabajo, de acuerdo con el
modelo adoptado por la organizacin

NOMBRE DE LOS ELEMENTOS OPCIONES DE APRENDIZAJE


DE COMPETENCIA N DESCRIPCIN
Tener en cuenta las normas de
1 competencias vigentes
Identificar las necesidades de Conocer los mtodos de
capacitacin, desarrollo y 2 recoleccin y anlisis de
mantenimiento de competencias informacin.
individuales y de equipos de Conocer el ambiente de trabajo de
trabajo, de acuerdo con las 3 la organizacin
normas de competencia vigente. Tener un plan de desarrollo para la
4 organizacin
Diagnosticar las necesidades de
1 capacitacin, polticas y
estrategias del talento humano
Ofertar servicios educativos y
Elaborar el plan de capacitacin, 2 administrativos para la formulacin
desarrollo y mantenimiento de de indicadores
competencias individuales y de Metodologas de la organizacin y
3 orientacin ocupacional
equipos de trabajo a partir de las Usar el aplicativo de software en la
necesidades identificadas. 4 organizacin
Recursos de apoyo didctico y
5 organizacin de eventos
Definicin de contenidos y
6 acciones de capacitacin

FINANZAS

MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

I. IDENTIFICACIN DE LA OCUPACIN
DENOM
INACI FINANZAS
N:
C
21030102
DIG Estructura Organizacional.
0
O:

ESTR
ASISTEN
STRATIV
ADMINI

300
CIA
PBLIC

RELACI
AONES

ATGI
CLIEN

SERVI
320
CIO

310
AL
TE

AS

CO
TIP
DISE

O
SORI
ASE
400

A
O

DE MISIO
PR NAL
TROL
INTE
RNO

CON
500

ASAMBL

OC
SOCIOS
EA DE
GERE
NCIA600

100
200

ES
HUMA 700

TALEN
NO

DE
TO

O
APOY X
FINAN

O
FISC
SOR
ASE
ZAS

AL

NOMBRE
DEL Administrativo
PROCESO:
DEPENDENC
Finanzas
IA:
CARGO DEL
JEFE Gerencia
INMEDIATO:

II. PROPSITO PRINCIPAL: Presentar correcta y oportunamente las declaraciones


ante la ley segn las normas legales, polticas organizacionales y cdigos
establecidos, distribuir los recursos segn las necesidades de la organizacin,
controlar el correcto diligenciamiento de los registros contables que se generan en
funcin de los ingresos y gastos causados, as como efectuar los asientos contables
que se generan durante el proceso administrativo financiero, realizar oportunamente
los cierres mensuales y anuales

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES


III. FUNCIONES CLAVES
(Elementos de Competencia de cada Norma
de Competencia)

1. Registrar los hechos econmicos de la


organizacin de acuerdo con las normas
legales y polticas organizacionales.

2. .Preparar los estados contables y


financieros de la organizacin de acuerdo
con la normatividad vigente y los
Brindar soporte tcnico operativo
procedimientos organizacionales.
en los aspectos relacionados a la
gestin econmica, financiera y
administrativa de la empresa
3. Analizar, diligenciar y clasificar los
documentos soportes de hechos
econmicos de acuerdo con las normas
legales y procedimientos organizacionales

4. Presentar la informacin contable y


financiera de acuerdo con las normas
legales y procedimientos organizacionales
Validar las partidas con 1. Contabilizar los recursos de la organizacin
afectacin presupuestal del de acuerdo con las normas legales y
devengado y percibido de polticas organizacionales
ingresos as como devengando
y pagando de egreso, generados 2. Generar los reportes contables y financieros
durante el proceso financiero que reflejen la situacin real de la empresa
por sus respectivos documentos segn las normas legales y procedimientos
de respaldo, as como generar organizacionales.
los comprobantes contables
respectivos

PERFIL POR COMPETENCIAS

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
1. Normas vigentes y polticas organizacionales.
2. Normatividad y regulacin vigente sobre estados contables y financieros.
3. Clasificacin y caractersticas de los estados contables y financieros.
4. Herramientas informticas relacionadas con el manejo de informacin contable y
financiera.
5. Normas contables internacionales.
6. Reglamento interno, principios corporativos, valores ticos.
7. Cdigo de tica.
8. Tcnicas de comunicacin, trabajo en equipo, liderazgo, actitud frente al conflicto.
Canales de comunicacin organizacional.
9. Propsito y naturaleza de los estados contable.
10. Clculo e interpretacin de indicadores financieros, de gestin y otros.
11. Entorno econmico nacional e internacional. Canales de comunicacin
organizacional.
12. Propsito y naturaleza de los estados contable.
13. Entorno econmico nacional e internacional.
VI. REQUISITOS DE DESEMPEO

1. Procesos de elaboracin de estados contables y financieros


2. Conceptualizacin de normas.
3. Estados contables y financieros clasificados y sus anexos de acuerdo con la
normatividad y regulacin vigente.
4. Proceso de presentacin de la informacin contable y financiera.

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS EN ESTA OCUPACIN


SE EVIDENCIAN
Comprensin organizacional
Identificacin con la organizacin
Innovacin
Orientacin al cliente
Orientacin al orden, la calidad y exactitud
Trabajo en equipo.

PLAN DE DESARROLLO DE COMPETENCIAS

EMPRESA: LA GRAN TORRE ADMINISTRATIVA S.A

NOMBRE DE LA Preparar y presentar la informacin contable y


COMPETENCIA: financiera segn normas legales y polticas
organizacionales.

NOMBRE DE LOS ELEMENTOS OPCIONES DE APRENDIZAJE


DE COMPETENCIA N DESCRIPCIN
Normas vigentes y polticas
1
organizacionales.

Normatividad y regulacin de
Preparar los estados contables y 2
estados financieros.
financieros de la organizacin de
acuerdo con la normatividad Clasificacin y caractersticas de los
vigente y polticas 3
estados contables.
organizacionales.
4 Herramientas informticas en el
manejo de informacin contable.
5 Normas contables internacionales.

Reglamento interno y principios


6
corporativos.

7 Cdigo de tica

8 Trabajo en equipo, liderazgo y


comunicacin empresarial

9 Comunicacin organizacional.

Presentar la informacin 10 Propsito de los estados financieros.


contable y financiera segn las
normas legales y polticas Interpretacin de indicadores
11
organizacionales. financieros y de gestin

12 Entorno econmico

N DESCRIPCIN DE OPCIONES DE APRENDIZAJE

1 Curso de formacin sobre Normas vigentes y polticas organizacionales.

Curso de formacin sobre normatividad y regulacin de estados


2
financieros.

3 Clasificacin y caractersticas de los estados contables.

Programa de formacin sobre Herramientas informticas en el manejo


4
de informacin contable.

5 Curso de formacin sobre Normas contables internacionales.

Accin de entrenamiento sobre Reglamento interno y principios


6
corporativos.

7 Accin de entrenamiento en Cdigo de tica

Programa de formacin para el Trabajo en equipo, liderazgo y


8
comunicacin empresarial.
9 Curso de formacin en Comunicacin organizacional.

1 Curso de formacin sobre Propsito de los estados contables y


0 financieros.
Curso de formacin sobre Interpretacin de indicadores financieros y de
11
gestin

12 Accin de entrenamiento sobre el Entorno econmico.

DEPSITO DE ALMACN

MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

I. IDENTIFICACIN DE LA OCUPACIN
DENOMIN
DEPSITO DE ALMACN
ACIN:
CDI
GO
Estructura Organizacional.
C.N.
O.
ESTRA
TIPO TGICO
DE MISION
PRO AL X
CES
DE
O
APOYO
100
AS
ASAMB ES
ASE LEA DE OR
SOR SOCIOS
200 FIS
IA
GERE CA
300 NCIA L
600
ASISTE 400 TALE
NCIA DISE 500 NTO
NOMBRE DEL ADMIN310
O CO
Administrativo
HUM
PROCESO: RELA
ISTRATI NTR ANO 700 710
CION
VA FINA DEP
DEPENDENCIA OL
320
ES Depsito de Almacn
NZAS OSIT
: INT
SERV
PBLI
ERN O DE
ICIO
CAS
CARGO DEL O ALM
AL
JEFE CLIE Finanzas AC
INMEDIATO: NTE N

II. PROPSITO PRINCIPAL: Establecer las normas para regular el almacenamiento,


operacin y control del deposit de almacn de la Gran Torre Administrativa. Esto con el fin
de proteger al personal, equipos, materiales y herramientas que se almacenan y
manipulan.

III. FUNCIONES CLAVES IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES


1. Coordinar la recepcin y despacho segn
polticas y estrategias de la empresa.
2. Efectuar los recibos de los materiales
segn requisiciones y documentos que
soportan la actividad.
3. Verificar entrada y salida de material de
Recepcin, custodia y entrega acuerdo a las instrucciones sealadas por la
de todos los elementos empresa.
adquiridos por la empresa. 4. Velar por la entrega oportuna y adecuada de
los elementos a las dependencias que lo
requieran con el fin de evitar contratiempos
en el desarrollo de las labores cotidianas.

Almacenar los objetos aplicando


1. Verificar los bienes dados de baja y elaborar
las tcnicas y normas de
el informe del estado de los bienes.
seguridad e higiene establecidas
2. Codificar los bienes que se destinan a un
servicio
3. Mantener ordenado y aseado el depsito a fin
de asegurar la conservacin de material

1. Realizar la toma fsica de inventarios segn


los mtodos establecidos para la
organizacin

2. Llevar el control, registro y archivo del


inventario de los bienes muebles
pertenecientes a la empresa.
Fiscalizar por lo menos cada seis
3. Realizar los ajustes de inventario que
meses, o cuando el caso lo
requiera, la existencia de los corresponden.
bienes pertenecientes a la 4. Verificar si las entregas, devoluciones, altas,
empresa, y establecer si las bajas, se producen conforme al rgimen de
especificaciones concuerdan con comprobacin establecido y si los elementos
las registradas en los inventarios. en servicio estn inventariados y
contabilizados.
PERFIL POR COMPETENCIAS

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:
1. Formas de ubicacin de objetos.
2. Sealizacin.
3. Clasificacin.
4. Normas de higiene y seguridad para la manipulacin de objetos.
5. Operaciones bsicas de materiales.
6. Tcnicas de control de calidad.
7. Formas de conservacin de los objetos.

VI. REQUISITOS DE DESEMPEO

Los objetos son ubicados en zonas, reas, espacios o localizaciones asignadas segn las
tcnicas sealadas para almacenar ptimamente segn el peso, volumen y naturaleza de
la misma.
Los objetos ubicados corresponden a las cantidades registradas en el sistema o en el
control del inventario.
PLAN DE DESARROLLO DE COMPETENCIAS

EMPRESA: LA GRAN TORRE ADMINISTRATIVA S.A

NOMBRE DE LA Almacenamiento segn las tcnicas y normas de


COMPETENCIA: seguridad e higiene.

NOMBRE DE LOS ELEMENTOS DE OPCIONES DE APRENDIZAJE


COMPETENCIA N DESCRIPCIN
Manipulacin de objetos
1
Tcnicas de almacenamiento
2
01 Ubicar los objetos en los diferentes
3
espacios asignados, por el sistema y Formas de ubicar los objetos
tcnicas de almacenamiento
Manejo de equipos para el movimiento
4 traslado y ubicacin de los objetos
5
Operaciones bsicas en matemticas
6
Formacin de inventarios
02 Realizar la toma fsica de inventarios
7
segn mtodos o tcnicas establecidas Tcnicas de conteo
por la organizacin
8
Tipos de inventario

9
Normas de seguridad
Aspectos fsicos y ambientales
10
03 Conservar los objetos de acuerdo a
las normas establecidas Tipos y tcnicas de control de calidad
11
Normas de higiene en la manipulacin
12
de los objetos

N DESCRIPCIN DE OPCIONES DE APRENDIZAJE


1 Curso tcnico a la directrices de la organizacin

2 Programa tcnico

3 Acciones de entrenamiento

4 Entrenamiento de acuerdo a la formacin de la organizacin

5 De acuerdo al conocimiento ( terico y practico)

6 Programa de formacin referente el tema

7 Curso tcnico a las directrices de la organizacin

8 Programa de formacin en cuanto al inventario

9 Curso de acuerdo a las directrices de la organizacin

10 Formacin terica y practica

11 Programa tcnico, formaciones grupales referente al tema

12 Conocimiento ( terico y practico)


ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

I. IDENTIFICACIN DE LA OCUPACIN
DENO
MINACI ADMINISTRACIN DOCUMENTAL
N:
C
DI 2506010
Estructura Organizacional.
G 03
O:
100
ESTR ASAMBL ASE
ATGI ASE EA DE SOR
SOR SOCIOS
200
CO FISC
TI IA
GERE AL
PO NCIA 800
300
DE MISI 600 ADMI
ASISTEN 400 TALEN NISTR
PR ONAL CIA DISE TO ACIN
OC ADMINI
310 O 500 HUMA DOCU
ES STRATIV
RELAC CONT 700
NO MENT
AIONES ROL FINAN 710
O DE AL
320
PBLI INTE ZAS DEPOS
APOY X
SERVI
CAS RNO ITO DE
O CIO AL ALMA
CLIEN CN
NOMBRE TE
DEL Administrativo
PROCESO:
DEPENDEN
Administracin Documental
CIA:
CARGO
DEL JEFE
Gerencia
INMEDIATO
:

II. PROPSITO PRINCIPAL: Resguardar documentos, expedientes y dems


informacin de inters para la empresa, ejecutando actividades de recepcin, archivo
y custodia de documentos, en una unidad de archivo, a fin de mantener informacin
organizada a disposicin de la empresa.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES


III. FUNCIONES

.
1. Ejercer la asesora tcnica del
comit de archivo
2. Elabora informes peridicos de las
actividades realizadas.
3. Cumplir con las normas y
Administrar la base documental de la procedimientos en materia de
empresa y suministrar la seguridad integral, establecidos por
informacin y servicios que sobre la organizacin.
ella se demande, de acuerdo con las 4. Realizar planes de contingencia
normas y procedimientos que podr servir como un
establecidos. repositorio centralizado para la
informacin, tareas y
procedimientos que pueden ser
necesarios para la toma de
decisiones.
5. Realiza cualquier otra tarea afn
que le sea asignada.

Vigilar y evaluar el cumplimiento de las 1. Coordinar las transferencias


normas expedidas por el Archivo documentales
General de la Nacin para regular el 2. Coordinar la organizacin,
manejo, la transferencia,
clasificacin y ordenacin de los
conservacin o eliminacin de los
documentos que integran los archivos administrativos
archivos con motivo de la gestin 3. Coordinar la guarda, conservacin y
administrativa entrega de archivos misionales.

Direccin y manejo de la ventanilla 1. Responder por la recepcin,


nica distribucin, entrega de las
comunicaciones y controlar su
oportuna tramitacin y gestin.
1. Realizar cuadros de clasificacin
Teniendo en cuenta la Tabla de
Retencin Documental.

Organizar los documentos de archivo


de acuerdo con la normatividad 2. Apertura de carpetas con sus
vigente y con la poltica respectivos tipos documentales
institucional. teniendo en cuenta quitar ganchos,
documentos de apoyo y la foliacin
3. Escoger un sistema de
ordenamiento adecuado para la
empresa.

4. Aplicar descriptores.
5. Elaborar inventarios y las
respectivas transferencias.

1. Proporcionar informacin del


Desarrollar las actividades material archivado, segn las
relacionadas con la funcin normas establecidas
archivstica. 2. Mantener en orden equipo y sitio
de trabajo, reportando cualquier
anomala.

Orientar a las reas y grupos de trabajo


1. Realizar capacitaciones de
en aspectos relacionados con el
informacin y formacin sobre la
manejo documental y archivstico
importancia y manejos de archivos
proponiendo pautas para su
a todo el personal de la empresa.
estandarizacin y administracin.

1. Orientar al servicio de consulta de


acuerdo con las necesidades de los
Prestar el servicio de informacin y usuarios
consulta a usuarios de acuerdo con 2. Atender a los usuarios segn sus
sus requerimientos, polticas requerimientos.
institucionales y trminos
establecidos por la ley. 3. Lleva el control de prstamos de
expedientes y/o documentos.
PERFIL POR COMPETENCIAS

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES:
TECNOLOGO EN ADMINSITRACION DOCUMENTAL
1. Que es un control de la documentacin , caractersticas, tipos y su
importancia
2. Manual de funciones y procesos y su importancia en el control de documentos
3. Sistema de gestin de calidad
4. Comprensin oral y escrita de los documentos de archivo par ale control de la
documentacin.
5. Normas legales y tcnicas aplicadas alas respuestas de la documentacin
6. Informtica aplicada ala archivstica, bases de datos, caractersticas, manejo y
su importancia en el control de la documentacin
7. Clase de documentacin- conservacin
8. Normas tcnicas para la preservacin de los documentos
9. Normas de descripcin documental
10. Procesos de microfilmacin, digitalizacin, procedimiento, importancia y
manejo de soportes
11. Cambio institucional y su incidencia en los procesos documentales

VI. REQUISITOS DE DESEMPEO

Observacin de un proceso de control de la documentacin


Estudio de caso para elaborar un proceso de control de documentacin.

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS EN ESTA OCUPACIN


SE EVIDENCIAN
Compresin organizacional
Identificacin de la organizacin
Innovacin
Orientacin al cliente
Orientacin al orden, la calidad y la exactitud
Trabajo en equipo