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Maestra en Administracin y

Direccin de Proyectos (2017)

Gestin del Alcance del Proyecto


UNIDAD 1

ING. CARLOS TRIGO PREZ, MSc,

Maestra en Administracin y Direccin de Proyectos (2013), Carlos Trigo Prez


UNIDAD 1: Planificar la
Gestin del Alcance y Recopilar
Requisitos

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Gestin del alcance

GESTIN DEL ALCANCE

PMBOK2017

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Gestin del alcance

La gestin del alcance del proyecto


incluye los procesos para asegurar
que el proyecto incluya el trabajo
requerido y slo el requerido,
para completar el proyecto con xito.

La gestin del alcance del proyecto


se enfoca principalmente en definir y
controlar que se incluye y que no
se incluye en el proyecto.

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Gestin del alcance
Alcance del Producto o servicio / Alcance del Proyecto
QUE ES EL ALCANCE DEL PRODUCTO?: funciones, caractersticas, rasgos COMO ES EL ALCANCE DEL PROYECTO: las necesidades que deben ser direccionadas
del PRODUCTO SERVICIO O RESULTADO para crear el producto, servicio o resultado. COMO va a ser hecho, que recursos se
necesitarn, actividades, dependencias, costeo, comunicaciones, riesgos, compras, etc.

Se mide contra el PDP

Se mide contra los


Requisitos del Producto

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Gestin del alcance
REQUISITO:
Condicin o capacidad que debe estar presente en un producto, servicio o resultado a fin de satisfacer un
acuerdo u otra especificacin impuesta formalmente

CICLOS DE VIDA:
1) Enfoque predictivo:
Entregables definidos al comienzo del proyecto y se actualizan segn sea necesario, por
el proceso control integrado de cambios
Validar alcance ocurre con cada entregable y controlar alcance es un proceso continuo
Lnea base: Enunciado del alcance + EDT + Diccionario EDT

2) Enfoque adaptativo o gil:


Entregables definidos en iteraciones; altos cambios e involucramiento de interesados;
Alcance global descompuesto en conjunto de requisitos y trabajos a realizar por cada
iteracin segn priorizacin del backlog del producto
Se repiten procesos: Recopilar requisitos, Definir el Alcance y crear EDT por cada
iteracin; as tambin validar el alcance y controlar el alcance
Utilizan el backlog del producto para reflejar necesidades actuales

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Gestin del alcance

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Gestin del alcance

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5.1 Planificar la Gestin del Alcance

PROCESO 5.1.
PLANIFICAR LA GESTIN DEL
ALCANCE

Proceso que crea el Plan de


Gestin del Alcance, el cual
documenta cmo sern
definidos, validados y
controlados el alcance del
Proyecto y del Producto

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5.1 Planificar la Gestin del Alcance

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5.1 Planificar la Gestin del Alcance

.1 Entradas
.1 Plan para la Direccin del .3 Salidas
E proyecto .1 Plan de gestin del alcance
- PG Calidad (Polticas, metodologa y estndares)
- Descripcin Ciclo Vida del Proyecto (Fases de inicio a fin) S .2 Plan de gestin de los requisitos
- Enfoque de desarrollo (Predictivo, Adaptativo, hbrido)

.2 Acta de constitucin del Proyecto


.3 Factores ambientales de la Cultura
Infraestructura
empresa Gestin de Personal
.4 Activos de los procesos de la Condiciones del Mercado

organizacin Polticas y Procedimientos


Informacin Histrica
Lecciones Aprendidas

.2 Tcnicas y herramientas Pericia en:


Proyectos similares anteriores
.1 Juicio de expertos Informacin de la industria, disciplina y rea
.2 Anlisis de datos de aplicacin
- Anlisis de alternativas

.2 Reuniones Director del Proyecto, Patrocinador, algunos miembros del


equipo o responsable de algn proceso de la G Alcance

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5.1 Planificar la Gestin del Alcance
S
5.1.3.1. Plan de Gestin del Alcance
Describe como ser definido, desarrollado,
monitoreado, controlado y validado el alcance e
incluye:
Proceso para elaborar un enunciado del alcance
del proyecto (EAP).
Proceso que permita la creacin, mantenimiento
y aprobacin de la EDT a partir del EAP
Proceso que establece cmo se aprobar y
conservar la lnea base del alcance
Proceso que especifica como se obtendr la
aceptacin formal de los entregables completados
del proyecto
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5.1 Planificar la Gestin del Alcance
S
5.1.3.2. Plan de Gestin de Requisitos
Describe cmo se analizarn, documentarn y gestionarn
los requisitos del proyecto y del producto. Algunas
organizaciones lo llaman plan de anlisis de negocios
El plan puede incluir:
Cmo planear, monitorear y reportar actividades
asociadas a requisitos y que se informar sobre ellos
Como ejecutar actividades de gestin de la
configuracin, tales como iniciar, analizar, seguir y
reportar cambios a los requerimientos
El proceso para priorizar los requisitos.
Las mtricas del producto que se utilizarn
La estructura de Trazabilidad. PMBOK2017

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5.2. Recopilar requisitos

PROCESO 5.2.
RECOPILAR REQUISITOS

Es el proceso que consiste en


determinar, documentar y
gestionar y los requisitos de los
interesados a fin de cumplir con
los objetivos del proyecto.
BASE PARA DEFINIR ALCANCE
DEL PRODUCTO Y DEL PROYECTO

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5.2. Recopilar requisitos
.1 Entradas
.1 Acta de Constitucin del proyecto
.2 Plan para la Direccin del proyecto
- PG Alcance
- PG Requisitos .3 Salidas
E - Plan de involucramiento de interesados
.3 Documentos del Proyecto
.1 Documentacin de requisitos
- Registros de supuestos, lecciones aprendidas,
S .2 Matriz de Trazabilidad de
interesados
.4 Documentos de Negocio del Proyecto (caso negocio) requisitos
.5 Acuerdos Necesidades
.6 Factores Ambientales de Sth
.7 Activos de los procesos de la Organizacin
.2 Tcnicas y herramientas
.1 Juicio experto
Pericia en:
.2 Recopilacin de datos:
Anlisis de negocio, de requisitos
- Tormenta de ideas; Entrevistas; Grupos Focales
- Cuestionarios y Encuestas; Estudios Comparativos Recoleccin de requisitos
.3 Anlisis de datos Documentacin de requisitos
- Anlisis de documentos Requisitos en Proyectos similares
.4 Toma de decisiones Tcnicas de diagramacin
- Votacin
- Anlisis de decisin con mltiples criterios
Facilitacin
.5 Representacin de datos Gestin de conflictos
- Diagramas de afinidad
- Mapeo mental
Proyecto
.6 Habilidades interpersonales y de equipo
- Tcnicas de grupo nominal I, P, E, M, C
- Observacin/conversacin
.7 Diagramas de Contexto
.8 Prototipos PMBOK2017

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5.2. Recopilar requisitos
5.2.2.2. Recopilacin de datos
1. Tormenta de ideas (Brainstorming)
Para generar y recopilar mltiples ideas de los requisitos
del producto y del proyecto. Se mantiene el Orden de la
reunin a la vez que se discute la solucin ms adecuada
en el menor tiempo posible (no hay votacin).

El mtodo de desarrollo tiene las siguientes reglas:


Todos deben tener claro el asunto que se va a tratar.

Critique las ideas en un proceso final

Escriba las ideas en un lugar visible para todos los


miembros del grupo.
Las ideas deben ser escritas en forma textual como se
dijeron.
La sesin debe ser lo ms corta posible (dependiendo
del tema a tratar).

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5.2. Recopilar requisitos
5.2.2.2. Recopilacin de datos
2. Entrevistas
Es un acercamiento formal o informal para obtener
informacin de los interesados de manera directa. Se realiza
haciendo preguntas preparadas y espontneas y registrando
las respuestas. Las entrevistas son usualmente conducidas
uno-a-uno pero podran involucrar muchos entrevistados
y/o muchos entrevistadores.
3. Grupos Focales (Focus Group)
Agrupan interesados precalificados y expertos en
determinados temas para conocer sus expectativas y
actitudes sobre un producto, servicio o resultado propuesto.
Un moderador entrenado orienta al grupo a travs de una
sesin interactiva diseada para ser conversacional.

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5.2. Recopilar requisitos
5.2.2.2. Recopilacin de datos
4. Cuestionarios y encuestas
Conjunto de preguntas diseadas para acumular informacin rpida de un
gran nmero de personas. Son apropiados para audiencias amplias.
Cuestionario para las Entrevistas de Identificacin de Procesos

Datos del entrevistado: (Nombres; Telfono; E-mail; etc )


Nombre del proceso y funciones que realiza
Cmo inicia y termina el proceso, que actividades realiza al inicio y fin?
Quines participan en el proceso?
Cules son las responsabilidades de los participantes en el proceso?
Mencione una breve descripcin del proceso.
Cules son las entradas y salidas del proceso?
Cules son los requerimientos del sistema para el actual proceso?
Con qu procesos interacta?
5. Estudios comparativos (Benchmarking)
Cotejar productos, procesos y prcticas reales con organizaciones
comparables para generar ideas de mejora, mejores prcticas;
proporcionando base para medir desempeo

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5.2. Recopilar requisitos
5.2.2.3. Anlisis de datos
1. Anlisis de documentos
Revisin y evaluacin de informacin pertinente, con el fin de obtener requisitos.
Entre los documentos que pueden ser analizados tenemos:
Acuerdos
Planes de negocio
Proceso de negocio o documentacin de la interfaz
Repositorios de reglas de negocio
Flujos de procesos en curso
Literatura de mercadeo
Registro de problemas/incidentes
Polticas y procedimientos
Documentacin reguladora (leyes, normas)
Solicitudes de propuesta
Casos de uso

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5.2. Recopilar requisitos

5.2.2.4. Toma de decisiones


1. Votacin
Para la toma de decisiones colectiva y evaluacin de mltiples alternativas con
resultado esperado de acciones futuras. Se pueden utilizar para generar, clasificar y
priorizar requisitos del producto:
Unanimidad: Todos acuerdan un nico curso de accin.
Mayora: Se cuenta con apoyo de ms del 50% y nmero impar de participantes
Pluralidad: El grupo con mayor apoyo decide a pesar de no contar con una mayora.
Se puede usar cuando alternativas son mas de dos.
2. Toma de decisiones autocrticas (una persona a nombre del grupo)
3. Anlisis de decisiones con mltiples criterios
Utiliza matriz de decisiones para proporcionar enfoque analtico sistemtico para
establecer criterios (niveles de riesgo, incertidumbre y valoracin)

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5.2. Recopilar requisitos
5.2.2.5. Representacin de datos
1. Diagramas de afinidad
Permiten clasificar en grupos un gran nmero de ideas para revisin y anlisis
Los pasos a seguir son:
formar el equipo; describir el tema; generar ideas
pegarlas en la pared; ordenarlas en grupos

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5.2. Recopilar requisitos
5.2.2.5. Representacin de datos
1. Mapeo mental
Consolida ideas que surgen durante sesiones individuales de tormenta de ideas
en un esquema nico que refleje puntos comunes y diferencias para generar ideas

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5.2. Recopilar requisitos
5.2.2.6. Habilidades interpersonales y de equipos
1. Tcnicas de grupo nominal
Mejora la tormenta de ideas, mediante proceso de votacin para jerarquizar ideas. Es
una forma estructurada de tormenta de ideas que consta de 4 pasos:
Al grupo se le plantea una pregunta o problema (cada persona genera y escribe ideas en
silencio)
Moderador escribe ideas en un rotafolio hasta que todas queden registradas
Cada idea se debate hasta que miembros del grupo logran una comprensin clara
Individuos votan en privado para priorizar ideas (se utiliza escala del 1 al 5; 1: mas bajo y
5 mas alto). Votacin puede realizarse en muchas rondas a fin de reducirse el nmero de
ideas y poder centrarse en las mismas. Despus de cada ronda se cuentan votos y se
seleccionan las de mayor puntuacin
EJEMPLO: Cules son los problemas ms relevantes .
Se identificaron 5 categoras o familias de tems, siguiendo el patrn presentado a continuacin:

A. No existe actitud adecuada de B. No hay personal capacitado


C. No existen estndares claros
servicio disponible

D.- Los indicadores no son los


E. Alto nivel de rotacin de personal
adecuados

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5.2. Recopilar requisitos
5.2.2.6. Habilidades interpersonales y de equipos
1. Tcnicas de grupo nominal

R Categora Juan Mara Vctor Andrea Roberto Vivian Totales


e A. No existe actitud 2 1 4 2 3 3 15
s adecuada de servicio

u B. No hay personal 1 3 1 5 1 1 12
capacitado disponible
l
t C. No existen
estndares claros
4 2 5 1 2 5 19

a
D.- Los indicadores no 5 4 5 5 5 3 27
d son los adecuados

o E. Alto nivel de 3 5 3 4 5 5 25
s rotacin de personal

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5.2. Recopilar requisitos
5.2.2.6. Habilidades interpersonales y de equipos
2. Observacin/Conversacin
Se observa a las personas en su entorno de trabajo, como ejecutan su trabajo o tareas y
llevan adelante el proceso. Usualmente llamado job shadowing. La realiza un observador
externo, que mira a un experto en el negocio mientras ejecuta un trabajo Tambin puede
ser hacerla un observador participante, que lleva a cabo un proceso o procedimiento
para experimentar como se hace y descubrir requisitos ocultos.

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5.2. Recopilar requisitos
5.2.2.6. Habilidades interpersonales y de equipos
3. Facilitacin
Sesiones orientadas para reunir a interesados, de diversas disciplinas, para definir
requisitos del producto. Se concilian diferencias entre interesados
Se generan beneficios:
Construye confianza, fortalece relaciones y mejora la comunicacin entre
participantes lo cual orienta hacia el consenso.
Las incidentes se pueden identificar y resolver ms rpido que en sesiones
individuales.
Ejemplos:
Desarrollo/diseo conjunto de aplicaciones en Industria del Software (JAD). Para
recopilar requisitos y mejorar proceso de desarrollo de software
Despliegue de funcin de calidad en Industria de fabricacin. Para determinar
caractersticas crticas ra el desarrollo de nuevos productos. Comienza con
recopilacin de necesidades del cliente, las mismas que se clasifican y priorizan para
establecer objetivos de cumplimiento

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5.2. Recopilar requisitos
5.2.2.6. Habilidades interpersonales y de equipos
3. Facilitacin
Sesiones orientadas para reunir a interesados, de diversas disciplinas, para definir
requisitos del producto. Se concilian diferencias entre interesados
Se generan beneficios:
Construye confianza, fortalece relaciones y mejora la comunicacin entre
participantes lo cual orienta hacia el consenso.
Las incidentes se pueden identificar y resolver ms rpido que en sesiones
individuales.
Ejemplos:
Desarrollo/diseo conjunto de aplicaciones en Industria del Software (JAD). Para
recopilar requisitos y mejorar proceso de desarrollo de software
Despliegue de funcin de calidad en Industria de fabricacin. Para determinar
caractersticas crticas para el desarrollo de nuevos productos. Comienza con
recopilacin de necesidades del cliente que se clasifican y priorizan.
Historias de uso: breves descripciones textuales de funcionalidad requerida. Se
describe rol, objetivo y beneficio

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5.2. Recopilar requisitos
5.2.2.7. Diagrama de contexto
Representan visualmente el alcance del producto al mostrar un sistema de
negocios y sus interacciones con las personas y otros sistemas.
Muestran las entradas con el(los) actor(es) que la proporcionan , salidas
del sistema de negocios y actores que reciben salida.

5.2.2.8. Prototipos
Para obtener una realimentacin rpida sobre los requisitos a travs de un
modelo del producto esperado antes de construirlo. Los prototipos son
tangibles, lo que les permite a los interesados experimentar con un modelo
del producto final en lugar de limitarse a debatir en forma abstracta sobre
sus requisitos.
Una vez efectuados los ciclos de retroalimentacin necesarios
los requisitos obtenidos estn suficientemente completos como para pasar
a la fase de diseo o construccin.

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Qu tcnicas de recopilacin de requisitos se han usado
en este Proyecto de un juego en INTERNET ?

1) 2)

3)

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5.2. Recopilar requisitos
S
5.2.3.1. Documentacin de Requisitos
Describen como los requisitos individuales cumplen con necesidades de negocio del
proyecto. Pueden comenzar en alto nivel e ir convirtindose gradualmente en requisitos mas
detallados.
Antes de ser incorporados a lnea base, deben ser medibles y comprobables, trazables,
completos, coherentes y aceptables para interesados clave.
Puede ser un documento sencillo que enumera requisitos clasificados por interesado y
prioridad, hasta mas elaborados con resumen ejecutivo, descripciones detalladas y anexos
CATEGORIAS DE REQUISITOS:
Del Negocio: describen necesidades de alto nivel de la organizacin en su conjunto, tales
como problemas u oportunidades y razones por las que se ha emprendido proyecto
De los Interesados: necesidades de uno o de un grupo de interesados
De las soluciones: prestaciones, funciones y caract. del producto, servicio o resultado:
Funcionales: comportamiento del producto: acciones, procesos, datos e interacciones
No Funcionales: condiciones ambientales o cualidades para que el producto sea eficaz.
Por ejemplo: confiabilidad; seguridad; desempeo; nivel de servicio; capacidad de
soporte; retencin/depuracin, etc
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5.2. Recopilar requisitos
S
5.2.3.1. Documentacin de Requisitos
CATEGORIAS DE REQUISITOS:
De transicin y preparacin: capacidades temporales como la conversin de datos y
requisitos de capacitacin para pasar del as is al as to be
Del Proyecto: acciones, procesos u otras condiciones que el proyecto debe cumplir. Fechas
de hitos, obligaciones contractuales, restricciones, etc.
De calidad: condiciones o criterios para validar finalizacin exitosa de un entregable o
cumplimiento de otros requisitos del proyecto. Ej. Pruebas, certificaciones, validaciones, etc

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5.2. Recopilar requisitos
S

5.2.3.2. Matriz de Trazabilidad de Requisitos (MTR)


Tabla que vincula los requisitos desde su origen hasta los
entregables que los satisfacen
Ayuda a asegurar que cada requisito agrega valor del negocio al
vincularlo con los objetivos del negocio y del proyecto
Seguimiento de los requisitos a travs del ciclo de vida del
proyecto, ayudando a asegurar que los requisitos aprobados en la
documentacin de los requisitos son entregados al final del
proyecto.
Proporciona una estructura para gestionar los cambios al alcance
del producto.

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5.2. Recopilar requisitos
S

5.2.3.2. Matriz de Trazabilidad de Requisitos (MTR)


Los requisitos de trazabilidad incluyen, entre otros:
Necesidades, oportunidades, metas y objetivos del negocio
Objetivos del proyecto
Alcance del proyecto / entregables de la EDT
Diseo del producto.
Desarrollo del producto.
Estrategias y escenarios de pruebas;
Requisitos de alto nivel (respecto a requisitos ms detallados).

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5.2. Recopilar requisitos

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