BILAN DE SANTÉ DE LA PME 50 points de diagnostic (PARTIE 2 DE 2

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30 août 2010

Me Michel P. Coderre Société d’avocats LEXcellence Inc. 1620 rue Sherbrooke Ouest Montréal (Québec) H3H 1C9 (514) 814 6886 mcoderre@lexcellence.ca www.lexcellence.ca

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Partie 2 de 2
Le 23 août nous avons circulé les premiers 25 points de diagnostic portant sur le bilan de santé de la PME. Voici maintenant la Partie 2 qui contient les points 26-50. Voir toutefois les réserves en bas de page. 26. DAS et TPS-TVQ Si vous êtes parmi les nombreuses PME qui se financent avec les DAS ou avec la TPS-TVQ, vous avez tout intérêt à en discuter ouvertement avec le fisc et prendre des arrangements de paiement, et ce avant qu’on ne vous impose une solution que vous n’aimerez pas. Nous trouvons le fisc très maniable dans des situations ou la PME prend elle-même l’initiative. Des ententes de paiement sur plusieurs mois peuvent être prises. Le fisc est conscient des difficultés dans l’économie et ouvert à négocier avec des contribuables de bonne foi. 27. Divulgations volontaires Si vous estimez que vous n’avez pas tout déclaré vos revenus dans le passé, que vos dépenses furent surestimées ou que vous ne vous êtes pas cadrés avec les lois fiscales applicables, il est possible pour vous de vous éviter des tracas importants si vous faites une divulgation volontaire. Si vous avez commis quelque défaut, il importe toutefois d’agir avant qu’une vérification ne soit amorcée puisqu’il sera alors trop tard pour agir. La divulgation volontaire est habituellement faite par votre conseiller fiscal sous forme de l’anonymat au tout début. 28. Stratégie de commercialisation La stratégie de commercialisation d’une PME est habituellement ancrée sur la vision qu’a à une époque donnée l’entreprise quant à ses perspectives de marché et de la façon d’y arriver. Très souvent, les présomptions sur lesquelles est assise cette stratégie deviennent fautives ou sont trop étroites pour perdurer ou maximiser la valeur de l’entreprise. Il importe donc que l’entreprise s’ouvre sur un menu aussi large que possible de possibilités de développement, même si ceci déroge sensiblement à la vision d’origine. 29. Gel fiscal Lorsque les actionnaires existants d’une société approchent de l’âge de la retraite, une mesure de planification fiscale habituellement envisagée est le gel successoral. Ceci est un mécanisme qui permet à l’actionnaire « retraitant » de geler sa valeur dans l’entreprise pour fins successorales et de transférer la valeur future à la prochaine génération. Ainsi tout impôt au décès ne sera calculé que par rapport à cette valeur et tout augmentation future de la valeur de l’entreprise appartiendra à la future génération et sera taxée en ses mains.

Avis et réserve: le présent document ne constitue qu’un aide-mémoire pour fins de
discussion entre les PME et leurs conseillers. Il ne constitue ni une opinion, un avis, ou un conseil juridique.

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30.

Assurances-vie Autant que les conventions entre actionnaires et le gel successoral, l’assurance-vie constitue un mode habituel de planification successorale dans un contexte de PME. Entre autres, elle permet d’assurer l’actionnaire retraitant contre les impôts au décès et offre aussi une source de capital pour les transactions d’achat-vente entre actionnaires (ou associés) au décès de l’un d’eux.

31.

Remaniements corporatifs Avec le « vieillissement » de l’entreprise, nous voyons souvent l’effet de l’âge de celle-ci dans divers paliers de catégories d’actions et par l’existence de multiples filiales ou entités affiliées. La simplification de la structure corporative est une mesure souhaitable d’assainissement.

32.

Actionnaires minoritaires La présence d’actionnaires minoritaires dans une société pour s’avérer une source de problèmes autant pour les actionnaires majoritaires que pour les minoritaires eux-mêmes, lorsque ceux-ci se sentent lésés ou opprimés. Les lois corporatives applicables prévoient des recours pour les actionnaires minoritaires qui s’estiment lésés ou abusés. Ces recours sont longs et dispendieux et sont en conséquence donc des solutions de dernier ressort. Une solution de gré à gré entre actionnaires est évidemment préférable si possible.

33.

Nouvelle loi sur les compagnies du Québec La nouvelle loi sur les sociétés par actions du Québec est appelée à entrer en vigueur en 2011. Les modifications apportées modifient les droits et obligations des actionnaires et administrateurs de la société et apportent des mesures de compétitivité aux sociétés du Québec comme la capacité de se proroger en vertu d’une autre loi sur les compagnies. Les PME régies par la Loi sur les compagnies du Québec devraient prendre connaissance des nouvelles modifications législatives, s’y préparer et en prendre avantage le cas échéant.

34.

Propositions aux créanciers Comme nous en avons déjà parlé, les lois sur l’insolvabilité permettent à une société insolvable de se prévaloir des mesures de protection contre les créanciers. Il peut toutefois être souhaitable pour une entreprise aux prises avec des recours de créanciers d’éviter que son état financier la conduise à ceci. Il s’agit de faire face à la réalité et d’explorer ouvertement avec les créanciers si une solution contractuelle hors la loi sur la faillite peut être conclue.

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35.

Exemption sur le gain en capital Les lois fiscales permettent à un actionnaire d’une entreprise active de réclamer une exemption de $750,000 sur les gains en capital. Pour ce faire, toutefois, il est nécessaire de planifier au moins 2 ans à l’avance pour veiller à ce que la société se qualifie comme entreprise admissible aux fins des tests fiscaux. Entre autres, aussi étranger que ce puisse sembler, le succès d’une entreprise peut lui nuire puisque la détention de plus de 10% de ses actifs en liquidités peut rendre les actions inadmissibles. Des mesures de « purification » doivent parfois donc être faites.

36.

Avantages imposables-automobiles Autant la question du paiement d’un salaire vs un dividende a besoin d’être analysée de manière courante, la question des automobiles en est une qui met les meilleurs fiscalistes au défi. Il s’agit d’établir en fonction des considérations personnelles des actionnaires s’il est préférable d’acheter ou de louer, ou de détenir personnellement ou par l’entreprise sous réserve des avantages fiscaux applicables.

37.

Planifications interprovinciales Bien que votre bureau chef soit au Québec, si vous faites affaires dans d’autres provinces canadiennes, une planification fiscale interprovinciale s’impose en vue de minimiser la facture fiscale totale. Il y a une grande variation entre les taux d’impôts au Québec et ceux dans les autres provinces. On voit par exemple un taux d’imposition corporatif de 1% au Manitoba en 2010 sur les premiers $400,000 de revenus. En conséquence, toute entreprise pancanadienne a intérêt à bien planifier ses établissements et centres d’imposition canadiens.

38.

Incorporation d’une division Toute entreprise qui comporte plus d’un champ d’activités peut avoir intérêt à isoler l’un d’eux dans une filiale distincte, et ce pour l’une de plusieurs fins possibles. Entre autres, il peut s’agir d’une prélude à une vente; on peut vouloir permettre aux employés de participer comme actionnaires à ces activités sans leur offrir des droits de participation sur l’ensemble de l’entreprise; on peut désirer isoler ces activités des risques des autres (en quel cas une société sœur serait plutôt à envisager); on peut souhaiter faire une émission publique visant une partie des activités de l’entreprise.

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39.

Incorporation des professionnels Depuis une série de modifications législatives et réglementaires au Code des professions du Québec, principalement depuis 2003, plusieurs professionnels au Québec peuvent maintenant s’incorporer. Ces modifications visent entre autres les médecins, optométristes, professionnels, pharmaciens, et vétérinaires. Ceci a ouvert la porte à toute une nouvelle série d’opportunités de planification pour le patrimoine personnel et familial des professionnels au Québec. Ainsi les professionnels, particulièrement ceux qui pratiquent depuis quelque temps, ont tout intérêt à optimiser la structure de leur pratique et tirer avantage au maximum de l’éventail de ces possibilités de planification juridique, fiscale, financière et de retraite.

40.

Responsabilité des administrateurs Tout comme les lois corporatives, sachez que les lois fiscales imposent des devoirs aux administrateurs. Ils ne peuvent pas se fermer les yeux aux obligations fiscales de la société à défaut de quoi ils sont susceptibles d’être tenus responsables personnellement sur l’un de plusieurs plans, dont les déductions à la source et la TPS-TVQ. Aussi, fait très méconnu, l’administrateur qui préside sur la distribution des biens d’une société ayant des dettes fiscales peut être tenu responsable s’il n’a pas auparavant obtenu un « certificat de distribution » des autorités fiscales. On ne veut jamais être dans la situation d’avoir à se défendre contre une cotisation fiscale. Une planification préalable est préférable. Mais l’administrateur cotisé pour toujours tenter d’éviter sa responsabilité personnelle en prouvant qu’il a démissionné au moins deux ans auparavant, ou qu’il a été diligent dans son administration de la société. Ces deux situations sont des tests juridiques et la jurisprudence nous enseigne comment elles sont interprétées en fonction des faits. Les administrateurs qui estiment qu’un défaut fiscal a eu lieu depuis les derniers deux ans doivent prendre des mesures de protection. Pour ceux qui ont déjà été cotisés ou ceux sur le point de l’être, des mesures de défense immédiates doivent être prises.

41.

CTI-ITR Les PME devraient toujours garder à l’esprit que les crédits de taxe sur les intrants (CTI) et remboursements de taxe sur les intrants (RTI) sont des sources de fonds pour l’entreprise et peuvent être réclamés dans une période de quatre (4) ans. Les mesures internes de gestion devraient assurer que tous les crédits sont réclamés. Également le paiement de la facture n’est pas nécessaire pour que ces crédits soient

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6 réclamés. En fait seule l’obligation de payer est suffisante pour permettre une réclamation. 42. Politiques de gestion des communications La communication électronique par courriel est devenue si facile et instantanée qu’on peut trop souvent oublier qu’elle laisse des traces parfois gênantes. Imaginez le scénario suivant. Suite à la clôture d’une transaction, vous recevez une demande péremptoire des autorités fiscales vous demandant de lui remettre copie de toutes les correspondances sur votre « serveur » par rapport à votre transaction. Compte tenu des pouvoirs du fisc, il vous sera difficile de refuser la demande. Votre «serveur » d’entreprise est une banque explosive de données que le fisc pourra employer s’il le désire. Et même si vous n’avez rien fait de mal, vous ne savez pas si un de vos employés fera emploi de courriel pour passer des commentaires inappropriés ou transmettre toutes sortes de suggestions mal fondées sur vos intentions et votre situation. Toute entreprise a intérêt à mettre en place une politique de documentation, de transmission et de conservation de données. Bien que ceci soit un exercice fastidieux, il est à peu près certain que le fisc y fera éventuellement une visite. Le temps passé à l’organisation de l’entreprise aura été bien employé 43. Protection des inventions Toute entreprise ayant en main une invention brevetable doit faire face à la question à savoir si une demande de brevets sera déposée. Une telle décision est pavée de considérations positives et négatives eu égard au dépôt du brevet, et en particulier en ce qui a trait au timing du dépôt, le cas échéant. On doit alors évaluer, entre autres, les considérations propres à la stratégie de commercialisation, à la nécessité d’un brevet aux fins de financement, et sur le fait qu’un dépôt fera en sorte que l’invention pourrait devenir publique après 18 mois. Le débat classique consiste à se demander si le fait de garder l’invention comme secret d’affaires est préférable. Si on opte plutôt de procéder par une demande de brevet, on procède souvent initialement par une demande internationale (PCT) et ensuite par des demandes nationales dans les payé clés. 44. Marques de commerce L’entreprise doit également évaluer si elle dispose de marques de commerce qui méritent d’être protégées par le biais d’une demande de marque de commerce. La marque de commerce n’est pas limitée au nom mais s’étend à tout signe employé pour distinguer les produits et services de l’entreprise. La common law offre une certaine protection au nom mais celle-ci est limitée.

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45.

Crédits de recherche et développement On n’a pas à rappeler aux PME dans les secteurs de l’innovation technologique que des crédits de R&D sont permis pour des dépenses de R&D. Ces entreprises y sont très habituées. Mais on oublie souvent que des entreprises dans d’autres secteurs qui offrent de l’innovation dans leurs procédés peuvent également dans certains cas avoir droit à des crédits de R&D. Pour ce faire, il faut carrément démontrer l’innovation, mais plusieurs entreprises que nous connaissons ont été habituellement surprises de constater la disponibilité de crédits lorsque le dossier est bien appuyé et documenté et faire preuve de R&D dans un secteur de risque.

46.

Ententes de licence Autant certaines PME sont surprises d’un potentiel de crédits pour la R&D, autant elles pourraient avoir intérêt à envisager toutes les possibilités pour bien monnayer leur parc de propriété intellectuelle. Un avantage de contrats de licence est qu’ils permettent parfois à une entreprise de lever des fonds sur des actifs qui ne sont pas au cœur de l’entreprise. Par exemple, une entreprise peut avoir en cours de route développé un processus quelconque qui, tout en étant utile, ne lui est pas nécessaire. Plutôt que de le laisser dormir, l’entreprise a tout avantage à identifier si celui-ci offre un potentiel de redevances.

47.

Prêts aux actionnaires Comme les PME sont taxées à un petit taux sur leurs premiers $400,000 de revenus et que le taux marginal le plus élevé des particuliers est de 48% au Québec, la PME a tout avantage à explorer comment mettre de l’argent corporatif dans les mains des actionnaires et employés le plus efficacement, autrement que par salaire ou dividende. À cette fin, les lois fiscales permettent à une PME de prêter des sommes à un employé ou actionnaire, et ce pour une durée limitée, sans entraîner de conséquences fiscales. Le régime applicable aux employés est différent de celui des actionnaires et dans certains cas un avantage imposable sera toutefois imposé sur des intérêts présumés.

48.

Protection des renseignements privés Toute entreprise qui opère au Québec se doit de respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé lorsqu’elle recueille ou détient des renseignements écrits, graphiques, sonores, visuels, informatisés ou autres qui permettent d’identifier un particulier. Cette loi permet toute une série d’amendes allant dans des cas extrêmes jusqu’à 100,000$. Il importe donc que toute PME qui détient de tels renseignements se mette en conformité avec cette loi.

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49.

Contrats d’emploi Beaucoup de PME n’ont pas de contrats d’emploi avec leurs gestionnaires. Il est fort souhaitable que toute PME avec des employés clé signe de tels contrats pour régir, si ce n’est d’autre chose, les attentes respectives des parties, la protection des renseignements de l’entreprise, la fin de l’emploi et la non-concurrence en cas de départ, et ce particulièrement lorsque l’employé n’est pas régi par la Loi sur les normes du travail. Il faut reconnaître que le gestionnaire qui cesse son lien d’emploi avec la PME part avec toute son information. Il est donc souhaitable que toute PME identifie les cas dans lesquels un contrat d’emploi avec un employé serait désirable.

50.

Vérifications fiscales Si vous êtes assujettis à une vérification fiscale, la première chose qu’il vous faut faire est d’établir le contexte, ou le pourquoi, de la démarche. S’il s’agit d’une demande pour un renseignement routinier que vous ne jugez pas susceptible de vous mettre dans le pétrin, votre réponse à la demande ne devrait pas être pas problématique. Mais s’il s’agit plutôt d’une piste de questionnement que vous jugez plus sérieuse par rapport à vos déclarations d’impôts ou transactions antérieures, ou votre absence de déclarations antérieures, il est fort recommandable que vous consultiez votre avocat ou votre comptable et que vous preniez vos réponses verbales ou écrites très au sérieux. Il faut bien comprendre certaines réalités : a) Un dossier de vérification fiscale suit habituellement un cheminement qui comprend d’abord une demande d’informations, ensuite une vérification fiscale, et ensuite, dans l’ordre suivant, un projet de cotisation pour commentaires, une cotisation, et une demande de paiement. Suite à l’émission de la cotisation, vous pouvez loger un avis d’opposition, et ensuite un appel fiscal si nécessaire. b) Il faut voir ce cheminement en quelque sorte comme un entonnoir qui vous corse et vous serre davantage plus celui-ci avance. Les avocats fiscalistes estiment généralement que, plus vous avancez sur ce cheminement, plus votre marge de manœuvre ou votre facilité de négociations diminue. Vous devez donc dès le départ bien organiser, formuler et cibler vos éléments de preuve et vos arguments. c) Dès que vous commencez vos communications avec le fisc, celles-ci constitueront des éléments de preuve ou de droit qui pourront possiblement jouer contre vous ou limiter votre champ d’action ou de négociation futur. Donc, bien que le processus vous est souvent présenté quelque peu légèrement, il vous incombe de le prendre au sérieux.

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9 d) Vous n’êtes pas tenu de tout divulguer. Le droit et la jurisprudence apportent des limites à ceci. e) Sachez que vos communications avec votre avocat sont privilégiées et ne peuvent être employées en preuve, et votre avocat ne peut généralement être contraint de témoigner contre vous. Si vous travaillez avec votre comptable, ce privilège pourra également s’appliquer dans certains circonstances si vous posez les gestes nécessaires. Dans la plupart des cas de cotisations sérieuses, le comptable et l’avocat font bonne équipe. FIN DU DOCUMENT

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