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Sistema Integrado de Gestin Administrativa - SIGA.

CONTENIDO
INTRODUCCIN .......................................................................................................................... 2

I. ANTECEDENTES ................................................................................................................... 3

1.1 Comparacin Funcional (Antes Despus SIGA) ........................................................... 3

II. DESCRIPCIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ADMINISTRATIVA (SIGA). .................... 5

2.1 Aspectos Importantes del SIGA ......................................................................................... 6

2.2 Mdulos del SIGA ............................................................................................................... 7

2.3 Mdulos De Logstica SIGA ML..................................................................................... 8

III. UTILIDAD DEL SISTEMA ..................................................................................................... 10

3.1 Ventajas del SIGA:............................................................................................................ 11

3.2 Importancia del SIGA: ..................................................................................................... 12

3.3 Beneficios del SIGA: ......................................................................................................... 13

IV. EJEMPLO DEL MODULO LOGSTICO SIGA ML .................................................................... 14

1. Acceso al Sistema ...................................................................................................... 14

2. Registro del Pedido de Compra: ............................................................................... 16

3. Estudio de Mercado .................................................................................................. 18

4. rdenes de Compra .................................................................................................. 19

CONCLUSIONES ........................................................................................................................ 20

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Sistema Integrado de Gestin Administrativa - SIGA.

INTRODUCCIN

El Mdulo de Logstica (SIGA-ML), como parte componente del Sistema Integrado


de Gestin Administrativa (SIGA), es una herramienta de ayuda para el rea de
Abastecimiento, que le permitir administrar, registrar y emitir informacin para
la toma de decisiones acerca de la Adquisicin de Bienes y/o Contratacin de
Servicios realizados por la Unidad Ejecutora (UE) en el marco del cumplimiento de
sus Metas Institucionales.

El SIGA-ML contempla todos los Procesos Tcnicos del Abastecimiento como son
la Programacin, Pedidos, Adquisicin, Almacenamiento y Distribucin, pudiendo
la UE elaborar su Cuadro de Necesidades, el Plan Anual de Adquisiciones y
Contrataciones, sus Requerimientos de Bienes y Servicios, realizar sus Procesos de
Seleccin, llevar el Control de las Existencias, entre otros, continuando la idea de
integridad y no de duplicidad de esfuerzos.

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Sistema Integrado de Gestin Administrativa - SIGA.

I. ANTECEDENTES

El Sistema Integrado de Gestin Administrativa- SIGA es un proyecto desarrollado


por el Ministerio de Economa y finanzas a travs de un convenio con el Ministerio
de Salud y financiado por el Banco Interamericano de Desarrollo -BID.
EL SIGA se origin como una necesidad entre los aos 1999 y 2000, la cual buscaba
la integracin de todos los sistemas administrativos en uno solo, con el fin de tener
un solo sistema integrado que hable el mismo idioma, para ello se gener un grupo
de trabajo el cual estuvo integrado por los entes rectores de aquel entonces. Los
mismos que determinaron la creacin del SIGA.
Posteriormente el SIGA se empez a implantar como programa piloto en el ao
2002, alcanzando su implementacin a 14 Unidades Ejecutoras (UEs).

En el mes de agosto del 2004 el nmero aument significativamente con el ingreso


al proceso de ms de 100 UEs del Sector Salud.

Este en mismo ao, debido a los buenos resultados alcanzados en el manejo de


todo el proceso previo (abastecimiento), se desarroll el Mdulo Logstico y de
Control Patrimonial con interface al SIAF, permitiendo una comunicacin directa
entre todos los sistemas para que puedan interactuar e intercambiar informacin.

1.1 Comparacin Funcional (Antes Despus SIGA)

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II. DESCRIPCIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN


ADMINISTRATIVA (SIGA).

Es un sistema informtico que contribuye al ordenamiento y simplificacin de los


procesos administrativos en el marco de las normas establecidas por los rganos
Rectores de los Sistemas Administrativos del Estado, permitiendo:

Manejo ordenado de todo el proceso previo al registro SIAF.


Simplificacin de los procesos administrativos.
Informacin oportuna de calidad.
Disponibilidad de informacin de costos.

El Sistema Integrado de Gestin Administrativa (SIGA), es una herramienta


informtica que cuenta con un interfaz con el SIAF, es decir, nosotros podemos
hacer interfaces de certificacin presupuestal, de compromiso anual, compromiso
mensual y devengado, tambin nos permite cargar una meta aprobada nueva, el
marco PIM y el PCA que es la priorizacin de la cadena de gasto. Todas estas
interfaces se comunican automticamente con el SIAF.

El SIGA estar de acorde a los nuevos cambios que exista en la Ley de


Contrataciones del Estado N 30225 que fue modificada por el Decreto Legislativo N
1341 vigente desde el 03 de abril 2017.

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Este sistema informtico (SIGA) simplifica los procesos administrativos siguiendo las
normas establecidas por los rganos Rectores de los Sistemas Administrativos del
Estado. En pocas palabras, este sistema es una aplicacin en la cual se ve plasmada
toda la normatividad relacionada a las contrataciones y adquisiciones del Estado y
en cada una de las interfaces y opciones que tiene este sistema se puede apreciar
todo el proceso logstico que va desde la generacin de los pedidos, el proceso de
seleccin y posteriormente se generan ya sean los contratos, las rdenes de compra
o de servicio.

2.1 Aspectos Importantes del SIGA

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2.2 Mdulos del SIGA


Mdulos de Logstica SIGA ML:
Este mdulo permite ejecutar, registrar, controlar, elaborar, revisar y
emitir informacin acerca de las adquisiciones de bienes y contratacin
de servicios, viticos y patrimonio, realizados por la Unidad Ejecutora.

Mdulo de patrimonio SIGA MP:


Maneja todas las operaciones de los activos fijos y sus movimientos
como altas y bajas, Asimismo, se debe tener en cuenta que todos los
procedimientos del rea de Control Patrimonial se ajustan a la
normativa de la SBN Superintendencia Nacional de Bienes, el cual es
el ente rector de los Bienes Patrimoniales.

Mdulo de Presupuesto por Resultados SIGA PpR:


El mdulo de PPR ha sido elaborado como una herramienta de
informacin para la gestin presupuestaria, con la finalidad de
contribuir al control y seguimiento del planeamiento estratgico, as
como la evaluacin de los resultados del mismo.

Mdulo de Bienes Corrientes SIGA MBC:


Sirve para controlar aquellos bienes de difcil control

Mdulo de Tesorera:
Controla y maneja el registro de viticos y caja chica.

Mdulos Complementarios
Mdulo Administrador:
Aqu se crean y se da acceso a los usuarios, Presenta las funcionalidades
para habilitar el control de vigencia de la contrasea, efectuar la
creacin y configuracin del perfil de Usuario, para el acceso a las
opciones de los Mdulos del SIGA, Inicializar las claves de los procesos
del SIGA, ejecucin del proceso de actualizacin de las versiones del
SIGA, as como verificar los resultados de la ejecucin de los scripts
personalizados.

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Mdulo de Configuracin:
Este Mdulo comprende las funcionalidades de configuracin de
Logstica, registro de Marcas, Sedes, Feriados, Tareas, Centros de Costo,
Metas, Personal, Proveedores, Tipo de Cambio, Ubicacin Fsica y
Colores, as como los procesos de Copia de Parmetros por ao,
Configuracin de la Programacin, Carga General de Datos del SIAF y
Carga de Datos del Siga.

Mdulo de Utilitarios:
Para el mantenimiento de la base de datos del sistema.

2.3 Mdulos De Logstica SIGA ML


Los Manuales correspondientes a este Mdulo describen los procedimientos
que debe realizar la Unidad Ejecutora, para efectuar la Programacin de los
bienes, servicios y viticos, para el cumplimiento de sus metas durante el
periodo anual. Asimismo, contiene los procedimientos para la ejecucin de
sus adquisiciones y el control presupuestal de los mismos.

El MEF sostiene, que el mdulo de logstica, es una herramienta de


ordenamiento para la gestin de logstica, este mdulo permite ejecutar,
registrar, controlar, elaborar, revisar y emitir informacin acerca de las
adquisiciones de bienes y contratacin de servicios, viticos y patrimonio,
realizados por la Unidad Ejecutora.

Para ingresar a este mdulo, primero se deber ingresar al sistema SIGA,


despus se dar doble clic al cono Mdulo Logstica como se muestra en la
siguiente imagen.

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Al ingresar al Mdulo Logstica, podrn observar la ventana principal de


este mdulo, con sus respectivos sub mdulos y opciones; entre ellos
encontrarn: Tablas, Programacin, Pedidos, Procesos de Seleccin,
Adquisiciones, Almacenes, S.N.P. Utilitarios, Gestin Presupuestal e
Integracin.

B
a
r
r
a de men: La barra de men, se encuentra ubicada en la parte superior del mdulo de logstica,
aqu mismo se incluye un conjunto de sub mdulos utilizados para operar el sistema.

A continuacin, para tener un panorama ms amplio de este mdulo,


se describir la barra de men.

Tablas: Esta opcin permite el registro de los datos bsicos a las tablas
principales del mdulo de logstica.
Programacin: Aqu se podr administrar y controlar el cuadro de
necesidades, el techo presupuestal y el plan anual de obtencin.
Pedidos: Permite realizar el registro y autorizacin de los pedidos, registro
de gastos generales y las compras por encargo.
Procesos de seleccin: Esta opcin comprende el registro de los tipos de
comits, los procesos de seleccin y generacin de contratos.
Adquisiciones: Permite la generacin de las rdenes de compra y servicio,
devengados y el control de fases de las rdenes.
Almacenes: Realiza el control de los ingresos al Almacn, pedidos,
consultas, transferencias de la carga del inventario inicial y el inventario
fsico del almacn.
Utilitarios: Permite la ejecucin de Scripts, consulta de transacciones en el
SIGA, generacin de Backup, entre otros.
Gestin Presupuestal: Realiza la carga del Marco y afectacin
presupuestal. Asimismo, el seguimiento de la certificacin.

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III. UTILIDAD DEL SISTEMA

Una de las principales fortalezas de este sistema es contar con una herramienta de
interface e integracin con el SIAF. El Ministerio de Economa y Finanzas (MEF) es
quien proporciona esta plataforma a las Unidades Ejecutoras que cumplan ciertos
requerimientos tcnicos, luego de cumplir los requisitos esta implementacin se
hace de forma gratuita lo cual supone una gran ventaja para las Unidades
Ejecutoras ya que un sistema similar en el sector privado tendra un alto costo para
la Unidad Ejecutora. Cabe destacar que este sistema brinda diferentes tipos de
acceso de acuerdo a las funciones que realiza cada usuario dentro de la entidad.

A diferencia del SIAF que si esta normado para su utilizacin obligatoria por las
entidades (Ley 28112, art. 10), el uso del SIGA no es obligatorio, es apropia
necesidad e iniciativa de cada entidad que solicite su instalacin e implementacin;
Actualmente est implementndose aproximadamente en 200 Ugeles del Sector
Educacin y a la fecha cerca de 800 unidades ejecutoras tienen implementado el
SIGA. Se estima que para el 2018 pueda ser su uso obligatorio y oficial para todas las
UEs.

Por otro lado, lo que se quiere lograr ms adelante, es conseguir una interface con
el SEACE, que es la otra plataforma que va permitir integrar estos tres sistemas. El
SIAF, SEACE Y SIGA son sistemas que se relacionan para poder cumplir con la
normativa de Entes Rectores del Estado en cuanto a la normativa de contrataciones
del Estado.

Asimismo, se cuenta con un Aplicativo Web de Logstica y Tesorera, es decir,


tenemos un SIGA WEB, en el cual cualquier usuario de la entidad podra conectarse
a este sistema Siga Web para operar ciertas opciones del sistema.

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3.1 Ventajas del SIGA:

Una de las mayores ventajas de este sistema informtico es que permite


interfaces entre el SIAF y SIGA en la carga de Marco Presupuestal
Modificado(PIM), Programacin de Compromiso Anual (PCA), Metas
aprobadas, Presupuesto Inicial de Apertura(PIA). As como interfaces entre
el SIAF y SIGA de la Certificacin de Crdito Presupuestario (CCP),
Compromiso Anual Compromiso Mensual, y Devengado para la Adquisicin
de Bienes, Servicios y Viticos.

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Recae su importancia en el uso del Catlogo SIGAMEF y sus enlaces por


Clasificador de Gastos y Cuentas Contables por tem.

Permite el Registro de Programacin de Cuadro de Necesidades articulado al


Plan Operativo Institucional (POI) y la Previsin Presupuestal en los
expedientes de contratacin que se requiera y la generacin del Plan Anual
de Contrataciones (PAC) de acuerdo al nuevo reglamento de Contrataciones.

Tambin el registro de las etapas de Indagacin de Mercado para obtener el


mejor valor estimado y el requerimiento del rea usuaria conociendo la
disponibilidad Presupuestal desde el inicio del registro del pedido SIGA.

Adems, permite dar seguimiento a la ejecucin usando el registro del


Contrato y el registro de las Conformidades de la Ordenes de Servicio y
rdenes de Compra para su posterior registro de devengado.

Otra de las ventajas es la emisin de reportes Contables para la conciliacin


Mensual y Anual con Contabilidad tanto en el rea de Almacn como
Patrimonio y la validacin de datos de Proveedores con la SUNAT.

Como tambin los reportes de seguimiento de ejecucin y su comparacin


con el devengado es decir se puede saber en cualquier momento del ao
(Comprometido vs Devengado) y por ltimo el seguimiento a los despachos
de almacn mediante tabla de destinos.

3.2 Importancia del SIGA:

La importancia del SIGA radica en la contribucin de los procesos para el


estado, as mismo tambin se busca que este sistema sea de uso obligatorio,
el uso del SIGA se ve implementado por etapas en su desarrollo, hasta el da
de hoy se cuenta con una segunda versin de Mdulo de logstica y del
Mdulo de control Patrimonial, los cuales aportan a la ejecucin de los
procesos de la cadena logstica.

En la actualidad el Sistema Integrado de Gestin Administrativa se encuentra


enlazado con el SIAF, el cual est unido por una interface que permite
gestionar un solo registro en el sistema. El registro del SIAF Y SIGA se
realizar en un promedio de 6 a 7 minutos, lo cual agiliza el proceso y lo
vuelve ms eficiente.

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El objetivo principal de este sistema es tener una contribucin a los procesos


del estado, de modo que podemos mencionar que una de las ventajas ms
sobresalientes que existen en este sistema es que contamos con un catlogo
estandarizado donde se maneja un mismo cdigo, desde que se inicia el
pedido hasta que se enva al almacn, esto garantiza ver el rendimiento y
eficacia de cada trabajador.

El proceso de la implantacin del SIGA se torna mucho ms complejo que el


SIAF en las instituciones, ya que no solo es una implantacin, sino un
esfuerzo por un mejor manejo de rendicin y procedimientos de trabajo.

Se menciona tambin que el proceso incluye tambin la migracin de algunos


datos manuales o automatizados que utiliza la institucin para el control de
los bienes patrimoniales. La entidad debe preparar su base de datos con el
registro contable.

3.3 Beneficios del SIGA:

Se realiza la programacin del cuadro de necesidades de bienes y


servicios (desde unidades orgnicas centros de costo).
Se atiende los requerimientos de bienes y servicios provenientes de las
reas orgnicas.
Registra y controla la ubicacin, movimiento y asignacin de los bienes
patrimoniales.
Genera rdenes de compra y ordenes de servicio de los centros de
costo.
Bienes y servicios descritos de manera clara, precisa, estandarizada,
unificada, concordada por el MEF y ligada a su clasificador presupuestal
de gasto.
Su uso es promovido por el MEF a nivel nacional para las entidades
pblicas y a solicitud de la unidad ejecutora.
Proporcionan el software SIN COSTO.
En el marco del proceso de modernizacin del estado peruano, las
entidades se encuentran comprometidas por la innovacin de los
procesos administrativos como parte de sus objetivos, el SIGA es una
herramienta de gestin que contribuir en ese esfuerzo.

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Creacin e implementacin de polticas, procesos y procedimientos


centralizados y unificados, que permiten un adecuado control y
seguimientos al ciclo vital de los documentos.
Asesorar y capacitar al personal a cargo de los archivos y la
correspondencia, para que la recepcin, produccin, administracin,
organizacin y archivo de los documentos se ajuste a los estndares,
procedimientos, instructivos y guas establecidas para la entidad.
Disponer de tabla de retencin, cuadros de clasificacin y valoracin
documental, as como de inventarios y dems herramientas y
estndares requeridos para una correcta gestin documental.
Disponer de personal profesional idneo de acuerdo con necesidades y
servicios que requiera la Entidad.
Disponer de los recursos necesarios para la implementacin y
mantenimiento de los sistemas manuales y automatizados internos de
gestin documental, archivo y correspondencia.

IV. EJEMPLO DEL MODULO LOGSTICO SIGA ML

A continuacin, haremos un ejemplo de cmo generar una orden de compra para lo


cual utilizaremos el mdulo logstico.

1. Acceso al Sistema

Para ingresar al sistema el Administrador del Sistema es quien


registra a los Usuarios y les da los accesos a determinado(s)
Mdulo(s), as como a sus Submdulos, Opciones y, Ejecutora y/o
Centro de Costo, esto es a travs de un Perfil de Usuario.

Para ingresar al Mdulo de Logstica (SIGA-ML) el Usuario deber dar


doble clic sobre el icono, ubicado en el escritorio.

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Dar doble clic en el


icono.

A
. continuacin, se presentar una ventana en donde se consignar el
Usuario y la Clave.

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Luego se dar doble clic al cono Mdulo Logstica como se muestra en


la siguiente imagen.

Para nuestro ejemplo utilizaremos los siguientes sub mdulos:

2. Registro del Pedido de Compra:


En este punto haremos una comparacin de cmo se generaba un pedido
de compra antes del SIGA y como actualmente se registra un pedido con
el SIGA.

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ANTES AHORA
Proceso manual. Registro automtico de pedidos de compra y
pedidos de servicio.
Dar clic en Pedidos >>Registro de Pedido>>Pedidos
de Compra de B/S.

logstica conoca el pedido


al recibir copia de los
pedidos manuales.

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3. Estudio de Mercado
De igual forma haremos una comparacin de cmo se realizaba el estudio
de mercado antes del SIGA y como es actualmente con el SIGA.

ANTES AHORA
- La cotizacin se digitaba en Excel. Listado automtico de Bienes.
- Determinacin de Valores Referenciales se Imprimir para cotizacin
haca a travs de un proceso manual.

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4. rdenes de Compra

ANTES AHORA
Ingresamos la orden de compra.
Se utilizaba un programa llamado
Sistema de Abastecimiento, as como
tambin se generaban rdenes en
formatos Excel.
Cada rea tena su propio programa para
sus respectivos procedimientos, lo cual
no permita la integracin de los
procedimientos.

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CONCLUSIONES

El SIGA integra la informacin Logstica para poder


contar con informacin para la toma de decisiones.
Mejora los procesos logsticos y de Gestin en las
unidades ejecutoras.
Mejora los procesos de Abastecimiento respecto al
suministro de bienes y servicios hacia la poblacin
beneficiaria en el marco de la modernizacin de la
gestin.
Nos permite ahorro dinerario en desarrollo y
mantenimiento del aplicativo.

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