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San Juan de Pasto, 30 de enero de 2017

Seor

JULIAN LARA

Ciudad

Por la presente se informa sobre el manejo del sistema administrativo contable en


Macroeconmico:

1.- Estabilidad del sistema

La estabilidad depende de los cableados, los conectores, la energa, los computadores,


sistemas operativos, recuperaciones, antivirus. El programa contable syscafe como tal es
estable si estos elementos estn bien como se miro por un buen tiempo que no molesto en
ningn momento. La solucin no es cambio de software sino optimizacin de los recursos
existentes hasta analizar la posibilidad de ver otra aplicacin que supere la actual en
prestaciones y funcionalidad.

En Macreconmico Centro y Lorenzo se tienen los siguientes aspectos

1.1 Cableados: En macro centro fueron instalados por los ingenieros de Siigo, se recomienda
reinstalar como parte de mantenimiento preventivo.

Soluciones:

- Utilizar en el Rack concentrador de 24 puertos marca 3 COM para que todos los cables
vayan a un solo sitio de distribucin y evitar colocar concentradores sueltos. Contar los
puntos para ver si se necesitan uno o dos concentradores en cada sede.
- Revisar tomas de las paredes y que los muebles no estn cerca para que no los
desconecten en limpieza o movimiento de muebles.
- Que los cables estn canaleteados correctamente sin tenerlos sueltos desde los
concentradores a los muebles y en los muebles respectivos de trabajo.
- Contratar a una firma certificada para tal fin para tener una red certificada. Planear
por lo menos 2 veces al ao una revisin de los mismos.

1.2 Los conectores: Corresponde a las terminales de los cables de datos como las tomas
elctricas.

Soluciones:

- Al certificar el cableado de datos se soluciona conectores de las paredes y los cables


- Tomas de pared y muebles elctricas deben ser revisadas y certificadas tambin.
- No conectar mas aparatos de los autorizados como cargadores de celulares personales
u otros aparatos no autorizados
1.3 Energa: Se tiene una Ups y una planta.

- La Ups tuvo este ao una falencia y se la cambio en Macroeconmico Centro.


- La planta debera estar siempre con pruebas y mantenimiento preventivo programado
para su correcta operacin en ambas sedes.

1.4 Computadores:

Servidor:

Soluciones:

- Se tiene un servidor robusto en Macroeconmico Centro, al cual se le debe hacer


mantenimiento preventivo en un horario que no afecte el trabajo mnimo una vez por
ao. Se debe realizar por personal especializado preferible el proveedor del mismo.
- Se sugiere adquirir otro servidor para Macroeconmico Centro y configurarlo como
plan de contingencia en caso de que se necesite hacer mantenimiento al principal o
atender alguna emergencia. Puede ser un equipo no tan potente como el principal
pero estar listo para pasar bases del sistema y ponerlo en operacin inmediatamente.

- Se tiene un servidor mediano en Macroeconmico Lorenzo, al cual se le debe hacer


mantenimiento preventivo en un horario que no afecte el trabajo mnimo una vez por
ao. Se cotiz un servidor robusto como de macroeconmico Centro pero no se lo ha
adquirido.
- Se sugiere adquirir otro servidor para Macroeconmico Lorenzo y configurarlo como
plan de contingencia en caso de que se necesite hacer mantenimiento al principal o
atender alguna emergencia. Puede ser un equipo no tan potente como el principal
pero estar listo para pasar bases del sistema y ponerlo en operacin inmediatamente.

Terminales de oficinas, bodega y cajas

- Se han ido reemplazando y revisando conforme han presentado problemas.


- Se ha tenido inconvenientes con el empotrado de los monitores en los muebles de las
cajas. Se bebe mejorar esto colocando unos soportes adaptables a cualquier marca de
monitor.
- Los espacios deben ser adecuados entre los equipos de cmputo y los operadores para
evitar desconexiones de cables o cantaletearlos bien a los mismos.
- Se ha insistido sobre todo en las cajas que no coloquen cosas en los sitios donde estn
los equipos.
- Limpieza adecuada de las reas de trabajo con su cuidado en las conexiones elctricas
y de datos.

1.5 Sistemas Operativos:

Soluciones:

Servidor
- Se tiene un sistema operativo de Servidor adecuado (Windows 2008 Server Datacenter
Edition) pero no es legalizado. Se sugiere legalizarlo y activar un sistema denominado
de escritorios remotos con lo cual se garantiza totalmente la estabilidad del Programa
Contable.

Con este sistema de comunicacin al tener fallas fsicas los terminales de trabajo no
afecta la el flujo de datos al servidor ya se trabaja sobre el mismo directamente y no
fluyen datos por el cable.

Se adjunta la cotizacin del mismo. Licencias por cada servidor de cada sede.

Terminales de oficinas, bodega y cajas

- Se tiene por facilidad de mantenimiento windows xp profesional y sirven para


comunicarse al servidor como est actualmente o si se pasa a escritorio remoto
- Como se compraron equipos de marca corporativos estos cubrieron la mayora de
licencias de las terminales de faltaran algunos de oficina por inventariar las licencias
de Windows.

1.6 Recuperaciones:

- Se tiene un sistema de recuperacin de equipos denominado backup norton ghost el


cual a permito recuperar el sistema de las terminales de cajas en menos de 5 minutos.
- Cuando es falla fsica del sistema se ha revisado totalmente los equipos procediendo a
su reparacin o cambio total.

1.7 Antivirus:

Soluciones:

- Se ha protegido, los equipos de oficina sobre todo, contra virus e infeccin por USB.
Sin embargo se reporto una infeccin grave a travs de internet con unos virus nuevos
que salieron como encriptadores de informacin. Se procedi a recuperar el servidor
con la copia de seguridad de datos ms actualizada.
- Se bloqueo con un programa especial navegacin a redes sociales y paginas no
adecuadas dejando solo las pginas de trabajo y seguras en internet.
- Se aisl el equipo de la emisora para evitar ingresos inadecuados

2.- Software contable:

Actualmente se dispone de la versin actualizad de Syscafe la cual tiene todos los mdulos
para la gestin total de la empresa. La unificacin de sedes en una sola se la puede realizar
pero no es adecuada debido a que si falla el central todas las sedes quedaran sin trabajar. Por
este motivo se trabaja descentralizada cada sede y se procede a unificar los informes generales
mediante una interface que se le construyo a la contadora para tal fin. Sin embargo hare una
investigacin para ver la posibilidad de mejoras en otras soluciones para este tipo de empresa
con su apoyo as evaluare y estableceremos previa licitacin y verificacin de la solcion la
posibilidad de una migracin a otra plataforma.
Adems tenemos las siguientes observaciones:

2.1 Manejo de usuarios y permisos

Este tema lo maneja muy bien el paquete, lo que no se ha realizado es la administracin


correcta de la asignacin de permisos a las funciones del programa en los usuarios.

Soluciones:

- Se debe tener una reunin administrativa con la contadora y sistemas para ver que
usuarios y sus delegaciones de funciones se deben dar.
- Los cajeros estn totalmente restringidos a solo vender y devolver si fuere el caso.

2.2 Mdulos especiales

El paquete ya cuenta con todas las herramientas para NIIF

Soluciones:

- Lo importante es establecer las polticas, el ESFA e configurar el paquete para este fin.
Se sugiere licitar y contratar a una firma auditora especializada.

2.3 Copias de seguridad

Soluciones:

- Para evitar que se tengan datos muy atarazados se est sacando diariamente a un
computador de oficina automticamente la copia de datos y adems a un disco
externo.
- Se va implementar una copia en DVD diaria tambin con lo cual se garantiza la
informacin hasta la ltima copia hecha.

2.4 Ampliacin de licencias de Macroeconmico SAS para la Sede Macro Centro

Soluciones:

- Por motivos de ampliacin de la razn social Macroeconmico SAS la cual compra los
elementos de Macroeconmico Centro Julian Lara, por tratarse de dos firmas
diferentes las licencias de Julian Lara no pueden traspasarse a la otra razn social y lo
que se debe hacer es ampliar la licencia de Macroeconmico SAS a una Licencia de
Sucursal de esta firma con sus respectivas terminales. Se adjunta la cotizacin de esta
ampliacin por parte de Syscafe.

2.5 Inventario de Macroeconmico Centro para venta a Macroeconmico SAS

Soluciones:

- Se debe mantener la contabilidad Macroeconmico Centro Julian Lara para con su


licencia para que vaya vendiendo los inventarios, activos, etc.
- Se sugiere que se monte la sucursal legalizada con la ampliacin de licencias Syscafe y
se usa la base de datos con cdigos de inventarios y nuevas resoluciones de
facturacin para vender en negativo y cuadrar las compras a Macroeconmico Centro
Julian Lara segn oriente contabilidad cuadrando lo fiscal y teniendo un inventario real
en la sucursal Macroeconmico SAS fiscal.
- Otra solucin sera un inventario fsico real y vender todo a la sucursal
Macroeconmico SAS pero se debe tener en cuenta la repercusin fiscal en ambas
firmas.

Atento a sus observaciones,

Angel Jaramillo

Jefe de Sistemas

Macroeconmico