PENGELOLAAN SURAT MENYURAT PADA DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI PROVINSI JAWA TENGAH

TUGAS AKHIR Diajukan Dalam Rangka Menyelesaikan Studi Diploma III Untuk Mencapai Gelar Ahli Madya

Disusun Oleh : Nama : Yulieta Rianingtyas Nim : 3354304010

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG 2007
i

PERSETUJUAN PEMBIMBING

Tugas Akhir yang berjudul Pengelolaan Surat Menyurat Pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah telah disetujui oleh pembimbing untuk diajukan ke sidang Tugas Akhir.

Hari Tanggal

: : Agustus 2007

Mengetahui, Ketua Jurusan Manajemen

Menyetujui, Dosen Pembimbing

Drs. Sugiharto, M.Si NIP. 131 286 682

Drs. Marimin,M.Pd NIP. 130 818 769

ii

HALAMAN PENGESAHAN

Tugas Akhir ini telah dipertahankan di depan Sidang Ujian Tugas Akhir Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Semarang pada : Hari Tanggal : : September 2007

Penguji Tugas Akhir

Penguji I

Penguji II

Drs. Marimin,M.Pd NIP. 130 818 769

Drs. Partono NIP. 131 125 942

Dekan Fakultas Ekonomi

Drs. Agus Wahyudin, M.Si NIP. 131 658 236

iii

PERNYATAAN

Saya menyatakan bahwa yang tertulis di dalam Tugas Akhir ini benar-benar hasil karya saya sendiri, bukan jiplakan dari karya orang lain, baik sebagian atau seluruhnya. Pendapat atau temuan orang lain yang terdapat dalam Tugas Akhir ini dikutip atau dirujuk berdasarkan kode etik ilmiah.

Semarang,

Agustus 2007

Yulieta Rianingtyas NIM. 3354304010

iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

☼ ☼

Sesungguhnya beserta kesukaran ada kemudahan ( Al Qur’an Al Insyiraah : 6 ) Sesungguhnya pelindungku ialah Allah yang telah menurunkan Al Qur’an dan Dia melindungi orang-orang yang saleh ( Al Qur’an Al A’raaf : 196 )

Tugas Akhir ini aku persembahkan untuk ☼ Keluargaku tersayang papa, mama, kakakku serta adikku, yang telah memberikan semangat dan do’a sehingga aku dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan lancar. ☼ A’ax terimakasih atas bantuan dan kesabarannya dalam menyemangati penulisan Tugas Akhir ini. ☼ ☼ Sahabat-sahabatku Manajemen Perkantoran angkatan 2004 Almamater UNNES

v

SARI

Yulieta Rianingtyas, Pengelolaan Surat Menyurat Pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah. Semarang, Tugas Akhir, Manajemen Perkantoran D3 Universitas Negeri Semarang 2007 Kata Kunci : Pengelolaan, Surat Masuk, Surat Keluar Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis. Surat dengan segala kelebihannya yang dimiliki ternyata masih tetap digunakan dalam aktifitas sehari-hari dalam berbagai aspek kehidupan manusia, baik itu dalam komunikasi biasa maupun juga dalam kegiatan bisnis, dinas atau juga perkantoran. Menyadari betapa pentingnya peranan surat menyurat dalam suatu organisasi atau suatu instansi pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah surat sangat berpengaruh pada kegiatan pemerintahan. Oleh karena itu, di dalam pengelolaan surat diperlukan pegawai yang memiliki ketelitian, ketrampilan, kerapian, dan pengetahuan tentang pengelolaan surat menyurat. Dalam penelitian ini akan mengkaji masalah : ( 1 ) Bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah. ( 2 ) Sarana apa saja yang di gunakan pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan surat menyurat. ( 3 ) Kendala – kendala apa yang terjadi pada pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah. Adapun tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah, untuk mengetahui sarana apa saja yang di gunakan dalam pengelolaan surat menyurat, dan kendala – kendala apa yang dihadapi pada pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Lokasi penelitian pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah. Obyek kajian pada penelitian ini adalah Pengelolaan Surat Menyurat Pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah. Metode pengumpulan data adalah observasi, wawancara, dan studi pustaka. Data yang dikumpulkan dianalisis dengan menggunakan metode analisis diskriptif kualitatif. Pengelolaan surat menyurat mengunakan sistem kartu kendali. Sarana yang digunakan meliputi buku nomor urut, map odner, map snelhecter, filling cabinet, lemari catalog, kartu kendali, lembar disposisi. Kendala yang dihadapi meliputi biaya / dana dalam pengurusan surat menyurat, tingkat pendidikan dari petugas. Berdasarkan hasil penelitian diatas dapat disimpulkanbahwa Pengelolaan Surat Masuk diawali dengan penerimaan, pencatatan, dan pendistribusian. Pengelolaan Surat Keluar diawali dengan Pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan, penandatanganan, pencatatan, pemberian cap Dinas, penyampulan, pengiriman, penyimpanan. Sarana yang digunakan meliputi buku nomor urut, map odner, map snelhecter, filling cabinet, lemari catalog, kartu kendali, lembar disposisi. Kendala yang

vi

dihadapi meliputi biaya / dana dalam pengurusan surat menyurat, tingkat pendidikan dari petugas. Demi tercapai dan tertibnya persuratan pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah Penulis memberikan saran antara lain : dengan Pengelolaan Surat Menyurat yang begitu banyaknya tahapan diharapkan petugas – petugas pengelolaan surat menyurat lebih teliti dalam mengolah surat supaya tidak terjadi kesalahan – kesalahan. Penambahan sarana dan prasarana untuk menunjang kearsipan sehingga kelancaran kerja dapat tercapai dengan baik. Mengingat pentingnya surat menyurat maka diperlukan peningkatan pelatihan kecermatan dalam pengelolaan surat sehingga dapat diharapkan tidak terjadi keterlambatan pengiriman.

vii

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “ Pengelolaan Surat Menyurat Pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah”. Maksud dan tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk memenuhi dan melengkapi salah satu syarat menyelesaikan mata kuliah Tugas Akhir Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universtas Negeri Semarang. Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis memperoleh bantuan, bimbingan, dan pengarahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Prof. Dr. H. Sudijono Sastroatmodjo, M.Si. Rektor Universitas Negeri Semarang. Yang telah memberi kesempatan kepada Penulis untuk menuntut ilmu di UNNES. 2. Drs. Agus Wahyudin, M.Si Dekan Fakultas Ekonomi, atas bantuannya dalam memberikan izin untuk melakukan penelitian. 3. Drs. Sugiharto, M.Si Ketua Jurusan Manajemen yang telah memerikan bantuan dalam proses penyusunan izin untuk melakukan penelitian. 4. Drs. Marimin, M.Pd Dosen Pembimbing Tugas Akhir dengan penuh kesabaran dan perhatian dalam memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan Tugas Akhir ini. 5. Drs. Partono, Dosen Penguji Tugas Akhir yang memberikan saran untuk perbaikan Tugas Akhir ini.

viii

6. Seluruh Staf dan karyawan Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah, yang telah menerima dengan baik saat melaksanakan penelitian. 7. Papa, Mama dan keluargaku tercinta yang telah memberikan do’a restu serta dorongan moril dan materiil untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini. 8. A’ax makasih atas bantuan dan kesabarannya dalam mensuport untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini. 9. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelsaikan Tugas Akhir ini. Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi pembaca pada umumnya, Amin.

Semarang, Penulis

Agustus 2007

( Yulieta Rianingtyas )

ix

DAFTAR ISI

JUDUL……………………………………………………………………………… PERSETUJUAN PEMBIMBING…….…………………………………………... HALAMAN PENGESAHAN……………..………………………………………. PERNYATAAN...………………………………………………………………….. MOTTO DAN PERSEMBAHAN………………………………………………… SARI………………………………………………………………………………… KATA PENGANTAR……………………………………………………………… DAFTAR ISI………………………………………………………………………... DAFTAR LAMPIRAN……………………………………………………………...

i ii iii iv v vi viii x xiii

BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………………… A. Latar Belakang Masalah…………………………………………………. B. Perumusan Masalah……………………………………………………… C. Tujuan Penelitian………………………………………………………… D. Manfaat Penelitian……………………………………………………….. E. Sistematika Penulisan…………………………………………………….

1 1 3 4 4 5

BAB II LANDASAN TEORI………………………………………………………. A. Pengertian Pengelolaan dan Surat………………………………………… B. Fungsi Surat……………………………………………………………… C. Macam-macam Surat Kedinasan…………………………………………

6 6 7 8

x

D. Prosedur Pencatatan Dan Pendistribusian Surat…………………………. E. Pengelolaan Surat…………………………………………………………

10 13

F. Sarana Dalam Pengelolaan Surat Menyurat………………………………. 28 G. Mengarsip Surat………………………………………………………….. 29

BAB III METODELOGI PENELITIAN………………………………………….. A. Lokasi Penelitian………………………………………………………….

35 35

B. Operasional Konsep……………………………………………………… 35 C. Jenis Data………………………………………………………………… D. Metode Pengumpulan Data………………………………………………. E. Metode Analisis Data……………………………………………………. 35 36 37

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN…………………………... 38 A. Gambaran Umum Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah……………………………………………………………………. 1. Sejarah Disnakertrans Prov. Jateng………………………………. 2. Susunan Organisasi Disnakertrans Prov. Jateng…………………. 38 38 38

3. Bidang Kegiatan ………………………………………………….. 46 4. Lokasi Disnakertrans Prov. Jateng……………………………….. 47 B. Hasil Penelitian…………………………………………………………… 48 C. Pembahasan………………………………………………………………. 57

xi

BAB V PENUTUP…………………………………………………………………… 63 A. Kesimpulan……………………………………………………………….. 63 B. Saran………………………………………………………………………. 63

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………….... 65 LAMPIRAN-LAMPIRAN………………………………………………………….... 66

xii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Daftar Wawancara…………………………………………………….. Lampiran 2 Struktur Organisasi…………………………………………………… Lampiran 3 Lembar Pengantar……………………………………………………. Lampiran 4 Lembar Disposisi Surat Masuk Penting……………………………… Lampiran 5 Lembar Disposisi Surat Masuk Biasa………………………………... Lampiran 6 Lembar Kartu Kendali Surat Masuk dan Surat Keluar……………….. Lampiran 7 Surat Ijin Survey Pendahuluan………………………………………... Lampiran 8 Surat Balasan Ijin Survey Pendahuluan………………………………. Lampiran 9 Surat Permohonan Ijin Penelitian……………………………………... Lampiran 10 Surat Balasan Permohonan Ijin Penelitian……………………………. Lampiran 11 Surat Keterangan Penelitian……………………………………………

68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78

xiii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Dalam suatu instansi atau organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk keperluan bisnis, profesi, sosial dan berbagai macam keperluan yang lain. Mereka bekerja sama menentukan tujuan yang ingin di capai, menyusun rencana kerja, mengelola dan menjalankan operasi bisnis. Dalam menyusun laporan, mengambil keputusan dan melakukan hubungan dengan berbagai pihak luar organisasi, untuk menjalankan tugas – tugas itu mereka beraksi, berinteraksi dan berkomunikasi. Ada berbagai cara dalam berkomunikasi guna melakukan kerja sama dengan pihak luar sebagai sarana alat pencapaian tujuan perusahaan, berkomunikasi dengan pihak luar dapat dilakukan baik secara lisan maupun secara tulisan sebagai usaha untuk memelihara hubungan yang sebaik – baiknya, salah satunya adalah memberikan pelayanan yang terbaik bagi pihak luar tersebut dengan kegiatan surat – menyurat antara instansi – instansi yang terkait dengan perusahaan. Kegiatan dalam surat – menyurat masih sering kali kita temui pada perusahaan – perusahaan, baik perusahaan besar maupun kecil. Dan sejak zaman dahulu sampai sekarang kegiatan surat – menyurat masih sering digunakan, walaupun saat ini sudah berkembang teknologi komunikasi yang lebih canggih dibandingkan dengan menggunakan surat. Karena dengan

1

2

menggunakan surat lebih ekonomis, praktis dan efektif dibandingkan dengan alat komunikasi yang lainnya. Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 1 ) surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis. Sampai sekarang surat masih digunakan karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya, kelebihannya antara lain yaitu surat lebih praktis karena surat merupakan sarana komunikasi yang dapat menyimpan rahasia dan memuat informasi secara panjang lebar. Surat lebih efektif karena informasi yang disampaikan sesuai dengan sumber aslinya dan tidak ada penyingkatan istilah. Surat dikatakan ekonomis dilihat dari biaya pembuatan dan pengiriman relatif murah. Surat selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai wakil dari pembuatan surat, bahan bukti secara tertulis yang mempunyai kekuatan hukum, sumber data yang digunakan untuk petunjuk keterangan tindak lanjut, bahan pengingat dalam kegiatan dimasa lalu, surat sebagai jaminan keamanan , sebagai alat pengikat antara dua pihak, alat promosi bagi kantor atau perusahaan, dan alat untuk menghemat baik waktu, tenaga dan juga biaya. Pengurusan kegiatan surat – menyurat dalam perusahaan di kelola oleh Bagian Tata Usaha. Kegiatan pada Tata Usaha merupakan kegiatan yang sangat penting bagi perusahaan karena Tata Usaha merupakan bagian dalam kegiatan pelayanan pekerjaan – pekerjaan dalam perusahaan yang bersifat operatif, selain itu Tata Usaha juga sebagai pusat informasi bagi karyawan

3

maupun pimpinan untuk dapat membuat keputusan sebagai langkah untuk melakukan tindakan yang tepat sehingga dapat membantu kelancaran perkembangan perusahaan secara keseluruhan semua itu dikarenakan kegiatan Tata Usaha berkaitan dengan warkat – warkat dan dokumen – dokumen sebagai sumber ingatan. Walaupun kegiatan surat – menyurat itu di pandang sebagai suatu kegiatan yang mudah, surat – menyurat merupakan salah satu dari kegiatan yang bisa menunjang tercapainya tujuan perusahaan. Salah satu peranan Tata Usaha bagi perusahaan adalah dengan melakukan kegiatan pengurusan surat baik itu surat masuk maupun surat keluar. Kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada perusahaan perlu mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari surat pada perusahaan akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari perusahaan yang bersangkutan, maka dalam memperhatikan surat perlu adanya pengurusan dan pengendalian atas surat. Hal itu harus diperhatikan supaya dalam menjalankan tugas dan fungsinya dapat berjalan lancar sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui mengenai pentingnya peranan surat menyurat dalam suatu organisasi atau suatu instansi, maka peneliti tertarik untuk mengambil judul “ PENGELOLAAN SURAT MENYURAT PADA DINAS TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI PROVINSI JAWA TENGAH “.

4

B. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian diatas permasalahan yang diambil dalam penelitian ini adalah: 1. Bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah ? 2. Sarana apa saja yang di gunakan pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan surat menyurat? 3. Kendala – kendala apa yang terjadi pada pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Dinas tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah ? C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah. 2. Untuk mengetahui sarana apa saja yang digunakan dalam pengelolaan surat menyurat. 3. Mengetahui kendala – kendala yang terjadi pada pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

D. Manfaat Penelitian Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Manfaat Teoritis

5

Dari segi ilmiah penelitian ini dapat menambah ilmu pengetahuan yang dapat digunakan sebagai acuan pada penelitian yang sejenis dan memberikan informasi pendidikan. 2. Manfaat Praktis a. Bagi mahasiswa Dapat dijadikan sebagai tambahan masukan sehingga dapat menerapkan perpaduan antara praktik danm teoritis yang didapat di bangku kuliah, khususnya masukan di bidang Manajemen

Perkantoran terkait dengan pengelolaan surat menyurat. b. Bagi perguruan tinggi Sebagai bahan masukan dan umpan balik guna perbaikan dunia pendidikan serta menambah referensi tentang pengelolaan surat – menyurat. c. Bagi Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah Sebagai bahan masukan bagi instansi, khususnya mengenai pengelolaan surat – menyurat pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah.

E. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan tugas akhir ini merupakan garis besar penyusunan yang memudahkan pemikiran dalam memahami secara keseluruhan isi dari tugas akhir ini. Adapun sistematika dalam penyusunan tugas akhir sebagai berikut :

6

1. Bagian Awal Terdiri atas judul Tugas Akhir, pengesahan, abstrak, moto dan persembahan, kata pengantar, daftar isi, daftar lampiran. 2. Bagian Utama BAB I Pendahuluan. Pada bab ini terdiri dari latar belakang masalah, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan. BAB II Landasan teori. Pada bab ini berisi tentang pengertian surat, fungsi surat, macam surat, prosedur pencatatan dan pendistribusian surat, pengelolaan surat, sarana dalam pengelolaan surat menyurat, mengarsip surat. BAB III Metodologi. Metodologi ini terdiri dari lokasi penelitian,

operasional konsep, jenis data, metode pengumpulan, metode analisis data. BAB IV Hasil Penelitian dan Pembahasan. Berisi tentang hasil penelitian dan pembahasan. BAB V Kesimpulan dan Saran. Berisi kesimpulan dan saran 3. Bagian Akhir Bagian akhir ini berisi daftar pustaka.

BAB II LANDASAN TEORI

A. Pengertian Pengelolaan dan Surat Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan, ( Ibnu Syamsi, 1994 : 8 ). Pengertian surat menurut Ig Wursanto ( 2003 : 1 ) dalam bukunya yang berjudul “ Kearsipan I “ surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan ( keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya ) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Boleh juga dikatakan bahwa surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukan kepada suatu alamat tertentu, dan memuat suatu bahan komunikasi. Surat menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) dalam bukunya yang berjudul “ Manajemen Kearsipan “ adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 1 ) Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis. Dapat ditarik kesimpulan bahwa surat merupakan media komunikasi yang berbentuk tertulis, biasanya menggunakan beberapa lembaran kertas

7

8

yang berisi pesan atau informasi yang akan disampaikan kepada seseorang atau lembaga.

B. Fungsi Surat Selain sebagai sarana komunikasi surat juga mempunyai fungsi lain, menurut Basir Barthos ( 2005 : 36 ) surat berfungsi sebagai : 1. Wakil dari pengiriman / penulis. 2. Bahan pembukti. 3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut. 4. Alat pengukur kegiatan organisasi. 5. Sarana memperpendek jarak ( fungsi abstrak ). Menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 2 ) surat berfungsi sebagai : 1. Sarana komunikasi, sesuai dengan fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi yang ekonomis, efektif, dan praktis. 2. Wakil, surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau informasi yang hendak disampaikan kepada penerima. 3. Bahan bukti, mengingat surat merupakan sarana komunikasi secara tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang mempunyai kekuatan hukum. 4. Sumber data, surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindak lanjuti.

9

5. Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya. 6. Jaminan, surat dapat menjadikan surat jaminan, seperti jaminan keamanan pada surat jalan, jaminan tanggungan pada surat gadai dan lain sebagainya. 7. Alat pengikat, surat dapat digunakan untuk mengikat antara dua pihak dengan kekuatan hukum, semisal dalam surat kontrak. 8. Alat promosi, tak terelakkan lagi bahwa surat, terutama pada bagian kepala surat yang memuat logo, dapat menjadi alat promosi bagi biro, kantor atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapapun juga yang membaca surat tersebut. 9. Alat untuk penghemat, surat dapat menghemat, baik waktu, tenaga dan juga biaya, karena selembar surat telah dapat mewakili kedatangan pembuat surat secara nyata.

C. Macam – Macam Surat Kedinasan Macam – macam surat Kedinasan menurut Sikka Mutiara Silmi ( 2004 : 249 ) antara lain : 1. Surat Dinas Surat dinas merupakan surat – surat resmi yang didalamnya menyangkut berbagai hal tentang kedinasan. 2. Surat Pengangkatan

10

Surat pengangkatan adalah surat yang berisi tentang pemberitahuan kepada pegawai untuk diangkat menduduki jabatan yang lebih tinggi. 3. Surat Keputusan Surat keputusan berisi keputusan atas dasar pertimbangan yang dipergunakan untuk pengambilan keputusan. Surat keputusan terdiri dari 3 komponen, yaitu : a. Konsideran Konsideran merupakan bagian pertama dari Surat Keputusan yang dimulai dari kepala surat hingga kata memutuskan. Bagian ini memuat informasi mengenai alasan pembuatan Surat Keputusan, pertimbangan-pertimbangan serta peraturan-peraturan yang menjadi landasan hukum dari surat keputusan tersebut. b. Diktum Diktum merupakan bagian kedua dari surat keputusan yang dimulai setelah kata memutuskan hingga bagian kalimat yang menunjukkan kepada siapa surat keputusan tersebut ditujukan. Diktum memuat point-point keputusan yang dibuat di dalam surat tersebut. c. Tembusan Bagian ini menunjukkan perihal pihak atau badan yang dikenai surat keputusan tersebut atau pihak-pihak yang wajib melaksanakan keputusan yang telah tercantum atau juga menyebutkan kepada siapa saja salinan atau kutipan surat keputusan tersebut ditujukan.

11

4. Surat Perintah Surat perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang lebih tinggi kepada instansi atau pihak yang berada di bawahnya agar melakukan sesuatu yang berkaitan dengan tugas – tugas, wewenang maupun tanggung jawab. 5. Surat Perintah Kerja Surat perintah kerja adalah surat yang memberikan hak serta perintah untuk melaksanakan suatu pekerjaan, sesuai dengan syarat dan ketentuan yang dijelaskan dalam surat perintah kerja tersebut. 6. Surat Tugas Surat tugas digunakan untuk memberikan tugas kepada pihak – pihak yang kedudukannya di dalam perusahaan lebih rendah dibandingkan pemberi surat tersebut untuk melaksanakan suatu tugas. 7. Surat Kuasa Surat kuasa di buat untuk menyatakan pengalihan atau pelimpahan kekuasaan kepada seseorang untuk bertindak dan berhak bertindak atas nama pemberi hak kuasa tersebut.

D. Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian Surat Menurut Agus Sugiharto dkk ( 2005 : 27 ) dalam bukunya “ Manajemen Kearsipan Modern “. Setiap kantor akan mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini

12

disebut prosedur pencatatan dan pendistribusian surat. Ada 3 ( tiga ) prosedur yang umum dipergunakan, antara lain : 1. Prosedur Buku Agenda Halaman – halaman buku ini berisi kolom – kolom ( data ) dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Ada tiga jenis format buku agenda yang dapat dipergunakan, yaitu : a. Buku agenda tunggal Yaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus surat keluar dalam suatu format. b. Buku agenda berpasangan Yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan sebelah kiri untuk surat keluar. c. Buku agenda kembar Yaitu dengan menyediakan dua buku, satu buku untuk surat masuk dan satu buku untuk surat keluar. Apabila kita menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan, maka kita memerlukan lembar disposisi sebagai alat pengendalian dalam distribusi penyelesaian suatu dokumen. Lembar disposisi akan beredar bersama dengan dokumen.

13

Format buku agenda tunggal
No Tgl MK Nomor 1 2 3 4 5 1/1/01 1/1/01 2/1/01 3/1/01 4/1/01 M K M K M 21/s/01 1/ka/01 2/kl/01 3/r/01 Surat Tanggal 30/12/2000 1/1/2001 1/1/2001 3/1/2001 3/1/2002 CV. Mawar Sdr. Hadi PT.Raga PT. Sakti Penawaran Permohonan Lamaran Dari Kepada Isi Ringkas Ket.

CV. Mawar Pesanan Penawaran

Format buku agenda berpasangan / kembar surat masuk
No Tgl Nomor 1 2 3 1/1/01 2/1/01 4/1/01 21/s/01 3/r/01 Surat Tanggal 30/12/2000 1/1/2001 3/1/2002 CV. Mawar Sdr. Hadi PT.Raga Penawaran Lamaran Penawaran Dari Isi Ringkas Ket.

Format buku agenda berpasangan / kembar surat keluar
No Tgl Nomor 1 2 1/1/01 3/1/01 2/kl/01 3/r/01 Surat Tanggal 1/1/2001 3/1/2001 PT. Sakti CV. Mawar Penawaran Lamaran Kepada Isi Ringkas Ket.

2. Prosedur Kartu Kendali Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan mempergunakan kartu kendali, surat masuk dan surat keluar digolongkan ke dalam surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan kartu kendali, surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa, dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia.

14

Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian surat sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi. Prosedur kartu kendali adalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai keluar. Fungsi lembar kartu kendali adalah sebagai berikut : Lembar 1 : disimpan bersama-sama dengan kartu-kartu kendali yang lain secara berurutan sehingga berfungsi sebagai buku agenda. Lembar 2 : disimpan dalam lemari arsip sehingga berfungsi sebagai pengganti arsip. Lembar 3 : disimpan selama surat diproses oleh unit lain, setelah surat selesai diproses, maka lembar ke 3 itu bersama suratnya kemudian disimpan pada lemari arsip. Format kartu kendali
KARTU KENDALI Indeks Kode Tanggal : No. Urut : Isi Ringkasan Lampiran Dari / Kepada Tanggal Pengolah Catatan No. Surat Paraf M/K

3. Prosedur Tata Naskah ( Takah ) Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan menyusun data – data dari semua tulisan mengenai segi –

15

segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas. Tata naskah ini beredar dari pejabat kepejabat lain sesuai keperluan, dan peredarannya dimonitori terus menerus oleh tata usaha Takah, sampai akhirnya persoalan suatu surat selesai dan Takah disimpan di tata usaha Takah menurut system penyimpanan yang dipakai.

E. Pengelolaan Surat 1. Pengelolaan Surat Masuk Menurut Ig Wusanto ( 2003 : 108 ) surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang di terima dari instansi lain atau dari perorangan. Surat masuk adalah semua jenis surat yang di terima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang di terima melalui pos ( kantor pos ) maupun yang di terima dari kurir ( pengirim surat ) dengan menggunakan buku pengiriman ( ekspedisi ). Pengurusan dan pengendalian surat masuk dalam suatu instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat, yaitu surat penting, surat biasa rutin, surat rahasia, serta surat pribadi. Proses penanganan surat masuk menurut pendapat Ignatius Wursanto ( 2003 : 110 ) dalam bukunya “ Kearsipan I ” adalah : a. Penerimaan Surat. Sebaiknya penerima semua surat masuk ditangani oleh suatu unit sendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini

16

kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu. b. Penyortiran Surat. Penyortiran Surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat – surat yang di terima dari kantor atau instansi lain ke dalam kelompok atau golongan – golongan yang telah ditentukan. Surat – surat masuk dapat dikelompokkan menjadi tiga macam, yaitu : 1) Surat pribadi 2) Surat dinas 3) Surat – surat dinas maupun surat – surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah alamat. c. Pembukaan Surat. Pembukaan Surat yaitu kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemprosesan lebih lanjut. d. Pencatatan Surat Masuk. Setelah surat – surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat – surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya. Surat – surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali ( control card ), sedangkan surat – surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar. e. Pengarahan Surat Masuk. Pengarahan surat masuk yaitu kegiatan mengarah surat, agar

17

surat dapat segera di tindak lanjuti. 1) Pengarahan Surat Masuk Penting. a) Surat – surat yang telah digolongkan dalam surat penting oleh pencatat di catat dalam kartu kendali rangkap tiga. b) Surat – surat beserta tiga kartu kendali diteruskan kepada pengarah surat. c) Pengarah surat mengadakan pemeriksaan, apakah pengisian kolom – kolom tersebut sudah benar. d) Setelah dianggap benar, kemudian pengarah mengisi kolom kepada, dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yang akan menerima surat – surat tersebut. e) Surat – surat berikut dua kartu kendali ( kartu kendali II dan III ) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat – surat tersebutmelalui pengantar surat, kartu kendali I tetap berada di tangan pengarah surat untuk di arsip sebagai alat kontrol. f) Kartu kendali II dan III diteruskan ke Unit Pengelola. Selanjutnya kartu kendali II diserahkan kepada penata arsip yang berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses.

18

Proses pengurusan surat masuk penting
Unit Kearsipan Penerima Surat Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Surat Unit Pengolah

SP I II III

SP I II III

SP II III

I

II

II

Keterangan SP I, II, III

: : surat masuk penting : Kartu kendali

2) Pengarahan Surat Masuk Biasa. a) Setelah surat – surat di catat dalam lembar pengantar ( rangkap II ), surat – surat tersebut disampaikan pada unit pengolah. b) Unit Pengolah mengisi lembar pengantar tanggal, dan jam terima surat, nama jabatan serta tanda tangan pada kolom yang

19

tersedia. c) Selanjutnya lembar pengantar I dikembalikan ke pencatat dan lembar pengantar II di simpan oleh unit pengolah. Proses pengurusan surat masuk biasa
UNIT KEARSIPAN PENERIMA SURAT PENCATAT SURAT PENGARAH SURAT PENATA SURAT UNIT PENGOLAH

SB I II II I

SB I II

SB

II

II

Keterangan SB I, II

: : Surat biasa : Lembar pengantar surat biasa

3) Pengarahan Surat Masuk Rahasia. a) Setelah surat – surat di catat dalam lembar pengantar surat rahasia rangkap II, surat – surat tersebut disampaikan kepada Unit Pengelola. b) Unit Pengelola mengisi tanggal, jam terima surat, nama dan

20

tanda tangan pada kolom yang tersedia. c) Selanjutnya lembar pengantar I dikembalikan ke pencatat. d) Lembar pengantar II di simpan oleh Unit Pengolah.

Proses pengurusan surat masuk rahasia
UNIT – KEARSIPAN PENGOLAH PENERIMA SURAT PENCATAT SURAT PENGARAH SURAT PENATA SURAT

I

II

I

II

I

II

II II

Sularso Mulyono dkk ( 1985 : 9 ) dalam buku “ Dasar – Dasar Kearsipan “ menyebutkan langkah – langkah dalam penanganan surat masuk meliputi : a. Penerimaan surat Surat – surat yang datang diterima pada bagian penerimaan. b. Pencatatan surat Bagian pencatat setelah mencatat di buku agenda ( kalau menggunakan sisitem buku ) atau lembar pengantar.

21

c. Pemeriksaan surat Pengarah memeriksa apakah sudah sesuai dengan catatan pada lembar pengantar, yang kemudian meneruskan ke bagian pengolah surat untuk di selesaikan ( melalui tata usaha pengolah ). d. Penduplikatan Tata usaha pengolah surat meneruskan ke pimpinan pengolah setelah duplikat lembar pengantar disimpan sebagai bukti bahwa surat sudah diteruskan ke pimpinan. e. Penyimpanan Pimpinan pengolah membuatkan disposisi rangkap 2 untuk penyelesaian surat tersebut. Lembar disposisi duplikatnya disimpan dan lembar disposisi asli beserta surat tersebut dikirim ke pelaksana pengolah. Apabila surat tidak memerlukan pegolahan lebih lanjut, maka surat dikirim ke penata arsip ( arsiparis ) melalui tata usaha pengolah untuk disimpan setelah diberikan tanda pembebas. f. Pelaksana pengolah setelah menerima surat dari pimpinan dengan lembar disposisi asli, melaksanakan pengolahan sesuai dengan isi disposisi. 2. Pengelolaan Surat Keluar Menurut Ig. Wursanto ( 2003 : 144 ) surat keluar adalah surat yang sudah lengkap ( bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan / dikirim kepada instansi, kantor atau

22

lembaga lain. Proses pengurusan surat keluar menurut Ig. Wursanto ( 2003 : 145 ) antara lain : a. Pembuatan konsep surat Ada tiga cara untuk membuat konsep surat yaitu : 1) Konsep surat dibuat oleh pimpinan 2) Konsep surat dibuat oleh bawahan 3) Konsep surat dibuat dengan cara mendikte b. Pengetikan konsep surat Pengetikan konsep surat melalui proses sebagai berikut : 1) Persetujuan konsep 2) Pengiriman konsep surat 3) Pemeriksaan hasil pengetikan 4) Penandatanganan surat c. Pengiriman surat 1) Pemberian cap 2) Pengetikan amplop atau sampul surat 3) Pemeriksaan surat 4) Melipat surat 5) Menutup amplop 6) Menempelkan perangko d. Pengendalian surat keluar 1) Surat keluar penting

23

Pengendalian surat keluar penting di bedakan menjadi dua sistem yaitu : a) Sistem sentralisasi Pengurusan surat – menyurat dengan sistem sentralisasi adalah sistem pengurusan surat – menyurat yang dipusatkan pada suatu unit tertentu. Prosedur pencatatan yang dilakukan antara lain: 1. Konsep surat tetap dibuat oleh unit pengolah. 2. Setelah konsep surat diketik dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, kemudian diserahkan kepada unit kearsipan. 3. Oleh unit kearsipan surat tersebut diberi nomor dan dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga. 4. Setelah dicatat, kartu kendali II dan III berikut

tembusannya disampaikan kepada pengolah. 5. Setelah diadakan pemeriksaan seperlunya, kartu kendali diparaf oleh pengolah. 6. Kartu kendali II kemudian dikembalikan kepada pencatat untuk diserahkan kepada unit kearsipan dan disimpan sebagai pengganti arsip. Untuk kartu kendali I tetap disimpan oleh pencatat. 7. Setelah surat siap dikirim ( diberi nomor, tanggal, dibuatkan sampul dan sebagainya ) diteruskan kepada

24

bagian ekspedisi untuk dikirim melalui kurir atau melalui pos. Proses pengendalian surat keluar penting secara sentralisasi
UNIT PENGOLAH PENCATAT PENGARAH PENATA ARSIP EKSPEDISI

A T

A T I II

III

T II III II II

III
Disimpan Keterangan A B I, II, III : : Surat asli : Tembusan surat : Kartu kendali

b) Sistem desentralisasi Pengurusan surat – menyurat secara desentralisasi adalah pengurusan surat dengan memberikan kewenangan kepada setiap unit kerja ( unit pengolah ) untuk mengadakan pengurusan sendiri tentang surat – menyurat. Prosedur

25

pencatatan surat keluar penting, antara lain : 1. Masing-masing unit kerja membuat konsep surat sendiri. 2. Setelah konsep surat selesai diketik dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, masing-masing unit kerja mencatat surat tersebut dalam kartu kendali. 3. Setelah kartu kendali diisi, surat berikut tiga kartu kendali tersebut diserahkan kepada pencatat. 4. Setelah tembusan surat dibubuhi cap, tanggal dan jam pengiriman berikut kartu kendali II dan III disampaikan kepada pengolah. 5. Kartu kendali II langsung dikembalikan kepada pencatat kemudian diteruskan kepada unit kearsipan untuk disimpan sebagai pengganti arsip. Untuk tembusan surat dan kartu kendali III disimpan pengolah, kartu kendali I diteruskan ke pengarah. 6. Setelah surat siap dikirim, diberikan kepada bagian ekspedisi untuk dikirim.

26

Proses pengendalian surat keluar penting secara desentralisasi
UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH PENCATAT PENGARAH PENATA ARSIP EKSPEDISI

A

T

A

T

I

II

I III

II

III

I

T II III II
DITELITI DISIMPAN

II

III

DISIMPAN Keterangan : A B I, II, III : Surat asli : Tembusan surat : Kartu kendali

2) Surat keluar biasa a) Untuk surat keluar biasa, segala sesuatunya disiapkan oleh unit pengolah b) Setelah konsep selesai diketik, ditanda tangani dan sebagainya, unit pengolah mencatat surat keluar biasa tersebut dalam dua lembar pengantar surat biasa. c) Surat asli dan tembusannya ( arsip / pertinggal ) disampaikan

27

kepada pencatat pada unit kearsipan untuk diberi stempel Dinas. d) Tembusan dikembalikan kepada pengolah berikut lembar pengantar surat biasa II, untuk di – file sebagai arsip aktif. Sedangkan lembar pengantar surat biasa I disimpan oleh pencatat sebagai bukti pengiriman. e) Surat aslinya diberikan kepada petugas pengiriman surat, kemudian petugas mengadakan penelitian seperlunya untuk mengetahui kalau – kalau pada surat tersebut masih terdapat kekurangan. Setelah dinyatakan lengkap, petugas menyiapkan sampul surat dan diketik alamatnya.

Proses pengendalian surat keluar biasa
UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH PENCATAT PENGARAH PENATA ARSIP EKSPEDISI

A

T

A

T

I

II

I

II

T II I
Keterangan :

28

A B I, II

: Surat asli : Tembusan surat : Kartu kendali

3) Surat keluar rahasia a) Konsep surat keluar dibuat oleh pimpinan unit pengolah yang bersangkutan. b) Setelah konsep surat rahasia tersebut selesai diketik, kemudian diberi nomor, cap, dan sekaligus dibuatkan sampulnya. c) Surat tersebut kemudian dicatat dalam lembar pengantar surat keluar rahasia rangkap dua. d) Surat asli dimasukkan dalam amplop, kemudian diteruskan kepada ekspedisi untuk dikirim e) Oleh petugas ekspedisi surat tersebut tidak diteliti, karena dalam keadaantertutup. f) Lembar pengantar I diberikan kepada pengarah, kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk difile. g) Surat tembusan berikut lembar pengantar II tetap disimpan oleh pengolah sebagai arsip aktif

29

Proses pengendalian surat keluar rahasia
UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH PENCATAT PENGARAH PENATA ARSIP EKSPEDISI

A I II

T I I T

II

e. Pengiriman surat Setelah surat siap dikirim ( diberi nomor, tanggal, disampuli ) untuk selanjutnya diteruskan kepada bagian ekspedisi untuk dikirim melalui kurir / melalui pos.

Proses pengurusan surat keluar menurut Sularso Mulyono dkk ( 1985 : 11 ), antara lain : a. Pembuatan konsep Pimpinan bagian pengolah membuat konsep sendiri kemudian dikirim ke Tata Usaha untuk diketik. Atau atas dasar surat masuk memberikan disposisi dan minta pelaksana pengolah membuat konsepnya. b. Pengetikan

30

Pelaksana pengolah sesuai dengan isi disposisi membuat konsep dan diserahkan kembali ke pimpinan ke pimpinan apakah konsep yang dibuat sudah sesuai atau belum. Kemudian konsep diteruskan ke Tata Usaha untuk diketik. c. Pengoreksian Tata Usaha pengolah setelah selesai mengetik dan setelah dikoreksi dikirim ke pimpinan pengolah hasil ketikan tersebut. d. Pencatatan Bagian pencatatan menerima surat dari Tata Usaha yang rangkapnya menurut kebutuhan, kemudian mencatat ke kartu kendali ( rangkap 3 ), tetapi kalau menggunakan lembar pengantar rangkapnya hanya 2, bagian pencatat meneruskan ke bagian pengiriman dan pertinggalnya di kirim ke penata arsip melalui Tata Usaha pengolah dengan disertai 2 lembar kartu kendali. Lembar ketiga di tinggal di Tata Usaha pengolah, lembar kedua kartu kendali di simpan di penata arsip sedangkan lembar pertama disimpannya. e. Pengiriman Bagian pengiriman menerima surat asli dan tembusantembusan sesuai dengan keperluan.

F. Sarana Dalam Pengelolaan Surat – Menyurat Dalam penanganan surat – menyurat diperlukan sarana dan prasarana untuk menunjang kelancaran dalam pengurusan surat. Menurut Zulkifli

31

Amsyah

( 2005 : 57 ) sarana yang digunakan antara lain : map, filling

cabinet, kartu kendali, buku agenda dan lembar disposisi. Menurut Wursanto sarana yang digunakan yaitu lembar disposisi, folder, map, filling cabinet, guide, dan buku agenda. 1. Kartu kendali Kartu kendali yaitu selembar kertas berukuran 10 x 15 cm yang berisikan data – data suatu surat seperti indeks, isi ringkasan, lampiran, dari, kepada, tanggal surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, M / K, kode, dan catatan. 2. Lembar disposisi Lembar disposisi adalah lembaran kertas dalam ukuran tertentu yang dipergunakan oleh pimpinan sebagai sarana komunikasi antara pimpinan dan bawahan. 3. Folder Folder yaitu lipatan kertas tebal atau karton manila yang berbentuk segi empat panjang untuk menyimpan arsip atau untuk menempatkan arsip di dalam file / filling cabinet. 4. Map Map yaitu lipatan kertas atau karton ( kertas manila ) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. 5. Filling Cabinet Filling cabinet yaitu perabot kantor yang berbentuk segi empat panjang yang diletakan secara vertikal ( berdiri ) dipergunakan untuk

32

penyimpanan arsip. 6. Guide Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai sekat atau pemisah dalam penyimpanan arsip. 7. Buku agenda Buku agenda adalah sejenis buku ( buku catatan ) yang dipergunakan untuk mencatat atau untuk mendaftar semua surat ( surat yang diterima atau surat masuk ), dan surat yang akan dikirim ( surat keluar ) oleh suatu kantor atau organisasi.

G. Mengarsip Surat ( Filing ) Filing menurut Basir Barthos ( 2005 : 43 ) adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan – bahan secara sistematis, sehingga bahan – bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.

1. Sistem Mengarsip Surat Menurut Sularso Mulyono dkk ( 1985 : 43 ) dalam bukunya yang berjudul “ Dasar – Dasar Kearsipan “ ada lima macam sistem penyimpanan arsip yang digunakan, yaitu : a. Sistem Abjad Sistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan yang

didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan

33

disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad dari A – Z. Kode abjad tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis. b. Sistem Pokok Soal ( Subyek ) Sistem pokok soal ( subyek ) adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat ( pokok soal isi surat ). Dalam system ini perlu ditentukan terlebih dahulu masalah – masalah yang dihadapi sehari-hari. Masalah – masalah tersebut dibedakan sebagai kegiatan utama, kegiatan pembantu dan kegiatan lanjutannya. c. Sistem Tanggal ( Kronologis ) Sistem tanggal ( kronologis ) adalah penyimpaanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat-surat masuk penyimpanannya didasarkan atas tanggal

penerimaan sarat. Sedangkan untuk surat-surat keluar arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat. d. Sistem Nomor ( numeric filling ) Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan, bahwa arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka-angka. Dalam sistem nomor ini dibedakan menjadi dua, yaitu : 1) Sistem Klasifikasi Desimal Sistem penyimpanan ini sering dikenal dengan nama sistem Dewey. Surat yang akan disimpan ditentukan dahulu daftar klasifikasi masalah, dari kegiatan utama, kegiatan pembantu

34

sampai kegiatan lanjutan. Setelah itu surat diberi nomor kode yang dipisahkan dengan tanda titik atau koma. 2) Sistem Terminal Digit Sistem penyimpanan ini berdasarkan nomor terminal ( terakhir ). Nomor kode system ini dibagi menjadi tiga unit, yaitu : unit pertama adalah 2 ( dua ) nomor dari belakang yang menunjukkan nomor laci dan nomor guide. Unit kedua 1 ( satu ) nomor berikutnya yang menunjukkan nomor map. Sedangkan unit ketiga adalah nomor sisanya, yang menunjukkan nomor

surat/warkat yang akan disimpan. e. Sistem Wilayah Penyimpanan arsip yang didasarkan atas sisitem wilayah adalah penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah – wilayah tertentu. Dalam hal ini didasarkan atas pembagian pulau – pulau, menurut wilayah propinsi, pembagian wilayah menurut kota, bahkan menurut pembagian tingkat Kecamatan sampai Kalurahan.

Menurut Sutarto ( 1992 : 175 ) dalam bukunya yang berjudul “ Sekretaris Dan Tatawarkat “ mengemukakan bahwa sistem penyimpanan arsip digolongkan menjadi dua belas macam, antara lain : a. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Abjad Warkat yang dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama organisasi, nama wilayah, ataupun nama pokok soal

35

disimpan menurut urutan abjad dari huruf A – Z. b. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Abjad Bernomor Yaitu warkat yang dibuat atau diterima yang didalamnya termuat nama orang, nama organisasi, nama wilayah ataupun nama pokok soal disimpan menurut gabungan urutan abjad dan nomor dari A1, A2, A3 dan seterunya sampai dengan Z1, Z2, Z3 dan seterusnya. c. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Pokok Soal Berarti warkat yang dibuat atau diterima disimpan menurut pokok masalah / pokok urusan, masalah / urusan, ataupun sub masalah / sub urusan yang tertera di dalamnya. d. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Wilayah Warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi disimpan menurut pembagian satuan daerah tertentu, seperti pulau, kepulauan, propinsi, kabupaten, kotamadya, kota, kecamatan, desa, dukuh, rukun kampung, rukun tetangga, dan lain – lain. e. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Tanggal Berarti warkat – warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi disimpan menurut urutan tanggal yang tertera pada warkat tersebut. f. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Nomor Urut Berarti warkat – warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi disimpan menurut urutan angka dari angka 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, terus meningkat ke angka yang lebih besar.

36

g. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Dua Nomor Akhir Warkat – warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi yang memiliki dua nomor akhir yang sama disimpan pada tempat yang sama. h. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Tiga Nomor Akhir Berarti warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi yang memiliki tiga nomor akhir yang sama disimpan pada tempat yang sama. i. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Dua Nomor Tengah Berarti warka – warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi yang memiliki dua nomor tengah yang sama disimpan pada tempat yang sama. j. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Nomor Persepuluh Warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi telah dibuatkan nomor persepuluh tertentu untuk setiap masalah tertentu sehingga setiap masalah yang memiliki nomor persepulah yang sama akan disimpan pada tempat yang sama. k. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Nomor Berkode / berabjad Warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi disimpan menurut nomor urut dan abjad. l. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Suara Berarti warkat – warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi yang memuat nama – nama orang yang bunyi

37

pengucapannya sama terlepas dari bagaimana menulisnya akan diberi kode nomor yang sama dan disimpan di tempat yang sama.

2. Azas Penyimpanan Kearsipan Menurut Sularso Mulyono dkk ( 1985 : 32 ) azas penyimpanan surat ada tiga, yaitu : a. Azas Sentralisasi Azas sentralisasi yaitu penyimpanan arsip yang dipusatkan pada suatu unit tersendiri bagi semua arsip yang terdapat pada organisasi tersebut. b. Azas Desentralisasi Azas desentralisasi berarti tiap unit kerja menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri – sendiri. c. Azas Kombinasi Sentralisasi – Desetralisasi Azas kominasi sentralisasi – desentralisasi yaitu penyimpanan arsip untuk beberapa unit kerja disentralisir sedangkan untuk unit – unit kerja yang mempunyaai spesifikasi tersendiri dimungkinkan menyelenggarakan sendiri – sendiri penyelenggaraan penyimpanan arsipnya.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Lokasi Penelitian Lokasi yang dijadikan sebagai tempat penelitian adalah pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah Jalan Pahlawan no. 16 Semarang.

B. Operasional Konsep Dalam melakukan penelitian untuk Tugas Akhir ini, yang menjadi operasional konsepnya adalah sebagai berikut : 1. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar. 2. Sarana yang digunakan dalam pengelolaan surat menyurat. 3. Kendala – kendala yang dihadapi dalam pengelolaan surat menyurat dan bagaimana cara mengatasinya.

C. Jenis Data Jenis data yang penulis gunakan dalam pembuatan Tugas Akhir ini adalah: 1. Data Primer Yaitu data yang diambil langsung dari sumbernya. Dalam hal ini peneliti ( penulis ) secara langsung observasi ke obyek penelitian yaitu pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah dengan

38

39

melalui wawancara. 2. Data Sekuder Yaitu data yang diperoleh penulis dari buku – buku atau literatur yang terkait dengan penulisan Tugas Akhir ini sebagai penunjang dalam penelitian. Dan merupakan data yang sudah baku serta di publikasikan dari data sekunder ini akan diperoleh data penelitian kepustakaan yaitu metode pengumpulan data dengan cara membaca serta mempelajari buku-buku yang berhubungan dengan tema penulisan Tugas Akhir ini.

D. Metode Pengumpulan Data 1. Metode Wawancara atau Interview. Adalah mengajukan pertanyaan secara lisan untuk dijawab secara lisan pula. Dengan ini penulis mengumpulkan data dengan cara mengajukan pertanyaan secara langsung kepada informan atau pegawai pada kantor yang di teliti. Dengan ini penulis mendapatkan informasi dan penjelasan yang ada kaitannya dengan masalah yang penulis angkat. 2. Metode Observasi. Yaitu pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap gejala yang tampak pada obyek penelitian. Penulis melakukan pengamatan secara langsung, yaitu dengan mengamati proses pengurusan surat menyurat pada kantor yang diteliti, untuk menunjang dalam penyusunan Tugas Akhir ini. 3. Metode Dokumentasi

40

Adalah data yang diperoleh dengan cara mengumpulkan data-data yang disediakan oleh instansi. Yaitu dengan mencari data mengenai halhal atau variabel-variabel yang berupa catatan, buku-buku, surat kabar, majalah dan sebagainya. Arikunto ( 2002 : 236 ). Dengan metode ini penulis mendapatkan teori – teori sebagai referensi untuk menunjang penulisan Tugas Akhir ini.

E. Metode Analisis Data Metode analisis data yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode analisis data secara deskriptif, yaitu dengan mengumpulkan data yang berisi uraian, paparan tentang objek sebagaimana adanya pada suatu waktu. Untuk menganalisis data secara deskriptif peneliti mempergunakan metode analisis kualitatif, yaitu data yang diperoleh dipilih dan disusun secara sistematis kemudian dianalisa secara kualitatif untuk mendapat deskriptif tentang Pengelolaan Surat Menyurat Pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah.

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah 1. Sejarah Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah di bentuk berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 7 Tahun 2001. Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah merupakan unsur pelaksana Pemerintah Daerah di bidang tenaga kerja dan transmigrasi yang di pimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekertaris Daerah. Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah merupakan instansi atau lembaga gabungan dari : a. Dinas Tenaga Kerja Provinsi Jawa Tengah. b. Kanwil Departemen Tenaga Kerja Jawa Tengah. c. Kanwil Departemen Transmigrasi Jawa Tengah. Penggabungan ketiga instansi ini sejalan dengan PP Nomor 84 Tahun 2000 tentang pedoman organisasi perangkat daerah. 2. Susunan Organisasi Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah Di bawah ini akan dijelaskan tentang struktur organisasi yang

41

42

meliputi tugas dan tanggung jawab Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah, terdiri dari : a. Kepala Dinas Tugas pokok dari Kepala Dinas adalah sebagai pemimpin pelaksanaan tugas pokok dan pemimpin pelaksanaan fungsi Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah. b. Wakil Kepala Dinas Tugas pokok Wakil Kepala Dinas adalah mewakili Kepala Dinas dalam pelaksanaan tugas pokok dan pelaksanaan fungsi berdasarkan pendelegasian dan melaksanakan tugas sebagai Kepala Dinas apabila Kepala Dinas berhalangan kecuali penetapan kebijakan keuangan, kepegawaian, umum dan perlengkapan serta bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. c. Bagian Tata Usaha Tugas pokok dari Bagian Tata Usaha adalah menyiapkan bahan rencana dan program kerja, pelaporan bidang ketatausahaan, pelaksanaan dan pelayanan administrasi umum, kepegawaian dan keuangan serta pelaksanaan dan pelayanan urusan hubungan masyarakat, perpustakaan, hukum, organisasi dan tata laksana, rumah tangga dan perlengkapan di lingkungan Dinas. Bagian Tata Usaha, membawahi : 1) Sub Bagian Kepegawaian. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,

43

pelaporan bidang kepegawaian, pelaksanaan dan pelayanan administrasi umum, Tata Usaha kepagawaian, mutasi dan pengembangan pegawai di lingkungan Dinas.

2) Sub Bagian Keuangan. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan administrasi anggaran dan pembukuan, pengendalian dan ferifikasi serta pelaporan bidang keuangan di lingkungan Dinas. 3) Sub Bagian Umum. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program, pelaporan bidang Tata Usaha, pelaksanaan administrasi umum, urusan hubungan masyarakat, perpustakaan, hukum, organisasi, dan tata laksana, serta rumah tangga di lingkungan Dinas. 4) Sub Bagian Perlengkapan. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan, pelayanan dan teknis, analis kebutuhan, pengadaan dan inventaris, pemanfaatan dan perubahan status hukum serta pelaporan bidang perlengkapan di lingkungan Dinas d. Sub Dinas Bina Program Tugas pokok dari bagian ini adalah menyiapkan bahan kebijakan dan teknis, rencana dan program, koordinasi kebijakan teknis, pelaksanaan sistem informasi, pemantauan dan evaluasi,

44

pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi, evaluasi dan pelaporan bidang rencana dan program, informasi ketenagakerjaan dan ketransmigrasian, pengembangan dan perencanaan tenaga kerja daerah dan transmigrasi. Sub Dinas Bina Program, membawahi : 1) Seksi Rencana dan Program. Bertugas menyediakan bahan kebijakan teknis, rencana dan program, koordinasi kebijakan teknis, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi bidang rencana dan program ketenagakerjaan dan ketransmigrasian. 2) Seksi Informasi Ketenagakerjaan dan Transmigrasi. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pelaporan bidang informasi ketenagakerjaan dan ketransmigrasian serta sistem informasi bidang tenaga kerja dan transmigrasi. 3) Seksi Pengembangan dan Perencanaan Tenaga Kerja dan Transmigrasi. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program, pelaksanaan, pelayanan, administrasi dan teknis, fasilitasi,

pelaporan bidang pengembangan perencanaan tenaga kerja dan transmigrasi. 4) Seksi Evaluasi dan Laporan. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi, bidang

45

evaluasi dan laporan serta evaluasi dan pelaporan bidang ketenagakerjaan dan ketransmigrasian. e. Sub Dinas Pelatihan dan Produktifitas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Tugas pokok dari bagian ini adalah menyiapkan bahan rencana dan program, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi, pemantauan dan evaluasi bidang instruktur dan lembaga pelatihan, program sertifikasi, pemagangan dan penyiapan lokasi serta bimbingan produktifitas tenaga kerja dan transmigrasi serta pelaporan bidang pelatihan dan produktifitas tenaga kerja dan transmigrasi. Sub Dinas Pelatihan dan Produiktifitas Tenaga Kerja dan Transmigrasi yang membawahi : 1) Seksi Instruksi dan Lembaga. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan, dan evaluasi serta pelaporan bidang instruktur dan lembaga pelatihan. 2) Seksi Program dan Sertifikat. Mempunyai tugas menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi, pemantauan dan evaluasi serta pelaporan pelaksanaan bidang program dan sertifikasi.

46

3) Seksi Pemagangan dan Penyiapan Lokasi Transmigrasi. Bertugas menyediakan bahan rencanaan dan program kerja, pelaksanaan, pelayanan, administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi serta pelaporan bidang pemagangan dan penyiapan lokasi. 4) Seksi Bimbingan Produktifitas Tenaga Kerja dan Transmigrasi. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan, dan evaluasi serta pelaporan bidang bimbingan produktifitas tenaga kerja dan transmigrasi. f. Sub Dinas Penyaluran dan Penempatan Tenaga Kerja dan Transmigrasi Tugas pokok dari bagian ini adalah menyiapkan bahan rencana dan program pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi, pemantauan dan evaluasi serta pelaporan bidang penyaluran

penempatan tenaga kerja dalam negeri, tenaga asing dan transmigrasi, penyaluran dan penempatan tenaga kerja luar negeri, informasi tenaga kerja, transmigrasi dan bursa kerja serta pengembangan dan perluasan kerja dan transmigrasi. Sub Dinas Penyaluran dan Penempatan Tenaga Kerja dan Transmigrasi yang membawahi : 1) Seksi Penyaluran dan Penempatan Tenaga Kerja Dalam Negeri, Tenaga Kerja Asing dan Transmigrasi. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,

47

pelaksanaan,

pelayanan

administrasi

dan

teknis,

fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang penyaluran dan penempatan tenaga kerja dalam negeri, tenaga kerja asing dan transmigrasi. 2) Seksi Penyaluran dan Penempatan Tenaga Kerja Luar Negeri. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang penyaluran dan penempatan tenaga kerja luar negeri serta pelakasanaan teknis pemberian ijin operasional pengerah jasa tenaga kerja indonesia, perwakilan daerah atau pengerah jasa tenaga kerja indonesia. 3) Seksi Informasi Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Bursa Kerja. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang pelaksanaan bidang informasi tenaga kerja dan transmigrasi serta bursa kerja dan fasilitasi analisis jabatan terhadap perushaan swasta dan pemerintah serta pemberian ijin operasional psikolog. 4) Seksi Pengembangan dan Perluasan Kerja dan Transmigrasi. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang pengembangan dan perluasan kerja dan transmigrasi.

48

g. Sub Dinas Hubungan Industrial dan Persyaratan Kerja Tugas pokok bagian ini adalah menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi, pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang

pengupahan, kesejahteraan tenaga kerja, persyaratan kerja, pembinaan hubungan industrial dan sarana – sarana serta penyelesaian perselisihan hubungan industrial. Sub Dinas Hubungan Industrial dan Persyaratan Kerja yang membawahi : 1) Seksi Pengupahan dan Kesejahteraan Tenaga Kerja. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang pengupahan dan kesejahteraan tenaga kerja. 2) Seksi Hubungan Industrial. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang hubungan individual. 3) Seksi Persyaratan Kerja. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang persyaratan kerja termasuk jaminan sosial tenaga kerja pada perusahaan swasta,

49

BUMN atau BUMD serta sektor informal. 4) Seksi Perselisihan dan Hubungan Industrial. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang perselisiahan hubungan industrial trermasuk pemutusan hubungan kerja dan pencegahan gejolak ketenagakerjaan. h. Sub Dinas Pengawasan Tenaga Kerja Tugas pokok bagian ini adalah menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi, pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang

pengawasan norma kerja dan jaminan sosial tenaga kerja, pengawasan kesehatan tenaga kerja dan hyperkes, pengawasan keselamatan tenaga kerja dan pengawasan penempatan dan penyaluran tenaga kerja. Sub Dinas Pengawasan Tenaga Kerja yang membawahi : 1) Seksi Pengawasan Norma Kerja dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang pengawasan preventif dan represif justicial bidang pengawasan norma kerja dan jaminan sosial tenaga kerja. 2) Seksi Pengawasan Kesehatan Tenaga Kerja dan Hyperkes. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja,

50

pelaksanaan,

pelayanan

administrasi

dan

teknis,

fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang pengawasan kesehatan tenaga kerja dan hyperkes. 3) Seksi Pengawasan Keselamatan Tenaga Kerja. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang pengawasan keselamatan tenaga kerja. 4) Seksi Pengawasan Penempatan dan Penyaluran Tenaga Kerja. Bertugas menyediakan bahan rencana dan program kerja, pelaksanaan, pelayanan administrasi dan teknis, fasilitasi,

pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan bidang pengawasan, penempatan dan penyaluran tenaga kerja. i. Kelompok Jabatan Fungsional Terdiri dari jumlah jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahlian dan ketrampilan. 3. Bidang Kegiatan Bidang kegiatan yang dilakukan Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah adalah dalam bidang tenaga kerja dan transmigrasi, yang mempunyai tugas pokok sebagai berikut : a. Melaksanakan kewenangan desentralisasi di bidang tenaga kerja dan transmigrasi yang diserahkan kepada Pemerintah Daerah. b. Melaksanakan kewenangan di bidang tenaga kerja dan transmigrasi

51

yang bersifat lintas Kabupaten atau Kota. c. Melaksanakan kewenangan Kabupaten atau Kota di bidang tenaga kerja dan transmigrasi yang dikerjasamakan dengan atau diserahkan kepada Provinsi sesuai dengan Peraturan Perundang – undangan yang berlaku. d. Melaksanakan kewenangan dekonsentrasi yang dilimpahkan kepada Gubernur dan tugas pembantuan di bidang tenaga kerja dan transmigrasi sesuai dengan Peraturan Perundang – undangan yang berlaku. 4. Lokasi Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah Lokasi merupakan tempat bagi instansi dalam menjalankan semua kegiatanya. Pemilihan lokasi yang baik harus memperhatikan kondisi yang tepat dan strategis bagi instansi tersebut serta faktor keamanan dan kemudahan dalam menjangkaunya. Ketepatan pemilihan lokasi akan menunjang fungsi dan tujuan dari instasi tersebut, terutama dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat luas ( public service ) yang berhubungan dengan bidang ketenagakerjaan dan transmigrasi. Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah berlokasi di Jalan Pahlawan Nomor 16 Semarang, merupakan tempat yang baik dan strategis. Lokasi Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah. Pemilihan lokasi ini dengan mempertimbangkan : dekat dengan pusat kota ( Simpang Lima Semarang ), terletak di daerah pusat Pemerintah, mudah di jangkau masyarakat.

52

B. Hasil Penelitian Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis di lapangan, pengurusan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah melalui satu pintu dan menggunakan asas sentralisasi yang berada pada Sub Bagian Umum.

1. Pengelolaan Surat Masuk a. Pengelolaan Surat Masuk Pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah adalah sebagai berikut : 1) Penerimaan Surat. Surat di terima oleh Sub Bagian Umum yang melalui kurir atau pos. 2) Penyortiran Surat. Surat di pilah – pilah mana yang surat masuk pribadi, surat masuk rahasia dan surat masuk biasa oleh Bagian Umum. 3) Pembukaan Surat. Surat di buka sesuai dengan kriteria surat tersebut, dalam hal ini mana surat masuk penting dan surat masuk biasa. 4) Pencatatan. Nomor dan tanggal surat di catat pada kartu kendali, lembar disposisi. 5) Penandatanganan. Surat tersebut dimintakan paraf ke Bagian Tata Usaha

53

sebagai bukti surat sudah naik dan sudah diketahui oleh Kepala Dinas. 6) Pengiriman. Surat beserta kartu kendali warna putih di simpan di Sub Bagian Umum sebagai kontrol sedangkan kartu kendali warna merah muda melekat pada surat beserta lembar disposisi dan diteruskan ke Unit Pengelola oleh Bagian Umum beserta kartu kendali warna merah muda dan kuning di paraf oleh Unit Pengelola sebagai bukti surat sudah di terima oleh Unit Pengelola dan kartu kendali kuning kembali ke Bagian Umum. 7) Penyimpanan. Setelah di terima oleh Sub Dinas, surat tersebut di simpan dan apabila perlu di balas maka secepatnya untuk membalas. b. Pengarahan surat masuk pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah. 1) Pengarahan Surat Masuk Penting a) Surat masuk yang di terima melalui pos atau di antar oleh petugas kantor yang bersangkutan di catat informasinya pada kartu kendali rangkap tiga dan lembar disposisi warna merah muda oleh pencatat. b) Surat di catat nomor urut surat masuk. c) Setelah semua kolom kartu kendali di isi kemudian kartu kendali rangkap 3 ( tiga ), lembar disposisi merah muda beserta

54

surat diserahkan ke Kepala Bagian Tata Usaha ( TU ) untuk dimintakan paraf oleh Sekretaris Kapala Bagian Tata Usaha ( TU ). d) Bagian Tata Usaha ( TU ) membaca isi surat tersebut apabila

surat tersebut perlu tindak lanjut Kepala Dinas, Kepala Bagian Tata Usaha ( TU ) hanya memberikan paraf pada lembar disposisi, untuk kartu kendali warna putih di simpan di Bagian Umum sebagai kartu kontrol. e) Kartu kendali warna merah muda melekat pada surat beserta lembar disposisi naik ke Kepala Dinas. f) Selanjutnya apabila surat tersebut sudah turun ( sudah di disposisikan oleh Kepala Dinas ) dan diteruskan ke Unit Pengelola ( UP ) oleh Bagian Umum beserta kartu kendali warna merah muda dan kuning di paraf oleh Unit Pengelola ( UP ) sebagai bukti bahwa surat tersebut sudah di terima oleh Unit Pengelola ( UP ). g) Kartu kendali warna kuning kembali ke Bagian Umum untuk di simpan dalam kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat tersebut berada di Unit Pengelola ( UP ). h) Kartu kendali warna merah muda pada Unit Pengelola ( UP ) masing – masing. i) Jika kartu kendali pada kolom kode terdapat tanda xxx, maka surat harus segera ditangani sampai selesai dalam waktu 1 hari

55

atau untuk menjadi perhatian segera. 2) Pengarahan Surat Masuk Biasa Pengurusan surat masuk biasa hanya di tulis pada lembar pengantar. Adapun kegiatannya sebagai berikut : a) Surat di catat nomor urut surat masuk. b) Surat masuk di catat pada lembar pengantar rangkap 2 sesuai dengan Unit Pengelola yang bersangkutan. lembar pengantar surat biasa berwarna putih pada lembar 1 dan 2 berwarna hijau. c) Surat diserahkan ke masing – masing pengelola yang bersangkutan untuk di minta paraf pada petugas. d) Lembar pengantar warna hijau di simpan oleh masing – masing pengelola yang bersangkutan, lembar pengantar warna putih di simpan oleh bagian pencatat. e) Lembar pengantar warna putih dikelompokkan menurut Unit Pengelola dan di susun secara kronologis. 3) Pengarahan Surat Masuk Rahasia a) Mencatat nomor urut surat masuk. b) Surat masuk rahasia di catat pada lembar pengantar surat rahasia rangkap 2. c) Surat tersebut disampaikan ke Unit Pengelola ( UP ). d) Setelah itu surat langsung disampaikan kepada Kepala Dinas. e) Selanjutnya lembar pengantar I dikembalikan ke pencatat dan lembar ke II di simpan oleh Unit Pengelola ( UP ).

56

2. Pengelolaan Surat Keluar a. Prosedur pengelolaan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah adalah sebagai berikut : 1) Pembuatan konsep surat. Pembuatan konsep ini dimaksudkan supaya dalam

pengetikan tidak terjadi kesalahan tujuan, isi, ataupun maksud dari penulisan surat tersebut. 2) Persetujuan konsep surat. Dimaksudkan untuk mengetahui apa yang akan diketik sudah mendapatkan persetujuan oleh Pimpinan. 3) Pengetikan. Setelah mendapat persetujuan Pimpinan maka surat tersebut diserahkan pada bagian pengetikan dan diteliti tentang

kesempurnaan surat tersebut. 4) Penandatanganan. Setelah di ketik surat kemudian disampaikan kepada Pimpinan atau pejabat yang berwenang untuk di mintakan tanda tangan. 5) Pencatatan. Di catat pada kartu kendali yang digunakan untuk menyimpan arsip. 6) Pemberian cap Dinas. Setelah di tanda tangan kemudian dicap yang dimaksudkan

57

untuk menjelaskan keberadaan suatu organisasi. 7) Penyampulan. Langkah selanjutnya penyampulan dengan memasukkan surat kedalam amplop pengiriman. 8) Pengiriman. Pengiriman dilakukan apabila langkah – langkah diatas tersebut dilakukan dengan baik dan seksama, kemudian dikirim melalui kurir atau pos. 9) Penyimpanan Penyimpanan adalah menyimpan kartu kendali yang telah diisi, dimana yang disimpan adalah lembar pertama dan ketiga. b. Pengarahan surat keluar Pengarahan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah, antara lain : 1) Pengarahan surat keluar penting Pengarahan surat keluar penting antara lain sebagai berikut: Konsep surat dibuat oleh sub bag atau sub din yang bersangkutan. a) Sebelum diketik konsep dilampiri draf yang diajukan kepada Kepala Dinas untuk dimintakan persetujuan dan paraf Kepala Dinas. b) Kemudian konsep dikembalikanke kasi, selanjutnya surat tersebut di ketik ulang. Lalu dicatat pada kartu kendali surat keluar rangkap 3 ( putih, merah muda, dan kuning ). Untuk

58

lembar putih dan merah muda disimpan oleh sub bagian umum namun untuk lembar warna merah muda dan konsep surat diserahkan oleh sub bag atau sub din masng – masing yang membuat suart untuk kemudian di arsip. c) Setelah disetujui dan diberi nomor kemudian diserahkan pada bagian pengetikan dan penggandaan. d) Selanjutnya surat tersebut disampaikan kepada Pimpinan untuk di paraf. e) Surat yang telah di paraf kemudian dimintakan nomor di sub bagian umum dan di cap dengan stempel Dinas. f) Selanjutnya adalah penyampulan yaitu memasukkan surat kedalam amplop. g) Setelah dicatat surat kemudian diserahkan kepada bagian

pengiriman kemudian dicatat pada lembar ekspedisi untuk selanjutnya dikirim ke alamat tujuan. 2) Pengarahan surat keluar biasa Proses pengarahan surat keluar biasa adalah sebagai berikut: a) Konsep surat dibuat oleh sub bag atau sub din yang bersangkutan. b) Konsep diajukan kepada Kepala Dinas untuk dimintakan persetujuan. c) Selanjutnya konsep diserahkan ke bagian pengetikan dan

59

penggandaan. d) Konsep yang telah disetujui dan diberi nomor kemudian diserahkan pada bagian pengetikan dan penggandaan. e) Setelah itu diserahkan pada pencatat yang kemudian mencatatnya pada kartu kendali surat keluar rangkap 3 yang selanjutnya di arsip. f) Kemudian surat tersebut diberi amplop yang telah di stempel untuk diserahkan pada bagian pengiriman dan dicatat dalam lembar ekspedisi. 3) Pengarahan surat keluar rahasia Proses pengarahan surat keluar rahasia : a) Konsep surat dibuat oleh Pimpinan unit pengolah yang bersangkutan. b) Setelah konsep surat tersebut selesai lalu diketik. c) Kemudian diberi nomor, cap, dan sekaligus dibuatkan sampulnya. d) Surat tersebut kemudian dicatat pada kartu kendali surat keluar rahasia rangkap 3. e) Surat dimasukkan dalam amplop. f) Kemudian diteruskan kepada eksepedisi untuk dikirim. g) Oleh petugas ekspedisi surat tersebut tidak diteliti, karena dalam keadaan tertutup / rahasia. h) Lembar pengantar 1 diberikan kepada pengarah, kemudian

60

diteruskan kepada penata arsip. i) Surat tembusan berikut lembar pengantar 2 disimpan oleh pengolah.

3. Sarana yang digunakan dalam pengelolaan surat menyurat, antara lain : a) Buku nomor urut Buku ini digunakan untuk mencatat semua surat masuk dan surat keluar. b) Map odner Map odner adalah map tebal yang dipergunakan untuk menyimpan surat, biasanya diletakkan diatas rak atau meja. c) Map snelhecter Adalah map yang di gunakan untuk meletakkan surat atau menyimpan surat sebelum di masukkan ke dalam filling kabinet. d) filling kabinet Filling kabinet adalah lemari besi untuk menyimpan semua surat – surat atau berkas – berkas. e) Lemari katalog Lemari katalog adalah lemari yang di gunakan untuk menyimpan kartu kendali. f) Kartu kendali Dengan menggunakan kartu kendali sangat menguntungkan

61

karena mudah ditata dengan bentuk yang kecil, pemberkasan tidak bergantung pada buku agenda, mengurangi pencatatan yang berulangulang, berfungsi sebagai pengganti arsip. g) Lembar disposisi Lembar disposisi sebagai alat untuk menyampaikan informasi dari staf kepada pimpinan atau untuk menyampaikan instruksi kepada staf. 4. Kendala – kendala yang dihadapi dalam penanganan surat menyurat pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah a. Biaya / dana dalam pengurusan surat menyurat Biaya adalah masalah yang sangat penting untuk meningkatkan kegiatan kerja pada suatu organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Belum adanya anggaran khusus untuk menangani masalah kearsipan pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah. b. Tingkat pendidikan dari petugas Tingkat pendidikan mempengaruhi dalam pengurusan surat menyurat, karena petugas kearsipan pada kantor Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah berlatar belakang pada pendidikan umum.

C. Pembahasan Dalam mencapai tujuan untuk mendapatkan hasil yang baik dan benar, maka diperlukan persiapan untuk memperoleh data yang akurat. Persiapan –

62

persiapan yang dilakukan yaitu dengan mengadakan survey observasi untuk memperoleh dokumen – dokumen serta literatur penunjang sehingga dapat menyusun garis besar penelitian. Penelitian ini dilakukan dalam rangka pengumpulan data – data dengan teknik yang digunakan yaitu dengan observasi dan wawancara langsung dengan informan di tempat penelitian. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan peneliti di lapangan, Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah dalam penanganan surat masuk dan surat keluar menggunakan sitem kartu kendali dan pengelolaannya melalui satu pintu dan menggunakan asas sentralisasi.

1. Penanganan Surat Masuk Menurut Ig Wusanto ( 2003 : 108 ) surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang di terima dari instansi lain atau dari perorangan. Surat masuk adalah semua jenis surat yang di terima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang di terima melalui pos ( kantor pos ) maupun yang di terima dari kurir ( pengirim surat ) dengan menggunakan buku pengiriman ( ekspedisi ). Pengelolaan Surat Masuk Pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah adalah penerimaan surat di terima oleh Sub Bagian Umum yang melalui kurir atau pos, selanjutnya penyortiran surat di pilah – pilah mana yang surat masuk pribadi, surat masuk rahasia, kemudian pembukaan surat sesuai dengan kriteria surat,

63

pencatatan.surat di beri nomor urut, di catat pada kartu kendali, lembar disposisi, penandatanganan surat dimintakan paraf ke Bagian Tata Usaha sebagai bukti surat sudah naik dan sudah diketahui oleh Kepala Dinas, pengiriman surat ke Bagian Umum, penyimpanan, setelah di terima oleh Sub Dinas, surat tersebut di simpan dan apabila perlu di balas maka secepatnya untuk membalas. Sularso Mulyono dkk ( 1985 : 9 ) dalam buku “ Dasar – Dasar Kearsipan “ menyebutkan langkah-langkah dalam penanganan surat masuk meliputi : surat diterima pada bagian penerimaan, pencatatan surat di buku agenda atau lembar pengantar, pemeriksaan surat sesuai dengan catatan pada lembar pengantar, yang kemudian meneruskan ke bagian pengolah surat untuk di selesaikan ( melalui tata usaha pengolah ), penduplikatan lembar pengantar disimpan sebagai bukti bahwa surat sudah diteruskan ke pimpinan, penyimpanan lembar disposisi duplikatnya disimpan dan lembar disposisi asli beserta surat tersebut dikirim ke pelaksana pengolah. Apabila surat tidak memerlukan pegolahan lebih lanjut, maka surat dikirim ke penata arsip ( arsiparis ) melalui tata usaha pengolah untuk disimpan setelah diberikan tanda pembebas, pengolah setelah menerima surat dari pimpinan dengan lembar disposisi asli, melaksanakan pengolahan sesuai dengan isi disposisi. Dari hasil analisa antara teori dalam literatur dengan fakta yang ada pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah tentang penanganan surat masuk tidak ada perbedaan yang siknifikan dan ini dapat

64

dilihat dari aliran kerja surat masuk pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah.

2. Penanganan Surat Keluar Menurut Ig. Wursanto ( 2003 : 144 ) surat keluar adalah surat yang sudah lengkap ( bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan / dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Prosedur pengelolaan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja Provinsi Jawa Tengah antara lain pembuatan konsep surat, persetujuan konsep surat oleh Pimpinan, setelah itu surat diserahkan pada bagian pengetikan dan diteliti tentang kesempurnaan surat tersebut, setelah itu surat kemudian disampaikan kepada Pimpinan atau pejabat yang berwenang untuk di mintakantanda tangan, kemudian di catat pada kartu kendali yang digunakan untuk menyimpan arsip, setelah di tanda tangan kemudian dicap, selanjutnya penyampulan surat kedalam amplop, pengiriman dilakukan apabila langkah – langkah tersebut dilakukan dengan baik dan seksama, penyimpanan adalah menyimpan kartu kendali yang telah diisi, dimana yang disimpan adalah lembar pertama dan ketiga. Proses pengurusan surat keluar menurut Sularso Mulyono dkk ( 1985 : 11 ), antara lain : pembuatan konsep kemudian dikirim ke Tata Usaha untuk diketik, setelah selesai mengetik dan setelah dikoreksi

65

dikirim ke pimpinan pengolah hasil ketikan tersebut, bagian pencatatan menerima surat dari tata usaha yang rangkapnya menurut kebutuhan, kemudian mencatat ke kartu kendali ( rangkap 3 ), bagian pengiriman menerima surat asli dan tembusan – tembusan sesuai dengan keperluan. Dari hasil analisa antara teori dalam literatur dengan fakta yang ada pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah tentang penanganan surat keluar tidak ada perbedaan yang siknifikan dan ini dapat dilihat dari aliran kerja surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah.

3. Sarana yang digunakan dalam pengelolaan surat menyurat Sarana yang digunakan oleh Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan surat menyurat meliputi buku nomor urut, map odner, map snelhekter, lemari katalog, filing kabinet. Adapun sarana – sarana yang digunakan dalam pengelolaan surat menyurat menurut beberapa ahli, antara lain : a. Kartu kendali Menurut Zulkifli Amsyah ( 2005 : 57 ) kartu kendali yaitu selembar kertas berukuran 10 x 15 cm yang berisikan data-data suatu surat seperti indeks, isi ringkasan, lampiran, dari, kepada, tanggal surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, M / K, kode, dan catatan.

66

b. Lembar disposisi Menurut Sugiharto ( 2005 : 30 ) lembar disposisi adalah

lembaran kertas yang dipergunakan oleh pimpinan sebagai alat pengendalian dalam distribusi penyelesaian suatu dokumen. c. Folder Menurut Wursanto ( 1991 : 36 ) folder yaitu lipatan kertas tebal atau kertas manila yang berbentuk segi empat panjang untuk menyimpan arsip atau untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip di dalam file / filling cabinet. d. Map Menurut Wursanto ( 1991 : 41 ) map yaitu lipatan kertas atau karton ( kertas manila ) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. e. Filling cabinet Menurut Wursanto ( 1991 : 41 ) filling cabinet yaitu perabot kantor yang berbentuk segi empat panjang yang diletakan secara vertikal ( berdiri ) dipergunakan untuk penyimpanan arsip. f. Guide Menurut Wursanto ( 1991 : 38 ) guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat atau pemisah dalam penyimpanan arsip. g. Buku agenda Menurut Wursanto ( 1991 : 206 ) buku agenda adalah sejenis buku ( buku catatan ) yang dipergunakan untuk mencatat atau untuk

67

mendaftar semua surat ( surat yang diterima atau surat masuk ), dan surat yang akan dikirim ( surat keluar ) oleh suatu kantor atau organisasi. Dari hasil analisa antara teori dalam literatur dengan fakta yang ada pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah tentang sarana – sarana yang digunakan dalam surat masuk dan surat keluar tidak ada perbedaan yang siknifikan. 4. Kendala – kendala yang dihadapi dalam penanganan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah a. Biaya / dana Biaya adalah masalah yang sangat penting untuk meningkatkan kegiatan kerja pada suatu organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Belum adanya anggaran khusus untuk menangani masalah kearsipan pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah, maka sarana dan prasarana untuk menunjang masalah kearsipan khususnya dalam penanganan surat menyurat belum begitu baik. b. Tingkat pendidikan dari petugas Tingkat pendidikan mempengaruhi dalam pengurusan surat menyurat, karena petugas kearsipan pada kantor Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah berlatar belakang pada pendidikan umum. Sedangkan untuk menangani kearsipan diperlukan tingkat pendidikan yang khusus.

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian diatas Penulis dapat menyimpulkan sebagai berikut : 1. Proses pengurusan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah terdiri dari, pengelolaan surat masuk dan surat keluar, pengarahan surat masuk dan surat keluar antara lain surat yang bersifat penting, biasa, rahasia. Dalam kegiatan penemuan kembali surat – surat pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah menggunakan kartu kendali dengan mencari di filling cabinet. 2. Sarana – sarana yang digunakan oleh Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah dalam pengelolaan surat menyurat antara lain : buku nomor urut, map odner, map snelhekter, lemari katalog, filing kabinet. 3. Kendala – kendala yang dihadapi oleh Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah yaitu pada biaya dalam pengurusan surat menyurat, dan tingkat pendidikan dari petugas yang latar belakang pendidikan umum.

68

69

B. Saran Setelah memperoleh gambaran tentang kondisi pengurusan surat masuk dan surat keluar maka diperlukan usaha untuk perbaikan demi tercapai dan tertibnya persuratan dan kelancaran kegiatan surat – menyurat pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah, saran – saran Penulis antara lain : 1. Dengan Pengelolaan Surat Menyurat yang begitu banyaknya tahapan diharapkan petugas – petugas pengelolaan surat menyurat lebih teliti dalam mengolah surat supaya tidak terjadi kesalahan – kesalahan. 2. Penambahan sarana dan prasarana untuk menunjang kearsipan sehingga kelancaran kerja dapat tercapai dengan baik. 3. Mengingat pentingnya surat menyurat maka diperlukan peningkatan pelatihan kecermatan dalam pengelolaan surat sehingga dapat diharapkan tidak terjadi keterlambatan pengiriman

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 2005, Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama Arikunto, Suharsimi. 2002, Prosedur Penelitian Suatu Pembahasan. Jakarta : Bhineka Cipta Barthos, Basir. 2005, Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara Mulyono, Sularso, dkk. 1985, Dasar- Dasar Kearsipan. Yogyakarta : Liberty Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah No. 7 Tahun 2001 tentang ketentuan pokok kearsipan Peraturan Pemerintah Nomor 84 Tahun 2000 tentang pedoman organisasi perangkat daerah. Silmi, Sikka Mutiara. 2004, Panduan Menulis Surat Lengkap. Yogyakarta : Absolut Sugiarto, Agus, dkk. 2005, Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta : Gava Media Sutarto. 1992, Sekretaris Dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gajah Mada Universitas Press Syamsi, Ibnu. 1994, Sistem dan Prosedur Kerja. Jakarta : Bumi Aksara Wursanto, Ignatius. 2003, Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius

70

71

LAMPIRAN – LAMPIRAN

72

DAFTAR WAWANCARA

1. Bagaimana sejarah Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi jawa Tengah ? 2. Bagaimana struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah ? 3. Tugas pokok apa saja yang dilakukan dalam bidang tenaga kerja dan transmigrasi? 4. Berlokasi dimanakah Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah ? Dan apakah terletak di daerah pusat pemerintah ? 5. Bagaimana pengelolaan dan pengarahan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja Dan Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah ? 6. Sarana apa saja yang digunakan dalam pengelolaan surat menyurat ? 7. Apakah dalam penanganan surat menyurat ada kendala-kendala yang dihadapi ?

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful