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MATERIA PRIMA

Concepto y definicin de materia prima.

Se define como materia prima todos los elementos que se incluyen en la elaboracin de un
producto. La materia prima es todo aquel elemento que se transforma e incorpora en un
producto final. Un producto terminado tiene incluido una serie de elementos y
subproductos, que mediante un proceso de transformacin permitieron la confeccin del
producto final.

La materia prima es utilizada principalmente en las empresas industriales que son las que
fabrican un producto. Las empresas comerciales manejan mercancas, son las encargadas de
comercializar los productos que las empresas industriales fabrican.

La materia prima debe ser perfectamente identificable y medibles, para poder determinar
tanto el costo final de producto como su composicin.

En el manejo de los Inventarios, que bien pueden ser inventarios de materias primas,
inventarios de productos en proceso e inventarios de productos terminados, se debe tener
especial cuidado en aspectos como por ejemplo su almacenamiento, su transporte, su
proceso mismo de adquisicin, etc.

La materia prima y su efecto en la administracin de los costos de produccin.

El producto final es el resultado de aplicarle una serie de procesos a unas materias primas,
por lo que en el valor o costo final del producto esta incluido el costo individual de cada
materia prima y el valor del proceso o procesos aplicados.

La materia prima es quizs uno de los elementos mas importantes a tener en cuenta para el
manejo del costo final de un producto. El valor del producto final, esta compuesto en
buena parte por el valor de las materias primas incorporadas. Igualmente, la calidad del
producto depende en gran parte de la calidad misma de las materias primas.

Si bien es cierto que el costo y la calidad de un producto final, depende en buena parte de
las materias primas, existen otros aspectos que son importantes tambin, como lo es el
proceso de transformacin, que si no es el ms adecuado, puede significar la ruina del
producto final, as la materias primas sean la de mejor calidad, o que el producto resulte
mas costoso.

Las materias primas hacen parte del aspecto ms importante en una empresa y es el
relacionado con los costos.

En un mercado tan competitivo como el actual, ya no se puede aspirar a ganar mas,


elevando los precios de venta de los productos, hacer eso saca del mercado a cualquier
empresa. As que el camino a seguir es ser ms eficientes en el manejo de los costos. Un
mayor margen de utilidad solo se puede conseguir de dos formas:
1. Aumentar el precio de venta.

2. Disminuir los costos y gastos.

Sabemos que la solucin para hacer ms rentable una empresa no es aumentar el precio de
venta, sino administrar eficientemente los costos, que en ltimas son los que mas
determinan el valor final del producto.

Importancia de los procesos de transformacin de la materia prima.

Si se quiere ser ms eficiente en la administracin de los costos de la empresa,


necesariamente la materia prima es una variable que no puede faltar. Pero, hasta que punto
se puede jugar con la materia prima en busca de hacer un producto menos costoso?

Para que un producto sea competitivo, no solo debe tener un precio competitivo, sino que
tambin debe ser de buena calidad, y es aqu en donde la calidad no deja mucho margen de
maniobrabilidad a la materia prima. Disminuir costos con base a las materias primas, puede
ser riesgoso en la medida en que, por lo general, para conseguir materia prima de menor
costo, significa que sta ser de menor calidad. La nica forma de disminuir costos
recurriendo a la materia prima sin afectar la calidad del producto final, es mejorando la
poltica con los proveedores, y es un aspecto que tampoco deja mucha margen de
maniobrabilidad.

As la cosas, la mejor forma de disminuir costos sin afectar la calidad de la materia


prima, es le mejoramiento de los procesos. Hacer mas eficientes los procesos de
transformacin de la materia prima y los dems relacionados con la elaboracin del
producto final, permite que en primer lugar que se aproveche mejor la materia prima, que
haya menos desperdicio y que no se afecte la calidad de la materia prima, que se requiera
de menor tiempo de transformacin, menor consumo de Mano de obra, energa, etc.

La calidad y la eficiencia de los procesos de transformacin de la materia prima son los que
garantizan un producto final de buena calidad, y unos costos razonables. En la elaboracin
de un producto, son muchos los procesos que se pueden mejorar, o inclusive eliminar,
por lo que stos deben ser cuidadosamente analizados para lograr un resultado final ptimo.

CONTROL Y CONTABILIZACIN DE LOS MATERIALES

1.- SIGNIFICADO E IMPORTANCIA DEL CONTROL DE MATERIALES


En una empresa industrial o manufacturera, la inversin en materiales representa una porcin
considerable de su activo circulante, lo cual requiere que el costo de los mismos sea
cuidadosamente controlado de manera tal que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad
y exactitud de las cifras de costos mostradas.
La acumulacin de costos de los materiales en un producto es una de las responsabilidades de los
contadores de costos. Durante el proceso, deben decidir cmo tratar los costos por las actividades
rutinarias referidas a la adquisicin y manipulacin de materiales, en cuanto a los procesos de
compra, almacenamiento y recepcin de stos. Los modelos para el control de los materiales
desempean un papel importante, la planificacin de las adquisiciones, programacin y
distribucin de los materiales garantizan que los departamentos productivos tengan siempre
materiales e insumos para llevar a cabo su proceso. Sin tcnicas de planificacin y control, existira
una gran ineficacia, dado que el inventario podra aparecer algunas veces sobrecargado y otras
presentar agotamiento de existencia.
En un negocio de manufactura, la actividad ms importante del ciclo de produccin, es la obtencin de un
artculo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propsito. El ciclo de produccin de
una empresa incluir el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta
que los productos terminados se transfieren a su almacn respectivo. Para lograr su objetivo usan distintos
mtodos o sistemas sofisticados de costos para valuar los recursos que se colocan en produccin, para ello
utilizan funciones de control y administracin de inventarios, asientos contables, formatos y documentos para
registrar las operaciones.
Para llevar un adecuado control de los materiales se necesita cumplir con objetivos de control interno, entre
los cuales se mencionan los controles de: autorizacin, procesamiento y clasificacin, verificacin,
evaluacin y salvaguarda fsica.
Los objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurar que se
estn cumpliendo polticas adecuadas establecidas por la administracin, se podran mencionar los niveles de
inventario a mantener, mtodos de valuacin de inventarios, los ajustes de inventarios.
Los objetivos de procesamiento tratan de aquellos controles que aseguran el correcto reconocimiento,
reprocesamiento, clasificacin, registro e informe de las transacciones ocurridas, como ejemplos se puede
mencionar: calcular y registrar oportunamente todas las transacciones de compra y uso de materiales,
clasificar adecuadamente los materiales en directos o indirectos dependiendo del caso.
Los objetivos de verificacin sealan los controles relativos a la verificacin y evaluacin peridica de los
saldos que se informan, as como la integridad de los sistemas de procesamiento, en este sentido se puede
mencionar chequeo peridico de los saldos de inventario de materiales para su comparacin con las cuentas
mayores auxiliares de materiales.
Los objetivos de salvaguarda fsica hacen referencia a los controles de acceso a los inventarios, registros, a los
formatos, almacenes y procedimientos, esto se logra permitiendo el acceso a los almacenes nicamente a las
personas autorizadas, de igual forma el acceso a los registros y comprobantes.
De acuerdo a lo expuesto, el objetivo prioritario de esta unidad es presentar y exponer aquellos medios y
sistemas existentes, desde una perspectiva organizativa y contable, que permitan la obtencin y
determinacin del costo del material, es importante resaltar que los controles e informes a desarrollar pueden
variar atendiendo a las caractersticas y peculiaridades de las empresas. Entre los procedimientos
administrativos se hace referencia a los formularios, flujo de informacin y puntos de control, entre otros; en
cuanto a los procedimientos contables se utilizan cuentas mayores y cuentas auxiliares, libros diarios y libros
mayores y registros contables.
La utilizacin de medios y soportes documentales constituyen las vas que un contador de costos debe
emplear si pretende llegar a controlar el componente directo del costo del material.

2.- CICLO DEL CONTROL DE LOS MATERIALES.


En una empresa manufacturera, la inversin en materia prima o materiales representa una
porcin considerable de todos los costos de produccin. Es necesario, por lo tanto, que el material
sea cuidadosamente controlado con la finalidad de garantizar el uso efectivo y eficiente del mismo
y evitar el riesgo de que se deteriore, sufra mermas por daos, robos u obsolescencia.
El control de los materiales se establece mediante la organizacin funcional y la asignacin de
responsabilidades, a travs del uso de formularios impresos, registros y asientos que afectan a los
materiales desde el momento en que son solicitados al proveedor, hasta que los productos
terminados ingresan en el almacn respectivo, lo cual representa la etapa de compra de
materiales. En este sentido, un control efectivo de los materiales se debe caracterizar
principalmente por la existencia de un sistema rutinario para la compra, recepcin,
almacenamiento. La segunda etapa a estudiar es en relacin a la entrega o consumo de los
materiales por parte de los departamentos productivos y de servicios; de igual forma se detallarn
los formularios o modelos impresos que establezcan responsabilidades, el empleo de registros y
asientos que generen informacin oportuna y veraz sobre los costos para uso de la gerencia.
2.1.- DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS MATERIALES.
En el ciclo de control de los materiales, se deben desarrollar una serie de funciones en forma
sistemtica, lgica y secuencial para alcanzar el objetivo de la organizacin, estas funciones o
actividades son las siguientes:
Ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin.
Compra de materiales.
Recepcin e inspeccin de materiales.
Almacenamiento y entrega de materiales.
Contabilizacin de las transacciones relacionadas con los materiales.
A continuacin se detalla cada uno de los departamentos que intervienen en el proceso de control
de los materiales.

Ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin


En las empresas que tienen gran volumen de produccin o que sus procesos productivos son muy
complejos existe un departamento de ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin, o en
su defecto, existe un encargado responsable de ejecutar las actividades inherentes a este
departamento. Las actividades que realiza el departamento de ingeniera, planeacin y
distribucin de la produccin son las siguientes:
Disear el producto.
Especificar los materiales a comprar.
Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos.
Preparar la lista de materiales requerido en las diferentes rdenes de produccin o procesos
productivos.
Compras
Para realizar la compra de materiales se utilizan comnmente dos formatos: la Requisicin o
Solicitud de Compra y la Orden de Compra.
El departamento de compras tiene las siguientes funciones:
Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales.
Solicitar cotizaciones de los proveedores.
Elaborar y emitir la orden de compra.
Garantizar que los artculos pedidos cumplan las exigencias de calidad establecidas por la
empresa y que se adquieran bajo las mejores condiciones.

Recepcin e inspeccin de los materiales


Entre las funciones que normalmente debe cumplir el departamento de recepcin e inspeccin de
los materiales se encuentran:
Recibir el material con la respectiva orden de entrega.
Cotejar el material recibido con la copia de la Orden de Compra.
Verificar la cantidad y calidad del material.
Verificar y aprobar las facturas de los proveedores.
Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general para su registro.
Si se presentan irregularidades, no recibir el material.
Si el material cumple con las especificaciones, preparar el formulario Informe de
Recepcin.
El formulario usado para el control de la recepcin de los materiales es el Informe de
Recepcin.

Almacn
En algunas empresas pequeas el almacn puede ser un anexo del departamento de recepcin y
la persona encargada, tanto de la recepcin como almacenamiento de las materias primas, puede
ser la misma. El encargado del departamento de almacn es responsable del adecuado
almacenamiento, proteccin y salida de los materiales bajo su custodia, por lo cual debe cumplir
con las siguientes actividades:
Recibir el material junto con el Informe de Recepcin y la Orden de Compra.
Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su respectivo lugar.
Preparar las Tarjetas de Control de Materiales (kardex).
Recibir el formulario Solicitud o Requisicin de Materiales elaborado por el departamento
que requiere de los materiales, lo completa en los tems de costo unitario y costo total.
Enviar a produccin los materiales solicitados junto con el original del formulario de
solicitud.
Registrar las entradas y salidas de los materiales en el kardex de acuerdo al mtodo de
valuacin.
Preparar las Requisiciones de Compras de acuerdo al stock de mximos y mnimos de
materiales establecidos o cualquier otro mtodo de reposicin del inventario.
Si el material almacenado no cumple con las especificaciones o presenta defectos, emitir la
correspondiente Orden de Devolucin de Compras.
Preparar Resumen de Requisicin de Materiales para el departamento de costos.
En aquellos casos en que los materiales son recibidos y llevados al almacn y transcurrido cierto
tiempo se encuentra con defectos, debe ser igualmente devueltos al proveedor; en estas
circunstancias se elabora la Orden de Devolucin de Compras.
Los formularios que intervienen en el procedimiento de entradas de materiales y salidas al
almacn son: el Informe de Recepcin y la Requisicin de materiales respectivamente, los cuales
se describirn posteriormente.

Contabilidad

Como medio de control de los materiales, tambin se debe considerar lo referente a la


contabilizacin de las transacciones relacionadas con la misma. Cuando la contabilidad de costos
se encuentra integrada a la contabilidad general, el departamentof de contabilidad tiene las
siguientes funciones:
Recibir la factura del proveedor.
Chequear con la orden de compra.
Recibir informacin del almacenista sobre los materiales recibidos.
Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales.
Recibir copia de la requisicin de materiales
Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los procesos de fabricacin.
Afectar la orden de produccin o los procesos productivos.

2.2.- CONTROL ADMINISTRATIVO DE LAS ACTIVIDADES RUTINARIAS


El ciclo funcional del control de los materiales vara de una empresa a otra de acuerdo a su
estructura organizativa o a las necesidades de control de las mismas. Sin embargo, en la mayora
de las empresas se asignan responsabilidades, se establecen procedimientos y se crean soportes
documentales para el control por la compra, recepcin y almacenamiento; as como tambin por
el uso y consumo de los materiales. Dichas actividades se repiten rutinariamente en las
organizaciones por lo que a continuacin se describe el control administrativo que en lneas
generales debera presentarse en las mismas.
Compra, recepcin y almacenamiento:
El control de la compra de materiales se puede exponer de la siguiente manera: Una vez que se
ha programado la produccin, se determinan los requerimientos de materiales para cumplir con
la misma. Se comparan las cantidades necesarias con las existencias de almacn permitiendo de
esta manera establecer las compras de materiales que deben realizarse. Esta planificacin
permite un mayor control de los materiales al autorizar al almacn a efectuar la solicitud de
compras de los materiales que se requieren para asegurar la continuidad en el proceso productivo
programado.
La solicitud de compras es emitida por el encargado de Almacn de Materiales. La solicitud
emitida es recibida por el departamento de compras, quien se encarga de solicitar cotizaciones, en
aquellos casos que sea necesario; una vez recibidas las cotizaciones se selecciona la mas
conveniente para la empresa, de acuerdo al proveedor elegido se emite la orden de compra para
autorizar al proveedor la entrega de dichos materiales.
El proveedor procede a enviar los materiales junto con una nota de entrega y/o factura, los
materiales son recibidos por el rea de recepcin, el cual elabora el informe de recepcin y enva
los materiales al rea de almacn. El almacenista chequea los materiales recibidos, procede a
colocarlo en sitios adecuados y le da entrada en el kardex de cada material.
Por otra parte contabilidad procede a registrar el asiento contable de la operacin de compra, afectando la
cuenta o cuentas mayores involucradas y las cuentas auxiliares respectivas. En la figura 2.1. se presenta en
forma resumida el control de la compra de los materiales
Uso o consumo de materiales:
El control del uso o consumo de los materiales se inicia cuando los departamentos productivos y/o de
servicios solicitan materiales al almacn, utilizando para ello el formato denominado Requisicin de
Materiales, el jefe de almacn procede a chequear las existencias e identifica los materiales solicitados y
procede a entregarlos.
Por otra parte el almacenista recibe las diferentes requisiciones, haciendo un resumen peridico
de las mismas, indicando en este resumen los materiales que se catalogaron como directos a los
procesos productivos y los materiales indirectos y/o suministros de fbrica.
COMPRA DE MATERIALES

Factura
Orden de Informe de
Solicitud

Compra Recepcin
de

CONTROL COMPRAS PROVEEDOR RECEPCION ALMACEN COTABILIDAD


MATERIALES

MAYOR REGISTROS
PRINCIPAL
CONTABLES

AUXILIARES

MAT A-B-C
Figura 2.1. Control de compras de los materiales

Por lo antes expuesto, es importante repasar el concepto y clasificacin de los materiales tal como se estudi
en el Mdulo I; los materiales directos constituyen el primer elemento de los costos, es aquel bien que puede
ser identificado o asociado rpidamente con el producto que se fabrica y por lo regular es sometido a cambios
profundos en las operaciones fabriles; ejemplos de materiales directos seran la madera empleada en una
fbrica de muebles, las frutas utilizadas en la elaboracin de jugos, el cemento utilizado en la elaboracin de
bloques, entre otros. El material indirecto tiene la caracterstica que no es fcilmente identificable con el
producto y no puede ser cuantificado en cada unidad de produccin; por ejemplo la cola o pega utilizada en la
elaboracin de muebles de madera, el agua empleada en la elaboracin de bloques de cemento, etc.
Tambin se incluyen como material indirecto otros materiales que no son parte del producto pero
que se utilizan para facilitar las operaciones de fabricacin y que algunas veces son denominados
suministros de fbrica, como por ejemplo los lubricantes que requieren las mquinas que
intervienen en el proceso productivo. Los materiales indirectos son incluidos en los costos
indirectos de fabricacin. Adems de los suministros de fbrica existen los suministros utilizados
por otros departamentos o reas como las de administracin y ventas, los cuales son tipos de
materiales que se incluyen como materiales indirectos y suministros debido a que frecuentemente
se encuentran en el mismo lugar fsico y bajo la responsabilidad de la misma persona encargada
de su almacenaje. Cuando se consumen, los suministros de administracin o ventas se cargan a
gastos generales, administrativos o de ventas como gastos del perodo.
Una vez clasificados los materiales, se procede a la elaboracin del asiento contable, afectando las
cuentas mayores y auxiliares respectivas. En la figura 2.2 se presenta a travs de un esquema el
control del uso de los materiales.

USO DE LOS MATERIALES

Requisicin Requisiciones
Resumen de
de De Materiales Requisiciones
de materiales

Dptos. ALMACN CONTABILIDAD

Productivos y/o

REGISTR
O
CONTABLE CUENTAS MAYORES:
AUXILIARES

PROD. X- Y

Figura 2.2. Control de uso de los materiales

2.3.- MODELOS E INFORMES UTILIZADOS PARA EL CONTROL DE LOS MATERIALES

Los modelos o informes que generalmente se utilizan para el control de las actividades rutinarias
de compra, uso, almacenamiento y entrega de los materiales son:
Requisicin o Solicitud de Compra. Es un documento elaborado por el departamento de almacn u
otro que requiera el material, dependiendo de la estructura organizativa de la empresa, mediante
el cual se solicita al departamento de compras que adquiera determinado material o suministro.
Entre las especificaciones que debe incluir la solicitud, se encuentran: el nmero de requisicin,
nombre de la persona o departamento que hace la solicitud, fecha de pedido, fecha de entrega,
cantidad de artculos solicitados, identificacin del nmero de catlogo, descripcin del artculo y
firma autorizada.
En la figura 2.3., se muestra una Requisicin de Compra. Por lo general se elabora en original y
copia; el original es remitido al departamento de compras y la copia se archiva en el departamento
solicitante.
Orden de Compra. Es un modelo que se prepara en el departamento de compras autorizando al
proveedor seleccionado el despacho de los materiales especificados de acuerdo con los trminos
establecidos y en la fecha y lugar convenidos. Debe incluir los siguientes aspectos: nombre y
direccin de la empresa que hace el pedido, nmero de la orden de compra, nombre y direccin
del proveedor, fecha del pedido, fecha de entrega, trminos de la entrega y de pago, cantidad
de artculos solicitados, nmero de catlogo, descripcin, costo por unidad y total, costo total de la
orden y la firma autorizada.
En la figura 2.4., se presenta una Orden de Compra. Generalmente se elabora por cuadruplicado;
el original se destina al proveedor, el duplicado se enva al empleado del departamento de
recepcin para advertirle de la entrega futura y luego es remitido al departamento de almacn, el
triplicado se enva al departamento de contabilidad y el cuadruplicado permanece en el
departamento de compras.

ISIS, C.A.

REQUISICION DE COMPRA

No. 102

Persona o departamento que realiza la solicitud: Almacn

Fecha: 10/08/20XX Fecha requerida de entrega: 15/08/20XX

Cantidad Cdigo Descripcin

200 1005 Lminas de Anime

Observaciones: __________________________

__________________________

Autorizado por: C. Moreno

Figura 2.3.- Requisicin de compra de materiales


ISIS C.A.

Av. Venezuela con Calle 26 Barquisimeto

Estado Lara No. 089

ORDEN DE COMPRA

Proveedor: AnibalcaC.A. Fecha del pedido: 10/08/20XX

Direccin: Av. Los Bosques. Valencia, Estado Carabobo

Fecha de pago: 30/08/200XX Condiciones de pago: 5/15 N/30

Cdigo Cantidad Descripcin Costo Costo Total


Unitario

1005 200 Lminas de aluminio Bs.100 Bs.20.000

Total Bs.20.000

Observaciones: __________________________

Aprobado por: L. Rodriguez

Figura 2.4. - Orden de Compra de Materiales

Informe de Recepcin es un formato elaborado con la finalidad de especificar la cantidad y clase de


materiales recibidos. Los materiales que no sean satisfactorios deben ser devueltos
inmediatamente al proveedor y el Informe de Recepcin debe indicar la cantidad realmente
aceptada. El Informe de Recepcin generalmente debe incluir el nombre del proveedor, nmero
de la orden de compra, fecha en que el pedido es recibido, cdigo del material, cantidad recibida,
descripcin de los artculos, las diferencias con la orden de compra si existiesen y la firma
autorizada.
En la figura 2.5., se muestra un modelo de Informe de Recepcin. Este debe ser numerado por
anticipado y preparado por triplicado; el original se enva a contabilidad junto con la factura, el
duplicado se enva al departamento de compras para indicar que el pedido fue recibido y el
triplicado se archiva.
Requisicin o Solicitud de Materiales: Es una orden por escrito que elabora el departamento que
requiere de algn material y se presenta al almacenista para que entregue determinados
materiales especificados para uso del departamento solicitante. Este formulario debe incluir: fecha
y nmero de la requisicin, fecha de entrega, identificacin del departamento que solicita el
material o el nmero de la orden, la cantidad y descripcin del material, el costo unitario y costo
total del material despachado, firma de la persona que autoriza la requisicin, firma de la persona
que despacha los materiales y firma de la persona que recibe.

ISIS C.A.

INFORME DE RECEPCION

No. 223

Proveedor: Anibalca C.A. Fecha de recepcin: 18/08/20XX

Orden de Compra No. 089

Cdigo Cantidad Descripcin Discrepancias

1005 200 Lminas de Anime Ninguna

Observaciones: __________________________

Recibido por: J. Herrera

Figura 2.5.- Informe de Recepcin

La figura 2.6., muestra un formato de Requisicin de Materiales. La requisicin debe extenderse


por triplicado; el original se enva al departamento de almacn para autorizar la entrega del
material, el duplicado se remite al departamento de contabilidad general o de costos -
dependiendo de la estructura de la empresa - con la finalidad que ste quede informado de la
cantidad y costo de los materiales utilizados en la produccin y realice el registro correspondiente
y el triplicado permanece en el departamento que autoriza la solicitud.

REQUISICIN DE MATERIALES

No. 023

Fecha de solicitud: 27/08/20XX Fecha de entrega: 30/08/20XX

Departamento que solicita: Laminado No. de orden de trabajo: 32

Cdigo Cantidad Descripcin Costo Costo Total


Unitario

1005 50 Lminas de anime

Total

Aprobado por: R. Chvez Despachado por: J. Jimnez

Recibido por: G. Cevallos

Figura 2.6.- Requisicin de materiales

TAREA
1. NIC 2
2. METODOS DE VALUACION ACEPTADOS TRIBUTARIAMENTE