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Metodologia de Gesto de Projetos como Ferramenta para Reconquista de Credibilidade

Aluna: Danielle Costa Castro

Respostas:

1. Alm de satisfao do cliente, como no caso que voc leu, que outras mtricas podem
ser melhoradas atravs da utilizao da metodologia estruturada de gerenciamento de
projetos, de forma geral?

Uma vez que est sendo utilizada uma metodologia estruturada de gerenciamento de projetos,
pode haver uma melhoria no quesito disponibilidade de informao para a tomada de deciso,
afinal h uma melhora substancial na comunicao da empresa interna e externamente com a
definio de pontos de contato e o estabelecimento de um fluxo de informaes aberto e
contnuo. Ainda inserido no quesito comunicao, outra mtrica que pode ser melhorada a
integrao entre as reas.

Alm disso, a aplicao desta metodologia promove a minimizao dos riscos, uma vez que h
um acompanhamento e monitoramento do projeto visando qualidade na entrega do produto
final.

Outra mtrica que pode ser melhorada a de comprometimento com objetivos e resultados,
pois com a utilizao desta metodologia, temos a definio das funes de todos os envolvidos
no projeto.

2. O resultado obtido poderia ser o mesmo se no existisse o apoio de um patrocinador?


Cite algumas aes que podem ser tomadas pelo patrocinador, durante o ciclo de vida
do projeto, visando garantia do seu sucesso.

Sendo o patrocinador um dos maiores, se no o maior, interessado no projeto e, sobretudo o


responsvel por garantir recursos para o mesmo, o apoio dele de fundamental importncia
para que o resultado pudesse ter sido obtido.

Durante o ciclo de vida do projeto, o patrocinador tem poder e influncia para advogar em
favor dos propsitos do projeto, desta forma ele pode promover a motivao para que as
equipes utilizem a metodologia implantada de gerenciamento do projeto, pode interceder em
nome do projeto junto diretoria, se for necessrio. Tambm pode disponibilizar recurso
financeiro extra que pode ter sito programado no incio do projeto, mas que o mesmo est de
posse do patrocinador.

3. Se voc fosse o responsvel por criar uma metodologia em uma empresa ou rea de
uma empresa com baixo grau de maturidade em gerenciamento de projetos qual seria
seu plano? Cite um passo a passo de implantao.

Segue abaixo passo a passo para implantao da metodologia.

Passo 1: Treinamento com os diretores


importante iniciar o aculturamento em gerenciamento de projetos de cima para baixo. Uma
vez que os lderes da empresa esto aculturados, fica mais fcil a disseminao na empresa e
os mesmos sero motivadores para que a nova cultura seja seguida.

Passo 2: Treinamento com as equipes

Estes treinamentos sero realizados para que os membros das equipes entendam as razes
desta nova cultura de gesto, como funcionam os processos, como devem proceder, quais so
os benefcios e, se possvel, materializ-los. Caso contrrio, os membros podem se sentir
confusos e desmotivados.

Alm disso, podem ser fornecidos cursos de softwares gerenciadores de projetos para os que
estaro conduzindo as equipes.

Passo 3: Mapeamento e definio de metas

Para realizar a implantao de uma metodologia, essencial a definio de metas desde o


princpio. Elas iro nortear as aes, organizar o trabalho e auxiliar no controle das equipes.
Tambm contribuiro para a manuteno da motivao da equipe.

Passo 4: Delegao de tarefas

Para que o trabalho das equipes renda e para que todos estejam envolvidos nos processos
importante que tarefas sejam delegadas. Isto contribui para empoderar os membros das
equipes, dar responsabilidade, no deixar acumular tarefas e, com isso, manter o oramento e
prazos previstos.

Passo 5: Realizao de reunies de acompanhamento

Estas reunies sero importantes para avaliar a evoluo dos processos da metodologia
implantada e eventuais problemas e dificuldades que as equipes podem estar enfrentando.
Sobretudo, tambm sero apresentados os benefcios j adquiridos e cumprimento das metas
para a manuteno da motivao.

4. Qual a influncia que a cultura organizacional mais funcional pode exercer sobre uma
metodologia de gerenciamento de projetos recm-implantada? Cite, conforme sua
opinio, aspectos positivos e/ou negativos. Caso haja algum aspecto negativo, o que
pode ser feito para minimizar esse efeito?

A cultura organizacional mais funcional influencia de modo que a gesto dos projetos recaia
sobre os gerentes de cada rea. Desta forma, os projetos em si devero ser separados para que
sejam tratados por especialistas do assunto que sero os membros da equipe do gerente.

Essa prtica pode ser muito boa quando avaliada a autonomia do gerente sobre a sua rea e
em termos de comunicao com a equipe.

Entretanto, de uma forma geral a cultura funcional faz com que os empregados no conheam
as estratgias e metas como um todo da empresa e fiquem limitados a cumprir apenas com o
que lhes solicitado sem saber como isso acrescentar para a empresa de forma estratgica.
Alm disso, o gerente do projeto tem uma autoridade limitada em relao a decises e
recursos que estejam fora do seu setor.

5. De forma geral, quais as maiores dificuldades para implantar um processo de lies


aprendidas em uma metodologia de gerenciamento de projetos? Quais seriam suas
recomendaes para super-las?

O processo de lies aprendidas fundamental para que a empresa aprenda com suas
experincias. No entanto, as dificuldades surgem pela grande maioria achar que este um
processo que se enquadra apenas no final do projeto quando o mesmo pode ser desenvolvido
com um formulrio padro a ser preenchido pelos membros responsveis por desenvolver cada
atividade. Outro equvoco achar que lies aprendidas so apenas registros das aes e
decises tomadas durante o projeto. Portanto, a promoo de conceito essencial para o
fortalecimento dentro da empresa e isto deve vir dos lderes. Para isso, podem os lderes
podem realizar pequenas entrevistas com os seus membros de equipe durante o projeto.

Desta forma, quando chegar o final do projeto a equipe j estar aculturada deste processo de
aprendizado para o futuro, sendo muito mais vivel a realizao de uma reunio para
apresentar os resultados e compartilhar as lies aprendidas sem grandes dificuldades e
atritos.

6. Apenas a adoo de uma metodologia de gerenciamento de projetos, pura e


simplesmente, capaz de trazer bons resultados imediatos e estabelecer uma cultura
slida de gerenciamento de projetos? Caso afirmativo, justifique. Caso negativo que
outros aspectos devem ser simultaneamente trabalhados?

A adoo da metodologia um grande passo para que os bons resultados comecem a surgir.
Uma vez que os princpios de gerenciamento de projetos sejam respeitados, a prpria
metodologia esteja ajustada a realidade/modelo do projeto, o patrocinador esteja satisfeito
com os processos da metodologia, o foco esteja no cliente, os envolvidos no projeto estejam
minimamente motivados e h o acompanhamento adequado, a cultura de gerenciamento de
projetos est sendo solidificada e os objetivos sero atingidos. Caso um destes pontos esteja
desajustado ou a realidade seja contrria exposta acima, ser necessrio trabalhar para
reverter a situao.

7. Quais os principais riscos que podem comprometer a implantao de uma


metodologia de gerenciamento de projetos? Que aes podem ser tomadas para
mitig-los?

Um fator importante que pode comprometer a implantao desta metodologia o


desconhecimento por parte dos integrantes da empresa sobre gerenciamento de projetos, pois
desta forma ser difcil convenc-los a desenvolver o projeto seguindo esta metodologia.
Sendo assim, uma ao a de promover treinamentos e difundir esta cultura na empresa
exaltando os seus benefcios.

Seguindo o mesmo raciocnio, um risco a falta de conhecimento do prprio gestor do projeto.


Um gerente de projeto que no seja devidamente instrudo ter grandes dificuldades de
envolver os seus liderados a seguir a metodologia de gerenciamento de projetos. Novamente, o
desenvolvimento de treinamentos ser importante, principalmente, treinamentos especficos
com os lderes (podem ser de softwares, capacitao, dentre outros).

Um risco muito difcil de identificar o da convenincia. Por muitas vezes mais fcil esconder
falhas, defeitos e limitaes, sobretudo, mais fcil seguir o caminho mais conhecido. Ento
para que se possa garantir o sucesso da implantao de uma metodologia de gerenciamento
de projeto, muito importante que a comunicao na empresa esteja bem estruturada e que
os canais estejam abertos e sem obstrues.

8. melhor implantar uma metodologia de gerenciamento de projetos com recursos


internos ou a partir da contratao de uma consultoria? Monte um quadro com
vantagens e desvantagens de cada caso.

Vantagens Desvantagens
- Possui um amplo conhecimento tcnico e sabe - Em alguns casos, o gestor interno no possui
das particularidades da empresa; grandes habilidades em gesto de projetos e nem
- Domina as atividades, bem como tempo de agilidade, o que pode compromete e muito o
execuo, recursos necessrios e riscos envolvidos; resultado do projeto;
Recursos - Pode apresentar uma maior facilidade para - Pode apresentar dificuldades para transmitir a
Internos motivar a equipe pelo fato da mesma j o importncia da implantao da metodologia em
conhecer; gerenciamento de projetos;
- A utilizao de recursos internos geram custos - Em casos de falhas, o prejuzo pode ser bem
menores. maior que o valor de se contratar um consultor.

- Os consultores possuem um conhecimento em - Com a contratao de um consultor, h a


gesto de projetos amplo e, na maioria dos casos, possibilidade da equipe interna se sentir um pouco
possuem certificaes; desmotivada;
- Possuem experincias em diversos casos, tendo - Pode inclusive gerar um desconforto entre os
conhecimento de benefcios e malefcios para cada membros da empresa;
modelo; - um item que eleva o custo do projeto;
- Esta experincia pode tornar a implantao da - Em alguns casos, a falta de conhecimento tcnico
Consultoria metodologia menos dolorosa; da empresa pode gerar alguns problemas e
- Costumam ter uma maior disponibilidade, pelo conflitos;
fato de se dedicarem com certa exclusividade ao - Por fim, havendo um resultado positivo, a
projeto; empresa pode se comportar de forna dependente
- No possuem envolvimento emocional com o desde servio.
negcio.