You are on page 1of 31

PAPER

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI


Paper ini bertujuan untuk memenuhi tugas dalam perkuliahan
Sistem Informasi Manajemen (EMA 413 B2)
Pengampu : Gede Suparna, S.E., M.S.

Disusun oleh :
KELOMPOK 8
I Dewa Ayu Adelia Pratiwi (1506305071 / Absen 24)
A.A. Gede Indra Pramana (1506305075 / Absen 27)

PROGRAM REGULER
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
BALI
2017

i
KATA PENGANTAR

Puji dan syukur yang tak terhingga penulis panjatkan kehadirat T u h a n


Y a n g M a h a E s a , karena atas berkat dan karunia-Nya sehingga tugas paper
mata kuliah Sistem Informasi Manajemen dapat diselesaikan tepat waktu.
Tugas paper ini penulis susun dengan mengerahkan segala daya dan
upaya yang ada, termasuk bantuan dan bimbingan serta sumbang saran dari
berbagai pihak baik langsung maupun tidak langsung.
Penulis menyadari tugas paper ini jauh dari kesempurnaan yang
disebabkan oleh keterbatasan dalam pengetahuan, kemampuan mencari
sumber, dan pengalaman. Untuk itu, masukan yang sifatnya konstruktif akan
sangat berguna bagi penyempurnaan (revisi) berikutnya. Semoga tugas paper
ini dapat menambah pengetahuan dan bermanfaat bagi para pembaca.
Akhirnya penulis berharap semoga tugas paper yang sederhana ini bisa
bermanfaat bagi kita semua. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih.

Denpasar, 31 Maret 2017

Penulis

ii
DAFTAR ISI

Halaman Judul .................................................................................... i


Kata Pengantar.................................................................................... ii
Daftar Isi ............................................................................................. iii
Bab I Pendahuluan .............................................................................. 1
1.1 Latar Belakang ....................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah .................................................................. 1
1.3 Tujuan Penulisan .................................................................... 2
1.4 Manfaat Penulisan ................................................................... 2
Bab II Pembahasan............................................................................... 3
2.1 Model Sistem Informasi Akuntansi ............................................ 3
2.2 Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi
................................. 5
2.3 Contoh Sistem Informasi Akuntansi
.......................................... 6
2.4 Peran Sistem Informasi Akuntansi
............................................. 25
Bab III Penutup................................................................................... 26
3.1 Kesimpulan
.............................................................................. 26
Daftar Pustaka..................................................................................... 27

iii
iii
BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang


Selama paruh pertama abad dua puluh, saat punched card dan keydriven
bookkeeping machines berada dalam masa jayanya, perusahaan - perusahaan
umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer. Pratkik ini diteruskan
dengan komputer generasi pertama yang terbatas untuk aplikasi akuntansi. Aplikasi
akuntansi perusahaan dilaksanakan melalui Sistem Informasi Akuntansi (SIA).
Walaupun SIA berorientasi data, SIA juga menghasilkan sejumlah informasi.
Sistem ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar
maupun dalam perusahaan. Pihak-pihak di luar perusahaan, seperti kreditur, calon
investor, kantor pajak, dan lain-lain memerlukan informasi ini dalam kaitannya
dengan kepentingan mereka. Di samping itu, pihak intern yaitu manajemen juga
memerlukan Informasi untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil keputusan-
keputusan untuk menjalankan perusahaan. Sistem akuntansi yang disusun untuk suatu
perusahaan dapat diproses secara manual (tanpa mesin-mesin pembantu) atau proses
dengan menggunakan mesin-mesin mulai dari mesin pembukuan yang sederhana
sampai dengan komputer.
Sistem Informasi Akuntansi merupakan salah satu sistem informasi di antara
berbagai sistem yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan.
Sistem ini merupakan subsistem informasi manajemen yang mengelola data keuangan
menjadi informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan pemakai intern maupun
pemakai ekstern.
Oleh karena pentingnya Sistem Informasi Akuntansi dalam suatu perusahaan,
maka penulis tergugah untuk mengangkat topik terkait dalam paper ini.

1.2 Rumusan Masalah


Rumusan masalah yang diangkat oleh paper ini yaitu sebagai berikut.
1.2.1 Bagaimana model Sistem Informasi Akuntansi ?
1.2.2 Bagaimana karakteristik Sistem Informasi Akuntansi ?
1.2.3 Bagaimana contoh Sistem Informasi Akuntansi ?

1
1.2.4 Bagaimana peran Sistem Informasi Akuntansi dalam pemecahan
masalah ?

1.3 Tujuan penulisan


Tujuan penulisan dari paper ini yaitu sebagai berikut.
1.3.1 Untuk mengetahui model Sistem Informasi Akuntansi.
1.3.2 Untuk mengetahui karakteristik Sistem Informasi Akuntansi.
1.3.3 Untuk mengetahui contoh Sistem Informasi Akuntansi.
1.3.4 Untuk mengetahui peran Sistem Informasi Akuntansi dalam pemecahan
masalah.

1.4 Manfaat Penulisan


Manfaat yang dapat diperoleh dari paper ini yaitu sebagai berikut.
1.4.1 Bagi masyarakat umum, mampu dijadikan pedoman dan panduan
dalam memahami pengolahan transaksi yang berlangsung dalam suatu
perusahaan.
1.4.2 Bagi pelaku bisnis, mampu dijadikan arahan dalam memastikan jalannya
Sistem Informasi Akuntansi agar tepat dan efisien.

2
BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Model Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sistem informasi berbasis


komputerisasi yang mengolah data keuangan yang berhubungan dengan data transaksi
dalam siklus akuntansi dan menyajikannya dalam bentuk laporan keuangan kepada
manajemen perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) melaksanakan aplikasi
akuntansi perusahaan. Aplikasi ini ditandai dengan volume pengolahan data yang
tinggi. Perusahaan tidak dapat memilih untuk memiliki SIA atau tidak, itu merupakan
suatu keharusan. Juga, semua perusahaan pada dasarnya melaksanakan prosedur-
prosedur yang sama. SIA lebih berorientasi pada data daripada berorientasi pada
informasi, dan datanya sebagian besar bersifat historis. Walau SIA berorientasi data,
SIA juga menghasilkan sejumlah informasi. Selain itu, SIA juga menyajikan database
yang berfungsi sebagai dasar bagi subsistem CBIS lain.
Pengolahan data (data processing-DP) adalah manipulasi atau transformasi
simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya.
Istilah pengolahan transaksi (transaction processing-TP) makin banyak digunakan
untuk menggambarkan pengolahan data yang diterapkan pada data bisnis. Walau

3
istilah pengolahan data dan pengolahan transaksi dapat dipertukarkan, kita akan
menggunakan istilah pengolahan data karena lebih dikenal.
Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh Sistem Informasi
Akuntansi (SIA) yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan,
mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi
pemakai di dalam maupun di luar perusahaan. Gambar di atas adalah suatu model
SIA. Model tersebut merupakan turunan dari model sistem umum perusahaan.
Elemen input, transformasi, dan output dari sistem fisik perusahaan berada pada
bagian bawah. Data dikumpulkan dari seluruh sistem fisik dan lingkungan, lalu
dimasukkan ke dalam database. Perangkat lunak pengolah data mengubah data
menjadi informasi untuk manajemen perusahaan serta untuk perorangan dan
organisasi di lingkungan perusahaan. SIA adalah satu-satunya CBIS yang
bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. SIA
bertanggung jawab untuk menyediakan informasi bagi tiap elemen lingkungan kecuali
pesaing.
SIA melaksanakan empat tugas dasar pengolahan data: pengumpulan data,
manipulasi data, penyimpanan data, dan penyiapan dokumen.
Pengumpulan data
Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan, tiap tindakan
dijelaskan oleh satu catatan data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen
lingkungan, maka disebut transaksi, karena itu timbulah istilah pengolahan transaksi.
Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan
internal perusahaan dan transaksi lingkungan preusahaan.
Manipulasi data
Data perlu dimanipulasi untuk mengubahnya menjadi informasi. Operasi manipulasi
data meliputi:
Pengklasifikasian
Elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Di bidang
komputer, kode dalah satu atau beberapa karkter yang digunakan untuk
mengindentifikasi dan mengelompokkan catatan. Misalnya, suatu catatan gaji
mencakup kode-kode yang mengidentifikasi pegawai (no pegawai),
departemen pegawai itu (no departemen) dan klasifikasi gaji pegawai (kelas
gaji).
Pengurutan (sorting)

4
Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen
data lain. Misalya, file catatan gaji disusun sehingga semua catatan untuk
pegawai terkumpul menjadi satu.
Penghitungan
Operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk
menghasilkan elemen-elemen data tambahan. Dalam sistem gaji, misalnya
upah per jam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan pendapatan
kotor.
Pengikhtisaran
Terdapat begitu banyak data yang perla disintesis, atau disarikan, menjadi
bentuk total, subtotal, rata-rata, dan seterusnya.
Penyimpanan data
Di suatu perusahaan kecil terdapat ratusan transaksi dan tindakan setiap hari,
sedangkan di perusahaan lain akan lebih banyak lagi. Tiap transaksi dijelaskan oleh
beberapa elemen data. Seluruh data ini harus disimpan di suatu tempat hingg
diperlukan, dan itulah tujuan penyimpanan data. Data disimpan pada media
penyimpanan sekunder, dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk
suatu database. Sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi.
Penyiapan dokumen
SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan
di luar perusahaan. Output tersebut dipicu dalam dua cara:
Oleh suatu tindakan. Output dihasilkan jika sesuatu terjadi. Contohnya
adalah tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi.
Oleh jadwal waktu. Output dihasilkan pada suatu saat tertentu. Contohnya
adalah cek gaji yang disiapkan setiap hari jumat.
Umumnya, output berbentuk dokumen tercetak. Namun, semakin banyak pemakai
menggunakan tampilan layar.

2.2 Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi


Ada beberapa karakteristik pengolahan data yang jelas membedakan SIA dari
subsistem CBIS yang lain. SIA:
Melaksanakan tugas yang diperlukan. Perusahaan tidak memutuskan untuk
melaksanakan pengolahan data atau tidak. Perusahaan diharuskan oleh

5
undang-undang untuk memelihara catatan kegiatannya. Elemen-elemen dalam
lingkungan seperti pemerintah, pemegang saham dan pemilik, serta
masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar melakukan pengolahan data.
Tetapi bahkan jika lingkungan tidak memintanya, manajemen perusahaan pasti
menerapkan SIA sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian.
Berpegang pada prosedur yang relatif standar. Peraturan dan praktik yang
diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis
organisasi mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya sama.
Menangani data yang rinci. Karena berbagai catatan pengolahan data
menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakan
jejak audit (audit trail). Jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat
ditelusuri dari awal hingga ke akhir, dan dari akhir ke awal.
Terutama berfokus pada historis. Data yang dikumpulkan oleh SIA
umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau. Ini terutama terjadi
jika pengolahan berkelompok (batch) digunakan.
Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal. SIA
menghasilkan sebagian output informasi bagi manajer perusahaan. Laporan
akuntansi standar seperti laporan rugi laba dan neraca merupakan contohnya.

Sementara garis yang memisahkan suatu subsistem CBIS dari subsistem yang
lain kadang-kadang membingungkan, SIA dapat dibedakan melalui sejumlah
karakteristik di atas.

2.3 Contoh Sistem Informasi Akuntansi


Suatu contoh yang baik dari SIA adalah sistem yang digunakan oleh
perusahaan - perusahaan distribusi yaitu perusahaan yang mendistribusikan produk
atau jasanya kepada pelanggan. Sistem ini disebut sistem distribusi. Mempelajari
sistem ini akan lebih mudah, jika dipikirkan mengenai perusahaan yang berorientasi
produk seperti perusahaan manufaktur, pedagang besar, atau pengecer. Tetapi sistem
distribusi juga dapat ditemukan di organisasi jasa seperti rumah sakit serta di lembaga
- lembaga pemerintah seperti militer dan kantor pajak. Dapat dikatakan bahwa semua
organisasi berada dalam bisnis distribusi.

6
2.3.1 Gambaran Ringkas Sistem
Diagram arus data, atau DFD (Data Flow Diagram), akan digunakan untuk
mendokumentasikan sistem. DFD mendokumentasikan sistem secara hierarkis dan
diagram berikut menggambarkan tingkat yang tertinggi

Pelanggan Pesanan penjualan Komitmen

Pesanan pembelian
Nota penolakan
pesaan penjualan
Pengiriman
Faktur
Sistem Faktur pemasok
Laporan pembelian distribusi Laporan dari Pemasok
pemasok
Pembayaran oleh pelanggan

Pembayaran ke pemasok
Laporan laba-rugi
Persediaan Gudang
Neraca
bahan baku
Laporan anggaran
Manajemen Laporan lain

Diagram tersebut dinamakan diagram konteks karena menggambarkan sistem


dalam konteks lingkungannya. Seluruh sistem digambarkan dengan segi empat tegak
di tengah. Elemen - elemen lingkungan digambarkan dengan beberapa segi empat
mendatar dan dihubungkan ke sistem dengan tanda - tanda panah yang disebut arus
data. Elemen - elemen lingkungan dari sistem distribusi mencakup pelanggan,
pemasok, gudang material, dan manajemen. Dalam terminologi DFD, istilah
lingkungan dapat diterapkan pada sistem yang didokumentasikan. Karena alasan
itulah, sebagian elemen lingkungan, seperti manajemen dan gudang material, berada
di dalam perusahaan.
Arus data yang menghubungkan perusahaan dengan pelanggannya mirip
dengan arus yang menghubungkan perusahaan dengan pemasoknya. Pesanan yang
diterima perusahaan dari pelanggannya umumnya disebut pesanan penjualan,
sedangkan pesanan yang dibuat perusahaan pada pemasoknya disebut pesanan
pembelian. Kadang - kadang perusahaan akan menerima dahulu komitmen lisan dari

7
pemasoknya sebelum pesanan pembelian disiapkan. Perusahaan sering harus
mengirim Nota penolakan pesanan penjualan kepada para pelanggannya, mungkin
karena peringkat kredit mereka buruk. Walau pemasok juga mengirimkan nota
penolakan pesanan pembelian kepada perusahaan, arus tersebut ditiadakan demi
kemudahan. Baik perusahaan maupun pemasok menggunakan Faktur untuk
mengingatkan pelanggan jumlah utang mereka, dan Pernyataan untuk mengumpulkan
tagihan - tagihan yang belum dibayar. Akhirnya, baik perusahaan maupun para
pelanggannya harus membuat pembayaran untuk pembelian mereka.
Arus data dari sistem distribusi ke manajemen terdiri dari laporan - laporan
akuntansi standar. Semua kecuali dua arus data pada gambar di atas terdiri dari
sumber daya konseptual; dua pengecualian adalah arus dari pemasok ke dalam sistem,
yang diberi label Pengiriman, dan arus dari sistem ke gudang material, yang diberi
label Persediaan.

2.3.2 Subsistem Utama Sistem Distribusi


Diagram konteks tepat untuk menjelaskan batas sistem yaitu elemen - elemen
lingkungan dan interfaces. Tetapi perlu dipelajari lebih lanjut proses yang
dilaksanakan. Hal ini dicapai dengan mengidentifikasikan tiga subsistem utama dalam
gambar berikut.

8
Pesanan penjualan
Pelanggan Nota penolakan
pesanan penjualan

Faktur

Pernyataan 1.
Mengisi
Pembayaran oleh pelanggan pesanan

Data buku besar piutang


Data pembelian
Data buku besar persediaan
Komitmen
Barang yang
diterima Pesanan
Data buku pembelian
besar utang 2.
3. Pesanan Pengiriman
Memelihara pengisian Pemasok
Faktur
buku besar Laporan lain kembali
pemasok
persediaan

Laporan Pernyataan pemasok


anggaran
Pembayaran ke pemasok
Neraca

Persediaan Gudang
Manajemen
bahan baku

Laporan laba-rugi

Dalam terminologi DFD, ini disebut diagram Gambar 0. Jika serangkaian


DFD digunakan dalam suatu hierarki, maka akan disebut DFD bertingkat.
Subsistem - subsitem ini diidentifikasi dengan sejumlah segi empat tegak
bernomor pada gambar di atas. Subsistem pertama berkaitan dengan pemenuhan
pesanan pelanggan, yang kedua berkaitan dengan pengisian kembali persediaan dari
pemasok, dan yang ketiga berkaitan dengan pemeliharaan buku besar perusahaan.

9
Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan

Pesanan penjualan
Nota penolakan
Pelanggan
pesanan penjualan

Pesanan
Pembayaran oleh pelanggan

1.1 yang diterima


Pemasukan
pesanan
Pernyataan

Barang yang
dipenuhi 1.2
Pesanan yang
Persediaan
diselesaikan

Faktur
1.3
Penagihan

1.4 Data
Pesanan yang ditagih pembelian
Piutang Data
Dagang buku besar 2
Data buku besar piutang
persediaan
Barang yang
diterima
3 3 2

Gambar di atas menunjukkan empat sistem utama yang berkaitan dengan


pemenuhan pesanan pelanggan yaitu pemasukan pesanan, persediaan, penagihan, dan
piutang dagang. Gambar tersebut merupakan perincian dari Proses 1 pada Diagram
gambar 0. Karena itu, gambar ini disebut diagram Gambar 1. Gambar angka
mengacu pada nomor proses yang berkaitan pada DFD yang setingkat lebih tinggi.
Karena diagram konteks tidak menggunakan gambar angka, DFD yang setingkat lebih
rendah disebut diagram Gambar 0.
Akan terlihat bahwa sebagian tanda panah dihubungkan ke lingkaran -
lingkaran kecil dengan angka di dalamnya. Lingkaran - lingkaran tersebut adalah
penghubung (connector) yang membentuk arus ke DFD lain. Nomor tersebut
mengidentifikasi nomor sistem dari beberapa DFD lain. Misalnya, arus data yang
diberi label Data buku besar piutang dihubungkan ke Proses 3, yaitu proses yang
memelihara buku besar.

10
Sistem pemasukan pesanan (order entry sistem) memasukkan pesanan
pelanggan ke dalam sistem, sistem persediaan (inventory sistem) memelihara catatan
persediaan, sistem penagihan (billing sistem) menyiapkan faktur kepada pelanggan,
dan sistem piutang dagang (accounts receivable sistem) mengumpulkan uang dari
pelanggan.

Sistem yang Mengisi Kembali Persediaan

Data pembelian Komitmen


1
2.1
Pembelian Pesanan pembelian

Data pesanan
Pesanan pembelian
pembelian yang dikeluarkan
yang dipenuhi Pengiriman Pemasok
Barang
yang diterima
2.2 1
Penerimaan
Persediaan
Gudang
Bahan Baku
Pembelian
yang diterima

Faktur pemasok
Kewajiban
yang terjadi 2.3
Pernyataan pemasok
Utang
Dagang Pembayaran ke pemasok
Data buku
besar utang

Dengan cara serupa, diidentifikasi subsistem - subsistem yang berkaitan


dengan pengisian kembali persediaan dari pemasok. Rincian ini tampak pada gambar
di atas dan disebut diagram Gambar 2 karena merinci Proses 2 dari diagram Gambar
0. Sistem pembelian mengeluarkan pesanan pembelian persediaan yang diperlukan
kepada pemasok, sistem penerimaan menerima persediaan tersebut, dan sistem
utang dagang melakukan pembayaran.

11
Sistem yang Melaksanakan Proses Buku Besar

Data buku besar piutang Catatan buku besar


1 3.1
Memeli-
Data buku besar persediaan Catatan buku besar
1 hara
yang diperbarui
Data buku besar utang buku
2 besar

Data laporan manajemen Buku


besar

3.2 Laporan lain


Menyiapkan
laporan Laporan anggaran
manajemen

Neraca
Manajemen
Laporan laba-rugi

Gambar Diagram 3 di atas menunjukkan rincian proses yang terakhir pada


diagram Gambar 0 yaitu Memelihara buku besar. Sistem buku besar adalah sistem
akuntansi yang mengkombinasikan data dari berbagai sistem akuntansi lain untuk
tujuan menyajikan gambaran keuangan gabungan dari operasi perusahaan. File yang
berisi data akuntansi gabungan itu adalah buku besar.
Sistem ini memiliki dua subsistem. Subsistem pemeliharaan buku besar
membukukan catatan - catatan yang menjelaskan berbagai tindakan dan transaksi ke
dalam buku besar. Subsistem penyiapan laporan menggunakan isi buku besar untuk
menyiapkan laporan manajerial.
Tidak seperti DFD sebelumnya, Gambar di atas menyertakan suatu
penyimpanan data, yaitu istilah DFD untuk suatu file. Penyimpanan tersebut
digambarkan oleh segi empat terbuka dan diberi nama, misalnya buku besar.
Sekarang setelah mendapatkan gambaran menyeluruh mengenai sistem
distribusi, akan dijelaskan subsistem - subsistem yang digunakan dalam memenuhi
pesanan pelanggan dan pengisian kembali pesanan.

12
a. PEMENUHAN PESANAN PELANGGAN
Pemasukan Pesanan

Pesanan Edit
Penolakan
penjualan penolakan
Pelanggan edit pesanan
penjualan

1.1.1 Pesanan yang


Nota diedit
Edit File
penolakan
data kredit
pesanan
pesanan pelanggan
penjualan

1.1.2 Data kredit


Menghitung
Pesanan yang diedit pemeriksaan
dan diperiksa kredit

Penolakan
Pesanan kredit
yang 1.1.3 Penolakan
diterima Log Order data kredit
1.2
pesanan pesanan
penjualan

1.1.4
Pesanan yang Tanggal
Menandai
diselesaikan pemenuhan Log
1.3 pesanan
yang telah pesanan
terpenuhi

Gambar di atas mendokumentasikan sistem pemasukan pesanan. Ini


merupakan Gambar 1.1 yang mendokumentasikan secara lebih rinci pemrosesan pada
Tahap 1.1 dari diagram tingkat yang lebih tinggi.

1.1.1 EDIT DATA PESANAN. Perusahaan menggunakan formulir pesanan penjualan


untuk mencatat data yang diperlukan untuk memproses pesanan pelanggan. Pesanan
penjualan yang diterima dari pelanggan diperiksa untuk menemukan data yang hilang

13
atau salah. Petugas pemasukan pesanan memperbaiki kesalahan jika mungkin,
misalnya dengan memeriksa nomor pelanggan. Tetapi jika tidak mungkin, seperti
menyesuaikan perbedaan antara nomor jenis barang dan namanya, petugas tersebut
menyiapkan Nota penolakan pesanan penjualan yang dikirimkan kepada pelanggan
untuk meminta agar pesanan yang telah diperbaiki diserahkan kembali. Petugas itu
juga menyimpan pesanan penjualan tersebut dalam suatu file yang bernama
Penolakan Edit Pesanan Penjualan. Output ketiga dari Proses 1.1.1 adalah Pesanan
yang diedit, yaitu pesanan yang telah melewati edit, sebagai input proses selanjutnya.

1.1.2 MENGHITUNG PEMERIKSAAN KREDIT. Langkah ini bertujuan menentukan


apakah perusahaan ingin melakukan bisnis dengan pelanggan. Satu pendekatan untuk
melaksanakan pemeriksaan kredit adalah dengan mempertimbangan dampak jumlah
pesanan terhadap jumlah piutang pada pelanggan tersebut. Jumlah piutang disimpan
dalam file Piutang Dagang, tetapi juga menyertakan data tersebut dalam file Kredit
Pelanggan. Batas kredit pelanggan, jumlah keseluruhan piutang pelanggan yang
perusahaan bersedia berikan, juga terdapat dalam file tersebut.
Arus data berlabel Data kredit mencakup jumlah piutang dan batas kredit.
Jumlah pesanan ditambahkan pada jumlah piutang dan totalnya dibandingkan dengan
batas kredit. Jika batas kredit terlampaui, pesanan itu ditolak. Pesanan yang tidak
dapat melewati pemeriksaan kredit disimpan dalam File Penolakan Kredit Pesanan
Penjualan, dan Nota penolakan pesanan penjualan dikirimkan kepada pelanggan.
Output ketiga dari pemeriksaan kredit adalah Pesanan yang diedit dan
diperiksa, yang menjadi input bagi langkah selanjutnya.

1.1.3 LOG PESANAN. Ketika pesanan diterima, suatu penjelasan singkat dimasukkan
ke Log Pesanan dan catatan Pesanan yang diterima ditulis dan dimasukkan ke sistem
persediaan. Log Pesanan digunakan untuk menindaklanjuti pesanan untuk
memastikan bahwa pesanan telah dipenuhi. Log pesanan berisi elemen - elemen data
seperti nomor pelanggan, nomor pesanan pelanggan, tanggal pesanan pelanggan, dan
tanggal pesanan diterima.

1.1.4 MENANDAI PESANAN YANG TELAH DIPENUHI. Langkah ini dilakukan


belakangan ketika sistem penagihan memberi sinyal bahwa pesanan telah dipenuhi.
Pada langkah ini, catatan - catatan Log Pesanan untuk pesanan yang telah dipenuhi
diberi tanda dengan memasukkan tanggal pemenuhan.

14
Persediaan
Setelah dibuat keputusan untuk menerima pesanan, perlu ditentukan apakah
pesanan tersebut dapat dipenuhi. Gambar berikut menunjukkan empat proses utama
sistem persediaan.

1.1

Pesanan 1.2.1 Catatan Tambahan 1.2.3 Barang


yang Meme- jenis file Menam- diterima 2.2
disetujui riksa barang persediaan jenis
saldo
barang
perse-
Catatan yang
diaan
pesanan diterima
tertunda

Barang
File yang File
pesanan tersedia persediaan
tertunda
Catatan
barang Data
1.2.4 buku besar
1.2.2 yang Catatan Menye-
Meme- diperbarui persediaan persediaan
Jenis diakan
barang yang riksa data 3
dipenuhi titik Data pembelian buku
peme- besar
sanan
kemba
li
1.3 2.1

1.2.1 MEMERIKSA SALSO PERSEDIAAN. Langkah pertama adalah memeriksa saldo


persediaan dari tiap jenis barang yang dipesan. Catatan jenis barang untuk jenis
barang yang dipesan diambil dari file Persediaan. Field saldo persediaan dari catatan
tersebut dibandingkan dengan jumlah pesanan dari catatan pesanan yang diterima
untuk melihat apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan. Untuk
pesanan yang tidak dapat dipenuhi, catatan Pesanan yang tertunda dimasukkan ke
dalam file Pesanan yang tertunda. Pesanan yang tertunda berarti pesanan yang tidak
dapat dipenuhi pada saat itu dan akan ditindaklanjuti dengan pengisian kembali

15
persediaan. Saat pesanan dapat dipenuhi, arus data Barang tersedia menyediakan
kaitan ke proses selanjutnya.

1.2.2 MEMERIKSA TITIK PEMESANAN KEMBALI. Dalam hal pesanan dipenuhi,


langkah selanjutnya adalah menentukan apakah saldo persediaan yang baru, yang
lebih sedikit mengakibatkan tercapainya titik pemesanan kembali (reorder point).
Titik pemesanan kembali adalah jumlah persediaan yang memicu kegiatan pengisian
kembali persediaan. Ketika titik pemesanan kembali telah tercapai, data pemesanan
kembali akan dicatat sebagai Data pembelian untuk digunakan oleh sistem pembelian.
Proses pembelian kembali pesanan diselesaikan dengan menuliskan kembali
Catatan jenis barang yang diperbarui ke file Persediaan. Tiap catatan yang diperbarui
ini berisi saldo persediaan yang baru. Arus data Jenis barang yang dipenuhi
menyediakan kaitan ke sistem pemenuhan pesanan selanjutnya, yaitu penagihan.

1.2.3 MENAMBAHKAN JENIS BARANG YANG DITERIMA. Langkah ini


menggunakan arus data Barang diterima dari sistem penerimaan dan memperbarui
field saldo persediaan dari barang yang diterima ke dalam file Persediaan.

1.2.4 MENYEDIAKAN DATA BUKU BESAR. Data persediaan merupakan input


penting bagi sistem buku besar. Nilai persediaan disertakan sebagai aktiva di neraca.
Langkah ini mengambil data yang diperlukan sistem buku besar dari file Persediaan,
dan meneruskannya ke sistem itu dalam bentuk arus data Buku besar persediaan.

Penagihan
Faktur atau tagihan merupakan nota resmi yang dikirimkan oleh perusahaan
untuk menyatakan kepada pelanggan jumlah uang yang terutang. Sistem yang
menyiapkan faktur adalah sistem penagihan. Gambar berikut memperlihatkan dua
proses penagihan utama.

16
1.2

Jenis barang
yang dipenuhi

1.3.1
Mendapatkan Data pelanggan File
data pelanggan
pelanggan

Data
Faktur
1.3.2 Pesanan
Menyiap- yang ditagih
Pelanggan Faktur kan 1.4
faktur

Pesanan
yang
diselesaikan

1.1

1.3.1 MENDAPATKAN DATA PELANGGAN. Pertama, data persediaan untuk jenis


barang yang dipenuhi dilengkapi dengan data pelanggan dari file Pelanggan. Data
pelanggan mencakup elemen - elemen seperti nama dan alamat, petunjuk pengiriman,
dan nomor wiraniaga. Elemen - elemen ini akan dicetak pada faktur dan dokumen lain
seperti laporan manajemen. Output Data faktur dari langkah ini meliputi data
persediaan maupun data pelanggan.

1.3.2 MENYIAPKAN FAKTUR. Penyiapan faktur mensyaratkan agar tiap baris atau
jenis barang yang tertera pada formulir, diperluas dengan mengalikan harga dengan
kuantitas. Perhitungan lain mencakup mengakumulasikan jumlah total untuk semua
jenis barang, dan mungkin menghitung pajak penjualan. Faktur yang telah dicetak
dikirimkan ke pelanggan, dan data Pesanan yang ditagih diteruskan ke sistem piutang
dagang. Sekarang setelah pesanan dipenuhi, sistem pemasukan pesanan perlu
diberitahu melalui arus data Pesanan yang diselesaikan sehingga status telah
terpenuhi dapat ditampilkan dalam log pesanan.

17
Piutang Dagang

1.3
Pesanan yang
ditagih

1.4.1 Piutang Catatan


Menambah baru piutang
piutang
baru
1.4.4
Menyediakan
data
Catatan pernyataan File buku besar
piutang
dagang
Data buku
1.4.3 besar piutang
Menyiapkan 3
Catatan piutang
laporan untuk dihapuskan

Pernyataan 1.4.2
Menghapus
piutang yang Catatan
terlunasi piutang
Pembayaran yang telah File
Pelanggan oleh pelanggan dibayar piutang
yang telah
dibayar

Gambar di atas menunjukkan empat proses yang dilaksanakan oleh sistem


piutang dagang. Sistem ini unik karena tiap proses dilakukan terpisah dari proses yang
lain. Situasi ini terjadi karena tiap proses memiliki pemicu tersendiri.

1.4.1 MENAMBAH PIUTANG BARU. Catatan - catatan ditambahkan ke file Piutang


Dagang segera setelah penagihan. Pesanan yang ditagih menjadi pemicu setiap hari.

1.4.2 MENGHAPUSKAN PIUTANG YANG TELAH DIBAYAR. Catatan - catatan


dihapus dari file Piutang Dagang untuk mencerminkan Pembayaran oleh pelanggan.

1.4.3 MENYIAPKAN PERNYATAAN. Secara bulanan, file Piutang Dagang digunakan


untuk menyiapkan Pernyataan (statement). Pernyataan adalah suatu dokumen yang

18
mengingatkan pelanggan bahwa satu atau beberapa faktur masih terutang. Suatu
pernyataan berisi satu baris untuk setiap faktur yang belum dibayar (outstanding
invoice).

1.4.4 MENYEDIAKAN DATA BUKU BESAR. Secara bulanan, sistem piutang


menyediakan Data buku besar piutang bagi sistem buku besar yang muncul di neraca
sebagai aktiva.

Pada tahap ini, telah ditangani semua kegiatan yang berhubungan dengan
pesanan pelanggan. Tahap selanjutnya adalah menanggapi sinyal titik pemesanan
kembali dari sistem persediaan dan melakukan pengisian kembali persediaan.

b. PENGISIAN KEMBALI PERSEDIAAN


Tiga sistem yang bekerja sama untuk memesan, menerima, dan membayar
pengisian kembali persediaan adalah pembelian, penerimaan, dan utang dagang.

Pembelian
Departemen pembelian terdiri dari sejumlah pembeli yang bertanggung jawab
memilih pemasok untuk pengisian kembali persediaan dan merundingkan
pengaturannya seperti harga dan tanggal pengiriman.
Sistem pembelian dipicu oleh sistem persediaan pada Langkah 1.2.2 ketika
titik pemesanan kembali tercapai. Suatu catatan ditambahkan ke arus Data pembelian
yang berfungsi sebagai input bagi sistem pembelian. Gambar berikut menunjukkan
empat subsistem dari sistem pembelian.

19
Data pembelian 2.1.1 Data kinerja masa lalu
1.2 File
Memilih
pemasok pemasok

Data persediaan
dan pemasok

Data pesanan 2.1.2


pembelian Mendapatkan
komitmen Komitmen
lisan
Data pesanan
pembelian yang
dikeluarkan 2.1.3
2.2 Pesanan pembelian Pemasok
Menyiapkan
pesanan Catatan
2.3 pembelian pesanan
Kewajiban
yang terjadi pembelian

File pesanan
pembelian
File terbuka
historis
pesanan Pesanan pembelian
pembelian yang akan ditutup

Pesanan pembelian 2.1.4 Pesanan pembelian


yang dihapus Menutup yang terpenuhi 2.2
pesanan
pembelian

2.1.1 MEMILIH PEMASOK. Pembeli memutuskan pemasok mana yang harus


dipertimbangkan untuk pengisian kembali persediaan, dengan menggunakan data dari
file Pemasok dan mungkin dari sumber - sumber lain. File Pemasok menyimpan data
yang menjelaskan transaksi perusahaan dengan pemasok di masa lampau dalam hal
kualitas material, harga dan kemampuan untuk memenuhi tanggal pengiriman yang
dijanjikan.

20
2.1.2 MENDAPATKAN KOMITMEN LISAN . Ketika pembeli memutuskan pemasok
mana yang merupakan calon terbaik, mereka dihubungi melalui telepon atau mungkin
melalui jaringan komunikasi data dengan maksud mencapai persetujuan.

2.1.3 MENYIAPKAN PESANAN PEMBELIAN. Pembeli kemudian menggunakan


terminalnya untuk mulai mempersiapkan pesanan pembelian.
Output yang lain adalah Catatan pesanan pembelian yang ditambahkan pada
file Pesanan Pembelian Terbuka (Outstanding Purchase Order). File ini menyediakan
suatu tingkat pengendalian atas pesanan pembelian yang hilang saat diposkan, atau
pengiriman yang tidak sesuai dengan yang dijanjikan. Saat file ini disimpan dalam
medium magnetik, komputer dapat membaca tiap catatan secara harian dan
memberitahukan kepada pembeli tiap pesanan pembelian terbuka, yaitu yang
seharusnya dipenuhi namun belum juga dipenuhi. Pembeli dapat membuat tindak
lanjut dengan pemasok untuk menentukan alasannya.
Dua output lain dari langkah ini adalah pemberitahuan ke sistem lain bahwa
pembelian telah dilakukan. Arus Data pesanan pembelian yang dikeluarkan
memberitahukan sistem penerimaan bahwa pengiriman sedang berlangsung. Juga,
arus data Kewajiban yang terjadi memberitahukan sistem utang dagang bahwa faktur
dari pemasok akan diterima.

2.1.4 MENUTUP PESANAN PEMBELIAN. Jika pesanan telah dipenuhi, perlu


menghapus catatan dari file Pesanan Pembelian Terbuka. Sinyal ini datang dari sistem
penerimaan dalam bentuk arus data Pesanan pembelian yang terpenuhi. Catatan -
catatan Pesanan pembelian yang dihapus disimpan dalam file Historis Pesanan
Pembelian.

Penerimaan
Sistem penerimaan bertanggung jawab memperbarui sistem konseptual untuk
mencerminkan pengisian kembali persediaan dari pemasok.

21
2.1

Data pesanan
pembelian yang
dikeluarkan

File
Data barang
barang
Pemasok yang dibeli yang
dibeli

2.2.1
Pengiriman Memproses
penerimaan
Persediaan
Informasi
penerimaan

Barang yang diterima


Gudang 1.2
Pesanan pembelian
bahan baku 2.2.2 yang dipenuhi
Memberitahu 2.1
sistem lain Pembelian yang
diterima
2.3

2.2.1 PROSES PENERIMAAN. Sistem pembelian memberitahukan sistem penerimaan


mengenai penerimaan yang akan terjadi dengan arus Data pesanan pembelian yang
dikeluarkan. Pada gambar di atas, terlihat bahwa catatan - catatan tersebut disimpan
dalam file Barang yang dibeli sampai proses penerimaan terjadi. Terjadinya saat truk
mengirimkan pengiriman ke dok penerimaan. Karton - karton pengiriman dibuka oleh
petugas penerimaan, yang memeriksa kemungkinan adanya kerusakan, menghitung
barang tersebut dan mencabut slip pengepakan. Slip pengepakan umumnya berupa
salinan faktur pemasok, disertakan pada tiap karton sebagai catatan mengenai isinya.
Petugas penerimaan memproses tanda terima itu dengan menggunakan terminal yang
berada di area penerimaan untuk memanggil Data barang yang dibeli dari file barang
yang dibeli. Dengan menggunakan data yang ditampilkan, petugas itu
membandingkan elemen pada slip pengepakan, nomor pesanan pembelian

22
perusahaan, nomor jenis barang, serta jumlahnya, dengan yang terdapat pada layar
tampilan.
Tujuan pemeriksaan ini untuk memastikan bahwa pemasok mengirimkan
barang sesuai dengan pesanan, dan bahwa barang yang dikirimkan pemasok benar -
benar diterima. Setelah semua diperiksa, Persediaan dibawa ke gudang dan Informasi
penerimaan disusun.

2.2.2 MEMBERITAHUKAN SISTEM LAIN. Informasi penerimaan terdiri dari semua


elemen data yang akan digunakan oleh sistem lain. Arus data Barang yang diterima
diarahkan ke sistem Persediaan untuk memberitahukan nomor jenis barang dan
jumlahnya yang akan digunakan untuk memperbarui file Persediaan. Arus data
Pesanan pembelian yang terpenuhi diarahkan ke sistem pembelian untuk menutup
pesanan pembelian yang terbuka. Arus data pembelian yang diterima yaitu untuk
sistem utang dagang.

2.3 Utang Dagang


Sistem utang dagang bertanggung jawab untuk membayar pembelian kepada
pemasok. Gambar berikut menunjukkan proses sistem utang dagang.

23
Catatan 2.3.4 Data
2.1 utang Menyediakan buku besar
data utang
Kewajiban buku 3
yang terjadi besar

2.3.1
Membuat Data
catatan utang
utang pada baru File
pemasok utang
dagang

Data
pembayaran Catatan Catatan utang File utang
utang yang telah dibayar yang telah
yang dibayar
Pembelian dihapus
yang diterima Faktur
2.2 pemasok
2.3.3
Menghapus
File utang
pembelian yang telah File faktur
yang dibayar dan
diterima pernyataan
Data
Data pemasok Data
penerimaan yang telah faktur
dibayar
2.3.2
Pernyataan
Membayar
pemasok
pemasok Pembayaran ke pemasok
Pemasok

2.3.1 MEMBUAT CATATAN UTANG PADA PEMASOK. Catatan - catatan


ditambahkan pada file Utang Dagang ketika arus data Kewajiban yang terjadi
diterima dari sistem pembelian. Mungkin ada selang waktu tertentu sebelum barang
diterima.

2.3.2 MEMBAYAR PADA PEMASOK. Faktur pemasok dan Pernyataan pemasok


dimasukkan ke dalam file Faktur dan Pernyataan untuk disimpan hingga dilakukan
pembayaran. Pembayaran dilakukan jika sudah memenuhi kondisi yang ditetapkan.

24
Data pembayaran dari file Utang Dagang dan Data faktur dari file Faktur dan
Pernyataan digunakan untuk Membayar pada pemasok.

2.3.3 MENGHAPUSKAN UTANG YANG TELAH DIBAYAR. Saat dilakukan


pembayaran pada pelanggan, catatan yang berkaitan dihapuskan dari file Utang
Dagang dan ditambahkan pada file Utang yang Telah Dibayar.

2.3.4 MENYEDIAKAN DATA BUKU BESAR. Sistem utang dagang menyediakan


data bagi sistem buku besar. Utang muncul sebagai kewajiban di neraca.

2.4 Peran Sistem Informasi Akuntansi dalam Pemecahan Masalah


Karena pengolahan data ditandai oleh volume data yang lebih besar
dibandingkan informasi, maka tampaknya SIA dapat memberi sedikit kontribusi pada
pemecahan masalah. Hal ini menyesatkan, karena ada dua alasan. Pertama, SIA
menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar.
Laporan ini sangat berharga dalam area keuangan dan pada tingkat manajemen
puncak. Kedua, dan yang lebih penting , SIA menyediakan database yang kaya yang
dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database menyediakan banyak input
bagi subsistem CBIS lain terutama SIM dan DSS, dan sedikit bagi sistem berbasis
pengetahuan.
Pengolahan data merupakan dasar bagi sistem sistem pemecahan masalah
yang lain. Langkah pertama dalam menyediakan dukungan komputer bagi pemecahan
masalah untuk manajer adalah dengan menerapkan SIA yang baik.

25
BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat ditarik oleh penulis berdasarkan pembahasan di atas
yaitu sebagai berikut.
3.1.1 Model Sistem Informasi Akuntansi merupakan turunan dari model
sistem umum perusahaan yang juga terdapat elemen input,
transformasi, dan output dari sistem fisik perussahaan. Data
dikumpulkan dari seluruh sistem fisik lingkungan dan dimasukkan ke
dalam databse. Perangkat lunak pengolah data mengubah data menjadi
informasi. SIA melaksanakan empat tugas dasar pengolahan data yaitu
pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data, dan penyiapan
dokumen.
3.1.2 Beberapa karakteristik dari SIA yaitu melaksanakan tugas yang
diperlukan, berpegang pada prosedur yang relatif standar, menangani
data yang rinci, terutama berfokus pada historis, dan menyediakan
informasi pemecahan masalah yang minimal.
3.1.3 Contoh SIA yaitu sistem distribusi. Elemen - elemen lingkungan dari
sistem distribusi mencakup pelanggan, pemasok, gudang material, dan
manajemen. Tiga subsistem utama dalam sistem distribusi yaitu sistem
yang memenuhi pesanan pelanggan, sistem yang mengisi kembali
persediaan, dan sistem yang melaksanakan proses buku besar.
3.1.4 SIA berperan dalam pemecahan masalah karena menghasilkan
beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar dan
menyediakan database yang kaya .

26
DAFTAR PUSTAKA

Mcleod Jr., Raymond dkk. 2004. Sistem Informasi Manajemen Edisi 8. Jakarta :
INDEKS.

27